DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 24. august 2015 Version 1.2 JobManager supporten Jobmanager@vd.dk 7244 7300 BEHANDLING AF TILBUD ENTREPRISESTYRER Guldalderen 12 2640 Hedehusene vd@vd.dk EAN 5798000893450 Telefon 7244 7000 vejdirektoratet.dk SE 60729018
INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 ACCEPTÉR TILBUD... 4 Søg den overordnede entreprise... 4 Acceptér hele tilbuddet... 5 Statusskift som 2. accept... 8 Opdatér... 9 Acceptér dele af et tilbud... 9 Opdatér...10 AFVIS ET TILBUD...11 Søg entreprise...11 Afvis hele tilbuddet...11 Opdatér...13 Afvis dele af tilbud...13 SÆT TILBUD TIL ET UAFKLARET TILBUD...14 Søg entreprise...14 Meld et helt tilbud som uafklaret...15 Opdatér...16 Status Uafklaret på dele af tilbud...16 SKIFT STATUS PÅ TILBUD FRA AFVIST/UAFKLARET TIL ACCEPT VD...17 Søg entreprise...17 Skift status fra uafklaret til Accept VD...18 Skift status fra afvist til Accept VD...19 Opdatér...19 2 af 19
INTRODUKTION Denne instruktion er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, man skal igennem, når man behandler tilbud i JobManager. De fire overordnede faser, er illustreret i nedenstående figur. Acceptér tilbud Afvis tilbud Uafklaret tilbud Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist. Den illustrerer, hvilken fase siden beskriver ved, at den pågældende fase er markeret med den blå baggrundsfarve som i ovenstående figur. De resterende faser som ikke bliver beskrevet, er alle i en grå tone. I hver fase, er der endnu en opdeling. Man kan kalde det en underfase opdeling, der beskriver de trin, man skal igennem for at udføre den enkelte fase. Dette er igen for at give dig et overblik over de trin, du skal igennem for at udføre den pågældende fase. 3 af 19
ACCEPTÉR TILBUD Forud for behandlingen, der beskrives i dette afsnit, har entreprenøren (eller muligvis entreprisestyreren) oprettet et eller flere tilbud, som nu skal videre i behandlingsprocessen, for at det kan udbetales til entreprenøren. Entreprenøren har defineret deres tilbud og har skiftet status på tilbuddet til Oprettet, der kontrollerer synligheden af tilbuddet. Et tilbud kan accepteres helt, men det er også muligt at acceptere dele af et tilbud. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Indledningsvist skal ekstraarbejdet findes, for at det kan behandles dette er beskrevet i det følgende. Søg entreprise Acceptér hele tilbud Opdatér tilbud Acceptér dele af tilbud Opdatér tilbud Vær opmærksom på, at vi fremover anvender to liste-billeder til at behandle ekstraarbejderne. Nyt ekstraarbejde anvendes til oprettelse og redigering at tilbud, mens den fortsatte bearbejdning, der omhandler accept/afvisning af tilbuddet samt afregningsdelen, tager udgangspunkt i siden Ekstraarbejder, liste eller Aftaleseddelliste. SØG DEN OVERORDNEDE ENTREPRISE For at acceptere et tilbud, skal du først fremsøge den overordnede entreprise. Dette gøres via menuen Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, Liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Du kan eventuelt supplere med angivelse af en delentreprise. Du kan med fordel vælge at sætte Job status til Oprettet, da de tilbud der skal accepteres, skal have denne status. Se pil 2 herunder. 4 af 19
Når den ønskede overordnede entreprise er fundet, vælges knappen, som pil 3 på ovenstående skærmbillede indikerer. ACCEPTÉR HELE TILBUDDET Når listen er hentet, kan du se de tilbud, der måtte være tilgængelige på entreprisen, vist i listen. Tilbuddene er tematiserede sådan, at hvert tilbud har en titel- og summeringslinje, under hvilken tilbuddet er beskrevet detaljeret. For at acceptere et tilbud skal følgende fire (fem) punkter udføres i nævnte rækkefølge. 1. Skab forpligtelse (indkøbsvogn) 2. Vælg aftaleseddel 3. Vælg klassifikation (enten Mindre ekstraarbejder eller Ekstraarbejder m/log) 4. Eventuel anvendelse af 4 øjne-princippet jf. juridisk og økonomisk ansvar 5. Skift status 1. Skab forpligtelsen Tilbuddet skal først forpligtes en forpligtelse betyder populært beskrevet, at man har reserveret en portion penge i økonomisystemet, som er sat til side til dækning af ekstraarbejdet, når dette kommer til udførelse/afregning. Tilbuddets værdi er lig detaljelinjernes sum og er fortrykt øverst i det skærmbillede, der åbnes, når du klikker på indkøbsvognen ud for det tilbud, det drejer sig om. Entreprisestyreren skal vurdere, om det er det eksakte beløb, man ønsker at forpligte eller om det skal være et andet beløb. Når der klikkes på indkøbsvognen på rækken med tilbuddet, som vist ovenstående vises en dialog, hvor forpligtelsen skal tidsfordeles. 5 af 19
