EN PIXIEBOG FOR VÆRTER

1 EN PIXIEBOG FOR VÆRTER

INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Værtskab 4 2. Arrangementets indhold 5 3. At holde oplæg 6 4. Arrangementets form 8 5. Deltagerinvolvering 10 6. Rummets indretning 12 2 7. Drejebog 15 8. Planlægning 18 9. Markedsføring 20 10. Evaluering 22

PÅ BESØG I ANDRES ARBEJDSLIV Med Kommune Crawl introduceres en helt ny måde at skabe videndeling på blandt kommunerne i Danmark. Ved at tage på besøg i andres arbejdsliv og høre om aktuelle indsatser, får deltagerne mulighed for at hente nyttig inspiration direkte fra de kommunale arbejdspladser, der har nye erfaringer inden for en lang række personalepolitiske områder. Kommune Crawl er en del af Personalepolitisk Event 2012 (PPE12), som KL og KTO står bag i et samarbejde med Sundhedskartellet. Hvis du har nogle spørgsmål om denne pixiebog eller PPE12 generelt, så kontakt: PPE12 sekretariatet v/ EN:KONFERENCE Flæsketorvet 77-79 1711 København V 3 Telefon: 42 41 86 12 info@ppe12.dk www.ppe12.dk

1. VÆRTSKAB En god vært for et middagsselskab får sine gæster til at føle sig velkomne og godt tilpas. Sådan bør man også være vært til professionelle arrangementer, for her er det lige så vigtigt at skabe en god atmosfære, hvor deltagerne føler sig hørt og set. Det gode værtskab handler om at: Huske tydelig skiltning. Det skal gerne fremgå klart, hvor overtøjet skal afleveres og hvor toiletterne er. Der er særligt én af værterne, som byder velkommen i døren, når deltagerne ankommer til selve lokalet. 4 Sørge for, at lokalet ser hyggeligt og parat ud. Alle værter udviser venlighed og gæstfrihed (og har ikke travlt med alt muligt andet). Det betyder fx at værterne taler med dem, som står lidt alene, både før arrangementets start og i pauserne. Man kan også gå rundt og introducere forskellige deltagere til hinanden. Deltagerne bydes på noget, det behøver ikke være mere end et glas vand eller en kop kaffe. KENDSKAB GIVER VENSKAB Brug gerne A3 skiltene fra kufferten, hvor der er plads til at skrive titlen på jeres arrangement, eller Garderobe eller Toilet eller noget fjerde. På hjemmesiden www.ppe12.dk er der også skilte i A4 format, som I selv kan printe, hvis I har behov for flere.

2. ARRANGEMENTETS INDHOLD Jeres gæster er kommet på besøg for at lære noget af netop jeres viden og erfaringer. Når I skal forberede jeres arrangement er det godt at overveje nogle gyldne kommunikationsspørgsmål: Indhold: Hvad vil jeg sige? Budskab: Hvorfor vil jeg sige det? Målgruppe: Hvem vil jeg sige det til? Det kan være svært at finde ud af, hvem man taler til, og hvordan man rammer tilhørerne bedst muligt. Prøv at sætte jer i deltagernes sted: 5 Hvorfor er de kommet? Hvilke forventninger har de? Hvad vil især interessere dem? I kan ikke fortælle det hele, men I kan gøre jer umage med at vælge de vigtigste budskaber. De færreste er interesserede i historier, der begynder med Adam og Eva. De rummer ofte en masse (kedelige) detaljer, som slet ikke interesserer tilhørerne (fx om hvem der sad i projektgruppen, hvilke datoer beslutninger blev truffet på, alt for lange introduktioner af oplægsholderens baggrund og lignende). En grundregel for at lære fra sig er, at man tør stå ved de både gode og dårlige erfaringer, man har gjort sig undervejs. Hvis man alene fortæller succeshistorier, får de, der hører på, mindre ud af det. Der ligger meget læring i de gange, hvor I var i tvivl, og dér, hvor det blev svært. Hvis I tager det med i jeres historie, bliver den meget mere troværdig og værd at lytte på.

