REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 2. juli 2014, 18:00 København N Formalia Til stede: Fraværende: Dirigent: Referent: Inge Kristoffersen (IK), Maj Svendstorp (MS), Anne Korch (AK) og Lisa Suhr (LS), Christoffer Halken (CH) Julia Sandner (JS) CH MS Lisa Suhr har meddelt, at hun ønsker at trække sig fra bestyrelsen af personlige årsager. Lisa træder ud af bestyrelsen pr. d.d. Lisa forlod dagens møde inden mødets påbegyndelse. Vicevært 1. Etablering af fodhegn og cykelstativer på Aagade: Brædder til montering er indkøbt og malet. Opsætning af fodhegn udsættes til efter altanprojektet er afsluttet. 2. Espalierer: (AFSLUTTET) Forventes etableret ultimo marts. Levering af forkerte espaliere. Levering af korrekte espaliere er nu sket mod en merpris på kr. 13.000 (MN har godkendt). Arbejdet omkring montering af espalierer er undervejs - afsluttes efter altanprojektet er afsluttet. Plantning af roser i espalier Ågade og Borups Allè - IK og Martin beslutter farvevalg Er bestilt og Martin L er i gang med at etablere plantesteder Borups Alle. Altan.dk forventes færdig med projektet ultimo maj - 1. uge af juni 2014. Hvorefter alle ovennævnte arbejdet igangsættes i uge 2 i juni måned. Roser plantes d. 5/6. 3. Kameraer til overvågning af skraldesug (CH) Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer til overvågning af skraldesug. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. CH kontakter Thomas (Grubbe) vedr. redegørelse for håndtering af evt. videomateriale. Tilbud modtaget fra leverandør. Beslutning om eventuel accept af tilbud udsættes til efter afholdelse af Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 1 af 8
ekstraordinær generalforsamling. Vær opmærksom på, at installation først foretages efter altaner er blevet etableret. Tilbagemelding fra Bente skal drøftes. Bestilling af kameraer genoptages. 4. Reparation af udluftningskanal over ÅG 144: AFSLUTTET Repareres ifm. at der monteres altaner. Reparationsudgiften dækkes af forsikringen. Laves af husets VVS i uge 20. 5. Nye borde/bænke til gård: Martin undersøger pris. Bord til rundbed er bestilt. Der bliver udskiftet ødelagte brædder i de resterende bænke/borde. Ejendom, vedligeholdelsessager 1. Altanprojekt (IK): Generelt Problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl. 9.30. Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar 2014. Der er ikke planlagt en første byggemøde endnu. Thomas rykker Altan.dk. Byggemøde afholdt den 5. maj kl 12. (Byggeleder fra Altan DK samt byggepladsleder., martin L, Lars og Inge deltog i mødet. Fremover skal fakturaer sendes til info@aagade.dk. betaling af 2.3. mill kr. senest 6. maj ellers standser arbejdet 7. maj. indtil pengene er blevet indbetalt. Eller tilsagn fra administrator herom senest 7. maj. Altan.DK fremsender farveprøver på læsejl til os. senest 7. maj til Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 2 af 8
bestyrelsesmødet.bp.3.4.th. Har en bekræftelse p mail fra Altan.dk om, at han ønsker indadgående dør. Altan.dk taler med andelshaver. o beder ham om at sende en bekræftelse til bestyrelsen/lars om hvad løsningen bliver. Dørstopperede drøftes på bestyrelsesmødet på onsdag. Inge giver Altan.dk en tilbagemelding. Ødelagt fortov Asfalt er ødelagt af CityContainer. Altan DK har allerede aftalt med dem, at de dækker skaden. Beton ved kælderdøre - dækker Altan.dk. der bliver foretaget en afleveringsforretning/gennemgang når arbejdet er slut. Der tages foto af alle opståede skader og mangler. Der er aftalt ny gennemgang af altanerne på Ågade 140-142 th og 136 samt BP 1 og 3 mandag den 12. maj kl. 9.00. Martin L og Inge deltager. lars er forhindret. Tidsplan - alle 4 mand fortsætter. Altan.dk regner med, at arbejdet er færdigt i uge 22 og måske en del af uge 23. ultimo maj/primo juni 2014. Det er 2 måneder førplanlagt tid. Dette dels pga, at der har været 4 mand på længere end først planlagt. Dels fordi, der ikke er stødt på væsentlige problemer. Træværket ser sundt ud. De anbefaler, at fuger i hjørnet BP1 og BA 33 fuges for ikke at fugten skal trænge ind i murværket. Bagmuren er alle vegne sund og tør. Pletter hvide skjolder på gelændere efter regn - årsagen er at de er taget for tidligt ud efter tørring. Altan.dk eftermaler de gelændere det omhandler. Indvendige arbejder BA 27.4.tv ( karm) er efter Altan.dk,s opfattelse færdiggjort så der kan males indvendgt hos andelshaver. Næste byggemøde er aftalt til mandag