Dagsorden Sønderborg Andelsboligforening Tirsdag den 12. januar 2016, kl. 16.00!!! Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol...2 2.Efterretningssager...3 3.Landsbyggefondsmidler...4 4.Dispositionsfonden...4 5.Renoverings-/Byggeskadesager...4 6.Foreningsanliggender...6 7.Bestyrelsesanliggender...8 8.Medlemsanliggender LUKKET PUNKT...11 9.Love og cirkulærer...12 10.Orientering fra nedsatte udvalg...14 11.Beboeranliggender...15 12.Personaleforhold LUKKET PUNKT...15 13.Håndværkergården...17 14.Afdelingsanliggender...18 15.Eventuelt...18 16.Næste møde...19 Bestyrelsesmedlemmer: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Kristine Asmussen, Jan Thiessen og Brian List Hansen Tilstede: Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Afbud til middagen: Lone Lønholm og Kristine Asmussen 1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 3. november 2015 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilling Indstilles til godkendelse. Side 2 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
2. Efterretningssager 2.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 2.2. Udlejning pr. måned 2.3. Regulær tomgang 2015 2.4. Restanceliste 2015 2.5. Restance i procent 2.6. Totalt anvist husleje 2015 2.7. Rykker 2015 2.8. Udsættelser 2015 2.9. Venteliste 2015 2.10. Statistik over opsigelser 2.11. Oversigt over Intrum Justitia Indstilling Side 3 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
3. Landsbyggefondsmidler Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden.- se bilag Indstilling 4. Dispositionsfonden Intet nyt. Indstilling 5. Renoverings-/Byggeskadesager 5.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Endelig afklaring med Landsbyggefonden afventes fortsat. Indstilling Ingen. Side 4 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
5.2. Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Entreprisekontrakten og tidsplanen er nu underskrevet, og færdig projektering er i gang. Arbejdet opstartes fysisk den 1. april 2016. Event vedrørende Ulkebøl Bibliotek - Bevar Ulkebøl Bibliotek - Fredag den 15. januar 2016, kl. 15.30. Indstilling Ingen. 5.3. Afd. 33 - Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Tidsplanen følges. Indflytning i "tilgængeligheds-blokken" den 1. februar 2016. Der er afholdt Åbent Hus i nummer 51 den 9. og 10. januar 2016. Indstilling Ingen. Side 5 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
5.4. Afd. 35 - Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden den 23. april 2015. Afventer fortsat Landsbyggefondens besigtigelse. Landsbyggefonden er forespurgt pr. mail! Indstilling Ingen. 6. Foreningsanliggender 6.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt Indstilling Ingen. 6.2. 8. kreds Kredsvalg 2016 - Vivian Engelbredt. Indstilling Ingen. Side 6 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
6.3. Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde hos SØBO den 2. december 2015 - se bilag. Næste møde hos B42 den 16. marts 2016. Indstilling Ingen. 6.4. Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt. Indstilling Ingen. 6.5. Syd Energi Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Indstilling Ingen. 6.6. Sønderborg Forsyning Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Indsamling af farligt affald - Nuværende forsøgsordning i afdeling 22 evalueres - se bilag fra Poul. Side 7 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
Indstilling Ingen. 7. Bestyrelsesanliggender 7.1. Evaluering af målsætninger Organisationsbestyrelsens virke Image Forretningsførelse Forsikringer Se bilag Indkøbspolitik Se bilag Arbejdsmiljøpolitik Se bilag Håndværkere Se bilag Teknisk rådgivning Se bilag Forsyningsvirksomhed Indstilling Side 8 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
7.2. Handlingsplan Handlingsplan for 2015-2016: * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne * Gennemgang af regler Indstilling Ingen. 7.3. Midler til tomgangsboliger Ordningen evalueres når beløbssummen på kr. 300.000 er brugt. Status? Indstilling 7.4. Bestyrelsesevaluering Afholdes den 20. februar 2016, kl. 10.00 på Bygtoften. Indstilling Til efterretning. Side 9 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
7.5. Tema-møder - HB Forslag til datoer i 2016: 18. januar 2016 - AFLYST!!! 13. september 2016. Indstilling Til godkendelse. 7.6. Afdelingsmøder 2016 Udkast til foreløbig dagsorden - se bilag. Indstilling Til efterretning 7.7. Evaluering af ekstraordinært repræsentantskabsmøde Afholdt på Ulkebøl Forsamlingshus, torsdag den 3. december 2015, kl. 19.00. Sønderborg Forsyning, direktør Lars Blædel Riemann samt Projekt Zero, projektleder Louise Johnsen var inviteret til at komme med indlæg. Indstilling Til drøftelse. Side 10 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
7.8. Hvor ser vi os selv i fremtiden Med fokus på administrationen. Indstilling Til drøftelse. 7.9. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollat af 20. november 2015 - se bilag. Indstilling Til godkendelse og underskrift. 8. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Indstilling Side 11 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
9. Love og cirkulærer 9.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 5215 Alment Talent Akademi 5315 Forslag til udbudslov genfremsat 5415 Husk CVR-nummer og navn eller logo på gulpladebiler 5515 Løsning på solcellesagen 5615 Persondataforordningen 5715 - Startboliger - Indkaldelse af ansøgninger til puljen for 2015 5815 - Tid til rekruttering af HK-elever 5915 - Fratrædelse grundet alder - Afgørelse f ra ligebehandlingsnævnet 6015 - Afholdelse af ferie i opsigelsesperioden 6115 - Udsættelser og politiarbejde 6215 - Sort arbejde 6315 - Ny HK-elevfond 6415 - Udbudsloven er vedtaget 6515 - Medlemskontingent 2016 6615 - Opdaterede satser for maksimumbeløb, energitillæg til maksimumbeløb og ungdomsboligbidrag 6715 - Inspirationsmateriale om udlejningsforhold mellem den stedlige kommune og de almene boligorganisationer 6815 - Temamøde om kontorelever i almene boligorganisationer 6915 - Barselsudligning Koop-Barsel 7015 -Virtuel nettoafregning af solcelleanlæg i den almene sektor 7115 - Udbudslovens ikrafttræden Indstilling Side 12 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
