Rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand (totalrådgivning) vedr. universitetsejendomme og -lokaler Delaftale 1 - Region Nordjylland Rådgiver: XX XX XX Klient: Bygningsstyrelsen Carl Jacobsens Vej 39 2500 Valby
1 Parterne Undertegnede Bygningsstyrelsen Carl Jacobsens Vej 39 2500 Valby CVR-nr. 58 18 25 16 på egne vegne og på vegne af Aalborg Universitet (i det følgende benævnt Klienten ) I honoraraftalen fastlægges om det konkret er Bygningsstyrelsen eller Aalborg Universitet, der er klient. Koordinator for Klienten: Anette Knudsen Jensen og medundertegnede: Navn på Totalrådgiver adresse adresse CVR-nr. (i det følgende benævnt Totalrådgiver ) Kontaktperson for Totalrådgiveren:»udfyld«har indgået følgende rammeaftale om totalrådgivning: 2 Opgaven 2.1 Nærværende rammeaftale er 1 af 5 parallelle rammeaftaler, der er gældende for institutioner beliggende i Region Nordjylland. Se hertil bygningsoversigten i bilag H. Totalrådgiveren skal yde rådgivning på opgaver vedrørende ny-, til- og ombygning, modernisering, renovering, udvendig og indvendig vedligeholdelsesarbejder samt drift, primært på byggesager op til 100 mio. kr. ekskl. moms. Side 2 af 10
Rammeaftalen er at betragte som et stående tilbud fra Totalrådgiveren, som således ikke har noget retskrav på at udføre de rådgivningsopgaver, der forekommer i aftaleperioden. Det er dog Klientens hensigt, at de forestående opgaver som hovedregel bliver tildelt blandt Totalrådgiverne på de parallelle rammeaftaler på baggrund af miniudbud. I det omfang rammeaftalen ikke anvendes, skal tilbudsindhentning ske i henhold til udbudsreglerne. For opgaver med anslået rådgivningshonorar under 500.000 kr. ekskl. moms kan dette ske på en enkel og formløs måde. 2.2 Klienten har ret til at samle flere byggesager, både geografisk og i tid, således at disse håndteres som én sag. 2.3 I forbindelse med en konkret opgave præciseres opgavens omfang i en honoraraftale jf. bilag G. 2.4 Parterne er enige om, at Klienten til enhver tid og uden varsel kan foretage ændringer i bygningsoversigten jf. bilag H. 2.5 Formålet med aftalen er at sikre, at projektet gennemføres i den aftalte kvalitet og til den aftalte økonomi og tid. Klienten lægger stor vægt på budgetsikkerhed og begrænsning af omkostninger ved budgetfastlæggelse og under projektering og udførelse, og derfor har det stor betydning for Klienten, at der ikke undervejs i projekterne dukker uforudsete udgifter op, som ved udvisning af sædvanlig grundighed fra Totalrådgiverens side, kunne have været undgået. Klienten lægger således vægt på at reducere omkostninger i forbindelse med budgetdannelsen under programmering og projektering samt økonomisering under udførelsen, hvilket ubetinget skal prioriteres af Totalrådgiveren. Det er for Klienten afgørende, at der leveres et bygbart og kvalitetssikret projekt indenfor den aftalte tidsplan. Derudover lægger Klienten vægt på at nedbringe den samlede projekttid dvs. planlægningsfasen, projekteringsfasen og udførelsesfasen. Totalrådgiver skal også levere effektiv håndtering af brugere. 2.6 Til rammeaftalen er knyttet følgende underrådgivere: Navn Gade Postnummer og By CVR-nr: indsæt Navn Gade Postnummer og By CVR-nr: indsæt Underrådgivere godkendt af bygherren i forbindelse med denne rammeaftale kan kun udskiftes, såfremt det dokumenteres, at de nye underrådgivere som minimum har de samme kompetencer som nogle af de oprindeligt godkendte. Klienten skal godkende udskiftningen. Side 3 af 10
Totalrådgiver kan i forbindelse med den konkrete opgave tilknytte yderligere underrådgivere, såfremt det konkrete projekt tilsiger dette. Dette kan eksempelvis være en underrådgiver med særlige fredningskompetencer. Underrådgiverne anføres i den konkrete honoraraftale. 