Tidsfordelingen af forpligtelsen fungerer på samme måde som forpligtelsen af kontraktens værdi i afregningsplanen. Afregningsplanen for forpligtelsen er opdelt i måneder, og man skal således fordele økonomien i disse. Grundreglen er, at der skal være et tal i hver af de måneder, hvor der forventes en udbetaling. Til afstemning kan man se summen af tilbuddet øverst på siden. Udførelsesperiode slut kan redigeres i de næste kontroller, hvis denne skal ændres og ligeledes kan artkontoen ændres (dette skal dog gøres INDEN der foretages en forpligtigelse). Som udgangspunkt skal artskontoen ikke ændres. Når forpligtelsen skal genereres i økonomisystemet, trykkes der på knappen, hvorefter databasen og økonomisystemet opdateres. Når den er valgt, kan der gå lidt tid, inden kontrollen vender tilbage, da der kommunikeres med økonomisystemet. Når økonomisystemet er opdateret, lukkes siden og listen opdateres, se nedenstående. Den synlige markering af at forpligtelsen er accepteret, er, at indkøbsvognen bliver fyldt med en orange boble. Husk, at hvis du senere hen vil ændre i forpligtigelsen, skal indkøbsvognen igen vælges, da det er ved klik på denne, at forpligtigelsen bliver opdateret og sendt til økonomisystemet. Vigtigt entreprenøren kan ikke se forpligtelsen cellen vil være tom hos dem og der vil ikke være en indkøbsvogn i cellen. 2. Vælg aftaleseddel Aftalesedlen skal nu vælges. Der er to muligheder: enten vælger man en bestående aftaleseddel, som ekstraarbejdet knyttes til eller der oprettes en ny aftaleseddel. For at vælge en bestående aftaleseddel vælges et af aftaleseddelnumrene fra listen, eller man vælger Ny for at få oprettet en ny tom aftaleseddel. Aftalesedler har fortløbende numre pr. delentreprise. Er der valgt en ny aftaleseddel, så skal man huske, at give den en titel, når denne senere åbnes (indtil dette gøres, står der Åben, se nedenfor). 6 af 19
3. Vælg klassifikation Ekstraarbejder klassificeres i to forskellige kategorier Mindre ekstraarbejder og Ekstraarbejder m/log. Mindre ekstraarbejder er et efterkalkulationsbidrag. Disse er ekstraarbejder, som afregnes af projektet og som dækkes af reserven. Ekstraarbejder m/log er anderledes af natur end Mindre ekstraarbejder, da de i sidste ende kan/skal dækkes af anden økonomi end reserven. Se skærmbilledet herunder. Øvrige valgfrie felter udfyldes efter ønske. Der kan f.eks. afkrydses i felterne i kolonnen Ekstraarbejdet, så rammerne er ridset op helt fra start af ekstraarbejdet. Når klassifikationen Ekstraarbejde m/log vælges, vil det være en god ide, at udfylde feltet Ændringslog nr., da dette felt indgår i TØS og det vil være nemmere at fremsøge lige præcis de ekstraarbejder, der tilhører en bestemt ændrings-log. 4. Eventuel anvendelse af 4 øjne jf. juridisk og økonomisk ansvar statusskift 1. accept Når et tilbud som i ovenstående eksempel - har en samlet pris, der overstiger kr. 250.000, skal der 4 øjne til at acceptere af tilbuddet. Der sker en systemlog af, hvem og hvornår de 4 øjne har accepteret tilbuddet (skiftet statusserne) som dokumentation for at accepten er foregået i den rigtige rækkefølge. Alt efter beløbsstørrelsen på tilbuddet, er det forskellige roller, der skal være 2. accept, jf. juridisk og økonomisk ansvar Ved overskridelse af beløbsgrænsen på kr. 250.000 vælger entreprisestyreren (1. accept) mailadressen på vedkommende i feltet Mail accept, som er det andet sæt øjne på accepten (2. accept). Herefter skifter entreprisestyreren (1. accept) status til 4 øjne. 7 af 19
