Integration med Microsoft SharePoint Kom godt i gang med opsætning af integrationen Integration med SharePoint Kom godt fra start I TimeLog Project er der mulighed for at integrere til Microsoft SharePoint, som ofte bliver brugt til dokumenthåndtering og videndeling i virksomheder. Med integrationen til SharePoint vil TimeLog Project automatisk oprette mapper for kunder og projekter i SharePoints dokumentbibliotek. SharePoint Online er den seneste version af Microsoft SharePoint og en del af Microsoft Office 365-pakken, som er hostet af Microsoft. TimeLog Projects integration er udviklet til SharePoint Online, og integrationen kan i nogle tilfælde også oprettes til seneste SharePoint on premise version. Denne vejledning tager udgangspunkt i en engelsk version af SharePoint Online, og der er derfor udelukkende anvendt de engelske navne på menuer, knapper osv. Det er hovedsageligt kun betegnelsen SharePoint, der er anvendt i denne vejledning i stedet for at skrive produktnavnet fuldt ud. 1
Indholdsfortegnelse 1 Klargøring af integrationen 3 2 Opsætning af integrationen 4 3 Adgang til SharePoint-dokumenter via projekter 6 3.1 Åbn et dokument som er tilknyttet projektet 6 3.2 Tilknyt nye dokumenter til projektet 7 3.3 Slet et dokument fra listen og fra SharePoint 7 4 Adgang til SharePoint-dokumenter via kundekortet 8 4.1 Åbn et dokument som er tilknyttet kunden 8 4.2 Tilknyt nye dokumenter til kunden 8 4.3 Slet et dokument fra listen og fra SharePoint 8 4.4 Opdatering af filer 9 4.4.1 Hvis kunde eller projekt ændrer navn i TimeLog Project 9 3. udgave Skrevet af Søren Øxenhave TimeLog A/S Alhambravej 5 1826 Frederiksberg Danmark Telefon +45 70200 645 2016 TimeLog A/S Alle rettigheder forbeholdes. www.timelog.dk support@timelog.dk 2
1 Klargøring af integrationen Inden integrationen mellem TimeLog Project og SharePoint kan aktiveres, skal der oprettes et TimeLog Project-dokumentbibliotek i SharePoint. Når integrationen mellem TimeLog Project og SharePoint er aktiveret, vil alle de mapper og dokumenter, som vedrører projekter og kunder, blive gemt her. Du skal følge disse fem trin for at oprette et dokumentbibliotek: 1. Log på SharePoint og navigér til hovedsiden, fx https://timelog.sharepoint.com 2. Klik på Site Contents, Add an App (se Figur 1) 3. Klik på Document Library i listen af apps 4. I den pop-up der kommer frem indtastes TLP som navn på TimeLogbiblioteket (se Figur 2 på næste side) 5. Tryk Create (se Figur 2 på næste side) NB! Det er vigtigt, at det dokumentbibliotek, der skal bruges i integrationen, får navnet TLP og grundfolderen TLP oprettes i roden af dokumentbiblioteket, fx https://timelog.sharepoint.com Figur 1 Klik på tandhjulene -> Add an App -> Document library for at oprette et nyt dokumentbibliotek. 3
Figur 2 Side til oprettelse af dokumentbibliotek på SharePoint Online 2 Opsætning af integrationen Når dokumentbiblioteket på SharePoint er oprettet, som beskrevet på forrige side, kan integrationen udføres. Du skal følge disse seks trin for at opsætte integrationen korrekt: 1. Klik på Standardintegrationer under Integration og API i Systemadministrationen (se Figur 3 på næste side). 2. Klik på linket Konfigurering og aktivering af integration ud for SharePoint Online i listen over systemer, der kan integreres til 3. Angiv adressen til jeres SharePoint-site i feltet Internet-adresse. Fjern den del af adressen, som eventuelt står efter sharepoint.com, fx https://timelog.sharepoint.com, hvis du kopierer adressen fra din browser (se Figur 4 på side 6). 4. Angiv et brugernavn (Admin-ID) og password til SharePoint i de tilhørende felter. Brugeren skal som minimum have skriverettigheder til dokumentbiblioteket på SharePoint og vil herefter optræde som forfatter på alle mapperne i TLP-dokumentbiblioteket på SharePoint 5. Klik herefter på Opret forbindelse for at skabe forbindelse til SharePoint. Kassen ud for Forbindelse øverst på siden vil herefter blive grøn og få teksten Etableret 6. Klik herefter på Aktivér integration, når forbindelsen er etableret for at udføre integrationen mellem TimeLog Project og SharePoint. Teksten i kassen øverst på siden ud for Integration skifter til AKTIVERET og får grøn baggrund 4
Nu er integrationen udført og forbindelsen er oprettet. 7. Hvis det ikke lykkedes at skabe forbindelse, dukker en fejlmeddelelse op, og kassen ud for Forbindelse vil blive rød. Ret fejlene i henhold til fejlmeddelelsen og prøv igen. NB! Den bruger, hvis oplysninger indtastes i Admin-ID og Admin-password, vil blive forfatter på alle mapperne i TLP-dokumentbiblioteket på SharePoint, men ikke nødvendigvis til filerne. Sikkerhedsrettigheder for oprettelse af nye filer, samt visning af dem, kan opsættes som normalt direkte i SharePoint. Figur 3 Du finder Integration og API på forsiden af systemadministrationen. 5