2.7 Af rammeaftalens bilag B fremgår de til rammeaftalen knyttede rådgiverprofiler i kategori 2, 3 og 4, som vil blive inddraget ved løsningen af de af rammeaftalen omfattede opgaver. Totalrådgiver har i de efterfølgende miniudbud mulighed for at tilbyde andre rådgivere end de konkret angivne rådgivere i bilag B, såfremt den konkrete opgave tilsiger dette. Såfremt der ved miniudbud tilbydes andre rådgivere i kategori 2, 3 og 4 end de i bilaget anførte rådgivere, skal disse rådgivere besidde mindst samme niveau og kvalifikationer som nogle af de rådgivere, der fremgår af den relevante rådgiverkategori i bilag B. 2.8 En rådgiver kan betegnes som specialist, når denne har opnået en særlig faglig viden og har minimum 5 års erfaring på det pågældende område. Ekspertisen kan enten være opnået ved formel uddannelse eller gennem udøvelse af professionelt virke. 2.9 Klienten kan knytte øvrige rådgivere til opgaven. Disse anføres i den konkrete sag i honoraraftalen. 2.10 Bestillinger under nærværende rammeaftale, skal ske ved gennemførelse af miniudbud iht. bilag F, Retningslinjer for gennemførelse af miniudbud. 3 Aftalegrundlag 3.1 Nærværende rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand (totalrådgivning) vedr. universitetsejendomme og -lokaler, delaftale 1 Region Nordjylland. Almindelige Bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR 89, med de fravigelser, tilføjelser, ændringer og præciseringer, som fremgår af nærværende rammeaftale eller efterfølgende honoraraftaler. 3.2 Totalrådgivers tilbud af»dato«4 Totalrådgiverens ydelser 4.1 Totalrådgiver skal deltage i et opstartsmøde i forbindelse med underskrivelse af rammeaftalen, samt 1-2 årlige statusmøder samt undervisning i Bygningsstyrelsen vedrørende blandt andet Budget- og Byggestyringssystem. 4.2 Totalrådgiver skal deltage i Klientens miniudbudsforretninger. Såfremt Totalrådgiver på grund af manglende kompetencer eller ressourcer ikke kan deltage i et miniudbud, skal Totalrådgiver give Klienten en skriftlig begrundelse herfor hurtigst muligt. 4.3 Tildeles Totalrådgiver en honoraraftale om løsning af en konkret opgave, skal Totalrådgiver levere rådgivningsydelser i henhold til den konkrete honoraraftale samt i henhold til den ved Side 4 af 10
miniudbuddet gældende udgave af FRI og Danske ARK's ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning med Klientens tilføjelser. Rådgiver skal endvidere levere de ydelser, der fremgår af de ved miniudbuddet gældende klientspecifikke ydelsesbeskrivelser samt Klientens krav og standarder for byggeri. Ydelsesbeskrivelser samt krav og standarder for byggeri mv. er klientspecifikt og vil således være forskelligt afhængig af om det er Bygningsstyrelsen eller Aalborg Universitet, der er ordregiver på den konkrete opgave. Konkrete opgaver tildeles ved gennemførelse af et miniudbud, hvor omfanget af ydelserne i forbindelse med teknisk rådgivning og bistand præciseres nærmere i honoraraftalen. Ydelserne kan tilpasses undervejs. 4.4 Totalrådgiver skal være villig til at afprøve nye samarbejdsformer eller nye udbudsformer og indgå i incitamentsaftaler. 5 Klientens ydelser 5.1 I den konkrete opgave vil Klientens ydelser blive anført i en honoraraftale. Klientens ydelser kan blandt andet omfatte opgavebeskrivelse, organisationsdiagram, oprettelse af projektweb, godkendelse af projekterede faser, gennemgang af Totalrådgivers udkast til udbudsmaterialer, undervisning og support i BBS, EMO-syn, og bygningssyn. 5.2 Klienten stiller paradigmer m.m. til rådighed på projektweb eller anden digital platform. 6 Tidsfrister 6.1 Tidsplan udarbejdes i forbindelse med den konkrete opgave og vedlægges honoraraftalen som bilag med tydelig angivelse af eventuelle mellemterminer og dagbodsterminer. 6.2 Anvendes dagbod, angives dette i honoraraftalen med angivelse af de nærmere vilkår og dagbodens størrelse. 7 Økonomisk grundlag for gennemførelse af projektet 7.1 Totalrådgiveren skal i den konkrete opgave medvirke til at sikre, at opgaven gennemføres inden for den økonomiske ramme. Totalrådgiver kan i den forbindelse være forpligtet til at foretage omprojektering i henhold til honoraraftalen. 7.2 I forbindelse med den konkrete opgave angives den økonomiske ramme i honoraraftalen med tilføjelse af eventuelt indeks og indeksering (sædvanligvis pr. 1. januar med byggeomkostningsindeks for boliger i det foregående år fra august til august). 8 Honorar Side 5 af 10
