Dagsorden til møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium mandag den 24. marts kl

Transkript

1 Dagsorden til møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium mandag den 24. marts kl Afbud: Helle Lindkvist Kjeldsen. Statsautoriseret revisor Morten Elbæk Jensen fra PwC deltager ved punkt 2 og administrativ leder Hans-Henrik Deichmann deltager ved behandling af punkt 2 og Underskrivelse af referat fra mødet den 4. februar 2014 Referatet blev underskrevet uden kommentarer. 2. Årsregnskabet for 2013 Det indstilles At revisor og administrativ leder gennemgår årsrapporten og revisionsprotokollatet At bestyrelsen godkender årsrapporten At bestyrelsen gennemgår revisionsprotokollatet og drøfter opfølgning til Undervisningsministeriet Årsregnskabet for 2013 viser et overskud på mio. kr.0,4 mod et forventet overskud på knap mio. kr. 0,6 Overskuddet er blevet til på baggrund af en omsætning på mio.kr. 46,7. Omsætningen er steget med 5,4 % i forhold til Den væsentligste årsag til stigningen i omsætningen er en stigning i årselevtallet, men også deltagelse i udviklingsprojekter har bidraget positivt til omsætningen. På omkostningssiden kan det bemærkes: At stigningen i elevtallet har ført til en stigning i omkostningerne til undervisningens gennemførelse, men større hold og stram styring af omkostningerne gør, at omkostningerne til undervisning er steget mindre end indtægterne. At omkostningerne til markedsføring er steget At omkostningerne til ledelse og administration er uforandret i forhold til 2012 At omkostningerne til bygningsdrift er steget som følge af udvidelse af gymnasiets bygningsareal, herunder ekstraordinære omkostninger i forbindelse med ombygningen At de finansielle nettoomkostninger er faldet lidt i forhold til 2012 som følge af rentefald

2 I sammenligning med andre institutioner kan det bemærkes, at Horsens Gymnasium har lavere indtægter pr. elev end sammenlignelige gymnasier, hvilket kan henføres til at gymnasier med under 400 elever, har mulighed for særlige tilskud. På omkostningssiden ligger Horsens Gymnasium en smule under gennemsnittet for sammenlignelige gymnasier, når der sammenlignes på de samlede driftsomkostninger pr. elev. Samlet betyder det, at Horsens Gymnasium i lighed med seneste år har et mindre overskud pr. årselev end gennemsnittet af sammenlignelige gymnasier. Overordnet set betragtes det økonomiske resultat af 2013 som tilfredsstillende. Bilag Udkast til årsrapport for 2013 Udkast til revisionsprotokollat Brev fra UVM om indberetning af årsrapporten Administrativ leder Hans-Henrik Deichmann gennemgik udkast til årsrapporten, hvor han fremhævede følgende punkter: - Økonomi og budget. Horsens Gymnasium har et overskud på godt kr. mod budgetteret knapt kr. Det må siges at være et tilfredsstillende resultat i et år med store udgifter til byggeri. Vi har en indtægtsstigning i forhold til 2012 hovedsagelig på grund af stigende elevtilgang og som følge af indtægtsgivende udviklingsprojekter, så som museologi- og chanceulighedsprojekterne. Selv om vi har en indtægtsstigning, har vi valgt ikke at skabe et større overskud, men holde os på den ca. halve million kr. som de foregående år. Vi har valgt at bruge midlerne på først og fremmest undervisning, dernæst bygningsdrift. Heri indgår udgifterne til møbler og teknisk udstyr i undervisningslokaler og fællesareal i forbindelse med ombygningen, der blev færdig i maj Vi forventer i 2014 at lande på et resultat på godt kr. - Vi arbejder hele tiden på at fokusere på undervisning og undervisningsmiljø. Flere af de funktioner, der kan støtte dette miljø, har vi udliciteret: rengøring, kantinedrift, løn- og økonomifunktioner (Det administrative Fællesskab i Syddanmark) og drift af IT-systemer ( IT-center Fyn). I den forbindelse har vi omlagt udgifter fra undervisning, da 2 af skolens lærere stod for hele IT-driften, til administration, da vores udgift til IT-center Fyn figurerer under administration. - Vores likviditet er god, godt 10,6 mio (Pengestrømsopgørelse s.13) Noget af beløbet vil fremover blive brugt til afdrag på vores realkreditgæld, som vi indtil nu har haft afdragsfrihed på. - Vores egenkapital er nu positiv (Hoved- og nøgletal s.4, linje 12) med 0,7 mio.kr. Det skyldes bl.a., at vores finansielle instrumenter ikke har så stor negativ indflydelse som tidligere. - Hvis vi ser på vores gennemførelses-% (Målrapportering s.5) har den været stort set stigende fra 2007 og frem. Den udvikling forventer vi dog ikke kan fortsætte i helt samme positive spor.

