Glostrup, den 20. februar 2014 Referat Den 18. februar 2014 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS) Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Kim M. Buddig Jendig bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Afbud Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Lone Lund-Rasmussen René Hattens Lonni Hansen administrerende direktør revisor Økonomichef Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Årsregnskab 2012/13 for GAA og GAAs afdelinger (bilag 1-9) - Trækningsret (bilag 10) - Dispositionsfond (bilag 11) 3. Regnskab 2012/13 for GAA ApS (bilag 12) 4. Budget for GAA 2014/2015 (bilag 13) 5. Revisionsprotokol (bilag 14) 6. Repræsentantskabsmødet tirsdag 25. marts 2013 - Udkast til dagsorden (bilag 15) - Udkast til beretning (bilag 16) 7. Udlejningsstatistik (bilag 17) 8. Ejendomsfunktionærernes oplevelse af samarbejdet med PAB 9. Forretningsgang for skimmelsager (bilag 18) 10. Status på E-flyt 1
11. Medarbejder tilfredshedsundersøgelsen (bilag 19a og 19b) 12. Orientering om fugtskader (bilag 20) 13. Kildevængets Børneinstitution 14. Byggeregnskab - Højebo (bilag 21) 15. Kontrakten med PAB 16 Udpegning af medlem til Det Grønne Råd (bilag 22) 17. Valg til Kreds 9 (bilag 23) 18. Nyt fra afdelingerne 19. Lukket punkt (bilag 24) 20. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 4. december 2013 og referatet fra det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde den 29. januar 2014 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referaterne godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne. 2. Årsregnskab 2012/13 for GAA og GAAs afdelinger Regnskaber for GAA og GAAs afdelinger er vedlagt som (bilag 1-9) Afdeling 1 - Højebo Regnskabet udviser et overskud på kr. 64.135, svarende til 3,05% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på løn til ejendomsfunktionærer. Afdeling 2 - Ved Stadion Regnskabet udviser et overskud på kr. 98.270, svarende til 3,49% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på vand og korrektion tidligere år. 2
Afdeling 3 - Bakkely Regnskabet udviser et overskud på kr. 60.673, svarende til 1,69% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på vand og korrektion tidligere år. Afdeling 4 - Marielyst Regnskabet udviser et underskud på kr. 943.553, svarende til 3,05% af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes i al væsentlighed merudgift til vand, istandsættelse ved fraflytning (slid/ælde). Afdeling 5 - Kildevænget Regnskabet udviser et underskud på kr. 182.732, svarende til 0,84% af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes i al væsentlighed merudgift til vand, henlæggelser til tab ved fraflytninger. Afdeling 6 - Mørkhøjvænge Regnskabet udviser et underskud på kr. 303.651, svarende til 7,73% af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes i al væsentlighed merudgift til almindelig vedligeholdelse, henlæggelser til tab ved fraflytninger. Afdeling 7 - Kildevængets børneinstitution Regnskabet udviser et overskud på kr. 84.418, svarende til 9,56% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på løn til ejendomsfunktionærer, almindelig vedligeholdelse og nettokapitaludgifter. Afdeling 8 - Bondehavevej Regnskabet udviser et overskud på kr. 13.727, svarende til 2,44% af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på diverse udgifter. 3
GAA - Selskabet Regnskabet udviser et overskud på kr. 182.397 mod et budgetteret overskud på kr. 50.000. Det øgede overskud skyldes i al væsentlighed besparelser på bestyrelsesudgifter og kurser. at regnskaberne godkendes af organisationsbestyrelsen med henblik på den endelige godkendelse på repræsentantskabsmødet. at orientering om trækningsretten tages til efterretning (bilag 10) at orientering om dispositionsfonden tages til efterretning (bilag 11) Johnny Ryttersson anførte, at bemærkningerne vedrørende Marielysts overskridelser var misvisende, fordi vandforbruget var skønnet af Nordvand. Lonni Hansen var enig heri og oplyste, at flere af afdelingerne havde samme problem med skønnet forbrug. Administrationen vil fremadrettet lave en procedure, der sikrer, at ejendomsmestrene får indberettet vandforbruget indenfor den udstukne frist. Herefter godkendte organisationsbestyrelsen regnskaberne med henblik på den endelige godkendelse på repræsentantskabsmødet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om trækningsretten og dispositionsfonden til efterretning. Lonni Hansen udleverede sammenligningsstatistik for alle afdelingerne. 