8.1 Ydelserne i aftalens pkt. 4.1 leveres uden særskilt honorar. 8.2 I forbindelse med det konkrete miniudbud fastsættes honorarformen. Totalrådgivers ydelser honoreres på baggrund af fast pris, honorar efter medgået tid inden for en vejledende honorarramme og/eller procenthonorar. Det skal af honoraraftalens bilag 2, Projektspecifik ydelsesbeskrivelse fremgå, hvilke ydelser, der er omfattet af hvilke(n) honorarform(er). 8.3 Bilag A Rådgiverens maksimale timepriser, indeholder de maksimale timepriser Totalrådgiver må anvende i forbindelse med udførelse af konkrete rådgivningsopgaver under rammeaftalen. Timepriserne er endvidere gældende ved ekstraarbejder medmindre andet fremgår af honoraraftalen. 8.4 De i Bilag A anførte timepriser reguleres hvert år pr. 1. januar efter Danmarks Statistiks Nettoprisindeks i perioden november til november året før. Indeksering sker første gang 1. januar 2015. 9 Udlæg 9.1 Det er aftalt, at udgifter jf. ABR 89 pkt. 3.2.2 a) og b) er indeholdt i Totalrådgivers honorar. (fravigelse af ABR 89 pkt. 3.2.2). Parterne kan i forbindelse med den konkrete opgave aftale andet i honoraraftalen. 10 Udbetaling af honorar og udlæg 10.1 Udbetaling af honorar kan ikke ske forinden indgåelse af en honoraraftale. 10.2 Fast honorar og procenthonorar udbetales i henhold til en i honoraraftalen fastsat udbetalingsplan, der ligeledes skal angive eventuelle dagbodsterminer. Udbetalingsplanen udarbejdes i forbindelse med præciseret tidsplan og vedlægges honoraraftalen som bilag. Såfremt ikke andet fremgår af honoraraftalen, fordeles honoraret efter følgende procentvise fordeling: 40 % til og med projektforslag, 30 % i de resterende projektereringsfaser og 30 % i udførelsesfasen. 11 Incitamentsaftaler 11.1 Parterne kan i honoraraftalen indgå aftale om anvendelse af incitamenter. Incitamenter kan eksempelvis aftales med henblik på at sikre, at potentialer vedrørende totaløkonomi eller energiperformance realiseres i forbindelse med byggesagen. 11.2 Parterne kan aftale anvendelse af garantimodeller i forbindelse med nybyggeri og energirenoveringer. 11.3 I det omfang den konkrete opgave kun honoreres efter medgået tid, kan incitamenter alene have form som en bonus. Side 6 af 10
12 Misligholdelse 12.1 I tilfælde af væsentlig misligholdelse af nærværende rammeaftale fra Totalrådgiverens side, er Bygningsstyrelsen hhv. Aalborg Universitet berettiget til at ophæve rammeaftalen med virkning for den pågældende Klient. 12.2 I tilfælde af væsentlig misligholdelse af nærværende rammeaftale fra Bygningsstyrelsens hhv. Aalborg Universitets side, er Totalrådgiver berettiget til at ophæve rammeaftalen med virkning for den pågældende Klient. 13 Ansvar 13.1 Totalrådgiver er ansvarlig efter ABR 89 pkt. 6.2. med de tilføjelser og fravigelser, som er angivet i nærværende rammeaftale eller i den konkrete honoraraftale. 14 Forsikring 14.1 Totalrådgiver er forpligtet til at udtage en ansvarsforsikring. Den løbende ansvarsforsikring skal som minimum være på henholdsvis 12,5 mio. for personskade og 2,5 mio. for tingsskade -og tab, herunder også rene formuetab, til hel eller delvis dækning af Totalrådgivers ansvar. Totalrådgiveren er forpligtet til at meddele Klienten om forfaldne ubetalte præmier. Når Totalrådgiverens løbende forsikring anvendes, er Totalrådgiverens omkostning til forsikring indeholdt i honoraret. Totalrådgivers ansvarspolice skal efter anmodning forelægges for Klienten. 14.2 Projektansvarsforsikring Klienten kan for det specifikke projekt kræve, at der etableres en projektansvarsforsikring med en dækningssum, selvrisiko og afløbsperiode, der defineres af Bygherre i forhold til en konkret risikovurdering af det specifikke projekt. Klienten afholder omkostning til projektansvarsforsikring. Totalrådgiveren er forpligtet til at meddele Klienten om forfaldne ubetalte præmier. Policen skal efter anmodning forelægges for Klienten. 15 Tvister 15.1 Eventuelle tvister om denne aftales forståelse eller om ydelser udført i henhold til denne aftale, afgøres i overensstemmelse med ABR 89 s almindelige bestemmelser, jf. dog nedenfor pkt. 15.2. Side 7 af 10