3 - Vi har i den udgave af budgettet, som bestyrelsen indtil nu har fået forelagt, regnet med den forsigtige og eneste fornuftige antagelse, at vi ville få 6 nye 1g er til august. Det svarer til 168 elever med 28 elever pr. klasse i gennemsnit. Det viser sig imidlertid, at ansøgertallet ser så fornuftigt ud, at vi nu har 188 ansøgere. Denne indtægtsændring danner grundlag for et nyt budget, der vil blive udarbejdet. Det bygger på 7 klasser i grundforløbet, med mulighed for at gå ned på 6 klasser efter grundforløbet, hvis elevtallet til den tid taler herfor. Ole Have supplerede Hans-Henrik Deichmanns oplæg ved at slå fast, at regnskabet afspejler den strategi, bestyrelsen har været enig om, nemlig at tilstræbe et overskud, men ikke et for stort overskud, idet målet er er fokusere på undervisning og udvikling af nye tilbud til glæde for eleverne. Den efterfølgende diskussion drejede sig især om skolens følsomhed over for rentestigninger. Beslutningen blev, at skolen på et tidspunkt skal regne på, om det kan betale sig at konvertere til lån med en fast rente på 3% Revisor Morten Elbæk Jensen gennemgik herefter udkast til revisionsprotokollat og slog indledningsvist fast, at gymnasiets mission ikke er at skrabe penge sammen, men at uddanne unge mennesker. Skolen skal dog være opmærksom på at have en tilstrækkelig egenkapital. Der er enighed i bestyrelsen om denne dobbeltstrategi. Morten Elbæk Jensen havde kun få bemærkninger/anbefalinger, idet skolen, ifølge ham, helt overordnet kører over for grønt lys. De få bemærkninger/anbefalinger karakteriserede han selv som lysegule : - S. 156 punkt 5: Skolen skal være opmærksom på, at der er mulighed for fuld funktionsadskillelse på lønområdet. Skolen er opmærksom på dette. - S. 157 punkt 7: Skolen skal være opmærksom på ikke at udbetale overtid til lærere på aldersreduktion - som sket i enkelte tilfælde i Skolen vil bestræbe sig på at undgå dette i fremtiden. Det er, ifølge rektor, en simpel manuel fejl. - S. 157 punkt 8: De formelle krav til kørselsbilag er nu i orden. - S. 157 punkt 10: En anbefaling i instruksen vedr. skriftlig kørselsbemyndigelse til rektor. Skolen ændrer i regnskabsinstruksen, så bestyrelsesformanden har bemyndigelsen. - S. 157 punkt 11: Anbefaling om at ændre i regnskabsinstruksen vedr. adgang til Navision Stat. Skolen følger anbefalingen, som allerede er indskrevet i den nye instruks. - På spørgsmålet om bestyrelsen er bekendt med, om der er foregået væsentlige besvigelser, var svaret nej. - S. 160 punkt : Anbefaling om at følge ministeriets tidsfrist vedr. indgåelse af rektors resultatlønskontrakt. Skolen vil fremadrettet forsøge at gøre dette. - S. 176 punkt 35:En afsluttende kommentar til afkrydsning i feltet Nej grundet den ovenfor nævnte overtrådte tidsfrist.

4 Bestyrelsen godkendte årsrapporten og drøftede revisorens anbefalinger, som indskrevet i ovenstående referat. Deadline til ministeriet er d. 1. april Kommentarerne er fremsendt som beskrevet i referatet. 3. Økonomi og budget Det indstilles at Der gives en orientering om budgettet for 2014, ændringer i forudsætningerne og plan for udarbejdelse af revideret budget for 2014 Det indstilles, at rektor orienterer om drøftelserne i MIO af principper for effektiviseringer og besparelser fra På baggrund af den positive udvikling i gymnasiets ansøgertal forventes en mindre stigning i gymnasiets indtægter i forhold til det oprindelige budget. Det forventes, at selv om vi får en grundforløbsklasse mere end forventet, så kan undervisningen gennemføres uden nettoansættelser. På den baggrund forventes det, at det reviderede budget vil give mulighed for at tilbageføre besparelser på bygningsvedligehold. På møde i MIO drøftedes principper for økonomisk tilpasning til de kommende års reduktion i taksameteret. MIO drøftede principper for tilpasning til lavere taksameter under forudsætning af uændret elevoptag, og at Horsens Gymnasium kan se frem til at få mellem 25% og 50% af omstillingsreserven tilbage i form af øremærkede puljemidler. Ved ovenstående forudsætninger svarer reduktionerne og udfasning af aldersreduktionen til et besparelsesbehov på 1,4 mio. kroner. MIO udtrykte opbakning til rektors indstilling om, at besparelserne gennemføres med udgangspunkt i følgende principper: Besparelserne indfases og fordeles jævnt i perioden fra 2014 til 2019 (I 2019 forventes den nuværende ordning vedrørende aldersreduktion, at være udfaset) Besparelserne skal findes på undervisningsområdet, det er ikke muligt at finde flere besparelser på bygnings-, administrations- og ledelsesområdet. Besparelserne findes primært gennem effektiviseringer af forberedelse, gennemførelse og evaluering af undervisningen Besparelserne gennemføres uden afskedigelser ved, at der udvises tilbageholdende i forbindelse med ansættelser Besparelserne tilpasses til, at gymnasiet har et overskud på 0,3 mio. kroner

