Håndbog for arbejdsmiljøgrupper Hoved-MEDudvalget for Administrationen
Indhold fordelt på afsnit 1. Indledning 2. Overblik og informationer om MED-strukturen etc. 3. Arbejdsmiljøgruppens opgaver, herunder Arbejdspladsvurdering (APV) Information om arbejdsulykker Nærved-ulykker og farlige situationer Brandbekæmpelse, flugtveje, førstehjælp/hjertestarter 4. Vilkårsaftale 5. Arbejdsmiljøuddannelse og supplerende uddannelse 6. Samspil mellem arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter 7. Hvor kan arbejdsmiljøgruppen hente informationer om arbejdsmiljø, samt rekvirere konsulenthjælp Bilag A. Tjekliste til introduktion af nyansatte til sikkerheds- og sundhedsarbejdet B. Skema til registrering af nærved-ulykker Farlig Situation C. Procedure ved brand, placering af sikkerhedsudstyr (førstehjælp, brandbekæmpelsesudstyr), nødudgange mv.
1. Indledning Denne håndbog er udarbejdet som en hjælp til arbejdsmiljøgrupperne. I håndbogen findes hjælp til en række forhold som arbejdsmiljøgruppen skal forholde sig til. Håndbogen er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af arbejdsmiljøkoordinator Erik Holm, Anne Mette Hansen og Bente Grau-Hansen fra Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø, samt næstformand Ole Echers fra HMU/administrationen. Håndbogen er godkendt af HMU d. 17.06.2008 Håndbogen er sidst revideret d. 04.07.2011 Arbejdsmiljøgrupperne er selv ansvarlig for at få printet eventuelt nyt materiale ud fra Håndbogen og holde sig orienteret. Der henvises generelt til hoved-medudvalget for administrationens hjemmeside for yderligere informationer vedrørende HMU, samt information til arbejdsmiljøgrupperne 2. Overblik og informationer om MED-strukturen etc. Hoved-MEDudvalget for Administrationen har valgt et enstrenget MED-system i forbindelse med tilrettelæggelsen af samarbejds og arbejdsmiljøarbejdet. Dette betyder, at dit Lokal-MEDudvalg også fungerer som arbejdsmiljøudvalg. På Region Midtjyllands MED-hjemmeside findes informationer om MED-systemets opbygning med Regions- MEDudvalg (RMU), Hoved-MEDudvalg (HMU) og Lokal- MEDudvalg (LMU). Derudover findes blandt andet MED-aftalen og referater fra møder i MEDudvalgene, oversigt over medlemmer i HMU m.m. På HMUs hjemmeside kan man også se en oversigt over samtlige arbejdsmiljøgrupper. Vær opmærksom på, at det er de respektive arbejdsmiljøgrupper, der har ansvaret for, at oversigten er ajourført. Ændringer i denne oversigt meldes til arbejdsmiljøkoordinator Erik Holm eller næstformand for Administrationens HMU Ole Echers. På det øverste niveau i MED-organisationen er der indgået en arbejdsmiljøaftale i RMU, der beskriver de overordnende rammer for arbejdsmiljøarbejdet i Region Midtjylland.
