Glostrup, den 31. januar 2014 Referat Den 29. januar 2014 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Afbud Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS) Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Afbud Kim Jensen bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Afbud Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) Afbud John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Afbud Mogens Wibe suppleant (MV) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Afbud Kasper Nørballe direktør Dagsorden: 1. LAR projekt Marielyst (bilag 1, 2 og 3) 2. LAR projekt Kildevænget (bilag 4 og 5) 3. Udlejningen af butikslejemålet Gladsaxevej 130 st. 7 (bilag 6) 1. LAR projekt Marielyst På organisationsbestyrelsesmødet den 12. juni 2013, blev det besluttet, at organisationsbestyrelsen uddelegerer kompetencen til at godkende udbudsmateriale og licitationsresultat for alle tre projekter, (renovering af altaner, butikscentret og LAR projektet) samt godkendelse af driftsaftale mellem GAA afdeling 4 og Nordvand, til et udvalg under organisationsbestyrelsen. Udvalget kom til at bestå af Johnny Ryttersson, Henrik Segato og Erik Andersen. Hverken udbudsmaterialet eller licitationsresultatet vedr. LAR er blevet forelagt udvalget til godkendelse. 1
Udbudsmaterialet er gennemgået på et møde med LAR gruppen ( Johnny Ryttersson, Per Nygaard, Trine Henriksen og Jesper Askholm) den 1. oktober 2013 og godkendt af driftschefen på et møde i firmaet Orbicon den 12. november 2013. Licitationsmaterialet er godkendt af LAR gruppen (Johnny Ryttersson, Mogens Vede, Yvonne Bekner, Gitte Mattern, Sara Bagger, Per Nygaard og Jesper Askholm), den 17. december 2013. Udbudsmaterialet er udarbejdet i samarbejde med LAR følgegruppen, og efter de ønsker de havde. Det er rådgiver der har lavet og har ansvaret for udbudsmaterialet. Administrationen har som bygherrerådgiver sikret, at dette var i overensstemmelse med LAR gruppens ønsker. Administrationen beklager, at den ikke har fået videreformidlet den skærpende beslutning fra bestyrelsesmødet den 12. juni 2013 til driftschefen, om at der ud over godkendelse af licitationsresultatet også skulle have været en godkendelse af udbudsmaterialet. Driftschefen har forholdt sig til den af GAA godkendte politik for hjemtagelse af tilbud i GAA, der siger at organisationsbestyrelsen skal have behandlet (godkendt) en sag inden licitation, og at licitationsresultatet skal godkendes i bestyrelsen. Administrationen har modtaget licitationsresultatet. Dette er gennemgået sammen med LAR følgegruppen, der var enige i rådgiverens indstilling om vinder af udbuddet. På baggrund af dette har administrationen fået udarbejdet udkast til entreprisekontrakter (bilag 1 og 2) og lavet udkast til anlægsbudget (bilag 3). Beslutningen, der er truffet af organisationsbestyrelsen og på Marielysts afdelingsmøde er, at udgifterne i anlægsbudgettet er finansieret ved tilbagebetaling af tilslutningsafgifterne. På den baggrund er der sat lidt ekstra af til uforudseelige udgifter. Hvis ikke disse bruges, vil LAR udvalget prioritere, hvilke af de optioner der er afsat i entreprisekontrakten med Malmos, der skal udføres. Det indstilles: 2
at bestyrelsen drøfter administrationens tilsidesættelse af bestyrelsens beslutning fra 12. juni 2013, og tager stilling til hvilke konsekvenser det skal have, samt overvejer om bestyrelsen vil godkende anlægsbudget, entreprisekontrakterne med Malmos og Christoffersen og Knudsen. Beslutning: Bestyrelsen udtalte sin kritik af administrationens tilsidesættelse af bestyrelsens beslutning fra 12. juni 2013 om at udbudsmaterialet og licitationsresultatet skulle forelægges det af bestyrelsen nedsætte udvalg til godkendelse. Administrationen beklagede, at der i denne sag desværre var sket en fejl i den interne kommunikation, og tog kritikken til efterretning. Her efter blev kontrakterne med Malmos og Christoffersen, samt anlægsbudget godkendt. 