Favrskov Forsyning A/S

Favrskov Forsyning A/S Referat Mødedato 4. februar 2013 Starttidspunkt 16:00 Mødested/mødelokale Hammel Administrationsbygning, Afbud fra

INDHOLD Favrskov Forsyning A/S 4. februar 2013 Sagsnr. Side 1. Udbud af revision - ÅBENT 2 2. Orientering til Bestyrelsen, februar 2013 - ÅBENT 4 Underskriftsark 8 1

1. Udbud af revision - ÅBENT Tidl. politisk behandling Forventet sagsgang Bestyrelsesmødet 4. februar 2013 Favrskov Forsyning A/S 4. februar 2013 Sagsnr. 710-2012-138982 Sagsbehandler DPTHOS Lovgrundlag SAGENS INDHOLD På selskabets generalforsamling 29. maj 2012 blev administrationen pålagt at gennemføre et udbud af lovpligtig revision. Valg af revisor på generalforsamlingen i 2013 træffes således på baggrund af et gennemført udbud. VURDERING Favrskov Forsyning udbød i efteråret 2012 lovpligtig revision efter Tilbudsloven. Valget af revisionsfirma sker efter kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor pris indgår med 60 % og kvalitet med 40 % i bedømmelsen. Under kvalitet er der vurderet på tilbudsgivernes planlægning af revisionsopgaven, bemanding af revisionsteam og tilbudsgiveres erfaringer med lignende revisionsopgaver for selskaber indenfor affalds- og spildevandssektoren. 5 revisionsselskaber rekvirerede udbudsmaterialet, hvoraf 4 valgte at byde på opgaven. De bydende var Deloitte, PwC, BDO Kommunernes Revision og KPMG. Alle bydende har overholdt de stillede krav i udbudsmaterialet og er derfor konditionsmæssige. Favrskov Forsyning vurderer, at KPMG har givet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. KPMG afgav ikke det billigste tilbud, men var under kvalitetskriterierne sammen med Deloitte bedre end de øvrige tilbudsgivere. KPMG fik derfor den bedste score i den samlede bedømmelse. INDSTILLING Direktøren indstiller til bestyrelsen: 1. At der som følge af udbud af lovpligtig revision indgås aftale med KPMG om lovpligtig revision for koncernens selskaber vedrørende regnskabsårene 2013-2016 under forbehold af generalforsamlingens godkendelse. 2. At bestyrelsen på baggrund af udbuddet indstiller valg af KPMG til revisor ved generalforsamlingen i 2013. BESLUTNING Godkendt 2

Bilag Vurdering af tilbud på lovpligtig revision for Favrskov Forsyning 710-2012-323716 3

2. Orientering til Bestyrelsen, februar 2013 - ÅBENT Tidl. politisk behandling Favrskov Forsyning A/S 4. februar 2013 Sagsnr. 710-2013-3588 Sagsbehandler DPLB Forventet sagsgang Bestyrelsesmøde 4. februar 2013 Lovgrundlag SAGENS INDHOLD Punkter til orientering. Virksomhedplan Der er udarbejdet et udkast til virksomhedsplan 2013, som medsendes dagsordenen. Orientering om Prisloft 2012 samt prisloft 2013 Forsyningssekretariatet har 11. januar 2013 fremsendt endelige afgørelser for prisloft 2012 og 2013. Prisloft 2012 er som følge af Konkurrenceankenævnets afgørelser i klagesager blevet genberegnet for alle vand- og spildevandsselskaber. Særlig fokus har der været på de individuelle effektiviseringskrav, selskaberne i de oprindelige prislofter blev pålagt. For Favrskov Spildevand A/S er effektiviseringskravet fjernet, så rammen for driftsomkostninger i 2012 er hævet med 1,2 mio. kr. Der forventes ikke at være problemer med at overholde prisloftsrammen for driftsomkostninger i 2012. I prisloft 2013 pålægges Favrskov Spildevand A/S at effektivisere driftsomkostningerne med 0,4 mio. kr. Genberegningen af effektiviseringskrav har imidlertid givet Favrskov Spildevand et éngangstillæg til prisloftet i 2013 som følge af, at der i 2010 og 2011 har været pålagt selskabet for store effektiviseringskrav. Det betyder samlet set, at prisloftet i 2013 er højere end forventet på budgetlægningstidspunktet. Administrationen fremlægger ved første budgetopfølgning i 2013 et forslag til budgetregulering i forhold til prisloftet. Rammen for anlægsinvesteringer har ikke givet anledning til bemærkninger. Investeringsbudgettet på 53 mio. overholder således prisloftsrammen. Det er i 2012 blevet præciseret fra Forsyningssekretariatet, at eventuelle overdækninger skal dækkes ind af den overskudslikviditet, selskaberne har oparbejdet. Det betyder, at overskydende likviditet ikke kan bruges til at finansiere anlægsinvesteringer, og at det derfor kan blive aktuelt at lånefinansiere investeringer i 2012. I forbindelse med regnskabsafslutningen vil et eventuelt lånebehov blive opgjort. 4

