Norddjurs Kommune Økonomiafdelingen Budget- og regnskabsfunktionen Område: Indkøbspolitik for Norddjurs Kommune Dækningsområde: Norddjurs Kommune Gældende fra: 1. januar 2008 Henvisning til Norddjurs Kommune - Principper for økonomistyring, side 20 Indkøbspolitik for Norddjurs Kommune Indledning: 1. Baggrund 2 2. Overordnet holdning 2 3. Definition på indkøb 2 4. Indkøbspolitikkens omfang 2 5. Kommunens holdning til leverandørerne 2 6. Organisering 3 7. De indkøbende medarbejdere 4 8. Bonus 5 9. Virksomheders ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige 5 10. Fortrolighedserklæring 5 11. Miljø 6 12. Arbejdsmiljø 6 13. Gaver 6 14. Administrationsbidrag 6 15. Administrative forhold 7 16. Indkøbs- og leveringsbetingelser 7 17. Lager 7 18. Indkøbskontor 7 19. Indkøbskoordineringsgrupper (IKG) 8 20. Tværkommunalt samarbejde 9 21. Ansvar 9 Side 1
1. Baggrund I henhold til kommunens styrelsesvedtægt 11 fastsætter Økonomiudvalget regler om samordning af kommunens indkøbsfunktioner og struktur. Årsagen til at Økonomiudvalget har denne opgave er, at kommunen foretager indkøb for meget betydelige beløb. Ved at samordne indkøbene vil kommunens aftaleenheder kunne udnytte de fordele, der er ved, at kommunen fremtræder som én samlet kunde - en koncern overfor leverandørerne. Ved etablering af et indkøbssystem skabes et redskab til bedre udnyttelse af kommunens ressourcer, både hvad angår budgetmidlerne og medarbejdernes tid. 2. Overordnet holdning Indkøb skal varetages ud fra ressourcemæssige overvejelser og forretningsmæssige principper. Dette indebærer, at kommunens indkøbsaftaler udarbejdes som obligatoriske indkøbsaftaler. Dette for at få konkurrencedygtighed og lønsomhed indarbejdet som grundlag for kommunens indkøbsdispositioner. Der skal desuden tages fornødent hensyn til kommunens fundamentale servicemæssige forpligtelser. Disse omfatter set ud fra en helhedsbetragtning også hensyntagen til kvalitet, service, pris, leveringssikkerhed, arbejdsmiljø og miljø. 3. Definition på indkøb Ved indkøb forstås alt, der udløser en faktura. Dette indebærer at indkøbspolitikken ikke alene gælder for indkøb af produkter, men også indkøb af tjenesteydelser. Derfor skal alle disponeringer af den ene eller anden art koordineres gennem indkøbskonsulenten der vurderer om dispositionen skal købes via EU-udbud eller licitation og der skal indgås en længerevarende samarbejdsaftale gennem en rammeaftale. 4. Indkøbspolitikkens omfang Indkøbspolitikken omfatter samtlige kommunens aftaleenheder. Den skal derudover respekteres af andre, i det omfang, de tilslutter sig kommunens indkøbssystem og -aftaler. 5. Kommunens holdning til leverandørerne Samarbejdsgrundlaget skal bære præg af hæderlighed, professionalisme, hvor troværdighed og almindelige etiske regler er gældende. Side 2
Den enkelte medarbejder har tavshedspligt til de indgåede aftaler, som til andet hos Norddjurs Kommune. Tavshedspligten betyder også, at medarbejderen hverken må vise eller omtale noget om de indgåede aftaler til tredjemand eller til konkurrerende leverandører. Medarbejderen er 100 % loyal overfor de indgåede aftaler og de beslutninger, der er taget i forbindelse med indgåelse af aftale. Alle indkøbsansvarlige betragtes som repræsentanter for Norddjurs Kommune. De indkøbsansvarlige skal arbejde i henhold til Norddjurs Kommunes indkøbspolitik. Hver enkelt medarbejders indsats er af afgørende betydning for varetagelsen af Norddjurs Kommunes interesser. Indkøb foretages og indkøbsaftaler indgås efter kommunens indkøbs- og leveringsbetingelser, medmindre der foreligger en skriftlig aftale om andet. For fælles indkøbsaftaler kan lederen af indkøbskontoret dispensere. Der tilstræbes et fastere samarbejde med leverandører, der kan tilbyde de bedst mulige indkøbsbetingelser vurderet ud fra en langsigtet helhedsbetragtning. Leverandører bør bidrage til relevant ajourføring af kommunens viden om markedsforhold, herunder