2. LAR projekt Kildevænget På organisationsbestyrelsesmødet den 4. september 2013, blev det besluttet at, Organisationsbestyrelsen drøftede, hvilke omkostninger det ville have for GAA at få undersøgt gennemførelsen af LAR-projektet, og godkendte indstillingen under forudsætning af, at de kr. 50.000 til forundersøgelsen bliver finansieret af Nordvand eller Gladsaxe Kommune. Det blev oplyst, at forundersøgelsen, jordbundsprøver og analyser, i Kildevænget skulle være grundlaget for at vurdere om projektet er muligt. Administrationen har på denne baggrund været i mundtlig løbende dialog med Gladsaxe Kommune og Nordvand om muligheden for at de ville betale disse udgifter, hvilket er blevet afvist mundtligt på et bestyrelsesmøde i Kildevænget den 2. september 2013. 3
I løbet af denne dialog opstod der en anden mulighed for at få finansieret forundersøgelserne, da Kildevængets nabobebyggelse Kildeparken har lavet kontrakt med Gladsaxe Kommune og Nordvand om et lignende LAR projekt. Kildevænget får tilbud om at få udarbejdet et skitseprojekt for kr. 75.000 + moms, under forudsætning af, at der skal være en koordineret aftale mellem Kildevænget og Kildeparken. Den 12. december 2013 får administrationen en bekræftelse på, at de forundersøgelser der er foretaget i Kildeparken, er dækkende for Kildevænget og, at der derfor ikke er nogen udgift forbundet med fase 1 forundersøgelser. Den 15. og 23. december 2013 bliver der pr. mail stillet nogle supplerende spørgsmål fra Erik Andersen, der besvares i referat af 6. januar 2014 fra arbejdsgruppens møde med Gladsaxe Kommune og rådgiver. Af disse svar fremgår, at der ikke er foretaget konkrete jordbundsprøver og analyser på Kildevængets arealer, og det er efterfølgende oplyst, at hvis GAA vælger at få udarbejdet det overordnede skitseprojekt til kr. 75.000 + moms, og vælger at gå videre med LAR projektet, skal der udføres både nedsivningstest og pejlinger af det sekundære grundvand i de området, hvor LAR anlæggene placeres. Udgiften til disse undersøgelser anslås til kr. 50.000 + moms. Udgiften til disse undersøgelser er ikke indeholdt i ydelsesbeskrivelsen fra Orbicon. Kasper Nørballe har den 21. januar 2014 meddelt, at Nordvand skal afholde halvdelen af udgifterne til nedsivningstest og pejlinger, da disse også vedrører vejene. I modsætning til bestyrelsens beslutning den 4. september om først at få udarbejdet jordbundsprøver og analyser (kr. 50.000), og på det grundlag vurdere om projektet er muligt, stilles der forslag om at få udarbejdet et skitseprojekt for kr. 75.000 + moms og efterfølgende få udført nedsivningstest og pejlinger til en udgift for GAA på kr. 25.000 + moms. 4
Region Hovedstaden har i brev af 8. januar 2014 meddelt, at regionen planlægger at kortlægge en del af Solnavej 2 52, som muligt forurenet. Der givet en orientering herom på mødet. Det indstilles: at bestyrelsen træffer beslutning om at støtte en nye model til LAR projektet i Kildevænget, hvor der først udarbejdes et skitseprojekt og derefter får foretaget nedsivningstest og pejlinger af det sekundære grundvand, hvor man har planlagt de forskellige LAR løsninger, til en samlet udgift for GAA på kr. 100.000 + moms, der gives som tilskud fra dispositionsfonden som tilbagebetales af projektets midler, hvis projektet bliver en realitet. Beslutning: Bestyrelsen besluttede, at give Kildevænget mulighed for tilskud / lån fra dispositionsfonden på kr. 125.000 inkl. moms. Tilskuddet skal tilbagebetales til dispositionsfonden, hvis projektet bliver realiseret. Bestyrelsen bemærkede, at der kun skulle foretages jordbundsprøver inden afstemning om projektet på et afdelingsmøde, hvis det var strengt nødvendigt. Bestyrelsen besluttede der ud over, at administrationen skal igangsætte Region Hovedstadens tilbud om at kortlægge afdelingen for forurening. 3. Udlejningen af butikslejemålet Gladsaxevej 130 st. På bestyrelsesmødet den 4. december 2013 blev bestyrelsen orienteret om, at det var lykkes at udleje butikslejemålet Gladsaxevej 130 st.7. Lejemålet havde stået ledigt siden 1. marts 2011 til en udbudspris (leje) på kr. 989 pr.m2, svarende til en årlig husleje på kr. 96.313. Den samlede manglende lejeindtægt og manglende dækning af varmeudgifterne beløber sig til små kr. 300.000. PAB havde kontakt med en potentiel lejer, der dog ikke var interesseret i at betale den høje m2 pris, hvorfor PAB bad Johnny Ryttersson om at få et forhandlingsman- 5
