SAMSPIL I RISIKOHÅNDTERING DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen DECEMBER 2010 Ved at fokusere på afstemning af de involverede parters forventninger til samarbejde og dokumentation hvordan kommunikationen mellem parterne kan foregå på en god måde om det færdige produkt opfylder de stillede udfaldskrav er der mange problemer, der kan løses tidligt og undervejs i processen selv om der opstår uforudsete hændelser
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen Et projekt under RENOVERING 2010 GI og Realdania INDHOLD INDLEDNING 1. HVAD ER RISK... 3 2. UDFORDRING OG BAGGRUND... 4 2.1 Udviklingsmål... 4 3. EN NY LÆRINGSMODEL... 6 4. PROJEKTETS HOVEDBUDSKABER... 7 FOKUS PÅ FASESKIFT 5. FOKUS PÅ FASESKIFT... 10 6. VÆSENLIGSTE RISICI TOP 4... 12 7. TEMAER I RISIKOHÅNDERINGEN... 14 7.1 MATRIX parternes overblik... 15 7.2 HÅNDTERING AF RISICI Faseskift 1.. 16 7.3 HÅNDTERING AF RISICI Faseskift 2.. 17 7.4 HÅNDTERING AF RISICI Faseskift 3.. 19 Projektparter: Realdania / GI sbs rådgivning KUBEN MANAGEMENT Sekretariat: sbs rådgivning KUBEN MANAGEMENT Konsulenter: KUBEN MANAGEMENT projektdesign facilitator Abildhauge sparring SBi projektdesign Illustration: Mads Salicath Projektdeltagere RISK-gruppen: 8. BYGHERREFOKUS... 20 9. OM VÆRKTØJ OG RISK... 24 10. STAFETTEN GIVES VIDERE... 24 2
1. HVAD ER RISK RISK er resultatet af et workshopforløb, som er gennemført i 2009-10 under initiativet Renovering 2010. Workshopdeltagerne har arbejdet med projektet Risikovurdering og styring af renoveringsprojekter og har i perioden udviklet et bud på en overbliksmodel for risikohåndtering til renoveringsprojekter. Fokus på bygherrens risici RISIKOHÅNDTERING skal i den kontekst gruppen har arbejdet med begrebet forstås som: Håndtering af bygherrens risici i hele processen fra idé til drift med fokus på faseskift Gruppen har gennem 8 workshops udviklet en model, som skal hjælpe til at få overblik over hele forløbet i en renoveringssag for alle byggesagens parter. Samtidig har gruppen skabt fokus på de tunge steder i renoveringsprocessen - nemlig der hvor "sagen skifter hænder". Modellen lægger op til at der er særligt fokus på risici i forbindelse med faseskift, og at risici kommunikeres på en måde, så alle parter får mulighed for at overskue risikomønster og igangsætte proaktive indsatser. Resultat en overbliksmodel Gruppen har været på en lang rejse, hvor udgangspunktet var ønsket om konkrete værktøjer og anvisninger til risikohåndtering. Gennem forløbet er målet ændret til at fokusere på udviklingen af en overbliksmodel for risikohåndtering, hvor formålet er at skabe fælles forståelse, dialog og handling omkring de væsentligste risici. Modellen har fokus på: Forventningsafstemning - pris tid og kvalitet Kommunikation - samarbejde og dialog Projekt, produktion, produkt - opfølgning/styring Fælles forståelse og dialog er der arbejdet en hel del med i workshopforløbet, og der har været anvendt timeout flere gange. Bedst som vi har taget nogle steps, som vi har erklæret enighed om - viser det sig at nuancerne er mangfoldige i de ord vi bruger. Citat fra workshopforløb Gruppen er blevet enige om at præsentere et forslag til: Fælles mål for risikohåndtering En strategi med fokus på faseskift En matrix/overbliksmodel. Gruppen har peget på tre faseskift og foretaget en 360 graders vurdering af disse, og der er zoomet ind på: Bygherrens primære risici En måde at håndtere disse risici Bygherrens fokus Forslag til relevante værktøjer Gruppen præsenterer et forslag til en fælles struktur og rammer for risikohåndtering. 3 Stafetten sendes videre I arbejdet med faseskiftene er det blevet klart, hvor der er behov for udvikling af konkrete værktøjer. Gruppen er enig om, at der allerede eksisterer en lang række gode og anvendelige værktøjer til risikoafdækning og -styring, men når vi taler om kommunikation, dialog og formidling savner branchen viden og erfaring om, hvad der rent faktisk virker, fx: Hvordan holder man fast i en god og åben dialog? Hvordan målrettes kommunikationen til forskellige målgrupper? Hvordan overdrages/kommunikeres viden bedst mulig i faseskift? Den stafet ønsker gruppen at sende videre til Værdiskabende Byggeproces, som i de kommende år netop har sat sig som mål at udvikle nye værktøjer, der kan forbedre processen i faseskiftet gennem udarbejdelse af korte anvendelsesorienterede vejledninger til hele branchen.
