STYRINGSDIALOG LEJERBO, HØJETAASTRUP

STYRINGSDIALOG LEJERBO, HØJETAASTRUP

LEJERBOS AFDELINGER I HØJE-TAASTRUP Parkbohusene Parkbo Rugvænget Parkvej Pælestykkerne Teglstenen Parkbohusene Opførelsesår: 2012 6 boliger, rækkehuse Parkbo Opførelsesår: 1965-1968 224 boliger, etagebyggeri Rugvænget Opførelsesår: 1996 41 boliger, rækkehuse Teglstenen Opførelsesår: 1991 32 boliger, rækkehuse Pælestykkerne Opførelsesår: 1966, renov. 1995 34 boliger, etagebyggeri Parkvej Opførelsesår: 1948-62 286 boliger, etagebyggeri

AFTALE Baggrund Hvert år i april afholdes et styringsdialogmøde mellem Høje-Taastrup Kommune og de enkelte boligorganisationer i kommunen omkring udviklingen af boligafdelingerne. Nærværende aftale er udarbejdet på baggrund af styringsdialogen og beskriver konkrete mål og indsatser. Når aftalen er godkendt i organisationsbestyrelsen og Byrådet offentliggøres den på kommunens hjemmeside. Som led i styringsreformen for den almene sektor er der opstillet overordnet formål samt landsdækkende målsætninger for den almene boligsektor, som kommunen og boligorganisationen er forpligtiget til at arbejde med. Målsætningerne er samtidig udtryk for nogle helt grundlæggende krav til den almene boligvirksomhed Det er som udgangspunkt disse målsætninger, der følges op på i styringsdialogen, og i aftalen. Styringsdialogmødet er endvidere en mulighed for at sammentænke kommunens og boligorganisationens strategier og mål og tage konkrete samarbejdsprojekter op. Boligorganisationen og Høje-Taastrup Kommune forpligter sig til at arbejde målrettet på at opfylde aftalens indhold og for at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Aftalen er en fokusaftale, der bygger på kommunens og boligorganisationens værdier og fungerer som et supplement til de gældende politiske aftaler, lovgivning mv. Opstår der i aftaleperioden væsentlige ændringer, som gør, at aftalen ikke kan opfyldes, er parterne forpligtet til at informere hinanden.

ØKONOMI OG DRIFT Målsætning om økonomi og drift Boligorganisationen skal sikre en forsvarlig og effektiv drift af boligorganisationen og dens afdelinger, jf. 6a i loven. Styringsdialogen vedrører: Økonomistyring, herunder omkostningsniveau, produktivitet, opsparing samt budget-og regnskabsudarbejdelse. Hvis der i regnskabsmaterialet eller på anden måde er afdækket økonomiske problemer i boligorganisationen, indgår dette i belysningen af målsætningen. Endvidere vil fx spørgsmål om fusioner, administrativt samarbejde, organisationsudviklingsprojekter og eventuelle sideaktiviteter kunne være relevante emner.

