LOKALE LØNANALYSER I STATEN Sammenfatning September 2003
Lokale lønanalyser i staten September 2003 Udgiver: Personalestyrelsen Copyright: Personalestyrelsen Denne publikation kan bestilles hos: Schultz Information Herstedvang 12 2620 Albertslund Telefon 4363 2300 Fax 4363 1969 E-mail: schultz@schultz.dk Web site: www.schultz.dk Sætpris (publikation og sammenfatning): 125 kr. Henvendelse om publikationen kan i øvrigt ske til: Personalestyrelsen Lønpolitisk Center Frederiksholms Kanal 6 1220 København K Telefon 3392 4049 Elektronisk publikation: 87-7956-116-0 ISBN: 87-7956-115-2 Publikationen kan hentes på Personalestyrelsens hjemmeside: www.perst.dk
FORORD 1 Forord 1. Forord Med de nye lønsystemer er en større del af løndannelsen lagt ud i den enkelte statslige virksomhed. De enkelte arbejdspladser har herved fået mulighed for at anvende lønnen aktivt og målrettet. Decentralisering indebærer, at de enkelte arbejdspladser har et ansvar for at sikre en ansvarlig og afbalanceret lønudvikling. Et fundament for at løfte dette ansvar er relevant ledelsesinformation om virksomhedens lønforhold. Personalestyrelsen stiller et omfattende internetbaseret system af lønstatistiske værktøjer til rådighed for de enkelte statslige arbejdsgivere, så virksomhederne kan danne sig overblik over lønniveau, lønspredning og lønudvikling. Efteråret 2003 udbygges adgangen i ISOLA for de statslige arbejdsgivere til at sammenligne lønniveauerne på tværs af de statslige virksomheder. Der har blandt de statslige arbejdsgivere været et stort ønske om at kunne sammenligne sig med andre statslige virksomheder. Virksomhedernes mulighed for at manøvrere og vælge egen position på lønområdet øges dermed markant. Denne publikation giver inspiration til, hvordan man producerer relevant ledelsesinformation om løn ved hjælp af lønstatistik. I publikationen vises, hvordan selv enkle statistikker kan levere værdifuld information for ledelsen, men også, hvordan man kan producere mere avanceret lønstatistisk ledelsesinformation til brug i forbindelse med større analyser. Det er vigtigt, at hver enkelt virksomhed på baggrund af bl.a. størrelse, ressourcer og aktuelle behov vurderer, hvilke analyser virksomheden vil foretage. Lisbeth Lollike Direktør, Personalestyrelsen 3
SAMMENFATNING Fokus på resultater fokus på ressourcer Et væsentligt mål med de nye lønsystemer er at decentralisere lønfastsættelsen for i højere grad at kunne tilpasse denne til de lokale vilkår. Puljestyringen er ophævet i de nye lønsystemer. At virksomhedernes adgang til at finansiere lønudgifter kun er begrænset af de bevillingsmæssige rammer, betyder naturligvis ikke, at alle midler skal bruges. Lønkronerne skal anvendes, så de fremmer virksomhedens mål, produktivitet samt effektivitet, men balanceret i forhold til det øvrige statslige arbejdsmarked. De nye lønsystemer må ikke føre til uhensigtsmæssig konkurrence om arbejdskraften mellem de statslige virksomheder. Derfor er en lokal lønstyring, der både fremmer effektivitet og er i balance med det øvrige statslige arbejdsmarked, vigtig. Denne fremadrettede, strategiske lønstyring forudsætter bagudrettet lønovervågning og dokumentation af den faktiske anvendelse af lønkronerne, herunder det løbende lønsumsforbrug. Lønovervågning bør tillige indeholde en løbende opfølgning og sammenligning af lønniveauerne med det øvrige statslige arbejdsmarked. Systematisk sammenligning af egen lønadfærd med det øvrige statslige arbejdsmarked er således et element i den strategiske lønstyring og afgørende for, at de nye lønsystemer forbliver på sporet. Lønstatistik