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 2. UDFORDRING OG BAGGRUND Det kan godt se ud som om, der er manglende fokus på og interesse for risikohåndtering. Virksomheder enkeltvis gør noget Kvalitetssikring og projektgranskning foregår Staten og Byggeskadefonden iværksætter initiativer MEN DER SKER INGEN SPREDNING Der synes at være lav kompetence inden for evaluering og spredning. Baggrund Renovering 2010 gennemførte en behovsanalyse i 2006 som bl.a. pegede på behovet for en bedre risikovurdering og styring i planlægnings og byggefasen. Undersøgelsen viste, at relativt få af de mindre og mellemstore rådgivende og udførende virksomheder i Danmark, som har en væsentlig del af deres beskæftigelse inden for bygningsrenovering, arbejder bevidst med risikovurdering og -styring i byggeprojekter. I overvejende grad bygger risikovurderingerne på den enkelte aktørs individuelle erfaringer, som så i nogle tilfælde får betydning i fx byggesagens planlægning, men i langt de fleste tilfælde bliver disse erfaringer ikke brugt og får dermed ingen betydning. Samme billede tegner sig, når det handler om at anvende systematikker til risikovurdering og - styring inden for samme segment. De fleste rådgivningsvirksomheder anvender egne skemaer til tilstandsregistreringer, men disse skemaer er sjældent kvalitetssikret/koordineret med opsamlende andres/egne erfaringer, statistiske data mv., ligesom resultatet af registreringer sjældent gennemgås systematisk med fx udførende, som har erfaringerne fra byggefaserne. Undersøgelsen viste, at der heller ikke er tradition for systematisk at evaluere på gennemførte byggesager (fx hvad gik godt/skidt og hvorfor?) for derefter systematisk at overføre evalueringsresultaterne til brug for kommende byggesager. Hvad ville vi? Den beskrevne udfordring var udgangspunktet for at tage fat i branchens parter. Vi ville udvikle en fælles forståelse for bygherrens risici og implementere en bedre praksis for risikohåndtering hos målgruppen; i første omgang de direkte involverede parter for at sikre bedre og mindre problemfyldte byggesager, hvor der er kvalificeret styr på økonomi, tid og kvalitet. Vi ville fokusere på processen og ikke udvikle nye værktøjer, men afprøve egnede eksisterende værktøjer som kunne understøtte processen. Vi ville sikre refleksion og videndeling om best practice og mere systematisk implementering af metoder og værktøjer som virker. 4 Hvad skete? Et workshopforløb med 12 deltagende firmaer (4 arkitekter, 4 entreprenører og 4 ingeniører) kom til at svare anderledes på udfordringen, end vi først forestillede os. I første omgang mente deltagerne alligevel, det var nødvendigt at kaste sig over præcisering af et risikostyringsværktøj, som kunne håndtere risikostyringen fra start til slut. Der blev arbejdet ihærdigt med udvikling af en risikostyringsprofil. Men arbejdet med endnu et styringsværktøj viste sig ikke at give svar på de stillede spørgsmål. Fra fokus på udvikling og afprøvning af værktøjer flyttede fokus sig for alvor til udvikling af processen, dialogen, kommunikation og samarbejdet. Gruppen oplevede i forløbet en erkendelse af, at der er behov for en langt større åbenhed og respekt mellem faggrupperne end det, der foregår i dag i de fleste sager. Der skal sættes rammer for dialog og kommunikation, og dialog skal trænes. Relationsopbygning blev en udfordring i workshopforløbet som en afgørende forudsætning for, at gruppen nåede frem til fælles forståelse af processen, men det er en afgørende forudsætning i renoveringsprocessen fra start til slut fra idé til drift. R B R k B m
2.1 Udviklingsmål For projektet var beskrevet et udviklingsmål, som workshopdeltagerne tog til sig. Mål for: Bygherren Rådgivere og udførende Branchen generelt. Ambitionen var at pille ved gængse opfattelser og traditioner og i workshopforløbet bevæge parterne i retning af fælles mål for gennemførelse af bygningsrenovering og risikohåndtering. En byggesags forløb og slutresultat afhænger af alle parter i en byggesag Valg af kvalificerede samarbejdspartnere, høj gennemskuelighed og tæt samarbejde begrænser risikoen og sikrer et godt resultat. Byggeriets parter det gælder fra bygherre til underentreprenør, bør alle være enige om, at en fælles processtyring og brug af ensartede styringsværktøjer vil bidrage til at minimere risikoen og sikre en høj byggekvalitet. Citat fra deltager RISK FÆLLES MÅL Bygherren får bedre resultat Rådgivere og udførende får bedre styr på projektets kvalitet, tidsforløb og økonomi Branchen ændrer tradition og arbejder mere målrettet med risikohåndtering 5
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 3. EN NY LÆRINGSMODEL Workshops, afprøvning og fælles refleksion. Med det nævnte fokus på proces og læring inviterede vi branchens parter til at medvirke i et workshopforløb, hvor vi ville nå frem til en ny og bedre praksis. Vi havde programsat 7 workshops bygget op omkring: Praksis Videndeling Refleksion. 12 firmaer blev udvalgt til at medvirkede i workshopforløbet. Alle 12 deltagere skulle stille med en konkret byggesag/case til forløbet, samt en makker hjemme i baglandet som sparringspart og som garanti for at der kunne ske en forankring i baglandet. Princippet var godt formen måtte tilpasses gruppens udvikling Workshopmodellen byggede på dialog og refleksion mellem parterne om erfaringer og best practice. Der var lagt op til at følge et lineært faseforløb, hvor vi startede med at se på risici i projekternes idéfase og brug af værktøjet Forbedrede forundersøgelser. På 2. workshop konstaterede deltagerne, at det ikke gav mening at fokusere på værktøjsafprøvningen, da de blev betragtet som to af blot mange værktøjer til at håndtere risici. Det gav ikke hjælp til at fokusere på de væsentligste risici. Implementering af blot endnu et værktøj ville ikke udvikle praksis afgørende, vurderede gruppen. Entreprenørerne gav på de indledende workshops ligeledes udtryk for, at de følte sig hægtet af, eftersom deres indsatser starter senere i forløbet. Entreprenørerne mente ikke at kunne bidrage væsentligt. Entreprenørerne spurgte: Kan vi ikke kigge på det, der virkelig gør ondt? Forløbet skulle give mening for alle deltagere Vi gik bort fra at følge den lineære proces og valgte i stedet at fokusere på nogle nedslag i processen, hvor deltagerne mente at kunne finde væsentlige risici. Vi så først på overgangen fra projekt til udførelse. Vi brugte et par af rådgivernes cases på en anden måde og lod entreprenørerne analysere rådgivernes udbudsmateriale. Herfra startede dialogen på tværs af faggrupperne, og deltagerne opdagede, hvor entreprenører og rådgivere kommunikerer forskelligt. Det viste sig, at entreprenørerne kunne give nogle meget konkrete anvisninger på, hvordan de bedre kunne modtage og forstå projektbeskrivelserne og på den måde kunne give input til rådgiverne i den tidlige fase, som de i første omgang ikke mente, de havde de store aktier i. 6 Deltagerne fandt det vigtigt at: Begrunde udbudsformen; dvs. give entreprenøren forståelse for rammerne Formidle/overdrage rådgivers risikovurdering Seriøs opstart med afklarende projektdialog Opfølgende løbende dialog Underentreprenørens viden om risici inddrages. Læringen skete på og imellem workshops og i arbejdsgrupper på tværs af fagene Gruppen skulle i gang med selv at udvikle på metoden til bedre risikohåndtering. De valgte at etablere grupper på tværs af fagene, som arbejdede sammen om hjemmeopgaver mellem workshops. Det betød, at engagementet på workshoppen voksede, men kontakten til medlemmernes bagland blev svækket. Det var vanskeligt for deltagerne at formidle udviklingen på workshoppen til baglandet. De kom i gang med en udviklingsproces, som var svær at forklare, fordi deltagerne selv skulle forstå processen, og den udvikling de var i gang med, før de kunne formidle den videre til omgivelserne. Gruppen har lagt vægt på at etablere en overordnet fælles strategi og fælles rammer for risikohåndtering frem for at bruge energi på afprøvning af konkrete værktøjer. Dette valg er truffet dels i erkendelse af, at firmaer nu engang selv vælger de værktøjer, der passer bedst til deres virksomhed, temperament og kultur, dels i erkendelsen af at værktøjerne i sig selv ikke er en mirakelkur i risikohåndtering.
