et og Sundhedsdata Sundhedsinformatik Notat. Vurdering intensivsystemet CIS med henblik på anskaffelse. Tel. +45 8726 5000 kontakt@regionmidtjylland.dk www.regionmidtjylland.dk Generelt CIS ( Critical Information System ) er en IT arbejdsplads til intensivafdelinger udviklet af Daintel i samarbejde med danske læger og hospitaler. Systemet giver på en simpel måde et overblik over registrerings-status for intensivafdelingens patienter. Notatfunktionen er delt op i organsystemer, hvor klinikeren kan afgive sine observationer, vurderinger og planer.. Kliniske scoringer samt diagnoser og ydelser registreres som en del af notatet. Der er mulighed for at afgive en kort generel vurdering af patienten. Ud fra notater og vurderinger genereres en vagtrapport med patientens mest aktuelle vurderinger og planer. Dette kan medvirke til at lette vagtovergange og mindske informationstabet og dermed højne patientsikkerheden. Systemet har indbygget rapport og statistik funktioner både til faste foruddefinerede rapporter og mulighed fora t designe og udtrække egne rapporter og statistikker. Data kan eksporteres til behandling i regneark eller databaser. Dato 09.05.2008 Hans Henrik Bøttger Tel. +45 8728 5688 HansHenrik.Boettger@stab.rm.dk Side 1 Gruppen har ved referencebesøg og møder med leverandøren, Daintel, studeret CIS. Gruppen har undersøgt den kliniske anvendelse af systemet og hørt om brugernes erfaringer med systemet. Konklusion Det er gruppens opfattelse, at CIS lever op til de forventninger om funktionalitet og understøttelse af de kliniske arbejdsgange, som var udgangspunktet for arbejdet. Det er gruppens vurdering, at de rapporter og statistikker systemet kan give giver gode værktøjer til overvågning og udvikling af kvaliteten i behandlingen og et godt værktøj til ledelse og styring. Gruppen anbefaler, at de afdelinger, der ønsker det, får mulighed for så hurtigt som muligt at implementere CIS. Driften af CIS bør ske på en fælles server på ét af it-afdelingens tre driftscentre. Det ligger i gruppens arbejde og kommissorium, at der sker en koordineret anskaffelse og implementering af CIS i regionen. Anbefalingen er lavet ud fra en antagelse af, at investeringen i et intensivsystem vil være afskrevet i periode af mindst tre, højest fem år. Det vil således inden for en femårig periode være relevant at
vurdere, hvorvidt det kan betale sig at fortsætte med CIS, anskaffe en ny special-epj til intensiv eller koble sig på den generelle EPJ med den videreudviklede funktionalitet, den har fået. Formål Intensiv terapi er et yderst omkostningstungt speciale, hvor der på en behandlingsplads, en seng, døgnet rundt foretages observation, udredning, behandling og pleje af sygehusets mest kritisk syge patienter. Systematisk dokumentation af produktion og kvalitet er for de fleste afdelinger svær at fremskaffe, ligesom der mangler et redskab til at skabe overblik over status og behandlingsforløb for de intensive patienter. Problemet er som ved andre patienter størst i overgangssituationerne, davs. ved vagtoverlevering og ved overflytning mellem afdelinger. Der er et dansk udviklet system kaldet CIS, som er udviklet for at 1. Generere vagt-overleveringsnotater, så der er en sikker overlevering med minimal informationstab og sikring af de planlagte tiltag udføres. 2. Indsamle produktions- og kvalitetsdata, og score patienterne ud fra internationale scoringsredskaber, så det giver mulighed for at monitorere kvaliteten af behandlingen og plejen på den enkelte afdeling og at benchmarke intensive afdelinger imellem. 3. Sikre korrekt diagnostik og kodning. Heri er indbygget beslutningsstøttesystem, så relevante behandlingstiltag ikke glemmes. 4. Generering af resume ved udskrivning og viderebringelse af relevant information til stamafdeling eller ved overflytning til anden intensivafdeling. Ad 1: Informationstab i overgangssituationen er et kendt problem, hvilket går ud over patientsikkerheden. Ved at supplere den mundtlige overlevering med en skriftlig overlevering (eng: hand-over sheet) højnes kvaliteten, overblikket øges og tidsforbruget til rapport nedsættes, samtidig med at alle informationer fastholdes og dermed huskes. Vagtoverleveringsnotatet har vist sig at være så effektivt et værktøj, så flere ITA er har valgt at benytte det som journalmodul, hvor notatet flyttes over i stamafdelings journal. Ad 2: De data, der kan generes ud fra PAS-systemerne, er yderst begrænsede og ikke beskrivende for den aktivitet der foregår. Disse data er ikke anvendelige som data til kvalitetsudvikling, og i forbindelse med