Kom godt i gang med Danløn app en Danløn app en gør det muligt for en medarbejder se sine lønsedler 12 måneder tilbage i tid, samt registrere timer, kørsel og fravær, hvis virksomheden har åbnet op for denne mulighed. Dermed har en medarbejder altid sine lønsedler ved hånden og virksomheden kan slippe for at skulle håndtere papirindberetninger vedr. timer, kørsel og fravær. Brugen af Danløn app en er gratis, hvis den kun anvendes til at vise lønsedler, mens prisen blot er 10 kr. (ex. moms) pr. medarbejder pr. måned hvis der skal kunne foretages registreringer af timer, kørsel eller fravær. Der betales selvfølgelig kun, hvis medarbejderen rent faktisk foretager registreringer. Danløn app en hentes her du søger blot på Danløn hos Apple eller Google: I det følgende kan du læse om hvordan du opsætter adgangen til app en i Danløn og hvordan selve app en anvendes. Kom godt i gang med Danløn app en Side 1
Indholdsfortegnelse Åbn for brugen af Danløn app... 3 Vælg medarbejdere der skal bruge Danløn app en... 4 Sådan bruger du Danløn app en... 6 Sådan behandler du app registreringer i Danløn... 9 Kom godt i gang med Danløn app en Side 2
Åbn for brugen af Danløn app Inden dine medarbejdere kan komme i gang med at anvende Danløn app en, er der enkelte ting som du skal have på plads. Kontroller at du under menuen Konto, Aftale, har godkendt den seneste Aftale om Danløn, som giver adgang til at anvende Danløn app en. Hvis du har godkendt aftalen, vil der nederst på siden være et link til Aftale om anvendelse af Danløn app: Når du klikker på dette link vil du komme til en ny side. Her skal du med din underskriftskode bekræfte, at du gerne vil åbne op for brugen af Danløn app en. Husk at læse aftaleteksten: Kom godt i gang med Danløn app en Side 3
Når du har bekræftet, at du vil åbne op for medarbejdernes brug af Danløn app en, kan du via link på siden vælge de medarbejdere, som du ønsker skal anvende app en. Vælg medarbejdere der skal bruge Danløn app en Der er to måder at vælge de medarbejdere der skal have adgang til Danløn app en. Under Virksomhed, vælger du menupunktet App. Her vælger du hvilke type registreringer, om nogen, medarbejderne skal kunne foretage. Hvis du sætter en markering i et eller flere af de tre felter med registreringer, vil virksomheden bliver faktureret for 10 kr. (ekskl. moms) pr. måned for hver medarbejder der foretager en eller flere registreringer. Hvis medarbejderne kun skal kunne se lønsedler i deres app, er brugen af app en gratis. Kom godt i gang med Danløn app en Side 4
På den nederste del af skærmbilledet har du en oversigt over alle de medarbejdere, der kan tilmeldes brug af app en. Du kan enten vælge at markere Alle, eller markere medarbejderne individuelt. Bemærk at for at tilmeldingen kan gennemføres, skal der være en e-mailadresse samt mobilnummer tilknyttet medarbejderen. Den anden måde at tilmelde medarbejdere på, er placeret under Medarbejder, Kontakt. Her finder du et afsnit med overskriften App, hvor du kan tilmelde medarbejderen. Sæt en markering i feltet: Sætter du kryds her vil medarbejderen modtage en e-mail, og klik på Gem-knappen eller tryk <Enter>. Inden for et par minutter, vil teksten på feltet ændre sig fra Tilmelding undervejs til Allerede tilmeldt: Kom godt i gang med Danløn app en Side 5
Sådan bruger du Danløn app en Så snart der er åbnet op for brug af app en i Danløn, vil du modtage en e-mail med log-ind oplysninger. Hent Danløn app en i Google Play eller i Apple App Store ved at søge på Danløn. Når du starter app en første gang, vises vilkår for anvendelse. Når du har læst dem, trykker du på OK i øverste højre hjørne. Du kommer nu videre til et skærmbillede, hvor du skal indtaste det brugernavn og adgangskode, som du modtog i e-mailen, da du blev registreret: Når du i ovenstående billede har trykket på Log ind, vises et nyt billede. Her skal du indtaste en kode, som du modtager på SMS. Denne kode laver den endelige tilknytning mellem din telefon og Danløn: Kom godt i gang med Danløn app en Side 6