15.2 Parterne skal søge tvister løst så hurtigt som muligt herunder ved passende anvendelse af Voldgiftsnævnets procedurer. 16 Ikrafttræden, forlængelse og ophør 16.1 Nærværende rammeaftalen træder i kraft ved underskrift af begge parter, og ophører uden yderligere varsel 1. maj 2016. De igangværende rådgivningsopgaver færdiggøres af tidligere rådgivere. De i aftaleperioden igangsatte rådgivningsopgaver, der ikke er afsluttet ved aftalens ophør, færdiggøres af den til opgaven knyttet Totalrådgiver. 16.2 Rammeaftalen kan efter saglig begrundelse opsiges af Bygningsstyrelsen hhv. Aalborg Universitet, med virkning for den pågældende Klient, med 3 måneders varsel. Dog først til 1 år efter aftalens ikrafttræden. 16.3 Bygningsstyrelsen hhv. Aalborg Universitet kan med virkning for den pågældende Klient forlænge rammeaftalens gyldighedsperiode med indtil 2 gange 1 års forlængelse, dog senest til ophør 1. maj 2018. 17 Særlige bestemmelser 17.1 Fuldmagt/bemyndigelse Totalrådgiver har ikke bemyndigelse til at indgå aftaler på Klientens vegne, medmindre dette aftales i forbindelse med den konkrete opgave. Totalrådgiver har bevisbyrden for, at en sådan aftale foreligger. 17.2 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Klienten kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser i forbindelse med denne aftale til en anden statslig myndighed eller institution, der ejes af staten eller i det væsentlige drives for statslige midler, som led i overgang af opgaver, der hidtil har været varetaget af Klienten. Klienten indestår for, at vedkommende myndighed eller institution opfylder sine forpligtelser i henhold til aftalen. Totalrådgiver kan kun overdrage sine rettigheder og /eller forpligtelser i henhold til denne aftale til tredjemand med Klientens forudgående og skriftlige accept. Sådan accept kan kun nægtes under henvisning til kompetencer og/eller kapacitetshensyn. 17.3 Sikkerhedsgodkendelse Totalrådgiver og evt. underrådgivere skal kunne sikkerhedsgodkendes af Klienten. Samtlige medarbejdere på opgaven skal underskrive en erklæring om, at de er indforståede med, at bygherren foretager kontrol i offentlige registre, herunder Kriminalregistret i forbindelse med sikkerhedsgodkendelsen. Sikkerhedsgodkendelse kan tage op til 4 uger. 17.4 ILO KONVENTION NR. 94 Side 8 af 10
Totalrådgiver forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som Totalrådgiver og eventuelle underrådgivere beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de, der er gældende på den egn, hvor arbejdet udføres. 17.5 Tavshedspligt Totalrådgiver og dennes underrådgivere og ansatte skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som kommer til Totalrådgivers kendskab i forbindelse med nærværende rammeaftale herunder de konkrete opgaver. 17.6 Pressen Totalrådgiver forpligter sig til at videreformidle alle henvendelser fra pressen til Klientens byggesagsansvarlige. Eventuel medvirken i indslag eller svar på henvendelser fra journalister skal forinden være aftalt og koordineret med den byggesagsansvarlige. 18 Bilag A. Rådgiverens maksimale timepriser B. CV'er af rådgiverprofiler C. Organisation, ressourcestyring og kvalitetssikring D. FRI og Danske ARK's ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning, december 2012 med Bygningsstyrelsens fravigelser, tilføjelser, ændringer og præciseringer E. Rådgiver for Bygningsstyrelsen E1. Arbejdsmiljø ydelsesspecifikation E2. Ydelsesspecifikation ang. totaløkonomi E3. Risikovurdering ydelsesbeskrivelse E4. IKT E5. Budget- og byggesagsstyring ydelsesbeskrivelse E6. Sociale klausuler ydelsesbeskrivelse E7. Vinterforanstaltninger ydelsesbeskrivelse E8. Nøgletal ydelsesbeskrivelse F. Retningslinjer for gennemførelse af miniudbud F1. Miniudbudsbrev F2. Miniudbudsbrev (forenklet miniudbud) G. Honoraraftale 1. Klientens opgavebeskrivelse 2. Projektspecifik ydelsesbeskrivelse 3. Honorar 4. CV'er for nøglemedarbejdere 5. Totalrådgivers løsningsforslag H. Oversigt over bygninger I. Forsikringspolice 19 Underskrifter Side 9 af 10
For Totalrådgiver Dato / 2014 indsæt navn For Klienten Dato / 2014 indsæt navn Side 10 af 10