Kjeld Sørensen Ole Sørensen Jan Helge Madsen John Hemming. Kristine Jacobsen, Domea

Humlebæk Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Onsdag d. 28. november 2012 kl. 17.30 Hos Bolettes Gæstebud, Gl. Strandvej 7, 3050 Humlebæk Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Humlebæk Boligselskab... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra administrationen... 3 3.4 Forretningsføreraftale... 3 3.5 Samdrift Driftsaftaler... 4 3.6 Samdrift Håndværkerforbrug på kto 115/116... 6 3.7 Samdrift Orientering om tidsregistrering... 6 3.8 Samdrift Etablering af materialegård... 6 3.9 Samdrift 1-årsgennemgang på driftscenteret... 7 3.10 Afholdelse af lørdagskonference om værdier, kultur og kommunikation i repræsentantskabet... 7 3.11 Styringsdialogmøde med Fredensborg Kommune... 7 3.12 Varmeplan... 10 3.13 Politik for håndtering af afdelingsmidler... 11 3.14 Ipad-undervisning... 12 3.15 Vagtordning med SSG... 12 3.16 Undersøgelse af mulighed for reduceret ejendomsskat... 12 3.17 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 13 3.18 Oversigt over fælles midler... 14 4 Boligselskabets afdelinger... 15 4.1 401 Torpenvangen Stigende antal fraflytninger... 15 4.2 404 Plantagevej/Tjørnevej Lejernes overtagelse af komfurers vedligehold... 16 4.3 405 Båstrupvej Anvisningsaftale... 16 4.4 407 Rosenvænget Status på helhedsplan... 17 4.5 409 Stejlepladsen II - Skimmelsager... 17 4.6 416 Ravnsbjerg I Skimmelsag... 18 4.7 419 Strædet Klage til Fredensborg Kommune vedr. opkrævning af gebyrer... 18 4.8 405 Båstrupvej Lån på 100.000 kr. til vandbrud bevilliget på seneste møde... 18 4.9 425 Langebjergparken Status på renoveringen... 19 5 Mødeplanlægning... 19 6 Eventuelt... 19 Deltagere fra bestyrelsen: Karin Thomsen, formand Svend Aage Jensen, næstformand Lissy Holtegaard Uffe Horslef Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Ronny Hjordt-Nielsen, Domea Fraværende: Villy Brejning Kjeld Sørensen Ole Sørensen Jan Helge Madsen John Hemming Kristine Jacobsen, Domea Domea Boligcenter København, den 13. december 2012

1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Tillægspunkt om det bevilligede lån til afdeling 405 Båstrupvej indsættes som pkt. 4.8. Status på renoveringssagen i Langebjergparken indsættes som punkt 4.9. Ronny Hjordt-Nielsen ønskede punkt 3.6 og 3.7 byttet rundt. Dagsorden godkendt med ovennævnte tillægspunkter og ændringer. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referater fra mødet d. 6. september 2012. Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referat: Referatet godkendt. 3 Humlebæk Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Der har været afholdt formandsmøde d. 26. november 2012. Mødets kommentarer til dagsordenen til organisationsbestyrelsesmødet tages under de respektive punkter. Det er en proces at starte formandsmøderne op, men det er indtrykket fra deltagerne fra organisationsbestyrelsens side, at møderne giver værdifulde input. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Side 2 af 19

Referat: Karin Thomsen orienterede om, at Thomas Holluf Nielsen har overtaget som administrerende direktør efter Jørn Ravn. Dette er begrundet i, at arbejdet med Domea 2015 vil strække sig over en årrække, og at et generationsskifte midt i perioden kunne være uhensigtsmæssigt. Domeas medarbejdere får først besked om den nye struktur d. 28. januar 2013. Den lange ventetid skyldes, at det bliver en stor rokade og at alle de nye jobbeskrivelser skal udarbejdes. Det er meningen, at der skal være plads til alle medarbejdere, men det er ikke sikkert, at det bliver i den samme stilling som i dag. Forbedringerne i Domea 2015 er udarbejdet på baggrund af input fra kunder og medarbejdere. 3.3 Orientering fra administrationen Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at Domea 2015 betød, at man ikke satte andre store projekter i søen i administrationen lige i øjeblikket. 3.4 Forretningsføreraftale Set i lyset af den kommende prisnedsættelse på administrationsbidraget i konsekvens af Domea 2015, foreslås det, at de boligorganisationer, der står lige foran en genforhandling af forretningsføreraftalerne, får tilbud om forlængelse af de nuværende aftaler, indtil vi er klar med de nye priser. Uanset den enkelte boligorganisations beslutning, vil det stadig være således, at når de fremtidige priser ligger klar, så vil alle få tilbudt genforhandling af deres forretningsføreraftale, således at ingen bliver straffet for fx at indgå nye 5-årige aftaler pr. 1. januar 2013. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter at lade den nuværende forretningsføreraftale fortsætte, indtil denne kan erstattes af en aftale tilpasset Domea 2015. Referat: Det blev præciseret, at man ved forlængelse binder sig for et år af gangen. Formandsmødet havde ønsket at få ydelseskataloget sendt ud. Dette sørger Domea for. Forlængelse af forretningsføreraftalen vedtaget. Side 3 af 19