Spredning af værktøjer, viden og erfaring fra én til mange Bevægelse i byggesag og i egen organisation RISK-gruppen 4 entreprenørfirmaer, 4 arkitektfirmaer og 4 ingeniørfirmaer delte erfaringer om best practice og udviklede en metodisk tilgang til risikohåndtering med fokus på faseskift. Gruppen erkendte, at en udviklingsproces først skal forstå, før den kan formidles. Det kan skabe frustrationer undervejs, mens resultatet endnu er svært at få øje på 7
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 4. PROJEKTETS HOVEDBUDSKABER Hav ikke forventninger om magiske tjeklister. Fokuser i stedet for på at fremme dialog og definere roller og metoder og hav fokus på relationsopbygning Dette var en af de kommentarer, repræsentanter fra bygherreforeningen bidrog med, da vi ved projektets afslutning havde inviteret dem til en præsentation og evaluering af gruppens arbejde. Budskabet udtrykte i høj grad den erkendelse, som gruppen selv havde opnået undervejs i workshopforløbet. Det, at vi udvikler et skema mere, er ikke det, der virkelig rykker. Vi skal finde de tunge steder i renoveringsprocessen. Vi skal have fat i en proces, som skaber god dialog og klare og forståelige aftaler mellem parterne. Projektet tog en nødvendig drejning Fra at fokusere på afprøvning og implementering af konkrete værktøjer blev fokus rettet mod: At identificere de væsentligste risici; dvs. ikke den enkelte faggruppes risici, men bygherrens risici At give svar på, hvordan disse risici kunne håndteres (udvikling af strategi/model) At give forslag til anvendelse af metode/redskaber RISIKOHÅNDTERING skal forstås som: Håndtering af bygherrens risici i hele processen med fokus på faseskift Hold fokus på faseskift Faseskiftene er der, hvor sagen skifter hænder, og alle parter stopper op; dvs. lægger blyanten eller murskeen, og sikrer sig, at der følges op omkring ændringer og justeringer, og at der er en fælles forståelse hele vejen rundt. Det handler om bygherrens risici Gruppen øvede sig på at se sagen som en fælles sag og risici som bygherrens og sagens risici. Gruppen har udpeget de primære risici, som: Afstemning af pris, tid og kvalitet Dårlig kommunikation mellem parterne Mangelfuldt projektmateriale. Samarbejde og forventningsafstemning er forudsætningen Deltagerne fandt i forløbet frem til, at en vellykket risikohåndtering må bygge på et vellykket samarbejde og dialog mellem de involverede parter om de væsentligste risici i projektet, samt at alle relevante kompetencer bør komme i spil og bygherren til gode. Der skal foretages en forventningsafstemning omkring pris, tid og kvalitet og succeskriterierne skal aftales. Det vigtigste er at holde opmærksomheden på processen og have åbenhed omkring de ændringer, der sker i projektets indhold. Der kan fx i en drejebog opstilles rammer for forventningsafstemning, samarbejde, dialog og kommunikation. Ny agenda FRA SELVSVING TIL SAMSPIL Gruppen mener, det er nødvendigt at åbne flankerne og byde hinanden ind i hinandens faglige verdener. Det er nødvendigt at skabe forståelse for, at byggesagen er en fælles sag, hvor det gælder om at skabe mest mulig værdi for bygherren. Den ny agenda handler om: Fælles værdiskabelse Respekt for hinandens fagligheder Fælles forståelse og fælles mål For at få ord til at blive handling har gruppen erfaret, at det kræver en indsats af alle parter at opbygge relationerne; dvs. forstå, respektere og inddrage hinandens faglige kompetencer. Måske er den største risiko ens egen usikkerhed for at indgå i et mere åbent samarbejde om at give bygherren det bedste resultat 8
FRA SELVSVING TIL SAMSPIL I RISIKIOHÅNDTERING RISK bringer renoveringsprojektets faglige verdener i samspil og gør relationsopbygning til en fælles forudsætning for succes Om fælles mål, forståelse og vilje til samarbejde det er vigtigt at have fælles målsætninger, forståelse og vilje til at samarbejde med hinanden igennem byggeriets mange og svære faser. Hvis der ikke er en fælles vilje hos byggeriets faggrupper og bygherrerne til at samarbejde, er det efter min mening ikke muligt at udvikle en bedre måde at varetage risikohåndtering på. Den eneste måde er at skabe positiv dialog, forståelse og fælles løsning mellem de projekterede, udførende samt bygherrerne, når tingene viser sig ikke at går efter planen citat fra deltager 9
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 5. FOKUS PÅ FASESKIFT Gruppen har valgt at koncentrere sig om de tunge steder i renoveringsprocessen; dvs. der hvor "sagen skifter hænder". Gruppen vurderer, at det er i overgangsfaserne, det oftest går galt. Derfor kom idéen om at sætte fokus på faseskift. Her beskrives, hvordan workshopgruppen har arbejdet med udvikling af faseskiftmodellen. 3 faseskift 360 graders vurdering: Gruppen besluttede at arbejde med 3 faseskift: 1. Overgangen mellem idé/plan til projekt 2. Overgangen mellem projekt til byggesag 3. Overgangen mellem byggesag til drift Der blev etableret grupper på tværs af fagene, der skulle arbejde med hver et faseskift. Arbejdsgrupperne har ikke foretaget en præcis beskrivelse af aktiviteterne omkring hvert af faseskiftene, men foretaget en 360 graders vurdering af hver af de tre overgange med fokus på bygherrens primære risici. Top 4 bygherrens primære risici Arbejdsgrupperne blev bedt om dels at identificere bygherrens primære risici dels prioritere Top 4 på hvert af de 3 faseskift. Det førte til diskussioner, da faggrupperne som udgangspunkt ikke var enige om de væsentligste risici. Man tog udgangspunkt i sin egen risiko frem for bygherrens. Der skulle nogen diskussion til, før man bevægede sig og tog bygherrens parti. Arbejdsgrupperne skulle belyse: 1. Bygherrens primære risici 2. En måde at håndtere disse risici 3. Bygherrens fokus 4. Forslag til relevante værktøjer Arbejdsgrupperne blev bedt om at beskrive håndteringen af de primære risici. Det blev der arbejdet grundigt med over 3 workshops. Dels skulle grupperne hver især skabe konsensus omkring indsatserne, dels skulle der skabes sammenhæng mellem de 3 faseskift. I en arbejdsgruppe opstod idéen om en drejebog til håndtering af kommunikationen. Den idé var god at indarbejde allerede fra start i faseskift 1. En anden arbejdsgruppe forslog inddragelse af de blå mænd (driftspersonalet) allerede i faseskift 1. Der blev brugt meget tid på workshopmøderne til at præsentere arbejdsgruppernes hjemmearbejde og til dialog og feedback på tværs af grupperne; dvs. at få bygget en fælles ramme op omkring risikohåndteringen. Desuden blev der brugt tid på at skabe fælles forståelse af ord og begreber. Derfor var der mindre tid til fx at få konkretiseret et værktøj, som drejebogen, som 10 alle vurderede kunne blive et centralt kommunikationsværktøj. Bygherrens fokus Hvad skulle bygherren have ud af modellen? Det blev en øvelse, som også gav bud på et forslag til bygherrens tjekliste/succeskriterier for risikohåndteringen i de 3 faseskift: Faseskift 1: Klare aftaler Fælles forståelse af produkt og proces Et veldefineret produkt Faseskift 2: Afklaret projekt Samarbejde og dialog Afklaret produkt Faseskift 3: Afklaret dokumentation Overdragelse af viden Afklaret drift og vedligehold Forslag til værktøjer Som nævnt udviklede gruppen ikke konkrete værktøjer og anvisninger, men arbejdsgrupperne kunne anvende den udviklede systematik til at pege på relevante værktøjer til at håndtere: Aftaler Kommunikation Risikovurdering og -styring.
