Samlede krav og eventuelle forbehold SMS-komponent

Samlede krav og eventuelle forbehold SMS-komponent

Bilag 1: Tidsplan ID Type Tilbudsgivers besva- Beskrivelse Kommentar MK, relse (Ja/Nej) K 1.2.1 MK Leverandøren skal lave en tidsplan for projektet. 1.2.2 KK Det samlede projektforløb afsluttes indenfor en periode på maksimalt 6 måneder. Med det samlede projektforløb menes tiden fra kontraktunderskrivelse til godkendt driftsprøve. 1.2.3 KK Den overordnede tidsplan skal omfatte hele projektforløbet. Dette indbefatter blandt andet afklaring, installation, test, driftsprøve, og godkendelse af installationen. Projektplanen skal afspejle de væsentlige aktiviteter, som løbende kan udfyldes med mere detaljerede tidsplaner indenfor de 6 måneder. Den overordnede tidsplan skal vise afhængighederne mellem projektforløbets aktiviteter. 2

Til hver aktivitet knyttes et estimat, der som minimum angiver, hvor mange mandetimer aktiviteten forventes at kræve af Kunden. Det vægtes positivt, at Kundens ressourcer holdes på et minimum. Desuden skal der for hver aktivitet fremgå, hvilke ressourcer og antal timer, der skal anvendes fra Kunden for at gennemføre aktivitetens arbejde. Ressourcetyperne, der forventes fra Kundens side skal beskrives. 1.2.4 MK Den overordnede tidsplan skal indeholde følgende milepæle, samt beskrivelse af aktiviteterne i forbindelse hermed. Godkendt afklaringsrapport Godkendt installationsprøve Godkendt overtagelsesprøve Godkendt driftsprøve I forbindelse med projektet indgår følgende bodsbelagte milepæle: Aflevering af dokumentation efter overtagelsesprøve Godkendt overtagelsesprøve 3

1.2.5 MK Den overordnede tidsplan skal indeholde aktiviteter vedrørende implementering af integrationer (til REGIS og NemSMS) Kunden er ansvarlig for tilvejebringelse af data til test af løsningen. 1.2.6 KK Den overordnede tidsplan skal omfatte en møderække for en styregruppe og projektlederregi. 1.2.7 MK Detaljeret tidsplan skal ligge som en del af afklaringsrapporten. 4

Bilag 3: Leverancebeskrivelse ID MK, K Type TITEL Tilbudsgivers besvarelse Kommentar (Ja/Nej) Beskrivelse Funktionelle krav 3.1.1 MK Use-cases Leverandøren skal kunne understøtte de beskrevne Use-Cases svarede til use case 1 til 8. Leverandøren skal for hver Use-Case beskrive, hvorledes understøttelsen sker. 3.1.2 KK Leverandøren bedes redegøre for, hvordan Use- Cases 1-8 understøttes. 3.1.3 MK Skalerbarhed Leverandøren skal for hver Use-Case beskrive, hvorledes understøttelsen sker SMS komponenten skal ved produktionsstart håndtere udsendelse af 400.000 antal SMS-beskeder. SMS-komponenten skal være dimensioneret til at kunne udsende 1.000.000 antal SMS-beskeder årligt. 5

3.1.4 MK Skalerbarhed SMS-komponenten skal kunne håndtere, at 10 aktører er på samtidig i systemet. 3.1.5 KK Brugergrænseflade Selvom SMS-komponenten benyttes mindre antal aktører, lægges der vægt på, at brugergrænsefladen følger MS Windows-standarden. At systemet kan benyttes uden mus og arbejdet kan udføres med få klik. Brugergrænsefladen er på dansk. 3.1.6 KK Hjælpefunktion Der bør være adgang til kontekstsensitiv hjælp, eller som minimum adgang til dokumentation direkte fra systemet. 3.1.7 KK Svartider Den tid det tager at danne en månedsrapport må maksimum være 4 minutter. 3.1.8 MK Uddannelse 2 personer fra Kunden skal uddannes af leverandøren i systemet, herunder i brugeroprettelser. 3.1.9 MK Uddannelse Uddannelse af driftspersonale ID MK, K Type TITEL Tilbudsgivers besvarelse Kommentar (Ja/Nej) Beskrivelse Krav til Infrastruktur og hardware 3.2.1 MK Lovgivning Systemet skal til enhver tid overholde dansk lovgivning indenfor sundhedsområdet og omkring 6

anvendelse af personfølsomme data og de retningslinjer, der er udarbejdet af Datatilsynet herunder Datatilsynest Sikkerhedsbekendtgørelsen for Offentlig virksomhed, se link https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=1002 3.2.2 MK Lovgivning SMS-komponenten skal overholde sikkerhedsinstrukser beskrevet af Digitaliseringsstyrelsen ifm. digitalpost/nemsms: http://www.digst.dk/loesninger-og- infrastruktur/digital-post-nemsms-og- Fjernprint/Vejledning-og-tekniskdokumentation/Om-sikkerhed.aspx 3.2.3 MK Sikkerhed Systemet skal overholde regionens politikker for itsikkerhed, se bilag 2 Kundens IT miljø afsnit 2.5 samt underbilag 2G Strategi for IT Sikkerhed, 2G2 Politik for IT sikkerhed. 3.2.4 MK System Det skal være muligt at bruge systemet normalt, selvom der foretages opdateringer eller konfiguration. 3.2.5 MK Sikkerhed Systemet skal give fuld sikkerhed for integritet af data, således at data ikke mistes, forvanskes eller 7