Strategisk anvendelse af lønkronerne forudsætter kobling mellem lønpolitikken og virksomhedens overordnede mål. Produktion af relevant lønstatistik er et element i en god lønpolitik. Det kan være med til at basere lønforhandlinger på et oplyst grundlag og give en fælles forståelse. Inddragelsen af relevant lønstatistik er et led i samarbejdet mellem ledere og medarbejdere om en god implementering og udvikling af de nye lønsystemer. Bedre lokale muligheder for at sammenligne løn De statslige arbejdsgivere har i efteråret 2003 fået udvidet adgang til ISOLA og dermed bedre muligheder for at sammenligne lønniveauerne på tværs af de enkelte statslige virksomheder. Dermed imødekommes et stort lokalt ønske. 4
SAMMENFATNING Med den nye mulighed for tværgående sammenligning får de lokale arbejdsgivere et redskab til at kunne vurdere, hvor ens egen virksomhed ligger lønmæssigt i forhold til andre virksomheder. Det bliver muligt at sammenligne, hvad forskellige virksomheder betaler for arbejdskraft og dermed vise prisen på forskellige typer arbejdskraft. Dette kan indgå i de ledelsesmæssige overvejelser om den enkelte virksomheds ønskede position på lønområdet. Lønstatistik leverer pejlemærker Lønstatistik er et middel til at få relevant ledelsesinformation om virksomhedens egen lønadfærd i forhold til andre dele af det statslige arbejdsmarked. Statslige virksomheder har et særligt politisk ansvar i forhold til den samfundsøkonomiske udvikling. Det er uacceptabelt, hvis staten skulle blive lønførende og dermed presse udgiftsniveauet i vejret. For det andet skal større lønforskelle inden for samme personalegruppe på tværs af de statslige virksomheder kunne legitimeres, hvilket aktualiserer behovet for at anvende lønstatistik. Lønstyringsopgaven kan dog ikke reduceres til blot at være et spørgsmål om at anvende lønstatistik. I så fald introduceres blot en ny form for automatisk lønregulering. Lønstatistik kan ikke give et entydigt svar på, hvad det rigtige lønniveau er, men lønstatistik kan give nogle pejlemærker, som den enkelte virksomhed kan manøvrere efter, og som kan indgå i de ledelsesmæssige overvejelser om løn. Fokus på lønniveau Et centralt budskab i Lokale lønanalyser i staten er, at den mest enkle tilgang til lønanalyser er fokus på lønniveauer for virksomhedens forskellige medarbejdergrupper. Derimod bør fokus ikke primært være lønudviklingen, fordi opgørelse af lønudviklingen erfaringsmæssigt vil være sværere at tolke end lønniveauer. Det hænger sammen med, at lønudviklingen ikke alene rummer de usikkerhedsmomenter, der helt generelt knytter sig til den statistiske metode, men tillige påvirkes af strukturforskydninger mellem f.eks. personalegrupper eller stigende/faldende gennemsnitlig anciennitet. Når lønudviklingen skal anvendes som relevant ledelsesinformation, skal der således ske en stillingtagen til disse forhold. 5
SAMMENFATNING Fokus på lønniveau, især for mindre virksomheder, vil derfor oftest give den bedste og tilstrækkelige lokale ledelsesinformation om de lønmæssige dispositioner og være den mindst ressourcekrævende. At fokusere på lønniveau bliver ikke mindre relevant, når man vil sammenligne mellem virksomheder. Dette skyldes, at man ofte ikke i den enkelte virksomhed har overblik over de enkelte faktorer, der driver lønudviklingen i andre virksomheder, herunder f.eks. strukturforskydninger mellem forskellige personalegrupper. Sammenlignelighed Lønstatistik kan bidrage til at kvalificere ledelsesmæssige dispositioner på lønområdet. Lønstatistiske analyser kan synliggøre, hvor en virksomhed ligger lønmæssigt i forhold