Kørselstyper Lukkede kommunale befordringsordninger af variabel karakter med forudgående visitation. Fx kørsel til læge/speciallæge og individuelle genoptræningsforløb. Med variabel kørsel menes, at der ikke er behov for en fast rute og fast chauffør. Kategorisering af og lovgivningsgrundlag for visiteret kommunal kørsel (kan- og skal-ordninger) fremgår af Sydtrafik Konceptbeskrivelse. foregår som udgangspunkt fra adresse til adresse (gadedør gadedør) med mulighed for, at borgeren følges af chaufføren fra vognen til destinationen. Det valgte serviceniveau for ordningen og eventuelle individuelle tilpasninger er bestemmende for hvor meget hjælp, der ydes, jf. nedenfor. Variabel kørsel i planlægges og koordineres løbende i samme system som øvrig variabel kørsel, fx siddende patientbefordring, Flextur og handicapkørsel. 1. Opliste nuværende kørselsordninger og videregive information til for de ordninger, der evt. ønskes overdraget til Før projektstart Der skal tages højde for, at kontrakter løber ofte over lang tid. a) Leverandør b) Hvem varetager godkendelse (visitation/bevilling) og bestilling af kørsel, beskrivelse af arbejdsgang c) Åbningstid for modtagelse af bestilling d) Primære kommunale adresser, der køres til e) Årligt omfang af kørsel i ordningen (antal ture/antal km) f) Årlig omkostning til kørslen i ordningen g) Ændringshåndtering, hvem varetager, tidsfrister mm. Giver et billede af, hvad borgere og behandlere er vant til og omfanget af den transport-opgave, der skal udføres. FLEXTRAFIK Side 1 af 6
Implementering af flextrafik erstatter tidligere ordninger Når kommunal visiteret kørsel overdrages til er det væsentligt, at der er en dialog mellem kommunen og om de tidligere anvendte ordninger både mht. bestilling/visitation, samarbejdet med nuværende leverandør og arbejdsgangene generelt. vil med denne viden kunne bidrage til at sikre en god kommunikation og information om ændringer i forhold til tidligere forhold. 2. Samarbejdsaftale om kommunal flextrafik Før projektstart 3. Udpegning af kontaktpersoner i kommunen 4. Information til borgere, forvaltning, behandlere mv. Omlægning af kørsel til flextrafik skal ske efter en politisk beslutning, og det skal præciseres, hvilke kørselsordninger, som skal være omfattet af aftalen, jf. KLkategorisering. Det er væsentligt, at kontaktpersoner har god kontakt til relevante visiterende sagsbehandlere. a) Alle involverede parter informeres om beslutning om at overdrage visiteret kørsel til. b) Information til relevante medarbejdere i forvaltningen, borgere, behandlere/ institutioner, de vognmænd, der hidtil har udført kørslen. c) Information om evt. samtidige ændringer i visitationspraksis. Ved projektstart Når beslutningen om overdragelse til er taget. Der skal sikres en forankring i de kommunale forvaltninger, institutioner og hos behandlere. Kontaktpersoner er bindeledet mellem og de relevante behandlere/ institutioner. Sikre, at evt. modstand mod de nye ordninger løbende imødegås ved drøftelser af vilkår, forandringer mv. FLEXTRAFIK Side 2 af 6
