REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING E/F Tuborg Havnepark 16-22 Mandag, den 25. april 2016 kl. 17.00 afholdt ejerforeningen Tuborg Havnepark 16-22 ordinær generalforsamling i Address. Tuborg Havnepark 15, Hellerup.. 31 ejere var repræsenteret med et fordelingstal på 4.780 ud af 8.040. Revisor Lars Østerkryger fra RSM Plus Revisionsfirma, administrationschef Ulla Andersson samt administrator Birgitte Andersen fra Privatbo A/S deltog ligeledes i generalforsamlingen. Dagsordenen var som følger: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Bestyrelsens aflæggelse til godkendelse af årsregnskab og status med påtegning af revisor. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår. 5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmer. a. Forslag fra bestyrelsen vedrørende tilføjelse til vedtægterne vedrørende digital kommunikation. b. Forslag fra Ole Gade vedrørende glas-vindafskærmning. c. Bestyrelsen stiller forslag om forbud mod brændeovne/pejse. 6. Valg af formand for bestyrelsen. 7. Valg af andre medlemmer af bestyrelsen. 8. Valg af suppleanter for bestyrelsen. 9. Valg af revisor. 10. Fastsættelse af gebyr (i overensstemmelse med vedtægternes 21, stk. 4). 11. Eventuelt. Formanden Jens Bjergmose bød de fremmødte medlemmer velkommen. Punkt 1. Valg af dirigent og referent. Som dirigent blev valgt Ulla Andersson, der konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt varslet og indkaldt og beslutningsdygtig bortsat fra vedtægtsændringerne, idet der ikke var 2/3 af medlemmerne tilstede. Birgitte Andersen fra Privatbo A/S blev valgt som referent. Punkt 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. Formanden orienterede om brændeovnssagen, der nu endeligt var afsluttet med et forlig. En retssag ville have været meget kostbar og næppe have givet et bedre resultat. Foreningen havde modtaget erstatningen til de to brændeovnsejere samt et beløb til ejerforeningen, som dog næppe kunne dække alle omkostninger. Der var i foreningen i 2015 sket følgende: 1
Oliering af døre, vinduer og gelændre havde fundet sted henover sommeren 2015. Bestyrelsen anbefalede, at olieringen blev foretaget hyppigere, f.eks. hvert 5 år. Efter at chaussestenene var blevet nedlagt i beton ved indkørsel til foreningens parkeringsareal og til nedkørsel ved nr. 16, havde det givet et mere jævnt og solidt køre- og gå-underlag. Der var blevet malet ved kælderindgangen ved flaske og avis/pap-container. Sagen omkring dørtrin var fortsat ikke afsluttet. Foreningen førte sagen sammen med de øvrige 3 foreninger mod Carlsberg. Flere dørtrin ved indgangen til lejlighederne overholdt ikke lovkravet om max. 32 mm s højde. Gentofte Kommune anså ikke længere dispensationen for kravet om dørtrinshøjde for gyldigt, hvorfor der skulle etableres en ordning, som kunne lovliggøre forholdet. Omkring vedligeholdelse og pasning af fællesområderne kunne det konstateres, at måtter i elevatorer fungerede fint og dermed skånede tæpper ved indgang og elevator. Tæppeskifte var derfor ikke nødvendigt foreløbigt. Ventilering af varmeventiler blev foretaget i skaktrum hvert efterår. Formanden bad medlemmerne om at huske også at ventilere radiatorer i lejlighederne. Strandroserne og efeuen så ud til at trives og tjørnene skulle beskæres, så de ikke væltede. Vedrørende grundejerforeningens fællesarealer blev disse passet pænt, og genplantninger så ud til at gro. Flere havde ønsket at få beskåret beplantningen mod stien ud for nr. 16, 18 og 22, da især havtorn voksede stærkt. Grundejerforeningen havde dog ikke været lydhør for ekstra udgifter til 2 årlige beskæringer, men bestyrelsen havde ikke givet op. Badebroen fungerede tilfredsstillende. Fliser på gangarealerne langs havnen var rettet op. Address var gået over til at damprense fjernelse af alger på træværk i havnen. Denne metode var mere skånsom for træet. Bestyrelsen havde planlagt følgende opgaver i 2016: Lovpligtig udskiftning af fordelingsmålere i teknikrum p.g.a. korrosion. Det er en betydelig udgift på ca. 300.000 kroner, udgiften kan dog blive større. Løbende sikre en god vedligeholdelse, rengøring samt opfølgning. Dørtrin-sagen, der forhåbentlig afsluttes i 2016. Sikring af eget område anlæg og parkering i relation til grundejerforening og Address-arrangement m.v. Den årlige oliering af trapper. Varetage etape D s interesser i Grundejerforeningen. 2