3.5 Samdrift Driftsaftaler På samdriftsmøde d. 28. september 2012 godkendte samdriftsudvalget en samlet driftsaftale for Humlebæk Boligselskab. Denne vedlægges som bilag. Driftsaftalen regulerer fordelingen af omkostninger i samdriften i Humlebæk Boligselskab på selskabets afdelinger og giver et samlet overblik over afdelingernes individuelle andele af udgifterne. I forbindelse med etableringen af driftsfællesskabet er der oprettet en selvstændig afdeling, 430. Afdelingen er et separat omkostningssted, hvor alle udgifter vedrørende driftsfællesskabet bogføres. De enkelte afdelingers omkostninger til samdriften beregnes ud fra fem dele: Administrative omkostninger Fælles kontorartikler til driftscenter og samtlige afdelinger Indkøb af rengøringsartikler samt rengøring af driftscenter PC-udstyr og internetopkobling til driftscenter og samtlige afdelingers ejendomsfunktioner Telefoni til driftscenter og samtlige ansatte Drift af servicebiler Omkostninger til el, vand og varme i driftscenter Forsikringer Fællesværktøj- og maskiner til driftscenter og for samtlige afdelinger Lønninger til ledende medarbejdere i driftscenteret Lønninger administrative medarbejdere i driftscenteret Fordeles pr. lejemålsenheder på konto 430. Deltagelse af ejendomsmester / driftsledelse på møder i afdelingerne. Udgangspunktet er 4 årlige møder. Hver afdeling har meldt individuelt behov ind. Deltagelse på et møde inkl. køretid mv. er normeret til 1,75 timer inkl. kørsel mv., hvilket ressourcemæssigt omregnes til 3,5 normaltimer til afspadsering. Beboerservice For at finde en mere nøjagtig fordeling fremadrettet, hvor der tages afsæt i den enkelte afdelings behov og ressourcetræk, er der pr. 1. oktober 2012 implementeret timeregistrering på det udførte arbejde i samdriften. Fordelingsnøglen for beboerservice vil på baggrund af denne tidsregistrering om nødvendigt blive justeret, første gang i forbindelse med budgetlægningen i 2013. Fordeles pr. lejemålsenhed og fordeles fremadrettet på baggrund af tidsregistreringsdata. Fraflytninger Fraflytningerne udgør 0,17 årsværk af medarbejderressourcerne i driftscenteret. En forudsætning for beregningen er, at projektet vedr. digitalt fraflytningssyn er fuldt implementeret, hvorefter det estimeres, at en fraflytning tager 3 timer i de tilsluttede afdelinger mod 6 timer i de ikke tilsluttede afdelinger. Fordelingsnøgle er udarbejdet på baggrund af statistiske data, 5 år tilbage. Grønt arbejde Grønt arbejde udføres i første omgang ud fra afdelingernes indmeldte ønsker hertil og omkostningerne til de i øjeblikket otte ejendomsfunktionærer (grønne mænd) fordeles i henhold til nedenstående fordelingsnøgle. Afdelingernes ind- Side 4 af 19

meldte ønske til timeforbrug svarer til 7,9 årsværk for ejendomsfunktionærer, uden pauser, transport mellem afdelinger mv. Pr. 1. oktober 2012 er der implementeret timeregistrering af de grønne mænds arbejde, og det kan på den baggrund være nødvendigt at justere enkelte afdelingers timeforbrug på grønt arbejde efter aftale med afdelingsbestyrelsen. Dette sker første gang i forbindelse med budgetlægningen i 2013. Det indstilles, at bestyrelsen godkender driftsaftalen, hvorefter denne sendes med afdelingernes individuelle plejeplaner til afdelingsbestyrelserne. Referat: Ole Sørensen spurgte om fælles værktøj for driftscenteret omfattede f.eks. vægtafgift for maskiner, der hørte hjemme i hver enkelt afdeling. Ronny Hjordt-Nielsen svarede hertil, at kunne man blive enige om, at maskinellet i de enkelte afdelinger var fælles i samdriften og derefter tage omkostningerne hertil fra samdriften, ville det gøre det relativt meget lettere at have samdrift. Denne drøftelse tages op på næste møde i samdriftsudvalget. Jan Madsen bemærkede, at det var rimeligt, hvis afdelingerne blev kompenseret for værdien af de aktiver, som i så fald vil overføres fra afdelingerne til driftscenteret. Dette bliver vanskeliggjort af, at driftscenteret ikke har nogen midler. Sker denne overflytning af aktiver, vil afdelingerne i stedet komme til at betale over omkostningerne til driftscenteret, i stedet for at betale vedligehold og nykøb af materiel selv. Kjeld Sørensen spurgte ind til konto 430. Ronny Hjordt-Nielsen svarede, at dette var en fordelingskonto, hvor 75 procent af driftsmidlerne fra afdelingerne deles ud i samdriften. Karin Thomsen påpegede, at vedligeholdelse af driftscenteret og lejeaftalen med afdeling Baunebjerghuse manglede i aftalen. Ole Sørensen bemærkede, at der var en fejl i at mødedeltagelsen var sat til 0,8 årsværk. Ole Sørensen bemærkede videre, at der også er en indflytning/klargøring som opgave. Formandsmødet havde udtrykt utilfredshed og utryghed over fejlposteringer i bogføringerne. Formandsmødet havde ligeledes udtrykt ønske om periodisering af udgifterne. Pia Christiansen svarede hertil, at formændenes holdning var fuldt forståelig, og at der ville blive gjort noget ved dette. Udover disse bemærkninger og rettelser, som Domea foretager, blev driftsaftalen godkendt. Da rettelser skal foretages, underskrives aftalen først på næste møde. Side 5 af 19

