Møde Fælles Rådgivende Organ Tid Torsdag den 3. marts kl. 18-20 Sted Skoleforvaltningen, Godthåbsgade 8, Nørresundby Læring og pædagogik Skoleforvaltningen Godthåbsgade 8 9400 Nørresundby skole-kultur@aalborg.dk Init.: bwb Deltagere Afbud Fælles Rådgivende Organ Hans Thorup Lotte Sørensen Per Clausen Jørgen Hein Helle Frederiksen Sagsnr. Indtast sagsnr. Punkt 1 7 er Skoleforvaltningens punkter. Punkt 8-11 er de forældrevalgte medlemmers punkter. 1. Godkendelse af referatet fra sidste møde den 10. september 2015 Referat: Godkendt. 2. Budget 2017 Budgetdrøftelserne vedrørende 2017 er i gang. SKU har godkendt nedenstående 12 forslag til temadrøftelser i forbindelse med budget 2017. Flere af temaerne kommer som følge af drøftelserne i forbindelse med budget 2016, og nye temaer er blevet aktuelle siden sidste års budgetvedtagelse. De 12 temaer suppleres med temaet Udsatte børn. 1. Flygtninge 2. Visitationsmodel 3. IT, udvikling og indkøb 4. Inklusion 5. EGU 6. Rengøring 7. Teknisk service 8. Ressourcetildeling til specialområdet 9. Fælles ledelse 10. Specialisering af administration 11. Fritidsområdet (DUS 1, DUS 2, juniorklubber, fritidscentre m.v.) 12. 2 sprogsområdet (analyse)
Skoleudvalget skal endvidere have behandlet forslag til finansiering af Skoleforvaltningens andel af omprioriteringsbidraget senest den 1. april 2016. På seneste Skoleudvalgsmøde indledtes drøftelserne af omprioriteringsbidraget. Der er desuden planlagt to yderligere drøftelser henholdsvis den 1. og den 15. marts 2015. Omprioriteringsbidraget udgør 1 pct. af kommunens serviceudgifter. Det samlede omprioriteringsbidrag i Aalborg Kommune er 84,4 mio. kr. om året. Skoleforvaltningens andel af omprioriteringsbidraget udgør 19,7 mio. kr. i 2017. I både 2018 og 2019 skal der ligeledes reduceres med 1 pct. således, at den samlede reduktion i 2019 er 59,1 mio. kr. Rådmand Tina French Nielsen og direktør Martin Østergaard Christensen vil redegøre for de kommende drøftelser om budget 2017 og finansieringen af omprioriteringsbidraget. Referat: Der blev givet en kort orientering om det løbende arbejde med budget 2017 (ud fra samme model som i 2016). Omprioriteringsbidraget har taget opmærksomheden hidtil. Dette punkt drøftes løbende på Skoleudvalgets møder, og forslag til udmøntning fremsendes til Byrådet inden 1. april. 3. Learning Pipeline Gennem de seneste 6 måneder har samtlige ledere, mere end hundrede medarbejdere, repræsentanter for skolebestyrelserne og politikerne fra Skoleudvalget arbejdet sammen på at beskrive forventningerne til medarbejder- og ledelsesniveauerne i forvaltningen. Der har undervejs været spændende og interessante dialoger på både hvert enkelt niveau og i de mange drøftelser mellem niveauerne, hvor holdninger og synspunkter har været debatteret. Det har været et stort arbejde for alle at involvere så mange deltagere i bådeudviklingen og prioriteringen af profilernes endelige indhold. Skoleforvaltningen mødtes den 26. januar med de forældrevalgte medlemmer af FRO Michael Mikkelsen og Lars Krull for at drøfte det færdige oplæg om fælles arbejdsværdier, færdigheder og prioriteter, som skolebestyrelserne kan tage bestik af fremadrettet i de kommende år. Skolechef Jakob Ryttersgaard vil opsummere, hvad der blev drøftet på dette møde, og hvad næste skridt er. Referat: Skoleledelserne er for tiden samlet til lederseminar (uge 9), hvor formålet er: Formål: At arbejde grundigt med medarbejder- og lederbeskrivelser fra Learning Pipeline og oversætte disse til praksis. Udbytte: Alle har arbejdet med, hvad medarbejder- og lederbeskrivelser betyder for dem i praksis Alle har arbejdet med håndtering af faldgruber i ledelsesarbejdet Alle har kendskab til medarbejder- og lederbeskrivelser, herunder forventningsafstemninger omkring rolle og ansvar for de enkelte niveauer Der arbejdes ud fra konkrete cases, således at det lokale arbejde styrkes. På mødet den 2. juni mellem FRO og bestyrelsesformændene vil der også være fokus på emnet. 2/8