9.2. Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 692 Ny webbaseret ledighedsstatistik i den almene boligsektor. 693 Udlejningssituationen i den almene boligsektor 2005-2015. 694 - Ledige boliger pr. 1. oktober 2015 695 - Ledige boliger pr. 1. november 2015 696 - Husleje- og udgiftsstatistik 2015 697 - Udgifter til varme, vand og el i den almene boligsektor 2015 698 - Ledige boliger og udlejningssituationen 699 - Beboere i den almene boligsektor 2015 2016 700 - Webindberetning af reguleringskontoopgørelse for boligsocial indsats 2011-2014 og 2015-2018 Indstilling 9.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 3. november 2015. Indstilling Side 13 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
10. Orientering fra nedsatte udvalg 10.1. Bladudvalg BeboerNyt - Medlem af redaktionsudvalget er Lone Lønholm. Indstilling Ingen. 10.2. Kursusudvalg Indstilling 10.3. Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. Ny ansøgning udarbejdet. SAB indgår med kr. 975.000,00 over 4 år. Indstilling 10.4. DOA Generel orientering. Side 14 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
Indstilling 10.5. SAB's Antenneforening Forslag til repræsentantskabsmødet om, at man ikke behøver at aftage grundpakken. Indstilling 11. Beboeranliggender Indstilling 12. Personaleforhold LUKKET PUNKT 12.1. Administration Side 15 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
Indstilling 12.2. Teknisk afdeling Indstilling 12.3. Ejendomsfunktionærer Indstilling 12.4. SU-administration Der har været afholdt SU-møde den 18. november 2015 - se referat. Næste møde afholdes den 9. februar 2016. Indstilling Side 16 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
12.5. Sikkerhedsudvalg Indstilling 12.6. HSU Der har været afholdt HSU-møde den 24. september 2015 - se bilag. Indstilling 13. Håndværkergården 13.1. Administration LUKKET PUNKT Indstilling Side 17 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
13.2. Forretningsudvalget Der har været afholdt forretningsudvalgsmøde den 15. december 2015. Møderække i 2016: Mandag den 21. marts 2016, kl. 16.30 Mandag den 20. juni 2016, kl. 16.30 Mandag, den 19. september 2016, kl. 16.30 Torsdag, den 15. december 2016, kl. 16.30 Indstilling 14. Afdelingsanliggender Vandskader i 14 lejligheder i afdeling 71, Vollerup (Tøtmosevej). Skaderne er anerkendt som dækningsberettigede af forsikringen. Der indledes dialog med kommunen om permanent løsning, så gentagelser kan undgås. Indstilling Til orientering. 15. Eventuelt Side 18 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
16. Næste møde 2016: Tirsdag den 8. marts 2016, OBS kl. 14.00!! Mandag den 9. maj 2016 - Revisor Tirsdag den 7. juni 2016 - Konstituerende møde Ordinært Repræsentantskabsmøde 2016: tirsdag, den 17. maj 2016, kl. 19.00 - Ulkebøl Forsamlingshus (igen) 2-dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2016: Fredag, den 14. - lørdag, den 15. oktober 2016 i Fredericia. Besigtigelsestur 2016: Fredag den 17. juni 2016. Fælleskurser i SALUS: Budget Torsdag, den 3. marts 2016, kl. 19.00 på Folkehjem, Aabenraa. Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år - Næste gang 2017. Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Torsdag den 6. oktober 2016, kl. 19.00 på Folkehjem, Aabenraa. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg, kl. 16.00 Side 19 af 19 Sønderborg Andelsboligforening
Bilag 2 1 Udlejning efter 12½%-reglen Lejemål Omfattet af Udlejet efter reglen: 2012 2013 2014 2015 2012 i % 2013 i % 2014 i % 2015 i % Kommunal anvisning 37 34 34 36 5 14 0 0 0 0 0 0 Fra december 2012 er SAB.s nye erhvervsordning påbegyndt. 2012 2013 2014 2015 Udlejet efter nye ordning 0 0 0 0
Bilag 2.2. Udlejning pr. måned 2012 2013 2014 2015 jan 67 35 39 36 feb 40 33 37 38 mar 41 31 34 35 apr 36 36 36 40 maj 34 34 32 44 juni 31 36 45 40 juli 53 38 34 40 aug 54 55 41 47 sep 56 40 50 51 okt 37 36 45 42 nov 34 39 46 47 dec 48 34 40 53 i alt 531 447 479 513 80 70 60 50 40 30 20 10 0 jan feb mar apr maj juni juli aug sep okt nov dec 2012 2013 2014 2015 f:\sab\udl.afd\1 05-01-2016
Bilag 2. 3. 05-01-2016 Side 1 Oversigt over regulær tomgang 2015 Afd. Lejemål Type M2 Boligafg. tab Tomgang fra: Genudlejning 3 106 2 vær. 51,0 1.343,50 01.02.2015 15.02.2015 3 111 4 vær. 82,0 6.259,50 01.05.2015 15.06.2015 3 116 3 vær. 73,0 1.880,00 01.09.2015 15.09.2015 9.483,00 7 381 3 vær. 81,0 4.006,00 01.07.2015 01.08.2015 9 448 3 vær. 89,0 4.445,00 01.01.2015 01.02.2015 9 452 3 vær. 89,0 2.282,50 01.01.2015 15.01.2015 9 441 3 vær. 86,0 16.860,00 01.01.2015 01.05.2015 9 402 3 vær. 89,0 20.443,50 01.01.2015 15.05.2015 44.031,00 13 722 3 vær. 80,0 1.973,50 01.03.2015 15.03.2015 15 781 3 vær. 76,0 10.307,50 01.01.2015 15.03.2015 15 758 3 vær. 76,0 14.332,50 01.02.2015 15.05.2015 15 766 3 vær. 76,0 2.148,00 01.05.2015 15.05.2015 15 752 3 vær. 76,0 4.107,00 01.06.2015 01.07.2015 15 765 3 vær. 76,0 2.036,00 01.08.2015 15.08.2015 15 749 3 vær. 76,0 2.036,00 01.12.2015 15.12.2015 34.967,00 20 1310 3 vær. 77,0 6.423,00 01.02.2015 15.03.2015 20 1285 3 vær. 77,0 6.375,00 01.03.2015 15.04.2015 12.798,00 22 1773 3 vær. 85,0 2.018,00 01.07.2015 15.07.2015 21 906 3 vær. 78,0 4.597,00 01.05.2015 01.06.2015 24 2148 3 vær. 85,0 6.003,00 01.02.2015 15.03.2015 30 2372 3 vær. 91,0 2.378,50 01.03.2015 15.03.2015 30 2336 5 vær. 121,0 15.730,00 01.03.2015 15.05.2015 30 2360 5 vær. 121,0 6.292,00 01.06.2015 01.07.2015 30 2502 1 vær. 35,0 945,00 01.12.2015 15.12.2015 25.345,50 35 2863 3 vær. 92,0 28.116,00 01.01.2015 01.07.2015 35 2732 3 vær. 92,0 44.299,00 01.01.2015 15.09.2015 35 2709 3 vær. 92,0 53.625,00 01.01.2015 15.12.2015 35 2727 3 vær. 92,0 44.299,00 01.01.2015 15.09.2015 35 2763 3 vær. 92,0 55.956,00 01.01.2015 01.01.2016 35 2700 3 vær. 92,0 2.331,50 01.01.2015 15.01.2015 35 2746 3 vær. 92,0 44.956,00 01.01.2015 01.01.2016 35 2831 3 vær. 92,0 53.625,00 01.01.2015 15.12.2015 35 2721 3 vær. 92,0 30.129,50 01.01.2015 15.06.2015 35 2845 3 vær. 92,0 32.641,00 01.01.2015 01.08.2015