RISIKOHÅNDTERING SÆTTER FOKUS PÅ BYGGERIETS FASESKIFT - med afsæt i værdiskabelse for bygherren STOP, REFLEKTER, REAGER! 11
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 6. PRIMÆRE RISICI TOP 4 Workshoppens bud på bygherrens Top 4 1. faseskift: Mangelfulde forundersøgelser Dårligt eller manglende byggeprogram Mangelfuld afstemning omkring pris, tid og kvalitet Mangelfuld forventningsafstemning omkring proces. Grundig forundersøgelse og viden om den eksisterende bygning er en vigtig forudsætning for ikke at gøre som man plejer, da enhver renoveringssag har nye forudsætninger. Manglende byggeprogram kan medvirke til uklare rammer og definition af ydelser. Pris er et styrende parameter, som man ikke kan komme uden om, men det er kun et af de styrende parametre. Forudsætningerne for at kunne styre prisen er også bygherrens forventninger til tid og kvalitet. Balancepunktet mellem pris, tid og kvalitet må hele tiden være i fokus. Forventninger til processen; dvs, de bløde punkter bliver sjældent italesat. Der bliver sjældent beskrevet rammer for, hvordan og med hvem dialogen skal foregå i de forskellige faser. 2. faseskift: Ubalance mellem pris, tid og kvalitet Manglende dialog Dårligt samarbejde Mangelfuld projektgranskning. Overdragelsen af projektet i faseskift 2 skal være en værdiskabende proces og ikke en værditabende. Det er uhyre vigtig, at balancepunktet for pris, tid og kvalitet er afstemt med bygherren, således at man i sin projektgranskning har et tydeligt udgangspunkt. Under alle omstændigheder skal der følges op hele vejen gennem byggeprocessen. Dialog og samarbejde bliver nævnt som to forskellige ting, som er vigtigt at fokusere på, for der kan sagtens være en dialog i en byggesag, uden at der et samarbejde. Dialogen skal bruges til at skabe forståelsen for sammenhængene. 3. faseskrift: Ringe dokumentation for kvalitet og fokus på drift Dårlig kommunikation og manglende overførsel af viden fra byggefase til drift, Manglende planlægning af afleveringsproces Manglende udførelse af KS/risikoanalyse under byggefasen. Overførelse af viden fra byggefase til drift er ofte et hængeparti, der ikke bliver samlet op, ligesom det ikke er beskrevet, hvilke parter den relevante viden skal overdrages til. Fx er det ikke en selvfølgelighed, at driftspersonalet inddrages i afleveringsprocessen eller har været inddraget i byggeprocessen, hvor viden om bygningen kunne være overdraget løbende. Der er ikke nok fokus på hverken planlægning af afleveringsprocessen, herunder mangeludbedring før afleveringsforretning, samt den efterfølgende drift. Manglende KS, videnoverførsel eller dårlig kommunikation kommer til udtryk i slutproduktet. 12
RISK anbefaler en cirkulær procesmodel, der skal hjælpe byggeriets parter med at styre renoveringsprojekterne sikkert igennem byggeriets faser. Byggesagens primære risici tydeliggøres typisk i forløbets faseskift. Forventningsafstemining og samarbejde om risikohåndtering er forudsætning for succes. Kommentar fra en bygherrerepræsentant om bygherrens hyppigst forekommende risici Folk har samarbejdsproblemer Projektmaterialet mangler kvalitet Der er dårlig kommunikation Citat af Tora Fridéll, bygherrerepræsentant fra Universitets- og Bygningsstyrelsen, der holdt oplæg på workshop 4 13
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 7. TEMAER I RISIKOHÅNDTERINGEN Hvilke risikotemaer interesserede arbejdsgrupperne? Viste der sig en sammenhæng i de risici, som arbejdsgrupperne mente gjorde mest ondt? Arbejdsgrupperne har alle prioriteret procesrelaterede risici højt, og de har fokuseret på tre temaer: Forventningsafstemning mellem pris, tid og kvalitet Kommunikation Projekt/produktion/produkt. Forventninger Kommunikation Projekt Produktion Produkt Manglende afstemning pris, tid, kvalitet Mangelfuld forventningsafstemning omkring proces Dårlig eller manglende byggeprogram Mangelfulde undersøgelser Ubalance i pris, tid, kvalitet Manglende dialog De tre temaer skal have ligeværdigt fokus i hvert faseskift for at man kan tale om en samlet risikohåndtering Mangelfuld projektgranskning Ringe dokumentation for kvalitet og fokus på drift Dårlig kommunikation Manglende vidensoverførsel Manglende udførelse af KS og risikoanalyse under byggefasen Manglende planlægning af aflevering eller udbedring før aflevering Grupperne har alle været optaget af at drøfte betydningen af, at der er en afstemning af parternes forventninger til sammenhængen mellem pris, tid og kvalitet. Tilsvarende har der i alle grupper været stor opmærksomhed på kommunikation, dialog og samarbejde. Arbejdsgrupperne er også enige om at pege på Projekt/Produktion/Produkt relaterede risici, som i denne sammenhæng handler om dårlig eller manglende anvendelse af en række kendte værktøjer/procedurer. Kommunikation bliver af alle grupper vurderet som et meget centralt tema. 1. faseskift Fas Kommunikationen er forudsætningen for, at der kan ske forventningsafstemning omkring pris, tid og kvalitet; og kommunikation er også forudsætningen for at risici i projekt, produktion og produkt kan formidles. Arbejdsgrupperne er enige om, at temaerne Forventningsafstemning og Kommunikation er støttefunktioner, som ikke må undværes i håndteringen af temaet Projekt/Produktion/Produkt. 2. faseskift 3. faseskift Faseskift 2 MATRIXEN kan anvendes til at kortlægge risici på en konkret sag i samarbejde og dialog med sagens parter 14
7.1 MATRIX parternes overblik Ud af risikokortlægningen og tematiseringen voksede en matrix, som projektgruppen finder anvendelig som model for eller tjekliste til at skabe overblik for sagens parter inklusive bygherren. Gruppen har anvendt matrixen til at belyse den generelle risikoproblematik, men matrixen skønnes at kunne anvendes i enhver konkret renoveringssag. Gruppen har med matrixen formet en systematik, som kan benyttes til at: Belyse væsentligste risici Beskrive håndtering af disse risici Beskrive bygherrens fordele ved håndteringen Identificere værktøjer, der kan anvendes til at håndtere risici. I det følgende ser vi på, hvilke resultater arbejdsgrupperne fik ud af at benytte matrixen. Forventninger Kommunikation Projekt Produktion Produkt KOMMUNIKATION ER FORUDSÆTNINGEN FOR - at pris, tid og kvalitet afstemmes - at risici i projekt, produktion, produkt formidles i faseskift 1. faseskift 2. faseskift 3. faseskift Kommunikation er det centrale tema i risikohåndteringen 15
