Notat vedrørende trivselsmålingen

Notat vedrørende trivselsmålingen Trivselsmåling Fra og med 2008 skal kommunerne mindst hvert tredje år gennemføre en måling af medarbejdernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø(aftale om trivsel og sundhed 1 ). Det er ledelsens ansvar, at en trivselsmåling gennemføres. Arbejdet med trivselsmålingerne sker i dialog med HovedMED, der aftaler retningslinjer for indhold og opfølgning på trivselsmålingerne. Der er metodefrihed, så HovedMED kan altså selv afgøre, om man gennemfører trivselsmålingerne på samme tidspunkt og om de skal være ens for alle kommunens arbejdspladser. Der kan være nogle generelle aspekter, der er interessante at belyse på alle kommunens arbejdspladser og nogle mere specifikke aspekter, som kun er relevante at afdække på et udvalg af arbejdspladserne. Trivselsmålinger kan ske i tilknytning til arbejdspladsvurderingen (APV), men det er ikke et krav. Det er vigtigt at bemærke, at der ikke stilles samme krav til en trivselsmåling, som der stilles til en lovpligtig APV. En APV har især fokus på risikofaktorer, symptomer og belastninger, mens en trivselsmåling fokuserer på, hvad der motiverer og skaber trivsel og arbejdsglæde. En trivselsmåling indeholder også elementer vedrørende det psykiske arbejdsmiljø og vil derfor kunne supplere en APV. I kommunens HovedMED kan man overveje, hvordan man vil håndtere snitfladerne mellem trivselsmåling og APV. I sig selv skaber en trivselsmåling ikke forandring og mere trivsel. Men måling af trivsel bidrager med systematisk og overskuelig dokumentation, der gør det mere tydeligt, hvordan arbejdet med trivsel kan opretholdes og kontinuerligt forbedres. Målinger kan være et håndgribeligt afsæt for trivselsarbejdet. De giver et øjebliksbillede på undersøgelsestidspunktet. Det er afgørende, at en trivselsmåling følges af dialog og handling med inddragelse af alle på arbejdspladsen (Vejledning til aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 2 ). Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne, KL og KTO. Kommunale arbejdspladser skal iværksætte en række konkrete initiativer, der gavner trivsel og sundhed. Det er aftalt mellem KL og KTO i Aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne (trivselsaftalen) ved overenskomstfornyelsen i 2008. Formålet med trivselsaftalen er, at: Skabe grundlag for forbedring og udvikling af de ansattes trivsel og sundhed på arbejdspladserne Styrke grundlaget for kommunens forebyggelses- og fastholdelsesindsats 1 http://www.personaleweb.dk/sites/default/files/aftale%20om%20trivsel%20og%20sundhed.%20kl%2 0og%20KTO.pdf 2 http://www.personaleweb.dk/sites/default/files/vejledning_til_aftalen_om_trivsel_og_sundhed_paa_ar bejdspladserne_0.pdf 1

Skabe grundlag for at nedbringe sygefraværet Trivselsaftalen indebærer bl.a.: Trivselsmålinger mindst hvert tredje år Konkrete sundhedsfremmeinitiativer Redegørelse om sammenhæng mellem ressourcer og arbejdsmængde Årlig sygefraværsstatistik på institutionsniveau Sygefraværssamtaler ved længerevarende sygefravær Retningslinjer vedr. handlingsplaner i forbindelse med den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV) Retningslinjer for indsatsen mod arbejdsbetinget stress Retningslinjer for indsatsen mod vold, mobning og chikane Trivselsaftalen kan opdeles i fire temaer: trivsel, sundhedsfremme, sygefravær og vold, mobning og chikane. Trivselsmåling i Langeland kommune Oprindelig valgte Langeland kommune at anvende redskabet Trivselmeter, da dette blev anbefalet fra KL og blev stillet gratis til rådighed i en periode 3. Spørgsmålene var validerede og det var muligt at benchmarke op mod andre kommuner. Trivselmeter blev overtaget af en privat udbyder, da aftaleperioden udløb. Det blev besluttet ikke at benytte den private udbyder, da prisen var relativ høj. Dog valgte Langeland kommune at bibeholde spørgerammen for at kunne sammenligne med den første trivselsmåling. Spørgerammen blev indsat i kommunens daværende surveysystem, der teknisk havde nogle begrænsninger. Kommunen har efterfølgende fået et nyt surveysystem, der i højere grad kan honorere kravene til at kommunen selv kan afvikle undersøgelsen. For nuværende er der gennemført to trivselsmålinger og bibeholdes det tre årlige interval, skal den næste trivselsmåling gennemføres i 2016. Dog gennemføres en mini trivselsmåling i foråret 2015 som del af evalueringen af Nærvær og fraværs indsatsen, hvor der anvendes nogle få spørgsmål fra den nuværende trivselsmåling. Formålet er at måle på om der er sket en udvikling i social kapital. Målingen er udelukkende en del af evalueringen og der er ikke forventninger om at der skal udarbejdes lokale handleplaner. Social kapital er et fokusområde for kommunen og derfor er det vigtigt, også fremadrettet, at kunne måle på udviklingen af social kapital. Strategi og Forebyggelse står til rådighed i forhold til sparring og procesledelse i forbindelse med arbejdet med trivselsmålingens resultater. 3 Trivselmeter Et værktøj til måling af trivsel I trepartsaftalen 2007 mellem regeringen og det offentlige arbejdsmarkeds parter blev det aftalt, at der skulle udvikles et fælles elektronisk værktøj til trivselsmålinger. KL og KTO har sammen med Danske Regioner, Personalestyrelsen, Sundhedskartellet og CFU i fællesskab udviklet værktøjet Trivselmeter. Værktøjet stilles gratis til rådighed for kommunerne, der blot skal kontakte udbyder af værktøjet (Interresearch) for at få en brugeradgang. 2