Serviceniveau tilbyder et standard-serviceniveau. Dette serviceniveau kan tilpasses den enkelte borger individuelt. Ventetid - standard Skal borgeren være fremme på et bestemt tidspunkt bestilles en Senest fremme-rejse, og borgeren vil kunne afleveres op til 30 minutter før ønsket tid. Planlægningssystemet tilbyder borgeren en afhentningstid, der ligger op til 15 minutter før og 45 minutter efter ønsket afhentningstidspunkt. Borgeren afhentes i tidsrummet 5 minutter før og 15 minutter efter aftalt afhentningstidspunkt. Omvejskørsel - standard Der kan være omvejskørsel på op til 100 % af direkte rejsetid, dog minimum 20 minutter. Hjælpemidler og baggage har mulighed for at visitere hjælpemidler og ledsagelse. Chaufførhjælp Som udgangspunkt ydes chaufførhjælp til af- og pålæsning af evt. hjælpemidler. Systemet tildeler servicetid til hvert bevilget hjælpemiddel. Hvis en borger har brug for yderligere hjælp, kan dette bevilges jf. det individuelle serviceniveau beskrevet nedenfor. Individuelt serviceniveau I dialog med kommunen kan der aftales et særligt serviceniveau for den enkelte borger eller ordning. Det aftalte serviceniveau for en kørselsordning kan fx være en maksimal ventetid ved aflevering/afhentning og transporttid i vognen. Den medarbejder, der bevilger og bestiller kørslen, har mulighed for at visitere borgeren til at skulle sidde på forsædet, til at blive kørt direkte, til at skulle hjælpes ind i vognen via lift mv., hvis det er nødvendigt og i overensstemmelse med kommunens vedtagne serviceniveau. I forbindelse med planlægningen af kørslen opererer s planlægningssystem med tre forskellige typer af tid: Køretid Servicetid Udregnes af systemet og tildeles automatisk. Tid, som automatisk tildeles, hvis borgeren har hjælpemidler (f.eks. rollator eller kørestol). Hjælpemidlerne er tildelt forskellig servicetid alt efter, hvor svære de er at håndtere for chaufføren. Køretid + servicetid = samlet tid til at betjene borgeren Åbningstid kan benyttes hele døgnet året rundt, dog på særlige vilkår d. 24. og 31. december. FLEXTRAFIK Side 3 af 6
Dataindsamling Borgere visiteres iht. gældende lovgivning af kommunens sagsbehandlere eller andet personale evt. ved udfyldelse af visitationsskema. Forud for bestillinger af variabel kørsel i skal det overvejes, om borgeren skal køre som CPR-kunde, eller om det kan betale sig at indtaste og vedligeholde borgerens stam- og visitationsdata (= registrere en bevilling) i s kundedatabase (Websolen). Som tommelfingerregel kan det svare sig at registrere visitationsoplysninger, hvis borgeren forventes at køre mindst 5 ture. Dels pga. mindre risiko for fejl, dels pga. mindre tidsforbrug i bestillingsprocessen. 5. Indtastning af borgerens stam- og visitationsdata i s database (Websolen) og/eller Fra projektstart og herefter løbende for nye borgere. 6. Evt. oplæring i brug af Websolen 7. Dataindsamling Kan ske på følgende måder: a) s sagsbehandlere indtaster data i Websolen på baggrund af udfyldt visitationsskema. b) s kørselskontor indtaster data i Websolen på baggrund af mail/visitationsskema fra sagsbehandler. c) Kundecenter indtaster data i Websolen på baggrund af mail/visitationsskema fra den visiterende sagsbehandler. d) Evt. aftales anden form for dokumentation for visitation. a) Undervisningsplan udarbejdes i samarbejde ml. kommunens kontaktpersoner og, hvis der vælges løsning 5a) eller 5b) ovenfor. b) Undervisning gennemføres a) Adresseliste på relevante behandlere/genoptræningscentre udarbejdes af kommunen a. Evt. særlige forhold på adressen beskrives og formidles til b. Evt. opmåling af servicetid på adresserne. c. opretter GEO-data i PLANET Fra projektstart Så tæt på projektstart som muligt. Afsæt 1-2 måneder Mere effektiv driftshåndtering og bestillings flow. På sigt mulighed for selvbetjeningslø sninger. Hvis skal modtage bestillinger fra borgere, skal det kunne dokumenteres, at borgeren har en bevilling Gode og valide data på borgerens individuelle serviceniveau og kørselsbehov, samt særlige geografiske forhold er væsentlige. FLEXTRAFIK Side 4 af 6
