V æ r k t ø j e r t i l v i s i o n e r V æ r k t ø j e r t i l a n a l y s e V æ r k t ø j e r t i l h a n d l i n g Veje til bæredygtig forvaltning Et redskab til bycirkelkommunernes tekniske forvaltninger
Projekt Bæredygtig Forvaltning er resultat af en priskonkurrence, som Miljøministeriet via Den Grønne Jobpulje udskrev i foråret 1999 med titlen "Grønne Job i kommunerne". Bycirklens besvarelse blev præmieret med en 2. præmie. Agenda 21 Center, som er et fælleskommunalt selskab for Stenløse, Slangerup, Frederikssund, Jægerspris og Skibby kommuner har udført projektet for Bycirklen. Projektet er udført i 2000/2001 af et projektteam bestående af Birgitte Hoffmann, forsker på DTU; Søren Gabriel, forsker på DTU; Hans-Henrik Høg, afdelingsleder af forsyningsafdelingen i Albertslund Kommune og Lotte Rahbek, projektleder af projekt Bæredygtig Forvaltning. Indhold: Indledning 3 De tekniske forvaltninger 6 Kommunerne i Bycirklen 10 Bycirklen som organisation 14 Agenda 21 Center, Frederikssund. Februar2002 Tryk: Nordsjællands Trykcenter, trykt på svanemærket papir Grafisk design: Helene Hjorth
Indledning Når man taler om internationale problemstillinger som drivhuseffekt, befolkningstilvækst, mangel på vand og fødevarer samt anden ressourceknaphed, forstår de fleste, at noget er galt og at udviklingen ikke er bæredygtig. Der er derfor al mulig grund til at styrke arbejdet for en bæredygtig udvikling. Denne pjece er tænkt som inspiration til kommunerne i Bycirklen til at styrke arbejdet med bæredygtighed i de tekniske forvaltninger. Det kan være vanskeligt at overskue sammenhængen mellem de mange globale problemer og de muligheder, man har for at handle i hverdagen. I det følgende er nævnt en række eksempler på problemer, som de kan opleves i det daglige af medarbejdere på fem områder i de tekniske forvaltninger. Veje til bæredygtig forvaltning 3
Spildevand Medarbejdere på spildevandsområdet kan opleve det som et problem, at der findes øgede mængder af miljøfremmede stoffer og tungmetaller i spildevandet. På sigt kan det betyde, at slammet skal bortskaffes, f.eks. ved forbrænding. Vandforsyning Medarbejdere på vandforsyningsområdet kan opleve det som et problem, at grundvandet er belastet af nitrat og pesticider, samt at der oftere og oftere findes spor af miljøfremmede stoffer som f.eks. MTBE fra benzinen. Bygningsvedligeholdelse og nybyggeri Medarbejdere på bygningsområdet kan opleve det som et problem, at bygninger og deres drift udgør et stort ressourceforbrug og en omfattende miljøbelastning. De grønne områder Medarbejdere der arbejder med pleje af de grønne områder, kan opleve det som et problem, at plejen kræver mange ressourcer, og at indsatsen ofte i sig selv udgør en miljøbelastning. Bæredygtig udvikling er ifølge Brundtland-rapporten defineret som en udvikling, som opfylder de nuværende generationers behov uden at bringe fremtidige generationers muligheder for at opfylde deres behov i fare. Gennem internationale aftaler er bæredygtighed bl.a. konkretiseret i Agenda 21 strategien. 181 lande har forpligtet sig til, at de lokale myndigheder skal tage initiativ til at skabe en Lokal Agenda 21 en dagsorden for en bæredygtig udvikling i det pågældende lokalsamfund. I Danmark har vi vedtaget, at alle kommuner skal udarbejde Agenda 21 strategiredegørelser. Projekt Bæredygtig Forvaltning er opstået på baggrund af en priskonkurrence, som Miljøministeriet via Den Grønne Jobpulje udskrev i foråret 1999 med titlen Grønne Job i kommunerne. Bycirklen blev tildelt en 2. præmie på 800.000 kr. til et projekt, der omhandler bæredygtighed i de kommunale forvaltninger. 4 Veje til bæredygtig forvaltning