den 25. maj 2014 kl. 10.00. ( Inge deltager ikke i dette møde). Mangler ved altaner er i gang med at blive udbedret Afleveringsforretning af hele projekt bliver aftalt i juni måned. Afleveringsforretning bliver afholdt i august. Der bliver udsendt en skrivelse om fejl om mangler er udført forinden afleveringsforretningen. Skattemæssig konsekvens af korrigeret ejendomsvurdering fra SKAT (AFSLUTTET) CH beder Grubbe om redegørelse. Vi afventer fortsat svar fra Grubbe. Bente Alsig har d. 31/5 oplyst følgende til bestyrelsen: Når altanprojektet er færdigt giver jeg Skat besked om at der er gennemført et altanprojekt. Udgangspunktet er at jeres vurdering forøges med den fulde udgift. Ifølge de tillæg til boligaftalen der er lavet betragtes altanerne ikke som individuelle forbedringer men en forøgelse af ejendomsvurderingen [som] kommer alle til gode. Hvis forøgelsen af ejendomsvurderingen ikke skulle blive foretaget med den fulde udgift kan det blive aktuelt med et skifte til en valuarvurdering, hvis ikke marginen mellem egenkapitalen og den samlede andelspris kan opsluge en eventuel forskel. Men Skat plejer også at forhøje vurderingen med den fulde udgift. (...) For så vidt angår grundværdien m.v., så har jeg forhørt mig rundt og svaret lyder Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 3 af 8
klart at grundværdien ikke har noget med ejendomsværdien at gøre, så grundværdien stiger ikke blot fordi ejendomsværdien gør det. Skader ifm. altanprojekt: LK og Martin gennemgår de foreløbige skader i forbindelse med altanprojektet og dokumenterer skader overfor både Grubbe og Altan.dk. Vedligeholdelse: Lars undersøger, hvordan altan gulvet skal vedligeholdes fremover, med oliebehandling mv. Der skal aftales en vedligeholdelsesplan samt indhentes tilbud på halvårlig/årlig oliering fra ekstern virksomhed. Bestyrelsen påtænker at stille forslag om en opdeling af vedligeholdelsespligten således at denne opdeles i vedligeholdelse af gulv og øvrig vedligeholdelse. Forslagets indhold aftales nærmere på et senere tidspunkt. Dørstoppere (IK) AFSLUTTET Pris fra altan.dk 250,- ex moms for køb og installation af dørstoppere. Vi drøfter pr. mail om vi skal få Jørgen Friis til at give tilbud på installationen af dørstopperne. Altan DK har udført arbejdet. Husorden vedr. altaner Altaner (farver på markiser, skærmdug og fastholdelse af husorden) (IK) Læsejl til altaner, 7/5-14 (IK/LK): Bestyrelsen har besluttet at tilbyde andelshavere med altan muligheden for at købe læsejl til kr. 1.750 ex moms i farven (farvekode 7559) 2. Bærende bjælker under vaskeri: (IK/AK) Da de bærende bjælker under vaskeriet er gennemtæret, skal vi have ingeniørfirmaet A4 til at vurdere tilstanden og udarbejde rapport for eventuelle tiltag, der bør gennemføres. I samme omgang skal der kigges på at ændre lyskassen (vinduet) under vaskeriet da der kommer vand ind. Evt. kan denne muligvis ændres til en låge til levering af vaskeri materialer (sæbe o.a.). Denne opgave skal prioriteres af bestyrelsen i følgende år. tages op på næste bestyrelsesmøde. 3. Arbejdsdag / weekend: (AK) Bestyrelsen har besluttet at planlægge ny fælles arbejdsdag. AK, JS, Anna-Lucie (BA 27, 2tv) og andre beboere har meldt ud, at de gerne vil være med til at planlægge weekenden. De afholder møde (hvor Martin også inddrages) og vender tilbage med nærmere info. Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 4 af 8
4. Udskiftning af returventiler varmt vand: (IK/Martin) AK undersøger omfang af problem - udarbejder spørgeskema som omdeles til alle beboere, for at få belyst problemet. Materiale indsamlet vedr. vandtryk og varmt vand. AK kontakter VVS er for at klarlægge hvordan vi kan fastslå problemets omfang endeligt, således at vi kan træffe beslutning om, hvordan problemet skal løses. VVS er mener at det formentligt er pga. skidt i rør. Han mener, udskyldnings muligheden er et dårligt valg. AK, IK og Martin planlægger at holde møde med VVS-Claus snarest for at tale løsninger igennem. 5. (IK) Reparation af lyskasse under vaskeri - Inge kontakter KK for at få klarlagt ansvar (FORTSÆTTES). 