Vigtige overvejelser før det besluttes hvilket scenarie, der skal arbejdes videre med Der er en række kendte faktorer, som har betydning for arbejdsmiljøet og trivslen. De nævnte faktorer er belyst i den nuværende trivselsmåling. Da faktorerne har stor betydning for arbejdsmiljøet og trivslen på arbejdspladsen er det vigtigt at en eventuel ny trivselsmåling stadig har et indhold så de kan belyses. I et uddrag af Arbejdstilsynets vejledninger ses, at Hvis medarbejderen ikke kan forudsige de væsentligste forhold, der vedrører egne arbejdsfunktioner og samarbejdsflader i fremtiden, kan det føre til usikkerhed og stress. Lav indflydelse på eget arbejde er en af de vigtigste risikofaktorer i forhold til stress og stressrelaterede sygdomme som fx hjerte-karsygdomme. Det gælder især, når den lave indflydelse er kombineret med høje krav og lav social støtte. Lav indflydelse giver ofte ringere motivation, lavere produktivitet og dårligere kvalitet i arbejdet. Manglende mening i arbejdet kan mindske oplevelsen af sammenhæng og kvalitet i arbejdet, og det kan gøre medarbejdernes motivation og tilfredshed med arbejdet mindre. Der er sammenhæng mellem oplevelsen af manglende mening og sygefravær, stress og udbrændthed Ensidigt arbejde og manglende udviklingsmuligheder kan skabe apati, hjælpeløshed, passivitet og frustration. Medarbejdere med dårlige udviklingsmuligheder har oftere mere stress, er mere trætte og har dårligere selvvurderet helbred end personer med gode udviklingsmuligheder Er kravene for høje, kan det give stressreaktioner, særligt hvis mængden af information/sanseindtryk er stor og hurtigt skal bearbejdes og omsættes til handlinger. Uoverensstemmelser og konflikter på virksomheden kan både være en risiko for udvikling af stress og et resultat af et højt stressniveau blandt (nogle af) medarbejderne. Resultatet kan blive et uproduktivt og skadeligt samarbejde, der kan resultere i øget sygefravær, udstødning, ringe kvalitet i arbejdet og dårlige arbejdsresultater, hvilket kan medføre økonomiske omkostninger for virksomheden. En stresset medarbejder har tit et højere sygefravær og en lavere arbejdsevne og produktivitet, som ofte bidrager yderligere til medarbejderens stress. Der opstår let en negativ stressspiral, som også går ud over kollegerne. De må typisk arbejde hårdere for at opveje den stressramtes ringere arbejdsindsats. Både fysisk vold og trusler kan medføre en lang række fysiske og psykiske reaktioner. De kan opstå, uanset om medarbejderen er kommet fysisk til skade eller ej. På længere sigt kan et dårligt psykisk arbejdsmiljø bl.a. føre til depression og hjerte-karsygdomme. Hvis man har fysisk anstrengende arbejde en væsentlig del af arbejdsdagen, risikerer man, at kroppen bliver slidt ned, fordi man ikke når at hvile ud. Det øger risikoen for skader både på kort og langt sigt samt for hjertekarsygdomme. Symptomer på dårligt indeklima er fx utilpashed, irriterede slimhinder, hovedpine og træthed. Det forringer både medarbejdernes livskvalitet og øger deres sygefravær. 3