3.2.6 MK Sikkerhed og logning kommer til personer, der ikke har adgang til de pågældende data. Systemet skal kunne foretage transaktionslogning på relevante hændelser, hvilket inkluderer brugerhændelser, hændelser fra andre delsystemer i henhold til gældende love og regler. Det betyder, at der skal være fuld sporbarhed på alle transaktioner og registreringer. Loggen skal som minimum have et tidsstempel (dato og klokkeslæt) samt information om den bruger eller det delsystem, som er ansvarlig for hændelsen. 3.2.7 KK Sikkerhed og logning Leverandøren bedes beskrive systemets mulighed for logning, gerne illustreret med eksempellog eller skærmbilleder. Tilbudsgiver skal beskrive værktøjer og redskaber gerne illustreret med eksempler som systemet stiller til rådighed, samt hvilke typer og indhold af logning og analyser, der foretages eller kan foretages i systemet. 3.2.8 MK AD Der skal være AD-integration med autentificering med bruger-id og password mod Regionens AD via LDAP(S). 8

3.2.9 KK Adgangskontrol og rettigheder Tilbudsgiver bedes beskrive muligheder for rolleog rettighedsstyring, herunder: Hvilke rettigheder og muligheder en systemadministrator har med hensyn til tilpasning og konfigurering af systemet. Beskrive rettighedsstrukturen i systemet og hvordan rettigheder i systemet administreres, herunder systemets muligheder for at tildele, oprette eller fjerne rettigheder. 3.2.10 KK Adgangskontrol SMS komponent SMS komponenten skal tillade adgang til anonymiseret udtræk uden krav om username og password. 3.2.11 MK Tegnsæt Det anvendte tegnsæt skal være i overensstemmelse med Unicode (UTF-8) og RFC 1345. Danske specialtegn skal (ved søgning, sortering, visning, udskrift og lignende) behandles korrekt overalt i systemet. 3.2.12 MK Krav til integration Integrationer imellem SMS -komponenten og Regionens andre systemer skal ske via regionens integrationsplatform (REGIS), se bilag 2 afsnit 2.4 3.2.13 MK Krav til integration Integrationsrammeværket Baseline skal følges i forbindelse med integration i Region Syddanmark, se underbilag 2c2 til 2c7, samt Applikations Inte- 9

3.2.14 MK Krav til integration 3.2.15 MK Krav til integration grations Politik (AIP) beskrevet i underbilag 2b. Det gælder både i forhold til udstilling af webservices samt ifm. købaseret kommunikation via WMQ. WebServices skal udstilles i henhold til regionens retningslinjer for webservices Retningslinjer for WebServices se underbilag Det er et krav, at der laves integration til følgende eksterne services/systemer uden om regionens integrationsplatform NemSMS Ovenstående integration skal varetages af leverandøren og skal ske direkte til/fra systemet. Det betyder, at det er leverandørens opgave og ansvar at indhente nødvendige specifikationer såvel teknisk som forretningsmæssigt, der gør leverandøren i stand til at foretage integrationen egenhændigt. Regionen vil naturligvis være behjælpelig i det omfang, det er muligt, men i sidste ende ligger ansvaret hos leverandøren. 3.2.17 MK Krav til in- Systemet skal beskytte mod tab eller dublering af 10

tegration 3.2.18 KK Integration til SOR 3.2.19 MK Krav til integration data ved overførsel mellem SMS komponenten og NemSMS, eksempelvis i forbindelse med, at ét eller begge systemer har været offline eller går ned. Det betyder konkret, at systemet skal være i stand til at gensende data. Leverandøren bedes beskrive systemets mulighed for understøttelse og anvendelse af SOR, herunder integration til Regionens SOR-komponent. Det betyder konkret anvendelse og integration til komponentens udstillede services samt abonnement på ændringer fra komponenten. Se beskrivelse af SOR-komponent på http://techwiki.regionsyddanmark.dk/display/public /SOR+service Tilbudsgiver har ansvaret for selve udarbejdelsen af integrationsspecifikation (se underbilag 2 C7, Baseline Integration Specification) for alle integrationer i leverancen. Tilbudsgiver har samtidig projektledelsen af, at integrationerne bliver beskrevet og etableret i henhold til den samlede projektplan for løsningen. Kunden deltager naturligvis i dette arbejde, men proces og udarbejdelsen af integrationsspecifikationerne varetages af Tilbudsgiver. 11

