April a 106. anvisning aftale og kommunikation. Tjekliste. for kravspecifikation til Facilities Management-værktøj

April 2016 a 106 anvisning aftale og kommunikation Tjekliste for kravspecifikation til Facilities Management-værktøj

Kolofon 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 2 bips Lyskær 1 2730 Herlev Telefon 7023 2237 Fax 7023 4237 bips@bips.dk bips.dk A106 Tjekliste for kravspecifikation til Facilities Management- værktøj Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirud- gave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anven- delsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Udgivelse Udgivelse og distribution i digital udgave bips Udgivelsesdato 08. april 2016 ISBN 978-87- 7293-719- 9 Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i Anmeldelser

Indhold 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 3 Indhold Indhold... 3 1. Forord... 4 2. Introduktion til tjeklisten... 6 3. Tjeklistens anvendelse... 7 3.1 Tjeklistens to øverste niveauer... 7 3.2 Tjeklisten med alle emner udfoldet... 8 4. Eksempler... 9 4.1 Eksempel: Københavns Lufthavne, CPH... 9 4.2 Eksempel: Hillerød Kommune, Ejendomme... 10 4.3 Eksempel: SLKE... 11 4.4 Eksempel: DTU Campus... 12 4.5 Eksempel: Region Sjælland... 13 5. Tjeklisten... 14

1 Forord 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 4 1. Forord Når en driftsorganisation står over for at skulle anskaffe IT- system(er) til Facilities Management (FM) for at kunne håndtere ejendomsforvaltning, administration og drift og vedligehold integreret og digitalt, skal der tages stilling til en lang række emner. Det kan være en næsten uoverskuelig opgave, der ligger foran driftsorganisationen, når der skal udarbejdes en samlet kravspecifikation for et sådant IT- system til FM. Denne liste skal opfordre til intern diskussion om nytænkning af processer i driftsorganisationen. Anskaffelse af FM- programmet er den mindste del, implementering og nødvendige ændringer af de eksisterende processer er mindst lige så vigtige områder at få tænkt ind fra starten. bips Bygherre- /driftsforum har på basis af fem driftsorganisationers udbud og anskaffelse af et sådant system fået sammenskrevet en lang række af de emner, der typisk vil kunne komme på tale, i anonymiseret form. Det er tanken, at oversigten skal kunne fungere som en generel tjekliste for den kravspecifikation, der skal tages stilling til og arbejdes med i forbindelse med udbud og/eller anskaffelse af IT- system til FM. Målgruppen for denne publikation er offentlige og private bygherre/driftsorganisationer og disses ledelser og medarbejdere, som skal stå for anskaffelsen og den efterfølgende implementering og anvendelse af IT- systemet. De fem private og offentlige driftsorganisationer, der har medvirket ved tjeklistens og publikationens tilblivelse er: DTU Campus Service Hillerød Kommune, Ejendomme Københavns Lufthavne, CPH Region Sjælland Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme, SLKE Alle tjeklistens punkter har ikke været anvendt i hver af de fem driftsorganisationers kravspecifikationer, men der har vist sig at være et stort sammenfald af emner og krav, som har været fælles for de fem suppleret med enkelte specifikke ønsker fra den individuelle driftsorganisation. Emnerne er i publikationen grupperet og oplistet hierarkisk for at skabe overblik. Det er én måde at se emnerne på. De oprindelige kravspecifikationer var fælles om nogle af disse grupperinger men afveg fra hinanden på andre punkter. Den enkelte driftsorganisation må derfor selv tage stilling til, om de relevante emner, der medtages, eventuelt skal grupperes på en anden måde. Tjeklisten kan ikke anvendes som en fuldstændig facitliste, som tilgodeser alle krav, da den alene opremser emner og giver enkelte eksempler eller ledsagende bemærkninger til de enkelte punkter. Men den kan tjene til inspiration og være med til at sikre, at driftsorganisationen får diskuteret sine behov og får taget stilling til, hvad der skal medtages, hvad ikke, og hvordan kravene skal udformes Det er tanken, at listen kan udbygges eller revideres i takt med at der kommer flere erfaringer, eller der modtages feedback fra andre driftsorganisationer om vigtige emner, der måtte mangle, eller overvejelser der bør gøres. Sådanne input kan sendes til bips@bips.dk mærket Bygherre- /driftsforum Kravspecifikation for FM. Der skal gøres opmærksom på, at den foreliggende version er en første udgave, som endnu ikke har nået at blive præsenteret