Lokalplaner og kommuneplaner Det er igennem planlægningen, at man kan opstille overordnede rammer for miljøhensyn i byudvikling og byomdannelse. Medarbejdere på planområdet kan opleve det som et problem at indarbejde miljøhensyn, når der er mange andre prioriteringer, det er nødvendigt at tage hensyn til. Der kan kun findes løsninger på de fleste af de ovenstående problemer, hvis de tekniske forvaltningsområder samarbejder på tværs. Konkret er der f.eks. sammenhæng mellem de løsninger, vi vælger i bygningerne og de stoffer, som vi senere finder i slammet. Løsningerne på de miljøproblemer, som teknisk forvaltning umiddelbart oplever, har også en sammenhæng til de overordnede og måske globale problemstillinger. Der er derfor et behov for helhedsorienterede løsninger og samarbejder, hvis vi skal skabe en bæredygtig udvikling. Projekt Bæredygtig Forvaltnings mål er at synliggøre bæredygtighedsbegrebet i bycirkelkommunernes tekniske forvaltninger samt at gøre begrebet anvendeligt. De 38 medarbejdere, der deltog i projektet, har opstillet en række konkrete mål for bæredygtighed i deres egne forvaltninger. De har ligeledes opstillet forskellige eksempler, der illustrerer, hvordan typiske problemer kan løses. Derudover er der opstillet en række værktøjer, som kan anvendes, når de tekniske forvaltninger skal indføre bæredygtighed. Mål, eksempler og værktøjer er beskrevet i rapporterne til projektet: Værktøjskasse til bæredygtig forvaltning (Værktøjskassen) er en samling af målrettede værktøjer til at igangsætte og styrke arbejdet med bæredygtig forvaltning i hverdagen i kommunerne. Disse værktøjer er opdelt i tre grupper: værktøjer til at skabe ideer og visioner, værktøjer til at analysere og vurdere strategier og endelig værktøjer til konkrete handlinger. Status og mål for bæredygtig forvaltning (Status og mål) rummer analyser af, hvordan kommunerne i dag arbejder med bæredygtighed. I denne del bliver bæredygtighedsbegrebet kort introduceret, der opstilles konkrete mål for bæredygtighed på de fem forvaltningsområder, og der præsenteres et katalog over ideer til og eksempler på, hvor kommunerne kan tage fat. Dette arbejde bygger bl.a. på konklusioner fra dialogværksteder afholdt med medarbejdere fra de tekniske forvaltninger i bycirkelkommunerne. Veje til bæredygtig forvaltning 5
De tekniske forvaltninger Mål I det følgende er der gengivet nogle af de mål for bæredygtighed, som medarbejderne opstillede. Spildevand at reducere spredning af miljøfarlige stoffer og tungmetaller at recirkulere næringsstoffer til jordbrugsformål at koordinere indsatsen med andre kommuner og f.eks. erhvervsliv Vandforsyning at bevare grundvandet rent at skabe dialog med landbruget om nedsat miljøbelastning at samarbejde om grundvandsbeskyttelse og sikring af vandbalancer Bygningsvedligeholdelse og nybyggeri at synliggøre og reducere energiforbrug og miljøbelastning i byggeri og drift at vurdere sundheds-, miljø-, og ressourcemæssige effekter af byggerier ved projektering og løbende under udførsel at sikre løbende efteruddannelse og vidensopbygning vedr. miljørigtigt byggeri og vedligehold Det grønne område at sikre områder, hvor naturen får lov til at udfolde sig bl.a. med sigte på øget biologisk mangfoldighed at udvikle sammenhæng mellem de enkelte beskyttede naturområder og net af stier at sikre helhedsorienteret planlægning af det åbne land Lokalplaner og kommuneplaner at skabe bæredygtige byområder og udvikling af infrastruktur at mindske behovet for transport, bl.a. gennem en aktiv lokaliseringspolitik og byfortætning at sikre at visioner for byerne skabes i samarbejde mellem myndigheder, erhvervsliv og borgere Forvaltningen at styrke dialog og samarbejde at få mulighed for løbende kompetenceudvikling at have gode, sunde og rummelige arbejdspladser 6 Veje til bæredygtig forvaltning
Værktøjer fra mål til handling! Følgende værktøjer er eksempler på metoder til at styrke dialog, udvikle visioner og mål, til at analysere og vurdere strategier samt til konkret handling. De er alle uddybet i Værktøjskassen. Stedanalyse En stedanalyse omfatter en kortlægning af stedspecifikke muligheder og barrierer for det aktuelle sted (areal, byområde, bygning el.lign.). Man kortlægger mht. miljøforhold, tekniske og lovgivningsmæssige forhold, lokale aktørers interesser osv. Denne stedanalyse følges op af en samlet vurdering af de mulige tiltag. En stedanalyse kan følges op af en systematisk metode, der sammenligner alternative løsninger, hvorved det efterfølgende er muligt at prioritere, hvilke tiltag der skal gennemføres. Metoden er udviklet fordi, det kan være vanskeligt at vurdere, hvilke