Bilag 2: Uddybning af temaer

Bilag 2: Uddybning af temaer

Indhold Bilag 2: Uddybning af temaer... 1 1. Temaer i den tekniske dialog... 3 2. Leverancemodeller... 3 3. Vederlagsmodeller... 5 4. Dokumentation og transition... 5 5. Serviceniveauer, incitamenter og sikkerhedskrav... 6 6. Fleksibilitet... 7 7. Øvrige forhold... 7 Side 2

1. Temaer i den tekniske dialog Side 3 I dette bilag har Rigspolitiet mere uddybende beskrevet de temaer og spørgsmål, som Rigspolitiet ønsker leverandørens synspunkter på i den tekniske dialog. Rigspolitiet ønsker leverandørens synspunkter på følgende temaer i forbindelse med den tekniske dialog: Leverancemodeller Vederlagsmodeller Dokumentation og transition Servicemål, incitamenter og sikkerhedskrav Fleksibilitet Øvrige forhold 2. Leverancemodeller Ved leverancemodeller forstås forskellige koncepter for levering af driftsydelser, der varierer i forhold til ejerskab og placering af udstyr og licenser samt afregningsmodeller for ydelserne (f.eks. serverbaseret, forbrugsbaseret eller timebaseret). (2.1) Hvilke leverancemodeller kan leverandøren tilbyde på relevante platforme? (2.2) Og hvilke leverancemodeller foreslår leverandøren, at Rigspolitiet anvender i et driftsudbud? (2.3) Kan leverandøren tilbyde on-demand ydelser på Windows og Unix platforme? Ved on-demand ydelser forstås drift på en leverandørejet platform i en kortere eller længere periode, uden at Rigspolitiet forpligtes til en langvarig bindingsperiode eller pålægges et exit-fee ved ophør af drift. Rigspolitiet anvender printydelser (simplex, duplex, checkprint mv.), kuvertering og output på andre medier (DVD, CD-rom) fra en række af de centrale systemer. (2.4) Kan leverandøren tilbyde printydelser i form af centralt print og on-demand print (eventuelt via underleverandør)? Rigspolitiets nuværende driftskontrakt er baseret på en rammekontrakt, som blandt andet rummer driftsydelser til alle de anvendte platforme mainframe, Unix, Windows og SAP.

Rigspolitiet overvejer fremadrettet at basere sig på en driftsrammekontrakt med en platformsbaseret delaftalestruktur med et antal delaftaler, hvortil et antal leverandører prækvalificeres og miniudbud gennemføres. Rigspolitiet overvejer således overordnet en opdeling i tre delaftaler baseret på hhv. mainframe, Unix og Windows platforme for at opnå den bedste konkurrenceudsættelse. Side 4 (2.5) Hvad er leverandørens syn på en sådan opdeling af ydelserne? (fordele, ulemper og relevante alternativer). (2.6) Hvilken opdeling vurderer leverandøren vil give Rigspolitiet den mest attraktive pris? (2.7) Hvad er leverandørens syn på en eventuel opdeling af mainframe-ydelser i to delaftaler: kapacitet og drift? 1 (fordele, ulemper og leverandørens mulighed at tilbyde de opdelte ydelser). (2.8) På hvilke områder ser leverandøren mulighed for synenergieffekter, såfremt den samme leverandør løser opgaver på forskellige delaftaler? Rigspolitiet anvender i dag til personaleadministrative funktioner (f.eks. POL- PAI) en Unix/Oracle baseret SAP-platform. Rigspolitiet overvejer, om der eventuelt skal etableres en særskilt delaftale for drift af SAP-platformen. (2.9) Hvad er leverandørens syn på en eventuel selvstændig delaftale for SAP? (fordele, ulemper og relevante alternativer). Rigspolitiet ønsker et operationelt og omkostningseffektivt opgavesnit mellem en driftsleverandør, Rigspolitiet og eventuelle tredjeparter (f.eks. leverandører af nyudvikling og/eller applikationsvedligeholdelse). (2.10) Leverandørens forslag til operationelle opgavesnit mellem Rigspolitiet, leverandøren og eventuelle tredjeparter i forhold til driftsydelser og support? (2.11) Leverandørens forslag til styrings- og samarbejdsorganisation med angivelse af roller, kompetencer og forventet ressourceforbrug for Rigspolitiets deltagere, hvor udgangspunktet er at der er flere, forskellige driftsleverandører? (2.12) Leverandørens forslag til, hvilke modeller for ejerskab af udstyr og licenser, der er mest fordelagtige for Rigspolitiet. (2.13) Leverandørens forslag til hvilke ydelser i forhold til levering og optimering af licenser, der med fordel kan udføres af leverandøren. 1 Ved kapacitet forstås MIPS og Basisprogrammel samt storage til mainframemiljøet (dvs. hardware og software og vedligeholdelse af dette). Ved drift forstås afvikling af kundespecifikke driftsopgaver på mainframeplatformen.