3. AT HOLDE OPLÆG Manuskript Med mindre man er meget uerfaren og nervøs, er det bedre at holde oplægget uden fuldt manuskript også selvom det betyder, at man kun får sagt 80% af det, man ville sige. Oplægget bliver mere levende, når man formulerer sig live end hvis man står og læser op af et stykke papir. Hvis du har glemt eller udeladt noget, som er oplagt at have med, skal tilhørerne nok spørge om det og på den måde får du også skabt dialog og interaktion med dit publikum. 6 GODE RÅD - FIND JERES STYRKER OG - BEDRE KOMMUNIKATION UDFORDRINGER: - FORANDRINGER TAGER TIDKATION RESULTATER: - LAVERE SYGEFRAVÆR - MERE ENGAGEMENT - BEDRE KOMMUNIKATION - GLADE KOLLEGER- GLADE Brug derfor hellere et stikordsmanuskript, som du skriver ned på en stak talekort der ligger 15 stk. i materialekufferten. Her skriver du kun hovedoverskrifter/dispositionen ned sammen med nogle nøgleord og evt. favoritformuleringer. Vær især godt forberedt på, hvordan du vil indlede og afslutte dit indlæg. Kropssprog og stemmeføring Det allervigtigste for et godt oplæg er oplægsholderens engagement. Hvis dit publikum kan fornemme det, så rives de med af stemningen. Man udstråler engagement eller energi og nærvær ved hjælp af kropssproget og stemmeføringen. Hold øjenkontakt: Der er ikke noget værre end en oplægsholder, som kigger på et usynligt punkt på bagvæggen, eller at man føler, at vedkommende kigger hen over hovedet på én. Lad dit blik vandre stille og roligt rundt i lokalet, fang ind imellem en deltagers blik og hold det fast i nogle sekunder, inden du lader øjnene feje henover publikum og holder fast i en andens blik. Hvis øjenkontakt gør dig nervøs, så se på deres pander.

Brug hænderne konstruktivt: Brug ikke hænderne til at pille ved tøjet, håret, manuskriptet eller en kuglepen. Brug hænderne som en del af dit kropssprog til at forklare det, du siger. Det skal ikke gøres bevidst (så bliver det unaturligt), og hvis man ikke er en gestikulerende type, så skal man blot lade armene hænge neutralt ned langs kroppen (ikke over kors eller samlet på ryggen). Tænk på stemmen: Når man er nervøs, har man en tendens til at jappe af sted, tempoet bliver hurtigere og hurtigere, og stemmen (især kvinders) bliver højere og højere. Når du holder et oplæg, skal du helst tale lidt tydeligere og langsommere end normalt. Du skal bevæge munden så kraftigt og udtale ordene så tydeligt (artikulere), at du næsten synes, det forekommer unaturligt. Det virker ikke unaturligt for tilhørerne, men derimod klart og tydeligt. Fagsprog: Overvej brugen af fremmedord og en meget faglig jargon. Det er ikke sikkert, at tilhørerne er velbevandret i emnet på samme måde, som du selv. Husk at forklare særlige ord, forkortelser eller fagsprog, så dit publikum ikke bliver hægtet af. 7 Evnen til at improvisere er nyttig som oplægsholder. Prøv at gribe nuet og ha mod på at improvisere, når fx et spørgsmål eller et teknisk uheld ændrer kursen på det, du havde planlagt at sige.

