Indholdsfortegnelse Vejledning til teknisk serviceleder Indledning.. side 2 Login.. side 3 Mine anlæg... side 4 Søg ledig tid enkeltbooking side 6 Søg ny sæsontid.. side 11 Side 1
Indledning Det er vigtigt, at I logger jer ind med jeres brugernavn og password. Side 2
Login Aalborg Kommunes Fritidsportal finder i på http://fritidsportalen.aalborg.dk Klik på Log på og log ind med dit brugernavn og password. Alle tekniske serviceledere har fået (eller kan få det) tilsendt brugernavn og password til Fritidsportalen. Kontakt Fritidsområdet, hvis I har brug for hjælp på booking-fritid@aalborg.dk eller 9931 4162. På fritidsportalen er det muligt at trække en liste over hvilke aktiviteter, som skal være i haller/gymnastiksale, så man hurtigt kan få et overblik. For at trække listen skal I være logget på Fritidsportalen. Side 3
Mine anlæg I venstre side af skærmen klikker I på Mine anlæg. I feltet Anlæg, skal I vælge jeres skole og herefter hvilken hal/sal I vil se en liste på. Herefter kan I vælge hvilken periode, som I vil søge på. Man kan søge på en uge eller på en bestemt dag. Klik herefter på søg Side 4
I får nu en liste over aktiviteterne på skolen i den periode, som I har søgt på. På listen kan I se hvilke foreninger, som har de forskellige lokaler og i hvilket tidsrum de har dem. Der ud over kan I også se kontaktoplysninger på foreningen. Hvis I trykker på udskrift, så får du listen i papirform. Side 5
Søg ledig tid til enkeltdatoer Denne funktion bruges når I skal søge udvalgte datoer til enkeltarrangementer såsom træning, kamp, opvisning osv. Tryk på Søg ledige tider Hvad vil du booke er den skole/ anlæg I ønsker at søge et lokale på. Aktivitet her kan man vælge at søge bredt, ved udelukkende, at søge på aktivitet. Så får I alle de muligheder op, hvor jeres valgte aktivitet kan foregå. På kalenderen til højre vælger I hvilken dato I ønsker. Klik på Søg Side 6
Klik til venstre på det lokale I ønsker. (Klikker I på pilen til højre får I vist evt. detaljer om lokalet). Side 7
I skemaet klikker I på den dag og tid I ønsker. Tider der er markeret med blå er tider der allerede er booket til en anden forening, og I kan derfor ikke søge tiden via Fritidsportalen, men skal kontakte Fritidsområdet eller Aalborg Idrætspark pr. mail. Er tiden I ønsker grå kan det betyde, at I forespørger på en tid i en ferie eller, at der er 5 dage eller mindre til den dato I forespørger på. I kan derfor ikke booke tiden via Fritidsportalen. Ønsker I at booke en tid inden kl. 15.00, skal I booke en vilkårlig tid efter kl. 15.00 og skrive i Meddelelse til behandler hvilken tid I ønsker. Har I spørgsmål kan I kontakte Fritidsområdet på booking-kultur@aalborg.dk eller Aalborg Idrætspark på gigantium@aalborg.dk. Side 8
Som standart vælger systemet en time. I kan nu udvide tiden så den passer til jeres ønske. Alle felter med * skal udfyldes. Meddelelse til behandler er en mulighed for at I kan skrive en besked til Fritidsområdet og Aalborg Idrætspark. Det kan også være oplysning om hvilken aktivitet der skal være i lokalet, hvis den ikke findes under aktiviteter. Når I har lagt en forespørgsel i Indkøbskurv, vises nu et nyt faneblad Gå til Indkøbskurv. Har I fortrudt nogle af jeres forespørgsler, kan I fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. I har mulighed for at booke flere forespørgelser på samme ordre. Vær dog opmærksom på at det SKAL være på samme anlæg. Brug Søg ny tid for at søge flere ledige tider. Når I har søgt de tider I ønsker, skal I trykke på Gå til indkøbskurv og tryk på Send. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 9
Forespørgslerne sendes nu til Fritidsområdet og Aalborg Idrætspark til godkendelse. I modtager herefter på mail en kvittering for, at Fritidsområde og Aalborg Idrætspark nu har modtaget jeres forespørgsel. Bookingen er ikke godkendt, før I modtager en bevilling fra Fritidsområdet eller Aalborg Idrætspark. Side 10
Søg ny sæsontid Tryk på Søg ledige tider og derefter Avanceret søgning. Hvad vil du booke Viser en liste med hvad der kan bookes. I tekstfeltet ovenfor listen kan man skrive det/ de første bogstaver i navnet på det man søger, så markeres dette i listen. Dette gøres i stedet for at scrolle i listen. Husk at vælge hvilket anlæg og hvilket hal/sal I ønsker at booke. Vælg anlæg for at søge, alternativt foretag valgene i den nederste del af siden, hvis det ikke er vigtigt at vælge et bestemt anlæg, hvor aktiviteten skal udføres. Så er det muligt at angive hvilken aktivitet, som skal udføres i lokalet, indenfor hvilken bydel som anlægget skal ligge i osv. Anlæg, som opfylde disse valg, bliver synlige i listen Hvad vil du booke. Side 11