4. Kommunikationsprojekt i Skoleforvaltningen Skoleforvaltningen i Aalborg Kommune er en åben forvaltning, der ønsker at være i dialog med elever, forældre og alle andre, der interesserer sig for skolen. Vi skaber flotte resultater og ønsker at fortælle om dem, og vi har som målsætning at dele vores dygtige medarbejderes viden og erfaringer på tværs af skolerne og dermed lære af hinanden til gavn for det samlede skolevæsen. I Skoleforvaltningen vil vi ikke opbygge en stor, central kommunikationsafdeling, der skal løfte kommunikationsopgaven for forvaltningen. Vi vil i stedet løfte hele organisationens kommunikative evner, så vi i fællesskab løser kommunikationsopgaven. Vi er godt på vej i forhold til ovenstående, men endnu ikke i mål. Derfor sættes der yderligere fokus på kommunikation i Skoleforvaltningen med dette projekt. Projektet har til formål at løfte organisationens kommunikative evner, således både skolerne, PPR, UU, Ungdomsskolen, Kulturskolen og forvaltningens administrative enheder bliver bedre til at kommunikere. Vi skal blive dygtigere til den strategiske kommunikation både UD og IND i organisationen. Det drejer sig om både skolernes nære kommunikation med elever, forældre, samarbejdsparter mv., hvilket er af højeste prioritet, og forvaltningens bredere kommunikation med de, der har interesse i skoleområdet. Forvaltningens strategiske kommunikation skal understøtte proaktiv formidling af vores vision, mål og resultater. Det gør vi ved at kommunikere den rette information, på rette tid, til rette vedkommende. Det at mestre strategisk kommunikation er desværre ikke noget man bare kan eller noget man bare gør blot ved ledelsesmæssigt at beslutte det. Det kræver kompetencer, viden og ressourcer, samt en målrettet indsats. Direktør Martin Østergaard Christensen orienterer om projektets indhold, proces og organisering. Referat: Punktet udsat til næste møde. 5. Målpilsguiden Skoleforvaltningen har udarbejdet en Målpilsguide. Den skal tjene som en hjælp til alle Aalborg Kommunes folkeskoler og Skoleforvaltningens øvrige enheder i forhold til at beskrive den faglige og trivselsmæssige indsats og progression over flere år. Det er intentionen, at guiden skal tjene som inspiration, viden og indsigt til det videre arbejde. Både hos skoleledelsen, som primært arbejder med udviklingen af målpilen som redskab, men også andre interessenter, som personale, forældre, bestyrelse og børn, kan spille en rolle i takt med, at de inddrages i arbejdet. Målpilen er det redskab, der erstatter den hidtidige skoleplan. Ved hjælp af en flerårig, tydelig og retningsgivende proces skal målpilen sætte skolerne i stand til strategisk at sætte pejlemærker for de mange indsatser, som reform og vision danner baggrund for. Den vil beskrive de forskelligartede perspektiver, der skal inkluderes i en komplet målpil: det funktionelle, det processuelle og det symbolske. Formålet er at skabe en bred forståelse for, at målpilen vil være det centrale arbejdsredskab for en skole fremover. Endvidere vil guiden indeholde oplysninger, der fortæller om kadencen i forløbet mellem skoler og forvaltning. Hensigten er, at den skal virke som et let overskueligt strategisk papir, som folkeskolerne modellerer sine samlede indsatser i. 3/8
