page 1 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Driving Health Tech 14.11.2016 Effektivisering af servicelogistik gennem digitalisering Jacob Gade Jacob.gade@systematic.com
Founded in 1985 Largest privately owned software and systems company in Denmark Solutions sold to customers in 50 countries Partners in 18 countries EUR 67,7 mill. in turnover 40% of revenue comes from export page 2 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ 650+ employees, where 62% of software developers have a PhD or Master s qualification Employees represent 20 nationalities Offices in Denmark, UK, US, Finland, Sweden, Germany, France, UAE, Singapore and Australia
Columna ehealth platform Modularity & Integration page 3 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $
Fremtidens udfordring Størrelse og kompleksitet vokser www.godtsygehusbyggeri.dk Mål Bedre og mere sammenhængende patientforløb Øget patientsikkerhed Effektivisering og øget kvalitet Hvordan Større enheder Centralisering af funktioner Fleksible og moderne sygehuse Kortere indlæggelsestid => højere flow Bedre udnyttelse af udstyr page 4 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Dette stiller store krav til logistikken på de nye og nuværende hospitaler
Det er mange penge MEN.. Bufferpladser forsvinder Depoter reduceres Udstyr minimeres Varelagre forsvinder Personalet skal effektivisere osv page 5 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Dette kræver øget fokus på IT understøttelse af andre funktioner end de kliniske
Why We believe in a affordable healthcare system for all people. Everywhere hospitals are overburdened and struggle to provide sufficient help. Together we ease this burden by simplifying everyday logistics for the hospital s patients, workers and visitors. Empowering service people and patients page 6 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $
Patientforløbet og understøttende logistik Klinisk logistik Patient flow management Overordnet planlægning og styring af kliniske ressourcer og processer Indlæggelse Undersøgelse Operation Efterbehandling Udskrivning Understøtter de kliniske processer i behandlingsforløbet så som styring af det kliniske personale, koordinering mellem afdelinger, ressourcestyring og overblik af patienter. Service logistik Opgaver Senge håndtering Forflytninger Linnedhåndtering Udstyrshåndtering Transport de sidste 50 m - Varer - Prøver - Medicin - Mad - Blod Patienttransport Affaldshåndtering Rengøring Vedligehold Understøtter de servicefunktioner, der er bindeledet mellem de enkelte afdelinger samt transport-, rengørings- og vedligeholdsopgaver. Servicelogistik understøtter eksekveringen af den enkelte opgave ad hoc såvel som gentagende. Varer logistik Opgaver page 7 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Varer Affald Medicin Udstyr Sterilcentral Mad Tøj, Linned Håndtering af de bagvedliggende processer indkøb, varemodtagelse, lagring, bortskaffelse Overordnet styring og planlægning af logistikken til at understøtte patientforløbet Supply chain management
Hvordan kan vi optimere servicefunktionerne og klinikernes ikke patientnære opgaver ved hjælp af bedre IT understøttelse? Et af løsningselementerne skal findes i sporing & lokalisering page 8 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $
Integrationsudfordringen Find vej Sengeflow Applikationer Flow af vogne Patientflow Søgning XX XX Integrationssystem for sporing og emneidentifikation page 9 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Sporingsteknologier XX XX
Columna Internet of Things-platform Future proof Location transparency Knowledge through data FUTURE PROOF LOCATION TRANSPARENCY FOR OPTIMAL DECISSION SUPPORT Hospitals are large and complex operations often sharing resources. Knowing the location of resources and possibly staff provide unique information for decision-making support. page 10 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ With the Columna IOT-platform hospitals get a future proof and technological independent platform. The platform is built to collect large amounts of data from physical objects transmitting about ongoing events. The data is decoded and enriched with basic data about the objects, such as location, name, status, etc. This makes the data accessible, understandable and usable by a range of different software solutions and apps. The decoupling of technologies and applications ensures a future proof platform. Location transparency enriched for real-time use Examples of location transparency providing value for hospital business are many and significant ROI is waiting to be harvested. Orderlies looking up nearby tasks avoiding to return empty handed, patient indoor wayfinding and an accessible track record of bed movements relevant in case of an unforeseen event, are just some of the real life usage scenarios the platform can handle. XX XX