til omgivelserne. Når den enkelte virksomhed sammenligner sig med andre virksomheder er det vigtigt, at sammenligningsgrundlaget er velovervejet. Derfor bør sammenligning så vidt muligt ske mellem personalegrupper med samme karakteristika. Det vil sige, at kvalitativ viden om de strukturelle rammebetingelser for løndannelsen er nyttig, herunder viden om aftaler og overenskomster, lønsystemernes indretninger og (om)klassificeringer mv. Desuden kan der indgå overvejelser om de forskellige virksomheders rekrutteringssituation samt særlige lokale/regionale forhold. Fokusér på det centrale keep it simple Den lokale ledelsesinformation bør være så enkel som mulig keep it simple. De lønstatistiske redskaber giver mulighed for at foretage endog meget komplicerede lønstatistiske analyser. Personalestyrelsen har i de senere år set en del oplæg til lokale lønanalyser, som har været meget opfattende og med en høj detaljeringsgrad. Ikke mindst hensynet til ressourceforbruget taler for at vælge en enkel fremgangsmåde. Det er derfor vigtigt, at man i den enkelte virksomhed udvælger netop den mængde og type information, der giver mening lokalt. Lokale lønanalyser i staten præsenterer en model, som kan bruges, når man skal vurdere, hvad der er det rigtige informationsgrundlag lokalt. Det centra- 6
SAMMENFATNING le budskab er, at de lokale lønanalyser bør baseres på sammenligning af lønniveauer for sammenlignelige grupper. Den strategiske, fremadrettede lønstyring forudsætter bagudrettet lønovervågning Lønovervågning er dokumentation af den faktiske anvendelse af lønkronerne. Lønovervågning bør baseres på sammenligning af lønniveauet for egne medarbejdere med lønniveauet for sammenlignelige personalegrupper i staten som helhed, relevante dele af det statslige arbejdsmarked eller eventuelt øvrige dele af arbejdsmarkedet. Lønstatistik leverer kvantitative pejlemærker, der altid kræver kvalitativ tolkning. Lønstatistik er ikke en facitliste. Det er en god idé at etablere en fast praksis for lønovervågning. Keep It Simple: Fokuser på det, der giver mening lokalt. Man bør have et realistisk ambitionsniveau for lønovervågningen. Lønstatistik fortæller ikke, hvad det rigtige lønniveau er, men kan levere beslutningsgrundlag for fremadrettet, lønpolitisk prioritering. Centrale spørgsmål ved lokale lønanalyser Når man lokalt skal i gang med at producere ledelsesinformation om løn kan man f.eks. stille følgende spørgsmål: 7
SAMMENFATNING Hvad er den lønpolitiske strategi i virksomheden? Hvad er lønniveauerne for vores personalegrupper? Hvilke virksomheder skal vi sammenligne os med? Hvad er lønniveauet for tilsvarende personalegrupper på det øvrige statslige arbejdsmarked? Er der en hensigtsmæssig belønningsstruktur? Belønnes den ønskede adfærd i lyset af virksomhedens strategi? Hvilken fremadrettet lønadfærd giver de lønstatistiske analyser anledning til? Udover disse spørgsmål kan analyser af f.eks. rekrutteringssituationen, tillægsstruktur eller lønudviklingen være relevante. Gode råd om lokale lønanalyser I pjecen Lokale lønanalyser i staten beskrives formål og metoder ved udarbejdelsen af lokale lønanalyser. Desuden præsenteres en række konkrete eksempler på lønstatistisk ledelsesinformation. Sigtet med pjecen er at give inspiration til at etablere relevant ledelsesinformation om løn ved hjælp af lønstatistik. Det er vigtigt, at de enkelte virksomheder oparbejder de fornødne kompetencer til at understøtte ledelsen med lønstatistiske analyser. Personalestyrelsen står til rådighed med vejledning og inspiration til etableringen af ledelsesmæssig information. Desuden udbyder Personalestyrelsen ca. hvert halve år kurser i udarbejdelse af lønstatistiske analyser og anvendelse af de lønstatistiske redskaber, som findes i års- og kvartalsstatistikkerne, i ISOLA og i Finansministeriets forhandlingsdatabase. Etableringen af netværk mellem medarbejdere, der arbejder med lønstatistik inden for de enkelte ministerområder, kan ligeledes give inspiration til lønanalyser og udbygge muligheden for at analysere egen løndannelse på baggrund af systematiske, tværgående sammenligninger. 8