35 2862 3 vær. 92,0 6.994,50 01.01.2015 15.02.2015 35 2859 3 vær. 92,0 20.983,50 01.01.2015 15.05.2015 35 2854 3 vær. 92,0 13.989,00 01.01.2015 01.04.2015 35 2856 3 vær. 92,0 11.657,50 01.01.2015 15.03.2015 35 2823 3 vær. 92,0 55.956,00 01.01.2015 01.01.2016 35 2925 3 vær. 92,0 30.129,50 01.01.2015 15.06.2015 35 2766 3 vær. 92,0 27.990,00 01.01.2015 01.07.2015 35 2851 3 vær. 92,0 4.676,00 01.03.2015 01.04.2015 35 2805 3 vær. 92,0 28.310,00 01.03.2015 15.09.2015 35 2735 3 vær. 92,0 30.310,00 01.04.2015 01.10.2015 35 2700 3 vær. 92,0 13.989,00 01.05.2015 01.08.2015 35 2799 3 vær. 92,0 37.304,00 01.05.2015 01.01.2016 35 2866 3 vær. 92,0 6.921,00 01.06.2015 15.07.2015 35 2705 3 vær. 92,0 11.658,00 01.07.2015 15.09.2015 35 2712 3 vær. 92,0 11.725,00 01.07.2015 15.09.2015 35 2817 3 vær. 92,0 27.978,00 01.07.2015 01.01.2016 35 2868 3 vær. 92,0 9.326,00 01.07.2015 01.09.2015 35 2745 3 vær. 92,0 20.984,00 01.08.2015 15.12.2015 35 2826 3 vær. 92,0 18.652,00 01.08.2015 01.12.2015 35 2877 3 vær. 92,0 9.326,00 01.08.2015 01.10.2015 35 2906 3 vær. 92,0 9.326,00 01.09.2015 01.11.2015 798.163,00 43 5055 1 vær. 28,8 1.087,00 01.01.2015 15.01.2015 43 5065 1 vær. 28,8 4.348,00 01.01.2015 01.03.2015 43 5121 2 vær. 51,0 3.111,00 01.07.2015 01.08.2015 43 5125 1 vær. 26,0 2.194,00 01.08.2015 01.09.2015 10.740,00 53 5304 3 vær. 99,0 18.147,00 01.04.2015 01.07.2015 71 59 4 vær. 106,0 10.887,00 01.03.2015 15.04.2015 Årligt tab 983.159,00
Bilag 2. 4. Sønderborg Andelsboligforening Restanceliste Måned Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Afdeling 1 4.124,00 4.126,00 4.078,00 4.078,00 0,00 0,00 3.803,00 0,00 3.803,00 4.078,00 0,00 3.803,00 2 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 9.384,24 756,24 5.057,00 1.746,00-342,40-4.062,86 4.360,14 8.559,14 9.613,14 6.949,00 13.359,08 11.040,04 4 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 5 7.771,20 1.345,00 301,00 0,00 0,00-4.752,00 0,00 0,00 0,00 0,00-4.031,00-6.041,00 6 2.412,00 4.383,00-1.637,00-4,00 11.052,00 10.005,00 15.605,00 21.205,00-2.006,50-5.966,00 0,00 0,00 7-4.381,50 1.973,50-218,00 4.378,00-1.126,09-4.299,00-2.976,50-2.000,00-4.178,00 4,00 0,00 2.389,00 9-9.585,94 3.946,00-5.377,00-5.033,80-5.655,00 3.097,19 0,00 2.461,00-370,00 0,00 586,58 3.838,87 10 2.758,00 5.516,00 0,00 5.006,00-48,00 0,00 0,00 2.440,00 6.302,00 10.164,00 14.026,00 0,00 11-4.947,00 0,00 0,00 6.528,00 0,00-4,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 12-0,50 2.131,50 5.562,50 12.992,00-1.232,00-4.931,00-4.931,00-4.931,00 0,00 0,00 0,00 0,00 13 578,48 3.949,38-5.252,32-4.627,32-855,69 2.185,94-4.484,32 2.584,07 5.100,71-16,33-1.916,28-9.926,43 14 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 15 7.399,30 1.267,58-813,13-7.290,99-2.383,39-4.783,80-13.492,81-4.659,05 544,22-1.219,34 7.310,01 8.807,92 16 0,00 0,00 5.207,64 103,20 869,81 8.194,00 5.767,10 47,10 0,00 0,00-15,90 0,00 17 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 18 14.392,00 22.454,00 26.365,00 28.750,00 31.689,09 19.369,71 15.350,08 1.068,68 6.195,68 5.207,68 7.252,68 3.746,68 20 14.384,10 29.942,40 30.416,35 49.506,65 21.050,46 11.945,15 10.012,10 6.799,05 10.031,20 7.304,95 7.861,35 5.233,05 21 0,00 2.955,00-1.154,40-3.852,40-1.506,13 9.756,70-6.083,00 0,00-346,00-398,20-489,00 2.451,19 22 19.089,25 27.477,25 11.237,39 16.751,34 2.278,75 22.318,09 22.817,95 30.217,21 19.784,45 13.589,14 28.215,14 31.627,23 24 25.896,78 32.024,18 10.755,47 80.951,48 65.196,92 43.645,08 23.084,84 20.152,00 17.786,00 14.318,00 16.015,00 17.780,00 26 18.410,00 0,00 0,00 18.410,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 27 13.940,00 11.458,50 3.507,18 0,00 3.863,72 16.403,31 14.241,50 289,50 8.456,50 6.751,00 14.076,50 22.361,00 29 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00-5.593,00 0,00 30 27.224,00 38.079,00 8.536,64 27.809,92 3.452,08 5.590,96 8.873,16 20.136,52 45.625,88 30.785,00 23.948,00 29.132,50 33-32,00 0,00 6.557,60 11.455,00 0,00 450,44 0,00 0,00-8.512,00-68.044,00-30.967,00 6.418,00 35 32.703,74 57.844,75 95.828,67 103.504,71 78.285,36 75.969,52 51.049,94 34.839,03 7.353,02 11.275,56 26.778,56 24.558,49 36 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 5.382,00 1.157,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 37 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3.807,50 11.098,50 3.263,50 0,00 0,00 0,00 38 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4.119,00 4.421,00 4.448,00 3.190,00 7.309,00 39 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 40 0,00-2.723,00 8.689,00-5.286,00-6.381,00 2.887,00 3.162,00 3.236,00-0,42 0,00 0,00 0,00 41 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3.107,00 43 3.342,00 12.691,00 15.462,00 23.253,00 20.350,00 19.486,50 31.282,00 21.321,50 13.035,50 5.159,00 11.345,50 14.246,00 44 6.129,00 1.996,00 6.943,00 0,00 2.456,82 22.247,82 1.715,00 8.540,00 6.385,50-8.637,00 4.046,00 14.296,50 45 6.830,00-6.526,00-48,26-0,76-26,00-0,76-0,26-0,76 0,00 0,00 6.554,50 693,00 46 0,00 0,00-48,00 0,00 48,00 0,00-5.571,00-5.278,00-144,00 0,00 0,00 0,00 47 0,00 0,00 0,00-6.183,00 0,00 6.183,00 0,00 6.183,00 454,50-5.541,50-8.298,00 0,00 50 8.372,75 19.110,75 23.112,75 6.275,25 8.642,47 14.798,03 16.736,78 21.739,78-2.468,75 3.132,75 6.616,50 7.358,00 52 4.921,00 5.308,00 5.304,00-1.450,00-2.000,00 0,00 0,00-4.652,00 0,00 0,00 0,00 0,00 53 4.591,00 0,00 0,00 0,00 0,00-1,00 3.808,00 2.050,50 0,00 0,00 6.746,00-79,00 61 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 62 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 63 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 64 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 65 2.043,00 275,00 227,00 179,00 131,00 83,00 35,00 296,00 557,00-2.043,00-2.043,00-2.043,00 71 7.815,00 7.815,00 7.815,00 12.205,00 4.304,50 2.198,75-9.567,00-7.023,00-5.937,00-9.398,00-2.000,00 0,00 73-8.062,10 8.341,00 8.124,10 11.948,20 8.041,25 0,00-0,90 0,10-0,90 0,00-3.737,00 287,10 Restance i alt 217.501,80 297.917,03 274.539,18 392.102,48 240.156,53 279.362,77 189.561,30 200.838,87 144.749,23 21.902,71 138.837,22 202.394,14 400.000,00 350.000,00 300.000,00 250.000,00 200.000,00 150.000,00 100.000,00 50.000,00 - Januar Marts Maj Juli September November