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 7.2 HÅNDTERING AF RISICI 1. faseskift Det handler om at komme godt fra start. Hav fokus på: 1. En proaktiv indsats for at undgå problemer 2. Identifikation af potentialer i projektet 3. God kemi og dialog, som er en forudsætning for at komme godt fra start. For bygherren er det interessant, at der bliver set bort fra suboptimering og lagt særlig vægt på FORVENTNINGSAFTEMNING i forhold til: Klare aftaler Fælles forståelse af produkt og proces Et veldefineret produkt. En arbejdsgrupperne fandt følgende elementer vigtige i risikohåndteringen: Klare forståelige aftaler Arbejdsgruppen mente, at der både er en formel og en uformel del, som skal aftales. Formelt skal der være overblik over det sædvanlige juridiske aftalesæt, som hører byggesagen til. Der skal sikres fælles forståelse omkring aftalerne, og ansvaret er både bygherres (juridisk) og rådgivers. Den uformelle del handler om at sætte rammer for dialog og samarbejde. Her er ansvaret både bygherres og rådgivers. Et dialogværktøj som Drejebogen, som uddybes af en anden arbejdsgruppe kan igangsættes og Forventninger Kommunikation Projekt Produktion Produkt fungere som et slags aktivt dokument, der er i brug i de forskellige faser. Drejebogen skal sikre den nødvendig dialog om justeringer og beslutninger undervejs, ligesom parternes roller og beslutningskompetencer er beskrevet i drejebogen. Afstemning pris, tid og kvalitet Det er vigtigt, at bygherrens balancepunkt for pris, tid og kvalitet afklares. Bygherren gøres bevidst om konsekvenser ved justeringer, der rykker på balancen. Det er også vigtigt, at bygherren forstår, at beslutningsprocessen er en integreret del af processen, og at udsættelse af beslutninger kan få konsekvenser for den samlede proces. Bygherrens succeskriterier skal afklares. Det er rådgivers ansvar at sikre robusthed i budgetoverslaget, så der bl.a. kan genereres budgettal, der er baseret på sammenlignelige priser. Forundersøgelser Bygherren skal sikre, at der er tid og økonomi til at udføre forundersøgelser, som kan gennemføres på baggrund af et undersøgelsesprogram fx en huske- eller tjekliste. Rådgiveren har ansvaret for undersøgelsen, men bygherren må formidle den nødvendige viden om bygningen. 16 1. faseskift - Forventningsafstemning: pris, tid kvalitet og ydelser - Succeskriterier aftales - Forventningsafstemning proces: Formelt: Aftaler Uformelt: Banen kridtes op/beskrives i Drejebog Etablere dialogforum og kommunikationsplan - Forundersøgelser - Risikostyringsmodel - Krav til KS - Byggeprogram Det er en god idé at inddrage viden om ejendommen fra brugere og de blå mænd. Rådgiveren udfører og formidler en konsekvensvurdering af undersøgelserne samt en risikoprofil, som bygherren kan reflektere over. Bygherren må på baggrund af undersøgelsen tage stilling til evt. påvirkninger på pris, tid og kvalitet. Byggeprogram og drejebog Der skal udarbejdes et byggeprogram, der både giver bygherren mulighed for at komme ordentligt ind i tingene og desuden giver mulighed for at sætte rammerne for parternes samarbejde. Det skal endvidere aftales, hvordan byggeprogrammet overdrages til anden mand. Viden fra forundersøgelse og risikoprofilen skal effektivt overføres af det team, som har lavet byggeprogrammet. Det er rådgivers ansvar at få stillet de rigtige spørgsmål om muligt inddrages entreprenør og underentreprenørs viden og kompetencer tidligt i processen. Drejebogen kan fungere som opfølgningsdokument. Opmærksomhedspunkter Konsekvenser fra forundersøgelser indarbejdes Risikoprofil; dvs. med belysning af risikoområder for den efterfølgende projektering Processen med fokus på faseskift Forventningsafstemning og succeskriterier Rammer for kommunikation og dialog Roller og kompetencer
Zoom 2. faseskift Forslag fra arbejdsgruppe til elementer i 2. faseskift 7.3 HÅNDTERING AF RISICI 2. faseskift Det handler om at etablere overblik, der kan kommunikeres til bygherren og løbende til nye parter. Hav fokus på: 1. Tydelige aftaler 2. Fælles holdning til proces og produkt 3. Klar forståelse af roller og kompetencer 4. Opfølgning og overdragelse af viden. For bygherren er det interessant, at der skabes øget overblik omkring: Afklaret projekt Indledt teamwork samarbejde og dialog Afklaret produkt. Arbejdsgruppen fandt følgende elementer vigtige i risikohåndteringen: Tydelige aftaler og kommunikation Der skal ske en kvalitetssikring af rådgivers udbudsprojekt, og der skal være en grundig gennemgang med bygherren, så det, der kommer i udbud, er det, der er aftalt, og at der er en fælles forståelse om indholdet. Der tjekkes op på succeskriterier; dvs. balancepunktet pris, tid og kvalitet, og der sikres fuld klarhed om bygherrens ønske til kvalitetsniveau. Projektgranskning (-overdragelse) - ING/ARK/ENTR. Dialog Foras - Fortsættelse / opstart af disse Overdragelse + værktøjer - Drejebog - Bygningsregistrering - Skematik risikovurdering Workshop (bygherre Ing/ark Entr.) - Forventningsafstemning - Gensidig respekt - Forståelse og accept af roller Ønsker bygherren justeringer, skal det tilpasses i forhold til tiden og prisen. Det er vigtigt, at balance mellem pris, tid og kvalitet er TYDELIGT aftalt. Drejebogen kommunikationsguide Til at håndtere kommunikationen og dialogen foreslår arbejdsgruppen anvendelse af et centralt værktøj, som er tilgængelig og synlig for alle byggesagens parter fx en Drejebog., der kan beskrive struktur og plan for dialogfora, workshopforløb, stjernemøder mv. Arbejdsgruppen har forslået en drejebog, som kan fungere som et styringsværktøj igennem hele processen. I drejebogen kan bygherren sammen med sin rådgiver definere projektets processer, kompetencer og milepæle. Drejebogen skal beskrive konsensus og succeskriterier omkring kvalitet, tid og økonomi. Kontrakt Tilbud Udbud KS af eget materiale Projektgennemgang med bygherre - balance Status værktøjer - Bygningsregistrering - Skematik risikovurdering Overskrifter i drejebogen kan være: Processer Der skal tænkes 360 grader rundt om projektets særlige problemstillinger, risici og potentialer og med særligt fokus på faseskift. Kompetencer/organisation Processerne kobles til projektorganisation og der etableres de relevante dialogfora i tilknytning til faseskift. Rammer for samarbejde, dialog og kommunikation beskrives. Ligeledes beskrives, hvilke kompetencer og værktøjer, som der er enighed om skal indgå i løsning af opgaven og i forhold til risikohåndteringen. Milepæle Drejebogen kan sammenkobles med en tidsplan, der er en vekselvirkning mellem proces og delbeslutninger, så det sikres at fx politiske terminer, udbudstekniske terminer og praktiske terminer overholdes. Tidsplanen ajourføres løbende, så fremdrift og plan sammenholdes, så der kan foreslås initiativer til opretning af evt. afvigelser. 17