3. Regnskab 2012/13 for GAA ApS (bilag 12) Regnskabet udviser et underskud på kr. 329, som fremkommer således: Lejeindtægt kr. 141.117 Lejeudgift kr. 108.864 Administration kr. 29.275 Diverse kr. 3.147 Renteudgifter (netto) kr. 160 kr. 141.446 Underskud kr. 329 som overføres til egenkapitalen. 4
at organisationsbestyrelsen godkender dette. Regnskabet blev godkendt af organisationsbestyrelsen. 4. Budget for GAA 2014/2015 (bilag 13) Administrationsbidraget til PAB udgør kr. 3.192 inkl. moms og eget bidrag udgør kr. 554. at organisationsbestyrelsen godkender dette. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der samlet skal afsættes kr. 100.000 til advokat. Det betyder, at eget bidrag forhøjes til kr. 609. Det fremgår af den udleverede statistik, at såfremt de nye regler vedrørende tab på fraflyttere havde været gældende for 12/13 regnskabet, så skulle dispositionsfonden have udredt ca. kr. 1,2 mil. kr. Da GAA s dispositionsfond næsten er på minimum besluttede organisationsbestyrelsen, at afdelingerne fremover skal indbetale til dispensationsfonden. Beløbet udgør kr. 549 pr. lejemålsenhed. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der for 14/15 budgettet skal henlægges til dispositionsfonden i afdelingernes budget. Budgettet blev godkendt med disse ændringer. 5. Revisionsprotokol Revisionsprotokol vedlægges som (bilag 14) at protokollatet tages til efterretning. 5
Revisionsprotokollen blev gennemgået af revisor. Der er ikke nogen stor renteindtægt. Forrentningen ligger på 0,55%. Mørkhøjvænge har et så stort underskud, at der er likviditetsproblemer vedrørende de henlagte midler. Administrationens forretningsgangene er revideret af FA09 s revisor. Der er ikke nogen bemærkninger. Forvaltningsrevisionen giver heller ikke anledning til bemærkninger. Kommunen har bemærket, at flere afdelinger har et opsamlet underskud. Revisor har påvist, at der sker afskrivning af underskuddet på lovlig vis. Årets resultat på side 448 er forkert. Der indsættes ny side i overensstemmelse med de underskrevne regnskaber. Det er bestyrelsens ansvar at påpege svigt og mangler hos administrator. Det kan eksemplificeres med diskussionen angående det skønnede vandforbrug, hvor administrationen fremadrettet må sikre, at ejendomsmesteren får indberettet inden fristens udløb. Det forventes ikke, at bestyrelsen har detailkendskab til administrationsforhold. Revisionsprotokollen med disse oplysninger blev taget til efterretning. 6. Repræsentantskabsmødet tirsdag 25. marts 2014 Udkast til dagsorden vedlægges som (bilag 15) at organisationsbestyrelsen godkender dagsordenen. Udkast til beretning vedlægges som (bilag 16) at organisationsbestyrelsen godkender beretningen. Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen og beretning med de på mødet godkendte ændringer og omformulering af sammensætningen af diverse indtægten. 6
7. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for 2013 vedlægges som (bilag 17). Udlejningssituationen er uændret i forhold til sidste organisationsbestyrelsesmøde, det vil sige, at vi fortsat sender 15 i tilbud inden vi får udlejet boligerne. Det kan bemærkes, at hvis vi ser på fraflytninger i 2013 har der i alt været 102 fraflytninger, hvoraf afd. 4 Marielyst står for de 45 fraflytninger. Den totale fraflytningsprocent for 2013 er 8%, hvilket ligger lidt under landsgennemsnittet som er 10%. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Det blev bemærket, at oplysningen i dagsordensteksten om, at Marielyst udgør 45% af fraflytningerne er uinteressant, da Marielyst udgør 45% af lejemålene i selskabet. Organisationsbestyrelsen bad om at få en statistik for fordelingen i henhold til udlejningsaftalen med kommunen. 