Tilbudsgiver skal indgå i samarbejdet med de nuværende 3 parts leverandører som systemet skal integrere til, hvorved det sikres, at en fornuftig integrationsløsning kan etableres. 3.2.20 MK Krav til integration Omkostninger til eventuelle programmeringsmæssige tilpasninger af eksisterende 3 parts systemer afholdes af Kunden, og skal således ikke indgå i Leverancen. SMS komponent skal udstille nedenstående service/snitflade: Snitflade SMS komponent Baseline SystemID Cprnr Fornavn Efternavn SKS/SOR EAN Sygehus Sygehusafdeling/afsnitenhed Mødested (eks indgang 112) 12

Bookingdato Bookingtidspunkt Afsendertelefonnr SMStekstbesked SMSAfsendelsesdato SMSAfsendelsestidspunkt opretsmsbesked() opdatersmsbesked() sletsmsbesked() Det skal være muligt både at tilgå denne service som en webservice samt via WMQ. 3.2.21 KK Krav til integration SMS komponenten skal udstille nedenstående service/snitflade som en webservice via REGIS. statussms - BASELINE - systemid - CPRnr - opslagstatussms() Det skal være muligt via denne service at lave et opslag via et cpr nummer for at se om SMS besked er afsendt eller ej på den pågældende patient. 3.2.22 MK ITIL Leverandøren skal forpligte sig til at overholde 13

Kundens bestemmelser om Support & Servicedesk som beskrevet i Bilag 2, afsnit 2.63 Support og Servicedesk. Endvidere skal leverandøren opfylde Vedligeholdelsesaftalen og de pligter, der er beskrevet til at understøtte Kundens implementerede ITIL procedurer jf beskrivelser i: Underbilag 5 H - Change Management Underbilag 5 I1+I2 - Problem Management Underbilag 2D1+2D2- Incident Management Underbilag 2E Serviceintroduktion 3.2.23 MK Installation Tilbudsgiver er ansvarlig for installation og konfiguration af systemet i alle miljøerne. 3.2.24 MK Netværk Systemet skal kunne operere fuldt ud på Region Syddanmarks eksisterende WAN, som beskrevet i Bilag 2, afsnit 3.3.2 Netværk, under hensyn til Servicemål angivet i bilag 6. 3.2.25 MK Infrastruktur Orientering: Kunden ønsker selv at varetage drift af infrastruk- 14

turen, hardware, operativsystemer samt applikations- og databaseservere ud fra specifikationer fra tilbudsgiveren på udstyr, som tilbudsgiveren garanterer lever op til den ønskede funktionalitet og kvalitet der efterlever de opstillede servicemål. SMS komponenten skal kun afvikles i et datacenter. Dette betyder der ikke bliver tale om mulighede for failover, eller aktiv/passiv setup imellem drift centrene. Krav: Tilbudsgiver skal anføre de produkter, herunder software og hardware, evt. krav til software versioner, som Kunden skal investere i for at Leverandørens Løsning kan fungere og implementeres i Kundens it-miljø og samtidig leve op til servicemålene angivet i bilag 6. Specifikationen skal både omfatte antallet af aktive og passive servere og sammensætningen af servere. For hver enkelt server skal der redegøres for antal processorer, processortype, RAM osv. Såfremt Leverandørens Løsning stiller krav til Kun- 15

dens it-miljø, som ikke opfyldes af det i bilag 2 beskrevne, skal sådanne krav anføres og specificeres i et underbilag til bilag 2, som Leverandøren udarbejder. 3.2.26 KK Tilbudsgiver bedes redegøre for Løsningens pålidelighed og tilgængelighed, overvågning, logning, fejlhåndtering og backup. 3.2.27 MK Overvågning 3.2.28 KK Overvågning Der lægges i vurderingen af besvarelsen vægt på en robust løsning, der i tilfælde af nedbrud eller fatale fejl hurtigt kan reetableres. Systemet skal understøtte, at systemet overvåges. Dette betyder, at Kunden installerer agenter på systemet for at udføre overvågning. Leverandøren vil have mulighed for at sætte overvåningskriterier op, således at den samlede løsning kan overvåges. Overvågningen af systemet aftales med regionen. For at sikre en god overvågning af det samlede system, ønsker kunden at der udvikles en overvågnings service. Overvågningsservicen skal benyttes af Kunden til 16

