Administratormanual
Administratormanual Version 3.1
4
Indhold Systemopbygning 1.1 Systemkrav - Hardware/software.............................. side 7 - Indstillinger.................................... side 7 - Struktur........................................ side 8 - Oprettelse af projekter.......................... side 9 Firmaadministration 2.1 Brugeroplysninger - Oprettelse af nye brugere....................... side 11 - Redigering af brugeroplysninger................. side 11 - Sletning af brugere............................. side 11 3.2 Brugere - Tilføjelse af brugere............................ side 15 - Redigering af brugeradgang..................... side 15 - Sletning af brugeradgang....................... side 15 3.3 Mapperettigheder - Tilføjelse af mapperettigheder................... side 17 - Ændring af mapperettigheder................... side 17 Kontakt 4.1 Support - Teknisk support................................ side 19 Projektadministration 3.1 Grupper - Oprettelse af grupper........................... side 13 - Redigering af grupper.......................... side 13 - Sletning af grupper............................. side 13 5
6
1.1 Systemkrav Hardware/software Byggeweb stiller en række krav til brugerens hard- og software. For fuldt udbytte af Byggewebs funktionaliteter bør følgende minimumskrav være overholdt: Hardware: Software: Computer med processor som Intel Pentium 233MHz og 64 Mb RAM (128 Mb RAM anbefales) Microsoft Internet Explorer 4.x/5.x (anbefales) - eller Netscape 4.x. Whip 4.0 plugin WinZip 8.0 komprimeringsprogram Adobe Acrobat Reader Indstillinger Følgende indstillinger af browseren kræves overholdt: - Cookies skal tillades - Javascript skal tillades I de fleste tilfælde er browseren indstillet som beskrevet. I modsat fald: kontakt virksomhedens systemadministrator for eventuel hjælp. Herudover skal datoen på brugerens computer være korrekt. Ovennævnte software kan nedhentes gratis fra Byggeweb.dk. NB. Kontakt altid virksomhedens systemansvarlige før installering af ny software. Hastigheden på forbindelsen til Internettet er ikke afgørende for brugen af Byggeweb. Dog anbefales ISDN-forbindelse eller hurtigere. 7
1.1 Systemopbygning Struktur Projektadministratoren kan udvælge og gruppere en række brugere, som allerede er oprettet af firmaadministratorerne i de deltagende virksomheder. Grupperne bruges, når projektadministratoren tildeler rettigheder inden for et projekt. Dette gøres mappe for mappe. Bemærk også, at projektadministratoren ikke nødvendigvis behøver at være firmaadministrator i sin virksomhed. Og at firmaadministratoren ikke altid har adgang til et projekt. Byggeweb Firmaadmin. Projektadmin. Opstart Oprettelse af projekt og administratorer Oprettelse af brugere Oprettelse af mappestruktur Oprettelse af brugergrupper Tilføjelse af brugere til grupperne Tildeling af mapperettigheder Projektsamarbejde Drift Tilføjelse af nye virksomheder Vedligeholdelse af brugeroplysninger Løbende tilpasning i forhold til projektet Omgruppering af brugere Ændring af brugernes rettigheder Ændring af brugergruppers rettigheder 8
1.1 Systemopbygning Oprettelse af projekter Nye projekter oprettes ved henvendelse til Byggeweb. I den forbindelse skal Byggeweb bruge navnet på projektadministratoren samt en liste over deltagende virksomheder. Er de deltagende virksomheder ikke allerede oprettet hos Byggeweb, skal firmaoplysninger og hver enkelt firmaadministrators navn og e-mail adresse oplyses. Når oplysningerne er modtaget, bliver projektet oprettet, og herefter kan projektsamarbejdet påbegyndes. Fremgangsmåde 1. Firmaadministratoren opretter virksomhedens brugere i Byggeweb. Dette skal kun gøres én gang. Oplysningerne genbruges i alle efterfølgende projekter. 2. Projektadministratoren opretter mappestruktur (se brugermanualen vedr. oprettelse af mapper) og udvælger brugere fra de deltagende virksomheder. Brugerne grupperes, og hver brugergruppe tildeles adgang og rettigheder i forhold til de oprettede mapper. Herefter kan dokumentudvekslingen påbegyndes. Alle oplysninger kan redigeres løbende. Brugere kan tilføjes eller slettes af firmaadministratoren. Hver enkelt bruger kan tildeles flere eller færre rettigheder af projektadministratoren. Og brugerne kan ændre egne oplysninger om f.eks. telefonnumre og e-mail adresser. Bemærk at brugerne kan deltage i et ubegrænset antal projekter på én gang. 9
Firmaadministration 1 10