Bilag 2. 5 Huslejerestanceprocent 2015 SAB Restance % 2014 2015 Jan 0,02 0,06 Feb 0,05 0,04 Mar 0,03 0,04 Apr 0,03 0,03 Maj 0,02 0,05 Jun 0,12 0,05 Jul 0,08 0,00 Aug 0,00 0,00 Sep 0,02 0,00 Okt 0,04 0,11 Nov 0,03 0,02 Dec 0,03 0,05 Vægtet 0,04 0,04 0,14 0,12 0,10 0,08 0,06 2014 2015 0,04 0,02 0,00 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Bilag 2. 6 Totalt anvist husleje SAB 2014 2015 Jan 15.905.544 15.836.637,02 Feb 15.847.471 16.385.481,60 Mar 15.808.266 16.321.668,17 Apr 15.817.047 16.274.075,54 Maj 15.956.636 16.271.458,14 Jun 15.852.467 16.285.963,51 Jul 15.872.663 16.318.658,12 Aug 15.772.093 16.303.033,93 Sep 15.886.536 16.308.007,09 Okt 15.877.200 16.373.260,30 Nov 15.697.212 16.438.986,11 Dec 16.405.717 16.509.065,63 Vægtet 15.891.571 16.302.191 16.600.000 16.400.000 16.200.000 16.000.000 15.800.000 2014 2015 15.600.000 15.400.000 15.200.000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Bilag 2. 7 Oversigt over påkravsskrivelser og ophævelser SAB Påkravsskrivelser 2015 Fordeling af ophævelse Rykker Ophævelse Betalt Frafl. frivilligt I fogedretten Januar 32 2 2 0 0 Februar 36 9 7 2 0 Marts 26 6 4 0 2 April 33 4 3 1 Maj 30 2 1 1 Juni 33 5 3 1 1 Juli 32 0 August 35 4 4 September 37 1 1 Oktober 32 November 33 1 1 December 29 3 388 37 24 4 6 Rykker/ophævelser 2014 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Januar Marts Maj Juli September November Rykker Ophævelse Betalt Frafl. frivilligt I fogedretten
Bilag 2. 8 Sønderborg Andelsboligforening - Bygtoften 2-6400 Sønderborg Tlf. nr. 73 12 34 34 05-01-2016 Side 1 Oversigt over udsættelser 2015 Effektueret udsæt. dato Afd. Type Indflytning Restance mdr Foged 13.02.2015 20 3 vær. 15.12.2012 November 2014 Foged 15.02.2015 35 2 enk. 01.05.2014 December 2014 Foged 09.03.2015 43 1 vær. 15.03.2014 Februar 2015 ej foged 10.03.2015 24 4 vær. 15.02.2013 Februar 2015 ej foged 23.04.2015 18 1 vær. 15.03.2012 Marts 2015 ej foged 01.06.2015 43 1 vær. 01.08.2012 April 2015 Foged 04.06.2015 6 3 vær. 15.11.1995 Maj 2015 ej foged 23.06.2015 35 2 enk. 15.01.2014 April 2015 Foged 06.07.2015 43 1 vær. 15.09.2015 Juni 2015 ej foged 06.07.2015 50 3vær. 01.06.2014 Maj 2015 Foged 06.08.2015 43 2 vær. 15.05.2015 Juli 2015 ej foged 07.08.2015 22 3 vær. 01.08.2014 Juni 2015 ej foged 09.11.2015 35 3 vær. 15.07.2015 Oktober 2015 ej foged 09.11.2015 50 3 vær. 01.08.2008 Oktober 2015 ej foged 04.12.2015 3 3 vær. 15.09.2015 Oktober 2015 Foged 31.12.2015 35 4 vær. 15.09.2007 husspektakel ej foged
05-01-2016 Bilag 2. 9 SAB venteliste Bolighavende Afd. 1-rum 2-rum 3-rum 4-rum 5-rum 6-rum I alt Opn.numre 1 12 46 48 19 125 74 2 22 22 22 3 3 3 1 1 8 5 4 20 20 20 5 1 1 2 2 6 2 2 2 7 1 1 1 9 2 1 3 2 10 37 22 20 79 55 11 20 24 44 42 12 38 38 38 13 5 1 3 9 9 14 28 28 28 15 2 2 1 5 4 16 3 2 2 7 6 18 3 4 2 9 8 20 4 1 1 2 8 7 21 4 2 6 5 22 7 10 9 26 23 24 5 4 3 12 11 27 1 3 4 3 30 4 2 5 1 12 10 33 11 13 11 35 29 35 5 2 7 7 36 43 28 71 45 37 3 25 22 50 39 38 3 25 22 50 39 39 8 15 11 34 32 40 2 4 6 4 41 1 6 10 17 15 43 0 0 45 4 6 10 10 46 7 4 14 25 23 47 6 4 14 24 22 50 6 6 2 14 13 52 4 8 12 10 53 3 2 5 5 61 12 16 16 44 23 62 36 36 36 63 24 24 24 64 11 11 11 65 17 17 17 71 1 4 5 10 6 73 6 8 14 9 0 139 372 386 49 40 986 796
SAB venteliste Ikke-bolighavende Afd. 1-rum 2-rum 3-rum 4-rum 5-rum 6-rum I alt Opn.numre 1 13 46 158 144 47 408 238 2 56 56 56 3 15 23 24 22 3 87 64 4 61 61 61 5 11 12 10 33 31 6 12 12 12 7 11 15 19 45 35 9 20 16 13 49 42 10 90 59 43 192 148 11 29 69 98 97 12 109 109 109 13 30 16 17 63 57 14 56 56 56 15 23 16 11 50 43 16 3 2 2 7 6 18 9 20 21 8 7 65 46 20 6 9 5 8 6 34 26 21 12 11 15 38 32 22 11 25 12 22 70 61 24 11 26 6 9 52 46 27 11 7 18 36 31 30 10 21 8 6 1 46 36 33 20 34 30 84 70 35 8 21 5 2 36 29 36 126 77 203 136 37 26 43 47 116 93 38 20 37 53 110 90 39 23 54 44 121 104 40 7 14 21 20 41 18 27 25 70 60 43 17 10 27 21 45 14 7 29 50 46 46 26 24 40 90 81 47 17 29 47 93 80 50 7 21 22 50 41 52 10 23 33 32 53 11 20 8 39 33 61 27 35 58 120 72 62 95 95 95 63 60 60 60 64 29 29 29 65 50 50 50 71 2 6 16 24 21 73 30 37 22 89 65 123 552 1.147 1.213 192 50 3.277 2.661 05-01-2016
Bilag 2. 10 Statistik over opsigelser i SAB 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Januar 31 43 28 28 48 33 Februar 53 59 30 37 44 42 Marts 34 50 51 46 38 45 April 50 48 46 55 62 43 Maj 74 45 50 47 32 32 Juni 57 52 48 34 44 44 Juli 46 47 37 46 59 48 August 45 55 36 53 34 35 September 60 39 42 34 48 35 Oktober 44 43 42 42 40 39 November 47 41 35 37 27 51 December 41 42 21 34 40 35 i alt 582 564 466 493 516 482