3.6 Samdrift Håndværkerforbrug på kto 115/116 Administrationen har gennemgået samtlige fakturaer under kr. 10.000 i de større afdelinger. Der er konstateret flere eksempler på, at ejendomsfunktionærer har tilkaldt ekstern afhjælpning og reparation af diverse småting, hvor det set fra administrationens side ville være mere rationelt, at egne ejendomsmestre udfører opgaverne. Driftschefen vil sætte større fokus på, at alle opgaver koordineres og igangsættes i driftscentret. Referat: 3.7 Samdrift Orientering om tidsregistrering Der orienteres på mødet om opstart af tidsregistrering i samdriften, og eksempler og foreløbige konklusioner på dette fremvises. Referat: Ronny Hjordt-Nielsen orienterede om, at der i øjeblikket foregår en tilpasning af formen på registreringen, og at man regnede med at have et stabilt koncept og datagrundlag i foråret. Formandsmødet havde udtrykt ønske om at få tilsendt en månedlig oversigt over arbejdet i afdelingen. Dette drøftes i samdriftsudvalget. 3.8 Samdrift Etablering af materialegård Carportene blev færdige i uge 43 og materielgården står færdig i uge 51. Referat: Karin Thomsen udtrykte utilfredshed med, at materialegården er udført i træ, på trods af at repræsentantskabsmødet havde vedtaget et forslag med materialegården opført i samme materialer som driftscenteret. Domea vender tilbage omkring vægbeklædningen på materialegården. Karin Thomsen bemærkede, at carportene til gengæld så ud til at være godt håndværk. Side 6 af 19

3.9 Samdrift 1-årsgennemgang på driftscenteret Der er d. 5. november 2012 foretaget 1 års gennemgang af driftscenter og multihus på Baunebjergvej med deltagelse af Per Henriksen fra Design Modul, Karin Thomsen, Ole Sørensen og Ronny Hjordt-Nielsen. Der er generelt problemer med indvendige døre, der ofte skal justeres, utætte tagrender og enkelte steder buler gulvene. Der skal etableres et afløb fra sikkerhedsventil på varmvandsbeholder i driftscenter. Der etableres 3 stk. friskluftsventiler (u/b) som erstatning for de lovede pullerter. Der er konstateret en løs liste i kontoret og enkelte steder sidder udvendige plader løse ved terræn. Fejl/mangler udbedres u/b af Design Modul senest d. 1. december 2012. Referat: 3.10 Afholdelse af lørdagskonference om værdier, kultur og kommunikation i repræsentantskabet Interesserede fra repræsentantskabet var inviteret til formøde til forberedelse af lørdagskonference om værdier, kultur og værdier. Foreslåede datoer var d. 6. eller d. 10. december. Desværre har de eneste reaktioner på invitationen været repræsentanter, der har udtrykt interesse, men beklaget, at de ikke havde mulighed for at deltage på nogen af datoerne. Det er derfor i samråd med formanden besluttet, at udskyde formødet til en dato i slutningen af januar, således at alle har haft tilstrækkeligt langt varsel og er ovre juletravlheden. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Der aftales nye datoer med formanden. Orienteringen taget til efterretning. 3.11 Styringsdialogmøde med Fredensborg Kommune Der er d. 6. november 2012 afholdt styringsdialogmøde med Fredensborg Kommune. Mødets konklusioner/aftaler var: Dokumentationspakken, herunder styringsrapporterne, blev taget til efterretning. Væsentlige konklusioner (jf. punkt 1-19) og aftaler (jf. punkt 20-21). 1. Humlebæk Boligselskab og Fredensborg Kommune var enige om, at der ikke udeståender ift. aftaledokumentet for 2011. 2. Humlebæk Boligselskab fremførte, at selskabet er velfungerende og har en relativ sund økonomi. Økonomien er dog udfordret af bl.a. skimmelsvamp sagerne, de igangværende renoveringer og samdriftscenteret, 3. Humlebæk Boligselskab og Fredensborg Kommune har afholdt en række møder om afdeling 04/01 Torpenvangens dårlige økonomi - herunder afdelingens mangel på henlæggelser. Side 7 af 19