4. ARRANGEMENTETS FORM Alle arrangementer kan deles op i tre dele: Start, midte og slutning. Indenfor denne ramme gælder det om at skabe en god programrytme, hvor det ene afløser det andet på en måde, som fanger deltagernes opmærksomhed og holder den fast. Variation Et godt program har masser af variation. Det er veldokumenteret, at forskellige skift i løbet af en dag er det vigtigste våben til at holde folks opmærksomhed. Variation kan skabes på flere måder, fx ved at: 8 Skifte mellem forskellige måder at præsentere på Skifte mellem lange og korte indlæg Skifte mellem, at deltagerne lytter, og at de selv er aktive Skifte mellem at tale til hjernen og til hjertet i et levende sprog Skifte mellem teori og praksis, begreber og eksempler, holdninger og historier, beskrivelser og anekdoter Skifte tempo noget går hurtigt, andet går langsomt Indlægge små overraskelser, der bryder det vante billede Holde pauser med passende mellemrum

Præsentationsformer Hele ideen med Kommune Crawl er at præsentere jeres nyttige viden og gode erfaringer, så andre kan få glæde af den. I kan præsentere den på flere måder. Skrive hovedpointerne ned på en flipover, en tavle eller en powerpoint Billedfremvisning fra jeres projekt Små film (fx fra YouTube som illustrerer en pointe) Demonstrationer af materialer, værktøj m.m. Rundvisning på arbejdspladsen, hvor I fortæller undervejs Et live interview i stedet for et oplæg (projektlederen interviewes af en anden) 9 Stands for alt i verden til tiden især til sidst i programmet. Der er ikke noget værre end et arrangement, der ikke respekterer den planlagte tid.

5. DELTAGERINVOLVERING Hilse på I starten af arrangementet er det en god idé at lade deltagerne hilse på hinanden, så der også bliver mulighed for at skabe netværk på tværs af deltagerne de har jo meldt sig til det samme arrangement, så de har helt sikkert fælles interesser, viden og erfaringer, som de med fordel kan udveksle med hinanden. Det kræver bare, at I giver dem muligheden for det. 10 Opskrift Efter velkomst siger værten: Jeg vil gerne give jer lejlighed til at hilse på hinanden, før vi går i gang med dagens program. Når jeg siger til om et øjeblik, vil jeg bede jer rejse jer og bruge 5 minutter på at møde nogen af dem, I ikke kender i forvejen. Præsentér jer selv ved kort at sige hvor I kommer fra, og hvad I laver, bare kort, og så videre til den næste. Værsgo at rejse jer! Når de 5 minutter er gået, så siger værten: Tak for det, alle sammen. Værsgo at sidde! (Baseret på Steen Elsborg & Ib Ravn: Lærende møder og konferencer.) Summe med sidemand Her er en nem måde at give deltagerne mulighed for at reflektere over alle jeres gode input. Potentialet for læring øges, jo mere man får mulighed for at forholde sig til, hvordan den nye viden hænger sammen med det, man ved i forvejen. Derfor er det en god idé at lade deltagerne tænke over, hvordan de kan anvende jeres erfaringer, når de kommer tilbage til deres egen arbejdsplads. Opskrift Efter oplægget siger værten: Tal med jeres sidemand om det, I lige har hørt. Tænk over: Hvad synes jeg er det vigtigste, som blev sagt? Hvordan kan jeg bruge det i mit eget arbejde? Efter 6-8 minutter siger værten: Tusind tak! Er der et par stykker, som vil dele med os andre, hvad I har talt om? Hør 1-3 personer, der melder sig frivilligt.

Banko Dette er en aktivitet, som kan bruges undervejs eller som afslutning på jeres arrangement. Deltagerne kommer op af stolen, og det legende element får smil frem på læberne. Opskrift Lav en bankoplade med 1-3 rækker. Emnerne på pladen skal overvejende omhandle det arrangement, der afholdes. Instruer deltagerne på følgende måde: Gå rundt til de andre deltagere og tal med dem om udsagnene i felterne. Når en person siger ja til et af dem, så skriv deres navn. Man må kun bruge det samme navn 1 gang på hver plade, og man kan ikke bruge sit eget navn. Man har BANKO, når der står et navn i hvert felt. Der er en præmie til den, der først råber BANKO. 11 Når vinderen er fundet, gennemgås vinderpladen ved, at man råber navnene op og tjekker, om vedkommende kan stå inde for udsagnet. Man kan vælge at tage en kort dialog om nogen af emnerne undervejs, eller høre en kort forklaring efter behov. Eksempel på bankoplade B A N K 0 Håber på at Er nervøs for at Skal selv besøge Ved hvem Synes det er lære noget af de tale foran et mindst ét andet målgruppen er til udfordrende at deltagere, der publikum KC arrangement vores KC arrange- skulle være kommer til vores ment - og hvordan vært for et KC KC arrangement man får dem til at arrangement komme Har været på Synes, at der Vil lave en dreje- Er faldet i søvn til min nuværende mangler noget på bog for vores KC et foredrag arbejds-plads i tjek-listerne i arrangement mere end 5 år pixiebogen Bryder sig ikke Glæder sig til at Ved hvilket tal Har for nyligt Har lært mindst om at stille være vært for et bankoudtrykket været til et super én ny ting i dag spørgsmål i KC arrangement lange tasker godt fagligt plenum dækker over arrangement