Figur 4 Du finder opsætningen under Standardintegrationer -> SharePoint Online 5 7 2 3 4 6 Når integrationen er aktiveret, vil du på projektet kunne se en liste over filer med relation til kunden på SharePoint og tilsvarende på kundekortet i menupunktet Kunder og i tilkøbsmodulet TimeLog CRM. 3 Adgang til SharePoint-dokumenter via projekter Når integrationen til SharePoint er aktiveret, kan alle brugere med adgang til projekter se listen af dokumenter og undermapper til projekter, som ligger på SharePoint. De kan kun se indholdet af filer og mapper samt oprette dokumenter, hvis de har de fornødne rettigheder i SharePoint. 3.1 Åbn et dokument som er tilknyttet projektet De dokumenter og undermapper som er tilknyttet et projekt, kan ses under Filer i sektionen Projektdetaljer på alle faner undtagen Indstillinger. Du klikker på det dokument eller den undermappe, du ønsker at åbne, og den enkelte bruger logger på SharePoint med sine egne brugeroplysninger. 6
Når du åbner et dokument eller en undermappe, vil du blive bedt om at give computeren tilladelse til at åbne dokumentet eller undermappen, da det ligger på en ekstern server. Fremgangsmåden er den samme, som når du arbejder i SharePoint. 3.2 Tilknyt nye dokumenter til projektet Du tilknytter nye dokumenter til projektet ved at klikke på Åbn mappe i SharePoint under Handlinger yderst til højre. Herefter logger du på SharePoint med dine egne brugeroplysninger og kommer direkte til projektets mappe i SharePoint. Figur 5 Projektets mappe i TLP-dokumentbiblioteket på SharePoint. Her klikker du på Add document under listen med dokumenter, og vælger det ønskede dokument, som det normalt gøres i SharePoint. Herefter går du tilbage til TimeLog Project og opdaterer siden, så du kan se de(t) nye dokument(er) i listen. NB! Den Destination Folder som SharePoint foreslår til dokumentet, bør ikke ændres, da dokumentet ellers ikke vil optræde på projektet i TimeLog Project. 3.3 Slet et dokument fra listen og fra SharePoint Hvis du vil slette et dokument fra listen og fra SharePoint, klikker du på Åbn mappe i SharePoint under Handlinger yderst til højre og logger på SharePoint som beskrevet ovenfor. 7
Herefter markerer du det ønskede dokument og klikker på Delete-tasten. Gå derefter tilbage i TimeLog Project og opdatér siden. 4 Adgang til SharePoint-dokumenter via kundekortet Når integrationen til SharePoint er aktiveret, kan alle brugere med adgang til Kunder og tilkøbsmodulet TimeLog CRM se listen af dokumenter og undermapper til kunden, som ligger på SharePoint. De kan kun se indholdet af filer og mapper samt oprette dokumenter, hvis de har de fornødne rettigheder i SharePoint. De dokumenter og undermapper som er tilknyttet en kunde kan ses under Filer på kundekortet under Kunder /TimeLog CRM. 4.1 Åbn et dokument som er tilknyttet kunden Hvis du vil åbne et dokument, klikker du på det eller den undermappe, som du ønsker at åbne, og logger på SharePoint med dine egne brugeroplysninger. Når du åbner et dokument eller en undermappe, vil du blive bedt om at give computeren tilladelse til at åbne det/den, da det/den ligger på en ekstern server. Præcis hvordan det foregår, afhænger af, hvilken internetbrowser du benytter. 4.2 Tilknyt nye dokumenter til kunden Hvis du vil knytte et dokument til kunden, klikker du på Åbn mappe i SharePoint under Handlinger yderst til højre, og logger på SharePoint med dine egne brugeroplysninger. Herefter kommer du direkte til kundens mappe i SharePoint, hvor du klikker på Add document under listen med dokumenter og vælger det ønskede dokument, som det normalt gøres i SharePoint. Gå derefter tilbage til TimeLog Project og opdatér siden for at se de(t) nye dokument(er) i listen. NB! Den Destination Folder som SharePoint foreslår til dokumentet, bør ikke ændres, da dokumentet ellers ikke vil optræde på projektet i TimeLog Project. 4.3 Slet et dokument fra listen og fra SharePoint Hvis du vil slette et dokument, gør du som beskrevet under 3.3 Slet et dokument fra listen og fra SharePoint. 8
4.4 Opdatering af filer Vær opmærksom på, at listerne i TimeLog Project opdateres fra SharePoint højst én gang i timen, og dermed vil nye, ændrede og/eller slettede filer måske ikke fremgå af listerne i TimeLog Project lige efter, at du har lavet ændringerne i SharePoint. 4.4.1 Hvis kunde eller projekt ændrer navn i TimeLog Project Hvis du skifter navn på en kunde eller et projekt i TimeLog Project, skal du huske også at ændre mappens navn i SharePoint. Det gøres ikke automatisk via integrationen, og du mister linket til SharePoint, hvis mapperne ikke hedder det samme. Hvis du vælger at oprette en ny mappe, og du stadig vil have adgang til de gamle filer, skal du huske at kopiere filerne over i den nye mappe i SharePoint, så du kan se dem på kunden eller projektet i TimeLog Project. 9