Referat af møde i bestyrelsen for Horsens Gymnasium onsdag den 30. marts kl. 16.00 19.00. Afbud: Gitte Høj Nielsen. Statsautoriseret revisor Helle Lorenzen, EY, deltager ved punkt 1 og 2, og administrativ leder Hans- Henrik Deichmann deltager ved punkterne 1-5. 1. Underskrivelse af referat fra mødet den 2. februar 2016 (16.00 16.10) Referatet blev underskrevet. 2. Godkendelse af årsregnskabet for 2015 (16.10 16.40) At revisor og administrativ leder gennemgår årsrapporten og revisionsprotokollatet At bestyrelsen godkender rapporten At bestyrelsen gennemgår revisionsprotokollatet og drøfter opfølgning til Undervisningsministeriet Årsregnskabet for 2015 viser et underskud på t. kr.253, mod et forventet overskud på t. kr. 300. Årsresultatet er blevet til på baggrund af en omsætning på mio.kr. 44. Følgende kan bemærkes i sammenligning mellem budget og realiseret årsresultat: (det er nødvendigt at bemærke, at der ikke er kontomæssigt helt overensstemmelse mellem opstilling af budget (opstillet af Horsens Gymnasium) og kontoplan (opstillet efter ministeriets retningslinier for et regnskab). Resultatbudgettet 2015 viser et merforbrug på kr. ca. 553.000. Afvigelserne er fordelt på undervisningens gennemførelse, for lav budgettering på lønområdet og pension og endelig et ikke budgetteret kurstab på obligationer. Udkast til årsrapport 2015 Udkast til revisionsprotokollat 2015 Revisor gennemgik årsrapporten ud fra en PP- præsentation, og efter et par opklarende spørgsmål godkendte og underskrev bestyrelsen årsrapporten - med følgende kommentarer til referatet: - Posten vedr. ledelse og administration skal konteres gennemskueligt fra år til år.
Revisor og administrativ leder gennemgik derefter revisionsprotokollatet, hvilken gennemgang bestyrelsen tog til efterretning. Bestyrelsen underskrev revisionsprotokollatet. Bestyrelsesformanden underskrev til sidst opfølgning til ministeriet. 3. Godkendelse af revideret budget for 2016 (16.40 16.50) at: Der orienteres om ændringerne i forudsætningerne for budget 2016 Bestyrelsen godkender det reviderede budget for 2016. Det oprindelige budget 2016 fremlagt i efteråret 2015 viste et årsresultat med et overskud på t.kr 790. Det reviderede budget 2016 viser et årsresultat på mio. kr. 1,1. Resultat skal ses ud fra en sum af ekstra indtægter og udgifter: Taxameterindtægten er forøget som følge af lavere frafald end forudset. En ny 1g- årgang august 2016 på 181 elever mod opr. budgetteret 168. Udgiften til ledelse og administration er lavere som følge af naturlig afgang. Udgiften til bygningsdrift er lavere som følge af overbudgettering på TAP- lønninger. Til gengæld er udgiften til undervisning højere. Der er nu taget højde for udgifter, som ikke var budgetteret / er blevet omplaceret i forhold til 2015: pension af udgift til skr. censur, pension af udgift til 6.ferieuge, pension af ulempeydelse ved studierejser, pension af udgift til samlingspasning, tjenestemandspension samt generelle mindre lønjusteringer. Revideret budget 2016 Bestyrelsen godkendte det reviderede budget for 2016. 4. Strategi og målsætninger for egenkapitalen for Horsens Gymnasium (16.50 17.10) At bestyrelsen drøfter og godkender forslag til strategi for egenkapitalen for Horsens Gymnasium At bestyrelsen fastsætter mål for egenkapitalens størrelse og fastlægger strategi for den tilvejebringelse gennem årlige driftsoverskud
