Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon 6543 2030 Direkte 6543 20LHO Telefax 6543 2050 E-mail www.medcom.dk Dato 05.10.14 Vor ref. DSL M Ø D E I N D K A L D E L S E 8. styregruppemøde for national implementering af telemedicinsk sårvurdering Tid og sted: Onsdag d. 8. oktober 2014 fra kl. 10.00-12.30 Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Mødelokale lokale 2.28. Holbergsgade 6 1057 København K Deltagere Afbud Formand Nanna Skovgaard, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Susanne Duus, Digitaliseringsstyrelsen Esben Dalsgaard, National Sundheds-IT Malte Harbou Thyssen, Danske Regioner Poul Erik Kristensen, Kommunernes Landsforening Judith Lørup Rindum for kommuner og Region Hovedstaden Britta Ravn for kommuner og Region Midtjylland Charlotte Buch Gøthgen for kommuner og Region Nordjylland Karen von Pålmann for kommuner og Region Nordjylland Michael Bjørn Kraft, for kommuner og Region Sjælland Tove Lehrmann, Region Syddanmark Stephanie Bernth Ahrenkiel, MedCom (referent) Dorthe Skou Lassen, MedCom Lars Hulbæk, MedCom
Dagsorden: 1. Velkomst og meddelelser, godkendt referat fra sidst vedlagt til orientering. Opdatering af kommissorium for styregruppens arbejde 2. Fælles status på projektet. Orientering om de fora som projektet rapporter til. 3. Budget samt henvendelsen fra NSI om bidrag fra telesårsprojektet til gennemførsel af initiativ 1.4 i strategien Digitalisering med effekt. 4. Fødereret sårjournal, samt dybt link integration mellem sårjournalen og EPJ/EOJ 5. Overgang til drift, herunder drift statistik. Drøftelse af support scenarier 6. Oplæg evalueringsdesign 7. Datoer for kommende møder 8. Evt. Kommenteret dagsorden: 1) Velkomst og meddelelser, godkendt referat fra sidst vedlagt til orientering, samt opdatering af kommissorium for styregruppens arbejde Bilag: - opdateret referat med kommentarer fra Region Midtjylland - opdateret kommissorium Referat med bemærkninger Der er ikke indkommet yderligere kommentarer til referatet. Bemærk samtidig venligst, at der er tilføjet kommentarer til referatet. Herunder at styregruppen aftalte, at kontrakten med Dansk Telemedicin skal forlænges med 1 år i første omgang og samtidig arbejde med at beskrive fremtidige krav og behov i relation til den telemedicinske infrastruktur og til telemedicinsk sårvurdering mhp. at vurdere, hvornår vi er klar til at gå i udbud. Opdatering af kommissorium for styregruppens arbejde Region Sjælland har konstateret, at en aftalt op datering af styregruppens kommissorium ved projektets opstart ikke er foretaget. Opdatering er nu foretaget og kommissorium vedlægges til orientering. 2) Fælles status på projektet. Orientering om de fora som projektet rapporter til. Bilag: - projektmonitoreringsark for diabetiske fodsår - projektmonitoreringsark for venøse sår - projektmonitoreringsark omfattende alle 10 sårtyper i sårjournalen fremsendes mandag d. 6. oktober 2014 - til orientering, projektstatistik som viser Antal diabetiske og venøse sår per region og kommune _per sept2014 Baggrund statistik data Hidtil har projektmonitorering været foretaget på udbredelsen af alle 10 sårtyper som anvendes i den fælles sårjournal. Dette skyldtes dels, at den hidtidige registreringspraksis i sårjournalen har været meget løst struktureret, samt at det hidtidige statistikværktøj i sårjournalen ikke har kunnet lave en finsorterede udtræk med diagnosefordeling på 2