at forespørge om systemet er kørende. Baggrunden er at kunden tidligere har set at det ikke nødvendigvis er nok at se om en service er kørende, men at den faktisk levere data. Servicen skal fungere således at når man kalder den, foretager den forskellige kontrolkald, der er nødvendige, for at sikre at systemet er kørende. Det kunne f.eks. være mod systemet database, mod et file share som bruges i løsningen, om der er forbindelse til REGIS, mod andre servere i løsningen. Det er leverandøren skal sikre at inddrage de komponenter der er nødvendige for at sikre at servicen viser om systemet fungere. 3.2.29 KK Skalering Leverandøren skal beskrive mulighederne for skalering i systemet og som en del heraf angive kendte øvre grænser for systemet mht. til udsendelse af SMS beskeder. 3.2.30 MK Konsulentbistand Kunden skal have mulighed for at tilkøbe konsulentbistand under projektforløbet, såfremt der op- 17

står behov for ændringer, eller efter overtagelsesdagen, såfremt der opstår behov for hjælp til integration, ændringer af systemet eller lignende. Konsulentbistand kan tilkøbes som tid og materialer, eller som fastpris aftale efter kundens valg. 3.2.31 MK Miljøer Der skal etableres følgende miljøer: Produktionsmiljø Dette miljø anvendes af Kunden til den endelige produktion. Der gælder særlige servicemål for dette miljø. Testmiljø Anvendes til test af nye releases og funktionalitet samt til test af integrationer inden disse sættes i endelig produktion. 3.2.32 MK Dokumentation For specielt udviklet software og tekniske grænseflader som tredjepart kan benytte, skal der senest to måneder efter overtagelsen være dokumentation til rådighed, der er egnet til videreudvikling (eks. udstillede web-services skal dokumenteres, 18

så en udenforstående udviklingsorganisation på baggrund af dokumentet umiddelbart kan integrere til servicen). 3.2.33 MK Løsningsbeskrivelse Kunden skal have ret til at bruge dokumentationen og selve grænsefladerne. Leverandøren leverer en samlet Løsningsbeskrivelse OPTIONER I alt er der tre optioner i udbuddet. Option 1: Licenser Leverandøren bedes beskrive eventuelle licenser der er forudsætningen for afvikling af SMS-komponenten. ID MK, K Type TITEL Tilbudsgivers besvarelse Kommentar (Ja/Nej) Beskrivelse Optioner 3.3.1 KK Licenser Leverandøren beskriver de licenser som er nødvendige for afvikling af SMS-komponenten. I Bilag 19

12 prisfastsættes Licenserne. Option 2: Send-status i bookingsystemet (Use-case 5.9) ID MK, K Type TITEL Tilbudsgivers besvarelse Kommentar (Ja/Nej) Beskrivelse Optioner 3.3.2 KK Send-status Leverandøren beskriver løsning til usecase 5.9. I bilag 12 beskrives priser på optionen. Option 3: Hent send-status (Use-case 5.10) ID MK, K Type TITEL Tilbudsgivers besvarelse Kommentar (Ja/Nej) Beskrivelse 20

Optioner 3.3.3 KK Send-status Leverandøren beskriver løsning til usecase 5.10, og beskrivelse til eventuel software. I bilag 12 beskrives priser på optionen. Bilag 4: Dokumentation ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 4.1.1 MK Dokumentationen skal overdrages til Kunden, relevant myndighed eller anden leverandør (herunder i forbindelse med Kontraktens ophør) i søg- og redigerbar elektronisk kopi samt på papir. Formatet skal være word-kompatibelt. 4.1.2 MK Udover dokumentation der leveres med kontrakten, skal følgende dokumentation skal som min. leveres: Installationsvejledning 21

Driftsdokumentation og drifts vejledning, vejledning til systemadministratorer Systemdokumentation, herunder, men ikke afgrænset til, beskrivelse af tekniske grænseflader Dokumentationen af systemet skal som minimum omfatte: Beskrivelse af SMS-komponenten Brugermanualer til aktører Specifikation af databasen, inklusiv versionsnummer, datamodel, og databasedesign. Integrationsbeskrivelser til REGIS og evt. sendstatus Integrationsbeskrivelser mod NemSMS Beskrivelse hvilken af dimensionering af infrastrukturen, der er nødvendig, for at sikre skalerbarhed, stabilitet og performance Dokumentation af platformen (hardware, databaser, operativsystemer mv.), herunder angivelse af versioner Dokumentationer af afhængigheder til andre systemer (ex. servere, databaser og REGIS ) 22

Vedligeholdelsesmanualer Fejlfindingsmanualer, samt eventuel løsningsbeskrivelse eller work-around. Brugeradministrationsvejledning Genetableringsprocedurer Uden yderligere betaling, skal dokumentation af specielt udviklet software, samt de tekniske grænseflader udleveres til Kunden, for at Kunden eller tredjepart overtager vedligeholdelsen eller videreudvikling af Løsningen på et senere tidspunkt. F.eks. skal udstillede web-services dokumenteres, så en udenforstående udviklingsorganisation på baggrund af dokumentet umiddelbart kan integrere til servicen. 4.1.3 MK Dokumentation skal være på dansk. Leverandøren er forpligtet til at al dokumentation holdes ajourført under anvendelse og har en hensigtsmæssig versions systematik. 4.1.4 MK De anvendte REST kald og status/fejlkoder anvendt i forbindelse med integration til NemSMS skal dokumenteres for at Kun- 23