Social kapital Mange af faktorerne er indeholdt i måling af social kapital. Virksomhedens sociale kapital er de sociale relationer, som udvikler sig i løsningen af virksomhedens kerneopgave. Det gælder både i relationerne mellem medarbejdere og ledere samt mellem medarbejdere indbyrdes og ledere indbyrdes. Det afgørende er, om disse relationer er præget af tillid, retfærdighed og samarbejdsevne Peter Hasle m.fl.: Ledelse med social kapital. L&R Business, 2010 Forskningen viser, at der er en klar sammenhæng mellem Social Kapital og virksomhedens performance. Det gælder både i form af højere produktivitet og kvalitet og i form af et bedre arbejdsmiljø med et lavere sygefravær. Overvejelser Det anbefales at drøfte nedenstående spørgsmål i forbindelse med at det besluttes hvilket scenarie, der skal arbejdes videre med. Hvilke forhold har betydning for medarbejdernes trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø? Skal målingen være fælles for hele kommunen? Kan og/eller skal trivselsmålingen bruges til sammenligning? Hvilke baggrundsvariabler er der behov for? (mail, navn, arbejdssted, medarbejder/leder, etc.) Og hvis ja skal sammenligningen så ske i forhold til tidligere undersøgelser, sektoren, lignende arbejdspladser e.l.? Hvem skal drøfte sammenligningerne? Hvor ofte skal trivslen måles? Årligt, hvert andet år eller hvert tredje år? Skal trivselsmålingen gennemføres særskilt eller i sammenhæng med APV? Skal deltagerne i trivselsmålingen være anonyme? Hvordan sikres anonymiteten for medarbejdere på mindre arbejdspladser? Hvordan præsenteres resultaterne for medarbejdere og ledere? Hvordan følges der op på trivselsmålingen i HovedMED eller i de lokale MED? Hvornår evalueres trivselsmålingen, retningslinjer og den konkrete opfølgning? Scenarier I det følgende er der opstillet tre mulige scenarier for kommunens kommende trivselsmåling. Scenarie 1 Ramme Gennemføres hvert 3. år. Spørgerammen bibeholdes i store træk, dog ændres eller fjernes de spørgsmål, der kan forstås på flere måder eller vurderes som overflødige. Indhold 98 spørgsmål fordelt på følgende temaer: Selvvurderet helbred og trivsel på arbejdspladsen Job og organisering Indflydelse Ledelse Samarbejde 4

. Læring og udvikling Krav i arbejdet Motivation Engagement Tilfredshed Helbred og velbefindende Livsstil og sundhed Sygefravær det sidste år Krænkende adfærd Fysisk arbejdsmiljø Fordele De fleste spørgsmål kan direkte sammenlignes med de to forrige målinger Kan gennemføres som en central måling, hvor der efterfølgende udarbejdes rapporter til de enkelte områder Der tilbydes proceshjælp fra Strategi og forebyggelse Der er udviklet et procesværktøj, der er tilgængeligt på intranettet, som TRIO grupperne kan støtte sig til Ulemper Spørgerammen indeholder mange spørgsmål, hvilket øger risikoen for fejlbesvarelser og øger risikoen for at medarbejderne ikke prioriterer at udfylde spørgeskemaet Det er et stort materiale TRIO efterfølgende skal bearbejde og arbejde med Der måles ikke på social kapital i tre relationer (samlende, brobyggende og forbindende social kapital) Scenarie 2 Ramme Gennemføres hvert 3. år. Der er fokus på social kapital og herudover på psykisk arbejdsmiljø som krænkende adfærd og generelle spørgsmål vedrørende fysisk APV. Indhold 45 spørgsmål fordelt på følgende temaer social kapital i tre relationer krav i arbejdet, motivation, engagement, tilfredshed sygefravær krænkende adfærd selvvurderet helbred og trivsel generelt generelle APV spørgsmål Fordele Færre spørgsmål end scenarie 1 5

Primært fokus på social kapital i tre relationer, hvilket støtter op om kommunens fokus Kan gennemføres som en central måling, hvor der efterfølgende udarbejdes rapporter til de enkelte områder Der tilbydes proceshjælp fra Strategi og forebyggelse Ulemper Resultaterne kan ikke umiddelbart sammenlignes med de tidligere målinger, ud over nogle få spørgsmål. Sammenligningen kan først gøres ved den efterfølgende måling. Materialet skal drøftes, gennemarbejdes og sættes op på ny Procesværktøjet fra intranettet skal tilrettes før det kan anvendes Scenarie 3 Ramme Afvikles hvert år. Der opsættes en række korte spørgsmål i SurveyXact, der f.eks. kan tage udgangspunkt i en kort trivselsmåling udviklet af Arbejdsmiljø København. Indhold 8 trivselsspørgsmål udviklet af Arbejdsmiljø København. Der er udarbejdet en vejledning, der beskriver hvorledes undersøgelsen scores og forslag til en proces i forbindelse med undersøgelsen 4. Fordele Enkel at anvende Ulempe Spørgsmålene er meget overordnede Der er ikke spørgsmål vedrørende o social kapital o psykisk arbejdsmiljø som krænkende adfærd o fysisk APV Den enkelte leder er selv ansvarlig for at afvikle undersøgelsen, trække en rapport samt arbejde med resultaterne Strategi og Forebyggelse har ikke ressourcer til en årlig gennemførsel af undersøgelsen samt udarbejdelse af rapporter, proceshjælp mv. Anbefaling Det anbefales at kommunen fremover benytter scenarie 2. Der ud over vil det være muligt for den enkelte leder selv at afvikle en kort trivselsmåling jf. scenarie 3, hvor de 8 spørgsmål gøres tilgængelige i SurveyXact. 4 http://www.personaleweb.dk/mini-trivselsundersogelse 6