Dialog og opfølgning på Danicas byggeplaner. Foreningen var i dialog med Danica på grund af bekymringer vedrørende påvirkning af sol/skygge og udsigt samt støj og rod i byggeperioden (2-3 år). Danica havde oplyst, at de ikke var så langt i detailplanlægningen. Der skulle først foretages en del målinger m.v.. Danica ville gerne deltage i fællesmøder, men der var endnu ikke noget konkret at berette. Det blev nævnt, at adgangsvejen til byggeriet ville blive via svanemøllebugten. Jens Bjergmose oplyste i forbindelse med varmeregnskabet, at den enkelte ejer selv kunne henvende sig til administrationen og bede om nedsættelse af a conto varmen, såfremt det måtte ønskes. En ejer gjorde i forbindelse med Danicas kommende byggeri opmærksom på, at der jo forelå en lokalplan vedrørende byggeriet. Forventningen var, at Danica ville følge lokalplanen. Ulla Andersson oplyste, at der skulle foretages en nabohøring, såfremt der blev ændret i den vedtagne lokalplan. Bestyrelsens beretning blev herefter taget til efterretning. Punkt 3. Bestyrelsens aflæggelse til godkendelse af årsregnskab og status Med påtegning af revisor. Revisor Lars Østerkryger oplyste, at regnskabet var udarbejdet i lighed med tidligere år. Revisor gennemgik regnskabet i hovedtal. Regnskabet udviste et underskud på kr. 247.438,-. Regnskabet blev herefter enstemmigt godkendt. Punkt 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår. Revisor gennemgik budgettet for 2016, der giver anledning til stigning i betaling til fællesudgifter. Stigningen er med virkning fra 1. januar 2016 og vil blive opkrævet med tilbagevirkende kraft pr. 1. juni 2016. Budgettet blev herefter enstemmigt godkendt. Punkt 5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmer. a. Forslag bestyrelsen vedrørende tilføjelse til vedtægterne vedrørende digital kommunikation. Ulla Andersson gennemgik forslaget og oplyste, at forslaget til dels var forårsaget af de stigende portoudgifter. Forslaget har følgende ordlyd og indsættes som 8 a i vedtægterne. 3
Stk. 1: Alle medlemmer skal, hvor muligt, oplyse elektronisk postadresse/e-mail til administrator. Et medlem har selv ansvaret for, at den oplyste e-mail adresse kan modtage beskeder/informationer fra administrator eller bestyrelsen. Hvis medlemmet skifter e-mail adresse, skal medlemmet straks give administrator besked herom. Hvis medlemmet ikke opfylder sin forpligtelser, bærer medlemmet selv ansvaret for, at korrespondancen ikke kommer frem til medlemmet. Stk. 2: Når foreningen har registreret en e-mail adresse på et medlem, er bestyrelsen og administrator berettiget til at have elektronisk korrespondance med medlemmet og fremsende alle meddelelser, herunder bl.a. indkaldelser til generalforsamlinger, vandog varmeregnskaber, opkrævninger, påkrav af enhver art, inkassoskrivelser og varslinger (herunder varsling om adgang til en lejlighed) m.v.. Fremsendelse gælder også anden elektronisk fremsendes via f.eks. e-boks eller lignende. Stk.3: Bestyrelsen og administrator kan i al korrespondance, både pr. post eller e- mail, henvise til at eventuelle bilag (regnskaber, forslag, etc.) er gjort tilgængelige på foreningens hjemmeside eller på anden tilgængelig elektronisk platform. Nævnte bilag anses derved at være indehold i forsendelsen. Dette gælder uanset om der måtte være angivet andet i andre bestemmelser i nærværende vedtægt. Stk. 4: Uanset ovennævnte bestemmelser, skal korrespondancen ske med almindelig post, såfremt lovgivningen stiler krav herom, eller såfremt medlemmet har givet meddelelse til administrator om, at fremtidig korrespondance skal ske med almindelig post. Stk. 5: Bestyrelsen er, uanset ovenstående bestemmelser, altid berettiget til at give meddelelser m.v. med almindelig post. Forslaget blev sat til debat og herefter til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Da der ikke var 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer tilstede på generalforsamlingen, skal forslaget på ny genfremsættes på en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslaget efterfølgende kan godkendes med 2/3 flertal af de fremmødte på denne generalforsamling. b. Forslag fra Ole Gade vedrørende glas-vindafskærmning. Ole Gade havde stillet forslag om at flytte glaspladen 95 cm nærmere terrassen. D.v.s. væk fra hjørnet og derved faktisk mindre synlig. Endvidere ønskes pladen forlænget ca. 50 cm., da det ville give en mere naturlig afslutning med altanen ovenover. Ole Gade omdelte supplerende materiale. Materialet vil blive udsendt til de ejere, der ikke var mødt op på generalforsamlingen. 4