løsninger der er mest bæredygtige f.eks. spildevandshåndtering i det åbne land. Formålet er at kunne sammenligne og vælge mellem f.eks. energibesparelser, solvarme og sorterende toiletter i en ny bebyggelse. Metoden kaldes en multikriterievurderingsmetode. Fra idé til projekt Dette værktøj er en systematik til at udvikle projekter fra ideer. Ved at gennemarbejde en tjekliste fås et overblik over realismen i en idé og konkrete anvisninger til at komme i gang. Tjeklisten kan bruges til at afprøve ideer, til at gennemtænke projekter fra start til slut og til at styrke et samarbejde om en projektidé på tværs af faggrupper og forvaltninger. Medarbejderne, der deltog i projekt Bæredygtig Forvaltning, prøvede at gennemarbejde forskellige ideer ud fra denne metode. Disse eksempler er vedlagt i bilag 2 til Status og mål. Veje til bæredygtig forvaltning 7
Stillings- og funktionsbeskrivelser Bæredygtighed kan ikke opnås inden for rammerne af de eksisterende måder at gøre tingene på. Ved formulering af stillings- og funktionsbeskrivelser kan dialog og samarbejde mellem flere områder og forvaltninger slås fast. En øget indsats for bæredygtig udvikling vil kræve, at de faglige kompetencer kan fastlægges. Den enkelte medarbejders kvalifikationer kan anvendes til at vurdere behovet for efteruddannelse og faglig ajourføring på bæredygtighedsområdet, når de bliver sammenholdt med forventningerne til stillings- og funktionsbeskrivelser. Dette værktøj beskriver, hvordan eksisterende funktioner inden for administration og drift i teknisk forvaltning kan omlægges og udbygges til fremover at foregå på et bæredygtigt grundlag. Funktionsbeskrivelserne kan anvendes af ledelsen, når nye stillinger skal slås op, eller når eksisterende stillingsbeskrivelser skal revideres samt af medarbejderen som et pejlemærke i det daglige arbejde. De eksemplariske funktionsbeskrivelser skal betragtes som generelle og bør tilpasses den enkelte kommune ud fra forskelle i kultur og organisation. På næste side er foreslået, hvorledes man kan gribe processen an, når man skal starte i forvaltningen. 8 Veje til bæredygtig forvaltning
En måde at gå i gang Hverdagen er presset, så for at komme i gang med bæredygtighed kræver det, at der afsættes tid. Det kan give et vældigt skub til forvaltningen at afsætte en dag eller to til at komme i gang: saml alle nøglepersonerne (hellere lidt for mange end for få) i forvaltningen få inspiration om mulighederne ved at diskutere indholdet af denne pjece find ud af, hvor I vil starte undersøg kommunens overordnede mål for bæredygtighed find ud af, hvilke mål I vil nå og hvornår find midlerne og medarbejderne og tilpas organisationen anvend værkstedsformen (dialogværksted) anvend i øvrigt Værktøjskassen og Status og mål som inspiration. Veje til bæredygtig forvaltning 9
Kommunerne i Bycirklen I projekt Bæredygtig Forvaltning tages afsæt i den økologiske/ miljømæssige dimension af bæredygtighedsbegrebet. Det skyldes ikke mindst, at projektet beskæftiger sig med forvaltningsområder inden for den tekniske forvaltning. De fleste danske forsøg på at konkretisere bæredygtighedsbegrebet har et sådant afsæt. Derfor er det en vigtig udfordring med tiden at udbrede projektet til de øvrige forvaltninger og udvide begrebet til at omhandle mere end miljøvinklen. Med bæredygtighedsbegrebet blev der introduceret nogle nye og væsentlige dimensioner i forhold til løsning af miljøproblemerne. Med begrebet bæredygtighed fra Brundtland-rapporten ændrede man således fokus: fra miljø til også social bæredygtighed fra lokalt til også en global dimension fra her og nu til ansvar for fremtidige generationer fra mennesket som klodens herre til også at se naturen i sig selv. 10 Veje til bæredygtig forvaltning