5 Konsekvensen af at indfasning af besparelserne først afsluttes i 2019, er at gymnasiet med stor sandsynlig vil komme til at opleve driftsunderskud på op til 0,5 mio. kroner i 2017 og På nuværende tidspunkt har vi ingen information om implementering af omstillingsreserven. Dog har Undervisningsministeren mundtligt tilkendegivet at omstillingsreserven anvendes indenfor sektoren. Hvis Horsens Gymnasium ikke får puljemidler tilbage fra omstillingsreserven skal besparelserne øges med cirka 0,55 mio. kroner. Administrativ leder Hans-Henrik Deichmann orienterede kort om, at optagelsen af flere elever end budgetteret betyder, at et nyt budget forelægges for bestyrelsen på næste møde. Jens Skov gennemgik kort de fremhævede punkter til dagsordenspunktet. Bestyrelsen drøftede herefter, om den kan leve med en tilpasningsstrategi på økonomien, som i et par år kan betyde underskud. Konklusion på drøftelsen var, at det er flot, det er lykkedes at have en besparelses- /effektiviseringsproces i en god dialog mellem medarbejderne og ledelsen. Bestyrelsen siger ja til en langsigtet strategi med et langtidsbudget, hvor der i en periode kan være underskud. Den nye bestyrelse skal høres, ligesom det er vigtigt at beskrive de afledte konsekvenser for egenkapitalen. Fortsat enighed i bestyrelsen om at sigte efter et årligt overskud i området mellem kr. 4. Elevsøgning og oprettelse af klasser i skoleåret 2014/2015 Det indstilles Bestyrelsen drøfter udviklingen i antallet af ansøgere Bestyrelsen godkender oprettelse af 7 grundforløbsklasser i skoleåret Bestyrelsen bemyndiger rektor til at træffe afgørelse om, hvor mange studieretningsklasser der oprettes. Rektors beslutning tager udgangspunkt i elevtal og elevernes studieretningsønsker Gymnasiet har modtaget 185 ansøgninger til skoleåret Derudover er der 3 ansøgere, som skal til uddannelsesparathedsvurdering. På den baggrund vurderes det, at gymnasiet opretter 7 grundforløbsklasser. Bilag

6 Oversigt over ansøgere til skoleåret Bestyrelsen glædede sig over det gode søgetal og godkendte oprettelsen af 7 grundforløbsklasser. Rektor bemyndiges til at oprette det relevante antal studieretningsklasser. Bestyrelsen bemærkede i øvrigt med interesse de lokale folke- og efterskoler, hvor der er opstået betydelige positive ændringer i søgemønstret. 5. Orientering om evaluering af OK13 Det indstilles Rektor informerer om hovedelementerne i den planlagte evaluering af den lokale implementering af OK13 OK13 medførte på arbejdstidsområdet, at der fra den 1. august 2013 ikke længere er nogen aftalebinding på anvendelse af lærernes arbejdstid. Det vil sige, at der ikke længere findes centrale akkorder for forberedelse af undervisning, opgaveretning, eksamen m.v. Derudover bortfaldt 60 års reglen for lærere, der ikke er fyldt 58 år den 31. marts På det økonomiske område medførte OK13 gennemsnitlige lønstigninger på cirka 6%. På Horsens Gymnasium svarer det til en øget lønomkostning på årsbasis på cirka1,5 mio. kroner.. Det er forventningen fra Finansministeriet, at gymnasierne i de kommende år kan se frem til besparelse på lønomkostningerne dels via afskaffelse af 60 års reglen og dels via reduktion af overtidsbetalingen, så den forventede lønfremgang på sigt vil være mindre end 6%. Vedlagt følger de lokale rammer og principper for indførelsen af OK13 på Horsens Gymnasium. Det er denne aftale og dens implementering, som er under evaluering. Bilag Rammer og principper for tilrettelæggelse af arbejdstiden på Horsens Gymnasium. Jens Skov informerede om den igangværende proces. Der arbejdes p.t. med en evaluering af implementeringen af OK13. Evalueringen udarbejdes af to af skolens lærere, der har særlige forudsætninger for at gøre dette, og evalueringen forventes gennemført i slutningen af april (spørgeskema og fokusgruppeinterview).

