Referat fra 11. hjemmepleje-sygehusmøde

Referat fra 11. hjemmepleje-sygehusmøde Dato: 26.03.14 Vor ref.: JEJ Dato: Torsdag den 13. marts 2014 Sted: Deltagere: MedCom Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland Kerstin Mariegaard, Sygehus Vendsyssel Grethe Lomholt Nielsen, Frederikshavn Kommune Peter Breum, Aalborg Kommune Thomas Koldkur Bitsch, Region Midtjylland Elsebeth Borg Esmarch, Hospitalsenheden Vest Lise Simonsen, Regionshospitalet Randers Kirstine Aagaard, Region Midtjylland Jan P. Larsen, Skive Kommune Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Nanna Sunbjørg Jancyardóttir, Silkeborg Kommune Bente Veller, Region Syddanmark Alis Helmer Hassing, Region Syddanmark Linette Krell, Sydvestjysk Sygehus Lone Dorthe Hansen, OUH og Svendborg Sygehus Karin Agger, Vejle Kommune Signe Karstoft, Vejle Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Kate Aagaard Pedersen, Assens Kommune Lene Kjellstrøm, Odense Kommune Anne Kathrine Langfeldt Leksø, Region Sjælland Vivi Orthmann, Vordingborg Kommune Jette Gudmundsen, Faxe Kommune Sharon Wintcentsen, Region Hovedstaden Anne Hyllebrand Mortensen, Hvidovre Hospital Lena Andersen Salomon, Bispebjerg Hospital Pia Wisbøl, Herlev Kommune Marianne Strand, Egedal Kommune Inge Ruth Fisker, Halsnæs Kommune Jeanette Jensen, MedCom Kate Kusk, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Karen von Påhlmann, Region Nordjylland Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev Kommune Annie Vibeke Præstegaard, Brønderslev Kommune

Hanne Gustafsson, Sygehus Lillebælt Bettina Mattsson, Region Sjælland Anne Danborg, Region Hovedstaden Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune Dorthe Skou Lassen, MedCom Referat: 1. Velkomst og opsamling siden sidst Jeanette byder velkommen. Kort præsentationsrunde. Kort gennemgang af dagsorden. Gruppen er forsøgt konsolideret, og regionerne har meldt tilbage med medlemmer til gruppen. Regionerne er stadig ikke ligeligt fordelt. Jeanette kunne godt tænke sig, at gruppen er på max 30 medlemmer 6 medlemmer pr. region. Fx bør Region Syddanmark genoverveje, hvem der skal sidde i gruppen. Alis påpeger, at de bestemt har overvejet det i forhold til mødet i dag, men da de lige er på vej i drift, synes de, der er brug for dem, de er. Jeanette betragter dagens møde som et procesmøde og ikke et beslutningsmøde i forhold til indhold af version 1.0.3, samt hvornår version 1.0.3 skal gå i drift m.m. Der er igangsat en analyse omkring udbredelse af MedCom-beskeder på social- og psykiatriområdet. MedCom er tovholder for analysen med bistand fra Deloitte. Analysen skal ligge klar 15. april og kan få betydning for hjemmepleje-sygehusstandarderne. Jeanettes holdning er, at hjemmeplejesygehusstandarderne fremover bliver sygehus-kommunestandarder, som kan bruges på alle områder mellem sygehus og kommune. 2. Optimering af teknisk flow, herunder drøftelse af MedComs leverandørsamarbejde Beskrivelsen af det tekniske flow er blevet opdateret siden udsendelse af dagsorden, og den nye version sendes ud sammen med referatet. MedCom har holdt møde med EOJ- og EPJ-leverandørerne den 9. januar 2014. Der har været stort ønske om at kunne se ændringer i fx plejeforløbsplanen, når den sendes flere gange. Det er slået fast nu, at det vil være modtagersystemet, der skal udvikle systemfunktionalitet til visning af ændringer. Ligeledes har det været et stort ønske, at man kunne koble meddelelserne med hinanden, når der foregår en kommunikation frem og tilbage. Dette vil ikke kræve en standardændring, men udnyttelse af nogle felter, hvor man kan skrive et kontakt-id. Generering af indlæggelsesrapporter ved overflytning. Forslag om, at man indfører et overflytningsadvis. Denne skal ikke automatisk trigge en indlæggelsesrapport, men kan indeholde markør, som angiver, om der ønskes en indlæggelsesrapport. Jeanette fortæller om forudsætningerne i de forskellige systemer. Sekundære gevinster er, at kommunen undgår uhensigtsmæssig advis-støj med udskrivningsadvis og indlæggelsesadvis, som i stedet er afløst af ét enkelt overflytningsadvis. Vi har en lang snak om muligheden for at anmode om en indlæggelsesrapport. Det er ikke umiddelbart gruppens holdning, at der er behov for dette. Man bør kunne genbruge den indlæggelsesrapport i eget system, som