Exampel Patient Hansen is waking up Where is the closest Orderly? Staff with Patient Record Orderly Jens is in room R17 Patient Hansen is in bed B722 in Person wakeup room R115 with smartphone Standardized interface Integration System for Tracking and Identification page 11 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ A is at position 34,56,3 Patient Hansen with electronic tag (A) Standardized interface B is at position 26,67,2 Orderly Jens with smartphone (B) C is at position 34,56,3 Bed with Wi-Fi-tag (C)
Columna Service Logistics page 12 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Internet of Things-platform
Situationen i dag - Opgavesystem Øgede krav til service og effektivitet Typisk dansk hospital har ca. 500 senge og ca. 60 portører til transportog mobiliseringsarbejde page 13 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Arbejdet består af faste opgaver (20%) og ad hoc-opgaver (80%) bestilt af det kliniske personale Opgaver kommunikeres via radio eller telefon
Serviceområderne er under forandring Tidligere / i dag Afdeling K K1 Røngten R1 AKM AKM Opgaver Opgaver Opgaver K2 R2 Opgaver K3 Opgaver R3 Opgaver K4 Opgaver R4 Opgaver Opgaver page 14 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Hvis den faste portør ikke har tid må det kliniske personale selv klare opgaven eller tage fat i koordinatoren. Ikke et samlet overblik over ressourcer og opgaver (der kan være travlt et sted og rolig et andet). Hvis afdelingsportøren er væk må sygeplejersken vente med at overdrage en opgave. Det er vanskeligt for en portør at hjælpe, hvis han er væk fra eget område, da han ikke kan se opgaver i andre områder. => Patienter og klinisk personale kan komme til at vente på at den faste portør har tid, hvilket i værste fald kan betyde forsinkelser i et behandlingsforløb med mange involverede.
Primære udfordringer Klinisk personale Servicepersonale Servicechef page 15 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Telefonerne er optagede Misforståelser opstår grundet mundtlig overdragelse Intet overblik over, hvornår portøren kommer samt hvem der kommer Intet overblik over, hvor nærmeste opgave er Intet overblik over, hvor kollegaer befinder sig og om de er optagede Svært at gennemskue, hvor der er størst behov for hjælp Intet overblik på tværs af grupper af servicepersonaler manglende mulighed for at omprioritere i løbet af dagen Manglende data hindrer god planlægning og forbedring af servicefunktionen
Serviceområderne er under forandring Fremtiden Afdeling K AKM Røngten K1 R2 R1 R3 R4 AKM Opgaver Faste Ad hoce page 16 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Portørerne er inddelt i større grupper, der tager opgaver fra samme pulje (ét system) derved kan de hjælpe hinanden. Når de er væk fra afdelingen kan de vælge opgaver (på hele sygehuset) efter nærheds princippet. Der er overblik over travlhed og ledelsen kan disponere flere eller færre ressourcer. Det er muligt at melde sig ind i andre grupper ved øget travlhed. Sygeplejersken opretter en opgave og kan så se når portøren er på vej.
Løsningen - Opgavesystemet Opgaver bestilles af det kliniske personale Portørerne modtager opgaver på smartphone Komplet overblik over: Kollegaer (Position og status) Opgaver (Position og specifikationer) page 17 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Opgaver kan sorteres efter nærhed Danner grundlag for optimeringer
Løsningen - Opgavesystemet Easy to use Task transparency Knowledge through data Monitors tasks Book tasks Allocate tasks Nurse Supervisor Tasks page 18 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Manager Access reporting Orderly Accept, start, finish tasks Register tasks
Forventningerne Forventningerne er at den øgede transparens ét system giver vil medføre en effektivitetsforøgelse hos den enkelte servicemedarbejder samt muligheden for at planlægge den samlede bemanding bedre. De 3 led i opgaveudførslen AS-IS Flere systemer, ikke altid adgang, flere led. Tomgang tilbage til egen afdeling. Kan ikke se opgaver. Patienten ikke klar. Har ikke det korrekte udstyr med Modtag opgave Positionering Udfør opgave Modtag opgave Positionering Udfør opgave page 19 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ TO-BE Alle opgaver ligger samlet på smartphonen Mulighed for at vælge nærmeste opgave Sygeplejersken kan se at portøren er på vej. Information til opgaven er angivet CPR, Stue, udstyr mm. Potentiel effektivisering Dette kræver digitalisering for at opnå transparens
