Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...1 OMKOSTNINGSFAKTURA Upload/download...2 Opbygning af Omkostningsakturafil...4 Referencer...7 Fradrag/Tillæg...8 Fakturalinier...9 Fakturatotaler...11 Momsinformation pr. momssats, fakturatotal...12 Afstemning...13 Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 1 af 13
OMKOSTNINGSFAKTURA Upload/download I WebEDI kan en eller flere modtagne omkostningsfakturaer (herefterbenævnt som omk-faktura) downloades til fil på egen PC via oversigtsbilledet for modtagne fakturaer. Tilsvarende kan egne omk-fakturaer uploades fra fil på egen PC til WebEDI via oversigtsbilledet for afsendte fakturaer. Den egentlige afsendelse af omk-fakturaen kan foregå automatisk eller manuel, efter eget valg. Har man valgt automatisk videresending, vil en uploaded omk-faktura få status som Afsendt. Det vil sige, at WebEDI sørger for at videresende omk-fakturaen efter succesfuld upload. Ved automatisk videresending skal man være opmærksom på, at WebEDI ikke foretager nogle beregninger, men udelukkende fungerer som en slags transportvej. Har man valgt manuel videresending, vil en uploaded omk-faktura få status Fakturakladde. Det vil sige, at den egentlige afsendelse af omk-fakturaen skal foretages af brugeren fra WebEDI systemet i omk-fakturabilledet. De(n) uploadede omk-faktura(er) vil efterfølgende kunne ses og vælges i oversigtsbilledet Fakturakladder. Det er brugerens ansvar, at nødvendige stamdata (lokationsnumre for afsender, modtager, endelig modtager, køber, leverandør, leveringssted, fakturaudsteder og fakturamodtager samt EAN/UPC varenumre er vedligeholdt såvel i eget lokalt system som i WebEDI systemet. Hvis der mangler oplysninger i det lokale system, vil der mangle oplysninger til de downloadede omk-fakturaer. Hvis der mangler oplysninger i WebEDI systemet vil indholdet i en uploaded omk-faktura så vidt muligt blive videresendt eller gemt i en fakturakladde. I det følgende beskrives snitfladerne mellem WebEDI og lokale systemer. For upload gælder generelt: Den uploadede fil valideres jf. nedennævnte beskrivelse. Hvis der findes fejl i en eller flere omk-fakturaer, så gemmes så mange oplysninger som muligt i en fakturakladde, der efterfølgende kan viderebehandles fra oversigtsbilledet afsendte fakturaer. Efter endt upload vises fejlene i et meddelelsesvindue. En upload fil afvises helt, hvis én eller flere af de følgende forhold gør sig gældende: hvis modtager er ikke oprettet i WebEDI hvis der er fejl i afstemningsrecord hvis filtypen på upload filen er forkert (skal være.txt eller.text) hvis fakturatypen ikke er gyldig (skal være 80 eller 81) hvis krævede felter ikke er udfyldte hvis felter af typen lokationsnummer eller varenummer ikke er udfyldt med gyldigt EAN lokationsnr. eller EAN varenr. hvis varenummertype ikke er gyldig (skal være EN eller UP) hvis varenummertype, supplerende varenummer ikke er gyldig (skal være IN eller SA) hvis feltlængder ikke overholdes hvis der findes alfanumeriske værdier i numeriske felter hvis der findes ugyldige datoer i datofelter (eks.: 20052222, 2005FA22) hvis uploadede enhedsbetegnelser ikke er gyldige (skal være: KGM, LTR, MTQ, MTR eller STK) hvis uploadede landekoder ikke er gyldige (skal være DE, DK, FO, GL, NO, PL, SE eller UK) hvis løbenr. ikke er udfyldt følgende tegn accepteres ikke i tekstfelter: + :? (plus, kolon, spørgsmålstegn og apostrof). Dette skyldes, at disse tegn er styrekarakterer i den efterfølgende forsendelse i EDIFACT-format felttyper og feltlængder skal overholde efterfølgende beskrivelser Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 2 af 13
Fejltekster dannes som følger: Fejl i xxxyyyyzzz aaaaaaaaaaaaaaaaaaaa hvor xxx er lig Recordnavn for fejlen yyyy er lig Løbenummer faktura for fejlen zzzz er lig Fakturalinienr faktura for fejlen i fakturalinierecords aaa er feltnavn Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 3 af 13