konkurrenceforhold og produktudvikling. De bør som hovedregel kun opsøge medarbejdere efter aftale. Norddjurs Kommune ønsker at købe hos lokale leverandører, når disse set ud fra gældende krav til pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed, udvikling, miljø etc. er konkurrencedygtige. Ligeledes bør det vurderes, om behovet kan tilfredsstilles af konkurrencedygtige danske varer og ydelser. Der må dog aldrig træffes dispositioner, der tilsidesætter EU s varekøbs- og tjenesteydelsesdirektiver. Hvor flere lokale leverandører er lige konkurrencedygtige, bør der overvejes en fordeling imellem dem, hvis dette kan ske uden gener for kommunen. 6. Organisering Samordningen sker i et koordineret, decentralt indkøbssystem, det vil sige, at indkøbene foretages af kommunens enkelte aftaleenheder, men at der er et samarbejde imellem disse - formidlet gennem kommunens indkøbskonsulent. Side 3
Alle aftaler skal indgås i tæt samarbejde med de pågældende indkøbsansvarlige, således at de indkøbsansvarlige udfærdiger den tekniske kravspecifikation, hvorefter indkøbskonsulenten udfærdiger de kommercielle forpligtelser, så materialet bliver udfærdiget på den rigtige måde/efter de vedtagne regler. Ved forhandlinger med de pågældende leverandører forhandler den indskøbsansvarlige på den tekniske kravspecifikation og indkøbskonsulenten forhandler ud fra de kommercielle krav, deriblandt priser. Alle rammeaftaler på produkter og serviceydelser skal fremsendes til indkøbskonsulenten for arkivering, hvorefter kopi af aftale fremsendes til den/de indkøbsansvarlige. Indkøbskonsulenten udsender løbende information om de aftaler, der eksisterer i kommunen, og som kommunens aftaleenheder skal benytte, såfremt det ikke kan dokumenteres, at indkøbene kan foretages til anden side på bedre vilkår set ud fra en helhedsbetragtning. 7. De indkøbende medarbejdere Budget- og indkøbsansvar følges ad. Derfor har medarbejderne den indkøbskompetence, der er uddelegeret fra de budgetansvarlige. Indkøbsdispositioner skal foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik og øvrige formulerede regler. Den indkøbsmæssige indsats bør afpasses efter indkøbets størrelse. De interne ressourcer skal nyttiggøres f.eks. ved, at kommunens aftaleenheder støtter hinanden med den erfaring og ekspertise, de råder over. Følgende indkøbsparametre bør indgå i indkøbsbeslutninger: Pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed, udvikling, vedligeholdelse samt hensyn til miljø, arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed. Kommunens aftaleenheder skal være opmærksomme på, at behov bør tilfredsstilles med den validitet/ydeevne, der er påkrævet hverken mere eller mindre. Ved større indkøb og ved indgåelse af aftaler bør kommunens aftaleenheder sikre sig et overblik over konkurrencesituationen. Det vil sige, at der f. eks. bør indhentes tilbud fra flere end 3 uafhængige leverandører, hvoraf mindst én skal være lokal. Beslutningsmateriale skal opbevares. Alle aftaler med leverandører skal foreligge skriftligt - for at forebygge misfor- Side 4
ståelser - og af hensyn til, at kommunens aftaleenheder kan drage nytte af dem. Alle rammeaftaler skal samles hos indkøbskonsulenten. Gældende love og regler skal over holdes, det være sig EU-direktiver, bekendtgørelser, købe- og aftaleloven etc.. Begrebet licitation anvendes kun i forbindelse med bygge- og anlægssager. Kommunens indkøbskonsulent og fælles indkøbsaftaler står til rådighed for kommunens aftaleenheder. De skal dog anvendes, såfremt kommunens aftaleenheder ikke til anden side kan indgå tilsvarende eller bedre aftaler jf. afsnit 6. Hvor en indkøbssag kan have interesse for andre af kommunens aftaleenheder, informeres indkøbskonsulenten. Desuden involveres indkøbskonsulenten i forbindelse med: større udbud sager, hvor der kan opnås en fordelagtig aftale, som har interesse for flere indkøbssteder sager, hvor der skønnes at være mulighed for forbedring af en eksisterende fælles indkøbsaftale. større indkøb af produkter og tjenesteydelser. Kommunens indkøbsaftaler m.v. må ikke anvendes til privat indkøb. 