Boligselskabet oplyste, at for at forbedre afdelingens økonomi er der varslet og godkendt en huslejestigning med virkning fra juni 2013. Efter huslejestigningen vil huslejen være på niveau eller lidt under lignende lejemål i andre boligselskaber i området. 4. Humlebæk Boligselskab oplyste, at der i afdeling 04/01 Torpenvangen skal være valg til ny afdelingsformand. 5. Humlebæk Boligselskab oplyste, at renoveringen af tage og kældre i afdeling 04/01 Torpenvangen, som blev påbegyndt i september 2011, er afsluttet. Byggeregnskabet udestår og vil ligge klar i første kvartal 2013. Boligselskabet oplyste, at der indenfor de nærmeste år er brug for en gennemgående renovering af afdeling 04/01 Torpenvangen og at dette ikke vil mindske afdelingens økonomiske udfordringer. 6. Humlebæk Boligselskab oplyste, at der arbejdes på at udarbejde en fysisk helhedsplan for afdeling 04/05 Båstrupvej. Den påtænkte helhedsplan går primært på at nedlægge de små boliger (tidshorisonten er ca. 4-5 år). Den primære baggrund for at nedlægge de små boliger er et ønske om at ændre afdelingens beboersammensætning. 7. I forhold til den fysiske helhedsplan for afdeling 04/10 Enebærhaven udestår skema B. Planen er, at renoveringen går i gang i marts 2013. 8. I forhold til den boligsociale helhedsplan for afdeling 04/10 Enebærhaven er der løbende drøftelser mellem kommune og boligselskab. Den boligsociale helhedsplan gør, at udfordringer i forbindelse med den fysiske helhedsplan forventes at blive løst. Boligselskabets boligrådgivning har oplyst, at flere ressourcestærke borgere nu bliver skrevet op til en bolig i Enebærhaven. 9. Humlebæk Boligselskab uddybede tankerne om en fremtidig fysisk helhedsplan for afdeling 04/06 Stejlepladsen 1/Baunebjerghusene. Helhedsplanen skal fremtidssikre boligerne og sikre øget tilgængelighed for ældre borgere. Boligselskaber oplyste, at afdelingen har en god økonomi. 10. Humlebæk Boligselskab uddybede tankerne en fremtidig fysisk helhedsplan for afdeling 04/07 Rosenvænget. Afdelingen har et særligt behov for øget tilgængelighed for handicappede og ældre beboere. 11. Humlebæk Boligselskab uddybede tankerne om en fremtidig fysisk helhedsplan for afdelingen 04/09 Stejlepladsen 2 (om ca. 4-5 år). Helhedsplanen skal fremtidssikre boligerne og sikre øget tilgængelighed for handicappede og ældre beboere. 12. Humlebæk boligselskab oplyste, at afdeling 04/09 Stejlepladsen 2 fik lagt fjernvarme ind i 2011. 13. Kommunen bemærkede, at de økonomiske nøgletal for afdeling 04/09 Stejlepladsen 2 viser, at der er behov for øgede henlæggelser. 14. Humlebæk Boligselskab oplyste, at efter der er kommet nye vinduer i afdeling 04/09 Stejlepladsen 2, er der opstået problemer med skimmel- Side 8 af 19

svamp i enkelte af afdelingens lejemål. Problemet er ikke bygningsmæssigt, men skyldes primært beboernes adfærd i forhold til udluftning. 15. Fredensborg Kommune har godkendt boligselskabets frasalg af afdeling 04/05 Hesselhøj. Nu afventes Landsbyggefondens behandling af sagen og boligselskabet har aftalt en besigtigelse af afdelingen med Landsbyggefonden d. 15. november 2012. Frasalget skal endelig godkendes i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. 16. Humlebæk Boligselskab oplyste, at afdeling 04/19 Seniorbo i indeværende regnskabsår har øget henlæggelserne betydeligt. 17. Humlebæk Boligselskab oplyste, at afdeling 04/20 Ravnsbjerg 2 er begyndt at opleve udlejningsvanskeligheder og tomgang (primært på 1. sal). På grund af en høj husleje og en stram økonomi har organisationsbestyrelsen godkendt at yde tilskud, så huslejen i afdelingen kan fastfryses på det nuværende niveau i fem år differentieret i forhold til typer af lejemål. 18. Humlebæk Boligselskab oplyste, at skema A for den fysiske helhedsplan for afdeling 04/26 Langebjergparken er ved at være færdig. LBF har givet et foreløbig tilsagn på 66 mio. kr. 19. Fraflytningsprocenten i afdeling 04/26 Langebjergparken er høj, men boligselskabet oplyste, at i fraflytningsprocenten indgår en række interne flytninger, da der er 8 forskellige lejlighedstyper i afdelingen. 20. Humlebæk Boligselskab gjorde opmærksom på, at det i fjernvarmeplanen fremgår, at afdeling 04/01 Torpenvangen er tilsluttet fjernvarme, hvilket den ikke er. Boligselskabet kan kontakte Daniel Matalon i Center for Plan og Miljø men henblik på en drøftelse heraf. Hans kontaktoplysninger er: e-mail: DMA@fredensborg.dk og tlf.: 7256 5942. 21. Humlebæk Boligselskabs forslag til ny anvisningsaftale for afdeling 04/05 Båstrupvej blev drøftet. Fredensborg Kommune tilkendegav, at kommunen er glad for den 100 pct. anvisningsret. Det blev aftalt, at Fredensborg kommune sender et formelt svar til boligselskabet med henblik på drøftelse på Humlebæk Boligselskabs organisationsmøde d. 28. november 2012. Parterne blev enige om at forlænge den nuværende aftale til en ny aftale er indgået og senest til 1. marts 2013. Der orienteres yderligere på bestyrelsesmødet. Referat: Karin Thomsen orienterede om, at det havde været et godt møde. Ole Sørensen bemærkede, at det vedr. punkt 2 virkede mærkeligt, at man så havde lukket skimmelpuljen. Pia Christiansen svarede hertil, at bemærkningerne om skimmelpuljen relaterede sig til regnskaberne fra 2011, hvor man især var udfordret på skimmel, og at dette ikke forhindrede, at man nedlagde puljen i 2012. Side 9 af 19

