Det vellykkede hjemmesideprojekt Kom rigtig fra start og videre med firmaets hjemmeside. 1. Overordnet formål for hjemmesiden... 2 2. Før I beslutter Jer... 2 2.1 Strategisk forretningsmæssigt:... 2 2.2 De praktiske opgaver... 3 2.3 Når beslutningen er taget og opgaven skal defineres og beskrives.... 3 2.4 Overslag økonomi/sima produkter... 3 3. Hjemmesidens opbygning, funktioner og udbredelse m.m.... 4 3.1. Opbygning... 4 3.2 Hjemmesidens vedligeholdelse.... 4 3.3 Hjemmesidens udbygning... 4 3.4. Funktioner... 4 3.5 Funktioner til internt brug... 4 3.6. Udbredelse... 4 3.7 Promotion af hjemmesiden.... 5 3.8 Markedsføring af hjemmesiden.... 5 3.9 Hosting af hjemmesiden... 5 4.0 Firmaets eget IT-netværk og opkobling til Internettet... 5 5.0 Afledte fordele:... 6 s a/s kornvænget 52a dk-8600 Silkeborgtelefon 86 80 66 01 telefax 86 80 66 02e-mail: sim@sima.dkinternet: www.sima.dk
1. Overordnet formål for hjemmesiden Generelt bør firmaets hjemmeside udarbejdes og funktionelt opbygges til at understøtte det personlige salg, og forbedre kommunikationen med nuværende og potentielle kunder både kvalitativt og kvantitativt, og oplysningerne skal være up to date 1. Hvor kan vi opnå nytteværdi? 2. Hvem er firmaets målgruppe/målgrupper? 3. Hvilket budskab vil firmaet have frem? 4. Omfang af information og på hvilke sprog? 5. Varekatalog med/uden ordrebestilling og behandling? 6. Anden form for service? 7. Evt. Extranet til kunder/agenter/forhandlere? 2. Før I beslutter Jer Inden I går i gang med udvikling og investering i en ny hjemmeside, (evt. udbygning af nuværende) har I selvfølgelig forretningsmæssigt vurderet, hvor I og Jeres kunder kan drage fordel af Internet. Vi nævner alligevel nogle punkter for helhedens skyld. Der er også nogle rent praktiske ting, der skal laves både før og efter projektet sættes i gang, og selvfølgelig hvem er ansvarlige og hvem gør hvad hvornår? 2.1 Strategisk forretningsmæssigt: 1. Hvor kan vi opnå nytteværdi? a. Reducerede distributionsomkostninger? b. Reducerede salgsomkostninger? c. Effektivisering af marketingomkostninger? d. Effektivisering af kundeservice? e. Effektivisering af operationelle rutiner? f. Øget? g. Nye kunder? 2. Hvem er firmaets målgruppe? 3. Hvilke markeder har Jeres interesse? 4. Hvilke sprog skal websiten laves i? 5. Hvilket budskab vil firmaet have frem? 6. Hvilke informationer skal med? a. Firmabeskrivelse, idegrundlag, ansatte o.s.v. b. Produkter, beskrivelse, tekniske data, billeder, tegninger m.v. c. Kontakt, e-mail - hvem?, Forum (åben og/eller lukket for kunder?) d. Nyheder på website hvor?, e-mail-nyhedsservice, hvilke og hvor ofte? e. Produktionsstatus? forsendelses-status (track & trace) 7. Skal der etableres Extranet til kunder, agenter, forhandlere? 8. Hvornår vil I i gang? 9. Hvornår kan I frigøre ressourcer til at lave Jeres del af arbejdet? 10. Skal/kan projektet evt. faseinddeles? 11. Hvad med design og teknik? 12. Hvem er ansvarlig projektleder? 13. Hvem skal udføre det praktiske arbejde i produktionsfasen?