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen Forventninger Balance tid, pris og kvalitet FÆLLES HOLDING - Følge op på BALANCEPUNKTET, som bygherren bedst kan bære vægte faktorer med størst betydning for projektet - Aftaler skal være TYDELIGE - Opfølgning på succeskriterier og alternative veje frem til mål Dialogfora Arbejdsgruppen foreslår, at der helt fra projektets start etableres dialogfora. Allerede fra start må der etableres et forum bestående af beboere, rådgiver og bygherre samt driftspersonale. Ideelt set er der kontakt til entreprenør og underentreprenører. Den nødvendige kommunikation skal kunne gennemføres omkring faseskift 1. Kommunikation Projekt Produktion Produkt 2. faseskift Dialog: - Uddybning af dialogfora med relevante parter - Projektets risikovurderinger gennemgås og overdrages til entreprenør - Rammen for værdiskabende samarbejde sættes (workshop) - Fælles forståelse for proces/produktion og enkeltes kompetencer og roller i samarbejdet OPFØLGNING DREJEBOG Projektgranskning (-overdragelse): - Ved afslutning af projektering: KS af eget materiale/projektmateriale - Efter tilbudsgivning og før kontrahering: Entreprenør med samarbejdsparter herefter rådgiver og entreprenør - Efter kontrahering og før byggestart: gerne med (ekstern part) nye øjne - Risikoprofil reguleres på plads, med mål at risikoen minimeres Omkring faseskift 2 skal entreprenøren og underentreprenøren og deres formænd inddrages. Der skal ligeledes fastholdes et forum for beboerinddragelse og orientering og information. Gruppen lægger vægt på, at etablering af diverse fora skal tilpasses den konkrete byggesag. Samarbejde Det er vigtigt, at der i drejebogen er beskrevet, hvilke rammer der er for at samarbejdet kan fungere. Igen skal det være tydeligt og klart, hvordan samarbejdet skal køre. Gruppen diskuterede, hvem der skal tage ansvaret for, hvordan risikohåndteringen foretages? Der var enighed om, at rådgiver må tage initiativ på vegne af bygherren, eller en professionel bygherre kan varetage dele af risikohåndteringen via bygherrerådgiver. Der kan fx være tale om etablering og drift af dialogfora i forbindelse med faseskift. Granskningen Den kan foregå på forskellige niveauer, men som minimum må der ske en intern granskning af rådgiverens materiale. Man skal være sikker på, at den aftale, som man har med bygherren, faktisk er det, der er kommet på tegningerne. Efter tilbudsgivning er det nødvendigt med en granskning mellem entreprenør og rådgiver og bygherre, så man er sikker på, at forventningsafstemningen kører. Er der givet pris på det, som faktisk var meningen? Det er meget vigtigt, at kvaliteten i projektet synliggøres såvel i udbud som i tilbud. Der skal ske en granskning af hele forløbet lige så snart, entreprenøren begynder at vælge underleverandører. Alle skal have ejerskab 18
Forventninger - Funktionen/kvaliteten af det afleverede byggeri evalueres m.h.p overdragelse af erfaring til fremtidig drift - Evaluering 1 og 5-års gennemgang 7.4 HÅNDTERING AF RISICI 3. faseskift Der er lagt særlig vægt på at få overdraget erfaringer og viden om produktets kvalitet og funktionalitet. Hav fokus på: Funktionen kvaliteten af det afleverede byggeri Mangelfri aflevering Videnoverførsel/undervisning til driftspersonale Driftsprogram er på plads. For bygherren er det interessant, at der afleveres et afklaret produkt med en klar driftsvejledning: Afklaret dokumentation Overdragelse af viden Afklaret drift og vedligehold. Citat fra arbejdsgruppen: Det er vigtigt at have fokus på byggeriets drift, da 20% af udgifterne er i anlægsfasen, og 80% af udgifterne er i den efterfølgende driftsfase. Såvel UDFØRENDE som DRIFTSPERSONALE skal inkluderes meget tidligere i processen; dvs. allerede i planlægningsfasen, men også i udførelsesfasen skal driftspersonalet inddrages, så der kan ske tilpasninger. Der bør også ske brugerinddragelse. Bygherren skal prioritere, at driftspersonalet inddrages aktivt. Kommunikation Projekt Produktion Produkt Arbejdsgruppen fandt følgende elementer vigtige i risikohåndteringen: Vidensoverførsel Implementering kan foregå ved fx undervisning i brug af tekniske anlæg. Der skal afholdes stjernemøder løbende i processen; dvs. i projekterings-, bygge- og afleveringsfase samt før afleveringsforretning. Herefter ved 1 års gennemgang og 5 års eftersyn. Stjernemøder skal involvere alle parter! Det er vigtigt at involvere de blå mænd ; dvs. inspektører og gårdfolk. Det er dem, som slås med byggeriet bagefter. Citat fra deltager Planlægning af afleveringsproces Afleveringsproces skal planlægges under gennemførelse og medtages i tidsplanlægningen under projekteringen. Det skal afklares, hvem der deltager hvornår. Bygherren skal gøre rede for, hvordan byggeriet ønskes modtaget Rådgiver har ansvaret for, at gennemførelsen opfylder bygherrens forventninger. 19 3. faseskift - Opfølgning dialogfora (afleveringsforretning og overdragelse til driftspersonale m.v.) - Formidling af produkt til bygherre og driftspersonale - Vidensoverførsel/undervisning af blå mænd - KS og opfølgning på risikoprofil under byggefasen - Allerede under udbud er det aftalt, hvilket driftsprogram bygherren ønsker tilpasset bygherrens system (digitalt) - Planlæsning af aflevering - Udbedring af mangler før aflevering Udførelse af KS under byggesagen Teknisk faglig kvalitetssikring skal ske løbende efter den foruddefinerede KS-plan. KS-materialet må meget gerne være mere operationelt i form af CD- ROM. Den funktionelle KS skal ske i samarbejde med brugere undervejs i alle faser (herunder de blå mænd ). Brugere og driftspersonalets synspunkter skal formidles overfor rådgiver, som minimum gennem bygherren. Kommunikation mellem parter Dårlig kommunikation kommer til udtryk i slutproduktet derfor er det meget vigtigt at stjernemøder også har fokus på kemi og samarbejde; dvs. altså fokus på sociale relationer og arrangementer. Arbejdsgruppen mener, at alle parter har ansvaret for god kommunikation. Bygherren skal sørge for gøre opmærksom på sine succeskriterier undervejs omkring samarbejde og kommunikation.