1 Forord 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 5 eller evalueret ved hverken et styregruppemøde eller en præsentations- eller høringsworkshop og delelementer blev første gang præsenteret ved bips konferencen 2015. Tjeklisten vil foreligge som regnearksfil og samtidig være inkluderet i denne publikation, som hen ad vejen tænkes udbygget med relevante eksempler. Begge dele vil kunne downloades fra bips hjemmeside for indehavere af abonnement på Grundpakken. bips, april 2016

2 Introduktion til tjeklisten 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 6 2. Introduktion til tjeklisten Tjeklisten vises i publikationen først med de to øverste niveauer og dernæst i fuld udfoldet form. Ved anvendelse af arket TJEKLISTEN i regnearket, er det muligt at åbne og lukke rækkerne for de enkelte emneområder, lige som det er muligt at åbne og lukke for kolonnerne. Forklaring af denne funktionalitet er angivet på arket VEJLEDNING i regnearket. Se endvidere uddybende beskrivelse på de næste sider.

3 Tjeklistens anvendelse 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 7 3. Tjeklistens anvendelse 3.1 Tjeklistens to øverste niveauer Tjeklistens øverste niveau er underinddelt i hovedkategorierne: 1. Proces 2. Indhold 3. Teknik Herunder er der på niveau 1 oplistet en række overordnede emner for stillingtagen og specifikation: Ved at udfolde tjeklisten til niveau 2 vises de underliggende emner:

3 Tjeklistens anvendelse 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 8 3.2 Tjeklisten med alle emner udfoldet På niveau 3 og 4 er alle emner udfoldet og vises som en samlet liste. Hvis kolonne I og J også udfoldes vandret, viser der sig for de enkelte emner: Uddybende tekster i form af stikord eller eksempler på stikord og værdier Forklaringer, hjælpetekster og kommentarer Her findes gode råd, faglige synspunkter og vejledning. Hvis tjeklisten i form af regnearket tages i anvendelse i den enkelte driftsorganisation, er det her muligt at tilføje emner samt uddybende tekster og kommentarer i processen frem mod en færdiggørelse af materialet til udbud og/eller anskaffelse af IT/FM- værktøj.

4 Eksempler 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 9 4. Eksempler 4.1 Eksempel: Københavns Lufthavne, CPH Københavns Lufthavne CPH, Michael Friis Ørsted: FM software skal være i stand til at udveksle data med andre af firmaets løsninger gennem åbne anerkendte standarder. Eksempel på en sådan integration bør beskrives som en del af tilbuddet. Som en del af pilot eller test af FM- systemet bør man se dette i praksis.

4 Eksempler 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 10 4.2 Eksempel: Hillerød Kommune, Ejendomme Hillerød Kommune Ejendomme, Nikolai Randal Petersen: Det er 1 procent teknik, 10 procent data og 100 procent mennesker.

4 Eksempler 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 11 4.3 Eksempel: SLKE SLKE, Clars Danvold: Beskriv krav ud fra egne forretningsprocesser. SLKE s kravsspecifikation tager udgangspunkt i en kortlægning af de forretningsprocesser, som skal understøttes af systemet. Alle krav i specifikationen formuleres med reference til procesbeskrivelsen. Vægten i specifikationen flyttes således fra rent systemkrav mod krav til understøttelse af væsentlige forretningsgange. Formålet er at give tilbudsgiveren større frihed i løsningen, og fjerne noget af specifikationens sårbarhed over for den teknologiske udvikling.

4 Eksempler 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 12 4.4 Eksempel: DTU Campus DTU Campus, Markus Lampe: FM- programmet er den mindste del. Implementering og ændring af de nødvendige processer er succeskriteriet. DTU Campus Service (CAS) beder leverandøren om, at tilbagemelde i hvilken grad kravene allerede er opfyldt i deres system (se graden af opfyldelse).

4 Eksempler 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 13 4.5 Eksempel: Region Sjælland Region Sjælland, Ole Høgstedt: Der skal være fokus på brugervenlighed, åbne snitflader til øvrige systemer og træk på fælles stamdata.

5 Tjeklisten 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 14 5. Tjeklisten Tjeklisten, som vises her og på de efterfølgende sider, kan downloades som selvstændig Excel- fil fra bips hjemmeside, samme sted som denne publikation. Excel- filen kan anvendes som direkte arbejdsgrundlag for driftsorganisationens arbejde med at kortlægge de emner og krav, et udbud eller en anskaffelse af et IT- system skal leve op til.

5 Tjeklisten 2016-04- 08 << Indhold A106 Tjekliste for kravspecifikation til FM- værktøj Anvisning 15