den kan tage de nødvendige skridt for at sikre en tilpasning af Løsningen hvis der sker ændringer i disse. Bilag 5: Vedligehold og support ID Type Tilbudsgivers Beskrivelse Kommentar MK, besvarelse K (Ja/Nej) 5.1.1 MK Support & Forebyggende vedligehold er Vedligehold Leverandørens ansvarsområde og har dermed ansvar for forebyggelse, konsekvenser og dokumentation af samme. 5.1.2 MK Support & Leverandøren skal i Vedligeholdel- Vedligehold sesaftalens løbetid sikre, at Løsningen opfylder de lovmæssige krav. Eksempelvis persondata og oplysninger. 24

5.1.3 MK Support & Vedligehold 5.1.4 MK Support & Vedligehold 5.1.5 MK Support & Vedligehold 5.1.6 MK Support & Vedligehold 5.1.7 MK Support & Vedligehold Leverandører skal levere og installere nye versioner og releases på programmel i forbindelse med deres løsningsansvar. Leverandørens vedligeholdelse af Programmel omfatter fuldstændig vedligeholdelse af Programmel beskrevet i kravspecifikation bilag 3 med dertil hørende batch kørsler. Leverandøren vil have mulighed for at sætte overvåningskriterier op, således at den samlede løsning kan overvåges. Overvågningen af systemet aftales med regionen.. Leverandøren skal anvende regionens back-up og antivirus løsning samt rutiner. Leverandøren skal sikre behørig rapportering til Kunden. Samtidig definere eventuelle værktøjer der måtte være nødvendige for at opnå nødvendigt datagrundlag. 25

5.1.8 MK Support & Vedligehold 5.1.9 MK Support & Vedligehold Leverandøren skal på kundens anmodning udarbejde forslag til implementering af ændringer. Leverandøren skal proaktivt rådgive kunden med henblik på at opnå opfyldelse af Vedligeholdelsesaftalen. 5.1.10 MK Support & Leverandøren skal ved ændringsanmodninger Vedligehold og prisfastsættelse tage hensyn til omkostningsbesparelse ved genbrug til tredje part. 5.1.11 MK Support & Leverandøren er ansvarlig for Vedligehold konfigurations- og versionsstyring i forhold til programmel omhandlende den del af løsningen Leverandøren har driftsansvar for. 5.1.12 MK Vedligehold Leverandøren skal levere support og bistand vedrørende løsnigens funktioner samt brug af samme. 5.1.13 MK Support & Vedligehold Vedligehold Følgende ydelser er indkluderet i leverandørens overhead og kan ikke afregnes: 26

Bogholdning og controlling Intern administration hos leverandøren Oplæring af nye medarbejdere Salgsmøder samt salgspersonale Forespørgsler der har salgsmæssig karakter Programmøder Transporttimer Interne generelle processer, som ikke er kundespecifikke, som kvalitetstyring mv. Timer til ydelser som er inkluderet i basisydelsen som f.eks patchning af servere Vedligeholdelse af ej applikationsmæssig dokumentation Service Delivery Management eller Account Management Intern ledelsestid hos leverandøren 5.1.14 MK Support & Leverandørens skal bistå i samarbejde Vedligehold med kunden for at sikre at løsningen lever op til de driftsmæssige mål og minimere risiko for uhensigtsmæssigheder i integrationer og grænseflader. 5.1.15 MK Support & Leverandøren skal forestå al ad- 27

Vedligehold ministration af ydelser under Vedligeholdelsesaftalen, herunder tage initiativ til nødvendig koordinering, planlægning og dialog Kunden. 5.1.16 MK Support & Vedligehold 5.1.17 KK Support & Vedligehold Leverandørens ydelser skal overholde Kundens til enhver tid gældende it-strategi og sikkerhedsprocedurer. Leverandøren skal udelukkende lade ydelser under Vedligeholdelsesaftalen udføre af kompetente og erfarne fagfolk, der har kendskab til Løsningen. Det vægtes positivt såfremt kunden kan dokumentere hvordan det sikres at viden, udbygning af kompetence samt overvåge og sikre at teknologiudviklingen er i fokus indenfor leverandørens løsningsbeskrivelse. Support & Vedligehold 5.1.18 MK Support & Leverandøren skal i videst muligt 28

Vedligehold 5.1.19 MK Support & Vedligehold 5.1.20 MK Support & Vedligehold omfang udføre opgaverne under Vedligeholdelsesaftalen uden for Kundens driftssted. Det påhviler altid Leverandøren at redegøre for og dokumentere, at en Fejl eller driftsforstyrrelse ikke helt eller delvist beror på Løsningen eller andre ydelser under vedligeholdelsesaftalen. Det påhviler altid leverandøren assistance i forbindelse med afhjælpning af fejl. 5.1.21 MK Support & Vedligehold Leverandøren skal udarbejde en plan for opdateringer, herunder Releases og Versioner, som fremsendes til Kunden. 5.1.22 MK Support & Vedligehold Kunden skal i samarbejde med kunden eller dennes eventuelle driftsleverandør, sikre at ændringer eller ny funktionalitet er behørigt testet før implementering i drift samt vedligehold af dokumentation af ændringen. 29