8. Bonus Al bonus henføres til en central konto. 9. Virksomheders ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige. For Norddjurs Kommune gælder bekendtgørelse nr. 1093 af 21.december 1994 om virksomheders ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige. Norddjurs Kommunes Kommunalbestyrelse fastsatte den. 5. februar 2008, grundet ovenstående bekendtgørelse, at grænsen for tilbudsgivers ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige ikke må overstige kr. 0,00. Dog kan der dispenseres for dette hvis leverandøren med inddrivelsesmyndigheden underskriver og effektuerer en afdragsordning med told og skat. Ved alle tilbudsafhentninger, skal alle leverandører udfylde en Tro-, love- og samtykkeerklæring, som skal medsendes tilbud i udfyldt stand. Hvis denne mangler, er tilbud ikke gældende. 10. Fortrolighedserklæring. Ved alle tilbudsafhentninger, skal alle leverandører udfylde en fortrolighedserklæring 152, som skal medsendes tilbud i udfyldt stand. Hvis denne mang- Side 5
ler, er tilbud ikke gældende. 11. Miljø Norddjurs Kommune har som målsætning, at der skal stilles miljøkrav til produkter og producenter for at forbedre miljøet. Norddjurs Kommune tager udgangspunkt i de af Miljøstyrelsen udsendte henvisninger og indkøbsvejledninger. Den primære målsætning er, at stille krav til at leverandører er miljøcertificeret efter f.eks. ISO 14001 og at produkterne har en af miljøstyrelsen godkendt miljømærke. Derudover suppleres der med en Miljøvenlig indkøbspolitik. 12. Arbejdsmiljø Norddjurs Kommunes aftaleenheder skal købe produkter hos leverandører der altid overholder gældende danske regler af arbejdsmiljømæssig karakter. Norddjurs Kommunes aftaleenheder udarbejder ligeledes arbejdspladsvurderinger i henhold til dansk lovgivning. I alle aftaler skal der tages højde for, at de produkter Norddjurs Kommunes aftaleenheder køber skal afhjælpe arbejdsmiljømæssige problemer. Her tænkes specielt på skærmterminal direktivet, DS/INF 69 regler for kontorarbejdspladsen etc. 13. Gaver Ved gaver og lignende, deriblandt arrangementer med tilhørende spisning betalt af leverandører bør det sikres, at der ikke kan herske tvivl om modtagerens ubestikkelighed. 14. Administrationsbidrag Indkøbskontorets omkostninger til administration af de indgåede aftaler finansieres delvist af et såkaldt administrationsbidrag. Administrationsbidraget udregnes som ½ % af den omsætning som kommunens aftaleenheder yder ved pågældende leverandør og udbetales af leverandørerne umiddelbart efter regnskabsårets afslutning. Denne administration er udsendelse af aftaler med tilhørende katalog, organisering af årlig messe for kommunes institutioner, udvikling af elektronisk indkøb/salg og andre tiltag der skal styrke kommunes indkøb. Administrationsbidraget henføres til central konto til indkøbskonsulenten der Side 6
administrerer disse midler og aflægger regnskab for ledergruppen efter hvert regnskabsårs afslutning, med opgørelse af aktiviteter. 15. Administrative forhold Økonomiudvalget skal i hvert enkelt tilfælde forudgående godkende finansiering i form af leasing, leje samt anden form for afbetalingskøb, se endvidere vedtagne leasingpolitik Attestation og anvisning skal ske så betids, at betaling til en leverandør normalt finder sted på sidste rettidige betalingsdag. Overskudsmaterialer genbruges eller afhændes så fordelagtigt som muligt efter aftale med den budgetansvarlige. 16. Indkøbs- og leveringsbetingelser Norddjurs Kommunes indkøbs- og leveringsbetingelser (se selvstændigt bilag) er gældende for alle Norddjurs Kommunes indkøbere. Indkøbs- og leveringsbetingelserne skal medsendes sammen med alle forespørgsler (indhentning af tilbud) og alle ordre, dog ikke hvor der indkøbes efter rammeaftale. 