JobManager sender nu en standardmail til den valgte mailadresse, med oplysning om, at der ligger et tilbud til godkendelse (2. accept). Se eksempel på mail nedenfor. 5. Skift status (2. accept eller tilbud under beløbsgrænse) Ved et tilbud under beløbsgrænsen på kr. 250.000 (eller over beløbsgrænsen og dermed af 2. accepten), afsluttes accepten af tilbuddet med at sætte status til Accept VD dette er en vigtig handling, da tilbuddet herved er accepteret og sætter entreprenøren i stand til at påbegynde afregning. Når status skifter til Accept VD er det ikke mere muligt at vende tilbage til Oprettet. Der kan sættes status på et eller flere ekstraarbejder på samme tid. Statusskift som 2. accept Ved at klikke på linket i den fremsendte mail, åbnes JobManager og der fremkommer en logon boks. 8 af 19
Der logges ind og siden Ekstraarbejder, liste åbnes. ID nummeret for det enkelte tilbud er forvalgt og der klikkes derfor på knappen, pil 1. Statussen Accept VD vælges (pil 2). OPDATÉR Accepten gemmes ved at trykke på eller (pil 3 på ovenstående figur), som både findes øverst og nederst i skærmbilledet. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. ACCEPTÉR DELE AF ET TILBUD Er du i en situation, hvor det kun er en del af et tilbud, du vil acceptere, har du mulighed for at opdele linjerne i tilbuddet. De poster, som du kun delvist vil acceptere, opdeles derfor i to linjer. Markér den ønskede linje i venstre side, som pil 1 indikerer på skærmbilledet herunder. Fold herefter sektionen Masse-ret og rapporter ud, ved klik på knappen yderst til højre på siden. Vælg knappen, som pil 2 herover indikerer. Linjen vil blive delt i to linjer 9 af 19
og det er hermed muligt at acceptere dele af tilbuddet. I ovenstående tilfælde har entreprenøren efterspurgt en mængde på 0,5 og det er kun 0,3, der kan accepteres. Herunder ses opdelingen af den første detaljelinje Etablering af interimsvej 2, som pil 1 indikerer. Den nederste at de to linjer er den originale linje som forbliver i status Tilbud. Den øverste linje er den nye linje, som man kan afvise eller eventuelt melde uafklaret. I det bestående eksempel ønsker man at godkende 0,3 af den første detaljelinje og afvise 0,2. I de to linjer er mængden derfor ændret til 0,2 i den øverste og 0,3 i den nederste (pil 2). Summen af de to linjer er fortsat 0,5, hvilket er identisk med entreprenørens tilbud, og som vi ikke må ændre ved. Den øverste linje er ALTID den linje, der afvises og der ændres status til at være Afvist post som pil 3 indikerer. Bemærk, at status på de resterende poster stadig står til Tilbud. Når opdelingen er færdiggjort, ændres den overordnede status for ekstraarbejdet Asfaltering af indkørsel til knudevej 127 fra Oprettet til Accept VD og herefter vil alle de detaljelinjer, der har status Tilbud, blive ændret til Accept VD. Det er vigtigt, at du trykker på når du har ændret status på en detaljelinje, før du ændrer den overordnede status. Det er derfor ikke nødvendigt at gå ind og acceptere dem alle enkeltvis, men blot give status på de, der afviger og så sætte den overordnede status bagefter. OPDATÉR Den delvise accept gemmes herefter i JobManager, ved at trykke på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. 10 af 19
AFVIS ET TILBUD Dette afsnit omhandler afvisning af et tilbud i JobManager. Hvis et tilbud ikke kan accepteres, skal det afvises. Et tilbud kan helt afvises eller det er muligt at afvise dele af et tilbud. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Proceduren for afvisning af dele af et tilbud kan sammenlignes med accept af dele af et tilbud. Derfor henvises der til afsnittet omkring accept af dele af et tilbud. Søg entreprise Afvis hele tilbuddet SØG ENTREPRISE Opdatér For at afvise et tilbud, skal du først fremsøge den overordnede entreprise. Dette gøres via menuen Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, Liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, kan du vælge den relevante delentreprise ved at vælge ud for feltet Delentreprise. Dette vil begrænse listen af tilbud, da det kun er tilbud for den valgte delentreprise der vil blive vist. I Job Status vælges status til Oprettet, som pil 2 indikerer. Når den ønskede entreprise er fundet, vælges knappen ovenstående skærmbillede indikerer. AFVIS HELE TILBUDDET, som pil 3 på Når listen er hentet, kan du se de tilbud, der måtte være tilgængelige på entreprisen. Tilbuddene er tematiserede på den måde, at hvert tilbud har en titel linje og nedenunder er tilbuddet udspecificeret via detaljelinjer. For at afvise et helt tilbud skal status sættes til Afvist som vist herunder. 11 af 19