5.1.23 KK Support & Vedligehold Leverandøren skal levere support til Kunden, som omfatter (i) anvendelse af den samlede løsning, herunder Programmellet beskrevet i afsnit 3, (ii) problemdiagnose i forbindelse med hændelser eller andre incidents. Det vægter positivt såfremt leverandøren kan beskrive hvordan de vil implementere og stille leverandørens support organisation til rådighed for kunden- Jf. bilag 5 afsnit 11 5.1.24 MK Support & Vedligehold Leverandøren skal etablere organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger der sikrer mod eksponering af kundens data samt på ethvert givent tidspunkt stille dokumentation og oplysninger til rådighed der kan verificere overholdelse af de aftalte sikkerhedsforanstaltninger. Der refereres til kundens sikkerhedspolitikker beskrevet i 30

Underbilag 2 G2 Politik for itsikkerhed og Underbilag 2 G1 Strategi it-sikkerhed samt dansk lovgivning for behandling af personfølsomme data. Bilag 6: Servicemål 31

ID Type Tilbudsgivers Krav Kommentar MK, K besvarelse (Ja/Nej) 6.1.1 MK Leverandøren skal koordinere fastlæggelse af servicevinduer i samarbejde med Regional IT driftsafdeling eller 3.part i overensstemmelse med Region Syddanmarks Change Proces som beskrevet i Underbilag 2h Change Management. 6.1.2 MK Kunden er berettiget til at anvende Løsningen hele døgnet alle årets dage 24/7. 6.1.3 MK For hvert servicemål skal Parterne aftale de nødvendige forhold med relevans for måling og forudsætninger for måling af service- 32

mål. Servicemålene gælder den aftalte driftstid, medmindre andet udtrykkeligt fremgår. 6.1.4 MK Det påhviler Leverandøren at påvise, at en teknisk utilgængelighed ikke skyldes forhold, som Leverandøren er ansvarlig for. 6.1.5 MK Det påhviler Leverandøren at rådgive Kunden om forhold, der kan påvirke servicemålene negativt. 6.1.6 MK Leverandøren etablerer en service til webservice til overvågning af: Integration til REGIS Integration til NemSMS Integration til Databaser Servicen kan etableres via de løsninger, der er etableret i Regionens It-miljø. 33

6.1.7 MK Leverandøren skal garantere en tilgængelighed på 94% målt i driftstiden. ID Type Tilbudsgivers Krav MK, K besvarelse (Ja/Nej) 6.3.1.1 MK Hvis beregningen af driftseffektivitet for en periode ikke opfylder det aftalte, er Kunden berettiget til bod. 6.3.1.2 MK For hvert påbegyndt procentpoint, som den beregnede driftseffektivitet ligger under den aftalte driftseffektivitet, udgør boden 5 % af de samlede det samlede vedligeholdelses- og driftsvederlag for den pågældende måned, jf. 34

Bilag12. 6.3.1.3 MK Såfremt bod i tre på hinanden følgende måneder udgør mere end 40 % af det samlede vedligeholdelsesog driftsvederlag for de pågældende måneder anses kontrakten for værende væsentligt misligholdt. 35

Bilag 9: Ændringshåndtering ID Type Tilbudsgivers Krav Kommentar MK, K besvarelse (Ja/Nej) 6.3.1.1 MK Hvis beregningen af driftseffektivitet for en periode ikke opfylder det aftalte, er Kunden berettiget til bod. 6.3.1.2 MK For hvert påbegyndt procentpoint, som den beregnede driftseffektivitet ligger under den aftalte driftseffektivitet, udgør boden 5 % af de samlede det samlede vedligeholdelses- og driftsvederlag for den pågældende måned, jf. Bilag12. 6.3.1.3 MK Såfremt bod i tre på hinanden følgende måneder udgør mere end 40 % af det 36

samlede vedligeholdelsesog driftsvederlag for de pågældende måneder anses kontrakten for værende væsentligt misligholdt. ID Type MK, KK Tilbudsgivers besvarelse (Ja/Nej) Beskrivelse 9.2.1 MK Såfremt Leverandøren fremsætter en ændringsanmodning, skal den have samme indhold som indholdet af et løsningsforslag til Kunden. 9.2.2 MK Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, der er en del af en ændringsanmodning fra Leverandøren. Kommentar 37