Kommunernes rolle Bycirklens kommuner er aktører på linie med erhvervsliv, organisationer og borgere. Det er vigtigt at være bevidst om hvilken rolle, kommunen skal spille: Som myndighed, der kommer i kontakt med mange aktører, og som medvirker til at skabe de rammer, som virksomheder, institutioner og borgere handler i. Som igangsætter, der har en formel forpligtelse til at tage initiativ til og styrke det lokale arbejde for bæredygtig udvikling Lokal Agenda 21. Kommunerne skal gennem den lovpligtige strategiredegørelse redegøre for dette arbejde ud fra fastlagte temaer. Som lokal virksomhed, der forbruger en stor del af de lokale ressourcer og medvirker til miljøbelastningen. Bycirklens kommuner kan tage konkret afsæt i at: skabe mål og indikatorer for den samlede politik feje for egen dør og skabe gode eksempler integrere bæredygtighed i politikkerne styrke dialogprocesser og samarbejder forvaltninger imellem samt mellem forvaltninger og lokalsamfund, borgere, virksomheder, institutioner og foreninger og andre kommuner. Veje til bæredygtig forvaltning 11
Forslag til kommunerne I det følgende er nævnt forskellige eksempler på, hvordan bæredygtighed kan gribes an i kommunerne. De er uddybet i Værktøjskassen. hvor der også er beskrevet konkrete eksempler. Brug Agenda 21 strategiredegørelserne aktivt Regeringen har vedtaget en lov om, at kommunerne skal redegøre for deres strategi for kommunens bidrag til en bæredygtig udvikling i det 21. århundrede. Redegørelsen skal oplyse om, hvordan der skal arbejdes helhedsorienteret, tværfagligt og langsigtet, og hvordan befolkningen, virksomheder, organisationer og foreninger vil blive inddraget i arbejdet (lokal Agenda 21). Strategien skal indeholde kommunalbestyrelsens/byrådets politiske målsætninger for det fremtidige arbejde inden for følgende indsatsområder: mindskelse af miljøbelastningen fremme af en bæredygtig byudvikling og byomdannelse fremme af biologisk mangfoldighed inddragelse af befolkningen og erhvervslivet i det lokale Agenda 21-arbejde fremme af et samspil mellem beslutningerne vedrørende miljømæssige, trafikale, erhvervsmæssige, sociale, sundhedsmæssige, uddannelsesmæssige, kulturelle og økonomiske forhold. Agenda 21 strategiredegørelserne kan anvendes aktivt bl.a. til at opstille mål og midler og som afsæt for Agenda 21 planer og grønne regnskaber. Udarbejd Agenda 21 planer Arbejdet med Agenda 21 planer er en vigtig brik til forankring af bæredygtighedsbegrebet. Det er i en Agenda 21 plan, at man kan sætte fokus på helhedsorienterede målsætninger om miljø, udvikling og levevilkår, der skal danne rammen for de mange lokale aktørers aktiviteter. Det kan bl.a. overvejes at sammentænke Agenda 21 planen med Kommuneplanen. En årlig status og revision med opstilling af nye mål og handleplaner er nødvendig for at sikre Agenda 21 planens funktion som et aktivt fremadrettet dokument. Der er ingen opskrift på, hvordan en Agenda 21 plan skal se ud, eller hvordan processen skal foregå. Det er imidlertid klart, at hjørnestenene i arbejdet skal være dialog og samarbejde. Udarbejd lokale grønne regnskaber Bycirklens grønne regnskab kan danne udgangspunkt for at udarbejde lokale grønne regnskaber i de enkelte kommuner. Disse kan danne solidt afsæt til at komme videre med f.eks. Agenda 21 planer eller miljøledelse, hvor det at sætte mål er en afgørende strategi. 12 Veje til bæredygtig forvaltning
Indfør miljøledelse En metode til at sikre, at bæredygtighedsbegrebet slår rod i hele organisationen, er indførelse af miljøledelse. Miljøledelse kan startes i det små med egne mål og udvikles trin for trin. Med de grønne regnskaber er Bycirklens kommuner allerede godt i gang. Miljøledelse er effektiv, fordi arbejdet med miljø og bæredygtighed bliver forpligtende. Miljøledelse kan certificeres, f.eks. med ISO- eller EMAS-certificering og med eller uden ekstern revision. Det vigtige er at prioritere arbejdet og processen og sikre den årlige interne revision. En god løsning i Bycirklen kunne være, at kommunerne reviderer hinanden indbyrdes. Vurder bæredygtigheden i sager, der behandles politisk En måde at udbrede arbejdet med bæredygtighed er en systematik, der knyttes til alle beslutninger, der tages i kommunen. I udarbejdelse af dagsordensforslag bør bæredygtighed vurderes på linje med økonomi. Indarbejd bæredygtighed i organisationen I forbindelse med forvaltningernes arbejde med virksomhedsplaner eller tilsvarende, skal bæredygtighedsbegrebet gøres til det centrale tema i hele organisationen. Det kan ske ved at opbygge