7 Bestyrelsen diskuterede bl.a. ministeriets holdning til såkaldte lokalaftaler, herunder kravet om det udvidede ledelsesrum, samt kravet om tidsregistrering. Holdningerne til sidstnævnte var delte. Beslutning: Bestyrelsen får tilbagemelding, når evalueringen foreligger, og denne tilbagemelding skal kunne bringes videre til ministeriet. 6. Bestyrelsens fremtidige sammensætning Det indstilles at Bestyrelsen drøfter den fremtidige sammensætning af bestyrelsen Bestyrelsen drøftede den fremtidige sammensætning. Der er p.t. en enkelt ledig plads. Ole Have arbejder fortsat med dette. På spørgsmål fra elevrepræsentanterne svarede Ole Have, at det vil hjælpe hans arbejde, hvis eleverne udpeger en repræsentant af hver sit køn. Der vil være en konstitueringsproces på det første møde i maj. Ole Have takkede varmt de to medlemmer, der træder ud af bestyrelsen, Anna Maria Illum og Viggo Norn, for særdeles kompetent og engageret arbejde i bestyrelsen i den forgangne periode! 7. Ansættelser af pædagogisk personale til det kommende skoleår Det indstilles at Bestyrelsen godkender ansættelsen af 1-2 årsværk fordelt på medarbejdere i fuldtidsstilling og deltidsstilling Med udgangspunkt i oprettelse af 7 grundforløbsklasser og en øget effektivitet, forventes behov for at ansætte 1-2 lærerårsværk fordelt på fagene: musik, engelsk, dansk, drama og eventuelt psykologi. Stillingerne vil primært være tidsbegrænsede i form af barselsvikariater, vikariater i forbindelse med pædagogikum m.v. Stillingerne kan i vidt omfang besættes ved at lave nye aftaler med pædagogisk personale, der i dag er ansat i tidsbegrænsede stillinger. Jens Skov informerede kort om den aktuelle situation, hvilken orientering bestyrelsen tog til efterretning. 8. Målseminar medio maj 2014 kl

8 Det indstilles at Bestyrelsen drøfter om målseminaret skal indledes med et bestyrelsesmøde Bestyrelsen drøfter ønsker til tilrettelæggelse af målseminaret Der afholdes hvert år et målseminar i løbet af april eller maj måned. Målseminaret har deltagelse af hele bestyrelsen suppleret med et antal repræsentanter for personalet, eleverne og gymnasiets ledelse. På målseminaret bearbejdes og udvælges indsatsområder, der skal prioriteres i det kommende skoleår og eventuelt indgå i rektors resultatkontrakt. I år er der behov for at bestyrelsen konstituerer sig, da en ny bestyrelsesperiode begynder den 1. maj Der stilles forslag om, at målseminaret gennemføres på en af følgende dage: Tirsdag den 20. maj Onsdag den 21. maj Torsdag den 22. maj Beslutning om at afholde ordinært bestyrelsesmøde onsdag d. 21. maj fra kl og derefter målseminar fra kl afsluttende med fælles spisning. Jens Skov inviterer de sædvanlige medarbejdere og elever til mødet (TR, formandsskabet for LF, medlemmer af TAP-gruppen, medlemmer fra Elevrådet m.fl.). Foreløbige forslag til emner er relationen til folkeskolen og dens elever. Flere kan komme til i ugerne op til målseminaret. Rektor og vicerektor vil forsøge at udarbejde en SWOT-analyse som indledning til arbejdet i den nye bestyrelse - og til brug på målseminaret. 9. Gensidig orientering - Bestyrelsen siger ja til, at rektor i samarbejde med lokale folkeskoler tilbyder undervisning i valgfag. - Gensidig orientering om aktuelle møder. 10. Information fra bestyrelsesmødet - Henvendelse til Horsens Folkeblad vedr. oprettelse af 7 studieretningsklasser på Horsens Gymnasium.

9 - Vicerektor orienterede kort om de flotte evalueringer, som studievejlederne, lærerne og eleverne får fra 8.-klasse intro-eleverne, der besøger skolen i disse uger. Også iøjnefaldende fine kommentarer til det nye fællesområde. 11. Eventuelt Der var intet at bemærke til eventuelt. Referent Henriette Hartoft Andersen