ØKONOMI OG DRIFT KONKRETE OG MÅLBARE MÅL AFTALT MELLEM KOMMUNEN OG BOLIGORGANISATIONEN KORT BESKRIVELSE AF HVILKE INDSATSER, DER SKAL SIKRE AT MÅLENE INDFRIS, SAMT DERES TIDSPERIODE Administration: Organisationsbestyrelsen skal løbende sikre sig, at den leverede administration er rimelig økonomisk og opfylder de minimumskrav der kan stilles. Den enkelt afdelings økonomi skal være så sund som muligt og der skal løbende være midler til det nødvendige arbejde, sammenholdt og afbalanceret med en rimelig husleje og huslejeudvikling. Vedligeholdelse: Derskal anvendes 10-års vedligeholdelsesplan i alle afdelinger. Henlæggelser: Fokus på afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse, der ligger lidt i underkanten i forhold til andre afdelinger i kommunen. Den samlede opsparing skal forøges med henblik på en kontinuerlig vedligeholdelse af afdelingerne. Årsregnskab: Årsregnskabet 2011/2012 for Lejerbo Høje Taastrup og de 5 boligafdelinger blev taget til efterretning. Administration: Hvert år foretages en seriøs og grundig behandling af såvel budget, budgetopfølgning som regnskab og en løbende opfølgning af budgettets forbrugskonti i de enkelte afdelinger. Administrationsorganisationen Lejerbohar netop taget et nyt IT-systemi brug. Ved etableringen af dette, er samtlige administrative processer og procedure gennemgået og integreret i systemet. Ligeledes er man ved at etablere en indkøbsportal, som gennem udbud vil kunne sikre at det er rimelige priser, der betales for varer og ydelser. Opfølgning af dette sker ved organisationsadministrationens bestyrelses foranstaltning. Vedligeholdelse: Organisationsbestyrelsen sikrer, at alle afdelinger har 10-års vedligeholdelsesplaner. Der er igangsat en fremtidssikringsundersøgelse af afd. 10. Der er foretaget en byggesagkyndig gennemgang af afd. 61, som grundlag for den gældende vedligeholdelsesplan. De 3 ældreboligafdelinger er alle af nyere dato, så deres vedligeholdelsesplan er på grundlag af opførelsen og den da leverede vedligeholdelsesplan. Henlæggelser: Det er organisationsbestyrelsens opfattelse, at der henlægges tilstrækkeligt til den planlagte vedligeholdelse i alle afdelinger. Dette er et væsentligt opmærksomhedspunkt ved hver budgetlægning, ligesom vores revision er meget opmærksom på dette område. Organisationsbestyrelsen gennemgår årligt, såvel de besluttede målsætninger som denne aftale med Høje-Taastrup Kommune

LEDELSE OG BEBOERDEMOKRATI Målsætning om ledelse og beboerdemokrati Boligorganisationens ledelse skal udvise god ledelsesskik og arbejde for at fremme et velfungerende beboerdemokrati, jf. 6e i loven. Styringsdialogen vedrører: Fremme af deltagelse i beboerdemokratiet, udarbejdelse af etisk regnskab over bestyrelsesforbrug, sikring af bestyrelsernes beslutningsgrundlag og kompetence, intern kommunikation, samarbejde mellem forskellige beslutningsniveauer, herunder eventuelle beslutninger om gennemførelse af visse arbejder uden afdelingsmødets godkendelse, nedsættelse af ad hoc beboergrupper m.v.

LEDELSE OG BEBOERDEMOKRATI KONKRETE OG MÅLBARE MÅL AFTALT MELLEM KOMMUNEN OG BOLIGORGANISATIONEN KORT BESKRIVELSE AF HVILKE INDSATSER, DER SKAL SIKRE AT MÅLENE INDFRIS, SAMT DERES TIDSPERIODE Afdelingsbestyrelse: Sikre, at der i alle afdelinger er valgt afdelingsbestyrelser. Sikre, at afdelingsbestyrelsesmedlemmer er klædt på til det daglige arbejde i afdelingsbestyrelserne. Målsætninger for afdelingen: Den enkelte afdeling opfordres til at udarbejde målsætninger for afdelingen. Disse skal være i overensstemmelse med de for organisationen gældende og bør forelægges på et afdelingsmøde. Afdelingsbestyrelse: At organisationsbestyrelsen og administrationen hjælper afdelingsbestyrelser med at sikre opsøgende rekruttering af nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Administrations-organisationen har udarbejdet materiale til dette brug. Når Kløverhuset er fraflyttet afd. 531 og nye beboere er indflyttet, vil det igen blive forsøgt at få valgt en afdelingsbestyrelse i afdelingen. Organisationsbestyrelsen har februar 2013 besluttet, at organisationen betaler kursusdeltagelse for valgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i de 4 små afdelinger. Organisationens valgte beboerdemokrater opfordres til at benytte Lejerbos kursustilbud eller til at melde sig til relevante kurser arrangeret af BL-Danmarks almene boliger.. Målsætninger for afdelingen: Det er pt kun afd. 61, der har udarbejdede målsætninger. Det vil blive et indsatsområde i det kommende år. I afd. 10 vil dette formentlig blive overskygget at den helhedsplan der er under udarbejdelse for afdelingen. Landsbyggefonden har foreløbig lovet, at komme på besøg i afdelingen i efteråret 2017. Beboerdemokratiet vil være et indsatsområde i administrationsorganisationen Lejerbos visioner for 2014-2017. Vi mener at det vil være rigtigst at benytte de tiltag og idéer der vil komme fra centralt hold.