Når status sættes til Afvist, aktiveres automatisk et kommentarfelt, hvor der skal skrives, hvorfor tilbuddet afvises. Som vist herunder skrives kommentaren i feltet ved pil 1 og kommentaren gemmes ved at trykke på knappen (pil 2). Kommentaren vises nu nederst på siden og kommentarfeltet bliver blankt klar til næste kommentar, se pil 3. Når status er sat til Afvist og siden er opdateret, som er beskrevet herunder, så vil alle tilbudslinjerne automatisk gå fra deres nuværende status til status Afvist post. For at se detaljelinjerne skal du åbne tilbuddet på det lille plus yderst til venstre i tabellen. Kommentaren er markeret ved Der skal ikke knyttes en aftaleseddel eller forpligtes et beløb på ekstraarbejdet, hvis det skal afvises. Hvis der er valgt en aftaleseddel eller dannet en forpligtelse, så skal disse annulleres. Aftalesedlen fjernes ved at vælge den tomme linje i kombinationsboksen i Til aftalesed- 12 af 19
ikonet og vælge Slettet optionen i for-, som vist herunder. del nr.. En forpligtigelse annulleres ved at klikke på pligtelsens afregningsplan og trykke på knappen Når et ekstraarbejdes forpligtelse er annulleret og ovenstående dialog har kommunikeret med økonomisystemet, vil dette blive markeret i Ekstraarbejder, listen i kolonnen Forpligtelse ved, at der er sat et flueben i checkboksen efter forpligtelsen, som vist nedenfor. Når dette ses kan ekstraarbejdet ikke mere anvendes, så hvis man har begået en fejl, må man oprette det igen. OPDATÉR Afvisningen gemmes i JobManager ved at trykke på eller, som både findes øverst og nederst i skærmbilledet. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker fanebladet. AFVIS DELE AF TILBUD Proceduren for afvisning af dele af et tilbud kan sammenlignes med accept af dele af et tilbud. Derfor henvises der til afsnittet omkring accept af dele af et tilbud. 13 af 19
Acceptér tilbud Afvis tilbud AC Uafklaret tilbud SÆT TILBUD TIL ET UAFKLARET TILBUD I de tilfælde, hvor entreprenøren har oprettet ekstraarbejder, som du ikke er enig med ham i, er der behov for en teknisk term, som kan anvendes til dette forhold. Der har været foreslået mange termer, men fælles for dem alle har været, at de kunne misforstås eller havde en negativ klang. Vi er derfor endt med at kalde dem for Uafklaret (claims på engelsk). Et uafklaret tilbud eller tilbudslinje kan ikke afregnes og henligger i systemet, indtil man ved forhandling bliver enige om tilbuddets skæbne. Et helt tilbud kan meldes uafklaret eller man kan melde dele af et tilbud for uafklaret. Proceduren for at melde et helt tilbud til uafklaret er vist herunder. Proceduren for at melde dele af et tilbud for uafklaret kan sammenlignes med accept af dele af et tilbud. Derfor henvises der til afsnittet omkring accept af dele af et tilbud. Søg entreprise Meld helt tilbud uafklaret Opdatér tilbuddet SØG ENTREPRISE For at sætte status på et tilbud til Uafklaret, skal du først fremsøge den overordnede entreprise og delentreprisen. Dette gøres via menuen Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, Liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, kan du vælge den relevante delentreprise ved at vælge ud for feltet Delentreprise.. I Job Status vælges status til Oprettet, som pil 2 indikerer. Når den ønskede entreprise er fundet, vælges knappen ovenstående skærmbillede indikerer., som pil 3 på 14 af 19