Ole Sørensen bemærkede videre, at vedr. pkt. 5, så var kældrene i Torpenvangen ikke renoveret, der var blot skiftet døre og vinduer. John Hemming spurgte ind til hvordan det gik med ungdomsboligerne. Ronny Hjordt-Nielsen svarede hertil, at Landsbyggefonden har været på besigtigelse, og at der arbejdes videre med sagen. Arkitekten skal nu redegøre for, hvorfor en ombygning til familieboliger ikke er en realistisk mulighed. 3.12 Varmeplan Plan- og Klimaudvalget vedtog på sit møde den 5. september 2012, at udsende et projektforslag for fjernvarmeforsyning af dele af Humlebæk i høring i overensstemmelse med reglerne i energiministeriets bekendtgørelse om godkendelse af projekter for kollektive varmeforsyningsanlæg. Projektforlaget er udarbejdet af Grontmij på vegne af I/S Nordforbrænding, og forslaget har været i høring i 4 uger. Høringsperioden sluttede d. 8. oktober 2012. Projektforslaget blev sendt i høring blandt de høringsberettigede parter HMN, EON samt Forsyning Helsingør. Endvidere har kommunen udsendt et høringsbrev til ca. 85 potentielle aftagere af fjernvarme. Der er indkommet 3 skriftlige høringsbemærkninger, heriblandt fra HMN. Administrationen har i samarbejdet med Nordforbrænding sammenfattet og vurderet de indkomne bemærkninger. Der er udarbejdet et høringsnotat om indkommende kommentarer til projektet. Herudover har der været henvendelser vedrørende kunderelaterede spørgsmål, hvor spørgerne er blevet henvist til Nordforbrænding. Med baggrund i en af henvendelserne har Grontmij rettet beregningsskemaet vedr. brugerøkonomi. De ovennævnte høringsbemærkninger giver ikke anledning til afgørende ændringer af projektforslaget. Der er således ikke behov for fornyet behandling af projektforslaget og fornyet offentlighedsfase. Projektets konklusioner er uændrede og taler fortsat for en endelig godkendelse af projektforslaget. Vurdering Med godkendelsen af projektforslaget er der sikret den samfundsøkonomisk bedste og mest fordelagtige løsning af varmeforsyning af udvalget områder i Humlebæk. Bruger- og selskabsøkonomisk er projektet ligeledes fordelagtigt, idet det giver lavere opvarmningsudgifter for brugerne, når de skifter til fjernvarme. Det forventes en økonomisk besparelse for brugerne på 2 til 12 % i forhold til opvarmning med naturgas. Der er ikke krav om tilslutningspligt til kollektiv varmeforsyning, hverken til naturgas eller fremover til fjernvarme. Projektet vil med sine ca. 5.000 tons CO2-reduktion være af stor betydning for at sikre både de kommunale såvel som de nationale vedtaget klima målsætninger frem til 2020. Projektet behandles endeligt på byrådsmødet d. 28. november 2012. Side 10 af 19

Referat: Karin Thomsen bemærkede, at mødet i byrådet var d. 26. og forslaget blev vedtaget. Pia Christiansen orienterede om, at punktet var med, for at forberede bestyrelsen på, at man nu ville begynde at drøfte, hvilke afdelinger, der skal tilknyttes. 3.13 Politik for håndtering af afdelingsmidler Ved udpegelse af en kasserer i de enkelte afdelinger til at håndtere afdelingens midler, udleverer Domea en vejledning i kasserapporter. Det er desværre Domeas erfaring, at omgangen med de fælles midler ikke altid bliver tilstrækkeligt dokumenteret og afrapporteret. Det foreslås derfor, at organisationsbestyrelsen vedtager følgende politik for håndtering af midler i afdelingerne: Politik for håndtering af afdelingsmidler Kasseren udpeges af afdelingsbestyrelsen og udpegelsen skal være ført til underskrevet referat, før den pågældende kasserer kan få adgang til midler. Kasseren er herefter ansvarlig for kontantkassen og at beløbet i denne til enhver tid modsvarer vedlagte indtægts-/udgiftsbilag. Kasserapport med bilag i henhold til den udleverede vejledning afleveres hver 3. måned, dog en gang om måneden, hvis der er flere end 10 månedlige transaktioner i kassen. Ved afslutning af regnskabsår pr. 31. december skal kassen altid afregnes senest 14 dage herefter. Kontantbeholdningen i en given kasse bør ikke overstige kassebeholdningen + 50%, før der afregnes til bankkonto. (Hvis f.eks. kassen har 20.000 kr. som grundbeløb, bør der afregnes, når beholdning overstiger 30.000 kr.) Større indkøb bør om muligt foretages på faktura på den pågældende afdelingsbestyrelses/klubs konto. Uanmeldte kasseeftersyn kan forekomme. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om politisk for håndtering af afdelingernes midler/kontantkasser. Referat: Kristine Jacobsen orienterede yderligere om, at der også skulle foreligge nummererede lejekontrakter for udlejning af fælleslokaler. De eneste afdelinger som selv står for udlejningen er Torpenvangen og Enebærhaven. Organisationsbestyrelsen besluttede, at udlejningen af fælleslokaler i disse afdelinger fremover skal gå gennem driftscenteret. Strædet varetager selv fælleshuset, her er der dog ikke tale om leje, men om udlån, og dette vil fortsat kunne varetages af afdelingsbestyrelsen. Side 11 af 19