14. Hvem bliver ansvarlige for markedsføringen og senere vedligeholdelse og elektronisk kontakt via Internet? 2.2 De praktiske opgaver 1. Hvilke informationer er til rådighed elektronisk/papir? hvilke skal først produceres? 2. Hvilke opslagsværker (Krak, KOB m.fl.) er I med i, i dag? Findes de også elektronisk? 3. Hvilke opslagsværker (betalbare) kan evt. spares eller erstattes af elektroniske? 4. Hvad med nuværende website? Kan den udbygges, eller skal den bygges op fra ny? 5. Hvem udarbejder plan for internt arbejde med projektet? 6. Hvem er ansvarlig for fremskaffelse af elektronisk materiale? 7. Hvem er ansvarlig for produktion af manglende materiale? Vore konsulenter står meget gerne til rådighed i denne fase som sparringspartner, så I kan få et gennembearbejdet beslutningsgrundlag. Bliver konklusionen af Jeres interne analyse, at det er nødvendigt med en uddybende projektanalyse for at få klarhed over specielle krav og ønsker, (evt. tilretninger til programmer, speciel design, funktionalitet, konvertering af data fra ERP system o.s.v.) for at kunne få et prisfast tilbud, udfører vore specialister gerne denne analyse og rådgivning. Aftale om pris og omfang af analyse og rådgivning aftales på forhånd. 2.3 Når beslutningen er taget og opgaven skal defineres og beskrives. 1. Aftale gennemgang af projektet (evt. faseinddelt) med sima.dk 2. Få fastpris tilbud på projektets faser (evt. på baggrund af analyse) 3. Gennemgang af tilbud og projektbeskrivelse 4. Go eller no go 5. Justering af tidsplan. 6. Hvem er ansvarlige for Nyheder? (På hjemmesiden eller som e-mail nyhedsbrev) 7. Hvem er ansvarlige for Forum FAQ? (svare på spørgsmål, kommentere o.s.v.) 8. Hvem er ansvarlige for at produkt-og priskatalog er teknisk opdateret? (Billeder, data, tegninger, produktgrupper o.s.v.) 9. Hvem er ansvarlige for kundeoplysninger er up too date? 10. Hvem er ansvarlig for analyse af Web-statistik? 11. Hvem er ansvarlig for markedsføring af den nye website? (se pkt. 3.8) (Webpromotion tager sima.dk sig af på baggrund af Jeres informationer) sima.dk tilknytter en projektleder, som løbende aftaler test og godkendelse med Jeres projektleder, samt sikrer at planen følger den aftalte tidsplan. 2.4 Overslag økonomi/sima produkter. Det er selvfølgelig ikke muligt at give en fast pris på en opgave, som vi ikke kender omfanget af. Men med vores erfaring fra en lang række Internetprojekter, er vi af den overbevisning, at vi langt hen ad vejen kan arbejde inden for rammerne af vore egne produkter. Derfor kan vi i de fleste tilfælde godt kan give et kvalificeret overslag, som selvfølgelig kan afløses af et fastpris tilbud på basis af en detailanalyse, hvor hele projektet er beskrevet. Vi er ikke leverandør af hardware med tilhørende standard software, men vi er gerne behjælpelig med råd og vejledning i forbindelse med udarbejdelse af detailanalyse.
3. Hjemmesidens opbygning, funktioner og udbredelse m.m. 3.1. Opbygning Hvordan skal kunden opfatte Hjemmesiden? Opbygningen af hjemmesiden skal sikre en hurtig og nem navigering for kunderne, på baggrund af strukturerede informationer og data, som sikrer en hurtig og logisk mulighed for at søge og finde, det de efterspørger. Hjemmesiden bør være under konstant forandring (udvikling) i et genkendeligt design, der matcher firmaets øvrige salgs-og marketing aktiviteter. 3.2 Hjemmesidens vedligeholdelse. Hjemmesiden skal være let og hurtig at vedligeholde, og nem at udbygge med nye aktiviteter, nye produkter o.s.v. Den skal indbyde til dialog, evt. i et åbent Forum, om firmaets produkter, kompetence o.s.v. Al vedligeholdelse og styring af kundedialog skal kunne foretages af medarbejdere med traditionel indsigt i f.eks. Windows, Words, Excel o. lign. Alle medarbejdere med kundekontakt, skal kende hjemmesiden som sin egen bukselomme. 3.3 Hjemmesidens udbygning Der bør under planlægningen af hjemmesiden tages højde for fremtidige nye aktiviteter, nye produkter, organisationsændringer m.m., så disse uden videre kan indkorpereres i hjemmesiden, uden at design og struktur skal ændres. 3.4. Funktioner Funktionerne og strukturen skal understøtte formålet med hjemmesiden. Navigeringen skal være logisk og med færrest mulige klik til den ønskede information eller handling. Der bør være søgemuligheder (evt. fritekstsøgning) Det skal være let at kontakte firmaet og gerne navngivne medarbejdere. Der bør være nyhedsservice evt. selekteret til bestemte kunder evt. kombineret med e- mail Nyhedsservice. I nogle tilfælde vil det være en ekstra service at oprette FAQ/Forum De nævnte funktioner er med til at give indtryk af en dynamisk hjemmeside og et højt serviceniveau. 3.5 Funktioner til internt brug. Der skal være tilknyttet et statistikprogram, som løbende kan analysere aktiviteterne på hjemmesiden. Antal besøg, hvornår, hvorfra, hvilke sider, hvad efterspørges i søgningerne o.s.v. 3.6. Udbredelse Hvad hjælper det, at man har lavet Nordeuropas mest spændende hjemmeside, hvis der ikke er nogen, der kan finde den eller ikke ved at den eksisterer overhovedet.
