Pressevejledning Hillerød Kommune Pressevejledning... 2 En åben kommune... 2 Orienterer altid kommunens kommunikationsrådgiver... 2 Hvem må udtale sig?... 2 Når journalisten ringer... 3 Tavshedspligt... 3 Kommunens kontakt til pressen... 3 Beredskab... 5
Pressevejledning Denne pressevejledning er tænkt som et værktøj til medarbejdere og ledere. Målet er at vejledningen skal være en hjælp, når repræsentanter for Hillerød Kommune udtaler sig til pressen. Vejledningen beskriver procedurer og ansvars- og rollefordelingen i pressekontakten. En åben kommune Pressen er en vigtig medspiller for Hillerød Kommune. Pressen er med til at tegne borgernes billede af kommunen, da det er i pressen, at den daglige debat og kommunikation foregår. Samtidig er pressen med til at profilere Hillerød Kommune over for resten af landet. I Hillerød Kommune bestræber vi os på at have et godt og konstruktivt forhold til pressen, og vi står til rådighed, når pressen kontakter os. Pressen skal have let og hurtig adgang til relevante, præcise og troværdige oplysninger. Derfor er vi i Hillerød Kommune åbne over for journalisters henvendelser og proaktive i forhold til pressen. Vi bestræber os på at servicere journalisterne på bedste vis, vi ringer altid tilbage, og vi har respekt for, at journalisterne ofte arbejder med en stram deadline. Orientér altid kommunens kommunikationsrådgiver Kommunens kommunikationsrådgiver i Sekretariatet som pt varetages af Rikke Vesth, 7232 0021 og Linea Holm Rasmussen, 7232 0017 - skal altid orienteres om alle henvendelser fra journalister. Tilsvarende vil kommunikationsrådgiveren sørge for at orientere afdelingerne og områder om sager af betydning. Dette sikrer en god pressehåndtering og sammenhæng i kommunens udmeldinger. Alle pressemeddelelser sendes desuden til postkassen Pressemeddelelser@hillerod.dk. Kommunikationsrådgiveren læser korrektur og kvalitetssikrer pressemeddelelsen. Derefter sørger vi for, at sende meddelelsen videre til de rette medier. På den måde undgår vi blandt andet at sende flere pressemeddelelser til en avis på samme dag. Hvem må udtale sig? Som udgangspunkt skal alle henvendelser fra journalister besvares. Husk altid at orientere din direktør og kommunikationsrådgiverne Rikke eller Linea i Sekretariatet tlf. 7232 0021 eller 7232 0017 eller til Pressemeddelelser@hillerod.dk, når du har talt med en journalist. Faktuelle oplysninger: Faktuelle oplysninger kan gives af alle medarbejdere. Alle har ret til at udtale sig inden for deres faglige område hvis de har sat sig ind i sagen, som de udtaler sig om. Ingen medarbejder har dog pligt til at udtale sig til medierne, så hvis du ikke kender til sagen, eller ikke bryder dig om at svare, kan du henvise til nærmeste chef, direktør eller til kommunikationsrådgiverne på tlf. 7232 0021 eller 7232 0017. Holdninger, vurderinger og kommentarer Gives kun af politikere, direktører eller afdelingschefer. Er du i tvivl om du kan udtale dig om sagen, henvis da journalisten til kommunens kommunikationsrådgiver, som kan hjælpe journalisten med at finde frem til den rette person.