Opbygning af Omkostningsakturafil Løbenummer faktura Omk-faktura linienr. Recordnavn Beregningsart. Opbygning F01 0001 Start første omk-faktura. Altid medsendt F02 0001 Referencer til første omk-faktura. Kan være medsendt. F03 0001 Fradrag og tillæg til første omk-faktura. Kan være medsendt. F04 0001 001 Første omk-faktura første omk-fakturalinie. Vil normalt være medsendt, men der kan forekomme en omk-faktura kun indeholdende fradrag/tillæg. F04 0001 002 Første omk-faktura anden fakturalinie F04 0001 osv. Maks. 9999 omk-fakturalinier pr. faktura F06 0001 Fakturatotaler. Medsendes altid ved download, kan være medsendt ved upload. F08 0001 Første momssats Første omk-faktura første momssats sumbeløb. Kan være medsendt ved download, kan være medsendt ved upload F01 0002 Start anden omk-faktura. Kan være medsendt hvis mere end en omk-faktura. F02 0002 Referencer til anden omk-faktura. Kan være medsendt. F03 0002 Fradrag og tillæg til anden omk-faktura. Kan være medsendt. F04 0002 001 Anden omk-faktura første omk-fakturalinie. Vil normalt være medsendt, men der kan forekomme en omk-faktura kun indeholdende fradrag/tillæg. F04 0002 osv. F01 0003 Start tredje omk-faktura. Kan være medsendt. F09 Antal records i upload/download Felter adskilles med ; (semikolon). Recordslut markeres med Carriage return line feed. Hvor der i nedenstående beskrivelser angives format for et felt, er det dels feltets type (alfanumerisk/numerisk) og feltets maksimale længde, der er angivet. Up- og download sker fra/til fil i ASCII-formatet, charset iso 8859-1. Filtype skal være txt eller text. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 4 af 13
Fakturahoved Recordnavn 1 a3 = F01 Skal være udfyldt med F01 Løbenummer omk-faktura 2 n4 = 0001-9999 Skal være udfyldt fortløbende pr. omkfaktura. Ordreident, system 3 Anvendes ikke i omkostningsfaktura Afsender 4 n13 Afsender lokationsnr. Skal være udfyldt Modtager 5 n13 Modtagers lokationsnr. Skal være udfyldt Forsendelsesreference 6 a14 Udfyldes ikke ved upload. Er udfyldt ved download hvis afsender er en EDI-bruger. Testkode 7 a1 = 1 ved test ellers blank Kan være udfyldt med 1 Fakturatype 8 a3 80 = Omkostningsfaktura Skal være udfyldt med valid værdi 81 = Omkostningskreditnota Fakturanummer 9 a35 Skal være udfyldt Fakturadato 10 n8 CCYYMMDD Skal være udfyldt med valid dato Leveringsdato 11 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Køber 12 n13 Køber lokationsnr. Skal være udfyldt Leveringssted 13 n13 Leveringssted lokationsnr. Kan være udfyldt Fakturamodtager 14 n13 Fakturamodtager lokationsnr. Kan være udfyldt Leverandør 15 n13 Leverandør lokationsnr. Skal være udfyldt Momssats 16 n3 Generel momssats Kan være udfyldt med generel momssats for fakturaen (evt. nul). Momsfritaget, kode 17 a1 = E ved momsfri handel Kan være udfyldt med E hvis fakturaen er helt momsfritaget Afgift, kode 18 Anvendes ikke i omkostningsfaktura Betalingsdato 19 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Betalingsklok 20 n4 HHMM Kan være udfyldt med valid klok. Anvendes ikke ved upload. Valutakode 21 a3 International valutakode. Kan være udfyldt. Downloades ikke hvis 'DKK'. Køber CVRnr 22 a17 Virksomhedsregistreringsnr. Kan være udfyldt. køber. Leverandør 23 a17 Virksomhedsregistreringsnr. Kan være udfyldt. CVRnr leverandør. Leveringssted 24 a17 Virksomhedsregistreringsnr. Kan være udfyldt. CVRnr leveringssted. Fakturamodtager CVRnr 25 a17 Virksomhedsregistreringsnr. fakturamodtager. Kan være udfyldt. Endelig modtager 26 n13 Endelig modtager lokationsnummer Skal være udfyldt (kan være udfyldt) Navn 27 a35 Navn Endelig modtager Kan være udfyldt (skal være udfyldt) Gade 28 a35 Gade Endelig modtager Kan være udfyldt (skal være udfyldt) Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 5 af 13
Postnummer 29 a9 Postnr Endelig modtager Kan være udfyldt (skal være udfyldt) Bynavn 30 a35 By Endelig modtager Kan være udfyldt (skal være udfyldt) Landekode 31 a3 DK = Danmark DE = Tyskland FO = Færøerne GL = Grønland NO = Norge PL = Polen SE = Sverige UK = United Kingdom Kan være udfyldt (skal være udfyldt) Endelig modtager 32 a17 CVRnr Endelig modtager Kan være udfyldt (skal være udfyldt) Cvrnr Fakturaudsteder 33 n13 Fakturaudsteder lokationsnr. Kan være udfyldt Download sker efter ovennævnte regler. Validering udover ovennævnte: Felt 3 & 18: Anvendes ikke i omkostningsfaktura, men medsendes som ; (semikolon). Felt 4: Afsender lokationsnummer skal være pålogget brugers (overordnede) lokationsnummer. Felt 5: Der skal findes en gyldig udvekslingsaftale med modtager. Felt 12: Køber skal være lig med eller være tilknyttet modtagers lokationsnr. Felt 13: Leveringssted skal være lig med eller være tilknyttet modtagers lokationsnr. hvis udfyldt. Felt 14: Fakturamodtager skal være lig med eller være tilknyttet modtagers lokationsnr. hvis udfyldt. Felt 15: Leverandør skal være lig med eller være tilknyttet afsenders lokationsnr. Felt 21: Valutakode sættes til 'DKK' på fakturaen hvis feltet er blankt. Felt 26: Endelig modtager lokationsnr. skal være udfyldt. Hvis ikke udfyldt, så skal felterne 27 32 være udfyldt. Hvis felt 26 er udfyldt kan felterne 27 32 udelades. Felt 33: Fakturaudsteder skal være lig med eller være tilknyttet afsenders lokationsnr. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 6 af 13