organistionsniveau. Endvidere er al statistik i sårjournalen baseret på aktivitetsstatistik som giver øjebliksbilleder, mens der ikke har været tradition for at præsentere data med historisk view. Endvidere har det været en udfordring at afgrænse de tværsektorielle sår og sikre en entydig tæller for disse, definition på tværsektorielle sår blev justeret efter aftale med projektleder-gruppen i august måned 2014. Efter større indsats med etablering af diagnoselister, mapning af data, samt MedComs overtagelse af udarbejdelse af statistikker er statistikker som detaljeret projektstatus på plads. MedCom arbejder fortsat med bedre præsentation af historiske data, da dette er en forudsætning for man kan følge udviklingen i antallet af venøse og diabetiske tværsektorielle sår på detaljeret niveau. Fra sommeren 2014 er mapning af diagnose fuldført samtidig med dataudtræk kan sorteres på organisations niveau. Projekt monitoreringsark udarbejdes nu på venøse sår og diabetiske fodsår. Aktuel status Ved status vurderes der i forhold til om en region og hver enkel kommune har opfyldt måltallene for antallet af tværsektorielle diabetiske bensår og venøse sår i år 2014, parterne skal opnå inklusion af 45 % af de tværsektorielle diabetiske bensår og venøse sår ved årets udgang for 40 % af kommunerne. Ved siden af disse tal vises antal tværsektorielle sår for 3 andre hyppigst forekommende sårtyper. På landsplan anvender 70 kommuner sårjournalen til tværsektorielle sår, men der er meget stor variation i udbredelses og anvendelses niveau. Når der specifikt monitoreres på antal diabetiske bensår og venøse sår er der ekstrem stor variation i anvendelse og udbredelse. Antallet af sår På regions niveau ses nedenstående status for perioden januar-september 2014, endelig status kan først foretages d. 31. december 2014. Målet i 2014 er at der inkluderes 45 % af forventede antal diabetiske(3.010) og venøse sår(4.497) iht den national baselining. Som det fremgår af oversigten ligger hovedparten af regioner og kommuner under målsætningen. Under målsætning Over 50 af målsætning Over målsætning Antallet af kommuner Målsætning er at 40 % af kommunerne skal være i gang med diabetiske bensår og venøse sår, som det fremgår er målsætningen endnu ikke opfyldt. 3
Problem Der er fremadrettet behov for fokusering på udbredelse. Regioner og kommuner har lagt mange kræfter i det forberedende arbejde med organisering og kurser og det er MedComs indtryk, at man i nogle regioner og kommuner er i god proces for at skifte fokus til udbredelse. Men nogle kommuner og regionale projektledere rapporter udfordringer med komme i gang, der arbejdes lokalt med udfordringerne via forskellig tilgang, men der er stor variation i baggrund og årsager til udfordringerne. MedCom har tilbudt at deltage i lokale møder og bistår løbende med support og sparring. Videre proces - dagens styregruppemøde bruges til at få de fælles regionale og kommunale repræsentanters input til status og sparring til fremadrettede tiltag - MedCom er i dialog med projektledergruppen om der kan foretages yderligere informationstiltag og kortlægning af den organisatoriske implementering på relevante sygehusafdelinger - MedCom deltager i Dansk Sårhelingsselskabs årsmøde d. 20-21. november 2014, samt samarbejder med medlemsbladet Sår om yderligere information om projektet. Orientering projekt rapportering til andre fora Projektet rapportering til: - egen styregruppe minimum x 4 årligt - den fælles porteføljestyregruppe for sundheds-it minimum x 4 årligt - RSI styregruppe hver måned, herunder indsamling af de 5 regionale rapporteringer til RSI styregruppen på projektet - orientering til MedCom styregruppe x 4 årligt Rapportering til henholdsvis den fælles porteføljestyregruppe for sundheds-it og RSI styregruppe er startet op i september 2014. Den fælles porteføljestyregruppe for sundheds-it har taget det telemedicinske sårvurderingsprojekt ind i sin portefølje og ønsker samarbejde omkring tekniske tiltag, status på fremdrift og økonomi. Rollefordeling og ansvarsfordeling er ikke endeligt defineret, der ønskes samarbejde omkring emner som har behov for fokus. MedCom har i forbindelse med præsentation af det telemedicinske sårvurderingsprojekt d. 26. september 2014 anbefalet, at projektets egen styregruppe kan skalere emner til den fælles porteføljestyregruppe for sundheds-it. Næste møde i den fælles porteføljestyregruppe for sundheds-it er d. 16. december 2014. 4