Den Danske Kvalitetsmodel bliver der krav om indberetning af kvalitetsdata og f.eks. at beregne standardiserede mortalitetsratioer, hvilket behøver scoring af patienterne. Denne opgave vil kunne løses ved hjælp af CIS. Ved at registrere patienterne i CIS, ville intensiv afdelingerne i regionen kunne sammenlignes på kvalitet og produktion og dette kunne være en støtte i forbindelse beslutning om fordeling ressourcerne til intensiv terapi i regionen. Der ville også være mulighed for at benchmarke med de andre hospitaler, der indsamler strukturerede data i intensiv terapi, Lillebælt, Odense, Rigshospitalet, Gentofte. Ad3: CIS har indbygget de diagnostiske kriterier for de mest almindelige sygdomme på intensiv, og beslutningsstøttesystem, så væsentlige elementer af behandlingen ikke glemmes. Operation Life områderne med sepsis og respiratorassocieret pneumoni (VAP) for at nævne nogle af dem. Beslutningsstøttesystemer er dokumenteret at medføre øget overlevelse. Løbende kodningen sikrer korrekt afregning af DRG. Side 2
Ad 4: Intensive forløb er ofte langvarige og komplicerede, og i CIS generer man løbende et resume, der giver stamafdelingen det nødvendige overblik, og mindsker informationstabet. Ved overflytning til anden intensivafdeling, som også anvender CIS, kan alle data flyttes med over. Vurdering af CIS Gruppen har undersøgt CIS fra Daintel ved besøg på Intensivafdelingen på Odense Universitetshospital. Ved besøgene i Odense har overlæge Jens Schierbeck forevist systemet og demonstreret ITA i Odenses brug af det. Systemet er blevet forevist dels ved en demonstration på lærred i et mødelokale, dels ved at gruppen har kunnet følge det i det daglige arbejde på afdelingen ved patienterne. Det har ligeledes været muligt for gruppen at se, hvorledes ITA har organiseret og konfigureret arbejdspladser og arbejdsgange. Schierbeck har været en vigtig sparringspartner for Daintel i udviklingen af CIS kliniske og statistiske funktionalitet. Brugen af systemet på Regionshospitalet Horsens har været observeret i et feltstudie Brugen af systemet på Intensiv afdelingen på Regionshospital Horsens en del af gruppens vurderingsgrundlag. Brug CIS anvendes på ITA i Odense hovedsageligt af lægerne. Det samme er tilfældet på intensiv afdelingen i Horsens. Sygeplejerskerne har begge valgt at fastholde deres dokumentation på papir, men systemet åbner mulighed for, at der også kan registreres sygeplejedata, både scores og den kliniske dokumentation i systemet, på lige fod med lægerne. Der er mulighed for i visningen at filtrere blandt andet på rolle. Indlæggelse Ved indlæggelse udfylder klinikeren de nødvendige felter og sikrer, at patienten bliver korrekt registreret i systemet. Der er ingen automatisk synkronisering med det patientadministrative system. I region Midt vil der være flere forskellige PAS-systemer at integrere med. Det giver ikke mening at etablere snitflader til så mange forskelligartede PAS-systemet. Derfor må der laves manuelle rutiner, der sikrer, at de samme data registreres i PAS systemet som i CIS, på samme måde som i Horsens og Odense. Patientstatus Patientens status i systemet kan hele tiden følges opdateret i systemet. En indikator (rød/gul/grøn) angiver, om der er løbende registreret data på patienten, (grøn OK, rød mangler). Det betyder, at de data, der er tilgængelige på patienten altid er realtid og valide og at alle kan se, i hvilken status registreringen af data på patienten er. Resume på alle patienter Der kan til en hver tid ses et resume over patienten og hans status. Enten en kort status notat eller hvis det er nødvendigt at gå i dybden er der adgang til alle notater om patienten i detaljer. Der kan altid udskrives en side med det korte statusnotat på alle afdelingen patienter (til lægens kittellomme). Side 3
Journalnotater Der er lægen skriver i journalen. De korte notater skriver lægen selv, samt registrerer nøgledata og laver scores. Længere notater kan dikteres og skrives af en sekretær. Der er forskellig praksis blandt de forskellige læger. Der er forskellige måder at skrive journal på på alle sygehusene. Sekretærerne må sørge for, at journalnotater overføres (manuelt) til sygehusets journal, således at notaterne er synlige på stamafdelingen på samme måde som i Odense og Horsens. Udviklingen på afdelingen i Odense har gået i retning af, at lægerne selv indtaster en større og større del af de data, der skal i journalen. Scoringer Der registreres en række scoringer på patienterne til brug for blandt andet kvalitetsmonitorering. Indikatorer skal kun indtastes én