ID Type Tilbudsgivers besvarelse (Ja/Nej) Beskrivelse MK, KK 9.3.1 Et løsningsforslag skal mindst indeholde og behandle følgende Kommentar Referat af ændringsanmodningen, Beskrivelse af de påkrævede ændringer til opfyldelse af ændringsanmodningen, Eventuelle konsekvenser for tidsplanen, jf. Bilag 1 Eventuel pris for gennemførelse af løsningsforslaget, herunder også eventuelle konsekvenser for betalingsplanen, jf. Bilag 9. Det aftales fra ændringsanmodning til ændringsanmodning hvorvidt det baseres på fast pris eller Time-Material. Eventuelle øvrige væsentlige konse- 38

kvenser 9.3.2 MK Kunden kan vælge at afvise løsningsforslaget, at anmode om ændring af løsningsforslaget eller at acceptere løsningsforslaget. 9.3.3 MK Hvis Kunden anmoder om ændring af løsningsforslaget, udarbejder Leverandøren straks et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et revideret løsningsforslag Godkendes estimatet, udarbejder Leverandøren og senest 5 Arbejdsdage herefter et revideret løsningsforslag til Kunden. Accepteres det reviderede løsningsforslag, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelse af både det oprindelige og det reviderede forslag. 9.3.4 MK Hvis løsningsforslaget eller Leverandørens ændringsanmodning accepteres af Kunden, skal denne skriftligt have godkendt forslaget eller anmodningen, forinden arbejdets iværksættelse. 39

ID Type Tilbudsgivers besvarelse Beskrivelse MK, (Ja/Nej) KK 9.4.1 MK Leverandøren skal føre en ændringslog. Heri kan indføres Kommentar Daterede ændringsanmodninger Daterede estimater for vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, Daterede løsningsforslag Godkendte løsningsforslag Opdaterede tidsplaner Opdaterede betalingsplaner Øvrige relevante dokumenter. 9.4.2 MK Hver ændringsanmodning skal tildeles et fortløbende identifikationsnummer, således at ændringsanmodningen og de hertil knyttede dokumenter kan følges i ændringslog'en. 40

Bilag 10: Samarbejdsorganisation ID Type Tilbudsgivers besvarelse Beskrivelse MK, (Ja/Nej) KK 10.1.1 KK Leverandørens skal redegøre for sin valgte projektledelsesmetode i projektet. 10.1.2 MK Leverandøren skal afrapportere projektstatus svarende til den rapportering, der anvendes i andre projekter i Regions Syddanmark, svarende til projektstatusrapportering én gang om måneden i underbilag PSR-rapport. 10.1.3 KK Det vægtes positivt, at Leverandøren beskriver projektlederens erfaring inden for lignende projekter. Det vægtes positivt at Leverandørens projektleder er erfaren i forhold til den pågældende projekttype. 10.1.4 KK Det vægtes positivt at Leverandørens nøglemedarbejdere er erfarne i forhold til den pågældende projekttype. Kommentar ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar 41

MK, svarelse (Ja/Nej) KK 10.2.1 MK Kunden udpeger styregruppeformanden. 10.2.2 MK Umiddelbart efter kontraktunderskrift udarbejder styregruppen en rollebeskrivelse, som beskriver styregruppens daglige virke. Styregruppemøderne afholdes hos Kunden eller efter Kundens bestemmelse på et efter omstændighederne passende sted og indlægges i projektets aktiviteter. Leverandøren har ansvar for afholdelse af Styregruppemøder. Leverandøren udarbejder referat. 10.2.3 MK Leverandøren udpeger et medlem af styregruppen, som repræsenterer Leverandøren i styregruppen. Kunden udpeger et antal medlemmer, som repræsenterer Kunden. 10.2.4 MK Leverandøren fremsender referat til Kunden senest to Arbejdsdage efter styregruppemødet, som kommenterer dette herefter. Kunden godkender referatet inden fem dage. Hvis der ikke er indsi- 42

gelser indenfor tidsrammen, er referatet godkendt. 10.2.5 MK Leverandørens deltagelse i Styregruppemøder er en del af leverancevederlaget. ID Type Tilbudsgivers besvarelse Beskrivelse MK, (Ja/Nej) KK 10.3.1 MK Hver Part deltager med en projektleder i projektledelsen. Parternes projektledere udgør i fællesskab projektledelsen. Kommentar 10.3.2 MK I perioden frem til godkendt driftsprøve afholdes der projektgruppemøder mellem Parterne. 10.3.3 MK Medmindre andet aftales mellem Parterne, afholdes projektgruppemøde hver anden uge. Kunden og leverandøren beslutter sammen hvor mødet afholdes. Leverandøren har ansvar for projektgruppemødernes afholdelse. Leverandøren udarbejder referat. 10.3.4 KK Leverandøren skal prissætte ekstraomkostninger 43