Politiske holdninger Kun politikerne udtaler sig om ikke-vedtagne politiske forhold og politiske holdninger. Det vil selvfølgelig altid kunne diskuteres, nøjagtig hvor grænserne går mellem faglighed, holdninger og politiske kommentarer. I tvivlstilfælde kan du altid kontakte kommunikationsrådgiverne på tlf. 7232 0021 eller 7232 0017. I konkrete sager kan det fra ledelsens side blive besluttet, at kun bestemte medarbejdere, ledere eller borgmesteren udtaler sig. Når journalisten ringer I kontakten med journalisten tjener det alle bedst, hvis du er høflig og imødekommende også hvis journalisten spørger dumt eller stiller kritiske spørgsmål. Hvis du ikke vil, må eller kan svare journalisten, så sig det og henvis journalisten til kommunikationsrådgiveren, der vil hjælpe med at finde en anden til at svare. Derudover er der en række gode råd, du kan følge i kontakten med journalisten: - Spørg ind til emnet, journalistens vinkel, og hvornår og hvordan materialet skal bruges. - Er du usikker på interviewet, skal du ikke lade dig presse. Bed om at se spørgsmålene på forhånd. Bed også gerne om tid til forberedelse, hvor du kan indsamle fakta om emnet og forberede svar på forventede spørgsmål især de kritiske. - Forbered et budskab og tre til fire argumenter. - Start interviewet med dit budskab. Herefter kan du aflevere argumenterne. Slut også interviewet af med budskabet. - Brug gerne billedsprog for at forklare argumenterne. - Brug et sprog, som alle kan forstå. - Bed om at få dine citater læst op eller om at få dem til gennemsyn, hvis du føler dig usikker på journalisten. - Overvej om det er bedre at mødes med journalisten i stedet for telefoninterview. - Undlad at tale uden for citat. - Kontakt gerne kommunikationsrådgiveren for yderligere vejledning. Tavshedspligt Som offentlig ansat har du tavshedspligt. Tavshedspligten beskytter personer imod, at følsomme oplysninger bliver videregivet til andre borgere og myndigheder. Tavshedspligten betyder også, at oplysninger om en borgers personlige forhold ikke må videregives hverken til pressen eller andre. Hvis du ikke må udtale dig, så forklar journalisten hvorfor. Kommentaren: Ingen kommentarer er som hovedregel ikke en kommentar, vi i Hillerød Kommune benytter. Kommunens kontakt til pressen I Hillerød Kommune mener vi, at det er vigtigt, at vi husker at fortælle om vores succeshistorier og om alle de vigtige initiativer, vi hver uge sætter i gang. Derfor satser vi på, at vi har en god og hyppig kontakt med pressen, og vi tager gerne selv initiativ til at kontakte pressen. Det kan eksempelvis gøres ved at skrive pressemeddelelser, telefonisk henvende os direkte til en
journalist, invitere til arrangementer, presseevents eller pressemøder. Husk dog, at alle henvendelser til pressen som før nævnt, skal gå igennem kommunens kommunikationsrådgiver. Presselisten For at have overblik over, hvilke fremtidige arrangementer og begivenheder, der finder sted i kommunen benytter vi presselisten, som du finder på K-drevet i mappen pressesager. I presselisten skal du skrive, hvilke sager og arrangementer som bør omtales i pressen. Presselisten er kommunikationsrådgiverens redskab til at få overblik over ugens og årets vigtige arrangementer og milepæle. Du skal altid huske enten selv at gå ind på presselisten og beskrive dine aktuelle pressesager, eller tage kontakt til kommunikationsrådgiveren i Sekretariatet, som kan hjælpe dig med at føre dit arrangement ind i pressemappen. Pressemeddelelser Pressemeddelelsen er et velegnet instrument til at komme ud med et budskab til en bred kreds af medier, ligesom pressemeddelelsen er velegnet, hvis medierne venter på, at vi informerer dem. Du kan få hjælp til din pressemeddelelse hos kommunikationsrådgiveren, eller du kan selv skrive din pressemeddelelse. Når du skriver en pressemeddelelse er der nogle få, men simple råd, der sikrer den største effekt: - Hvem er modtageren skriv til dem - Skriv konklusionen først hvad, hvem, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan - Skriv korte sætninger, undgå passive former og lange komplicerede ord - Brug ikke fagord eller forklar dem, hvis det er nødvendigt - Pressemeddelelsen må højst fylde en side - Citer den, der skal udtale sig. Gerne om formål og hensigt - Læs gerne udkastet højt for en kollega og se, om dit budskab er til at forstå - Skriv kontaktoplysninger navn, titel og telefonnummer på en tilgængelig kontaktperson Se i øvrigt bilag 1, skabelon til pressemeddelelse. Husk altid at sende pressemeddelelsen til Pressemeddelelser@hillerod.dk. Kommunikationsrådgiverne kvalitetssikrer pressemeddelelsen og sørger for, at den bliver sendt ud til de relevante medier. Arrangementer, presseevents og pressemøder I særlige tilfælde kan der afholdes pressemøder for at skabe opmærksomhed omkring en sag eller et initiativ. Er du i tvivl om, hvorvidt der bør arrangeres et pressemøde, kan du kontakte kommunikationsrådgiverne. En anden måde at skabe opmærksomhed i pressen er ved at arrangere såkaldte presseevents, det kan for eksempel være underskriftsseancer, rejsegilder, indvielser osv. Fordelen ved presseevents er, at vi her kan tilbyde pressen bedre mulighed for spændende billeder end til det ordinære pressemøde.