3) Budget samt henvendelsen fra NSI om bidrag fra telesårsprojektet til gennemførsel af initiativ 1.4 i strategien Digitalisering med effekt. Bilag: - Anmodning om udbetaling til Fonden for Velfærdsteknologi fremsendes torsdag d. 2. oktober 2014, da status på forbrug foretages d. 1. oktober 2014 - Brev til stg for telesår vedr. engagement i initiativ 1 4_v02092014 - Sjælland kommissorium 06-06-2014 Budgettet overholdes. Fordelingen af poster ses i nedenstående oversigt: -30.000 Udgifter til leverandør af fælles sårjournal 13.458 Indkøb af licenser (Dansk Telemedicin) 10.500 Systemudvikling (forbedringer brugergrænseflade og data registrering, cpr. opslag, føderation) 1.500 Statistik og monitorering, baselining 3. runde, monitorering sårforløb 500 Centrale komponenter føderation, leverandørstøtte EPJ/EOJ integration, pilottest 1.000 Løn til eget personale 2.235 Central projektledelse hos MedCom - Lønninger 2.235 Evaluering, udbud, teknisk foranalyse føderationsunderstøttelse og single sign-on 2.200 Evaluering og koordinering til baseline resultater 1.000 Udbud 200 Undersøgelse af et teknisk udviklingsprojekt - foranalyse føderationsløsning 300 Ekstern konsulentbistand den god sårservice, samt sparring føderationsløsning 200 Tilskud til initiativ 1.4 modning af telemedicinsk infrastruktur 240 Reservation udisponerede midler til tekniske opgaver 260 Kursusaktiviteter 5.800 Undervisning IT-system (tilskud forvaltet via regionerne) 600 Kursus i sårkompetence udvikling (samarbejdsaftaler) 2.800 E-læringsværktøj samt lokal tilpasning 2.400 Rejser, befordring og kørsel 100 Egne rejseudgifter 100 Revision 50 Revision 50 Samarbejdsaftaler regioner, kommunal baseline, MedCom møder, reservepulje 6.107 Værktøj til indsamling af baselinedata (incl. Konsulenter - Kvalicare, EPIKON) 1.100 Implementerings konsulenter (regions-samarbejdsaftaler) 3.500 Finansiering af MedCom møder (3 arbejdsgrupper) 1.000 Reservepulje 507 Telefoner, hjemmearbejdspladser 50 Telefoner, hjemmearbejdspladser 50 Telesår udbredelse budget i alt 30.000 Aktuelt forbrug indtil 1. oktober 2014: Udbetalingsanmodning Udbetalt til dato Total Direkte udgifter Løn til eget personale 1.570.433 2235000,00 Teknologi 6.230.573 13458000,00 Andre varer og materialer 0 0,00 Tjenesteydelser (fx konsulenter) 461.361 2200000,00 Kursusaktiviteter 3.066.600 5800000,00 Rejser, befordring og kørsel 28.836 100000,00 Revision 0 50000,00 Andet 4.630.863 6107000,00 Direkte udgifter i alt 15.988.667 29950000,00 Indirekte udgifter Fællesudgifter (max 20 pct. af de di 52.875 50000,00 Udgifter i alt 16.041.542 30000000,00 5
NSI har sendt en forespørgsel til styregruppen om bidrag fra det telemedicinske sårvurderingsprojekt til gennemførsel af initiativ 1.4 modning og udbygning af den telemedicinske infrastruktur fra den nationale digitaliseringsstrategi for sundhedsvæsenet. Baggrund og formål er beskrevet i bilagene Brev til stg for telesår vedr. engagement i initiativ 1 4_v02092014 og Sjælland kommissorium 06-06-2014. Der er meget få frie midler i projektets budget, men i puljen Evaluering, udbud, teknisk foranalyse føderationsunderstøttelse og single sign-on som i alt er på 2.2.mio. kr. er der mulighed for at udtage bidrag på 240.000 kr. Indstilling: - At det fremsendte budget og anmodning om udbetaling godkendes - At NSI anmodning om bidrag til initiativ 1.4 imødekommes og der overdrages 240.000 kr. som bidrag. 