Type af booking viser en liste med forskellige typer af sæsonbookinger. Over et døgn er en sammenhængende periode som strækker sig over døgngrænse. Perioden er fra og med den dato og tid som angives til og med den dato og tid som angives. Enkelt booking er en almindelig booking til et enkelt arrangement. Hver dag er når samme tid skal bookes hver dag i perioden, som angives med fra og til dato. Hver uge er når samme tid bookes på samme ugedag hver uge i den periode som angives. Ugedagen som bookes er den dag, som er valgt i kalenderen ved fra og til dato. Hver anden uge er når samme tid bookes på samme ugedag hver anden uge i den periode som er angivet. Ugedagen som bookes er den dag som er valgt i kalenderen ved fra og til datoen. Hvis en af typerne for sæsonbooking vælges så bliver den anden kalender tilgængelig og en til og med dato skal angives. Denne dato skal mindst være dagen efter fra og med datoen. Det kræves også at man angiver fra og til tid. Fra klokken angiver fra hvilken tid ledige tider søges. Indskrives som ttmm (10:30). Til klokken angiver til hvilken tid ledige tider søges. Indskrives som ttmm (10:30). Mindst tilgængelig tid angiv mindste tid som skal være ledig i den angivne tidsperiode. Feltet udfyldes automatisk og kan ændres når Fra klokken/ til klokken bliver udfyldt. Ledige gange angiv det antal gange som skal være ledig i perioden. Aktivitet viser en liste med aktiviteter. Vælg her for at finde lokaler som er anvendelige for en bestemt type af aktiviteter. Bydel gør det muligt at begrænse søgeresultaterne til et bestemt lokalområde/ distrikt. Lokaletype er hvis I ønsker en bestemt type af lokale. Antal deltagere skriv det forventede antal deltagere. Kalenderen klik på dato i kalenderen, hvor I vil søge en tid. I kan også skrive en dato i formatet dd-mm-åååå (01-05-2015) i feltet for dato eller uge i formen åååå-uu (2015-31) i feltet for uge, hvor I vil booke. Antal uger vises kun hvis der er valgt Hver uge eller Hver anden uge i listen med skemabookinger. Når man udfylder dette felt med numerisk værdi, flyttes til-dato frem med det antal uger, som man har udfyldt. Side 12
Boks til at vælge ugedag vises kun hvis der er valgt Hver uge eller Hver anden uge i listen med skemabookinger. Vælg hvilke dage søgningen af ledige tider skal inkludere. Når felterne er udfyldt klik på Søg. Søgeresultaterne vises i en liste. Klik til venstre på det lokale I ønsker (Klikker I på pilen til højre får I vist evt. detaljer om lokalet) Side 13
I får nu en liste frem med alle datoer, der er i perioden I har søgt. Kender I allerede nu til datoer, hvor I ikke skal bruge træningstiden, kan I fjerne fluebenet til venstre ud for den dato I ikke ønsker. Der vil ikke blive opkrævet gebyr for den/ de datoer I fjerner/ afbooker. Senere afbookinger det vil sige afbookinger efter I har fået bevilget tider skal ske senest 7 dage før. De datoer hvor lokalet ikke er ledigt, er fluebenet til venstre fjernet. Klik på Gå videre Side 14
Klik på Booke valgte tider Side 15
Alle felter med * skal udfyldes. Meddelelse til behandler er en mulighed for at I kan skrive en besked til Fritidsområdet og Aalborg Idrætspark. Det kan også være oplysning om hvilken aktivitet der skal være i lokalet, hvis den ikke findes under aktiviteter. I har mulighed for at lægge jeres forespørgsel i Indkøbskurv for så, at søge flere ledige tider. Vær dog opmærksom på at det SKAL være på samme anlæg. Når I har søgt de tider I ønsker, skal I trykke på Gem. Hvis I har lagt en forespørgsel i Indkøbskurven, så skal I trykke på Gå til indkøbskurv og tryk på Send. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 16
I kan nu vælge at booke en enkelt af de valgte bookinger, eller booke samtlige. Har I fortrudt nogle af jeres forespørgsler, kan I fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. I får her den samlet pris for bookingen. Klik på send. Side 17
Forespørgslerne sendes nu til Fritidsområdet og Aalborg Idrætspark til godkendelse. I modtager herefter på mail en kvittering for, at Fritidsområde og Aalborg Idrætspark nu har modtaget jeres forespørgsel. Bookingen er ikke godkendt, før I modtager en bevilling fra Fritidsområdet eller Aalborg Idrætspark. Side 18