6. Storskrald: der skal udarbejdes en ny plan for hvordan foreningen håndterer storskrald, da det har vist sig, at byggeaffald og elektronikaffald også kan afleveres under KK s storskraldsordning (se http://aagade.dk/dokumenter/storskrald131013.pdf). Forslag: Bedre skiltning, permanent rum hvor storskrald kan henstilles, oplysningskampagne. Til husordenen skal det tilføjes at byggeaffald ikke må smides til storskrald i gården (AK) Oplysningskampagne - brev til beboere med en venlig pegefinger/påmindelse om at slå pap ordentligt sammen. Og pizzabakker skal ikke til pap, men til storskrald ude foran skuret (MS) Skiltning: laminat skilt med piktogram og farver (LS) IK kontakter KK og får klarlagt, hvad der er omfattet af gældende storskraldsordning. 7. Vedligeholdelse af varmtvandsbeholdere Undersøges nærmere i uge 20, hvor der afgives tilbud. Foreningen har modtaget tilbud på ombygning/vedligeholdelse af vandbeholder på 99.856 kr. Der skal indhentes to tilbud mere. Gård 1. (IK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5-årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 5 af 8
svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca. 30.000 på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantningsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. Bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet i alt kr. 28.500 inkl. moms. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage i næste uge. Bestyrelsen forhåndsgodkender foreløbigt tilbud fra Envac til udarbejdelse af svanehalse, renovering af skraldetanke (indvendig container) samt tætning af gruber, i alt kr. 109.000 inkl. moms. Martin L og Inge har aftalt med møde med Envac René Jean torsdag den 8. maj 2014 kl. 9.00. IK tager kontakt til Envac, der ikke svarer tilbage. 2. (IK) Rottespær DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/-wc. IJK vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Bestyrelsen afventer fortsat svar fra IK. Inge har talt med en ingeniør, der anbefaler, at etablere rottespærre og indgå aftale om vedligeholdelse af højtvandlukkere. Vedligeholdes de ikke virker de ikke efter hensigten. 3. (IK) Dræn i bed bag espalier Indhentning af tilbud vedr. etablering af dræn bag percula og til venstre for skraldeskur. IK beslutter om vi skal bruge David Kristoffersen, der også har etableret dræn i rundbedet. Martin L og Inge holder møde med David Christoffersen tirsdag den 20. maj 2014 kl. 7.30 omkring dræn, beplantning, etablering af rottespærre 4. Vedligeholdelse af højtvandslukkere. Der er indgået en aftale om vedligeholdelse to gange årligt (april og september). Første service er udført. Erhverv 1. (CH) Galleriet butikken - skiltning og nedrullede persienner. CH har kontaktet lejer og henstillet til, at lejekontraktens afsnit 4.5 overholdes. Der skal skiltes jf. lejekontrakten. BA 31, st.tv (Tomas Downes) - nedrullede persienner: Lejer oplyser, at han har aftalt med en mand (antager at det er Lars), at der opsættes en semi-tranparent film på den nedre halvdel af ruden. Jeg har bedt ham vente med at foretage nogle ændringer indtil jeg melder tilbage. Kan vi acceptere, at der opsættes en transparent film på ruden? I lejekontrakt står der at vinduet skal fremstå åbent (formuleres anderledes i lejekontrakt: se punkt 4.5) og dette skal overholdes. Og det skal også fremstå åbent uden for dagtimerne. Persienner skal fjernes! Semi-tranparent film på vindue må højest dække en halv meter fra bunden af Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 6 af 8
vindue - men den skal godkendes af bestyrelsen. Værdigenstande må gemmes i baglokale, om nødvendigt. Lejer har oplyst, at løsningen med den transparente film ikke vil fungere. Lejer vil sørge for at efterleve lejekontraktens vilkår. (AFSLUTTET) 2. (IK) Curry. Lejer har tilkendegivet, at de overvejer at opsige deres lejemål. Bestyrelsen prøver at finde nye lejere. Beboersager -- FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT -- Salg Ågade 1. (CH) ÅG 142, 3. th. Sælger: Kjersti Jørgensen Køber: Akvilé Milaknyte og Ramunas Rackauskas Overdragelsesdato: 1. august 2014 Borups Alle 1. (MS) BA 25, 2. tv. Sælger: Aske Jansson Køber: Hanne Gregersen (godkendt af SA) Overdragelsesdato: 1/5-2014 2. (MS) BA 33, 1. th. Sælger: Lissi Larsen Køber: Melika Dam Temiz og Seline Dam Temiz (godkendt af IK) Overdragelsesdato: 1/8-2014 Skotterupgade Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 7 af 8
1. (AK) SK 22, st.tv. Sælger: Tanja Olsson & Julie K. Jensen Køber: Julia Fennefoss Overdragelsesdato: 15/6 2014 2. (AK) SK 22, 4.tv. AFSLUTTET Sælger: Sara Izzo Køber: Sara Linnet Skelbæk Pedersen Overdragelsesdato: 15/6 2014 Næste bestyrelsesmøde Dato: onsdag d. 6. august 2014, kl. 18:00 Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Side 8 af 8