Forslaget blev sat til debat. Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at bestyrelsen ikke bakkede op om forslaget, idet Ole Gade i strid med, hvad der var godkendt på sidste års generalforsamling havde udvidet glasinddækningen med 56 cm. Det var ikke rimeligt at foretage en sådan inddækning uden forudgående dialog med bestyrelsen og kommunen. Ole Gade gjorde opmærksom på, at det ikke var muligt at placere inddækningen således, at denne flugtede altanerne, idet stuelejlighederne var anerledes indrettet end lejlighederne på etagerne. Der var nogle beboere, der syntes, at det var en god ide, idet stuelejlighederne i gavlen derved også kunne få stor glæde af terrassen. I forbindelse med debatten gjorde Kirsten Theisen opmærksom på byggetilladelsen til glasinddækningerne på etagerne. Byggesagen skulle snart afsluttes, hvorfor andre ejere, der ønskede at søge om glasinddækninger, skulle henvende sig til Kirsten Theisen snarest muligt. Kirsten Theisen gjorde ligeledes opmærksom på, at Ole Gade skulle sende en ny ansøgning, såfremt hans forslag blev vedtaget. Herefter blev forslaget sat til afstemning. En ejer ønskede skriftlig afstemning. For forslaget stemte 6 fremmødte ejere (fordelingstal 897). Der var én ugyldig stemmeseddel. 5 ejere stemte hverken for eller imod forslaget (fordelingstal 800). Resten af ejerne (fordelingstal 2935) stemte imod forslaget. Forslaget var herefter faldet, og ejeren skal snarest fjerne den ulovligt opsatte glasinddækning. c. Forslag fra bestyrelsen om forbud mod brændeovne/pejse. Jens Bjergmose redegjorde for forslaget herunder redegjorde for nødvendigheden af, at det blev indsat i foreningens vedtægter. I foreningens vedtægter indsættes i 5, som nyt punkt 5.3 Ingen ejere af ejerlejligheder kan hverken nu eller senere opnå tilladelse til installation af brændeovn eller pejs. Forslaget blev sat til debat og en af de berørte ejere ønskede oplyst, hvad konsekvenserne ville være, såfremt forslaget blev vedtaget og brændeovne/pejse endnu ikke var fjernet. Jens Bjergmose svarede, at den økonomiske kompensation først ville blive udbetalt, når brændeovne/pejse var fjernet, hvorfor konklusionen var, at der var indgået forlig, som selvfølgelig skulle respekteres. Brændeovne/pejse skulle nedlægges og måtte ikke længere benyttes. Herefter blev forslaget sat til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. 5
Da der ikke var 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer tilstede på generalforsamlingen, skal forslaget på ny genfremsættes på en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslaget efterfølgende kan godkendes med 2/3 flertal af de fremmødte på denne generalforsamling. Punkt 6. Valg af formand for bestyrelsen. Jens Bjergmose blev genvalgt som formand uden modkandidater. Punkt 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. I henhold til foreningens vedtægter skal bestyrelsesmedlemmer vælges hvert år. Conny Møller Hansen, Dorte Larsen, Geert Stefan Andersen og Christian Seidelin blev genvalgt til bestyrelsen uden modkandidater. De 4 bestyrelsesmedlemmer er: Conny Møller Hansen Dorte Larsen Geert Stefan Andersen Christian Seidelin Punkt 8. Valg af suppleanter for bestyrelsen. Kirsten Theisen og Michael Nymark blev valgt uden modkandidater. De 2 suppleanter er: Kirsten Theisen Michael Nymark Punkt 9. Valg af revisor. Revisor Lars Østerkryger, RSM Plus Revision, Kalvebod Brygge 45, 2, 1560 København V., blev genvalgt. Dirigenten oplyste, at firmaet fra 1. maj 2016 fusionerer med Beierholm Revision. Punkt 10. Fastsættelse af gebyr (i overensstemmelse med vedtægternes 21, stk. 4). Der var ingen indsigelser vedrørende beregning af gebyr ved for sen betaling af fællesudgifter (skal fastsættes i henhold til vedtægterne). Punkt 11. Eventuelt. Jens Bjergmose oplyste, at sommerfesten afholdes den 2. september 2016. 6
Dirigenten takkede for god ro og orden. Generalforsamlingen sluttede kl. 18.15. Hellerup, den 2016 Som dirigent: Ulla Andersson Jens Bjergmose Conny Møller Hansen Dorte Larsen Christian Seidelin Geert Stefan Andersen 7