Nu kan du så vælge den pinkode, som du fremadrettet skal anvende for at logge på Danløn app en: Når du er logget på app en, vises dit navn og navnet på den virksomhed som du er ansat i. Hvis der er lavet løn til dig i din nuværende virksomhed, vil der også være et link på siden til den seneste lønseddel. For at se tidligere lønsedler, eller foretage registreringer (hvis du har åbnet for den mulighed), klikker du på menu-ikonet i øverste venstre hjørne. Her vil du nu se de Kom godt i gang med Danløn app en Side 7
menupunkter, der er tilgængelige i app en. Her er vist et eksempel, hvor der er åbnet for alle registreringsmuligheder: Nu kan du altså gå i gang med at registrere timer, kørsel og fravær. Når du trykker på et af menupunkterne, åbnes nye sider hvor registreringerne kan foretages. Uanset hvilken type registrering du vil foretage, tilføjer du en ny ved at trykke på plustegnet øverst til højre. Her ser du tre eksempler på de typer registreringer, som du kan foretage: Disse registreringer vil blive vist i app en som Afventer godkendelse indtil personen, der kører løn i Danløn, enten godkender eller afviser dine registreringer. Kom godt i gang med Danløn app en Side 8
Sådan behandler du app registreringer i Danløn Når brugerne foretager registreringer i Danløn app en, skal registreringerne på et tidspunkt indlæses i Danløn. Under menuen Lønberegning, vælger du menupunktet Indlæs fra app, og i datofeltet Medtag registreringer til og med, indtaster du den dato hvortil og med du vil hente medarbejdernes registreringer. I nedenstående eksempel, har vi valgt at hente alle registreringer til og med 31. august: Ud for hver registrering er der et felt hvor du kan sætte en markering. Herefter kan du vælge om du vil godkende eller afvise registreringerne. Du kan markere alle registreringer i hvert afsnit, så du ikke skal markere hver registrering enkeltvis. Hvis der er registreringer som du ønsker at afvise, markerer du disse og klikker på knappen Afvis valgte. Du får nu mulighed for at skrive en begrundelse for din afvisning, som sendes som mail til medarbejderen. Hvis du ønsker at angive forskellige begrundelser for hver afvisning, må du afvise dem enkeltvis. Hvis en person uden adgang til Danløn skal godkende registreringerne, kan du klikke på Excel-knappen, og videresende registreringerne til personen der skal godkende dem. Lad os antage at du ønsker at godkende alle ovenstående registreringer. Du markerer alle registreringer og klikker på Godkend valgte. Status af alle registreringerne ændres nu fra Afventer godkendelse til Godkendt. Samtidigt opdateres registreringernes status i Danløn app en og medarbejderen kan se at registreringerne er godkendte: Kom godt i gang med Danløn app en Side 9
Du kan hente registreringer fra Danløn app en og godkende/afvise dem lige så tit du har lyst til. Når du så er parat til at anvende de godkendte registreringer i lønbehandlingen, klikker du på knappen Indlæs godkendte registreringer. Du får da vist følgende skærmbillede, hvor der er en opsummering af de registreringer du er i gang med at indlæse. Her bekræfter du indlæsningen ved at sætte en markering i feltet foran periodenavnet og klikker på knappen Indlæs på medarbejdere: Når du har gjort det, vises et nyt skærmbillede som bekræfter indlæsningen. Alle de registrerede løntyper er nu indlæst, og du kan fortsætte lønbehandlingen som du plejer. Nedenstående skærmbillede viser bekræftelsen og at du er nu klar til at hente flere registreringer: Kom godt i gang med Danløn app en Side 10
Nu kan du som sagt fortsætte med den almindelige lønbehandling og f.eks. indtaste timer, kørsel, m.m. for de medarbejdere som ikke anvender Danløn app en. Skulle en medarbejder henvende sig med rettelser efter registreringerne fra app en er godkendte og indlæste, kan du sagtens stadig ændre eller tilføje løninformationer under Lønberegning. Alle indlæste registreringer kan du se under Afstemning, App registreringer. Her kan du filtrere visningen på type (timer, kørsel, fravær), medarbejder, år, registreringsperiode og hvor detaljerede oplysninger du vil have vist. Oplysningerne kan du desuden hente i en Excel- eller PDF-fil. Her ser du et eksempel på afstemningsbilledet for den registrering, der er beskrevet foroven: Kom godt i gang med Danløn app en Side 11