Referencer Recordnavn 1 a3 = F02 Skal være udfyldt med F02 Løbenummer faktura 2 n4 = 0001-9999 Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura.. Følgeseddelnr. 3 a35 Reference til følgeseddel Kan være udfyldt Dato for følgeseddel 4 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Fakturanr. ved kreditnota 5 a35 Reference til faktura Kan være udfyldt Dato for faktura ved kreditnota. 6 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Købers ordrenr. 7 a35 Ref. til køberordrenr. Kan være udfyldt Dato for køberordre 8 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Leverandørs ordrenr 9 a35 Ref. til leverandørordre Kan være udfyldt Dato for leverandørordre 10 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Plan-/Serviceplan 11 a35 Reference til Plan- Kan være udfyldt /Serviceplan Dato for Plan- 12 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt /Serviceplan Kontraktnummer 13 a35 Reference til kon- Kan være udfyldt Dato kontraktnummer traktnummer 14 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt Download sker efter ovennævnte regler. Valideres efter ovennævnte regler. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 7 af 13
Fradrag/Tillæg Recordnavn 1 a3 = F03 Skal være udfyldt med F03 Løbenummer 2 n4 = 0001-9999 Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura.. faktura Fradrag, fragtgebyr. 3 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 4 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Fradrag, andre ydelser 5 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 6 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Tillæg, fragtgebyr 7 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Tillæg, andre ydelser 9 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 10 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler.. Valideres efter ovennævnte regler. Fortegn er normalt + i alle situationer, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at moms på fradrag og tillæg beregnes udfra den generelle momssats. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 8 af 13
Fakturalinier Recordnavn 1 a3 = F04 Skal være udfyldt med F04. Løbenummer 2 n4 = 0001-9999 Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. faktura Fakturalinienr 3 n3 = 0001-9999 Skal være fortløbende fra 0001 pr. faktura.. Varenummer 4 a14 EN/UP varenumre er op til 14 kar. og numeriske, men foranstillede nuller er betydende, dvs. 4711 er ikke lig 04711. Venstrestilles. Skal være udfyldt (kan være udfyldt). Varenummertype 5 a3 EN = EAN nummer UP = UPC nummer Skal være udfyldt med en af de nævnte værdier, hvis varenummer er udfyldt. Faktureret kvantum 6 n15 Faktureret kvantum De 3 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Skal være udfyldt. Fortegn 7 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Enhedbetegnelse, pris 8 a3 KGM = Kilogram LTR = Liter MTQ = Kubikmeter MTR = Meter STK = Styk Skal være udfyldt med en af de nævnte værdier. Leveret kvantum 9 n15 Leveret kvantum Kan være udfyldt. De 3 sidste cifre er decimaler, Fortegn 10 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Enhedsbetegnel- 11 a3 KGM, LTR, MTQ, Skal være udfyldt med en af de nævnte vær- se, vare MTR, STK dier, hvis leveret kvantum er udfyldt. Varer uden beregninler, 12 n15 Varer uden beregning Kan være udfyldt. De 3 sidste cifre er decima- Fortegn 13 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Enhedsbetegnelse, 14 a3 KGM, LTR, MTQ, vare MTR, STK Enhedsbetegnelse, pris Fakturalinie, beløb Skal være udfyldt med en af de nævnte værdier, hvis varer uden beregning kvantum er udfyldt. Pris 15 n15 Pris pr. faktureret enhed De sidste 4 cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Skal være udfyldt. Skal være udfyldt. 16 a3 KGM, LTR, MTQ, MTR, STK 17 n18 Vareliniebeløb Er altid udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 3 sidste cifre er decimaler, Fortegn 18 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Momssats, linie 19 n3 Liniens momssats Kan være udfyldt ved afvigende momssats for linien. Husk at 0 (nul) angiver ingen moms på linie. 20 n9 Fakturaliniens omregningsfaktor. 21 a3 IN = Købers EAN/UPC varenr SA = Leverandørs EAN/UPC varenr Omregningsfaktor Varenummertype supplerende varenummer Kan være udfyldt. Downloades ikke hvis 1. Skal være udfyldt med én af de nævnte værdier hvis felt 4: Varenummer er udfyldt. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 9 af 13