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 8. BYGHERREFOKUS Vi bad de 3 arbejdsgrupper pege på de væsentligste grunde til, at bygherren skulle vælge modellen. Fokus på faseskift giver bygherren vished for, at der tages hånd om risikovurdering og opfølgning løbende og i særdeleshed ved faseskiftene: Idé/projekt Projekt/udførelse Udførelse/drift. Matrixen hjælper til at skabe overblik og et systematisk tjek på, om der er foregået den nødvendige: Forventningsafstemning Kommunikation Projekt/produktionsgranskning. Bygherren kan til enhver tid kaste et blik på matrixen og de aftaler, der er indgået for hvert faseskift i den konkrete sag, og fx i faseskiftet spørge: Er aftalerne så klart beskrevet, at jeg egentlig forstår dem? Er vi sikre på, at parterne har en fælles forståelse? Er produktet klart defineret for mig? 20
Bygherrefokus 1. faseskift Forventninger Gennemskuelige aftaler Fastlægge succeskriterier og rammer for kvalitet, tid og økonomi Forventningsafstemning Kommunikation Plads og tid til dialog Forståelse af opgaveforløb Fælles rammer/mål for samarbejde og kommunikation Projekt Produktion Produkt Imødegå uforudsete hændelser Struktureret byggeproces Succesfuldt resultat/projektforslag Tjekpoints kan aftales mellem parterne i den konkrete renoveringssag og skrives ind i drejebogen 21
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen Bygherrefokus 2. faseskift Forventninger Tjek at projektet er udført som aftalt i forhold til: - Succeskriterier og balancepunkt for pris, tid, kvalitet - Projektindhold - Projektomfang Kommunikation Dialog: - Følge op på rammer for dialog og samarbejde samt information til bagland - Sikre: Fælles mål, kontinuitet og videnoverførsel Samarbejde: Ser bygherren at parterne samarbejder mod fælles mål? (risikominimering) Projekt Produktion Produkt Sikre at der sker projektgranskning (overdragelse): - Inden udbud - Efter tilbud før kontrakt - Efter kontrakt før byggestart Overdragelse af risikoprofil og minimering af risici 22
Bygherrefokus 3. faseskift Forventninger Dokumentation er modtaget som aftalt Produkt til rigtig pris, tid og kvalitet Kommunikation Opfølgning på drejebog: Proces for 1 og 5 års eftersyn sikres Er der indkaldt til de aftalte afleverings- og stjernemøder? Er de rigtige personer indkaldt? Projekt Produktion Produkt Opfølgning/evaluering af bygherrens krav til kvalitet Stil krav til brug af prøver/mock-up på et tidligt tidspunkt, så der ikke opstår tvivl om afleveringskvalitet til slut Er den aftalte risikominimering overholdt? 23
IDÉ PROJEKT UDFØRELSE DRIFT DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 9. OM VÆRKTØJ OG RISK Som nævnt tidligere er der ikke udviklet nye værktøjer, da der i forvejen findes og anvendes en lang række tjeklister og skemaer hos de enkelte parter i byggeriet. RISK er derimod en metodisk tilgang, som kan hjælpe til at indtænke tjeklister og skemaer, så fokus på risikohåndteringen lægges der, hvor det er allervigtigst. Den metodiske tilgang skal danne ramme om den enkelte bygherres, rådgivers og entreprenørs aktiviteter. Matrix og systematik hjælper parterne til at sætte rammen i enhver renoveringssag. På den næste side har en af arbejdsgrupperne anvendt RISK-matrixen til at komme med et bud på en systematisering af aktiviteter og værktøjer i forbindelse med de 3 faseskift. Ved at fokusere på afstemning af de involverede parters forventninger til samarbejde og dokumentation, hvordan kommunikationen mellem parterne kan foregå på en hensigtsmæssig måde, og om det færdige produkt opfylder de stillede udfaldskrav, er der imidlertid mange problemer, der kan løses tidligt og undervejs i processen, selv om der opstår uforudsete hændelser. RISK MATRIX FORVENTNINGER 1. faseskift 2. faseskift 3. faseskift Hvilken udfordring løser RISK? I renoveringsprojekter opstår der ofte en del uforudsete hændelser. En eksisterende bygning kan være svær at kortlægge fuldstændig, før selve renoveringsprojektet går i gang. Derfor kan planlægnings- og projekteringsfasen være baseret på nogle antagelser om en eksisterende bygning, som viser sig at være forkerte, når paneler og gulve fjernes, og konstruktionerne bliver synlige. KOMMUNIKATION PROJEKT, PRODUKTION, PRODUKT 24
IDÉ PROJEKT UDFØRELSE DRIFT Et bud fra en af arbejdsgrupperne på et overblik/tjekliste over aktiviteter og værktøjer Risikostyring Drejebog Aftaler FORVENTNINGER - Kvalitet - Tid - Økonomi KOMMUNIKATION - Samarbejdsmodel - Kommunikationsplan - Brugerinddragelse PROJEKT/PRODUKTION/ PRODUKT - Rammevilkår Eksisterende forhold - KS aktiviteter - Løsninger Rådgivningsaftale Aftaleståbi/ Ydelsesbeskrivelse Budgetforslag/ Styrebudget Workshops/Stjernemøder Plan for fasedelt projekt Kick-off Registrering Forundersøgelser Grundlagsgranskning KS program Identificere fokuspunkter Byggeprogram Skitseprojekt Entrepriseaftale AB 92 Udførelsestidsplan Realiseringsbudget Workshop/Stjernemøder Projektgennemgang Processtart Dialogfora Projektgranskning KS/Udbudskontrolplan Opfølgning på fokuspunkter Udbudsprojekt Aflevering /Garantiperiode Ibrugtagningsplan Byggeregnskab Workshop/Stjernemøder Overdragelsesmøder Driftsinstruktion KS-materiale DV-projekt & Driftsplan Afrapportering af fokuspunkter Som udført projekt 1. faseskift 2. faseskift 3. faseskift 25