4) Fødereret sårjournal, samt dybt link integration mellem sårjournalen og EPJ/EOJ Bilag - Sagsfremstilling_føderation af den fælles sårjournal_5.okt.2014 - NSI oplæg løsningsforslag for føderation af sårjournalen For at fremtidssikre en kobling mellem sårjournalen og de lokale EPJ- og EOJ-systemer vil det være en fordel at klargøre sårjournalen til kunne anvende fødereret trust, samt beslutte, om der skal klargøres flere nationale STS komponenter. Etablering af løsning for her&nu efterspørgslen for single sign-on blandt det kliniske front personale smelter i føderationstiltaget sammen med analyse for fremtidssikring og fremadrettede løsningstiltag. Da parterne (NSI, regioner og kommunerne) er på vidt forskellige forberedelses niveau og implementeringstiltag for fødereret tilgang, anbefaler NSI og MedCom, at omstilling til fødereret trust deles op i henholdsvis nationale forberedelser som vil omfatte etablering af ny national STS-komponent, samt klargøring af sårjournalen. Nationale services kan således stilles til rådighed for regioner og kommuner som vil begynde at anvende disse services i takt med at parterne bliver klar med henholdsvis regionale PPJ-fødereret tilgang formodentlig klar primo 2015, mens kommunerne kan anvende KOMBITS fødererede komponenter formodentlig klar i løbet af år 2015. Omkostninger til etablering af fødereret trust er estimeret for nationale tiltag i NSI oplæg. Omkostninger for klargøring af sårjournalen er omfattet af aftalte udviklingspulje til Dansk Telemedicin. Budget for udvikling af national STS komponent og klargøring af sårjournalen, herunder tilskud til EOJ/EPJ leverandører beregnes samlet til 1.3 mio. kr. Budget oversigt føderation af sårjournalen 6
Eksisterende budget poster september 2014 Allokeret i budget Estimerede udgifter poster føderation oktober 2014 Estimered e udgifter Centrale komponenter føderation, leverandørstøtte EPJ/EOJ integration, pilottest 1.000 Føderation sårjournal (500) omfattet eksisterende kontrakt EOJ/EPJ integration - tilskudsbeløb 600 National STS / føderationsserver licens 125 Foranalyse føderationsløsning 100 NSI implementering 270 Option dublering og softwarelicens 100 Pilottest 100 Undersøgelse af et teknisk udviklingsprojekt - 300 foranalyse føderationsløsning Allokeret september 2014 1.300 Udgifter i alt 1295 Videre proces NSI og MedCom er forsinket i forhold til den presserede tidsplan for løsningsforslag for føderation af sårjournalen. Materiale sendes ud umiddelbart før styregruppemødet og der har for styregruppens medlemmer været yderst begrænset mulighed for sparring med eget bagland. Der har været IT-arkitekt repræsentanter fra hver region i IT-arkitekt arbejdsgruppen, samt kommunal repræsentation. IT-arkitektarbejdsgruppen har på de 2 afholdte arbejdsmøder været enige i de beskrevne løsningsforslag og har ikke haft kommentarer til udsendte tekniske løsningsforslag med tilhørende it-arkitektoniske principper. Det foreslås, at løsningsforslag og tilhørende rammer drøftes på dagens møde og besluttes, om der skal arbejdes videre nationale tiltag for føderation af sårjournalen. Hvis løsningsforslag godkendes, kan NSI og MedCom tage opfølgende runde med IT-arkitekt arbejdsgruppen for kommentarer og input til den praktiske opstart af nationale tiltag og koordinering af tidsplaner. Sideløbende kan styregruppens medlemmer efter behov foretage sparring med eget bagland og sende feedback til MedCom og NSI inden d. 8. november 2014. Det indstilles: - At omstilling til føderation af den fælles sårjournal sker via klargøring af nationale tiltag, mens klargøring af henholdsvis regional og kommunal fødereret opkobling sker i lokale projekter (PPJ hos regionerne og KOMBIT komponenter hos kommunerne) - At styregruppen godkender at arbejdet med etablering af ny national STS-komponent på NSP iværksættes, samtidig med at den fælles sårjournalen klargøres til fødereret brugeradministration. - At MedCom er tovholder for klargøring af sårjournalen - At NSI er tovholder for klargøring ny national STS-komponent på NSP 7