På baggrund af vedlagte analyse, opstillinger og artikler foreslås det, at Horsens Gymnasium har som mål at opbygge en egenkapital på 30% af omsætningen dog mindst 13,5 mio. kroner. Egenkapitalen tilvejebringes gennem gennemsnitlige årlige driftsoverskud på ikke mindre en 0,5 mio. kroner. Egenkapital tommelfingerregel EK Skal skoler have en egenkapital egenkapital Efter en længere drøftelse nåede bestyrelsen den konklusion, at bestyrelsen ønsker en ny drøftelse, når gymnasiereformen er vedtaget. Foreløbig fastholder bestyrelsen den gamle strategi om et gennemsnitligt overskud hvert år på 0,5 mio. kr. 5. Strategi for håndtering af varslede besparelser (17.10 17.40) At bestyrelsen orienteres om behovet for besparelser i perioden 2016-2019 At bestyrelsen orienteres om de konkrete områder, der udsættes for besparelser At bestyrelsen drøfter og godkender principper og strategi for håndtering af de varslede besparelser i perioden fra 2016-2019 Efter indstilling fra bestyrelsen har rektor i løbet af efterår, vinter og det tidlige forår drøftet mulighederne for håndtering af de varslede besparelser. Gennem de seneste år har Horsens Gymnasium beskåret ressourceanvendelsen på det teknisk administrative område gennem udlicitering, udbud af opgaver og lignende. I MIO er det derfor varslet, at en stor del af de kommende besparelser skal findes i undervisningen eller på opgaver i tæt tilknytning til undervisningen. Efter behandling af emnet i MIO blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af fire lærere og to ledelsesrepræsentanter. Med udgangspunkt i arbejdsgruppens arbejde, forventes det, at omkostningstilpasningen kan gennemføres uden afskedigelser. Udvalget er kommet frem til følgende hovedstrategi for håndtering af besparelserne. Cirka en tredjedel af besparelserne findes ved nedskæringer på en række funktioner, der ikke direkte berører det bekendtgørelsesfastlagte undervisningstilbud til eleverne Cirka en tredjedel af besparelserne gennemføres som generelle besparelser i tiden afsat til forberedelse af undervisning og efterbehandling af skriftlige opgaver
Cirka en tredjedel af besparelserne gennemføres som effektiviseringer gennem øget produktivitet hos udvalgte medarbejdere, fælles forberedelse og øget vidensdeling Besparelserne indfases gradvist over tre år for at give mulighed for medarbejdertilpasning gennem naturlig afgang og for at undgå at spare mere end nødvendigt Der kan blive tale om små økonomiske underskud i 2017 og 2018 Gennemførelsen af besparelserne vil kræve en kraftanstrengelse af alle medarbejdere. Der er derfor lavet aftale om, at der ikke indføres gennerelle krav til lærernes udvikling af den pædagogiske og didaktiske praksis: eksempelvis indføres der i besparelsesperioden ikke generelle krav om stram implementering af målstyret læring, skabeloner for feedback eller lignende. Det er ligeledes et princip i strategien, at der kun i begrænset omfang sættes nye pædagogiske og didaktiske projekter i gang. Implementering af en gymnasiereform er ikke en del af ovenstående moratorium. Vedlagt følger tre bilag der henholdsvis belyser besparelsesbehovet ved forskellige scenarier og giver konkret indsigt i udmøntningen af besparelserne. Det er bestyrelsens opgave at godkende strategien og principperne, som efterfølgende kan anvendes til konkret udmøntning af besparelserne. Besparelsesbehov scenarie 1 Besparelsesbehov scenarie 2 Besparelseskatalog En enig bestyrelse kvitterede for det store og fine arbejde, udvalget har lavet. Formanden konkluderede endvidere, at en konstant afslibning på de samme kanter giver en vis træthed i bestyrelsen. Bestyrelsen efterspurgte nye skridt og radikale løsninger, fx i forbindelse med udviklingsarbejdet med målstyret læring, og er parat til en proces frem imod forandringer. Det var dog vigtigt for bestyrelsen at pointere, at det ikke handler om at få personalet til at løbe endnu stærkere, men at ændre fx organiseringen af og samarbejdet om undervisningen, således at den enkelte lærer ikke slides op i forhold til effektiviseringskravet. Formanden manede endvidere til refleksion vedr. elevfester, reduktion af studieture og afskaffelse af forældrekonsultationer, ligesom han bad udvalget om at genoverveje, hvilke personalegoder, der skal beholdes. Synspunktet var, at ikke alle goder skal skæres væk.