Projekt god borgerservice for forsyningen samt oprettelse af borgerpanel Siden foråret 2011 er der arbejdet med et projekt omkring god borgerservice i forsyningens administration. Det er sket i et samarbejde med Trafik og veje. Formålet har været at sætte fokus på borgerbetjeningen herunder, hvad der er god service overfor borgerne. Som et led i projektet blev der taget kontakt til borgere, som havde haft sager med forsyningen og/eller forvaltningen, for at invitere til et møde med konsulent og nogle medarbejdere og ledere. Formålet var, at blive klogere på, hvad borgerne opfatter som god service og hvad de opfatter som dårlig service, Input fra borgerne blev brugt på en efterfølgende temadag for medarbejderne. Nogle af inputtene var: Lyt til os, når vi henvender os. Kom ud og se på sagen i marken. Hjælp os til at gøre tingene korrekt ved at give god vejledning. Sørg for, at vi får en fast kontaktperson på sagerne. God sagsopfølgning, så andre i afdelingen kan overtage en sag, hvis det bliver nødvendigt. Sig undskyld, hvis I laver en fejl. Lad være med at hæve stemmen den, der først råber, har tabt. Dialogen med borgerne, der meldte sig var rigtig god, og forsyningen arbejder nu på at etablere et blivende borgerpanel, som kan bidrage, når vi f.eks. har ting i høring, udarbejder større informationsmateriale og meget andet. Der er søgt efter borgere via kalenderen, hjemmesiden, aviserne og via en pressemeddelelse. Der ønskes en bred sammensætning, hvor alle befolkningsgrupper, boligformer mv. er repræsenteret. Lige nu har vi 20 borgere, som har tilmeldt sig panelet, og over 300 har ønsket at vide mere om borgerpanelet.. Tilmelding til diverse affaldsordninger Skelordning: 1.271 ejendomme Skiftet til beholder: 585 ejendomme (140 og 240 liter) Købt kompostbeholder: 180 ejendomme Tilmeldt erhvervsordning: 176 ejendomme (i 2012: 313) Rettelse i erhvervsregulativet tilføjelse af glemt branchekode. Ved en fejl er en branchekode ikke indskrevet i regulativet. Fejlen er rettet, sådan regulativet nu omfatter alle branchekoder. Større nye projekter i 2013 Det største projekt, der sættes i gang på spildevandsområdet er Ulstrup. Der arbejdes lige nu med udbud af opgaven til rådgiver og entreprenør. Arbejdet udbydes som en partnering, hvor både rådgiver og entreprenør kommer med fra starten, sådan at entreprenørernes erfaringer medtages allerede i projektfasen. Ulstrup er et område med en blandet geologi samt høj grundvandsstand, og derfor er det 5

godt, at entreprenørernes erfaringer kommer med tidligt i projektet. Det er større entreprenørfirmaer, der byder på denne opgave. Det er vigtigt, at den entreprenør, der får tildelt opgaven har stor erfaring og kan håndtere den komplicerede geologi. I foråret afholdes et borgermøde for de berørte borgere, hvor entreprenør, rådgiver og administration fremlægger projektet og informerer om, hvad der skal ske i forbindelse med arbejdet. Efterfølgende afholdes møder for borgerne i de etaper, som projektet opdeles i. Ud over Ulstrup, skal der ske saneringer i Søften, Røved, Hammel. På affaldsområdet vil det store tiltag være genbrugsspanden, som skal ud til alle borgerne inden ferien. Her vil administrationen informere på hjemmesiden, i pressen og ved at deltage i arrangementer i byerne f.eks. Open by Night, lørdage i byerne samt på genbrugspladserne. Tidsplan for årsafslutning - regnskab 2012 I samarbejde med KPMG er der lagt en tidsplan for aflæggelse af årsregnskab 2012. Årsrapporter for Favrskov Forsyning A/S, Favrskov Spildevand A/S og Favrskov Affald A/S fremlægges på bestyrelsesmødet den. 15. april 2013. Generalforsamling i selskaberne Favrskov Spildevand A/S og Favrskov Affald A/S afholdes umiddelbart efter bestyrelsesmødet 15. april 2013. Generalforsamling for Favrskov Forsyning A/S afholdes efter byrådsmødet den 28.maj 2013. Mindre ændring i aftale mellem Favrskov Kommune og Favrskov Forsyning om direktør Da en ny chef for Richard Malmoses område i Favrskov Kommune først vil være på plads omkring 1. april, ønsker kommunen at forlænge aftalen med Richard Malmose, så den delte ansættelse forlænges frem til 1. april mod tidligere 1. marts 2013. Richard Malmose har accepteret dette. Medarbejderrepræsentation i bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S Det følger af selskabslovens 140 og 141, at medarbejdere i aktieselskaber har krav på repræsentation i selskabets bestyrelse, når selskabet i de seneste 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere. Favrskov Forsyning A/S har både i 2011 og 2012 haft mere end 35 beskæftigede, og det forventes ligeledes i 2013. Såfremt det sker, vil medarbejderne fra 1. januar 2014 have krav på repræsentation i bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S. Medarbejderrepræsentationen skal udgøre halvdelen af antallet af den øvrige bestyrelse. Med 5 politisk udpegede bestyrelsesmedlemmer svarer det til 3 medarbejderrepræsentanter. 6

Direktøren fremlægger inden sommerferien en sag med opfølgning på spørgsmålet vedrørende medarbejderrepræsentation for bestyrelsen med en endelig vurdering af medarbejdernes ret til repræsentation i bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S. INDSTILLING Direktøren indstiller til bestyrelsen: 1. At punkterne tages til efterretning. BESLUTNING Godkendt Bilag Udkast til virksomhedsplan 710-2013-30849 7

Underskriftsark Favrskov Forsyning A/S 4. februar 2013 Nikolaj Per Schøler Michael P. Tersbøl Kurt Andreassen Joachim Laursen Kim Petersen 8