8. Ejendomsfunktionærernes oplevelse af samarbejdet med PAB Opfølgning på pkt. 4 i referat af 4. december 2013. Beslutningskompetencen er drøftet på et mestermøde og mesterkredsen er nu bekendt med den ledelsesmæssige og organisatoriske infrastruktur. Fællestillidsmanden Max har indkaldt mandskabet til valg af sikkerhedsrepræsentant den 22. januar kl. 10.00-11.30 i Marielysts selskabslokale. Den fremlagte forretningsgang for skimmelsager, jfr. nedenfor, bliver konkret afprøvet den 21. januar, hvor mesterkredsen i GAA er samlet i administrationen. Her vil vi sammen gennemgå en konkret skimmel case fra Marielyst (se i øvrigt skimmeloversigt) Det er aftalt med mesterkredsen, at alle ansættelser, herunder praktikpladser, løntilskudsordninger mv. skal ind over fællestillidsmanden. 7
I forbindelse med gennemgang af DV planer for GAA bliver de oplysninger fra bygningsdelskortene (dem vi er i besiddelse af) indskrevet i bemærkninger under DV planen. at organisationsbestyrelsen tager opfølgningen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 9. Forretningsgang for skimmelsager Administrationen har i samarbejde med ejendomsmestrene og Tonny Holst færdiggjort forretningsgang for behandling af skimmelsager i GAA. (bilag 18). at organisationsbestyrelsen godkender forretningsgang for skimmelsager. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ikke skal være valgfrihed vedrørende i værksætning af fugtmåling, jfr. beskrivelserne i forretningsgangene. Ejendomsmesteren skal selv igangsætte fugtmåling. Administrationen vil sikre, at ejendomsmesteren kommer på kurser til håndtering af opgaven. 10. E-flyt Administrationen modtager flytteopgørelser elektronisk fra alle ejendomsmestrene, dog har der ikke været nogle flyttelejligheder i Bakkely. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Johnny Ryttersson oplyste, at hardware fortsat ikke fungerer i Marielyst, samt at oplysningerne vedrørende rækkehusene ikke er lagt ind i E-flyt. 8
Lone Lund-Rasmussen undersøger sagen og redegør for dette på junimødet. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 11. Medarbejder tilfredshedsundersøgelsen I forbindelse med medarbejdertilfredshedsundersøgelsen har vi haft fokus på: 1) Ledernes generelle løsning af ledelsesopgaverne 2) Kommunikation 3) Sparring 4) Evnen til at skabe et arbejdsmiljø præget af tillid og respekt 5) Opfølgning af MUS og handlingsplaner. I både APV og MUS skemaet var der forståelsesvanskeligheder i de stillede spørgsmål. Vi har derfor valgt at ændre formen og indholdet. MUS skemaet er afprøvet hos lederne med succes og bliver nu afprøvet hos medarbejderne og efterfølgende evalueret. Udover skemaerne gav alle medarbejderne udtryk for tilfredshed med den øvrige kommunikation og sparring. Vi har valgt at fokusere på arbejdsmiljøarbejdet i 2014, herunder APV. Medarbejderne har valgt ejendomsfunktionær Frank Abrahamsen fra Marielyst som miljørepræsentant i de næste 2 år. Det nye MUS-skema og det nye APV-skema vedlægges som (bilag 19a og 19b). at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Når resultatet af alle medarbejdersamtalerne foreligger, skal disse vurderes og resultatet skal forelægges organisationsbestyrelsen. Det aftaltes, at Lone Lund-Rasmussen drøfter/undersøger om det er muligt, at ud sende APV 1 gang om året. 9
12. Orientering om fugtskader Sagerne bliver afsluttet løbende (bilag 20) at orienteringen tages til efterretning. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at der ingen skimmelsager er i Højebo, Ved Stadion og Mørkhøjvænge. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Kildevængets Børneinstitution Kommunen har fremsendt revideret købsaftale, hvoraf det fremgår, at kommunen overtager ejendommen 1. marts 2014. Økonomien er som aftalt, men der udestår endnu et par spørgsmål om den fremtidige fælles drift af varmecentralen. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Erik Andersen kunne oplyse, at sagen forelægges byrådet den 19. februar 2014. 14. Byggeregnskab - Højebo Regnskabet vedlægges som (bilag 21) at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet. Revisor bemærkede, at de afsatte beløb er indeholdt i de samlede udgifter. 10