Bestyrelsen mente, at hvis kassebeholdningen var kontant, var et maks. på 30.000 kr. alt, alt for meget. Dette undersøges af Domea. Alle afdelinger har et SE-nummer og der kan derfor oprettes en foreningskonto i afdelingens navn. Afdelingerne bør oprette en sådan konto med et tilhørende hævekort, således at kasseren kan hæve penge i bankens hæveautomat. Domea vender tilbage med et tilpasset udkast til politik på næste møde. 3.14 Ipad-undervisning Forslag om Ipad-undervisning enten d. 28. november eller d. 6. december er fremsendt til bestyrelsen. Referat: Undervisningen er afholdt umiddelbart før organisationsbestyrelsesmødet. Anden kursusgang ønskes i forbindelse med næste organisationsbestyrelsesmøde. 3.15 Vagtordning med SSG På seneste møde drøftede bestyrelsen muligheden for at indgå en aftale med SSG om gratis vagtordning via rammeaftale med Domea, og man aftalte, at Ole Sørensen skulle gå videre med dette. Imidlertid skønnes det at omsætningen i en sådan aftale for Domea som helhed vil ramme grænsen for EU-udbud. Aftale med leverandør af skadeservice i Domea-regi afventer derfor nu et EU-udbud, der forventes afsluttet i marts 2013. Referat: 3.16 Undersøgelse af mulighed for reduceret ejendomsskat Domeas bestyrelse har besluttet at indgå et samarbejde med Advokatkontoret Kirk Larsen Ascanius som et led i de løbende bestræbelser på at administrere boligorganisationerne så økonomisk og effektiv som muligt,. Samarbejdet handler om at få undersøgt, om SKAT beregner grundværdierne for boligorganisationens ejendomme på korrekt vis. Dette samarbejde vedrører ikke arbejdet med fradrag for grundforbedringer på ejendomsvurderingerne, som Rafn og Søn er antaget til at udføre for os. Når SKAT skal beregne grundværdierne, skal de ansætte grundens værdi som ubebygget under hensyntagen til de offentlige reguleringer, som gælder for den ubebyggede grund. Plangrundlaget for boligselskabets ejendomme kan i den forbindelse spille en stor rolle, da der kan være tinglyst bebyggelsesplaner fra før planlovens ikrafttræden (såkaldte romertalsdeklarationer ). I de tilfælde, hvor der på boligselskabets Side 12 af 19

ejendomme er tinglyst bebyggelsesplaner, er der risiko for, at SKATs vurderinger ikke tager hensyn til disse bebyggelsesplaner. Det betyder, at SKATs grundværdiansættelse kan være for høj, og det medfører, at grundskylden ligeledes kan være ansat for højt. Det indebærer, at selskabet muligvis kan få reduceret/nedsat ejendomsskatten bagudrettet og fremover under nogle nærmere betingelser. Det er det, som samarbejdet med Advokatkontoret Kirk Larsen Ascanius skal undersøge helt konkret. Samarbejdet er indgået på vilkår om no cure no pay. Det betyder, at advokatkontorets arbejde er gratis, hvis boligselskabet ikke opnår en besparelse. Hvis advokatkontorets arbejde medfører, at selskabet opnår en faktisk besparelse, da vil man som udgangspunkt skulle afregne med 25% i honorar. Afregning vil dog først ske, når der er sket tilbagebetaling. Det vil sige, når arbejdet er afsluttet og besparelsen er konstateret hos selskabet. Boligselskabet vil derfor ikke blive likviditetsbelastet, og den resterende besparelse vil helt og fuldt tilgå boligorganisationens konto. Boligselskabet vil dog under alle omstændigheder skulle afholde et gebyr på kr. 300,- pr. ejendom til Tinglysningsretten for indhentelse af en tingbogsattest (kr. 125,-) samt ejendommens akt (kr. 175,-). Gebyret tilgår Tinglysningsretten fuldt ud. Det bemærkes, at Domea ikke beregner honorar for arbejdet med at koordinere og kontrollere advokatkontorets arbejde. Domeas analyser viser, at der kan være penge at spare for selskaberne. Domeas bestyrelse har derfor besluttet, at dette samarbejde gælder for alle jeres ejendomme, medmindre den enkelte afdelingsbestyrelse specifikt har udtrykt ønske om det modsatte. Dette har ikke været tilfældet for nogen af afdelingerne i Humlebæk Boligselskab. Orientering om ovenstående er udsendt til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne primo oktober 2012. Referat: 3.17 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. Side 13 af 19

For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: 3.18 Oversigt over fælles midler Til drøftelse af punkterne vedrørende afdelingerne, vedlægges oversigt over selskabets fælles midler. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at alt nu i videst muligt omfang var med i oversigten. Pia Christiansen bemærkede videre, at selskabet virkelig havde midlerne ude at arbejde, og at man især i 2013 måske kun burde bevillige penge til det allermest akutte. Pia Christiansen orienterede videre om, at egen trækningsretten var bundet op på Torpenvangen og Langebjergparken også fremadrettet, fordi dette var måden til at få adgang til disse penge. Karin Thomsen bemærkede, at Stejlepladsen II for snart to år siden havde fået bevilliget 100.000 kr. til vandmålere og forespurgte, om der var en tidshorisont på brug af disse midler. Dette undersøges af Domea. Tvisten om grundejerforeningen i Ravnsbjerg blev kort drøftet. Ole Sørensen foreslog, at man bad kommunen om at suspendere ejerlauget, indtil området var fuldt udbygget. Der vil blive taget billeder til dokumentation for slid og ødelæggelser. Side 14 af 19