6. RUMMETS INDRETNING Stemningsskabere Det er værd at overveje, hvordan I kan skabe en hyggelig ramme om jeres arrangement, uden at der tabes fokus på det faglige formål. Musik skaber stemning med det samme, så sæt gerne musik på, mens folk ankommer og i pauserne. I kan også skabe en hyggelig og indbydende atmosfære med lys og blomster på bordene - en enkelt frisk blomst i en lille vase på hvert bord eller fordelt med strøhånd rundt omkring i rummet kan gøre underværker for et ellers kedeligt lokale. 12 Hvis I har billeder fra jeres dagligdag eller det projekt, I skal fortælle om, så vis dem på lærredet. Tænk over belysningen hvis folk udelukkende skal lytte, behøver der ikke være lige så stærk lys, som hvis de skal skrive ned. Sørg for, at rummet er rent og udluftet, og at der ikke er for mange ting, som forstyrrer (fx bunker fra tidligere arrangementer, overflødige stole, rod på reoler). Bord- og stoleopstilling Der er mange forskellige måder, I kan stille borde og stole på. Overvej hvordan opstillingen bedst understøtter det budskab, I gerne vil formidle. Her er tre gode måder at stille stolene på.

Lange rækker med lufthuller Her er stolene stillet i lange rækker, men der er lufthuller mellem stolene, så deltagerne nemmere kan bevæge sig rundt. På denne måde ved folk også med det samme, hvem de skal tale med, hvis der skal summes med de andre deltagere. Lufthullerne er på størrelse med en stol. Stil max. 4 stole sammen mellem hvert lufthul. Mågevinger Hvis rummet skal have endnu mere dynamik, så placer stolene i trioer og fordel dem lidt mere tilfældigt i rummet. 13 Gruppeborde Denne opstilling fungerer godt, hvis deltagerne skal arbejde sammen og skrive ned. Men den er ikke ideel, hvis hovedparten af arrangementet består af præsentation fra jer, fordi mange sidder med siden til oplægsholderen.

14 DOWNLOAD ALLE MATERIALER I KUFFERTEN SOM PDF PÅ HJEMMESIDEN PPE12.DK/MATERIALER

7. DREJEBOG En drejebog bruges til at holde styr på alle de indholdsmæssige og praktiske ting omkring et arrangement. Her står alt om, hvordan slagets gang skal være helt ned til de allermindste detaljer. Det kan betale sig at bruge tid på at udarbejde en drejebog fordi: Udarbejdelsen giver anledning til at tænke arrangementet igennem fra A til Z og tjekke, om man nu også har styr på alt. Ofte finder man i denne proces ud af, at der er flere ting, man ikke havde helt så meget styr på, som man troede. Ankerpersonen kan bruge drejebogen til at kommunikere med alle om, hvad der skal gøres, og hvem der har ansvar for hvad. Drejebogen er et ledelsesværktøj for den medarbejder, som skal samle trådene og være sikker på, at alle har forstået deres rolle. 15 Projektgruppen, der er ansvarlig for jeres arrangement bruger drejebogen til at huske, hvad der skal gøres hvornår. Det giver tryghed for alle medvirkende at vide, hvad der forventes af dem, og hvad deres opgave helt præcist består i. Se et eksempel på en drejebog på næste side. Der er også et par drejebogsskabeloner i materialekufferten, som I selv kan udfylde for jeres arrangement.