SAMMENFATNING Finansministeriets lønstatistiske redskaber findes på Personalestyrelsens hjemmeside www.perst.dk under Tal og statistik. Finansministeriets lønstatistiske redskaber: Årsstatistikken viser lønniveau og lønspredning for ansatte indenfor det statslige område på både gamle og nye lønsystemer samt opdelt på trin. Alle personalegrupper med mere end 50 personer er medtaget. Årsstatistikken opgøres årligt fra og med 1997. Kvartalsstatistikken er en lønstatistik, der i tabelform viser lønniveauer og lønspredning fordelt på trin for ansatte i staten på nye lønformer. Kvartalsstatistikken viser grupper helt ned til 5 personer. Kvartalsstatistikken opgøres hvert kvartal fra og med 1. kvartal 1998. Forhandlingsdatabasen giver mulighed for lønstatistisk information på et meget detaljeret niveau. Det er muligt at vælge kriterier indenfor i alt 25 variabler, f.eks. alder, køn, geografi, enkelte løndele, hovedkonto, registreringsnummer, lønsystem og stillingsbetegnelse. Der er offentlig adgang til disse oplysninger. Desuden kan den enkelte arbejdsgiver indenfor eget område foretage personopslag, hvor enkeltindivi- ders løndele samt stamoplysninger vises. ISOLA samler en række løn- og personalestatistikker på en lang række områder. Der samles information om løn baseret på lønstatistik, forbrugstal baseret på regnskabstal samt statistikker om personaleomsætning, fravær, socialt kapitel samt seniorordninger. 9
Lokale lønanalyser i staten - Sammenfatning Lokale lønanalyser i staten ligger i forlængelse af Finansministeriets tidligere publikationer om lønstatistik i forbindelse med lønstyringsopgaven. Publikationen præsenterer formål, metoder og eksempler til inspiration for udvikling af arbejdet med lønovervågning. I Lokale lønanalyser i staten begrundes vigtigheden af at løndannelsen analyseres i den enkelte virksomhed. Aktiv stillingtagen til virksomhedens lønstruktur er et middel til at fremme en stadig mere effektiv og attraktiv statslig sektor. præciseres tilblivelsen af lønstatistik fra lønanvisning til lønstatistik og forklares hvorfor lønstatistiske oplysninger ikke er direkte sammenlignelige med regnskabsdata. præsenteres muligheder og begrænsninger i anvendelsen af lønstatistik. Det understreges, at det altid er godt med en kritisk tilgang til lønstatistik, og at kvalitativ viden om løn- og ansættelsesvilkår for de enkelte personalegrupper er en forudsætning for at kunne producere relevant og vedkommende ledelsesinformation om løn i en virksomhed. præsenteres de statslige lønstatistiske værktøjer, der stilles til rådighed for de statslige virksomheder. Gives inspiration til udvikling af virksomhedens lønanalyser. Publikationen er en vejledning om fremstilling af relevant ledelsesinformation om løn. Det understreges, at der er forskellige ambitionsniveauer for ledelsesinformation, men at selv relativt simple udtræk kan levere relevant information til ledelsen. Modellerne for ledelsesinformation om løn strækker sig fra enkle personoversigter over lønniveauanalyser til mere komplicerede analyser af lønudviklingen.