IndFak Brugeradministration Versionsnummer Dato Forfatter Kommentarer 0.9 13.01.2010 KTH www.progratorgatetrade.com/indfak V.0.9
1. Login... 3 1.1 Personlige forside... 3 2. Brugere... 4 2.1 Oprette en ny bruger... 4 2.2 Redigere en brugers stamoplysninger... 6 2.3 Roller... 7 2.3.1 Rolle beskrivelse... 7 2.4 Disponeringsgrænse... 11 2.5 Automatisk kontering... 12 2.6 Kataloggrupper... 12 2.7 LinkOut Groups... 12 2.8 Tekstordre gruppe... 13 2.9 Stedfortræder... 13 2.10 ERP ID... 14 2
1. Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan Økonomistyrelsens rådgivning og support hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at af sikkerhedsmæssige årsager kan adgangskoden være sat til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.1 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. 3
Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 2. Brugere Ved at klikke på fanebladet Brugere har systemadministratoren mulighed for at redigere alle de brugere, som hører til dennes ansvarsområde. Det er muligt at redigere brugeroplysninger for hver enkel bruger. Øverst på nedenstående skærmbillede ses en søgefunktion, hvor du kan fremsøge en bestemt bruger. Du kan også finde brugeren ved at gennemgå listen. Du har også mulighed for at eksportere en brugerliste, ved at klikke på Eksporter liste. Listen vil blive gemt som et Excel ark. Ved at fjerne markeringen fra Vis kun aktive brugere, vil brugere som er gjort inaktive blive synlig i listen. Hvis du ønsker at redigere en brugers opsætning skal du klikke på knappen Rediger. Herved får du mulighed for at ændre brugerens profil, rettigheder og adgang til forskellig funktionalitet. Dette er beskrevet nærmere i nedenstående afsnit. 2.1 Oprette en ny bruger NB: For at kunne oprette en ny bruger, så skal du have super bruger rollen. For at oprette en ny bruger skal du vælge fanen Brugere under systemadministration. Tryk på Opret bruger. 4
Inaktiv fra: Angiv den dato hvorfra du ønsker, at brugeren skal være inaktiv. Brugernavn: Brugerens brugernavn. Fornavn og Efternavn: Brugerens fornavn og efternavn E mail, Telefon nr. og Fax nr.: Brugerens kontaktoplysninger Vis kun dokumenthovedline: Hvis feltet er markeret, så vil dokumentlinierne være minimeret, når brugeren åbner dokumentet. Dvs. at åbner en rekvirent fx en faktura, så vil fakturalinierne umiddelbart ikke være synlige for brugeren, der dog vil have mulighed for at maksimere linierne. Std. Organisation: Vil være den organisationsenhed, som brugere logger ind i i IndFak. Hvis brugeren har roller i flere organisationsenheder, så vil det være standard organisation enheden, som brugeren vil starte i ved log ind. Reference(autorouting) I en faktura/kreditnota kan der angives en reference person. Den referenceperson/bruger, som skal modtage fakturaen/kreditnotaen, kan identificeres ved: Fornavn + efternavn Brugernavn Email adresse Certifikat Skal udfyldes hvis digital signatur anvendes. Følgende felter skal udfyldes: OU: Navnet på nøglecenteret som certifikatet er udstedet under. RID: Certifikatets serienummer. CVR: CVR nummeret på den organisation hvortil certifikatet er udstedt. OEX password Systemadministratoren skal ikke redigere i dette felt. Det er en indstilling, som foretages på organisationsniveau, der gør at organisationen kan handle på markedspladsen. Fortrolig Markeres hvis brugeren skal have mulighed for at se dokumenter, som er fortrolige. 5
NB: Når du har oprettet en ny bruger, så har du ikke mulighed for at tildele bruger nogle roller. Det skyldes at der altid skal være to brugere, til at oprette en ny bruger. Du skal derfor henvende dig til en anden bruger med rollen Systemadministrator. Denne vil have mulighed for at tildele bruger roller. 