Bilag 2. 11 Oversigt Intrum Justitia -SAB 02.01.15 02.02.15 02.03.15 01.04.15 04.05.15 01.06.15 01.07.15 06.08.15 01.09.15 01.10.15 01.11.15 01.12.15 SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB Internationale inkasso sager kr. kr. 102.748 kr. 102.748 kr. 102.748 kr. 102.748 kr. 102.748 kr. 102.748 kr. 93.960 kr. 93.960 kr. 104.922 kr. 104.922 kr. 104.922 kr. 104.922 Internationale inkasso sager - antal 6 6 6 6 6 6 5 5 6 6 6 6 Overvågningssager - kr. kr. 3.028.555 kr. 2.997.659,31 kr. 3.108.039 kr. 3.085.404 kr. 3.148.614 kr. 3.150.213 kr. 3.132.201 kr. 3.132.700 kr. 3.149.610 kr. 3.200.541 kr. 3.219.543 kr. 3.252.422 Overvågningssager - antal 211 209 213 214 217 218 218 220 223 222 223 225 Inkassosager - kr. kr. 1.468.796 kr. 1.415.818 kr. 1.415.818 kr. 1.287.421 kr. 1.311.982 kr. 1.334.689 kr. 1.462.824 kr. 1.620.821 kr. 1.686.914 kr. 1.594.917 kr. 1.589.591 kr. 1.612.860 Inkassosager - antal 87 84 84 72 76 78 85 90 90 85 84 84 Sager ialt - kr. kr. 4.600.099 kr. 4.516.225 kr. 4.626.605 kr. 4.475.573 kr. 4.563.344 kr. 4.587.650 kr. 4.688.985 kr. 4.847.481 kr. 4.941.446 kr. 4.900.381 kr. 4.914.056 kr. 4.970.205 Sager ialt - antal 304 299 303 292 299 302 308 315 319 313 313 315 Indgået i mdr. - kr. kr. 14.395 14.906 14.398 10.923 14.403 11.571 18.898 9.672 10.327 16.096 13.219 13.203 indgået akkumuleret - kr. kr. 420.609 kr. 435.515 kr. 449.913 kr. 460.837 kr. 475.240 kr. 486.811 kr. 505.708 kr. 515.380 kr. 525.707 kr. 541.803 kr. 555.022 kr. 568.225 Antal lejemålsenheder Opgjort pr. lejemålsenhed 02.01.15 02.02.15 02.03.15 01.04.15 04.05.15 01.06.15 01.07.15 06.08.15 01.09.15 01.10.15 01.11.15 01.12.15 SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB SAB Internationale inkasso sager kr. kr. 29,37 kr. 29,37 kr. 29,37 kr. 29,37 kr. 29,37 kr. 29,37 kr. 26,85 kr. 26,85 kr. 29,99 kr. 29,99 kr. 29,99 kr. 29,99 Internationale inkasso sager - antal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Overvågningssager - kr. kr. 865,55 kr. 856,72 kr. 888,27 kr. 881,80 kr. 899,86 kr. 900,32 kr. 895,17 kr. 895,31 kr. 900,15 kr. 914,70 kr. 920,13 kr. 929,53 Overvågningssager - antal 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 0,06 Inkassosager - kr. kr. 419,78 kr. 404,63 kr. 404,63 kr. 367,94 kr. 374,96 kr. 381,45 kr. 418,07 kr. 463,22 kr. 482,11 kr. 455,82 kr. 454,30 kr. 460,95 Inkassosager - antal 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,03 0,03 0,02 0,02 0,02 Sager ialt - kr. kr. 1.314,69 kr. 1.290,72 kr. 1.322,26 kr. 1.279,10 kr. 1.304,19 kr. 1.311,13 kr. 1.340,09 kr. 1.385,39 kr. 1.412,25 kr. 1.400,51 kr. 1.404,42 kr. 1.420,46 Sager ialt - antal 0,09 0,09 0,09 0,08 0,09 0,09 0,09 0,09 0,09 0,09 0,09 0,09 Indgået år til dato - kr. kr. 4,11 kr. 4,26 kr. 4,11 kr. 3,12 kr. 4,12 kr. 3,31 kr. 5,40 kr. 2,76 kr. 2,95 kr. 4,60 kr. 3,78 kr. 3,77 indgået akkumuleret - kr. kr. 120,21 kr. 124,47 kr. 128,58 kr. 131,71 kr. 135,82 kr. 139,13 kr. 144,53 kr. 147,29 kr. 150,24 kr. 154,85 kr. 158,62 kr. 162,40
Bilag 3. 0 OPGØRELSE OVER TRÆKNINGSRET I LANDSBYGGEFONDEN SAB 2013 2014 2015 2015 2015 % 2016 2017 2018 2019 realiseret tilsagn ansøgning skøn skøn skøn skøn skøn Samlede træk i Landsbyggefond Primosaldo 18.114.212 21.236.361 Årets tilgang 3.631.321 3.680.920 1,37% Årets afgang -681.452-2.866.628 Tilskrevne renter 172.279 0 0,00% Ultimosaldo 21.236.361 22.050.653 Saldo kontoudtog 30.09.2015 24.124.427 24.124.427 3.104.219 4.251.050 8.116.275 12.034.294 16.005.829 Afgang: Afslut. LBF.nr. Afd. 02 Pilevænget 2 Okt. 2014 R.14.158-354.420 Afd. 06 Granvænget 7 Mar.2015 R.15.019-411.000 Afd. 06 Rønnevænget 10/køkken -437.000 Afd. 06 Egevænget 10/køkken Apr. 2015 R.15.237-437.000 Afd. 10 Rugtoften 14 Apr.2015 R.14.319-185.000 Afd. 10 Rugtoften 15 Maj 2015 R.15.045-167.000 Afd. 10 Havretoften 18 Apr. 2015 R.14.314-274.000 Afd. 10 Havretoften 21 Okt. 2014 R.14.098-385.478 Afd. 10 Ørstedsgade 66 Aug. 2014 R.14.097-223.171 Afd. 10 Havretoften 20 Feb. 2015 R.14.217-164.000 Afd. 10 Havretoften 16 Feb. 2016 R.15.317-337.000 Afd. 11 Højtoften 5 Jun. 2015 R.15.043-293.000 Afd. 11 Højtoften 22 Maj 2015 R.15.044-278.000 Afd. 11 Østertoften 17 Feb. 2015 R.14.218-291.000 Afd. 12 Engtoften 18 Jul. 2014 R.14.096-278.639 Afd. 12 Engtoften 13 Juni 2015 R15.112-213.000 Afd. 12 Hasseltoften 12 Maj. 2015 R.14.318-197.000 Afd. 12 Hasseltoften 22 Feb. 2015 R.14.219-179.000 Afd. 12 Engtoften 30 Mar.2015 - -278.639 Afd. 30 Stenbjergparken 1-10 Mar.2016 R.14.275-5.000.000 Afd. 33 Jørgensgård 1-83 Aug. 2015 R.12.250-10.000.000 Afd. 33 Jørgensgård 1-86, udsk.varmvandsbeh. Dec.2016 R.15.024-850.000 Afd. 62 Sigtunagade 26 Dec. 2014 R.14.189-346.500 Afd. 64 Scharffenbergsgade 40 Maj. 2014 R.14.011-156.000 Ialt 0-21.020.208-715.639 4.251.050 8.116.275 12.034.294 16.005.829 Reserveret: Afd. 35:Døre,vinduer,porttelefoner (mar 2012) -1.456.226 (afd. 35 ansøgning støttet sag under udarbejdelse) Tilgang: Indbetalinger 2015, manglende 2.+3.kvartal 1.862.470 3.865.225 3.918.019 3.971.535 4.025.781 Saldo ultimo 24.124.427 3.104.219 4.251.050 8.116.275 12.034.294 16.005.829 20.031.610 G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto
Bilag 6. 3
Bilag 6. 6 Evaluering af affaldsordning i SAB s store afdelinger (etagebyggeri) Der er nu gået godt 2 år siden vi i Sønderborg Kommune har startet på affaldssortering, herunder også vore store etageejendomme. Der blev holdt et orienterende møde hos Sonfor hvor ledende Gårdmænd og Inspektører var med. På trods af advarsler fra Boligforeningerne valgte Sonfor at starte op i samtlige etageboliger på en gang i kommunen. Dette gav store udfordringer, både for Sonfor, Renovationsmedarbejdere og ikke mindst vore gårdmænd, som stadig kæmper med at få vore beboere til at sortere deres affald. Vi oplever affald som står nedenfor containere, køkkenaffald i papcontainere, kæmpe papkasser som forsøges smidt i en containeren uden at folde den, storskrald (møbler, fjernsyn m.m.) som så står foran containere. Efter en weekend er det særlig slemt, hvor beboere lader deres affald af forskelig art stå foran containere, så fugle, rotter m.m. har fri adgang til det. Der er afprøvet, og forsøgt, en del løsninger (de fleste af gårdmændene) med meget lidt held. Gårdmændene har direkte telefonnr. til medarbejder på Sonfor, som skal, og i nogle tilfælde, også hjælper dem, (medarbejderen er meget svær at få fat i) med evt. andre indkast i containere, andre skilte o.s.v. lige meget hjælper det. Gårdmændene