dat gående på en startleje pr. måned på kr. 7.000, stigende til minimum kr. 7.250 efter 6 måneder samt en indeksregulering på minimum 3 %. Da det var ud over det der var aftalt med GAA, turde Johnny Ryttersson ikke give mandatet alene, men meddelte: Men ok.. er det det der skal til, er vi måske nød til det.. Formanden for GAA gav derefter det ønskede forhandlingsmandat, og resultatet af forhandlingerne blev, at huslejen de første 6 måneder blev kr. 7.000, en starthusleje Johnny Ryttersson havde sagt ok til i mail af 11. oktober 2013 til PAB, og derefter kr. 7.500 pr. måned, d.v.s. kr. 90.000 pr. år, samt en indeksregulering på minimum 3 %, svarende til kr. 924 pr.m2. Forhandlingsresultatet blev den 18. oktober 2013 fremsendt i form af udkast til lejekonkrakt til kommentering til bl.a. Johnny Ryttersson, der ikke havde bemærkninger til huslejens størrelse men kun til størrelsen af a conto varmebidraget. Organisationsbestyrelsen tog på bestyrelsesmødet den 4. december 2013 oplysningerne til efterretning. Johnny Ryttersson fandt, at der var givet for stor rabat, især fordi lejer var huskendt i PAB. Huslejen for Gladsaxevej 130 st.7 de første 6 mdr. er kr. 862 pr. m2, og derefter kr. 924 pr. m2. Huslejen for et andet større butikslejemål på Gladsaxevej 130 er kr. 816 pr. m2. Huslejen for et mindre butikslejemål på Gladsaxevej 130 er kr. 775 pr. m2. Huslejen for boliglejemålene i Marielyst for perioden 1. oktober 2013 til 30. september 2014 er kr. 721 pr. m2. På mødet i afdelingsbestyrelsen i Marielyst den 5. december 2013, hvor Henrik Segato havde meldt afbud, er der givet en orientering om udlejningen af butikslejemålet. I referatet, der omdeles til beboerne, står: 6
Sagen omkring at PAB s direktørs indblanding i forhold til at få lejen nedsat af et lokale i butikscentret og Formanden fra GAA der godkendte nedsættelsen af lejen af lokalet i butikscenteret, er blevet drøftet på et GAA møde. Denne nedsættelse skulle ikke have været god kendt. Lejen bliver sat op til den oprindelige leje igen efter 3 mdr. s leje af lokalet. Disse oplysninger er både forkerte og mangelfulde. Der henvises til notat (bilag 6). Det indstilles: at det bekræftes, at bestyrelsen, ved at tage oplysningerne om forhandlingsmandatet til efterretning, har godkendt, at formanden gav forhandlingsmandatet, at det bekræftes, at bestyrelsen ved at tage oplysningerne til efterretning også godkendte forhandlingsresultatet, at bestyrelsen med udgangspunkt i forhandlingsresultatet vurderer, om der er grundlag for at påstå, at lejemålet Gladsaxevej 130 st. 7 ikke er udlejet til markedslejen, at der træffes beslutning om, hvorvidt organisationsbestyrelsen skal sende korrekte og uddybende oplysninger til beboerne i Marielyst. Beslutning: Bestyrelsen drøftede det forkastelige i, at der over for afdelingsbestyrelsen og beboerne gives forkerte og mangelfulde oplysninger og bekræftede, at organisationsbestyrelsen ved at tage oplysningerne om forhandlingsmandatet til efterretning, havde godkendt, at formanden gav forhandlingsmandatet, og at den ligeledes ved at tage oplysningerne til efterretning også godkendte forhandlingsresultatet. Bestyrelsen var enige om, at der ikke var noget grundlag for at påstå at, lejemålet Glad saxevej 130 st. 7 ikke er udlejet til markedslejen. 7
Bestyrelsen besluttede, at organisationsbestyrelsen skulle lave en skrivelse til alle beboerne i Marielyst, med de korrekte og uddybende oplysninger i sagen. Det blev besluttet at formanden laver et udkast der skal godkendes af Birgith og Bir git. 8