ved fysisk fremmøde ved kunden for mødeafholdelse med max. 5 mødedeltagere fra Leverandøren. Alle omkostninger skal i regnes. 10.3.5 KK Efter idriftsættelse drøfter Kunden og Leverandøren halvårligt efter idriftsættelse, hvorvidt statusmøder er nødvendige. Kunden og Leverandøren drøfter inden statusmødet indholdet for møderne. Bilag 12: Leverancevederlag og priser ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 12.1.1 MK Det samlede Leverancevederlag for Leverancen skal angives jf. Tabel 1. 12.1.2 MK Leverancevederlaget er fast. ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) K 12.2.1 MK Det månedlige vederlag for vedligeholdelse efter 44

overtagelsesdag skal angives i Tabel 2. 12.2.2 MK Det månedlige vederlag for support efter overtagelsesdag skal angives i Tabel 2. 12.2.3 MK Det månedlige vederlag for øvrige vedligeholdelsesydelser efter overtagelsesdag skal angives i Tabel 2. 12.2.4 MK Vederlag for nye versioner og releases skal Angives i Tabel 2. ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 12.3.1 MK Der skal angives timepris ressource til deltagelse i Leverancen. ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 12.4.1 MK Leverandørens vederlag ved Kundens udtræden skal angives, jf. Kontraktens punkt 5.1. 12.4.2 MK Specificering af de enkelte poster, der indgår i Le- 45

verandørens vederlag ved Kundens udtræden, skal oplyses. Bilag 14: Prøver ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 14.1.1 MK Leverandøren skal vedlægge et afprøvnings program 14.1.2 MK Afprøvningsplan skal som min. indeholde: Fabriksprøve Installationsprøve Overtagelsesprøve Driftsprøve 14.1.3 MK Der skal være sporbarhed mellem afprøvningsprogrammet og Bilag 1 og 3 46

Afprøvningsforskrifterne Afprøvningsplanerne 14.1.4 MK Afprøvningsprogrammet skal, for hver afprøvning, som minimum, indeholde oplysninger om Afprøvningens placering i projektforløbet (eventuelt i form af henvisning til Bilag 1) Afprøvningens overordnede forudsætninger De funktioner, der afprøves Afprøvningens fysiske rammer De afprøvningsmetoder, der anvendes De ressourcer, som Kunden skal stille til rådighed (eventuelt i form af henvisning til Bilag 6) De afprøvningsforskrifter, der skal udarbejdes Godkendelseskriterier 47

14.1.4 MK Afprøvningsprogrammet skal behandles og godkendes af Kunden som fastlagt i Bilag 1. ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 14.2.1 MK Afprøvningsforskrifterne skal, for hver af de afprøvninger, der er defineret i afprøvningsprogrammet, i detaljer beskrive gennemløbet af afprøvningerne. Beskrivelsen skal omfatte de eventuelle forudsætninger, der skal være opfyldt for, at den pågældende afprøvning kan gennemføres, herunder hvilken Dokumentation der skal foreligge. 14.2.2 MK Der skal være sporbarhed mellem afprøvningsforskrifterne og Afprøvningsprogrammet Afprøvningsplanerne 48

Bilag 3 14.2.3 MK Afprøvningsforskrifterne skal behandles og godkendes af Kunden som fastlagt i Bilag 1. ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse KOmmentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 14.3.1 MK Afprøvningsplanerne omfatter også eventuelle installationsaktiviteter og skal som minimum indeholde oplysning om: Kort overordnet beskrivelse af testen og dens formål Hvilke afprøvningsforskrifter, der er omfattet af afprøvningsplanen Hvilke installationsplaner, der er omfattet af afprøvningsplanen Beskrivelse af eventuelle testværktøjer og metoder, der anvendes 49

Hvem, der skal deltage i de enkelte installationer/afprøvninger ved navns nævnelse eller ved stillingsbetegnelse Eventuelt udstyr, der indgår i den enkelte installation/afprøvning Eventuelle prøvedata, der skal leveres af Kunden. En time-for-time beskrivelse af installationer og afprøvninger 14.3.2 MK Afprøvningsplanerne skal behandles og godkendes af Kunden. ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 50

14.4.2.1 MK En prøve er bestået, når godkendelseskriterierne fastsat i afprøvningsprogrammet er opfyldt, hvorefter godkendelse skal ske i overensstemmelse med Kontraktens punkt 21. ID Type Tilbudsgivers be- Beskrivelse Kommentar MK, svarelse (Ja/Nej) KK 14.5.1 MK Rapporten bør angive resultatet af prøvens/testens gennemførelse og kan indeholde følgende: Dokumentation af alle testcases samt resultatet deraf Hvor mange hændelser (fejl/problemer), der er fundet i alt og med hvilken kategori Hvor mange hændelser, der er udestående og med hvilken kategori Handlingsplan for udestående hændelser Oversigt over eventuelle udeståender Eventuelle afvigelser i forhold til testplanen 51

52

Forbehold: Leverandøren bedes beskrive eventuelle forbehold i forhold til Bilag 2: Kundens it-miljø Forbehold Henvisning til side i Bilag 2 Leverandørens kommentar 53