Beredskab I Hillerød Kommune foretrækker vi at være offensive i forhold til pressen. Vi foretrækker at være udfarende, enten ved at sende en pressemeddelelse ud eller ved selv at tage kontakt til en journalist. Ovenstående gælder både for historier, som er positive og negative for Hillerød Kommune, fordi vi altid står stærkest, hvis vi selv melder ud først. Den, der kommer med den første version, har nemlig langt større mulighed for at påvirke en artikels endelige vinkel, end den, der efterfølgende bliver bedt om en kommentar. Vi vil derfor hellere være offensive end at risikere at havne i en forsvarsposition. Det giver desuden både respekt og troværdighed, når vi åbent står frem og selv har mod til at gøre offentligheden opmærksom på de mere negative historier. Ofte kan det forudses, hvilke emner eller situationer pressen vil interessere sig for. Derfor er det vigtigt, at vi internt har drøftet, hvornår der er behov for særlige presseinitiativer. Er en sag interessant for pressen, ved vi altid som minimum, hvem der skal svare, og hvad vi vil svare, hvis vi bliver spurgt om sagen (se også vejledning om kommunikationsplaner). Bliver du opmærksom på sager, som potentielt kan give dårlig presseomtale eller har du brug for gode råd i forbindelse med et kritisk interview, så kontakt kommunikationsrådgiverne på tlf. 7232 0021 eller 7232 0017.
Bilag 1: Skabelon til den gode pressemeddelelse Her finder du et eksempel på, hvordan en pressemeddelelse kan se ud. Fængende og let forståelig overskrift: Billige bæredygtige boliger til Ullerødbyen Kort resume af budskabet: Ullerødbyen skal bebygges med billige og bæredygtige lejeboliger. FO BYG & BO A/S og Fonden for Billige Boliger skal sammen stå for byggeriet. Det besluttede byrådet onsdag. Kort indledning: hvem, hvad, hvor, hvordan og hvorfor I den nye bæredygtige bydel Ullerødbyen skal der være plads til alle - både direktøren og rengøringsassistenten. Byrådet i Hillerød besluttede derfor onsdag at give FO BYG & BO A/S og Fonden for Billige Boliger grønt lys til at opføre et moderne boligområde, der både henvender sig både til unge og ældre og enlige såvel som børnefamilier. Konklusionen, beslutningen mv. Gerne som citat: - Både politimanden, rengøringsassistenten og den nyuddannede pædagog skal have råd til at bo i Hillerød. Derfor har det ligget os meget på sinde, at vi også i en ny og attraktiv bydel som Ullerødbyen får et boligområde med lejelejligheder til en billig og rimelig husleje, siger borgmester Nick Hækkerup (S). Herefter uddybning: I det nye boligområde i Ullerødbyen skal der bygges lejeboliger efter et rækkehusprincip med 86 boliger af varierende størrelse. Rækkehusene skal være i 2 og 2 ½ etager og skal fordeles på tre boliggader. Gennemsnitsstørrelsen på boligerne vil være 80 kvadratmeter. Udvendig vil rækkehusene komme til at fremstå i en lys farve. Endnu et citat: - Hos FO BYG & BO A/S har vi som mål at bygge gode og billige boliger boliger til den almindelige dansker. Vi er kendte for kvalitet, billige boliger og bæredygtighed, og vi er meget glade for at være med til at bygge i Ullerødbyen, siger Kurt Hansen, formand for FO BYG & BO A/S. Han støttes af direktør Jesper Smith. Han fortæller, at FO BYG & BO A/S vil kunne tilbyde boligerne i Ullerødbyen til en rimelig husleje, idet firmaet har indgået et samarbejde med Fonden for Billige Boliger. - Fonden har opfundet et nyt og fordelagtigt koncept, der er baseret på modullejligheder. Konceptet betyder, at lejlighederne i det nye etagebyggeri kan bygges til rimelige penge, og at vi kan garantere en meget fordelagtig husleje, siger han. Til slut kan man blandt andet forklare sammenhænge, anledning eller regler: En 85 kvadratmeter stor lejlighed vil komme til at koste 6.764 kroner om måneden. Varmeforbruget i de bæredygtige lejligheder bliver reduceret med 40 procent i forhold til en normalvarmeudgift. Lejligheden vil have et anslået varmeforbrug på 425 kroner om måneden. Yderligere oplysninger: Kontaktperson med navn, titel, direkte telefonnummer, evt. mobilnummer og e-mailadresse.