3.7 Promotion af hjemmesiden. Hjemmesiden skal promotes optimalt på Internet. Det vil sige, den skal indeholde titler, beskrivelser og søgeord, der accepteres af søgemaskinerne. Siden skal tilmeldes de søgemaskiner, som er de vigtigste på firmaets markeder. Siden skal 2-4 gange årligt checkes i søgemaskinerne, evt. genanmeldes, og beskrivelser og søgeord justeres. Udelades dette er der ikke store chancer for, at de, der efterspørger Jeres produkter og serviceydelser, finder frem til Jeres hjemmeside. 3.8 Markedsføring af hjemmesiden. Sørg for at alle firmaets medarbejdere kender til hjemmesiden og dens formål. Firmaet skal selv aktivt sørge for at sælge hjemmesiden. Webadresse og e-mail adresse på al post der forlader firmaet, www link på e-mails der sendes. Webadresse og e-mail på alle faste annoncer, ad hoc annoncer o.s.v. Vurder hvilke Portaler, som firmaet med fordel skal være med i. Sørg for at links og oplysninger i KRAK, KOB, De gule sider og andre gratis evt. betalbare elektroniske opslagsværker (Brancheforeninger o. lign.) er korrekte og opdaterede. Overvej salg af websiten på traditionel vis via brev, e-mail og evt. annoncer, der rammer målgrupperne - såvel kunder som kundeemner, og andre der kan have indflydelse på kendskabet til og salget af Jeres produkter og kompetence. Disse aktiviteter skal selvfølgelig først igangsættes, når hjemmesiden har noget interessant at fortælle og har nytteværdi for målgruppen. Alle med kundekontakt skal motivere kunder til at bruge hjemmesidens services produktinformationer, varekøb o.s.v. 3.9 Hosting af hjemmesiden. Firmaets hjemmeside skal placeres (hostes) hos et stort og anerkendt firma, som har tilstrækkelig med ressourcer til at sikre løbende udvikling og udbygning, en oppetid på 24 timer i døgnet, 365 dage om året. Tilstrækkelig båndbredde, automatisk backup og andre sikkerhedsprocedurer vedr. hacking, nedbrud, brand o.s.v. 4.0 Firmaets eget IT-netværk og opkobling til Internettet Da formålet med websiten er at forbedre og udbygge dialogen med kunder og kundeemner via Internettet, er det en forudsætning at alle medarbejdere, der har kundekontakt, har egen PC er og e-mailadresse, samt at opkoblingen kan levere en passende hastighed f.eks. ADSL.
5.0 Afledte fordele: (MED KUNDEN MENES DEN BESØGENDE, KUNDEEMNET O.S.V.) 1. KUNDEN HAR ADGANG DØGNET RUNDT TIL DE INFORMATIONER, SOM INTERESSERER HAM. 2. KUNDEN KAN KONTAKTE JER, NÅR DET PASSER HAM. 3. KUNDEN SER ALTID DET SENEST OPDATEREDE, IKKE NOGET MED GAMLE KATALOGER, PRISLISTER O.S.V. 4. NYHEDER KAN SENDES SELEKTERET TIL ALLE KUNDER, EN/FLERE KUNDEGRUPPER, KUNDEKATEGORIER, VARER, VAREGRUPPER ELLER KOMBINATIONER HERAF. 5. I KAN SE HVAD KUNDEN FORESPØRGER VIA SIN SØGNING. 6. PRODUKTKATALOGER KAN ENTEN HELT SPARES ELLER ÆNDRES TIL NOGET MERE MÅLRETTET. 7. I KAN VED PERSONLIG KONTAKT (TELEFONISK/FYSISK) GUIDE KUNDEN GENNEM JERES WEBSITE TIL DET EMNE, DER INTERESSER HAM. I SER SAMTIDIG DE SAMME SKÆRMBILLEDER. 8. DEN TID I SPARER, VED AT KUNDEN SELV INDHENTER TEKNISK ELLER LIGN. INFORMATION VIA WEBSITEN, KAN I BRUGE TIL MÅLRETTET SERVICE AF UDVALGTE KUNDER.