Det skaber genkendelighed og fælles systematik, lige fra politisk folkevalgte i udvalget over skoleledelse til medarbejdere på skolerne. Skolechef Jakob Ryttersgaard vil på mødet uddybe arbejdet med målpilen. Referat: Punktet udsat til næste møde. 6. Fælles ledelse og skolernes administration I foråret 2015 har Skoleudvalget, som forberedelse til Budget 2016, blandt andet behandlet temadrøftelserne Fælles ledelse og Skolernes administration henholdsvis den 17. marts 2015 og den 7. april 2015. I forhold til Fælles ledelse besluttede Skoleudvalget på mødet den 18. august 2015 følgende: Udvalget (ønsker), at forvaltningen udarbejder et forslag til, hvorledes der kan foretages en nærmere analyse og vurdering af mulighederne ved etablering af fælles ledelse i skolevæsenet. Forvaltningen vil, på baggrund af ovenstående, arbejde med et oplæg til fælles ledelse, hvori der beskrives forskellige modeller for etablering af fælles ledelse. Modellerne skitserer konsekvenser, fordele og ulemper, tidligere erfaringer med fælles ledelse, eksempler på organiseringen i andre kommuner, samt konkrete bud på hvilke skoler, der være relevante i forhold til en fremtidig struktur med fælles ledelse. Udarbejdelsen af oplægget vil ske i samarbejde med skolernes ledelse. Oplægget vil indeholde eksempler på mulige strukturer for fælles ledelse, blandt andet mellem store skoler og små skoler, mellem flere små skoler, skoler med flere undervisningssteder (matrikler) mv. Et væsentligt emne i forhold til beslutningen om fælles ledelse er, hvorvidt der er tale om fælles økonomi mellem skolerne med fælles ledelse, eller om hver skole fortsat har egen økonomi. I forhold til Skolernes administration besluttede Skoleudvalget på mødet den 18. august 2015 følgende: Udvalget ønsker, at forvaltningen arbejder videre med at samle de mest specialiserede administrative opgaver. Organiseringen skal være holdbar og ses i relation til en evt. fremtidig ledelsesstruktur på området. Forvaltningen påbegynder, på baggrund af ovenstående, arbejdet med en ny struktur for skolernes administration, der tager højde for den udvikling, der er sket dels på kompleksiteten i opgaverne, dels i muligheder for digitale løsninger. I modellerne tages der endvidere højde for de ændringer, der i øvrigt er sket og sker på skolerne i forhold til ændringer i ledelsesopgaverne, der påvirker den administrative organisering. Udviklingen af den nye model vil ske i samarbejde med skolernes ledelse og administrative personale. Det skal i modellerne for skolernes administration indgå, at der sideløbende arbejdes med vurderinger af mulighed for at indføre fælles ledelse på skolerne. I forhold til begge projekter (Fælles ledelse og Skolernes Administration) er der nedsat en referencegruppe bestående af ledere og medarbejdere fra skolerne, der følger projekterne og bidrager med praksisnær viden og vurderinger. Referencegruppen består af følgende deltagere og afholder tre møder i foråret 2016. 4/8
Referencegruppe: - Carsten Søndergaard, Skoleleder på Gl. Lindholm Skole og formand for Skolelederforeningen - Mads Rune Jørgensen, Skoleleder på Gistrup Skole og Vaarst-Fjellerad Skole - Ann-Charlotte Wistisen, Viceskoleleder på Farstrup Skole - Katja Kjær, Viceskoleleder på Gl. Hasseris Skole - Ulla Nielsen, DUS-Leder på Mou Skole - Anne Friis, DUS-Leder på Sofiendalsskolen - Michael Claesen, Teknisk-serviceleder på Herningvej Skole - Nina Kierch Andersen, Skolesekretær på Nibe Skole - Mariann Holst Weinreich, Skolesekretær på Vester