17. Lager Der må ikke opbygges lagre - undtagen, hvor det er velbegrundet af sikkerhedsmæssige, praktiske eller økonomiske årsager. Norddjurs Kommunes hensigt er at lægge sit lagerbehov hos leverandøren, eller indarbejde at leverandøren har konsignationslager i kommunens lokaler. Hvor det er praktisk og økonomisk mest hensigtsmæssigt, skal omsætningshastigheden og lagerbindingen tillægges afgørende betydning. På disse lagre skal forefindes et effektivt lagersystem. 18. Indkøbskontor Indkøbskonsulentens leder refererer til kommunens økonomichef. I det daglige formidles viden, erfaring og informationer vedrørende indkøbssystemet via kommunens indkøbskonsulent. Indkøbskonsulenten et serviceorgan med rådgivende og administrative funktioner. Kontoret er forpligtet til, til stadighed at have et overblik over kommunens samlede indkøb. Direktionen kan på særlige områder give indkøbskonsulenten bestemmende kompetence. Side 7
Indkøbskonsulentens opgaver er at: være serviceorgan for kommunens aftaleenheder i indkøbsmæssige spørgsmål udbygge og vedligeholde indkøbssystemet og dets aftaler, herunder være opmærksom på de elektroniske muligheder indsamle og kommunikere information i indkøbssystemet indgå fællesaftaler herunder videreformidle aftaler rådgive om tilbudsindhentning/udbud orientere om leverandører og markedsforhold fungere som kommunens hovedkontaktled til leverandørkredsen samarbejde med andre offentlige myndigheder på indkøbsområdet afdække mulige fordele ved eventuel standardisering tage initiativer til og inspirere til samarbejde lede arbejdet i forbindelse med større fælles indkøbssager rådgive og støtte ved indkøbsproblemer, f.eks. i alle indkøbsmæssige EUspørgsmål forestå udliciteringsprocessen i forbindelse med eventuelle kommende udliciteringer bidrage til at sikre kommunens interesser, bl.a. i tilknytning til fortrolighedsproblematikken. udarbejde en årlig rapport, i samarbejde med indkøbskoordineringsgruppen, om aktiviteter på indkøbsområdet i det foregående år. 19. Indkøbskoordineringsgrupper For at fremme samarbejdet omkring indkøbene etableres der forskellige branchemæssige indkøbskoordineringsgrupper, der repræsenterer indkøbsmæssige interesser i kommunens aftaleenheder. Grupperne er et fælles forum for kommunikation og udvikling i indkøbssystemet. Den har bl.a. til opgave at: fremme fælles indkøbsmæssig aktiviteter på tværs af organisation. fremme fælles indkøbsmæssig aktiviteter i een organisation. deltage i koordineringsbestræbelser, eventuel standardisering og gennemførelse af grønne indkøb, økologi etc. deltage i udvikling og tilpasning af system og aftaler medvirke ved udvælgelsen af de indkøbsområder, der skal bearbejdes med henblik på indgåelse fælles indkøbsaftaler være indkøbskontoret behjælpeligt med at udvælge kontaktpersoner. medvirke ved nedsættelse af ad hoc grupper. Side 8
Koordineringsgrupperne er sammensat af repræsentanter fra de forskellige aftaleenheder udpeget af det enkelte direktørområde. Indkøbskonsulenten er formand for indkøbskoordineringsgrupperne. Indkøbskonsulenten fastlægger gruppens forretningsorden. 20. Tværkommunalt samarbejde Norddjurs Kommunes direktion kan tage beslutning om der kan indgås et tværkommunalt samarbejde, omkring indgåelse af rammeaftaler. 21. Ansvar De budgetansvarlige i kommunens aftaleenheder, er ansvarlige for, at indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Indkøbskonsulenten har det daglige ansvar for indkøbssystemets udvikling og vedligeholdelse samt dets fælles indkøbsaftaler. Koordineringsgrupperne skal være talerør for kommunens aftaleenheder på indkøbsområdet. Desuden skal indkøbskoordineringsgrupperne støtte indkøbskonsulenten, f.eks. i koordineringsbestræbelser. Direktionen træffer principielle afgørelser vedrørende indkøbssystemet og dets udvikling efter indstilling fra Økonomichefen. Økonomiudvalget er øverst ansvarlig for indkøbssystemet og orienteres om alle væsentlige beslutninger. Senest ajourført/offentliggjort: 23. juni 2008 Side 9