Regnskabet blev godkendt, idet det for meget optaget lån skal nedlyses. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der fremover skal være fokus på, hvornår lånet hjemtages, og at der ikke fremover optages for store lån, som efterfølgende skal nedlyses.. 15. Kontrakten med PAB I forlængelse af mødet med BLs konsulent, skal organisationsbestyrelsen drøfte planen for det videre forløb, idet kontrakten udløber 30. september 2015 med mulighed for 2 års forlængelse, hvilket skal meddeles PAB senest 1. april 2015. at organisationsbestyrelsen drøfter planen for det videre forløb. Til brug for den videre drøftelse i organisationsbestyrelsen blev PAB anmodet om at komme med et oplæg til, hvordan en samarbejdsaftale kunne være med FA09. 16. Udpegning af medlem til Det Grønne Råd Det fremgår af vedlagte (bilag 22), at GAA kan indstille repræsentanter til Det Grønne Råd. at organisationsbestyrelsen tilkendegiver, om nogen ønsker at deltage i Det Grønne Råd. Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille John Ejsing som medlem, subsidiært som suppleant i Det Grønne Råd. 11
17. Valg til Kreds 9 Indkaldelse til valgmøde i BLs 9. kreds vedlægges som (bilag 23). Tilmelding skal ske til Lisbeth Kristensen senest 25. marts 2014. Administrationen udsender adgangskort og dagsorden til de tilmeldte. at organisationsbestyrelsen tager oplysningen til efterretning. Det besluttedes, at de, der var interesserede i at deltage, giver besked til administrationen ved Lisbeth Kristensen senest den 25. marts 2014. 18. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Driftssamarbejdet med Højebo er kommet godt i gang. Mandskabet er for nuværende i gang med en større oprydning og forskønnelse af ejendommen generelt. Der er i øjeblikket fokus på storskrald og dagrenovation, som afstedkommer store udfordringer i form af overfyldte skraldespande og henkastet storskrald. Derudover bliver alle loftrummene efter byggesagens afslutning gennemgået og registreret. Ydermere bliver alle navneskiltene i opgangene renset og udskiftet. Ejendommens CTS anlæg er også oppe at køre. Det betyder, at ejendomsmesteren kan fjernstyre varmecentralen fra Mørkhøjvænge og hjemmefra. Ejendomsmesteren og driftschefen er i gang med at udarbejde det første forslag til markvandring herunder DV for budgetår 2014/15 som efterfølgende vil blive fremsendt bestyrelsen. Afd. 2, Ved Stadion I forbindelse med ind- og udflytninger har vores ejendomsfunktionærer skiftet blandingsbatterier, toiletter, bordplader, renset vandlåse mv. Vi har fået installeret en veksler i fyrkælderen og fået indreguleret anlægget. Det betyder, at varmestyringen kører mere driftssikkert og med den komfort, som bestyrelsen har efterspurgt. Det overvejes at indkøbe CTS anlæg til styring og kontrol af energiforbruget. På grund af utryghed i den mørke periode er udendørsbelysningen opdateret. Af visuelle og prak- 12
tiske hensyn er storskraldcontaineren flyttet til et mere diskret sted. Ejendomsmesteren og driftschefen har afholdt markvandring med bestyrelsen. Ejendomsmesteren og driftschefen er nu i gang med at udarbejde en DV plan for budgetår 2014/15 til bestyrelsens efterfølgende godkendelse. I forbindelse med stormen blev legehuset ødelagt. Det er dækket af forsikringen og på plads igen. Afd. 3, Bakkely 8-3-91-10 Bagsværd Hovedgade 133. st. tv. Lejemålet er ryddet og istandsat og sat på nettet til genudlejning. Der forhandles med flere interesserede. 8-3-94-14 Bagsværd Hovedgade 135. st. th. Lejemålet er ledigt 01.02.2014, og er sat til genudlejning på nettet. Der forhandles med flere interesserede. Efter de to storme har Bakkely haft mindre tagskader, som er udbedret. Ejendomsmesteren har deltaget i Varmt arbejde kursus. Ejendommen har fået udført den lovpligtige skaktrensning (en gang om året). Der er blevet foretaget udskiftning af pladerne i varmeveksleren (de gamle har holdt i omkring 30 år). Rene Petersen har installeret en ny VPN linje på ejendommens E-flyttemaskine, som nu fungerer. Ejendomsmesteren og driftschefen laver et førsyn med lejemålet 8-3-94-14 Chokoladeæsken mandag den 20. januar. Afd. 4, Marielyst 8-4-570-12 Gladsaxevej 130. st. 7 Kontrakt pr. 01.01.2014 på plads. Depositum m.v. betalt. Afdelingen afprøver de nye/ændrede retningslinjer