Hassing Skole - Mariane Dohm Børsting, Skolesekretær på Nøvling Skole - Dorthe Kamp, repræsentant for ALF - Carina Granat, repræsentant for HK - Liselotte Thomsen, repræsentant for BUPL Derudover følger Fælles Rådgivende Organ, der består af syv forældrevalgte medlemmer af skolebestyrelserne i Aalborg Kommune, processen tæt på deres ordinære møder i projektperioden. For begge projekter planlægges der en projektperiode frem til juni 2016, hvorefter projektresultaterne evalueres med henblik på vurdering af mulig implementering. De beslutninger, som Skoleudvalget måtte træffe i juni 2016, i relation til fælles ledelse, vil dog tidligst blive implementeret på skolerne i Aalborg Kommune med virkning fra august 2017. Skolechef Jakob Ryttersgaard vil på mødet orientere yderligere om det pågående arbejde med blandt andet møde i referencegruppen. Referat: Tilbagemeldingen fra FRO til udvalget var, at det var vigtigt at adskille ledelse og administration. Ligeledes var der i tilbagemeldingen fokus på de mulige synergieffekter m.h.t. bedre ressourceudnyttelse og dermed en bedre skolegang for eleverne, som fælles ledelse kunne have. Kan en bedre fordeling af lederressourcer medføre et rationale i bedre ledelseskraft og dermed også bidrage til en bedre undervisning? Det understreges, at der ikke skal være tale om en spareøvelse, men understøtte betydningen af ledelse tæt på. Fælles administration: Fokus var her på afvejningen af hvilke opgaver, der med fordel kan centraliseres, og hvilke opgaver, der naturligt og bedst løses decentralt. 7. Ny visitationsmodel for specialundervisningen Skoleudvalget behandlede den 17. november 2015 Visitation til specialundervisningstilbud i januar 2016 og besluttede i den forbindelse følgende i forhold til en ny visitationsmodel: Skoleudvalget ønsker, at en kommende ændring af visitationsprocessen indeholder et scenarium, der giver skolerne økonomisk mulighed og incitament til inklusion af de elever, der i et livsperspektiv får mest ud af dette. På baggrund af Skoleudvalgets beslutning vedrørende ny visitationsmodel igangsættes en analyse, der skal beskrive en fremtidig model med decentralt specialundervisningsbudget, samt tilhørende ny procedure for visitation og revisitation, herunder beskrivelse af ansvar, opgaver og roller mellem PPR og skolerne. Det er aftalt, at ForvaltningsMED (FMU), AfdelingsMED Skoler og Udvidet Forvaltningsledelse (UFL) følger projektet. 5/8
Gennem forårets inddragelse bliver der mulighed for indledningsvis at drøfte og fremhæve opmærksomhedspunkter i forhold til den fremtidige visitationsmodel, dels midtvejs at forholde sig til konkrete udkast til modeller forud for disses administrative og politiske behandling. Projektet igangsættes i januar 2016 og afrapporteres til Skoleudvalget i juni 2016 og projektet indgår som en del af Skoleforvaltningens budgetproces for budget 2017. De beslutninger, som Skoleudvalget måtte træffe i juni 2016, vil tidligst blive implementeret i Aalborg Kommune med virkning fra august 2017 det vil sige gældende fra skoleåret 2017/2018. Skolechef Jakob Ryttersgaard redegør på mødet yderligere for projektet og den aktuelle proces. Referat: Punktet blev drøftet sammen med punkt 8. 