3. Vederlagsmodeller Side 5 Rigspolitiet ønsker at basere sig på en transparent vederlagsmodel, hvor prisenheder og rabatstrukturer matcher de faktiske cost-drivere hos leverandørerne for at opnå en attraktiv pris blandt andet gennem minimering af leverandørens risici. (3.1) Leverandørens forslag til relevante vederlagsmodeller og faktiske cost-drivere, herunder hvilke enhedspriser og rabatstrukturer, der bedst matcher leverandørens reelle omkostningsstruktur. Rigspolitiet ønsker tillige, at der realiseres effektiviseringsgevinster i kontraktperioden, således at Rigspolitiets priser afspejler markedsniveauet, herunder at Rigspolitiet kan få fordel af den teknologiske udvikling i kontraktperioden. (3.2) Leverandørens forslag til, hvordan det kan sikres, at Rigspolitiet kan opnå en løbende effektivisering i kontraktperioden og få fordel af den teknologiske udvikling i kontraktperioden, herunder relevante incitaments- og bodsmodeller. 4. Dokumentation og transition Rigspolitiet ønsker, at driftsydelserne omfatter ajourført dokumentation, således at ydelser kan overdrages på sikker vis til en tredjepart ved ophør (eller eventuelt hjemtages). (4.1) Leverandørens koncept for driftsdokumentation og ophørsplan, herunder hvordan det sikres, at denne ajourføres i kontraktperioden, og håndtering af eventuelle elementer i dokumentationen, som leverandøren betragter som sine forretningshemmeligheder. (4.2) Leverandørens krav til den dokumentation, vidensoverdragelse og due diligence, der bør foreligge for, at driftsydelser kan overtages fra en anden leverandør. (4.3) Leverandørens forslag til fremgangsmåde for at sikre en succesfuld transition, såfremt denne dokumentation ikke foreligger i komplet og ajourført tilstand. Rigspolitiet ønsker at transition af de nuværende driftsopgaver til en kommende leverandør sker på sikker vis uden unødig påvirkning af driften. (4.4) Leverandørens forslag til en hensigtsmæssig proces for transition (ind og ud), herunder procesplan, aktiviteter, acceptkriterier, organisering, ressourcebehov hos Rigspolitiet mv.