bruger utrolige resurser på affald i vore store afdelinger, og føler sig meget alene med opgaven. Gårdmændene føler at Sonfor nærmest har accepteret at det nok ikke bliver anderledes. Der er blevet gjort en del tiltag, både af gårdmænd og fra Sonfors side, men det er endnu ikke lykkedes at finde en måde, der gør at vore beboere får sorteret affaldet på den rigtige måde, og ikke mindst få nedbragt den tid vore gårdmænd bruger på affald. I afdelingerne 22,24,30 og 35 bliver der pt brugt 3-4 timer dagligt på affald. Vi er nu meget spændte på når vi fra sidst på året også skal til at håndtere det farlige affald, her skal Sonfor dog roses for at have taget vore gårdmænd og beboere med på råd, idet man har prøvekørt forskellige modeller rundt i boligforeningerne i kommunen og herefter evalueret, og fundet frem til den løsning, som også er vedtaget på byrådsmødet d. 30 september 2015. Man regner med opstart april 2016, når skabe er ophængt og kasser uddelt til vore beboerne. Insp. Poul Christensen
Afrapportering for målsætning SAB År: 2015 Målsætningspunkt: 1.2.3.2 Målsætningsnavn: Forsikringer Bilag 7. 1. 4 Samlet bygningsareal Årlig bygningspræmie (netto) Boligselskab: m2 kr./år kr./m2 kr. 2012 2013 2014 2015 kr./skade Sønderborg Andelsboligfor. 260.027 2.826.829 10,87 6.173.589 27 210 81 218 15.000 Kolstrup Boligforening 143.997 1.231.163 8,55 493.857 8 96 26 40 10.236 Aabenraa Andelsboligfore. 159.099 828.013 5,20 657.654 35 330 131 79 10.236 Tønder Andelsboligforening 86.452 543.047 6,28 658.122 36 252 54 121 10.236 Toftlund Andelsboligfore. 20.783 211.639 10,18 22.975 10 322 20 11 0 Skærbæk Boligforening 29.687 274.671 9,25 160.703 2 76 13 59 1.500 I Sønderborg Andelsboligforening er der hensat kr. 5.000.000 vedr. skade d. 26/12-15 i afd. 71. Præmie Årets udbetaling incl. reserver Skadesprocent incl. reserver Selvrisiko grænse Bjarne Baun Madsen teknisk chef Revideret d. 4. januar 2016
Afrapportering for målsætning Sønderborg Andelsboligforening Bilag 7. 1. 5 År: 2015 Målsætningspunkt: 1.2.3.3 Målsætningsnavn: Indkøbspolitik Der er ikke i 2015 afholdt rammeaftale-licitation på hårde hvidevarer. Vores nuværende leverandør, Bolind Handel, vandt licitationen. Efter afvikling af de ordinære afdelingsmøder tilsikres at samtlige nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer udskriver en habilitets-erklæring Udarbejdet d. 05. januar 2016 Bjarne Baun Madsen teknisk chef M:\G-Drev\0103. SAB\03. Bestyrelsen\05. Målsætninger\2015//Afrapportering indkøbspolitik
Afrapportering for målsætning Sønderborg Andelsboligforening År: 2015 Målsætningspunkt: 1.2.3.4 Målsætningsnavn: Arbejdsmiljøpolitik Bilag 7. 1. 6 Byggeopgave: Afd. / Adresse Opgave: kr. incl. moms Afd. 1, 2, 6, 10, 11 og 12 Totalmoderniseringer HVG og Alstømrerne 4.900.000 0 Afd. 9, Alsbo Landsbyggefondsrenov. Ikke tildelt? 0 Afd. 33, Jørgensgaard Byggeskaderenovering Bo Michielsen tot.entr. 103.000.000 0 Entreprenør / Ejendomsfunkt. Samlet økonomi for opgaven Antal arbejdsskader Skader ved byggeopgaver i alt: 0 Ejendomsfunktionærer: Afd. 24 Drift Gero Ewers 1 Afd. 24 Drift Klaus Heinrich 1 Skader ejendomsfunktionærer i alt.: 2 Udarbejdet d. 21. oktober 2010 af: Revideret d. 5. januar 2016 Bjarne Baun Madsen teknisk chef M:\G-Drev\0103. SAB\03. Bestyrelsen\05. Målsætninger\2016\16.01.05 Afrapportering arbejdsmiljøpolitik 2015
År: 2015 Målsætningspunkt: Målsætningsnavn: Samarbejde med Håndværkergården om udførelse af VP-arbejder Bilag 7. 1. 7 Det blev i 2015 besluttet at genoptage Partneringgruppen, bestående af formændene og driftchefen fra Håndværkergården samt teknisk chef og inspektørerne i Teknisk Afdeling på Bygtoften 2. Temaet for mødet i 2015, vil blive aftalt mellem teknisk chef og den nye driftschef. Der udarbejdes i slutningen af året en oversigt over samtlige kommende års VP-arbejder, og listen tilsendes Håndværkergården. Dette skal medvirke til at Håndværkergårdens kapacitet udnyttes optimalt, og at de dermed bliver mere konkurrencedygtige. Det er fortsat målet at de årlige VP-arbejder tildeles Håndværkergården i størst mulig omfang. Udarbejdet d. 2. februar 2015 af: Bjarne Baun Madsen teknisk chef M:\G-Drev\0103. SAB\03. Bestyrelsen\05. Målsætninger\2016//Afrapportering Samarbejde med Håndværkergården om udførelse af VP-arbejder
Bilag 7. 1. 8 Afrapportering for målsætning Sønderborg Andelsboligforening År: 2015 Målsætningspunkt: Målsætningsnavn: Aktive rådgivningsaftaler Sønderborg Andelsboligforening 2015 Afd.: Opgave: Opgavebeløb Kr.: Rådgiver: Rådgiveraftale Kr.: 9 Tilgængelighedsprojekt, Bygherrerådg. total p.t 28.000.000,- Creo Arkitekter, Tønder p.t. 230.000,- 33 Byggeskadereonvering, Bygherrerådgivning, 143.600.000,- COWI; Aabenraa som SKIaftale 1.394.000,- ingeniør 75 Multihus, Ulkebøl, Bygherrerådg., Ingeniør 14.000.000,- Gromtmji/Carl Bro, Sønderborg p.t. 313.000,- 75 Multihus, Ulkebøl, Bygherrerådg., Arkitekt 14.000.000,- Creo Arkitekter, Tønder p.t. 132.000,- 75 Multihus, Ulkebøl, Ideoplæg., Arkitekt 14.000.000,- Larsen Arkitects, København 100.000,- div. Udbud af totalmoderniseringer rækkehuse 2.600.000,- Gert Fælling 120.000,- SALUS Boligadministration, Teknisk Afdeling Bjarne Baun Madsen teknisk chef Revideret, d. : 5. januar 2016 M:\G-Drev\0103. SAB\03. Bestyrelsen\05. Målsætninger\2016\16.01.05 Oversigt rådgivere 2015.doc
Bilag 7. 6 Indkaldelse til afdelingsmøder i Sønderborg Andelsboligforening Foreløbig dagsorden 1. Valg af dirigent. 2. Afdelingsbestyrelsen a. Afdelingsbestyrelsens beretning 3. Forelæggelse af regnskab for år 2015 4. Redegørelse for påtænkte vedligeholdelsesarbejder. 5. Godkendelse af budget 2017. 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag. 7. Eventuel valg af afdelingsbestyrelsesformand 8. Valg til afdelingsbestyrelsen. 9. Valg af suppleanter. 10. Valg af repræsentanter til SAB s repræsentantskab/fælles antenneforening. 11. Valg af suppleanter til SAB s repræsentantskab. 12. Orientering fra hovedbestyrelsen 13. Eventuelt Endelig dagsorden, forslag, regnskab og budget vil blive fremsendt ca. 8 dage før mødet. Yderligere forslag, der ønskes behandlet på afdelingsmødet, skal være fremsendt til kontoret - senest den dato der er anført i listen på side?? og?? - med morgenposten.