UDLEJNING Målsætning om udlejning Boligorganisationen skal ved udlejningen af boliger tilgodese grupper, som har vanskeligheder med at skaffe sig en passende bolig på almindelige markedsvilkår. Derudover skal en varieret beboersammensætning søges fremmet, jf. 6d i loven. Styringsdialogen vedrører: Om der er afdelinger eller boligområder, som har en uforholdsmæssig høj koncentration af socialt udsatte beboere, og om der er afdelinger eller boligområder, som vil kunne bære en større andel af socialt udsatte beboere. Hvis udlejning via venteliste fraviges, skal det løbende sikres, at hensynet til de grupper, som har svært ved at skaffe sig en passende bolig på markedsvilkår, tilgodeses.

UDLEJNING KONKRETE OG MÅLBARE MÅL AFTALT MELLEM KOMMUNEN OG BOLIGORGANISATIONEN KORT BESKRIVELSE AF HVILKE INDSATSER, DER SKAL SIKRE AT MÅLENE INDFRIS, SAMT DERES TIDSPERIODE Særlige udlejningsaftaler: Arbejde for en balanceret beboersammensætning, herunder fokus på særlige udlejningsaftaler. Særlige udlejningsaftaler: Organisationsbestyrelsen drøfter årligt beboersammensætningen i afdelingerne med henblik på eventuelt at fastlægge andre udlejningskriterier, end de der fremgår af de almindelige ventetidsregler. Aftalen om fortrinsretsudlejning for afdelingerne 10 og 61, er forlænget for en ny periode i 2012-2016. Der er en god venteliste til de 2 store afdelinger, hvor udlejningen sker efter den indgåede aftale. Fraflytningen i afdelingerne ligger under landsgennemsnittet. Udlejningen af de øvrige 4 afdelinger sker efter anvisning fra Høje-Taastrup Kommune.

BOLIGAFDELINGER Målsætning om boligafdelinger Boligorganisationen skal drage omsorg for, at de almene boligafdelinger er økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstår i god og tidssvarende standard, jf. 6b i loven. Styringsdialogen vedrører: Om der er væsentlige problemer i afdelingen af økonomisk, social eller fysisk karakter. Problemer på disse områder kan fx vedrøre afdelingens driftsøkonomi og huslejeniveau, vold og hærværk i lokalområdet eller bygningernes vedligeholdelsesstand. Det bør tillige indgå i styringsdialogen, hvis der er nærliggende risiko for, at sådanne problemer opstår.