2.2 Redigere en brugers stamoplysninger Når du har valgt at redigere en bruger vil du først have mulighed for at redigere dennes stamoplysninger. Ændre adgangskode Du har mulighed for at ændre brugerens adgangskode ved at indtaste et nyt i feltet Nyt password. Tryk Ændre password når du har indtastet et nyt. Afslut handlingen med Gem. NB: Det er en indstilling som afgør, hvorvidt det er muligt for systemadministratoren at ændre et password. Du kan derfor opleve, at du ikke har mulighed for at ændre password. Inaktiv fra Angiv dato hvorfra du ønsker, at brugeren skal være inaktiv. Brugernavn Brugerens brugernavn. Fornavn og Efternavn: Brugerens fornavn og efternavn E mail, Telefon nr. og Fax nr.: Brugerens kontakt oplysninger Vis kun dokumenthovedline: Hvis feltet markeres vil det kun være den øverste del af et dokument på fx. en ordre eller faktura, som vil være synligt for brugeren. Dvs. at brugeren som udgangspunkt ikke ser fakturalinierne, når denne åbner dokumentet. Brugeren vil dog altid have mulighed for at maksimere dokumentet, og herved se linierne. Std. Organisationsenhed: Vil være den organisationsenhed, som brugere logger ind i IndFak. Hvis brugeren har roller i flere organisations enheder, så vil det være standard organisations enheden, som brugeren vil starte i ved log ind. 6
Reference(autorouting) I IndFak er det muligt at opsætte autorouting. Dvs. at en leverandør kan påføre navnet i fakturaen på den bruger, som skal modtage fakturaen. Fakturaen vil herefter blive sendt direkte til brugeren, når den modtages i IndFak. For at IndFak kan genkende den bruger reference, som leverandøren har angivet, er det nødvendigt, at det anføres i brugerens stamoplysninger. Den referenceperson/bruger, som skal modtage fakturaen/kreditnotaen, kan identificeres ved: Fornavn + efternavn Brugernavn Email adresse NB: For at automatisk routing af fakturaer kan fungere, er det nødvendigt at funktionaliteten aktiveres under regnskabet. Se afsnit 6: Regnskab. Certifikat Skal udfyldes hvis digital signatur anvendes. Følgende felter skal udfyldes: OU: Navnet på nøglecenteret som certifikatet er udstedet under. RID: Certifikatets serienummer. CVR: CVR nummeret på den organisationsenhed, hvortil certifikatet er udstedt. OEX password Systemadministratoren skal ikke redigere i dette felt. Fortrolig Markeres hvis brugeren skal have mulighed for at se dokumenter, som er fortrolige. 2.3 Roller Under Roller har du mulighed for at tildele eller fjerne roller hos den pågældende bruger. Vælg først hvilken organisationsenhed brugeren skal have rollen i. Herefter skal du vælge hvilken rolle, som skal tildeles og tryk så til sidst på knappen Tilføj Organisationsenhed/Rolle. Det er også muligt at udpege en standard disponent for brugeren. Det kan være anvendeligt for en bruger med indkøber rollen, hvis denne ofte sender ordren til godkendelse hos den samme disponent. Brugerne har også selv mulighed for at udpege en standard disponent. 2.3.1 Rolle beskrivelse Når en bruger får tildelt en rolle, så vil brugeren få tildelt nogle rettigheder, som er fastdefineret i rollen. Når en rolle tildeles per organisation til brugeren, dvs. at de rettigheder som følge med rolle kun gælder inden for den organisations enhed, som den er tildelt i. En bruger kan godt får tildelt flere forskellige roller, og brugerens rettigheder vil således blive forøget. 7
Nedenstående vil de forskellige rolle bliver beskrevet. 2.3.1.1 Rekvirent rollen En rekvirent kan lave en rekvisition i katalogmodulet fra markedspladsen eller lave tekstrekvisitioner, der sendes til organisationens indkøbere. I rekvirent rollen indgår endvidere varemodtagelsesfunktionaliteten på alle ordrer indenfor den/de enheder hvor brugeren er rekvirent. I forbindelse med fakturabehandling, bruges rekvirentrollen til at bekræfte, at varerne for en given faktura er modtaget eller til at acceptere en kreditnota. Brugeren kan ligeledes påføre finans og dimensionskontering. 2.3.1.2 Begrænset rekvirent rollen(limeted rekvirent) Såfremt der er tale om en bruger, som ikke har behov for at kunne lave rekvisitioner dvs. brugeren starter altid direkte med en ordre, kan rollen begrænset rekvirent benyttes. Dette er en afart af rollen rekvirent, hvor brugeren fastholder rekvirentens muligheder for varemodtagelse uden at se den øvrige rekvirentfunktionalitet. Begrænset rekvirent kan ikke benyttes i forhold til bekræftelse af varemodtagelse på faktura. Rollen er mest derfor mest anvendelig, såfremt institutionen kun anvender Indkøbsmodulet. 