8.00-8.30 8.30-9.00 9.00-9.10 9.10-9.25 9.25-9.40 DREJEBOGSSKABELON Programpunkt Beskrivelse Ansvarlig Materialer Sidste tilrigning af rummet Oplægsholdere: Jette Flink, leder af Frydenlund Ole Glad, Arbejdsmiljørepræsentant Trine Skov, projektleder for Trivselsprojektet i Crawlkøbing Kommune Alle i projektgruppen Hænge skilte op Blomster på bordene Musik på Talekort klar Deltagerne ankommer Velkomst i døren Hyggesnakke med deltagerne Jette Flink Ole Glad Velkommen Præsentation af projektgruppen Ole tæller, hvor (alle rejser sig, når de bliver nævnt). mange deltagere, der er kommet Dagens program Program på alle stole eller skrevet på en flipover / tavle / powerpoint Baggrund for Trivsel i hverdagen Hvorfor igangsatte vi trivselsprojektet? Hvilke udfordringer stod vi midt i? Hvordan startede vi det helt konkret? Jette Flink Projektets betydning for medarbejderne Hvordan skaffede vi opbakning blandt medarbejderne? Hvornår var det svært? Hvilken effekt har trivselsprojektet haft? Ole Glad En tegning, der viser en kurve over projektets op- og nedture

9.40-9.55 9.55-10.10 10.10-10.25 10.25-10.40 10.40-10.55 10.55-11.00 Summe med sidemanden og spørgetid Alle bliver bedt om at summe 5 min. med sidemanden om: 1. Hvad har I bidt særligt mærke i? 2. Hvad kan I bruge hjemme på jeres egen arbejdsplads? Jette Flink faciliterer Dialog og spørgsmål i plenum Ole Glad styrer spørgetiden PAUSE I forhallen er der stillet en forfriskning Gerda Møller, frem kantinen Fastholdelse af projektresultatet i Crawlkøbing Kommune Når nyhedens interesse har lagt sig hvad gør man? Hvad skal der til for at videreføre de gode resultater? Hvad er forvaltningens erfaringer på tværs af kommunens arbejdspladser? Trine Skov Gode råd Vores 5 bedste råd fra tre vinkler: Leder Medarbejder Kommunen generelt Jette Flink Ole Glad Trine Skov Spørgsmål og dialog om trivsel generelt Spørgsmål fra deltagerne Jette Flink faciliterer Ole Glad og Trine Skov står klar til at besvare spørgsmål Kort evaluering og tak for idag! Der opfordres til, at alle udfylder evalueringskortet. Jette Flink og Ole Glad Oplys navn og mail på den person i projektgruppen, som kan kontaktes for yderligere oplysninger efter jeres arrangement. Tak fordi I kom! Kaffe, te og frugt 3 powerpoints, der uddeles i kopi til alle interesserede Evalueringskort og kasse ved døren Skriv kontaktperson på tavlen

8. PLANLÆGNING Tre uger før Møde i arbejdsgruppen Udkast til drejebog klar Møder/aftaler med alle involverede Drejebogen justeres og den endelige version sendes ud til alle involverede Tjek AV mulighederne i rummet, og om de passer med jeres behov eller om der skal bestilles udstyr 18 Aftale med køkkenet om forplejning Aftale med fx pedellen om rummets indretning Skaffe blomster, vaser, musik