4 Boligselskabets afdelinger 4.1 401 Torpenvangen Stigende antal fraflytninger Organisationsbestyrelsen blev på møde d. 7. november 2011 orienteret om afdeling Torpenvangens generelle økonomiske udfordringer, der bl.a. baserer sig på, at afdelingen har et akkumuleret underskud og også fremadrettet forventes at køre med underskud, at man ikke henlægger tilstrækkeligt til vedligeholdelse afdelingens alder taget i betragtning, samt at betalingsforpligtelsen for normalistandsættelse for ca. halvdelen af boligernes vedkommende er overgået 100% til afdelingen. Afdelingens udfordringer udmønter sig aktuelt på udgifterne til fraflytninger. Forbrug på istandsættelse ved fraflytning udgjorde i 2011 kr. 114.000 fordelt på 3 fraflytninger. Til dags dato har der i 2012 været 5 fraflytninger som udgør tilsammen kr. 165.000. Endnu en fraflytning er ikke afsluttet. Den vil formodentlig komme til at beløbe sig til mere end kr. 250.000. Ved seneste regnskabsskæring 31. december 2011 udgjorde henlæggelserne til istandsættelse ved fraflytning kr. 56.944 svarende til kr. 770 pr. lejemål. I budgetåret 2012 henlægges der kr. 125.000 og i budgetåret 2013 henlægges der kr. 350.000 til istandsættelse ved fraflytning. Dvs. afdelingen ser i øjeblikket ud til at komme ud af 2012 med et underskud på ca. kr. 233.000 på istandsættelse på fraflytninger. Huslejen, der i øjeblikket ligger på 693,78 kr. årligt pr. kvadratmeter, vurderes fra Domeas side at ligge i den lave ende. Organisationsbestyrelsen har på møde d. 15. december 2011 besluttet, at man i første omgang vil lade afdelingen om at tage ansvar for økonomien og at man vil afvente at tagrenoveringen er overstået, før man evt. vil give afdelingen en økonomisk håndsrækning. I tråd med dette anbefaler Domea, at organisationsbestyrelsen fortsat afventer, at afdelingen erkender alvorligheden af de økonomiske problemer og tager skridt mod et ansvarligt budget. Dette indebærer, at organisationsbestyrelsen afventer afdelingens regnskab for 2012 og først derefter tager stilling til økonomiske foranstaltninger. Samtidig foreslår Domea, at organisationsbestyrelsen bevilliger midler til at få udarbejdet en mere tilbundsgående istandsættelsesplan for afdelingen, således at et overblik over nødvendige investeringer i afdelingen forelægger. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om den videre håndtering af de økonomiske udfordringer i afdeling Torpenvangen. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at Torpenvangen stadig havde en husleje under gennemsnittet og stadig ikke henlagde tilstrækkeligt. Side 15 af 19

Bestyrelsen besluttede, at afvente afdelingens regnskab i henhold til ovenstående indstilling. Svend Aage Jensen foreslog, at man prøvede at lave en fast råderet ved fraflytninger. Pia Christiansen svarede hertil, at dette ville blive undersøgt, og at dette skulle besluttes på afdelingsmødet. Andre ting som el-installationer osv. ville det være billigere at udskifte i en samlet licitation. Pia Christiansen foreslog bestyrelsen at man fik en ekstern rådgiver til at udarbejde en uddybende istandsættelsesplan. Dette tiltrådte bestyrelsen. 4.2 404 Plantagevej/Tjørnevej Lejernes overtagelse af komfurers vedligehold På afdelingsmøde har beboerne besluttet, at pligten til at stille komfur til rådighed og vedligeholde dette, skal overgå fra afdelingen til den enkelte lejer. Som kompensation for at overtage ansvaret for komfur udbetales til lejere bosiddende i afdelingen på tidspunktet for beslutningen 5000 kr. Denne ændring af boligernes faciliteter kræver organisationsbestyrelsens godkendelse, hvorefter ændringen sendes til kommunal godkendelse og der udarbejdes nye lejekontrakter til beboerne i afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at boligernes i afdeling Plantagevej/Tjørnevej ikke længere har komfurer som standardudstyr. Referat: Godkendt. 4.3 405 Båstrupvej Anvisningsaftale På baggrund af et møde i forhandlingsgruppen omkring indgåelse af en ny anvisningsaftale for afdeling Båstrupvej, blev følgende forslag fremsendt til kommunen: Fredensborg Kommune har i henhold til Almenboliglovens 59, stk. 1 anvisningsret til hver 4. ledigblevne bolig i afdelingen. For de 2-værelses boliger (15 stk.) tildeles kommunen derudover anvisningsret til yderligere hver 4. ledigblevne bolig efter 59, stk. 2. Denne anvisning skal ske med respekt for Almenboliglovens passus om, at Anvisning sker på baggrund af en vurdering af den boligsøgendes behov og beboersammensætningen i den afdeling, den boligsøgende anvises til [ ]. Konkret betyder dette, at anvisning til denne andel af boliger skal ske efter en forudgående drøftelse mellem kommunen og afdelingens udlejningsmedarbejder hos Domea om den konkrete anvisning. For de 1-værelses boliger (15 stk.) tildeles kommunen derudover anvisningsret til yderligere hver 2. ledigblevne bolig efter 59, stk. 2. Denne anvisning skal ske med respekt for Almenboliglovens passus om, at Anvisning sker på baggrund af en vurdering af den boligsøgendes behov Side 16 af 19