(4.5) Leverandørens metode og fremgangsmåde for at overtage henholdsvis overdrage driftsydelser ved ophør, herunder hvilke ydelser der er påkrævet fra den afgivende leverandør og stilles til rådighed for den modtagne leverandør. (4.6) Leverandørens vurdering af, hvilken periode der erfaringsmæssigt bør afsættes til at overtage driftsopgaver på de forskellige platforme. (4.7) Leverandørens forslag til projektorganisation for transition ind, herunder ressourcebehov og kompetencer fra henholdsvis Rigspolitiet og den afgivende leverandør. (4.8) Leverandørens forslag til hvordan samarbejdet mellem modtagende og afgivende leverandør bedst tilrettelægges, herunder hvordan eventuelle konflikter i transitionsperioden mellem de to leverandører bør løses. Side 6 5. Serviceniveauer, incitamenter og sikkerhedskrav Rigspolitiet ønsker som udgangspunkt at basere sig på markedskonforme serviceniveauer, hvor det forretningsmæssigt er muligt, for at opnå de mest omkostningseffektive ydelser. (5.1) Leverandørens forslag til hvilke serviceniveauer og sikkerhedsniveauer (herunder disaster recovery) samt differentiering af disse, som understøttes af forskellige hardwarekonfigurationer mv. (5.2) Leverandørens synspunkter på områder, hvor det erfaringsmæssigt kan overvejes at foretage en nærmere vurdering for at opnå en mere omkostningseffektiv og markedskonform ydelse. Rigspolitiet ønsker, at leverandøren opfylder de aftalte servicemål og ønsker at basere aftaleforholdet på incitaments- og bodsmodeller, der giver en stor sikkerhed for dette. (5.3) Leverandørens synspunkter på relevante incitaments- og bodsmodeller, der kan sikre Rigspolitiet en opfyldelse af aftalte servicemål. (5.4) Leverandøren synspunkter på servicemål, der vil være relevante at medtage i en driftskontrakt. Rigspolitiet er underlagt særlige sikkerhedskrav, jf. bilag 1. For nogle af disse krav gælder, at de kan opfyldes på forskellige måder. (5.5) Leverandørens forslag til hvordan en hensigtsmæssig opfyldelse af Rigspolitiets sikkerhedskrav kan ske.

(5.6) Leverandørens synspunkter på eventuelle sikkerhedskrav, som ud fra en økonomisk betragtning er særligt byrdefulde for leverandøren at opfylde. (5.7) Leverandørens forslag til hvordan Rigspolitiets sikkerhedskrav eventuelt kan opfyldes på en anden måde end i dag, jf. bilag 1. Side 7 6. Fleksibilitet Rigspolitiet har erfaringsmæssigt ofte behov for at kunne justere på omfanget af ydelserne i takt med nye systemer testes og implementeres og forventer derudover at der i en kommende driftsperiode tillige vil ske en forskydning af kapacitetsbehovet på de forskellige platforme. Rigspolitiet har i sin it-strategi en målsætning om over tid at foretage en udfasning af den nuværende mainframeplatform, hvor applikationer afløses af andre/nye applikationer på Windows og Unix platforme. (6.1) Hvordan kan Rigspolitiet operationelt og aftalemæssigt - sikres nødvendig fleksibilitet i en kommende kontraktperiode til at kunne nedskalere kapacitet på mainframeplatformen og opskalere kapacitet på Windows og Unix platforme? (6.2) Leverandørens metode og fremgangsmåde til at håndtere yderligere driftsydelser i løbet af aftaleperioden f.eks. ved behov for yderligere kapacitet til eksisterende systemer eller idriftsættelse af nye systemer. (6.3) Leverandørens forslag til relevante serviceniveauer for tilføjelse og fjernelse af kapacitet på de forskellige platforme, herunder incitamentsmodeller der sikrer overholdelse af disse. (6.4) Leverandørens forslag til hvordan det kan sikres, at kapacitet kan opskaleres eller nedskaleres særligt på Windows og Unix platforme, såfremt Rigspolitiet fremadrettet måtte beslutte at ændre på det nuværende snit mellem interne og eksterne driftsydelser, jf. bilag 1. (6.5) Leverandørens synspunkter på Rigspolitiets sourcingsnit, jf. bilag 1 7. Øvrige forhold Rigspolitiet ønsker, at der sker en god konkurrenceudsættelse af driftsydelserne, og at aftaleforhold og ydelser er så markedskonforme som muligt under hensyntagen til Rigspolitiets særlige forhold - og understøtter et godt og effektivt samarbejde med leverandøren.

(7.1) Leverandørens input til proces, tidsplan mv. for et udbud af Rigspolitiets driftsydelser. (7.2) Leverandørens forslag til hvilke informationer Rigspolitiet bør tilvejebringe som del af udbudsmaterialet, særligt i forhold til beskrivelse af det nuværende driftsmiljø, herunder hvilke informationer der med fordel kan indhentes via adgang til de nuværende systemer (f.eks. i et datarum). (7.3) Leverandørens øvrige synspunkter på forhold, som er af relevans for et kommende driftsudbud, herunder relevante erfaringer positive som negative - fra andre udbud og transitionsopgaver, som Rigspolitiet bør være opmærksom på. Side 8