2.3.1.3 Indkøber med Prokura rollen Hvis en bruger har rollen Indkøber med prokura i kombination med en af rollerne Indkøber med listepriser eller Indkøber med forhandlede priser behandler en rekvisition og omdanner denne til en ordre eller opretter en ordre, hvor en anden bruger er angivet som rekvirent, vil der på ordreafsendelsestidspunktet blive tjekket om indkøberen har den fornødne prokura til at kunne afsende ordren, eller om der kræves en disponent med tilstrækkelig prokura som kan godkende ordren. 2.3.1.4 Indkøber med Listepriser rollen En indkøber med listepriser kan købe ind direkte fra katalogmodulet i IndFak og har kun adgang til listepriser, samt behandle rekvisitioner fra rekvirenten. Dvs. indkøberen konverterer tekstrekvisitionerne til en ordre, som efterfølgende kan godkendes af disponenten. Hvis indkøberen opretter en ordre med en anden bruger som rekvirent, vil det være rekvirent brugerens prokura, som afgør om ordren kan sendes direkte til leverandøren. Hvis prokuraen er over rekvirentens prokuragrænse sendes ordren til godkendelse hos en bruger med Disponent rollen. Hvis rekvirenten har påført finanskontering, kan indkøberen se og rette konteringen inden ordren sendes til godkendelse eller til leverandøren. Rollen kan kombineres med Indkøber med forhandlede priser, hvorved indkøberen har adgang til både listepriser og forhandlede priser. 2.3.1.5 Indkøber med forhandlede priser rollen En indkøber med listepriser kan købe ind direkte fra katalogmodulet i IndFak og har kun adgang til forhandlede priser, samt behandle rekvisitioner fra rekvirenten. Dvs. indkøberen konverterer tekstrekvisitionerne til en ordre, som efterfølgende kan godkendes af disponenten. Hvis indkøberen 8
opretter en ordre med en anden bruger som rekvirent, vil det være rekvirent brugerens prokura, som afgør om ordren kan sendes direkte til leverandøren. Hvis prokuraen er over rekvirentens prokuragrænse sendes ordren til godkendelse hos en bruger med Disponent rollen. Hvis rekvirenten har påført finanskontering, kan indkøberen se og rette konteringen inden ordren sendes til godkendelse eller til leverandøren. Rollen kan kombineres med Indkøber med forhandlede priser, hvorved indkøberen har adgang til både listepriser og forhandlede priser. 2.3.1.6 Indkøber med tekstordre rollen Tildeles indkøbere som skal kunne oprette tekstordre. 2.3.1.7 Central indkøber rollen En Central indkøber kan købe ind direkte fra katalogmodulet i IndFak og har kun adgang til forhandlede priser, samt behandle rekvisitioner fra rekvirenten. En rekvisition, som bliver behandlet af en central indkøber skal ikke godkendes af rekvirenten, inden den sendes til leverandøren, såfremt rekvisitionen er inden for rekvirentens prokura. Det er i modsætningen til rollerne Indkøber med forhandlede priser og Indkøber med liste priser, hvor den behandlede rekvisition netop bliver sendt til rekvirenten for godkendelse, såfremt den er inden for rekvirentens prokura. 2.3.1.8 Disponent indkøber rollen En bruger med disponent godkender ordrer, hvor rekvirentens eller indkøberens prokuragrænse er overskredet. Disponenten kan se og rette i den påførte finanskontering, og er sidste godkendende led, inden ordren sendes til leverandøren. Disponentens funktion er i den sammenhæng dels at vurdere om indkøbet er berettiget og dels at sikre, at indkøbene kan rummes inden for de budgetmæssige rammer. I forbindelse med fakturabehandling er disponenten godkender af fakturaer og kreditnotaer. For at disponenten endeligt kan godkende en faktura eller kreditnota, skal en rekvirent have bekræftet at varerne er modtaget. En disponent kan dog godkende en faktura/kreditnota (bekræfte modtagelse + godkende fakturaen/kreditnota), såfremt han har prokura hertil samt også besidder rollen som rekvirent (dette kaldes i nogle institutioner en superdisponent, men er ikke en selvstændig brugerolle). Dette kan dog kun lade sig gøre, såfremt superuseren (systemrollen) har tilladt enkelt godkendelse af fakturaer. En bruger med disponent rollen kan også godkende udlæg. 2.3.1.9 Modtager rollen(varemodtager) En varemodtager bekræfter modtagelsen af de bestilte varer på en ordre. Det kan være ved fuld eller delvis leverance af varer, og efter bekræftet modtagelse, kan varemodtageren genåbne modtagne ordrer og lave negativ varemodtagelse. Varemodtageren anvendes typisk af en central modtager i organisationen i de tilfælde hvor rekvirenten ikke selv håndterer varemodtagelsen på ordren. 2.3.1.10 Adgang til LinkOut rollen Med denne brugerrolle tildelt kan brugeren med Indkøber rollen fortage link out til eksterne webshops, såfremt dette er opsat. 9