Bilag 7. 9
Bilag 12. 4 Referat SU- administration Onsdag den 18. november 2015, kl. 14.00 Bygtoften 2, 6400 Sønderborg Flyttet til Egevej 9, 6200 Aabenraa
Indholdsfortegnelse: 1 Godkendelse af referat fra den 30. september... 3 2 Orientering fra ledelsen... 3 3 Orientering fra lokalkontorerne... 4 4 Vidensdeling - strategi... 4 5 Videoløsninger på lokalkontorerne... 4 6 Evaluering af medarbejderdag 2015... 5 7 Medarbejderundersøgelse 2015... 5 8 Mødedatoer 2016/2017... 5 9 Eventuel... 5 Medlemmer: Tilstede: Jimmy, Lars, Bjarne, Jessa, Vagn, Susanne J, Anja og Jacob. Jimmy, Lars, Bjarne, Jessa, Vagn, Anja og Jacob. Afbud: Susanne J. (kursus) Referent: Gitte Postma Side 2 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2015\20151118\Referat.doc
1 Godkendelse af referat fra den 30. september Referatet godkendt. 2 Orientering fra ledelsen Jimmy Der skal foretages besparelser generelt. Den ledige viceværtsstilling i AAAB bliver ikke genbesat. SAB 18 ugentlige timer af Janes og Ullas timer dækkes af DOA. Der skal kigges på åbningstiderne i Toftlund. Oplæg til kun at have telefonåbningstider. Kontoret i Skærbæk er sat til salg. Humlehaven Finn er stoppet. Der er sagt JA til en praktikant i flex-ordning med 10 timer ugentligt. Der bliver en hul efter Irene der skal fyldes op. Tønder Der skal kigges på ejendomsfunktionærområdet. Lars E-Boks. Der kører kampagne p.t. Der indføres digital underskrift på lejekontrakter. Postskanning kører ikke optimalt. Lars Petersen stopper i løbet af sommeren 2016. Jacob Lønsedler kører fremover via E-boks. Printere Der er problemer med driverne. Der kommer en konsulent fra Share-IT og kigger på det. Tønder sender mail til JPW om de problemer der er. Al kontakt til KTP sendes med cc til JPW. Der arbejdes med Dokuware til arkivering af dokumenter. Bjarne Lars Bo er stadig sygemeldt. Afventer besked om behandling. Steffan Bonde hjælper 3½ dag om ugen. Varmefordelingsregnskaber. Der arbejdes med udbud på elevatorservice. Der arbejdes med udbud på hårde/hvidevarer. KB afdeling 15 - nedrivning. Ministeriet sylter bevidst på grund af situationen på flygtningeområdet. Kommunen er kontaktet. De vil ikke benytte bygningerne. Reduktion af boligsikring med op til 30% i løbet af 2017. Jimmy har sagt JA til, at Tønder Kommune kan bruge afdeling 1 til flygtningene. Side 3 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2015\20151118\Referat.doc
3 Orientering fra lokalkontorerne Vagn Manglende kommunikation i forbindelse med konvertering til Outlook. Jimmy - Eventuel kursus i hvordan man bruger Outlook. Jens Peter Ønske om et kursus i de nye programmer. Brug af Facebook? Kommentarer på facebook? Jimmy - Det er bestyrelserne der har besluttet, at vi skal bruge Facebook. Grove bemærkninger og kommentarer bliver fjernet af sekretariatet. Der etableres markering/stop ved skranken. Jimmy Det er måske ikke det allerbedste signal at sende men er OK. Anja Ros til personalet i forbindelse med Per s fars død. 4 Vidensdeling - strategi Orientering Intet nyt om intranet. 5 Videoløsninger på lokalkontorerne Drøftelse af mulighed for opsætning af videoer i forbindelse med indgangspartier på lokalkontorerne. Hvem går ind og hvem går ud Skabe tryghed. Tilbagemelding fra B-siden. Afvente tilbagemelding fra lokalkontorerne. Side 4 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2015\20151118\Referat.doc
6 Evaluering af medarbejderdag 2015 Der har været afholdt medarbejderdag fredag den 29. maj 2015 på Skyttegården i Aabenraa. Godt arrangement. 7 Medarbejderundersøgelse 2015 Der en den 22. oktober 2015 sendt en medarbejderundersøgelse rundt til alle SALUS medarbejdere se bilag Flot evaluering Men direktøren synes, at svarprocenten er usandsynlig lav. Det er jo netop ved sådanne undersøgelser man har mulighed for at tilkendegive sin mening. 8 Mødedatoer 2016/2017 Forslag til mødedatoer: Mandag den 23. maj 2016 Mandag den 23. august 2016 Tirsdag den 15. november 2016 Tirsdag den 7. februar 2017 Torvet 2, Tønder Egevej 9, Aabenraa Bygtoften 2, Sønderborg Humlehaven 4, Aabenraa Datoer godkendt. 9 Eventuel Intet under dette punkt. Side 5 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2015\20151118\Referat.doc
Mødedatoer i 2016/2017: Møderne starter kl. 14.00 Tirsdag den 9. februar 2016 Mandag den 23. maj 2016 Mandag den 23. august 2016 Tirsdag den 15. november 2016 Tirsdag den 7. februar 2017 Humlehaven 4, 6200 Aabenraa Torvet 2, Tønder Egevej 9, Aabenraa Bygtoften 2, Sønderborg Humlehaven 4, Aabenraa Side 6 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2015\20151118\Referat.doc
Bilag 12. 6 Referat HSU-møde Sønderborg Andelsboligforening Torsdag den 24. september 2015, kl. 16.00 Bygtoften 2, 6400 Sønderborg
Indholdsfortegnelse: 1.Godkendelse af referat fra den 12. marts 2015...3 2.Hvordan fungerer samarbejdet (Ejendomsfunktionærer og Håndværkergården og administrationen)...3 3.Orientering vedrørende lokalt samarbejde...3 4.Næste møde...3 5.Eventuelt...4 Indbudt: Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Morten Boe Sørensen, Lars Peter sen, Susanne Johannsen, Bjarne Baun Madsen, Brian L. Hansen, Johan nes Dahl og Robin Arpe Sørensen Afbud: Ingen Referent: Jimmy Povlsen Side 2 af 4 G:\0103. SAB\01. Foreningen og administrationen\03. Personale\12. HSU\2015\20150924\Referat.odt