- At et beløb på 1,3 mio. kr. fra puljen til udviklingspuljen og teknisk foranalyse allokeres til de nationale tiltag (ny STS komponent, klargøring af sårjournalen, pilottest og støtte til EOJ/EPJ leverandører) - At fagsystemers opslag i sårjournalen sker på samme måde som regionernes integration til sundhedsjournalen - At godkende tidsplan for nationale tiltag for føderation af sårjournalen - At regioner og kommuners ibrugtagen sker i takt med at deres integration prioriteres lokalt 5) Overgang til drift, herunder drift statistik. Drøftelse af support scenarier Bilag: - Driftsstatistik PlejeNet_12mdr - Udkast notat systemforvaltning overgang til drift Driftsstatistik Den fælles sårjournal kører driftsstabilt og uden klager eller nævneværdige nedetider. Nedetider består dels af planlagt korte lukning ved nye version/opgraderinger dels af mindre tekniske afbrydelse i selve html visning. Overgang til drift Finansiering er i forbindelse med ØA aftalt frem til 2017. KIH-databasen og sårjournalen overgår til finansiering via sundhedsdatanettet i 2015. Man fortsætter med den nuværende IT løsning, indtil den telemedicinske infrastruktur er klar til håndtering af næste generation af telemedicinsk løsning til sårpatienter. Styregruppen aftalte på sidste møde at forlænge eksisterende kontrakt med Dansk Telemedicin med 1 år, således frem til 1. september 2016, således at der er arbejdsro til forberede nye løsninger eller overgange andre løsninger. Finansiering af sårjournalen i driftsperioden september 2015-december frem til 2017 har en årlig finansiering på i alt 6. mio. kr. Overslag over årlige udgifter til drift af KIH-databasen og kontrakt med Dansk Telemedicin A/S (1.000 kr.) Drift Videreudviklingspulje MedCom administration KIH database 750 100 500 1.350 Telesår løsning 5.000 500 500 6.000 I alt 5.750 600 1.000 7.350 Kilde: MedCom I alt Driftsomkostninger vil omfatte omkostninger til driftskontrakt, herunder husning, driftsafvikling, teknisk support til tilsluttende parter, overvågning og sikkerhedslogning. 8
Level 1 support drøftelse i styregruppen Styregruppe har anmodet om beskrivelse af emner som bør behandles ved overgang til drift. Et hovedemne ved drift er support bistand, second level support indgår i kontrakten med Dansk Telemedicin. Styregruppen aftalte på sidste styregruppemøde at scenarierne for 1. level support skal drøftes på dagens møde, der arbejdes med forskellige scenarier, nogle regioner ønsker i samarbejde med samarbejdskommuner at etablere regional support centre, andre ønsker at indgå national fælles driftsløsninger, hvor man f.eks. køber support fra IT-leverandøren. Flere herunder MedCom har forespurgt Dansk Telemedicin om tilbud på 1. level support, men der er ikke fremsendt tilbud/udkast på kontrakt. På dagens møde drøftes om der er foretrækkes fælles regionale/kommunale lokale løsninger eller nationale løsninger. Emner som skal behandles ved overgang til drift Nedenstående emner er nærmere beskrevet nærmere i udkast notat systemforvaltning overgang til drift. Udkastet fremsendt til orientering, MedCom arbejder videre emnet. - Drift af sårjournalen - Support organisationen - Selve