BOLIGAFDELINGER KONKRETE OG MÅLBARE MÅL AFTALT MELLEM KOMMUNEN OG BOLIGORGANISATIONEN KORT BESKRIVELSE AF HVILKE INDSATSER, DER SKAL SIKRE AT MÅLENE INDFRIS, SAMT DERES TIDSPERIODE Beboerne i afdelingerne: Den enkelte afdeling opfordres til at benytte råderetsregler m.v. mest muligt, for at den enkelte beboer får et så godt bo-miljøsom muligt. Beboerne opfordres generelt til at iværksætte beboeraktiviteter i afdelingerne. Uværdige boliger: At undgå uværdige boliger. Beboerne i afdelingerne: Organisationsbestyrelsen sikrer, at der afsættes de nødvendige midler i afdelingernes budgetter. Der er i afd. 10 og 61 afsat midler i budgettet til sociale aktiviteter i afdelingen. I afd. 10 er der en beboerklub. Der har været nogle arbejdsgrupper omkring udendørsarealerne. Dette arbejde er nu stoppet, da det vil være forkert at bruge penge på ting nu, der kan blive ændret, hvis helhedsplanen måtte vise noget andet. En indhegnet boldbane er ændret til at være en multibane I afd. 61 afholdes 6-7 bankospil om året, der holdes julestue samt prøves at arrangeret fastelavnsfest og der udgives et beboerblad. I Teglstenen holdes der månedligt et bankospil. Afdelingen har gennem flere år, været præget af at de anviste beboere var så svagelige, at de stort set ikke kunne forlade deres hjem og dermed var det ikke muligt at lave fællesarrangementer. Dette har heldigvis bedret sig de senere år. Uværdige boliger: Lejerboindgår som en del af samarbejdet med HTK om uværdige boliger.

NYBYGGERI OG RENOVERING Målsætning om nybyggeri og renovering Boligorganisationen skal i forbindelse med opførelse og renovering mv. af almene boliger tilstræbe at få mest mulig værdi for de investerede midler. Byggeriet skal have en god arkitektonisk, teknisk, sundhedsmæssig og miljø-og energimæssig kvalitet. Omkostninger og husleje skal samtidig holdes på et sådant niveau, at boligerne kan påregnes udlejet efter deres formål, jf. 6c i loven. Styringsdialogen vedrører: En vurdering af byggeriers eller renoveringsarbejders kvalitet i relation til arkitektur, teknik, sundhed samt miljø-og energiforhold, samt omkostningseffektiviteten ved arbejderne.

NYBYGGERI OG RENOVERING KONKRETE OG MÅLBARE MÅL AFTALT MELLEM KOMMUNEN OG BOLIGORGANISATIONEN KORT BESKRIVELSE AF HVILKE INDSATSER, DER SKAL SIKRE AT MÅLENE INDFRIS, SAMT DERES TIDSPERIODE Miljøbevisthed i forbindelse med nybyg/renovering: Den enkelte afdeling opfordres til, at der i den daglige drift tages mest muligt hensyn til miljø/-påvirkning og energiforbrug, på en rimelig økonomisk forsvarlig måde. Energiforbrug: Afdelingens energiforbrug skal følges løbende og der opfordres til, at der udarbejdes grønne regnskaber i afdelingen. Miljøbevisthed i forbindelse med nybyg/renovering: Helhedsplan under udarbejdelse for afd. 10. Denne omfatter en renovering med isolering af husene samt renovering af udenomsarealer. Organisationen skal opføre 7 energi-0-boliger i på Hovedgaden 375 i Hedehusene. Som energi-0-huse opfyldes bygningsreglementskravene 2020. Energiforbrug: I afd. 61 blev bebyggelsen renoveret for ca. 10 år siden, med facaderenovering med yderligere isolering og udvidede og inddækkede altaner, der har givet en større brugsværdi for beboerne. Afdelingen fik nye vandrør for 5 år siden. Dette har medført et mindre vandforbrug i afdelingen på ca. 15% og med nye vandbeholdere, er der opnået en bedre afkøling af fjernvarmevandet, som sammen med et mindre varmetab på cirkulationen af brugsvandet, samlet har medført et lavere energiforbrug i afdelingen. Alle afdelinger er blevet energimærket og viste, bortset fra afd. 10, et tilfredsstillende niveau. Der kan ikke påvises større mulige tiltag, der kan medføre større besparelser i afdelingerne. Alle afdelinger med fjernvarme, har en årlig konsulentgennemgang af såvel installationerne som afdelingens forbrug ift tilsvarende afdelinger. Organisationsbestyrelsen sikrer, at der følges op på dette.