24.november 2016 i Holbæk Kommune Indledning Ifølge aftale fremsendes hermed beskrivelse af ansættelsesproces vedrørende stillingen som direktør i Holbæk Kommune Ansvarlig konsulent er undertegnede Jakob Lundgaard. En af de øvrige konsulenter i Lundgaard forestår dialogtestningen. www.lundgaard-konsulenterne.dk
Tids- og forløbsplan(udkast) Faser Tid (2016-2017) Bemærkninger Indledende interviewrunde: 15.december Kl. 8.30 16.00 Se forslag til interviewpersoner neden for Konsulenten fremsender udkast 16.december inden Godkendes senest den 2. januar 2017. til stillingsannonce samt job- og personprofil kl. 18.00 Annoncen sættes i vores mediehus 3. januar Annoncen indrykkes i (forslag): Danske Kommuner Avisen Kommunen Djøf-bladet DK-Nyt (Lundgaards blok) Linkedin Altinget GoogleAdwords Deadline for ansøgninger: Konsulentens vurdering af ansøgerfeltet fremsendes til ansættelsesudvalget Beslutning om, hvem der skal med i 1. interviewrunde: Afleveres/indrykkes: 4.jan. / 12.jan Ca. 4.jan. / 13.jan Ca. 4.jan. / 13.jan Hele perioden Januar Hele Perioden Hele Perioden 1.februar Kl. 08.00 1.februar Kl. 12.00 3.februar Kl. 10.00 11.30 Mangler medieplan 2017 Mangler medieplan 2017 På Lundgaards hjemmeside og DK-Nyt så snart aftale er på plads Ansættelsesudvalget og konsulenten 1.interviewrunde 7. februar Ansættelsesudvalget og konsulenten Kl. 08.00-16.30 Referencer, dialogtest og samtaler: Uge 6 Referencer: Jakob Lundgaard Dialogtest: Konsulent fra Lundgaard Samtaler: Kommunaldirektøren 2.interviewrunde 21.februar Ansættelsesudvalget og konsulenten Kl. 08.00 13.00 Politisk godkendelse Ultimo februar E.v.t. i form af ekstraordinære møder. Tiltrædelse: 1. april 2016 side 2
Ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalgets rolle er at deltage i: Konsulentens indledende interviewrunde vedr. udarbejdelse af profil mv. Vurdering af, hvem der skal indkaldes til 1. runde Første og anden interviewrunde med afsluttende indstilling Ansættelsesudvalget har i forhold til alle andre tavshedspligt, således at de ansøgere, der ikke får jobbet, behandles med respekt. En ansættelse er en ligeværdig proces, hvor både ansøger og arbejdsgiver skal respekteres. Derfor lægger vi vægt på at værne om ansøgernes fortrolighed og sikre et højt informationsniveau igennem hele processen. Udarbejdelse af job- og personprofil mv. Konsulenten gennemfører en indledende interviewrunde med nøglepersoner omkring stillingen. Det giver relevant viden med til brug for udarbejdelse af profil og annonce. Vi foreslår, at der holdes interview med: Borgmesteren 45 min. Administrerende direktør - 45 min. Økonomiudvalget gruppeinterview 60 min. E.v.t. gruppeformænd der ikke er repræsenteret i Økonomiudvalget gruppeinterview 60 min. Direktørkollega 45 min. Chefer der referer til direktøren - gruppeinterview 60 min. Medarbejderrepræsentanter fra området. gruppeinterview 60 min. Andre efter aftale Samtalerne vil især handle om: Aktuelle udviklingslinjer i Holbæk Kommune og de kommende års udfordringer internt og eksternt Hvad skal direktøren derfor bruge en del kræfter på internt og eksternt (i samspil med andre)? Ønsket baggrund og ønskede personlige/ledelsesmæssige kompetencer Efter samtalerne udarbejder konsulenten en job- og personprofil, der beskriver det ledelsesmæssige ansvarsområde, de særlige udfordringer på kort og langt sigt, samt udkast til annoncetekst til en stillingsannonce. På den måde opnås en synlig beskrivelse af jobbet internt i kommunen og overfor de personer, der ønsker at søge stillingen. side 3
Annonceringsperioden Relevante annonceringssteder aftales i den indledende fase. Det kunne være (udkast): Danske Kommuner Djøf-bladet Avisen Kommunen DK-Nyt (Lundgaards blok) GoogleAdwords Altinget Linkedin Der kan suppleres med yderligere medier, hvis kommunen vil benytte anledningen til generel profilering. Det vurderes dog at de potentielle ansøgere rammes med ovenstående medieplan. Endvidere har vi opslaget med på Lundgaard Konsulenternes hjemmeside, hvor der normalt er mere end 1.200 besøgende inde på job- og personprofilen. Vores faste blok på DK-Nyt er ligeledes meget aflæst, ligesom vi benytter vores Linkedin-netværk. Man kan selvfølgelig ringe fortroligt til konsulenten, hvis der er behov for at spørge ind til særlige forhold eller drøfte matchning mv. og ligeledes til den administrerende direktør. Efter aftale vil der, efter aftale med