DOKUMENTATION AF med forskellige aktører fra renoveringsbranchen 10. STAFETTEN GIVES VIDERE I workshopforløbet er RISK-gruppen nået frem til en overbliksmodel, som deltagerne gerne ser konkretiseret på visse områder. Det er et ønske fra gruppen, at principperne i overbliksmodellen afprøves og følges på konkrete sager, hvor det bliver muligt at komme i dybden med de enkelte faseskift. Initiativet har dog også søgt kontakt til og samarbejde med Værdiskabende byggeproces, som netop er gået i gang med at arbejde med byggeprocessens faseskift. RISK-projektets deltagerne har en forhåbning om, at Værdiskabende byggeproces vil tage imod stafetten og arbejde med nogle områder, som gruppen har fundet særdeles væsentlige at se nærmere på, men som projektperioden ikke gav gruppen tid til at konkretisere. Der er tale om følgende temaer: Relationsopbygning dialog Kommunikation Roller og ansvar for risikohåndtering Relationsopbygning dialog Relationsopbygning handler dybest set om at anerkende hinandens bestræbelser, og ikke som udgangspunkt hænge fast i egen dagsorden, men i stedet turde se perspektivet i den andens forslag /indsats og være parat til at koble egne og andres idéer. Det er forudsætningen for at skabe noget i fællesskab ved at se fælles på en sag. At se sagen som en fælles sag og at få fælles forståelse af byggesagens/bygherrens væsentligste risici og håndteringen af dem forudsætter, at der gives tid til at få indsigt i hinandens faglige verdener og de kompetencer, som parterne kan byde ind med. Hvordan kan vi etablere gode relationer i praksis? hvordan starter en god dialog? hvordan holdes den åben? Især omkring faseskift 1; dvs. i forbindelse med udbud og licitation, hvor rammebetingelserne er meget regulerende, er det vigtigt, at der er en åben og god dialog. For nok skal der træffes juridisk bindende og klare aftaler, men det er ikke aftalerne, der i sidste ende sikrer den egentlige håndtering af risici. Kommunikation Hvordan skal der konkret arbejdes med kommunikationen i de 3 faseskift? Der er forskellige målgrupper involveret, som modtager og forstår informationer forskelligt hvordan kan der tages bedre højde for det? Hvordan gennemføres forventningsafstemningen omkring fælles mål og succeskriterier for pris, tid og kvalitet. Hvordan skal et udbudsprojekt fx formidles til bygherren, og hvordan sikres det, at bygherren har forstået projektet og projektets risikoprofil? 26 Hvornår og hvordan sikres den bedste dialog med udførende, og hvordan overdrages risikoprofilen, så der opnås fælles forståelse omkring den? Hvornår og hvordan bringer vi de blå mænd ind i risikohåndteringen? Hvilket medium er mest velegnet som kommunikationskanal? Kunne det være et slags åbent dokument eller forum, hvor alle har adgang til vigtige informationer om beslutninger og ændringer/justeringer. RISK-projektets deltagerne foreslår brug af en drejebog, som kommunikationsredskab. Drejebogen bør bearbejdes til et operationelt redskab med konkrete eksempler fx med beskrivelsen af, hvornår det er en god idé at inddrage de blå mænd. Den kunne også indeholde en model eller et redskab, der kan håndtere og følge op på bygherrens succeskriterier og bygherrens balancepunkt for pris, tid og kvalitet. Roller og ansvar for risikohåndteringen Workshopdeltagerne har en uafsluttet diskussion omkring roller og ansvar for risikohåndtering i de 3 faseskift. Der er uenighed om roller og parternes ansvar i processen. Der udspandt sig en diskussion om, hvem der tager ansvar i de forskellige faser, og hvordan man formaliserer dette ansvar fx for samarbejde.
Nogle af deltagerne mente, at bygherren skal tage ansvaret, andre mente, at rådgiveren er nødt til at tage ansvaret som den første, der møder bygherren. Entreprenørerne tog dette synspunkt som et tegn på, at rådgiveren ser sig selv i en særstilling, som ikke er godt for et ligeværdigt samarbejde mellem rådgiver og entreprenør. Især er det svært at komme ind som underentreprenør (omkring fokus 2). På det tidspunkt i processen er både tiden og økonomien knap, så inddragelse af underentreprenøren begrænses. Den problematik har gruppen fået meget større opmærksomhed på i workshopforløbet, ligesom rådgiverne har fået meget større opmærksomhed på den videndeling, som er mulig mellem rådgiver og entreprenør omkring bl.a. projektmaterialet. En af deltagerne sammenlignede en byggesag med en filmproduktion, hvor der i et forløb fra idé til færdig film skrues op og ned på stilleskruerne i handling, klimaks, rollebesætning mv. Her går forskellige parter ind og får mere eller mindre fremtrædende roller undervejs. Vi har arbejdet med at finde en måde at håndtere skiftet fra forestilling til produkt; dvs. fra TEORIEN (rådgivers spidskompetence) omsættes til PRAKSIS (entreprenørens spidskompetence). Citat fra deltager Bygherrens rolle og ansvar skal præciseres Der var enighed om, at det er meget vigtigt, at krav og forventninger til bygherrens rolle i risikohåndteringen skal konkretiseres. Projektdeltagerne ville derfor gerne have haft bygherrerepræsentanter med i procesforløbet for at indgå i dialog med den part i en byggesag. Dette havde projektledelsen dog fravalgt, da kompleksiteten i opgaven med at skabe et rum for dialog var rigeligt stor alene med 3 parter involveret. Måske kan metoden anvendes ved gennemførelse af renoveringssager, hvis der sker en præcisering af roller og ansvar for de 3 faseskift. Mon vi kan opnå en bedre forståelse og respekt for, hvem der har spidskompetencerne i de forskellige faseskift? 27