Referat fra Direktionsmøde den 22. januar 2013 Tids- og procesplan for budgetlægning 2014 m.m. Økonomi og kommunaldirektøren udarbejder den 21. januar 2013 oplæg til tids- og procesplan for budget 2014. Planen udsendes i løbet af mandag. Oplægget forelægges Økonomiudvalget den 4. februar 2013 sammen med oplæg til beslutning om indarbejdelse af reduktioner på 16 mio. kr. årligt fra 2014. I forbindelse med det kommende budgetarbejde skal HR og Kommunikation udarbejde oplæg vedr. forhandlinger om lokal løndannelse. Personalemæssige konsekvenser af budgetreduktionerne herunder håndtering af ledige stillinger. Umiddelbart efter kommunalbestyrelsens budgetseminar den 16. november 2013 blev det meldt ud, at alle stillinger skulle opslås internt for at undgå uansøgte afskedigelser. Med baggrund i denne beslutning har HR og Kommunikation udarbejdet et notat til drøftelse i direktionen. Notatet vedlægges. Der udarbejdes nyt oplæg til drøftelse på direktionsmødet den 29. januar 2013. Der skal i den forbindelse foretages en vurdering af udfordringens størrelse, hvor reduktionerne skal gennemføres og muligheden af at udarbejde en negativliste. Arbejdet i direktionen. Hvad forstås ved direktionsarbejde. Hvad er direktionsopgaver og hvilke sager sættes på dagsordenen? Temamøde om udvikling og markedsføring. På mødet med gruppeformændene i november blev det aftalt, at der skulle afholdes et temamøde om udvikling og markedsføring. Af tidsmæssige årsager kunne mødet ikke gennemføres i
januar. Såfremt mødet skal gennemføres i februar skal der træffes beslutning om form og indhold. På direktionsmødet den 8. januar 2013 blev det besluttet, at sagen skulle sættes på dagsorden til det udvidede direktionsmøde den 22. januar 2013. René Nielsen har tidligere fremsendt følgende oplæg til direktionen: - Vi har rammerne og retningen, der er angivet i kommuneplan, strategiplan, markedsføringsstrategi osv. - Politikerne efterspørge ikke politiker eller strategier, men handling / projekter der kan vidne om, at vi på Langeland tror på vores egen udvikling og ikke kun afvikling ved faldende befolkningstal. - Derfor tænker jeg, at vi indledningsvis skal sætte spot på, hvad er rammerne, og hvad er målene / retningen. Med udgangspunkt i, at vi holder fast i målene / retningen, så kan der politisk arbejdes med projekter, der skal være vejen til målene. Det er lettere at sige, at vi arbejder for noget helt håndgribeligt ved et projekt, end det er for et mål i en strategiplan. - Vi har nogle delprodukter / ideer til projekter. De tidligere nedsatte borgergrupper og innovationsforslagene. Der skal måske lige sorteres lidt, men en oplistning af ideerne kunne udgøre grundlaget for en politisk drøftelse og prioritering. Der kan selvfølge komme nye ideer til fra politikerne. - Jeg vil foreslå, at der sker politiske drøftelser i mindre grupper á 3 personer, i alt 5 grupper. Målet kunne være at der fremkommer 5 helt konkrete projekter, som der skal arbejdes for realisering af. En dagsorden kunne være i retning af: 1. velkomst 2. Afklaring af rammer og retning for udvikling af Langeland Kommune ud fra allerede vedtagne politiker, planer og strategier. 3. Gruppedrøftelser af konkrete projekter og deres prioritering 4. Vores nye markedsføringsstrategi - hvad siger den? 5. Forslag til 2-3 modeller til styrkelse af markedsføringsområdet 6. Politisk drøftelse af modellerne for styrkelse af markedsføringsområdet Direktionen godkendte oplægget som grundlag for det videre arbejde med temadrøftelsen. Rollefordeling: 1, borgmesteren, 2 og 4 Anne-Lene Haveløkke Jensen, 3, 5 og 6 René Nielsen. Temadrøftelsen var forudsat afholdt i forbindelse med Kommunalbestyrelsesmødet i marts 2013. Efterfølgende er det mellem Uddannelses-, Social- og Kulturudvalget og borgmesteren aftalt, at der i forbindelse med dette møde afholdes temadrøftelse om skolevisionen, hvorfor det vil være nødvendigt at temamødet om udvikling og markedsføring udsættes til mødet i juni. Side 2 af 5