Dagen før Tjek med køkken, pedel m.fl. at de er klar på alle aftaler Tjek at alle i projektgruppen er klar med hver deres opgave Printe program Hav evalueringer klar Hav talekort klar Hav store sprittusser klar til skilte mm. Hav evt. tusser/kuglepenne klar til deltagerne Lav evt. navneskilte eller hav materialer klar, så deltagerne selv kan skrive dem (fx på almindelige hvide labels). 19 På dagen Tjek al teknik inden deltagerne ankommer Hæng skilte op, så folk kan finde vej Skriv programmet på flipover / tavle eller print en stak, som lægges på deltagernes stole Læg materialer klar, som skal udleveres til deltagerne (evalueringskort og andet) Stil drikkevarer frem Modtag deltagerne i indgangen Opstil kasse til evalueringer

9. MARKEDSFØRING PPE12 sekretariatet gør en stor indsats for at skabe opmærksomhed omkring de mange Kommune Crawl arrangementer overalt i Danmark. For at få deltagere til netop jeres arrangement er det vigtigt, at I også selv drøfter, hvem I gerne vil tiltrække som deltagere og hvordan I får dem til at komme. Målgruppe Prøv at brainstorme på, hvem der kunne være interesserede i at komme til jeres arrangement. I kan fx overveje: Hvem plejer at komme, når vi inviterer til lignende arrangementer? 20 Hvem (personer, arbejdspladser og samarbejdspartnere) kan have glæde af vores erfaringer? Hvem (personer, arbejdspladser og samarbejdspartnere) står med udfordringer, som ligner vores? Oplagte målgrupper er: Gode kolleger eller samarbejdspartnere fra branchen, som løser de samme eller lignende opgaver, og som vil have særlig forudsætning for at få glæde af jeres erfaringer. Faglige netværk. Overvej om der er nogen fra jeres arbejdsplads, som deltager i netværk, hvor der kan være personer, der er oplagte deltagere til jeres arrangement. Egen organisation. Ofte er man så optaget af at få informeret folk ude fra, at man helt glemmer at fortælle om arrangementet internt. Det er vigtigt at informere alle jeres kolleger og gerne bede dem om at videresende en invitation ud i deres netværk.

Kanaler Der er flere måder, hvorpå I kan gøre andre opmærksomme på jeres arrangement. Sende en mail med en indbydelse direkte til navngivne modtagere. Sende en mail til forskellige kontaktpersoner, som I ved har en interesse i at videreformidle arrangementet til andre. Omtale arrangementet på forsiden af jeres hjemmeside. Omtale arrangementet i jeres nyhedsbrev eller andre interne kanaler (fx opslagstavle ved hoveddøren). Omtale arrangementet på facebook eller andre sociale medier, som I benytter jer af. 21 En invitationsmail behøver ikke være mere end den tekst, der står på hjemmesiden om jeres arrangemenet Sæt gerne linket ind til Kommune Crawl (http://ppe12.dk/kommunecrawl/), så modtagerne også bliver opmærksomme på alle de andre Kommune Crawl arrangementer.

10. EVALUERING Da Kommune Crawl afholdes for første gang, er vi meget interesserede i at få feedback fra både jer og jeres deltagere, så vi kan evaluere og få indblik i, hvad der gik rigtig godt og hvad der skal gøres anderledes næste gang. EVALUERING Hvad synes du om arrangementet? KOMMENTAR: 22 Hvad var det mest interessante i arrangementet? Hvad ville du gerne have hørt mere om? Andet, du har på hjerte? Uddel derfor gerne et evalueringskort til alle deltagerne i slutningen af jeres arrangement og bed dem om at aflevere deres kort, inden de går. Når Kommune Crawl er overstået, tager vi kontakt til jer for at få at vide, hvor mange deltagere, der kom til jeres arrangement og hvad de syntes om det (fordelingen på smileys). Her vil vi også spørge til jeres oplevelse af at være vært.

Har du lyst til at få tips til, hvordan I holder et godt arrangement? Vil du gerne lære nogle redskaber fra den professionelle mødeværktøjskasse? Har du mod på at holde et oplæg, der fanger dit publikum? Så læs denne lille bog, der klæder dig og dine kolleger på til at lave et succesfuldt Kommune Crawl arrangement. Både for jer på arbejdspladsen og for jeres deltagere.