Fordele Patient Mindre ventetid på servicepersonale Bedre information Forbedret oplevelse af servicekvaliteten Færre misforståelser Klart overblik over status på bestilte opgaver Klinisk personale Servicepersonale Overblik over opgaver og kollegaer Bedre fordeling af opgaver Bedre planlægning øger effektiviteten page 20 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Servicechef Ledelse Et komplet overblik over opgaver og personales position gør det lettere at planlægge effektivt Fleksibel planlægning Bedre information og større overblik danner et godt grundlag for kritiske beslutninger og prioriteringer Data kan anvendes til budgettering og kvalitetsmål
Situationen i dag Generel søgning Udstyr deles på tværs af afdelinger og på de enkelte afdelinger Ansatte bruger en stor del af deres arbejdstid på at lede efter udstyr eller kollegaer Hospitalsudstyr er ofte meget dyrt page 21 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Ofte har hospitalet indkøbt ekstra udstyr for at begrænse manglen
Primære udfordringer Alle ansatte Ledelse Patient Daglige frustrationer Spildtid I kritiske situationer er der ikke tid til at lede For meget spildtid i det daglige arbejde Depoterne indeholder unødvendigt meget udstyr for at begrænse manglen Personalet bruger tid på at lede efter udstyr og personale fremfor tid med patienten page 22 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $
Løsningen Generel søgning Via brugervenligt interface og søgemaskine vises lokationer på udstyr og kollegaer Mulighed for at opsætte standardiserede og hyppige søgninger Komplet overblik over: Kollegaer (Position og status) Udstyr (Position) page 23 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Fritekst, kontekst- og struktureret søgning
Løsningen Generel søgning Fritekst- og struktureret søgning page 24 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Fritekst søgning: Under indtastningen vises de søgninger, der matcher nu. Struktureret søgning: Det er muligt at søge på position f.eks. Afdeling Y
Fordele Forbedret oplevelse af servicekvaliteten Garanti for at rette udstyr kan benyttes ved behandling Patient Alle ansatte Lettere at finde udstyr og personale sparer tid Bedre behandling af patienten Brugervenlig løsning page 25 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Ledelse Reducering af depoter økonomisk besparelse Hurtig implementering Øget effektivitet
Fremtiden med sporing & lokalisering Arbejdsgange optimeres på baggrund af facts. Smittekilder kan lokaliseres hurtigt Udstyr kan stå klar til den enkelte undersøgelse Transport kan optimeres ud fra kapacitet og afstand page 26 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Rengøring kan gøres aktivitetsafhængig??
Situationen i dag - Rengøringssystem Ny stillingsbetegnelse samler rengøring og portøropgaver Re-planlægning er besværligt, da arbejdsgange og processer foregår på papir page 27 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Svært at koordinere mellem ad-hoc og faste opgaver Præget af mange vikarer og dobbelt arbejde
Løsningen - Rengøringssystemet Sikrer nemmere overdragelse af opgaver Mulighed for at være på forkant Bedre overholdelse af hygiejnekrav page 28 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Komplet overblik over: Opgavelister Procedurer Opgaver Danner grundlag for optimeringer
På håndsættet hos udførerne page 29 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Mulighed for at tilkalde kollegahjælp på opgave
Forbedring af Servicelederskærm Situation Ingen afløsere/vikarer Organiseret i adskilte områder Aktivitetsniveau pr. område variere Rengøring Problem Travlhed ses ikke i tide Balancering af belastning er svær Løsning Troværdig forudsigelse af travlhed Indsigt i hhv. overskud og underskud Travlhedsindikator - Rengøring G1 OP-SYD G2 G3 G4 page 30 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ G5 G9 G6 G7 S1-O1 S2-O2 G8 G10 AKUT-MAMA G11 G12
Machine learning hvad er det? Automatisk finde mønstre fra historiske data Algoritme Trænings data Historisk data Model Forudsigelse Klassificering Etc. page 31 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Genkende / forudsige ny ukendt data
Kan vi forudsige opgavemængden? page 32 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $ Gentagende opgaver kender vi Ad-hoc opgaver i fremtiden er ukendt
Kan vi forudsige opgavemængden? Træningsdata: 366.000 instanser Baseret på 13 forskellige input (features) Gennemsnitliglig median fejl: 1.0 page 33 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $
Kan vi forudsige fremdriften? Forudsigelse af fremdrift: Faktisk fremdrift: page 34 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $
page 35 SSE/XXXXX/YYY/ZZZZ $Revision: xx.xx $