gang, selvom de indgår i beregningen af flere scoringer. Der er ikke direkte automatisk overførsel af laboratorietal de indtastes manuelt. Udskrivning Ved udskrivning af en patient dannes automatisk en epikrise, når al registrering og rapportering på patienten er fuldført. Det er ikke muligt at lave epikrisen og udskrive patienten fra afdelingen før alle krævede data er registreret. Systemet kan opsættes lokalt med de data, der kræves registreret på patienterne. Sygehuset PAS og EPJ I region Midt er der mange EPJ systemer og PAS systemer. Det giver ikke mening at etablere så mange snitflader. Gruppen har vurderet, at de dele af CIS, der kan anskaffes nu notatdelen og scoringsdelen kan sameksistere med manuelt overførsel af data til de lokale EPJ og PAS systemer. På sammen måde som det i dag gøres i Horsens og i Odense. Tidsforbrug Der er erfaringen, at indførelsen af CIS medfører en række ændringer af lægernes arbejdsgange f.eks. i forbindelse med stuegang, journalførelse og vagtoverdragelse. Den mere intensive journalføring med opsamling af mange informationer, som ikke tidligere blev indsamlet så struktureret vil i starten medføre, at lægerne bruger noget længere tid med stuegang og journaler en uden EPJ. Erfaringen viser, at med erfaring med systemet og indarbejdelse af de nye rutiner er det ekstra tidsforbrug kun perifert i forhold til den højne kvalitet af f.eks. vagtoverdragelsen. Det er af meget stor betydning for effektiviteten af brugen af CIS og brugernes tilfredshed med systemet, at der er et tilstrækkeligt antal arbejdsstationer på afdelingen og ved behandlingspladserne. Det er vigtigt, at der ikke er kødannelse ved arbejdspladserne for at komme af med data og at hente informationer. Det er også at meget stor vigtighed, at tilgængeligheden er sikker og stabil. Uden en oppetid på meget nær 100 % giver systemet ikke noget effekt. Side 4
Ledelsesinformation og kvalitetsmonitorering Den meget intensive opsamling af strukturerede realtidsdata giver et godt grundlag for statistik og bearbejdning af data. Systemet rummer en række rapporter, lister og muligheder for behandling af data. Desuden kan data eksporteres til andre værktøjer, regneark eller database, til videre bearbejdning. Der kan laves rutiner til regelmæssige udtræk til andre databaser, f.eks. InfoRM. Snitflader Gruppen har vurderet ønsker og krav om snitflader til andre it-systemer, herunder PAS og EPJ systemer, samt snitflader til medicoteknisk udstyr på intensivafdelingerne. Det er gruppen opfattelse, at det ikke på nuværende tidspunkt er nødvendigt med krav om snitflader til andre systemer. Der er en række ønsker om snitflader til f.eks. PAS systemer og til parakliniske systemer som laboratoriesystemer. Gruppen vil dels skaffe lidt erfaring i brugen af CIS for at kunne stille relevante krav, dels vil etableringen af snitflader til de væsentligste systemer gøres lettere, efter en regional konsolidering af disse systemer. Der er i første omgang ikke ønsker om opkobling til de medicotekniske hjælpemidler på afdelingerne. Dels er det ikke et PDM system med dokumentation af f.eks. overvågningsparametre, informationer fra medicoteknisk udstyr som respiratorer, dialyseapp, infusions- og sprøjtepumper etc, der er planen med CIS. Udvikling af systemet. Alle kunder på CIS har ret til at udpege et medlem af systemets Advisory Board. Det er dette forum, der udstikker retningslinierne for den konkrete videreudvikling af systemet. I øjeblikket er Daintiel ved at bringe et medicinmodul og et observationsskema på banen og i drift. Gruppen har haft lejlighed til at kigge på begge moduler. Ingen af modulerne er aktuelle i den første fælles implementering. Drift CIS kan driftsafvikles på flere måder. Selve licensstrukturen er, at hver afdeling har sin egen licens. Patient og afdelingsoversigten er fælles én licens. Det betyder at Holstebro og Herning (Sygehusenhed VEST) skal have to licenser, selvom de organisatorisk i region Midt er under fælles afdelingsledelse. Hvis de delte licens ville afdelingsoversigten dække alle senge i både Herning og Holstebro. Lignende forhold gør sig gældende på Århus Sygehus. Den mest hensigtsmæssige driftsafvikling er, at køre alle installationer fra én server på et af itafdelingens tre driftscentre. Det forudsætter, at regionsnettet er på plads og fungerer, således at der er fri passage for data mellem sygehusene. En fælles serverløsning giver mulighed for at overføre patienters data fra én afdeling til én anden, Det giver samtidig mulighed for statistik og dataudtræk på tværs af afdelingerne. Side 5