2.3.1.11 Fakturafordeler rollen En fakturafordeler har overblikket over alle indkomne fakturaer, herunder hvilke fakturaer der matcher med en ordre, og hvilke der skal behandles manuelt. Fakturafordeleren kan se status for ordrer og fakturaer, og videresende fakturaer til varemodtagelse eller godkendelse hos de relevante rekvirenter og disponenter. Inden en faktura distribueres internt, kan finanskonto og dimensioner påføres, så den godkendende person blot skal godkende eller afvise fakturaen. Fakturaer som ikke kan rutes direkte til den referenceperson angivet på fakturaen, kan rutes til en fakturafordeler, som kan videresende fakturaen til den korrekte modtager. Det er væsentligt at personen der tildeles denne rolle har et kendskab til organisation og kender de brugere der er i organisationen, ligeledes vil det være positivt hvis disse brugere har et godt kendskab til systemet som helhed og integrationen til NS. Fakturafordeleren har adgang til alle dokumenter indenfor organisationen, og kan således flytte et dokument fra en bruger til en anden, f.eks. hvis en faktura ikke er blevet godkendt af en rekvirent, så kan fakturafordeleren videresende fakturaen til en anden bruger. 2.3.1.12 Udlægsafregning rollen Brugere der tildeles rollen udlægsafregning kan få adgang til et menupunkt kaldet Nyt udlæg. Under Nyt udlæg kan brugeren oprette udlægsbilag og vedhæfte scannede bilag, som kan sendes til godkendelse hos en disponent, såfremt dette er opsat af systemadministratoren. 2.3.1.13 Favoritliste administrator rollen Favoritliste administratoren vedligeholder favoritlister på samme måde som en bruger, men har endvidere mulighed for at publicere favoritlisten som en gruppefavoritliste, således at den bliver tilgængelig for alle 2.3.1.14 Gruppe administrator rollen Gruppe administratorrollen tildeles de brugere som skal oprette og vedligeholder grupper indenfor organisationen. Grupper anvendes bl.a. til styring af hvilke brugere der skal kunne lave Link out til en leverandørs webshop og til brugerstyret tilgang til kataloger, hvor det er muligt definere hvilke kataloger brugerne i gruppen skal have adgang til. 2.3.1.15 Kontrakt administrator rollen Brugere med rollen kontraktadministrator kan oprette og vedligeholde kontrakter som oprettes i kontraktmodulet. 2.3.1.16 Kontraktlæser rollen Brugere med rollen kontraktvisning har adgang til at se de kontrakter som er oprettet i kontraktmodulet, men kan ikke ændre i den oprettede kontrakt. 2.3.1.17 Controller rollen 10
Controlleren har mulighed for at se alle dokumenter i den organisation, hvor controlleren har rollen. Der er altså mulighed for at være controller i en enkelt eller flere organisationer uafhængige af hinanden, eller være controller på topniveauet, hvor der er adgang til alle dokumenter i hele organisationen. Controller rollen har kun læserettigheder. 2.3.1.18 Prislistemanager rollen(indholdsansvarlig) Rollen indholdsansvarlig kaldes i IndFak prislistemanager, og er ansvarlig for at katalogerne i IndFak er korrekte, præsenteres korrekt, er anvendelige mm., således at katalogerne er i overensstemmelse med indkøbsaftalerne. Rollen prislistemanager tildeles således brugere som er ansvarlige for at godkende både lokale og globale indkøbsaftaler. 2.3.1.19 Statik rollen Tildeles brugere som skal have adgang til at se statistik for fakturaer og indkøb foretaget via IndFak. Rollen skal tildeles brugeren i de brugergrupper hvor brugeren skal kunne se statistik. Hvis man er tildelt rollen statistik på øverste niveau, kan man lave statistik for alle tilknyttede institutioner. 