for skimmelforekomster i næste fugtsag. Desværre er der et par store sager undervejs. Der er en del nye køkkener, som er opsat. Dette forløber uden de store udfordringer og udgifter for ejendommen (kollektiv råderet). Alle funktionærerne fra Marielyst har gennemgået kurset Varmt arbejde. Altanrenovering er godt i gang og Gladsaxe Kommune har godkendt de to prøvealtaner. Renovering af butikscentret går i gang ultimo januar 2014. Lar projektet er efter godkendelse af kontrakter, klar til at blive sat i gang. Der har været holdt mange møder i følgegruppen og sagen vil blive fulgt tæt. Brandsagen, Gladsaxevej 136 st.tv er ved at være færdig. (15/2). Ejendomsmesteren og Driftschefen vil sam- 13
men udarbejde et forslag til lokalaftale i forbindelse med snerydning - (Minimumslov som skal overholdes i GAA). Ejendomsmesteren har været på kursus i forsikringssager. Afd. 5, Kildevænget Ejendomsmesteren har igangsat en større registrering af varmeforbruget. Varmekurverne har ændret sig således, at det giver en forbedring på ca. 10 grader mere på fjervarmens returtemperatur. Derudover er varmtvandstemperaturen sat ned til 55 grader. Der vil blive omdelt en folder til alle beboer om Råd og Vejledning til dagligdagens varmeproblemer, som er udarbejdet af fjernvarmen. På grund af risiko for nedstyrtning af beton på svalegangene, har ejendomskontoret iværksat en understøttelse af svalegangene med "soldater". Beboerne har fået besked om, at de ikke skal bekymre sig. Ejendomsassistent Birger Lønning takkede for en rigtig god dag i forbindelse med hans 25 års jubilæum. På grund af stormen blev taghætter, vindskeder, tagvinduer og tørregårdssider beskadiget. Ejendomskontoret og KlimaKlar (Gladsaxe Kommune og AI-gruppen) er i fuld gang med kortlægningen af varmesystemet og svalegangene samt øvrige tiltag. Mandskabet har været på kursus "varmt arbejdet. Ejendomsmesteren og mesterassistenten har været på kursus i forsikringsforhold. Besttyrelsen har på deres møder haft repræsentanter fra Gladsaxe Kommune og Orbicon på besøg for at fortælle om muligheden foret fælles LAR-projekt med Kildeparken. Projektet er nu godkendt i Organisationsbestyrelsen, så Kildevænget vil i samarbejde med rådgiverfirmaet få udarbejdet et skitseprojekt, der skal godkendes på et afdelingsmøde. Afd. 6, Mørkhøjvænge Helhedsplanen er nu tiltrådt. Der har været afholdt et teknisk/administrativt møde mellem PAB og det teknikker team (White arkitekter og Holmsgaard ingeniører) der vandt sagen, da den var i miniudbud. Der afholdes første møde med byggeudvalget mandag den 3. februar, hvor der skal laves en forventningsafstemning om hvad der skal udbydes og der vil blive fremlagt en foreløbig tidsplan for projektet. Ejendomsfunktionærerne er begyndt at skifte blandingsbatterier, toiletter, og andre tilgængelige vvs opgaver i afdelingen. Vi prøver med disse opgaver både at jobberige medarbejderne og samtidig drøje på konto 115/16. Det overvejes at indkøbe et CTS anlæg til styring og kontrol af energiforbruget. 14
Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Intet nyt at rapportere. Afd. 8, Bondehavevej Intet nyt at rapportere. Hele mandskabet fra GAA takker for de fine julegaver. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at tage oplysningerne til efterretning, 19. Lukket punkt (bilag 24) 20. Eventuelt Repræsentantskabsmødet er tirsdag 25. marts 2014 kl. 19.00 i Marielyst Selskabslokaler. Organisationsbestyrelsen henstillede, at samtlige ejendomsfunktionærer skal bruge det godkendte arbejdstøj, som tidligere besluttet af organisationsbestyrelsen. På forespørgsel blev det oplyst, at de enkelte organisationsbestyrelsesmedlemmer selv skal oplyse om jubilæer m.v. til administrationen. Lone Lund-Rasmussen vil rette gaveregulativet, så det fremgår, at lejlighedsgavers beløbsgrænse er kr. 1.000, hvorimod grænsen for julegaver ligger på kr. 800. Det blev oplyst, at personalet i PAB deltager i budgetmøder i afdelingerne, såfremt det ønskes af en afdelingsbestyrelse. 15
Det skal overvejes, om der bør afholdes kurser både for de ansatte og for afdelingsbestyrelserne. Næste ordinære møde er tirsdag den 3. juni 2014 kl. 16.45. 16