2.1 Brugeroplysninger Firmaadministration Efter oprettelse af virksomhedens første Byggeweb-projekt skal den udnævnte firmaadministrator oprette virksomhedens brugere. Oprettelse af brugere kan kun foretages af firmaadministratoren, og dette skal ske før projektadministratoren kan give dem adgang til et projekt. Firmaadministratoren kan desuden redigere i alle virksomhedens brugeroplysninger (den enkelte bruger kan kun ændre i egne oplysninger). Foretag først login fra www.byggeweb.dk (om login - se Brugermanualen). 1 Oprettelse af nye brugere 1. Vælg Brugere 2. Klik Opret ny bruger i undermenuen til højre. 3. Udfyld felterne med oplysninger om brugeren. 4. Afslut ved klik på "Opret"-ikonet. Brugeren vil herefter blive oprettet. Redigering af brugeroplysninger Ved klik på brugernes navne gives mulighed for at redigere i brugeroplysningerne, f.eks. navn, telefonnr., e-mail, password osv. samt at vælge sprogvariant. Bemærk at oplysningerne først ændres efter klik på Opdater -ikonet. Sletning af brugere 1. Vælg Brugere 2. Klik på brugerens navn i brugerlisten 3. Klik Slet nederst, under skemaet. Brugeren vil herefter blive slettet og ikke længere have adgang til Byggeweb. 11
Projektadministration 1 12
3.1 Grupper Gruppeadministration Tildeling af rettigheder sker via brugergrupper. Oprettelse af brugergrupper foretages af projektadministratoren og bør gøres før påbegyndelse af dokumentudvekslingen. Brugerne fordeles i de allerede oprettede grupper. Rettigheder tildeles herefter, mappe for mappe, til én eller flere brugergrupper ad gangen. Bemærk at brugeren, som gruppemedlem, kun kan se de filer, som hele gruppen har adgang til. En velgennemtænkt gruppestruktur gør det derfor muligt at organisere og effektivisere det daglige arbejde. Foretag først login fra www.byggeweb.dk og vælg projekt (om login - se Brugermanualen). 1 Oprettelse af grupper 1. Klik på "Grupper" i menuen nederst til venstre. 2. Klik "Opret gruppe". 3. Indtast gruppenavn og tilføj evt. brugere til gruppen (der kan vælges mellem allerede oprettede brugere). 4. Klik "OK". Brugergruppen vil herefter blive oprettet. Redigering af grupper 1. Klik på "Grupper" i menuen nederst til venstre. 2. Klik på ikonet ud for gruppens navn. 3. Indtast f.eks. nyt gruppenavn. Fjern eller tilføj brugere. 4. Klik "OK". Brugergruppens navn og medlemsliste vil herefter blive ændret. Sletning af grupper 1. Klik på "Grupper" i menuen nederst til venstre. 2. Klik på ikonet ud for gruppens navn. 3. Klik på "Slet". 4. Bekræft sletningen med "OK". Brugergruppen vil herefter blive slettet. 13
Projektadministration 2 14
3.2 Brugere Brugeradministration Projektadministratoren kan tilføje nye brugere - udvalgt blandt de personer, som allerede er oprettet af deres respektive firmaadministratorer. Brugerne kan samtidig gøres til medlemmer af én eller flere af de eksisterende grupper og får derved tildelt adgang og rettigheder i forhold til gruppemedlemskabet. Bemærk også muligheden for e-mail service med daglig besked om ændringer i projektet. Foretag først login fra www.byggeweb.dk og vælg projekt (om login - se Brugermanualen). 2 Tilføjelse af brugere 1. Klik på "Brugere" i menuen nederst til venstre 2. Vælg herefter "Tilføj ny bruger" i det fremkomne vindue. 3. Vælg navnet på den nye bruger i rullemenuen øverst. 4. Vælg om brugeren er projektadministrator, og om han skal modtage historik via e-mail. 5. Vælg de grupper, som brugeren skal være medlem af. 6. Bekræft oplysningerne ved klik på "OK". Brugeren vil herefter få adgang til projektet - og til de mapper og filer som gruppemedlemskaberne tillader. Rediger brugeradgang 1. Klik på "Brugere" i menuen nederst til venstre 2. Klik på ikonet til venstre for brugerens navn. 4. Foretag de ønskede ændringer. 6. Bekræft ved klik på "OK". Oplysningerne om bl.a. gruppemedlemskab vil herefter blive ændret. Slet brugeradgang 1. Klik på "Brugere" i menuen nederst til venstre 2. Klik på ikonet til venstre for brugerens navn. 3. Vælg "Slet". 4. Bekræft ved klik på "OK". Brugeren vil herefter ikke have adgang til projektet. 15
Projektadministration 3 16
3.3 Mapperettigheder Mapperettigheder Rettigheder tildeles mappe for mappe. Projektadministratoren kan tildele en brugergruppe retten til at hente, sende og slette filer - samt retten til at ændre i mappestrukturen. Alle brugergrupper kan se den fulde mappestruktur. Men grupperne kan kun se, hente, sende og slette filer i de mapper, i forhold til gruppens tildelte rettigheder. 3Tilføj mapperettigheder 1. Find frem til den ønskede mappe. 2. Klik på "Mapperettigheder"-ikonet i menubaren øverst. Listen over brugergrupper vises i et separat vindue. 3. Tildel rettigheder til én eller flere brugergrupper. 4. Vælg om rettighederne også skal gælde underliggende mapper. 5. Bekræft ved klik "OK". Mapperettighederne vil herefter være gældende. Bemærk at evt. senere undermapper automatisk kopierer den overliggende mappes brugerrettigheder. Ændring af mapperettigheder 1. Find frem til den ønskede mappe. 2. Klik på "Mapperettigheder"-ikonet i menubaren øverst. Listen over brugergrupper og deres aktuelle rettigheder vises i et separat vindue. 3. Foretag ændringerne. Fjernes alle markeringer på en brugergruppe, har denne gruppe ingen rettigheder til mappen. 4. Bekræft ved klik "OK". Mapperettighederne vil herefter blive ændret. 17
4.1 Teknisk support Byggeweb A/S yder support i form af en hotline i tilfælde af tekniske problemer vedr. brugen af Byggeweb. Byggeweb A/S Ryesgade 19A DK-2200 København N Hotline: +45 70 21 52 52 E-mail: info@byggeweb.dk Web-adresse: www.byggeweb.dk 18