Bestilling af kørsel Variabel kørsel i lukkede (visiterede) ordninger anbefaler, at kommunen selv varetager bestilling af kørsel i systemet, da det ofte med fordel kan lægges sammen med visitations- og bevillingsopgaven, som kommunen under alle omstændigheder har ansvaret for. Er der foretaget en indtastning af stam- og visitationsdata i Websolen, sker bestillingen automatisk med udgangspunkt i det valgte serviceniveau, individuelt såvel som for ordningen. Alternativt skal der ved bestillingen i systemets turbestillingsmodul vælges mellem de muligheder, der efter aftale lægges ind i systemet. 8. Bestilling af kørsel og/eller a) kan uddanne kommunens sagsbehandlere o. a. personale til at bestille og afbestille rejser direkte i turbestillingssystemet. Ved at vælge denne mulighed vil visitations- og bestillingsprocessen kunne være sammenfaldende og dermed samlet set tidsbesparende. b) s kørselskontor foretager bestillinger på baggrund af visitationsdata, der indsendes fra sagsbehandlere. c) modtager bestillinger via opkald fra borgere, og bestillingerne indtastes i systemet. Denne løsning kræver dokumentation for visitation, enten via forudgående indtastning i Websolen eller aftale om anden form for dokumentation. d) Hvis kommunen vælger at tilbyde refusion af egenbetaling efter brug af åben ordning (Flextur) kan borgeren selv bestille kørsel i s kundecenter eller online. Dette kræver ikke visitation i Websolen. Løbende, når der er behov for kørsel. FLEXTRAFIK Side 5 af 6
Variabel kørsel i åbne ordninger uden visitation kan som alternativ vælge at lade borgeren benytte s åbne ordning, Flextur og efterfølgende tilbyde at yde refusion for egenbetalingen i de tilfælde, hvor kommunen jf. lovgivningen kan/skal tilbyde befordringsgodtgørelse. Det er i dette tilfælde borgeren, der bestiller kørslen hos via kundecenteret eller online (selvbetjening) og borgeren skal ikke visiteres i Websolen af kommunens behandlere. Se mere om Flextur her: www.sydtrafik.dk/flextrafik/flextur. Ændringshåndtering Visitationsdata Hvis borgeren er oprettet i Websolen skal data for borgerens bevilling holdes ajour, da de har indflydelse på bestillingen. Der skal aftales en procedure herfor. Bestillinger Aflysninger og dag-til-dag-ændringer i kørslen skal meddeles hurtigst muligt og gerne senest 1 time før rejsens start. Adresser og adgangsforhold hos behandlere, centre og institutioner mv. Der skal inden projektstart aftales en procedure for, hvordan der sker formidling af ændringer i adgangsforhold eller adresser, således at til en hver tid kan sikre, at rejserne planlægges og udføres på baggrund af korrekte oplysninger i planlægningssystemet PLANET. Omkostninger Egenbetaling og kommunalt tilskud På kommunalt visiteret kørsel, som er lovgivningsmæssige skal-ordninger, kan kommunen ikke kræve egenbetaling fra borgeren. har mulighed for at opkræve egenbetaling på de visiterede ordninger, som er kan-ordninger. Egenbetalingens størrelse aftales med og opkræves af chaufføren i vognen. De samlede rejseomkostninger dækkes af kommunen og evt. egenbetaling fra borgeren. Administrationsomkostninger Sydtrafik har omkostninger til en række opgaver og systemer i forbindelse med bl.a. kundehåndtering, planlægning/optimering af kørsel, trafikstyring og afregning/rapportering. Herfor betaler kommunen et administrationsbidrag pr. rejse. Hvis kommunen ønsker at skal varetage bestillingsopgaven betales et tillæg til dette administrationsbidrag. FLEXTRAFIK Side 6 af 6