8. Inklusion i folkeskolen Målet om at nå 96 % inkluderede elever i folkeskolens almenundervisning har visse omkostninger. Hvad er prisen for at nå dette mål? Bliver der afsat flere midler til at indfri denne procentsats? Og hvad er omkostningerne for de elever, der er i almenklasserne, når så mange skal inkluderes? Vil der på sigt ske en omfordeling af inklusionsmidlerne? Der ønskes en drøftelse heraf. Referat: Rådmand Tina French Nielsen redegjorde for sammenhængen mellem almenområdet og specialområdet og udtrykte, at Aalborg Kommune ikke kigger specifikt på tallet 96%, men på, hvad vi kan gøre bedst for alle. Endvidere gennemgik Martin Østergaard Christensen arbejdet med en ny visitationsmodel. PPR og Læring og Pædagogik er p.t. i dialog med skolerne om evt. ny strategi for PPR. Anvendes midlerne bedste centralt eller decentralt? Skal de spille sammen på anden vis? Kan en ny model skabe en fleksibel visitation? Opgaven er at stille skarpt på, om vi gør det godt nok og laver indsatser i tide. Punktet blev slået sammen med punkt syv. 9. Muligheden for at reducere i skoledagens længde For nogle klasser giver det god mening at reducere skoledagens længde. Der kan være forskellige årsager hertil. Skoleudvalget har besluttet, at skolechefen på baggrund af ansøgninger fra skolerne kan vurdere og evt. godkende, at skoledagens længde reduceres mod, at der er to voksne i klasserne i timerne. Der ønskes en drøftelse af, om det ikke er muligt at lade skolerne selv beslutte, hvilke klasser, der skal reduceres i timer og efterfølgende indrapportere dette (med begrundelse) til Skoleforvaltningen. Har skolerne ikke selv bedre forudsætninger for dette end skolechefen? Referat: Skolechef Jakob Ryttersgaard redegjorde for Skoleudvalgets beslutning om, at man respekterer Folkeskolelovens intention om, at skolerne skal gives en ansøgningsmulighed for at reducere skoledagens længde i visse klasser. Skoleudvalget har besluttet, at der for ansøgninger på alle årgange skal ligge særlige årsager til grund herfor. Hensigten er, at en reduktion af timetallet i en klasse er et midlertidigt redskab til at løse en aktuel situation. Der vil ikke være tale om en generel amnesti. Der skal følges op på effekten af en dispensation. 6/8
Der var enighed om, at lovens intention om en mere varieret skoledag var god, og at der bør støttes op om dette. Der bør være fokus på udviklingen af dette og den tilhørende kvalitet i undervisningen. 10. Sammenhængende IT platform over for forældre Der findes forskellige varianter af elektroniske informations- og kommunikationsgange mellem skole og hjem. En ny læringsplatform er på vej, og sidenhen kommer en ny samarbejdsplatform til erstatning for forældreintra. Som forældrerepræsentanter har vi brug for at blive hørt i forhold til samarbejdsplatformens udformning og brugbarhed (hvad der kan integreres heri, eksempelvis). Er det muligt at blive inddraget i arbejdet hermed på et tidligt stadie, så vi kan give udtryk for, hvad vi gerne vil have af funktionaliteter m.m.? Referat: Direktør Martin Østergaard Christensen redegjorde for intentionerne med den nye kommunale IT platform, der skal erstatte det nuværende SkoleIntra. I regi af KL er der nedsat en styregruppe, der skal definere den kommende platforms indhold. Læringschef Kristina Kristoffersen fra Læring og Pædagogik i Skoleforvaltningen sidder i denne styregruppe, så vi har qua dette god mulighed for at få indflydelse på såvel indhold som funktionalitet. Håbet er bl.a. at muliggøre en automatik med hensyn til overførsel af data fra Min Uddannelse (læreplaner, elevplaner, kommunikation m.m.). Og mulighed for at koble til den kommunale platform på dagtilbudsområdet. 11. Status på specialklasse- og specialskoleområdet Der ønskes en kort orientering om baggrunden for de rokeringer, der finder sted for de forskellige målgrupper. Samt en kort status på ovennævnte område. Referat: Punktet blev udsat. 12. Eventuelt Referat: Intet. 7/8
8/8