Holbæk Kommune, foretages henvendelse til udvalgte, potentielle kandidater, der kunne være interessante, at se i ansøgerfeltet. Fra deadline til 1. interviewrunde Inden deadline fremsendes ansøgning til konsulentfirmaet. Konsulenten udarbejder en skriftlig vurdering af samtlige ansøgninger herunder af, hvem der er interessante i relation til første interviewrunde. Ansættelsesudvalget får adgang til denne vurdering samt alle ansøgningerne via Lundgaard Konsulenternes elektroniske rekrutteringsportal (der er enkel at gå til). Der afholdes derefter møde, hvor ansættelsesudvalget og konsulenten drøfter ansøgningerne igennem, og udvalget træffer beslutning om, hvilke ansøgere, der indkaldes til 1. interviewrunde. side 4
De to interviewrunder Ved de to interviewrunder arbejder vi med forberedelses- og interviewtid. Ansøgerne møder 45 minutter før interviewet, hvor de gennemlæser artikler og problemstillinger i relation til jobbet. Hensigten er at præsentere ansøgerne på den mest åbne og synlige måde. Interviewrunderne varer knap 1 time pr. ansøger. I første interviewrunde er det konsulenten, der primært varetager interview- og præsentationsopgaven. I anden runde vil der være betydelig mulighed for spørgsmål fra - og dialog med ansættelsesudvalget. Efter første runde udvælges der 2-3 ansøgere, der går videre til det afsluttende forløb. Efter anden runde foretages indstilling. Mellem de to interviewrunder Der indhentes referencer på de sidste 2-3 ansøgere fra henholdsvis overordnet, kollega og underordnet. Vi lægger vægt på at sikre så grundige referencer som muligt for at kunne krydsklippe mellem oplevelserne fra 1. interviewrunde mv. og hverdagsoplevelserne hos ansøgerens nuværende og evt. tidligere samarbejdspartnere. Når vi henter referencer, lægger vi vægt på, at de ansøgere, der ikke får jobbet, kan fortsætte i nuværende job, uden at referencetagning på nogen måde belaster dem. Derfor drøfter vi mulighederne for referencer hos nuværende og/eller tidligere medarbejdere etc. godt igennem med ansøgerne. Vi tilstræber således at få referencer så godt som muligt ud fra de afbalancerede hensyn. Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Der afvikles endvidere en samtale mellem de sidste ansøgere og den administrerende direktør, hvor de to nøglepersoner har mulighed for se hinanden an og nærmeste overordnede hermed får en ekstra kilde til vurdering. Endeligt afvikles en dialogtest. Dialogtesten 1 Dialogtesten forestås af en konsulent fra Lundgaard Konsulenterne. Vi lægger vægt på, at 2 erfarne konsulenter parallelt møder - og vurderer ansøgerne. Dialogtesten er en semistruktureret samtaleguide med en fast rygrad svarende til ledelsesniveau testen bliver hér ud fra skræddersyet til den konkrete stilling. Testformen giver mulighed for at komme i dybden. Vi går i tæt dialog med ansøgerne vedrørende: 1 Man kan læse mere om dialogtesten og om etik mv. på www.lundgaard-konsulenterne.dk side 5
Ledelseskompetence (erfaringer, værktøjer og holdninger) Ledelsesrolle og stil (ansøgerens bevidste værdier og adfærd som leder) Lederpersonlighed (ansøgerens samlede lederpersonlighed som den fremtræder for konsulenten) Efterfølgende udarbejder konsulenten en skriftlig sammenfatning, som ansættelsesudvalget får til gennemlæsning inden anden runde og der sendes kopi til ansøgeren. Denne skriftlige sammenfatning indgår i den afsluttende runde. Korrespondance med ansøgerne Konsulenten sikrer løbende orientering til alle ansøgere. Ansøgere, der indkaldes til interview, modtager en personlig, individuel tilbagemelding. Opfølgning Konsulenten afvikler en personlig, fortrolig drøftelse med den nye direktør inden tiltrædelsen. Det giver mulighed for at briefe vedkommende om de udfordringer, hun/han vil møde og vi kan sammen drøfte gode idéer til at komme godt i gang. Endvidere følger konsulenten op efter ca. 4 måneders ansættelse med samtaler med den administrerende direktør og den nye direktør. Det er erfaringen, at det kan give anledning til at give et godt råd, hvis der er begynderusikkerhed om samspillet. Den samlede ansættelsessag makuleres af konsulentfirmaet, når den afsluttes efter opfølgningssamtalen. Afsluttende bemærkninger Vi vil gøre, hvad vi kan for at yde Holbæk Kommune så god støtte som overhovedet muligt i bestræbelserne på at finde en kvalificeret kommende direktør. Med venlig hilsen Jakob Lundgaard Direktør side 6