Acceptér tilbud Afvis tilbud AC Uafklaret tilbud MELD ET HELT TILBUD SOM UAFKLARET Når listen er hentet, kan du se de tilbud, der måtte være tilgængelige på entreprisen. Tilbuddene er tematiserede på den måde, at hvert tilbud har en titel linje og nedenunder er tilbuddet udspecificeret via tilbudslinjer. For at indikere, at et helt tilbud er uafklaret, sættes status til Uafklaret som vist herunder. Tilbudslinjerne under ekstraarbejdet vil i ovenstående tilfælde hedde Uafklaret post. Det vil senere, hvis/når enighed om tilbuddet eventuelt etableres, være muligt at skifte fra Uafklaret til Accept VD, så der kan afregnes på linjerne. Se mere herom senere i vejledningen. Når status sættes til Uafklaret, aktiveres automatisk et kommentarfelt, hvor der skal skrives, hvorfor tilbuddet sættes til uafklaret. Som vist herunder skrives kommentaren i feltet ved pil 1 og kommentaren gemmes ved at trykke på knappen (pil 2). Kommentaren vises nu nederst på siden og kommentarfeltet bliver blankt klar til næste kommentar, se pil 3. Som udgangspunkt skal man ikke knytte en aftaleseddel eller forpligte ekstraarbejdet, hvis hele ekstraarbejdet meldes uafklaret. Det afhænger af situationen, om man skal have en forpligtelse på uafklarede ekstraarbejder. Forpligtelsen vil skulle anvendes, hvis der er en vurderet risiko for, at man kommer til at skulle betale for noget af arbejdet. Hvis der er dannet en forpligtelse, så skal denne eventuelt annulleres. Dette gøres ved at klikke på ikonet og vælge Slettet optionen i forpligtelsens afregningsplan og trykke på knappen Gem, som vist herunder. 15 af 19
Acceptér tilbud Afvis tilbud AC Uafklaret tilbud Når dette ses kan ekstraarbejdet ikke mere anvendes, så hvis man har begået en fejl, må man oprette det igen. OPDATÉR Den uafklarede status gemmes i JobManager ved at trykke på eller, som både findes øverst og nederst i skærmbilledet. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker fanebladet. STATUS UAFKLARET PÅ DELE AF TILBUD Proceduren for at sætte et tilbud til delvist uafklaret kan sammenlignes med accept af dele af et tilbud. Derfor henvises der til afsnittet omkring accept af dele af et tilbud. 16 af 19
Acceptér tilbud Afvis tilbud AC Uafklaret tilbud Uafklaret til Accept SKIFT STATUS PÅ TILBUD FRA AFVIST/UAFKLARET TIL ACCEPT VD Hvis et tilbud er blevet Afvist eller sat til Uafklaret, er det muligt at ændre status til Accept VD, hvis entreprisestyreren alligevel vil acceptere tilbuddet. Proceduren for at skifte status er vist herunder. Søg entreprise Skift status Opdatér tilbuddet SØG ENTREPRISE For at skifte status på et Afvist eller et Uafklaret tilbud, skal du først fremsøge den overordnede entreprise og delentreprisen. Dette gøres via menuen Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, Liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, kan du vælge den relevante delentreprise ved at vælge ud for feltet Delentreprise. I Job Status vælges status fx til Uafklaret, som pil 2 indikerer. Proceduren for skiftet fra Afvist eller er delt i 2 efterfølgende afsnit. Når den ønskede entreprise er fundet, vælges knappen ovenstående skærmbillede indikerer., som pil 3 på 17 af 19
Acceptér tilbud Afvis tilbud AC Uafklaret tilbud Uafklaret til Accept SKIFT STATUS FRA UAFKLARET TIL ACCEPT VD 1. For at skifte status på et tilbud fra fx skal du først skifte status på joblinjen (på den enkelte tilbudspost) til Tilbud, (pil(e) 1), se nedenstående skærmbillede. Klik herefter Opdatér. 2. Dernæst skiftes jobstatussen (på hovedet af ekstraarbejdet) til oprettet (pil 2). Klik herefter Opdatér. 3. Sidst forpligtes ekstraarbejdet, der sættes en aftaleseddel på og jobstatussen skiftes igen, denne gang til Accept VD (pil 3). Klik herefter Opdatér. 18 af 19
Acceptér tilbud Afvis tilbud AC Uafklaret tilbud Uafklaret til Accept SKIFT STATUS FRA AFVIST TIL ACCEPT VD 1. For at skifte status på et tilbud fra afvist til Accept VD skal du først skifte status på joblinjen (den enkelte tilbudspost) til Tilbud, (pil(e) 1), se nedenstående skærmbillede. Klik herefter Opdatér. 2. Dernæst skiftes jobstatussen (på hovedet af ekstraarbejdet) til Oprettet (pil 2). Klik herefter Opdatér. 3. Sidst forpligtes ekstraarbejdet, der sættes en aftaleseddel på og jobstatussen skiftes igen, denne gang til Accept VD. OPDATÉR For at gemme ændringen klikkes på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. 19 af 19