2.4 Disponeringsgrænse Under fanebladet Disponeringsgrænse har du mulighed for at opsætte en generel disponeringsgrænse for den pågældende bruger. Den generelle disponeringsgrænse afgør, hvor meget brugeren har mulighed for at kunne indkøbe eller godkende. Er den generelle disponeringsgrænse fx sat til kr. 10.000, så har brugeren mulighed for at godkende en ordre, faktura eller kreditnota på op til kr. 10.000. I IndFak er der også mulighed for, at opsætte en disponeringsgrænse for den enkelte dimensionsværdi fx en finanskonto. Det er således muligt at tildele en bruger rettighed til at godkende for fx kr. 50.000, hvis ordren konteres med den specifikke dimensionsværdi. Det er muligt at opsætte flere disponeringsgrænser inden for det samme regnskab. Hvis en bruger har roller i flere forskellige organisationsenhed, som har forskellige regnskab, så vil det være muligt at foretage denne opsætning for det enkelte regnskab. 11
2.5 Automatisk kontering I IndFak har den enkelte bruger mulighed for at opsætte en standard kontering, således at denne kontering automatisk er påført, når brugeren opretter en ordre. For at brugeren har mulighed for at opsætte en standard kontering, skal det opsættes under fanen Dimensioner. Se afsnit 7: Dimensioner. Under Automatisk kontering har du mulighed for at se, om brugeren har benyttet sig af muligheden for at opsætte en standard kontering. Du har ikke mulighed for at redigere opsætningen. 2.6 Kataloggrupper Som Systemadministrator har du mulighed for at tilføje brugere til en Kataloggruppe. Vælg organisationsenhed og derefter den kataloggruppe, som du ønsker at tilføje brugere til. Tryk Tilføj ud for den bruger som du ønsker at tilføje. Du har også mulighed for at fjerne brugere fra gruppen. Tryk Slet ud for den bruger som du ønsker at slette. Når du er færdig med at tilføje/slette brugere, skal du huske at klikke Gem. Hvis du ikke kan finde en kataloggruppe, under den pågældende organisationsenhed, skyldes det at der ikke er oprettet en gruppe. Læs hvordan du opretter brugergrupper i Gruppe administrator Quick guide 2.7 LinkOut Groups Som Systemadministrator har du mulighed for at tilføje brugere til en LinkOut gruppe. Vælg organisationsenhed og derefter den LinkOut gruppe, som du ønsker at tilføje brugere til. Tryk Tilføj ud for den bruger som du ønsker at tilføje. Du har også mulighed for at fjerne brugere fra gruppen. Tryk Slet ud 12
for den bruger som du ønsker at slette. Når du er færdig med at tilføje/slette brugere, skal du huske at klikke Gem. Hvis du ikke kan finde en LinkOut gruppe, under den pågældende organisationsenhed, skyldes det at der ikke er oprettet en gruppe. Læs hvordan du opretter brugergrupper i Gruppe administrator Quick guide 2.8 Tekstordre gruppe Som Systemadministrator har du mulighed for at tilføje brugere til en Tekstordre gruppe. Vælg organisationsenhed og derefter den Tekstordre gruppe, som du ønsker at tilføje brugere til. Tryk Tilføj ud for den bruger som du ønsker at tilføje. Du har også mulighed for at fjerne brugere fra gruppen. Tryk Slet ud for den bruger som du ønsker at slette. Når du er færdig med at tilføje/slette brugere, skal du huske at klikke Gem. Hvis du ikke kan finde en Tekstordre gruppe, under den pågældende organisationsenhed, skyldes det at der ikke er oprettet en gruppe. Læs hvordan du opretter brugergrupper i Gruppe administrator Quick guide 2.9 Stedfortræder Det er muligt for en systemadministrator at aktivere en stedfortræder for en pågældende bruger. Vælg en bruger fra drop down liste og marker afkrydsningsboksen. Brugeren som er blevet aktiveret som stedfortræder vil nu have mulighed for at aktivere stedfortræder funktionen fra sin forside. Når en bruger agere som stedfortræder, så vil det blive anført i dokument historikken. NB: Når en bruger bliver aktiveret som stedfortræder, så overtager denne bruger alle rettigheder og prokura fra den anden bruger. Det er vigtigt at overveje nøje, hvem der bliver aktiveret som stedfortræder. 13
2.10 ERP ID Under fanebladet ERP ID har du som systemadministrator mulighed for at påføre brugerens ERP ID ud for den pågældende organisationsenhed. ERP id et vil blive påført den godkendte faktura, og dermed sendt over i Navision. Funktionen er ikke kritisk i forhold til IndFak integrationen til Navision Stat. 14