Coach-/psykologsamtaler i forbindelse med uansøgte afskedigelser. I forbindelse med uansøgte afskedigelser på lærerområdet er der tidligere givet mulighed for 2-3 samtaler med en coach/psykolog. I forbindelse med reduktionerne i de kommende år vil det være hensigtsmæssigt, at der træffes beslutning om dette tilbud skal gælde for alle uansøgte afskedigelser. På direktionsmødet den 8. januar 2013 blev det besluttet, at sagen skulle sættes på dagsorden til det udvidede direktionsmøde den 22. januar 2013. I forbindelse med uansøgte afskedigelser kan der, som i andre situationer, hvor ledelsen skønner, at der er behov for det, ydes 3 samtaler. Udgiften til disse samtaler afholdes af den centrale konto for arbejdsmiljøbistand. Der kan ikke af institutionernes eget budget afholdes yderligere udgifter, der retter sig mod enkeltpersoner. Retningslinjer for indkøb af mobiltelefoner, ipad m.v.? I forbindelse med de nye teknologiske muligheder er det nødvendigt, at der træffes beslutning om niveauet for fremtidige indkøb samt antallet af pc m.v., der stilles til rådighed for den enkelte medarbejder. I den forbindelse skal det tages i betragtning, at der bortset fra selve anskaffelsesprisen vil være løbende udgifter til licenser. Desuden bør der lægges vægt på, hvad der er nødvendig for at opfylde medarbejdernes behov i forhold til deres arbejdsområder. Bestillingslisten tilpasses, så det som udgangspunkt vil være den billigste model, der kan indkøbes. Indkøb af andre modeller skal godkendes af direktøren for det pågældende område. IT og Service skal fremlægge model for indkøb af ekstraprogrammer, der gør øget anvendelse af ipads mulig. Det blev endvidere besluttet, at Langeland Kommune principielt kun stiller en arbejdsplads til rådighed pr. medarbejder. Der må således vælges mellem stationær eller bærbar pc eller en tynd klient. Der skal afvikles flere kurser i anvendelse af ipads. Tidspunkterne for disse kursers afvikling skal meldes ud i god tid. Side 3 af 5
Drøftelse af it-afdelingen, særligt med fokus på skoleområdet. Principper for hjemmesiden. I forbindelse med arbejdet med udformning af ny hjemmeside har HR og Kommunikation udarbejdet et oplæg til principper for hjemmesiden. Oplægget vedlægges. Oplægget blev godkendt. Opsamling på direktionens strategi-og årsplan. Det er tidligere aftalt, at der primo januar 2013 skulle foretages et gennemsyn af strategi- og årsplanen, dels for at konstatere hvilke opgaver, der er gennemført og hvilke ændringer, der skal foretages i teksten. Kommuneplan Med henblik på den kommende kommuneplan er der frem til den 8. februar 2013 mulighed for at komme med ideer til planen. Oplæg ved ALH. Der skal udpeges 1 fra hver afdeling til at deltage i det videre arbejde. Tilbud om pressebistand Langeland Kommune har modtaget tilbud om freelance pressebistand. Med anledning i denne henvendelse skal der ske en drøftelse af kommunens indsats på presse- og kommunikationsområdet. Side 4 af 5
Overvejelser om anvendelse af ekstern pressebistand vil indgå i de videre drøftelser om markedsføring. I forhold til det konkrete tilbud meddeles der afslag på nuværende tidspunkt. Straffeattester. Langeland Kommune har ikke nogen generel politik vedr. Indhentning af straffeattester udover børneattester på børneområdet. Da det formentlig bliver håndteret lidt forskelligt forskellige steder i kommunen, vil det være hensigtsmæssigt, at direktionen træffer en principiel afgørelse om indhentning af straffeattester.. Udover børneattester vil der fremover blive indhentet straffeattester for ansatte i Sundhed og Omsorg, der har borgerkontakt. Eventuelt: Orientering om Nærvær og Fravær det foreløbige oplæg til en særlig indsats mod sygefravær. Hver afdeling udpeger et medlem til digitaliseringsgruppen, der arbejder med selvbetjeningsløsninger via hjemmesiden. Side 5 af 5