Varetekst 22 a70 Kan være udfyldt (skal være udfyldt) Download sker efter ovennævnte regler. Validering udover ovennævnte: Felt 4: Hvis udfyldt skal varenummer findes på enten Afsenders eller Modtagers varekartotek. Desuden udfyldes felt 22 med værdien IN, hvis varenummeret angivet tilhører Købers (Modtager) varekartotek. Eller værdien SA, hvis varenummeret angivet tilhører Leverandørs (Afsender) varekartotek. Hvis der ikke angives et varenummer i felt 4, så SKAL varetekst i felt 23 udfyldes. Felt 19: Der må ikke være angivet afvigende liniemomssats, hvis kode momsfritaget er angivet som E i fakturahoved. Felt 20: Omregningsfaktor sættes til 1 på fakturaen hvis feltet er mindre end 1 eller ikke numerisk. Felt 21: Kan udelades hvis varenummer i felt 4 ikke er angivet. Felt 22: Skal udfyldes hvis varenummer i felt 4 ikke er udfyldt. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at en uploaded omk-faktura får status sendt, ved valg af automatisk videresending eller status fakturakladde, ved valg af manuel videresending. Ved valg af manuel videresending SKAL alle beregninger af liniebeløb og fakturatotaler foretages i WebEDI inden den egentlige forsendelse. Ved valg af automatisk videresending uploades liniebeløb og fakturatotaler - ingen beregninger foretages i WebEDI. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 10 af 13
Fakturatotaler Recordnavn 1 a3 = F06 Skal være udfyldt med F06. Løbenummer faktura 2 n4 = 0001-9999 Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. Total vareliniebeløb 3 n18 Varelinier sumbeløb Kan være udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, Fortegn 4 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Total fradrag og tillæg 5 n18 Sum af fradrag og tillæg Kan være udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, Fortegn 6 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Totalt skatte- og afgiftspligtigt beløb 7 n18 Momspligtigt beløb Kan være udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload hvis udfyldt. De 2 sidste cifre er decimaler, Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Totalt skatte- og afgiftsbeløb 9 n18 Momsbeløb ialt Kan være udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, Fortegn 10 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Fakturatotal beløb 11 n18 Fakturabeløb i alt incl. moms. Er altid udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, Fortegn 12 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler. F06 anvendes kun ved automatisk videresending, ved manuel videresending af faktura anvendes F06 ikke. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 11 af 13
Momsinformation pr. momssats, fakturatotal Recordnavn 1 a3 = F08 Skal være udfyldt med F08. Løbenummer 2 n4 = 0001-9999 Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. faktura Momssats 3 n3 Sats der opgøres for Udfyldt med den momssats der opgøres for. Kan være nul. Specificeret skat/afgift i beløb 4 n18 Momsbeløb i alt for momssats. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 5 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Skatte- og afgiftspligtigt beløb 6 n18 Momspligtigt beløb i alt for momssats. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler. F08 anvendes kun ved automatisk videresending, ved manuel videresending af faktura anvendes F08 ikke. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at ved manuel videresending, så medsendes momstotaler kun som information. Ved momsfritagelseskode E i fakturahoved foretages ikke summation af moms. Ved øvrig 'almindelig' handel kan afsender have opsummeret momsen pr. momssats, hvilket så downloades med F08-recorden. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 12 af 13
Afstemning Recordnavn 1 a3 = F09 Skal være udfyldt med F09. Antal records i upload eller download 2 n5 Antal records incl. F09 recorden Skal være udfyldt med antal records i up- eller download. Download sker efter ovennævnte regler. Hvis antal ikke stemmer og det lokale program tæller rigtigt kontaktes ec ServicCenter s kundeservice. F09 skal være medsendt og antal skal stemme - ellers afvises hele upload'en.. Omkostningsfaktura upload/download - August 2005 Side 13 af 13