og beboersammensætningen i den afdeling, den boligsøgende anvises til [ ]. Konkret betyder dette, at anvisning til denne andel af boliger skal ske efter en forudgående drøftelse mellem kommunen og afdelingens udlejningsmedarbejder hos Domea om den konkrete anvisning. Aftalen tages første gang til revision efter 2 år, dvs. ultimo 2014. Derefter kan aftalen opsiges med 6 måneders varsel til udløbet af et kalenderår. Hertil har Fredensborg Kommune tilkendegivet, at man ønsker en anvisningsret så tæt på 100% som muligt, men at man ikke kan dele personfølsomme oplysninger med Domea i forbindelse med drøftelser af de konkrete anvisninger. Fristen for indgåelse af en ny anvisningsaftale er udskudt til 1. marts, således at der er tilstrækkelig tid til den politiske behandling i kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om videre skridt i sagen. Referat: Forhandlingsgruppen tager kontakt til kommunen med henblik på at afholde et møde. 4.4 407 Rosenvænget Status på helhedsplan Der er d. 20. november afholdt beboermøde i afdelingen med deltagelse af Witraz om helhedsplanen. Der orienteres nærmere på mødet. Referat: Ronny Hjordt-Nielsen orienterede om, at det blev næsten enstemmigt vedtaget at fortsætte med helhedsplanen, og herunder tage på en inspirationstur med beboerne og arbejde i workshops. 4.5 409 Stejlepladsen II - Skimmelsager Der har været to skimmelsvampsager i afdelingen. Den ene på Baunebjergvej 542, hvor revnede tagplader har været skyld i, at fugt er trængt igennem skunken og ind i badeværelset. Der er foretaget en uvildig indeklimaundersøgelse v./ Svante Emtoft, Bygge- og Miljøteknik A/S. Der kan ikke påvises nogen adfærdsbetinget skade. Skaden beløber sig til kr. 93.197. Derudover har der været en på Baunebjergvej 516, hvor fugten er trængt igennem en endegavl grundet udvaskede fuger. Heller ikke her kan der påvises adfærdsmæssige svigt. Skaden beløber sig til kr. 50.000. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om bevilling af hh. 93.197 kr. og 50.000 kr. til dækning af bygningsbetingede forekomster af skimmelsvamp. Referat: Ole Sørensen orienterede om, at man i afdelingen præventivt satte gang i udbedring af de øvrige gavle. Side 17 af 19

Bestyrelsen mente, at det at afdelingen selv har sat gang i at forhindre yderligere udvaskning af fuger, taler for at bevillige penge. Det at skimmelsvampen tilsyneladende skyldes manglende bygningsvedligehold (og ikke en konstruktionsfejl), da afdelingen har en sund økonomi, i 2011 var der et opsamlet overskud på ca. 218.000 kr., og da organisationsbestyrelsen tidligere har besluttet at skære ned i støtten til skimmelsager bevirker, at afdelingen ikke får bevilliget det fulde beløb. Efter en drøftelse besluttede bestyrelsen at bevillige 50.000 kr. 4.6 416 Ravnsbjerg I Skimmelsag På seneste møde fremsatte afdeling Ravnsbjerg I en anmodning om 145.000 kr. til udbedring af skimmel. Bestyrelsen ønskede før man tog stilling i sagen, at der blev foretaget yderligere undersøgelser af skimmelgraden og årsagen hertil af en uvildig ekspert. Teknologisk Institut har besigtiget sagen. Rapporten afventes og håbes modtaget inden mødet. Der orienteres yderligere. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om at bevillige 145.000 kr. til afdelings Ravnsbjerg I til dækning af skimmelsag. Referat: Ole Sørensen orienterede om de tekniske undersøgelser i sagen, hvor et af hovedproblemerne tilsyneladende er, at der er så stort et tagrum, at varm luft fra boligerne suges op langs loftslemmem. Bestyrelsen afventer rapporten. 4.7 419 Strædet Klage til Fredensborg Kommune vedr. opkrævning af gebyrer Domea har modtaget en henvendelse fra Fredensborg Kommune, der ønsker Domeas bemærkninger til klage indkommet fra Jytte Jepsen i Strædet vedr. opkrævning af gebyr for boligydelse. Der orienteres yderligere om sagen på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Afgørelsen fra kommunen afventes. Lissy Holtegaard ønskede, at Domea undersøgte, hvornår byrådet havde besluttet af boligstøtten skulle gå elektronisk. 4.8 405 Båstrupvej Lån på 100.000 kr. til vandbrud bevilliget på seneste møde Side 18 af 19

Referat: Kristine Jacobsen orienterede om, at organisationsbestyrelsen som bekendt på seneste organisationsbestyrelsesmøde havde bevilliget et lån på 100.000 kr. til afdeling Båstrupvej til dækning af udgifter i forbindelse med vandbrud. Imidlertid er Domea nået frem til, at det vil være det samme for afdelingen, og væsentligt nemmere administrativt, hvis afdelingen så at sige låner pengene af sig selv, dvs. at de 100.000 kr. afvikles i afdelingen. Udgifterne for afdelingen vil være de samme, og man slipper for at flytte penge frem og tilbage mellem afdelingens og selskabets midler. Det indstilles derfor, at bestyrelsen tiltræder dette. Bestyrelsen godkendte at afdelingen afvikler de 100.000 i afdelingen. 4.9 425 Langebjergparken Status på renoveringen Referat: Lissy Holtegaard orienterede yderligere om renoveringen i Langebjergparken. 5 Mødeplanlægning Der er ikke planlagt fremtidige møder. Alle bedes derfor medbringe deres kalender. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger kommende bestyrelsesmøder. Referat: Følgende møder blev planlagt: Samdriftsudvalgsmøde 17. januar kl. 9.00, Multihuset Baunebjerghuse. Organisationsbestyrelsesmøde mandag d. 11. februar Organisationsbestyrelsesmøde 6. maj 2013 Organisationsbestyrelsesmøde mandag d. 27. maj. Repræsentantskabsmøde mandag d. 10. juni 2013 6 Eventuelt Side 19 af 19