én gang er sendt fra kommunen. Alt andet er unødvendig støj. Der er vidt forskellig registreringspraksis på sygehusene. Man bør arbejde videre med registreringspraksis på sygehusene. MedCom prøver at arbejde videre med tanken om et overflytningsadvis. Måske bør vi tænke i helt andre baner, hvor vi finder et fælles sted at dele vores data i stedet for at sende data frem og tilbage. Der gives udtryk for, at MedCom ikke bør holde møder udelukkende med leverandørerne, som ikke kender det organisatoriske og registreringspraksis. Det bemærkes hertil, at selvfølgelig kender leverandørerne registreringspraksis. Eksemplet, med at overflytningsadvis skal indeholde en værdi, som angiver, om der ønskes en indlæggelsesrapport retur eller ej, viser, at det havde været gavnligt, 2

at der var brugerrepræsentanter med på mødet med leverandørerne. MedCom har typisk holdt 1-2 møder med leverandørerne om året, men der har også været afholdt fællesmøder. Måske kunne man overveje at vælge én repræsentant fra hjemmepleje-sygehusgruppen pr. system, som kunne sidde med til leverandørmøderne. Vi snakker en del om fordele og ulemper i forhold til kunderepræsentation på leverandørmøderne. Konklusionen bliver, at MedCom til næste leverandørmøde vil invitere én brugerrepræsentant pr. EPJ- og EOJ-system. Se også udkast til teknisk løsningsbeskrivelse flow hjemmepleje-sygehus, som sendes med referatet. 3. Version 1.0.3 Ark uddelt vedr. ændringsønsker til version 1.0.3. Vi gennemgår de ønsker, som endnu ikke er teknisk afklaret, en for en. 1) Ønske om ændring af navnet på plejeforløbsplan til forløbsplan: Der er både for og imod navnet. Den får en tankestreg og afventer. 2) Ønske om ændring af navn i udskrivningsrapport fra sygeplejehandlinger til opgaver efter udskrivning: Der mangler felter for fx ergo- og fysioterapeuter. Den får en tankestreg og afventer. 3) Ønske om tilføjelse af felt om forløbskoordination, opfølgende hjemmebesøg i plejeforløbsplanen: Det er nationalt besluttet, at man skal vurdere, om der er behov for opfølgende hjemmebesøg. Man skal være opmærksom på, om der vil være mulighed for at trække statistik. Man kunne også lave et andet -felt, hvor man kan skrive om andre forløbskoordinerende opgaver. Thomas fortæller, at de i Region Midtjylland modtager indlæggelsesrapporter fra 38 kommuner, og ikke alle midtjyske kommuner er i drift endnu, så det betyder, at de modtager patienter fra andre regioner. Derfor ville det være fantastisk, hvis vi arbejdede på samme måde i alle regioner. Igen kommer spørgsmålet op, om vi skal sende meddelelser frem og tilbage, eller om vi bør kigge på en anden løsning. Siden pilotprojektet i Region Nordjylland i uge 6 2012 er den gennemsnitlige indlæggelsestid reduceret med 2,9 dage, og der er nedlagt 70 senge, så behovet er allerede ændret betragteligt. Mange patienter er indlagt ganske kort tid eller kommer kun ambulant. Dette ønske er også stadig i proces. I stedet for at gennemgå resten af punkterne en for en besluttes det, at hjemmepleje-sygehusgruppen gennemgår punkterne og kommer med deres kommentarer. Det aftales, at der sendes ét svar pr. region. Se også mail-opfølgning sendt den 18. marts fra Jeanette til hjemmepleje-sygehusgruppen! a. Resultat af undersøgelse af behov for vedhæftede filer Muligheden for vedhæftning af filer må ikke kompensere for dårlig udnyttelse af eksisterende felter. Giv plads til sygeplejefaglige problemområder. Jeanette har lavet en oversigt over for og imod vedhæftning af filer. For: Meddelelser hænger sammen. Skemavisning, grafer mv. er muligt. Mulighed for udveksling til projektformål, fx særlig indsats omkring den ældre medicinske patient o.l. Kontinuerlig pleje og behandling undgå UTH. Vedhæftning mulig i kommunikation med andre parter, fx praktiserende læger. Imod: Hvis man ikke kan vedhæfte, vil de pågældende oplysninger slet ikke blive udvekslet eller blive sendt på papir eller via fax. Eller sendt som en korrespondancemeddelelse uden sammenhæng. Økonomien. SPAM/Overflod af meddelelser. Alis opfordrer til, at MedCom fremover ved forskellige høringer/spørgeundersøgelser beder regionerne og kommunerne internt komme til enighed og indgive et samlet svar pr. region. Ros til Region Syddanmark for deres arbejdsproces med at sende et fælles, samlet svar. Region Syddanmark: Mener ikke, at der p.t. er behov for vedhæftning af filer, men at man i stedet langt hen ad vejen kan anvende links. Region Nordjylland: Læner sig nok op ad Region Syddanmarks beslutning. Region Sjælland: Hospitalerne vil meget gerne have mulighed for vedhæftede filer, men det 3