Arbejdsmiljøarbejdet under det enkelte LMU er også fastlagt i en arbejdsmiljøaftale, der er godkendt i det respektive LMU. Det er arbejdsmiljøgruppens opgave at sikre, at LMU s aftale er kendt og tilgængelig for samtlige medarbejdere under området. På samme måde er der udarbejdet en arbejdsmiljøaftale i HMU, som findes på hoved-medudvalgets (HMU for administrationen) hjemmeside. 3. Arbejdsmiljøgruppens opgaver Arbejdsmiljøgruppen er i det daglige krumtappen i arbejdsmiljøarbejdet. Det betyder blandt andet, at de operationelle arbejdsmiljøopgaver udføres af arbejdsmiljøgruppen inden for det område, som arbejdsmiljøgruppen dækker. Arbejdsmiljøgruppen skal blandt andet: Deltage i gennemførelsen af arbejdspladsvurdering I HMU for Administrationen fastlægges indsatsen for APV men dog således, at APV er en løbende proces. Det betyder, at arbejdsmiljøgrupperne straks tager det op, når der opstår et problem. Der kan hentes yderligere information om det elektroniske APV-system på intranettet. Under fanen personale og arbejdsmiljø. Superbrugerne kan hjælpe arbejdsmiljøgrupperne, hvis der opstår spørgsmål i forbindelse med brug af APV. Alternativt kan APV-Hotline kontaktes. Deltage i undersøgelse og anmeldelse af ulykker og tilløb dertil Hvis der sker en arbejdsulykke, skal ulykken anmeldes via Arbejdstilsynets system til elektronisk anmeldelse af arbejdsskader (EASY). I arbejdsmiljømappen fra Arbejdsmiljøuddannelsen er beskrevet, hvordan en arbejdsulykke anmeldes. For at kunne anmelde en arbejdsulykke skal man oprettes som bruger af EASY. Brugere af EASY oprettes hos Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø. Introducere nyansatte til arbejdsmiljøarbejdet Til inspiration er vedlagt en tjekliste over, hvilke informationer arbejdsmiljøgruppen skal give videre ved introduktionen (bilag A). Nærved-ulykker og farlige situationer Når den enkelte medarbejder har oplevet en nærved-ulykke eller identificeret farlige forhold, skal dette beskrives på skemaet Farlig situation, eventuelt i samarbejde med arbejdsleder eller arbejdsmiljørepræsentant.
Situationen drøftes med arbejdsmiljørepræsentant eller arbejdsleder, som sikrer relevant handling. Skemaet sendes efterfølgende til LMU. Skemaet er vedlagt i (bilag B). På først kommende personalemøde drøftes de indrapporterede farlige situationer i den pågældende afdeling for at informere om de aktuelle tiltag og skærpe opmærksomheden på sikkerhed på arbejdspladsen. Væsentlige generelle foranstaltninger drøftes på det efterfølgende møde i LMU. Brandbekæmpelse, flugtveje, førstehjælp og hjertestarter Det er ledelsens ansvar at sikre, at bygningerne brandmæssigt er forsvarligt indrettede, at brandslukningsudstyr er til stede og er vedligeholdt, at nødudgange er vist m.v. Arbejdsmiljøgrupperne skal være opdateret omkring procedurer ved brand, placering af brandbekæmpelsesudstyr, nødudgange samt flugtveje og sikre, at der findes en opdateret bygningstegning, der viser, hvor materiellet er placeret samt nødudgange og flugtveje. Det nævnte materiale skal være kendt og anvendeligt/brugbart for arbejdsmiljøgruppen. Ressourcepersonerne (se side 12) kan hjælpe med at skaffe relevant materiale og oplysninger til at udfylde skemaerne i (bilag C), der også omhandler førstehjælp. Der tilbydes kurser i førstehjælp, der også indeholder instruktion i brug af hjertestartere. HMU vurderer og justerer løbende behov for kurser i førstehjælp/hjertestartere for personalet. Kontakt evt. arbejdsmiljøkoordinatoren for yderligere oplysninger. Tjek HMU for Administrationens hjemmeside under punkterne, førstehjælp, brandbekæmpelse og flugtvejsplaner.
Andet Arbejdsmiljøgruppen skal Varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici Deltage i planlægningen af sikkerheds- og sundhedsarbejdet Kontrollere, at arbejdsforholdene er i orden Påvirke den enkelte til en adfærd der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed Virke som kontaktled mellem de ansatte og LMU Arbejdsmiljøgruppens opgaver fremgår af bekendtgørelse nr. 1181 af. 16. oktober 2010 om samarbejde om sikkerhed og sundhed 18. Der er i Region Midtjylland udarbejdet en pjece Værd at vide om arbejdsmiljøarbejdet i Region Midtjylland. Her kan du hente viden om MED/arbejdsmiljøorganisationen og de opgaver og pligter der knytter sig dertil. 4. Vilkårsaftale Ifølge MED-aftalen for Region Midtjylland 24, stk. 11 skal der ca. én gang om året være en drøftelse med den enkelte arbejdsmiljørepræsentant og de MEDudvalgsmedlemmer, der ikke er tillidsrepræsentanter, om den tid, som den pågældende har til rådighed til at varetage sine pligter. Det skal i den forbindelse aftales, hvor meget tid der forventes brugt i det kommende år. Som bilag til MEDaftalen er vedlagt et skema, der kan anvendes i forbindelse med drøftelsen mellem leder og arbejdsmiljørepræsentant bilag 2 i MEDaftalen. 5. Arbejdsmiljøuddannelsen og supplerende uddannelse En god uddannelse giver et godt fundament for arbejdsmiljøarbejdet. Derfor skal alle nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter og nyudpegede arbejdsledere gennemføre en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse på 3 dage. Uddannelsen skal være gennemført inden 3 måneder efter valg/udpegning. Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere har både ret og pligt til, at deltage i den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse. Derudover skal arbejdsgiveren tilbyde arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 2 dages varighed i deres første funktionsår. De 2 supplerende dage skal være tilbudt og påbegyndt inden for de første 9 måneder efter den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse er afsluttet. I de efterfølgende funktionsår skal arbejdsgiveren tilbyde arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere supplerende uddannelse svarende til 1½ dags varighed. Uddannelsen skal være tilbudt og kunne være påbegyndt inden for samme funktionsår.