1. Godkendelse af referat fra den 12. marts 2015 Godkendt 2. Hvordan fungerer samarbejdet (Ejendomsfunktionærer og Håndværkergården og administrationen) 2.1 Håndværkergården Samarbejdet mellem håndværkerne, ejendomsfunktionærer ne og administrationen fungerer fint. 2.2 Ejendomsfunktionærerne Enig med Håndværkergården 2.3 Administrationen Enig med Håndværkergården samt Ejendomsfunktionærerne. Taget til efterretning 3. Orientering vedrørende lokalt samarbejde MBS - HVG: Der indføres elektronisk time sagsstyring, hver enkelt medarbejder udstyres med en tablet. LP: - Nye hjemmesider er oppe at køre. - Al post inscannes - Lønsedler køre nu til E-post, beboere vil kunne tilmelde sig så de også fremover vil modtage post fra boligforeningen i deres E-post kasse. Taget til efterretning. 4. Næste møde Forslag til møder i 2016: Mandag den 7. marts 2016 Torsdag den 22. september 2016 På Bygtoften 2, Sønderborg, kl. 16.00 Godkendt. Side 3 af 4 G:\0103. SAB\01. Foreningen og administrationen\03. Personale\12. HSU\2015\20150924\Referat.odt
5. Eventuelt Intet under dette punkt. Side 4 af 4 G:\0103. SAB\01. Foreningen og administrationen\03. Personale\12. HSU\2015\20150924\Referat.odt
Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Teknisk afdeling Hovedtema: Køb af serviceydelser Emne: Status: Arbejdsmiljøpolitik Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: 05-08-2003 Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen At leve op til bekendtgørelse nr. 576 af 21. juni 2001, for således at undgå ulykker og sundhedsskader af enhver art i forbindelse med byggearbejder samt at arbejdsmiljøarbejdet blandt SAB egne ejendomsfunktionærer altid er i højsædet, så arbejdsulykker undgåes. Handlingsplan - hvordan gør vi? 1. 2. 3. 4. 5. At der til de projekterende udleveres en checkliste som skal danne grundlag til PSS (Plan for sikkerhed og sundhed) som skal udarbejdes til hver enkelt byggesag. At der ved en byggesags afslutning foretages en evaluering for opdatering af checklisten, idet denne skal være et levende værktøj som løbende skal opsummere processen. SAB sørger for at der løbende er en person som har ansvaret for, at der til de konkrete byggepladser udarbejdes en plan for sikkerhed og sundhed, og at planen bruges og håndhæves overfor de forskellige aktører. Den ansvarlige har endvidere pligt til at sørge for at evalueringen kommer til udtryk i den reviderede checkliste. At sørge for at der til hver byggesag tilknyttes en sikkerhedskoordinator. Arbejdsmiljøorganisationens medlemmer i SAB foretager en Side 1
årlig sikkerhedsrundgang, og sikrer derved at arbejdsmiljøtiltag overholdes og fremmes. Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Opgørelse over antal registret arbejdsskader i forbindelse med byggeopgaver samt hos SAB s egne ejendomsfunktionærer i forbindelse med den daglige drift. Senest redigeret: 21-10-2010 Side 2
Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Direktionen Hovedtema: Køb af serviceydelser Emne: Status: Forretningsførelse Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: 27-01-2011 Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Sønderborg Andelsboligforenings målsætning er, at sikre en optimal pris for boligforeningens forretningsførelse, set i forhold til kvalitet, serviceniveau, tilfredshedsmålinger, størrelse, referencer og habilitet. Det er en forudsætning, at boligforeningens forretningsførelse har et indgående kendskab til den almene boligsektor. Forretningsførelsen skal evalueres i forbindelse med fornyelse af administrationsaftalen. Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Administrationsaftale med SALUS Boligadministration A.m.b.a. Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ansvar for udførelse: Side 1
Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Hvem ved valg af 'andre': Organisationsbestyrelsen Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Administrationen evaluerers een gang om året (april - maj) Senest redigeret: 08-09-2009 Side 2
Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Teknisk afdeling Hovedtema: Køb af serviceydelser Emne: Status: Forsikringer Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: 27-01-2011 Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Bestyrelsen lægger rammerne for afdelingernes forsikringer. Selskabet/afdelingerne skal have mellem 70-80% af præmien tilbage i skadesudbetaling. Der tegnes 3-årige aftaler med udbudt licitation ved fornyelsen, efter konkret vurdering. Afdelingerne skal ligge i den billigste ende af præmier i 8. kreds (bedste 3.-del). Der skal aktivt sættes aktiviteter i gang i de afdelinger der har et relativt højt generelt skadesforløb. Dette dog undtaget "storskader". Glasforsikring samt selvrisiko dækkes kollektivt af selskabets afdelinger. Udarbejdelse af plan for initiativer i "hårdt" ramte afdelinger. Selvrisiko fastsættes ud fra skadesforløb og præmie i samarbejde med forsikringsmægleren. Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Side 1
Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigtpræmie pr. m 2 sammenlignet med 8. kreds. Statistik over skadestyper. Der tages udgangspunkt i den årlige afraportering og skadesoversigt fra forsikringsmægler. Benchmarking på forsikring - internt blandt SALUS s medlemsorganisationer, over en 5-årig perioden for selskabet / afdelinger. Der benchmarkes på præmien/m2, samt skadesprocenten. Senest redigeret: 29-07-2010 Side 2
Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Direktionen Hovedtema: Organisation Emne: Status: Forsyningsvirksomheder Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: 04-12-2003 Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen SAB vil nøje følge, hvad der sker i vores forsyningsvirksomhede: Fjernvarmen El-forsyningen Vandforsyningen Antenneforening m.v. SAB vil forsøge at få hovedbestyrelsesmedlemmer valgt ind i bestyrelserne, alternativt forsøge at få beboere valgt ind. Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ansvar for udførelse: Side 1
Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Evaluering - rapportering: Senest redigeret: 25-08-2009 Side 2