er kommunerne nok ikke enige i. Region Hovedstaden: Da man har besluttet at overgå til Sundhedsplatformen om nogle år, vil der ikke blive udviklet mere på den nuværende EPJ, selv om man gerne vil kunne benytte vedhæftede filer. Man skal stadig passe på med at sende mere, end der er nødvendigt, da man har pligt til at læse det, man modtager. Forslag om, at man laver en afgrænsning af, hvad man må sende som vedhæftede filer. Der er igangsat en målbilledanalyse, som skal afdække de behov, som ikke kan håndteres via elektronisk kommunikation. Jeanette mener ikke, vi kan lande den i dag, men vi bør læne os op ad, hvad målbilledanalysen viser. MedCom anbefaler, at version 1.0.3 indeholder den tekniske mulighed for vedhæftning af filer. Det kan den gøre, uden at muligheden implementeres i første omgang. b. Hvad ligger fast i version 1.0.3? På det uddelte ark er på den ene side en liste over de ændringer, der er teknisk afklaret. Thomas spørger ind til øgningen i antal tegn fra 700 til 3500. Er vi nu sikre på, at det er nok tegn, eller skal vi sidde her igen om 2 år? Jeanette foreslår, at MedCom udarbejder en HTML-visning af alle tekstfelter med angivelse af antal tegn og rækker, og så tager gruppen stilling til hver især, om felterne har den rigtige størrelse. Er udsendt i mailen den 18. marts. c. Hvad er boblere til 1.0.3., herunder resultat af møde vedr. medicinfelter og FMK? Se overblik over ændringer! d. Psykiatri og hjemmepleje-sygehusstandarder Det forventes, at der kommer tilpasningsønsker af hjemmepleje-sygehusstandarderne fra psykiatri-/socialområdet. Forventeligt kan disse også tages med i version 1.0.3. e. Drøftelse af den videre proces (evt. fællesmøde med leverandørerne i sept. 2014) 4. ERFA-udveksling fra regioner og kommuner: a. Værdi af den automatiske indlæggelsesrapport RN: Care er lige blevet opdateret, hvor man nu kan se, om en indlæggelsesrapport er automatisk eller manuel. CSC sender indlæggelsesrapport også på forebyggende hjemmebesøg, men det bør de ikke gøre. I KMD kan man selv vælge, om man gør det eller ej, og det kan man muligvis også i Avaleo. Jeanette kontakter EOJ-leverandørerne. RH: Halsnæs Kommune sender alle indlæggelsesrapporter manuelt, da funktionsevnerapporten ikke fremgår af den automatiske. b. Erfaringer med version 1.0.2 RN: Er først kommet på 6. februar, så har ikke så mange erfaringer endnu. Der var en enkelt kommune, der ikke havde fået opdateret, hvilket gav nogle problemer. CSC har ikke leveret ydelsesopdateringerne og ved ikke, hvornår det sker. Peter har sendt mail ud for at få kommentarer til ny version, men har kun fået 2 svar. Det har han dog tænkt sig at følge op på, da man har råbt og skreget efter ændringerne. 4

RM: Er ved at komme i gang i Region Midtjylland. Der er en del organisatoriske udfordringer unødvendige adviser, unødvendige indlæggelsesrapporter på patienter, der kun har forebyggende hjemmebesøg m.m. Indlæggelsesrapporter, der ikke er opdaterede. Der er i regionen ikke lavet en skarp aftale om, hvordan standarderne skal benyttes. Er opdelt i nogle klynger i regionen, hvor man har lavet aftaler klyngevis. Forventer sig meget af 3. generations sundhedsaftaler. I de kommuner, hvor det kører, er de glade for det. Kan genbruge dele af plejeforløbsplanen til at generere en udskrivningsrapport, og det fungerer godt. Har holdt et erfaringsudvekslingsmøde i slutningen af februar, hvor brugere, leverandører og MedCom deltog. Leverandørerne synes, at MedCom-standarderne bør være meget mere strukturerede. Der bør være helt klare aftaler omkring kvittering på VANSkuverten. RSD: Har kørt pilot mellem OUH og Assens og Odense kommuner i uge 9 og 10. Havde lidt udfordringer med Avaleo. Der er ikke lavet endelig aftale om, hvornår de resterende kommuner kommer på. Har et system, der fungerer rigtig godt i dag via korrespondancemeddelelsen. De sad klar ved telefonerne på både OUH og i Odense Kommune, men der har slet ikke været problemer. Kommunen kan ikke højreklikke på en