MANUAL TIL TRYKMASKINEN Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 1
INDHOLDSFORTEGNELSE Log på trykmaskinen 3 Lav nyt materiale 4 Arbejd med dit materiale 7 Indsæt nyt billede 9 Indsæt dit eget billede 10 Beskær dit billede 12 Lav nyt billedarkiv 13 Gem Trykmaskinens billeder 14 Administrer dine billeder 15 Arkiveringssystem 16 Ændring af status for dine publikationer 17 Udskriv dit materiale 18 Gode råd 19 Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 2
LOG PÅ TRYKMASKINEN Du finder Trykmaskinen på følgende adresse: www.rødekors.dk/trykmaskinen (klik på linket) Når du åbner Trykmaskinen, bliver du mødt af denne startskærm, hvor du skal indtaste din afdelings brugernavn og adgangskode. Log-in er altid lokalafdelingens navn fx: Brugernavn: Horsens Adgangskode: Horsens Er du fra asylafdelingen, hedder dit brugernavn og adgangskode: Asyl/Asyl OBS! Husk at skrive startbogstavet med stort bogstav. Herefter trykker du på den røde Log In-knap, og du er nu klar til at gå i gang. OBS! Hvis du taster din kode forkert 3 gange, vil din adgang blive låst, og du må henvende dig til administrator på landskontoret på trykmaskinen@rodekors.dk for at få adgangen åbnet igen. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 3
LAV NYT MATERIALE Når du har logget ind, finder du i venstre hjørne en blå knap Opret Aktivitet, som du klikker på. Du klikker nu på RK Skabeloner, og får nu vist alle mapper der ligger på Trykmaskinen. De er opdelt efter de specifikke Røde Kors aktiviteter. Klik på mappen til din aktivitet for at finde de relevante skabeloner. Herefter klikker du på Offentlig, hvor alle offentlige skabeloner ligger. OBS! Hvis mapperne ikke vises, tryk da på plusset ud for mappen RK Skabeloner : Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 4
LAV NYT MATERIALE I hver mappe finder du forskellige typer materialer, det kan være en folder, plakat eller flyer. Mappen Fleksible skabeloner knytter sig ikke til en specifik aktivitet, og her er skabelonerne fleksible til flere formål. Her har du også mulighed for at bruge dine egne billeder. Nu kan du vælge, hvilken skabelon du ønsker at arbejde videre med. Ønsker du mere information om skabelonen, kan du klikke på den og se sideantal, størrelse, beskrivelse osv. Når du har fundet den skabelon du ønsker, klikker du på knappen Vælg. Når du klikker på en aktivitet, kan du se, hvilke materialer aktiviteten har. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 5
LAV NYT MATERIALE Når du har valgt den skabelon, som du ønsker at arbejde videre med, skal du udfylde feltet Aktivitetsnavn. Vi anbefaler, at aktivitetsnavn indeholder titel og dato, eksempelvis Aktvitetsfolder 06.06.16. På den måde vil det være nemmere at skabe overblik, hvis I er flere i afdelingen, som bruger Trykmaskinen. Klik derefter på knappen Næste. Nu er skabelonen oprettet og gemt. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 6
ARBEJD MED DIT MATERIALE 1. Indsæt tekst I de hvide felter i venstre side er det muligt at indsætte ny tekst, hvis du ønsker at bruge din egen tekst. 5 6 8 7 2. Opdatér Klik på knappen Opdatér, og den nye indsatte tekst vises i skabelonen til højre. 3. Indsæt billede Du kan vælge at indsætte et nyt billede (se hvordan på side 9). 1 3 2 4. Billedkreditering Hvis du ændrer billedet, skal du også ændre fotografens navn, så den rette fotograf krediteres (se hvordan på side 9). 4 5. Gem Klik på knappen Gem for at gemme dine ændringer i skabelonen. OBS! Når du udfylder tekstfelterne, kan du støde på dette tegn. Tegnet betyder, at der er skift i skriften - altså, at den tekst der står mellem de to tegn står med fed skrift (Du kan se i dit materiale til højre, hvad der står med fed skrift). Det er ikke muligt at slette tegnet. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 7