sårjournalen pleje.net - Videreudvikling af sårjournalen 6) Oplæg evalueringsdesign Bilag: - Evaluering sårprojekt oplæg - Oversigt evaluering sårprojekt emner og metoder_a3 format Plan for evaluering Styregruppen har efterlyst oplæg til evaluering af projektet. Der planlægges evaluering i forhold til de mål og gevinster som er beskrevet i den nationale businesscase som danner rammen for udbredelsesprojektet. Der skal monitoreres på flere forskellige typer parametre både i forhold til selve baseliningen af businesscasen, udbredelses monitorering og mere kvalitative orienterede emner som bedre samarbejde og kompetence udvikling. Planen er at indgå samarbejde med en ekstern evaluator som kan sammensætte materiale og resultater fra baselining, statistikker og monitoreringer, samt varetage den kvalitative del af evalueringen. Udbud på evalueringsopgave skal gennemføres i løbet af november december 2014. Gennemførsel sker via flere tiltag fra januar-august 2015. Oplæg for evaluering beskrevet i bilag. Overordnet tidsplan for udbud og gennemførsel af evaluering: 9
Baselining Afklaring evalueringsdesign Udbud evalueringsopgave Gennemførsel evaluering Fælles erfa-dag? 2014 2015 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2, kvartal 3. kvartal aug sept okt nov dec jan feb martsapril maj juni juli aug sept Afklare datatræk Plejenet Baseline 3 KvaliCare 10 kommuner LPR træk KORA?? Valideringsworkshop?? EPIKON sammenfatning Baseline slutrappport styregruppe ØF/ØA2016 Projekt SLUT Sårhelingstid En væsentlig parametre både i baseline arbejdet og lokalt hos projektdeltagerne er at få indblik i om sårhelingstiden reduceres i forbindelse med fokus på sår og telemedicinsk sårvurdering. At monitorere sårhelingstiden er en udfordring, da man i sårjournalen kan arbejde med monitorering af den tværsektorielle behandlingstid, men såret er ofte opstået før det registreres i sårjournalen og såret er ofte ophelet senere end såret er afsluttet i sårjournalen. For at komme nærmere på kortlægning af et sårforløb arbejdes der med etablering af et grafisk overblik på et forløb i sårjournalen. Samtidig gennemgås eksisterende data i samarbejde med EPIKON (som varetager beregning af baselining af business casen) for at identificere parametre som kan understøtte monitorering af helingstid. Samtidig gennemgås øvrige baseline parametre i forhold til data udtræk fra sårjournalen for at sikre at data er operationelle i forhold baselining i foråret 2015. Det overvejes at forsøge at kombinere data udtræk fra sårjournalen med udvalgte kommuners EOJ data på sårbehandling for at komme nærmere helingstiden. Indstilling: - At styregruppen godkender oplæg og tidsplan for evaluering 7) Datoer for kommende møder Torsdag d. 9. januar 2015 fra kl. 10.00 12.30 Fredag d. 10. april 2015 fra kl. 10.00 12.30 Mandag d. 29. juni 2015 fra kl. 10.00 12.30 Torsdag d. 17. september 2015 fra kl. 10.00 12.30 8) Evt. 10
Bilags oversigt: Punkt 1. Opdateret referat_7_styregrmøde_telemed sårvurdering_4 juni2014_kommentarer tilføjet Punkt 1. Kommissorium telesår styregruppe_opdateret_nov2012_aug2014 Punkt 2. Monitorering_diabetisk_3.kv_2014 Punkt 2. Monitorering_venøse_3.kv_2014 Punkt 2. Antal diabetiske og venøse sår per region_kommune _per sept2014 Punkt 3. Brev til stg for telesår vedr engagement i initiativ 1 4_v02092014 Punkt 3. Sjælland kommissorium 06-06-2014 Punkt 4. Sagsfremstilling_føderation af den fælles sårjournal_5.okt.2014 Punkt 4: NSI oplæg føderation af sårjournalen Punkt 5. Driftsstatistik PlejeNet_12mdr Punkt 5. Udkast notat systemforvaltning overgang til drift Punkt 6. Evaluering sårprojekt oplæg Punkt 6. Oversigt evaluering sårprojekt emner og metoder_a3 format 11