plejeforløbsplan og besvare med en korrespondance, som man har kunnet i den tidligere arbejdsgang via korrespondance. RS: Kører i hele regionen og har gjort længe. Der er mange kanter, der skal pudses af, men der er også mange positive tilbagemeldinger. Har prøvet at lave kvalitetsopfølgning og afholdt workshops på næsten alle sygehuse med deltagelse af sygeplejersker, hjemmesygeplejersker og terapeuter for at snakke om de emner, der er svære. Dem, der deltog i workshops, fik rigtig meget ud af det, men opsamlingen fra workshops skal ud til alle på en eller anden måde. Metoden er ikke valgt endnu. Korrespondancen er ikke implementeret endnu, men den går i test indenfor kort tid. Intensionen er, at de oplysninger, der står i de automatiske indlæggelsesrapporter er så opdaterede, at man ikke behøver at sende en manuelt opdateret indlæggelsesrapport efterfølgende. Folk ringer stadig meget til hinanden. Man håber, at korrespondancen kan afløse noget af det, men det er svært at gå fra telefonkommunikation til skriftlig kommunikation. Har kun valgt 2 steder, man må benytte korrespondancen som supplement til hjemmepleje-sygehusstandarderne hvis man ønsker supplering til indlæggelsesrapporten, og hvis man har supplerende oplysninger til en udskrivningsrapport. Disse 2 emner får faste overskrifter. RH: Der køres noget erfaringsudveksling, og man prøver at kigge mere på det organisatoriske, som er meget svært. Prøver også at få udarbejdet nogle vejledninger i udfyldelse. Hospitalerne ringer ikke så tit ud, men kommunerne ringer ofte ind og skal have tolket på, hvad der står i plejeforløbsplanen. Der har været en del tekniske udfordringer. c. Hvilke initiativer er der i din region/kommune på organisatorisk opfølgning? RN: Der er igangsat en optælling, som bruges i kontaktudvalgene til opfølgning. Bruges til at sende remindere ud til dem, der ikke bruger det så meget. Bruges til somatiske problemstillinger på bosteder. I Nordjylland har man lavet en audit på indhold i Frederikshavn Kommune sammen med Sygehus Vendsyssel. Sad i et mødelokale, hvor man på den ene projektor viste kommunens omsorgssystem, og man på den anden projektor viste sygehusets EPJ. Det var meget lærerigt for deltagerne. Erfaringerne skal nu gives videre ud i baglandet. Det er noget, man har tænkt sig at gentage. Der er lavet en handleplan for, hvordan der skal arbejdes videre med det. Har fortalt om det på kontaktudvalg m.m. 5

RH: Har besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe i samordningsudvalget, som skal kigge på forsendelser og indhold. Er i gang med at udarbejde en evalueringsrapport, som går på kommunikationsaftalen, og ikke lige på standarderne, men det er jo svært at skille ad. Den bliver først offentlig efter sommerferien. d. Er der ændringer i aftaler om anvendelse og tidsfrister? RN: Tidsaftaler ligger i sundhedsaftaler, og det bliver ikke lavet om, før der kommer nye sundhedsaftaler, hvis det overhovedet bliver lavet om. 5. E- kommunikation ved forløb uden indlæggelse (ambulant og skade-ambulant ) a. Volumen - hvad kan vi se ud af MedCom-statistikken? Se præsentation (dog ikke helt opdaterede tal)! b. Hvad er erfaringer fra praksis? RN: Har kørt pilot med øjenafdeling og geriatrisk afdeling. Alle er enige om, at det er godt at bruge korrespondancen til ambulante patienter. Der er en problematik omkring kvittering på korrespondancen. Det er dog ikke en del af sundhedsaftalerne. Man vil gerne have lavet nogle foruddefinerede overskrifter, man kan benytte. Arbejder med deres leverandør på, at korrespondancen kommer til at ligge det rigtige sted, og også at kommunen kan starte en korrespondance. RM: Det er en aftale, at der bliver læst mindst en gang i hver vagt. RH: Kører en pilot på et par ambulatorier vedr. brug af korrespondance. Har haft nogle tidsfrister om besvarelse af korrespondancer senest næste hverdag inden kl. 10. Forsøger nu at ændre på tidsfristerne, således at man kan besvare korrespondancer døgnet rundt. Der er dog en del udfordringer, idet man fx ikke må bruge korrespondancen til Marevan m.m. 6. Næste møde: xx. juni 2014. og fællesmøde med leverandører xx. sept. 2014 Dette punkt gennemgås ikke. 7. Eventuelt. MedCom holder MC9-temadag den 10. april i Nyborg. Alle burde være inviteret pr. mail, så vi ses forhåbentlig. 6