Kompetenceudviklingsplan Formålet med den supplerende arbejdsmiljøuddannelse er, at sikre løbende målrettet opdatering, som kan styrke kompetencerne hos arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i virksomheden. Derfor skal arbejdsgiveren sørge for, at der ud fra virksomhedens arbejdsmiljøbehov udarbejdes en kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljørepræsentaner og arbejdsledere vedrørende den supplerende uddannelse. LMU skal sikre, at arbejdsmiljørepræsentanterne og arbejdslederne gennemfører den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelsen og tilbyde den supplerende arbejdsmiljøuddannelse samt følge op på, at vilkårsaftalen og kompetenceudviklingsplan er gennemført. Du kan læse mere om arbejdsmiljøuddannelsen og supplerende uddannelse på Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø hjemmeside under fanen arbejdsmiljøuddannelse. Har du yderligere spørgsmål vedr. den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse og løbende uddannelse, kontakt: Lisbeth Gilberg, Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø, tlf. 784 10997, mail: Lisbeth.Gilberg@stab.rm.dk 6. Samspil mellem arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter Da der som før nævnt er valgt et enstrenget system på samarbejds -og arbejdsmiljøområdet, vil de arbejdsmiljømæssige forhold skulle drøftes i dit LMU. LMU er sammensat af bl.a. arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter. Herved har man sikret, at arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter har det samme vidensniveau på samarbejds og arbejdsmiljøområdet. Forhold, der ikke kan løses af det enkelte LMU, skal bringes videre til HMU. 7. Hvor kan arbejdsmiljøgruppen hente informationer om arbejdsmiljø samt rekvirere konsulenthjælp Som arbejdsmiljøgruppe kan der ofte være behov for at finde informationer om fysisk og psykisk arbejdsmiljø, finde lovstof og ny viden.
Tjek eventuelt hjemmesiden HMU for administrationen under punktet: Interne samarbejdspartner og eksterne aktører. Konsulenthjælp Der er afsat en forfinansieret pulje timer, som dækker konsulenthjælp til fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Hvis denne konsulenthjælp ønskes, skal HMU s arbejdsmiljøkoordinator Erik Holm kontaktes. Erik Holm koordinerer tiltagene samt administrerer puljen af timer i samspil med næstformand Ole Echers HMU/Administrationen. Når puljen af timer er brugt, skal hjælp til arbejdsmiljøområdet finansieres af den enkelte afdeling. En konsulentopgave hos Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø bestilles ved at udfylde en opgavebestilling på hjemmesiden www.fa.rm.dk. Den ansvarlige konsulent kontakter opgavebestiller inden for 3 dage efter opgavevisitation. En konsulentopgave hos Koncern HR, Organisation, Ledelse og Procesoptimering bestilles ved at kontakte afdelingen på vedlagte link, eller se hjemmeside under punktet, konsulenthjælp. De to afdelinger rådgiver blandt andet indenfor følgende områder: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø Koncern HR, Organisation, Ledelse og Procesoptimering Kemisk arbejdsmiljø Trivselsundersøgelser Biologisk arbejdsmiljø Mobning Ergonomisk arbejdsmiljø Forebyggelse af stress Fysisk arbejdsmiljø (indeklima, Sygefravær støj/akustik, byggeri) Vold og konflikter Støtte til arbejdsmiljøorganisationen Organisationsudvikling (f.eks. ulykker, APV, klar til screening, Samarbejde arbejdsmiljøaftaler) Fra 2012 ændres praksis i forhold til adgangen til de forfinansierede timer således, at der ikke vil være rådighedstimer i OLP, som Arbejdsmiljøkoordinatorerne kan disponere over. Driftsområderne vil dog stadig have adgang til nogle OLP timer til fokuserede indsatser. Disse timer disponerer HR-cheferne over, og brugen aftales i Strategisk HR-Forum.