Endelig inviterede både Lotte Thøgersen og Arne Kjær til vidensdeling mellem Horsens Gymnasium, VIA og ÅU, idet alle tre uddannelsesinstitutioner p.t. arbejder med samme typer af besparelseskrav og effektiviseringer. Pause til spisning 17.40 18.00 6. Oplæg til beslutning vedrørende campusdannelse på slagterigrunden (18.00-18.20) At bestyrelsen orienteres om analysen af Horsens Gymnasiums deltagelse i campusdannelse på slagterigrunden At bestyrelsen stiller arbejdet med campusgrunden i bero fremsendes separat Bestyrelsen kvitterede for det store arbejde, udvalget har lavet. Og konklusionen var klar: Bestyrelsen stillede arbejdet med campusgrunden i bero. 7. Elevsøgning og oprettelse af klasser i skoleåret 2016-2017 (18.20-18.35) at Bestyrelsens drøfter udviklingen i antallet af ansøgere Bestyrelsen godkender oprettelsen af 7 grundforløbsklasser i skoleåret 2016-2017 Bestyrelsen bemyndiger rektor til at træffe beslutning om hvor mange studieretningsklasser, der oprettes. Gymnasiet har modtaget 158 ansøgere hvoraf 2 skal til uddannelsesparathedsvurdering. Det indledende møde i fordelingsudvalg Syd viser, at der skal flyttes elever fra Horsens Statsskole til blandt andet Horsens Gymnasium. På den baggrund vurderes det, at gymnasiet skal oprette 7 grundforløbsklasser. Oversigt over ansøgere til skoleåret 2016-2017 Bestyrelsen drøftede udviklingen i antallet af ansøgere, og godkendte oprettelsen af 7 grundforløbsklasser i skoleåret 2016-2017. Bestyrelsen bemyndigede endelig rektor til at træffe beslutning om, hvor mange studieretningsklasser, der oprettes.
På baggrund af årets søgetal besluttede bestyrelsen at holde et fokusseminar i begyndelsen af det nye skoleår, når vi har et solidt kendskab til baggrunden for elevernes valg. 8. Mødekalender til det kommende bestyrelsesår (18.35-18.45) At alle medbringer kalender Efter dialog med bestyrelsesformanden indstilles det, at der ikke gennemføres målseminar 2016. De seneste år har Horsens Gymnasium sat mange udviklingsprojekter i gang, men i en tid hvor gymnasiets medarbejdere arbejder med synlig læring, et stort visions og målprojekt og samtidigt skal implementere store besparelser, vurderes det, at det er tid til at få afsluttet igangværende projekter før nye planlægges. Det er baggrunden for indstillingen om ikke af gennemføre målseminar i 2016. Hvis der er ønske om og behov for kan målseminaret afløses af et ordinært bestyrelsesmøde eller et status seminar. I forbindelse med etablering af møderække for bestyrelsen indkaldes der emner, der kan indgå som temaer på møderne i 2016 2017. Årshjul for Horsens Gymnasium Den fremskredne mødetid betød, at bestyrelsen besluttede, at rektor snarest udsender en Doodle med forslag til mødetidspunkter i skoleåret 2016-2017. Der var enighed i bestyrelsen om ikke at gennemføre et målseminar i 2016. 9. Gensidig orientering (18.45-18.55) Gaver, personaleforplejning og repræsentation. Bestyrelsen tog ministeriets skrivelser til efterretning. 10. Information fra bestyrelsesmødet (18.55 19.00) Intet fra dette møde. 11. Eventuelt
Bestyrelsesformanden efterspurgte til bestyrelsesmødet i november tal på, hvad eleverne kan og ikke kan - vurderet ud fra screeningerne af eleverne i dansk i grundforløbet 2016 (svarende til de opgørelser, som bestyrelsen ser i matematik). Henriette Hartoft Andersen/referent