en selvstændig bæredygtighedsforvaltning eller ved at udpege/ansætte en koordinator f.eks. med udvidede beføjelser. Både forvaltningen og koordinatoren bør have ansvar for særlige fokusområder og udbredelse af indsatsen til resten af organisationen. Inddrag forskellige aktører Arbejdet med bæredygtighedsbegrebet giver først for alvor mening med en bred aktiv deltagelse af borgerne, virksomhederne og organisationerne. Det er afgørende, at alle får mulighed for at være aktive i diskussionen om udviklingen. Uden et vist mål af fælles værdier er det svært at skabe forandringer. Dialogmøder, udarbejdelse af lokale grønne regnskaber og Agenda 21 planer for lokalområder kan være veje til at sikre, at borgerne og de øvrige aktører uden for forvaltningen deltager i debat og beslutninger og får sat fokus på deres bidrag til en bæredygtig udvikling. Veje til bæredygtig forvaltning 13
Bycirklen som organisation I det følgende er der nævnt en række eksempler på forskellige muligheder i bycirkelsamarbejdet. De er uddybet i Værktøjskassen. Grøn indkøbspolitik En fælles grøn indkøbspolitik er vedtaget i Bycirklen og godkendt i de enkelte kommuner samt tilpasset de lokale forudsætninger. Indkøbspolitikken dækker indkøb i den bredeste forståelse af begrebet. Indkøbspolitikken bliver dermed ikke blot retningsgivende for køb af produkter, men medtager tjenesteydelser, hvorved stort set alle politikområder i en kommunal organisation er involveret. På bygningsområdet får den grønne indkøbspolitik indflydelse på arbejdet med miljø og energistyring. Den kan komme konkret til udtryk i bygninger, der bidrager til nedsat miljøbelastning, forbedret indeklima og besparelser på energi og ressourcer. De miljøvurderinger og bæredygtighedsbetragtninger, der må ligge forud for et hvert indkøb, kan udvikles i et samarbejde kommunerne imellem, og i øvrigt ad denne vej være med til at fremme formuleringen af mere konkrete målsætninger og indsatsområder i mange sammenhænge. Det grønne regnskab Det grønne regnskab for Bycirklen opstiller overordnede målsætninger. Målsætningerne for områder som energi, grundvand, spildevand og arealanvendelse har direkte sammenhæng med indholdet af de fem forvaltningsområder, som har været dækket af projekt Bæredygtig Forvaltning. Politisk og ledelsesmæssigt vedtagne målsætninger kan være en katalysator for opstilling af andre målniveauer i de enkelte kommuner. 14 Veje til bæredygtig forvaltning
Samarbejde i Bycirklen Bycirkelsamarbejdet rummer et godt afsæt for kommunernes arbejde med bæredygtig forvaltning - både for fælles udvikling og for at skabe bedre rammer for de enkelte medarbejderes arbejde og kompetenceudvikling. Der er allerede gode eksempler på dette fra bycirkelsamarbejdets egne møder til fælles projekter som Det Grønne Regnskab, Grøn Indkøbspolitik, Bycirklens Energikontor og projekt Bæredygtig Forvaltning. Kommunerne i Bycirklen kan med fordel udarbejde en strategi for, hvordan erfaringsudveksling, samarbejde og arbejdsdeling i Bycirklen skal udvikles. Blandt medarbejderne ses et stort behov for og et gennemgående ønske om at forbedre samarbejdet og arbejdsdelingen mellem kommunerne. Selv hvis den nuværende struktur og bemanding bibeholdes, er der potentielt store gevinster ved at intensivere og formalisere samarbejdet og erfaringsudvekslingen ved at indføre arbejds-/ekspertvidensdeling. DOGME-samarbejde for bycirkelkommunerne Bycirkelkommunerne kan indbyrdes opstille en kontrakt med en række fælles forpligtende mindstemål på bæredygtighedsområdet. Fremdriften kan kontrolleres af de deltagende kommuner eller ved ekstern revision (som for miljøledelse). En anden mulighed er at tilslutte sig det eksisterende DOGME-samarbejde mellem København, Ballerup, Albertslund, Herning og Fredericia kommuner. Veje til bæredygtig forvaltning 15
Denne pjece, Veje til bæredygtig forvaltning er en appetitvækker, der søger at konkretisere begrebet bæredygtighed samt give en introduktion til, hvordan man kan komme i gang eller videre med at implementere bæredygtig forvaltning. Pjecen beskriver generelle problemstillinger samt løsningsforslag til forvaltningen i kommunerne.