ARBEJD MED DIT MATERIALE 6. Sideskift Nogle skabeloner har flere sider. Klik på pilene for at skifte mellem siderne. 7. Lav test pdf Klik på knappen Lav en test PDF og få en test udgave af dit materiale. Få et indtryk af, hvordan dit materiale ser ud, og læs korrektur på teksten. OBS! Denne er gratis, men den er kun til test, da kvaliteten ikke er god nok til print eller tryk. 8. Lav færdig pdf Når skabelonen er færdig, kan du klikke på knappen Lav færdig PDF, og du får nu forskellige muligheder for, hvordan du vil gemme dit materiale. Skal du printe selv, vælg Standard. Skal dit materiale til trykkeri, kan du vælge PDF til tryk med skæremærker. Snak evt. med dit trykkeri først. De kan også guide dig til, hvordan de vil have materialet leveret. Klik derefter på knappen Generér, så laver du en færdig PDF. OBS! Vær opmærksom på, at dit materiale er helt færdigt, inden du downloader en færdig PDF. Det koster Røde Kors (Landskontoret) 30 kr. pr. PDF. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 8
INDSÆT NYT BILLEDE I nogle skabeloner har du mulighed for at indsætte et andet billede end det, der i forvejen er indsat. Klik på Vælg billede (se side 7, punkt 3.). Nu kan du vælge et billede ud fra dem, der ligger i den valgte mappe. Klik på et billede for at se flere informationer om det enkelte billede, og for at se det i en større størrelse. Når du har fundet det billede, du ønsker at bruge, klikker du på knappen Vælg. OBS! Det er meget vigtigt, såfremt billede ændres, at fotografens navn ligeledes ændres, så den rette fotograf krediteres. Du kan se fotografens navn i titlen på billedet eller i billedbeskrivelsen, når du klikker på det. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 9
INDSÆT DIT EGET BILLEDE I mappen Fleksible skabeloner og i Afdelingsfolderen under Skabeloner til afdelingen, har du mulighed for at bruge dit eget billede i mappernes skabeloner. Nu skal du uploade dit billede ved at klikke på knappen Upload billede i den vanrette panel. Først skal du vælge din afdelings private folder, hvor dit billede vil blive lagt ind. Klik på knappen OK. Når du har åbent en af skabelonerne (se side 5), skal du klikke på Vælg billede -ikonet (se side 7, punkt 3.). Derefter klikker du på knappen Billeder nede i venstre hjørne af siden, efterfuldt af knappen Mine billeder i venstrepanelet. OBS! Hvis du ikke kan se det lodrette venstrepanel, skal du klikke på ikonet: Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 10
INDSÆT DIT EGET BILLEDE Klik nu på knappen Vælg filer og vælg det billede, som du ønsker at bruge. Du har mulighed for at skrive fotografens navn i beskrivelsesfeltet, hvis andre skal bruge dit billede. Når du har fundet billedet og evt. udfyldt feltet, klikker du på knappen OK, og billedet vil blive gemt. Nu er billedet lagt ind i Trykmaskinen. Du kan nu vælge billedet til din skabelon. Klik på knappen Billeder nederst i menuen til venstre, og klik derefter på mappen Mine billeder. Klik derefter på Vælg og billedet vil blive overført til skabelonen. Klik på knappen Opdatér for at se billedet i skabelonen (se punkt 2, side 7). OBS! Hver opmærksom på, at dit billede bliver lagt ind i din afdelings billedmappe. Det er muligt for andre i afdelingen at bruge billedet, hvis ikke du sletter det, efter du har færdiggjort din tryksag (se side 14). OBS! Til frivillige i Asyl: brug af billeder af asylansøgere kræver skriftligt samtykke fra asylansøgeren i tilfælde af mindreårige kræver det samtykke fra barnets forældre eller værge. Find fototilladelse på mitrodekors.dk. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 11
BESKÆR DIT BILLEDE Når du bruger dit eget billede, er det vigtigt, at du beskære det, så det kommer til at passe i skabelonen. Hvis billedet ikke beskæres, kan der opstå et tomt hvidt område i billed feltet af materialet. Klik på ikonet Billedbeskæring ud for det billede, som skal beskæres. Du skal nu holde musen nede på billedet og tegne en firkant. Efterfølgende kan du flytte denne firkant rundt, alt efter hvordan du vil have billedet beskåret. Tænk over billedfeltets format - er det kvadratisk, skal du forsøge at tegne en kvadratisk firkant. Klik derefter på OK. Opdatér skabelonen for at se resultatet (se punkt 2, side 7). Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 12
LAVE NYT BILLEDARKIV Alle lokalafdeling har sin egen billedmappe. Det kan være en fordel at uploade dine billeder til denne mappe, før du skal bruge dem i de Fleksible skabeloner eller Afdelingsfolderen i mappen Skabeloner til afdelingen. Klik derefter på mappen Mine billeder i venstrepanelet for at se afdelingens aktuelle billeder. Vælg menupunktet Billeder og klik derefter underpunktet Billeder for at komme ind i din afdelings mappe. Klik på den orange knap Privat nede i venstre hjørne af siden. Vil du oploade et eller flere billeder til billedmappen, klikker du på knappen Upload billede (se billede ovenfor). Følg første del af side 11 for at færddiggøre din upload til mappen. OBS! Vær opmærksom på, at når du har uploadet dit billede, er det tilgængelige for hele afdelingen. Derfor skal du huske at fjerne billeder, du ikke ønsker, at andre skal bruge. Se hvordan på side 15. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 13
GEM TRYKMASKINENS BILLEDER Du har mulighed for at gemme Trykmaskinens billeder på din computer. Klik på menupunktet Billeder. Herefter klikker du på punktet Billeder. Her finder du billeder fra de forskellige aktiviteter inddelt i mapper. Klik på en specifik mappe. Her kan du vælge de billeder, som du ønsker at gemme på din computer. Klik på selve billedet, så det optræder på storskærm. Tryk derefter på knappen Download og vælg, hvor og hvordan du vil gemme billedet. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 14
ADMINISTRER DINE BILLEDER Du har mulighed for at administrere afdelingens billeder i jeres private folder. Du kan blandt andet se og slette billeder. Klik på menupunktet Billeder, og herefter på punktet Billeder (se side 13). Nede i bunden af siden klikker du på punktet Privat. Klik nu på Mine billeder. Ønsker du at slette et billede, kører du musen henover et billede, så der kommer ikoner frem i en grå boks forneden. Klik på krydset i den grå boks og bekræft, at du vil slette billedet. OBS! Det koster lidt at gemme dine billeder i systemet, så hvis du har nogle billeder, som du ikke længere skal bruge, skal du derfor sørge for at få dem slettet. Vi opfordrer til at rydde op i afdelingens billedarkiv løbende. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 15
ARKIVERINGSSYSTEM Du kan skabe overblik over afdelingens aktiviteter i arkiveringssystemet. Systemet er delt op i tre forskellige niveauer; Aktivet, Afsluttede og Terminerede skabeloner. Hvis du arbejder med mange skabeloner, kan det være en fordel at benytte sig af arkiveringssystemet, da det kan skabe et overblik over dine aktiviteter. Hvis du benytter dig af arkiveringssystemet, kan du hurtigt se hvilke skabeloner, der bliver brugt (de aktive), de som du allerede har lavet (afsluttede) og de dem som gerne må blive slettet (terminerede). Klik på Aktiviteter i menulinjen og find alle arkiverede skabeloner. OBS! Det koster lidt at gemme dine publikationer i systemet. Hvis du har nogle publikationer, som du ikke længere skal bruge, skal du derfor sørge for at få dem slettet. Det gør du ved at ændre deres status. Se hvordan på næste side. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 16
ÆNDRING AF STATUS FOR DINE PUBLIKATIONER Ønsker du at ændre status på nogle af dine aktiviteter, skal du klikke på menupunktet Aktiviteter. Herefter klikker du på den skabelon, som du vil ændre. Når du er klikket ind på skabelonen, har du mulighed for at redigere aktiviteten. I højre hjørne klikker du på Redigér aktivitet. Vælger du Afsluttet, vil du stadig have mulighed for at finde skabelonen på et senere tidspunkt og arbejde videre med den (se side 16). Vælger du Termineret, er det ikke muligt at arbejde videre med skabelonen, da den bliver slettet. Den kan dog stadig findes i systemet (se side 16). Nu har du mulighed for at ændre status eller helt at slette skabelonen. Under aktivitetsstatus finder du de forskellige muligheder: Aktiv, Afsluttet og Termineret. Nederst finder du knappen Slet. Med denne forsvinder skabelonen helt fra systemet. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 17
UDSKRIV DIT MATERIALE Det kan give udfordringer, hvis du selv skal udskrive dobbeltsidede materialer (duplex), som fx flyers og foldere. Dette kan afhjælpes under printindstillingerne. Ikke alle printere tillader automatisk dobbeltsidet udskrivning, så her finder du vejledning til både automatisk og manuel dobbeltsidet udskrivning. Automatisk dobbeltsidet udskrivning Ved automatisk dobbeltsidet udskrivning kan du vælge mellem Flip on long edge og Flip on short edge. Vælges Flip on long edge printes det således, at siden vendes langs den lange kant af papiret, på samme måde som en bog eller et magasin (se eksemplet nederst). Short Edge betyder, at siden vendes fra den korte kant af papiret, på samme måde som en kalender eller en notesblok. Vælg funktionen Flip on short edge, når du skal printe en dobbeltsidet flyer eller folder, da siderne på denne måde vil vende rigtigt, når flyeren skæres ud (se eksemplet nederst). Manuel dobbeltsidet udskrivning På nogle printere kan du markere afkrydsningsfeltet Manuel duplex i dialogboksen Udskriv. Herefter udskrives alle sider, der skal vises på den ene side af papiret, og derefter bedes du om at vende stakken og indføre siderne igen. Du kan også benytte følgende fremgangsmåde til at udskrive på begge sider af papiret: Klik på Udskriv. Vælg herefter Ulige sider på listen Udskriv i dialogboksen Udskriv og klik på OK. Når de ulige sider er udskrevet, skal du vende papiret og derefter vælge Lige sider under Udskriv. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 18
GODE RÅD Møder du en udfordring med Trykmaskinen, kan du få hjælp på vores hotline Skriv en mail til vores studentermedhjælper Mathilde Wistoft på trykmaskinen@rodekors.dk, og hun vil besvarer din mail inden for tre hverdage. 1. Udforsk og vær ikke nervøs for at gøre noget forkert. Trykmaskinen vil gøre dig opmærksom på, hvis du er i færd med at slette eller lave en handling, som ikke var hensigten. God fornøjelse 2. Husk at læse korrektur på din tekst, før du laver din pdf-fil færdig. 4. Bruger du dine eget billede, vær da opmærksom på, om kvaliteten af billedet er god nok til print og tryk. Husk også at sikre, at du har rettighederne til at bruge billedet. 5. Tag stilling til dine skabeloner. Ryd op i dine gamle skabeloner og billeder, som ikke skal bruges mere. Dette sikrer, at Trykmaskinen er overskuelig for alle brugere i lokalafdelingen. Kontakt: trykmaskinen@rodekors.dk 19