Bilag A: Tjekliste til introduktion af nyansatte til sikkerheds- og sundhedsarbejdet Nyansatte i Administrationen skal indenfor de første 2 uger introduceres om sikkerheds- og sundhedsarbejdet i afdelingen. Introduktionen foretages af arbejdsmiljørepræsentanten og/eller arbejdsleder i arbejdsmiljøgruppen. Dette aftales i den enkelte arbejdsmiljøgruppe. Introduktionen skal gennemgå følgende forhold om sikkerheds- og sundhedsforholdene: Emne Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger Personer i arbejdsmiljøgruppen Afdelingens arbejdsmiljøkultur Hvad arbejdsmiljøgruppen kan hjælpe dig med, fx Arbejdspladsens indretning Redskaber og inventar Forebyggelse af ulykker og nedslidning Skærmbriller Bringe emner videre til LMU Info om Arbejdsmiljøaftaler Arbejdsmiljøaftale for LMU Arbejdsmiljøaftale for HMU Info om MEDorganisationen Organisationsplan Info om APV Nyeste APV handlingsplan (placering og indhold) Info om Tu-Le Regionens Trivselsundersøgelse og lederevaluering Hvad gør du, hvis der sker en arbejdsulykke? Gennemgang af nødudgange/flugtveje Procedure Anvisning af nødudgange/flugtveje Brandbekæmpelsesudstyr Procedure Placering af udstyr Overblik se bilag E Førstehjælp/hjertestartere Procedure Placering af udstyr Anvisning af hjertestartere Gennemgang af ovenstående følges op af en rundvisning.
Bilag B: Registrering af nærved-ulykker Farlig Situation Dato: / -200 Afdeling: Beskrivelse: Billede/skitse, hvis muligt: Dit forslag til forebyggelse: Navn: Skema afleveres til arbejdsmiljøgruppen
Farlig Situation fortsat Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger Arbejdsmiljøgruppens handlinger Navne/arbejdsmiljøgruppen:
Bilag C: Procedure ved brand, placering af brandbekæmpelsesudstyr og nødudgange mv. Ressourcepersoner: Regionshuset Viborg Skottenborg 26 8800 Viborg Regionshuset Holstebro Lægårdvej 12R 7500 Holstebro Regionshuset Aarhus Oluf Palmes Allé 13-17, 22-26 og 34-36 8200 Aarhus N Regionshuset Horsens Emil Møllers Gade 41 8700 Horsens Aage Kleppe-Hansen Mogens Kallestrup Jens Glud Ole Kjærgaard Henrik Pedersen Jes Pedersen Arbejdsmiljøgrupperne skal sikre sig viden om følgende, og informere alle medarbejdere herom: Emne Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger Hvor brandbekæmpelsesudstyret er placeret? Hvilket brandbekæmpelsesudstyr der er tale om? Hvem der har det daglige ansvar for brandbekæmpelsesudstyret? Hvem der er uddannet i brug af brandbekæmpelsesudstyret? Hvornår der holdes brand og evakueringsøvelser? Orientering om branddøre: Branddøre må ikke være blokerede. Branddøre skal være lukkede med mindre, der er frigangspumpe på dørene, og disse er tilkoblet et ABL anlæg. - se også næste side Såfremt der er udarbejdet en egentlig brandinstruks optages denne ligeledes i bilaget. Brandinstruksen (kontakt evt. ressourcepersonen) skal indeholde oplysning om:
Emne Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger Alarmering af brandvæsenet, hvordan sker det? Orientering af personalet Hvordan får man gæsterne ud af lokalet og får orienteret om flugtveje? Bemanding og betjening af brandslukningsmateriel Modtagelse og orientering af brandvæsenet Førstehjælp og hjertestartere: Emne Hjertestartere Procedure Placering Kursus Falck-kassen Placering Indhold Medarbejderkendskabet Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger