NONFOOD-HANDEL PÅ ROSKILDE FESTIVAL 2017 Ovenpå en yderst vellykket Roskilde Festival 2016 med masser af glade festivalgæster, glæder vi os til at kunne præsentere endnu en fantastisk festival, når dørene slås op igen i 2017. En vigtig del af festivaloplevelsen er udover musikken, kunsten og fællesskabet selvfølgelig en mangfoldighed af handelsboder, som sælger mad, tøj, kunsthåndværk, smykker og meget andet som skaber den helt særlige Roskilde Festivals-atmosfære og en vigtig del af storbyen Roskilde Festival. Har du lyst til at have en nonfoodbod på Roskilde Festival 2017, følger nedenfor nogle nyttige informationer: Vigtige datoer: 15. februar 2017: Deadline for ansøgning om bod Medio marts 2017: Svar på ansøgning 1. april: Betaling af 1. rate 1. maj: Betaling af 2. rate Kundegrundlaget på Roskilde Festival Roskilde Festival har 80.000 gæster dertil kommer frivillige, medarbejdere, kunstnere og partnere, mediefolk m.fl. I alt er der omkring 130.000 mennesker i storbyen Roskilde Festival, så kundegrundlaget er stort. Den gennemsnitlige festivaldeltager bruger (ud over billetten) ca. DKK 2.850 under festivalen til mad, drikke og diverse indkøb i nonfoodboderne. Fokus på forskellighed, kvalitet, bæredygtighed og social bæredygtighed Det er vigtigt for os, at vores holdning til miljø, bæredygtig handel, social bæredygtighed og humanitært engagement også afspejles gennem vores handelsboder. I forlængelse af det forventer vi naturligvis at forholdene for de frivillige (medarbejderne) i boderne er i orden. Samtidig vil vi også gerne tilfredsstille deltagernes ønske om mange typer af boder med så interessante, sjove og forskelligartede varer som muligt. Herudover ønsker vi at kunne tilbyde publikum at komme tilbage til nogle af de boder de kender fra tidligere år og som de glæder sig til at gense. Alle disse kriterier spiller ind som helhed eller hver for sig ved udvælgelsen af boder til Roskilde Festival 2017. Bæredygtighed i din bods sortiment Grundet vores bæredygtighedsfokus vil vi gerne vide, hvilke af bodens varer der er bæredygtige. Husk derfor at anføre dette i ansøgningsskemaet med en uddybning af, hvorledes de kan betragtes som bæredygtige f.eks. hvis der indgår en form for genbrug i produktionen af dine varer, eller hvis du har et Fair Trade-certifikat, Oeko-Tex eller produktionen foregår under lignende godkendte forhold i 3. verdens lande. Handel med kopivarer Ganske som i det omkringliggende samfund, er al handel med uægte varer/kopiprodukter ikke tilladt på Roskilde Festival. Ud over at dansk lovgivning mod sådan handel, strider det også mod Roskilde Festivals eget regelsæt og ønske om at tilbyde vores gæster ærlige produkter. Alle ansøgninger med kopi-produkter vil derfor blive afvist. Ethvert salg af kopiprodukter på festivalens område vil udover en politianmeldelse medføre øjeblikkelig bortvisning og nedlukning af boden. Myndighederne på Roskilde Festival SKAT, Ædelmetalkontrollen samt Kemikaliekontrollen vil foretage strikprøvebesøg for at sikre at alle boder overholder de gældende danske love indenfor hvert felt.
Udenlandske boder Bemærk man skal være medlem af EU eller Schengen landende for at få arbejdstilladelse i Danmark. Nonfood handelsområder på Festival 2017 På Roskilde Festival 2017 etableres følgende handelsområder med nonfood handel: Festivalpladsen/Indre Plads (4 salgsdage: 28. juni - 1. juli begge datoer inkl.): Trade Zone Central (tidl. Bag Tribunen) Trade Zone West (tidl. Handelsøen) Festivalens største, mest centrale og efterspurgte handelsområde, med placering i umiddelbar forlængelse af Orange Scenes publikumsområde og med særligt men ikke udelukkende fokus på boder med mainstream varesortimenter. Publikum bruger Trade Zone Central til en pause mellem de store koncerter. Området er fyldt med farverige barer og pop-up koncerter. Traditionelt set har nonfoodboderne i området en høj kvalitet og rummer brands Handelsområde med en central og eftertragtet beliggenhed på festivalpladsens vestlige del, beliggende mellem Orange og Avalon scenerne. Særligt fokus på boder med velkendte modebrands. Art Zone (tidl. Gloria) Hyggeligt og velbesøgt handelsområde med tæt beliggenhed til det store handelsområde ved Gloria Scene og Food Court. Her findes et godt og stort udbud af både foodboder og nonfoodboder med skønne, klassiske og farverige festivalvaresortimenter med T-shirts, sommerkjoler, solbriller m.m. Området udvikles og er Roskilde Festivals Art Zone område med masser af liv og publikumsaktiviteter. Camping/Ydre Plads (8 salgsdage: 24. juni 1. juli begge datoer inkl.): East City (tidl. Camping East) Service- og handelscenter på East City, som udover nonfoodboder med brede varesortimenter også indeholder en række forskellige madboder, merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samarittervagt mv. og derfor er særdeles velbesøgt. Her er fokus på boder med mere publikumsaktiverende varesortimenter. I området findes også Roskilde Miniby. I år vil der være publikumsaktiviteter ved centeret, som fx East Stage som spiller musik og et byg-selv område. Rising City (tidl. Camping West) Countdown City (tidl. Apollo) Service- og handelscenter på Rising City, som udover nonfoodboder med brede varesortimenter, også indeholder en række forskellige madboder, merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samarittervagt mv. og derfor er særdeles velbesøgt. Dette område huser Rising Scenen, hvor upcoming bands spiller under warm-up periode. Handelsområde er et udviklingsområde, med mange spændende tiltag undervejs. Igen et service- og handelscenter, som udover nonfoodboder med brede varesortimenter, også indeholder en række forskellige madboder, merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samarittervagt mv. og derfor er særdeles velbesøgt. Dette område huser Countdown Scenen, hvor up-coming bands spiller under warm-up periode. Campingarealerne åbner for publikum lørdag den 24. juni 2017 kl. 16.00 og fra dette tidspunkt vil alle servicefaciliteter samt mad-, drikkevare- og pantboder være åbne. Nonfoodboderne i disse handelsområder skal have rejst deres facade torsdag den 22. juni 2017 senest kl. 17.00 og skal åbne for salg senest lørdag 24. juni kl. 16.00
Priser på boder og medarbejderarmbånd Prisgruppe A: Art Zone (tidl. Gloria) ligger begge på festivalpladsen (Indre Plads) og har 4 salgsdage. East City (tidl. Camping East), Rising City (tidl. Camping West) og Count Down City (tidl. Apollo) ligger på campingområdet (Ydre Plads) og har 8 salgsdage. Prisgruppe B: Trade Zone Central og Trade Zone West ligger begge på festivalpladsen (Indre Plads) og har 4 salgsdage. Prisgruppe A Prisgruppe B Antal Facademeter (Bodens dybde er altid 6 meter!) Område: Art Zone (Tidl. Gloria) Count Down City (Tidl. Apollo) East City (Tidl. Camping East) Rising City (Tidl. Camping West) Område: Trade Zone Central (tidl. Bag Tribunen) Trade Zone West (tidl. Handelsøen) 3 DKK 15.200 DKK 20.500 4 DKK 17.800 DKK 26.300 5 DKK 20.300 DKK 29.100 6 DKK 22.900 DKK 33.500 7 DKK 25.500 DKK 37.800 8 DKK 28.000 DKK 42.100 9 DKK 30.600 DKK 46.500 10 DKK 33.200 DKK 50.800 11 DKK 35.800 DKK 55.100 12 DKK 38.300 DKK 59.400 Prisen inkluderer min. 4 adgangstegn. 4 (2 BV + 2VV) adgangstegn for boder fra 3-5 facademeter, 5 (2 BV + 3 VV) adgangstegn for boder fra 6-8 facademeter 6 (2 BV + 4 VV) adgangstegn for boder fra 9-11 facademeter 7 (2 BV + 5 VV) adgangstegn for boder fra 12-? facademeter Bemærk, at disse adgangstegn ikke inkluderer adgang til medarbejdercamping det skal bestilles særskilt (se mere info nedenfor). BV armbånd giver adgang til bagområderne på handelsboden, Backstage Village samt Volunteer Village. VV armbånd giver adgang til bagområderne på handelsboden samt Volunteer Village. Bemærk at man ikke kan arbejde i bod med almindeligt publikum armbånd. Har man et ønske om at få ombyttet flere billetter til VV armbånd end de i prisen inkluderede, skal man ansøge Roskilde Festival her om. Man skal selv ud at købe billetterne, og ombytning til VV bånd koster DKK 325,00 pr billet. Billetprisen udgør i forsalg DKK 1.995 (ex. gebyr) Billetter kan indkøbes via www.roskilde-festival.dk. Vær opmærksom på, at festivalen kan blive udsolgt, og vi anbefaler derfor stadehaver at være ude i god tid. Vi kan ikke garantere billetter efter 1. maj 2017 og vi kan desværre ikke skaffe ekstra billetter når der er udsolgt.
Kort over områder på Roskilde Festival 2017 Strøm Man kan vælge enten 3.000 watt til DKK 1.870 inkl. moms eller 10.000 watt til DKK 2.670 inkl. moms. Bruger boden mere end de bestilte antal watt vil festivalen sende en ekstra opkrævning efter festivalen. Vejledning til wattforbrug fremgår af bestillingsskema, som tilsendes senere. Under opbygning vil der være adgang til begrænset byggestrøm, man skal selv huske div. forlængerledninger mv. Oprydningsdepositum Ud over stadepladsbetalingen skal indbetales et oprydningsdepositum på DKK 2.500, som tilbagebetales via bankoverførsel efter Roskilde Festival har godkendt stadehaverens oprydning. Roskilde Festival ønsker mindre skrald på pladsen, og beder om at alle boder mindsker deres skrald ved færre kasser til sko, plastikposer mm når gæsterne handler i boden.
Restricted Camping Der vil være mulighed for køb af adgangstegn til medarbejdere i Restricted Camping, som giver adgang til varme bade. Adgangstegn til Restricted Camping kan bestilles på hjemmesiden og vil koste DKK 225,00 pr. stk. Alternativt kan disse efterbestilles ved Handelskontoret via nonfoodtrade@roskildefestival.dk dog senest 30. april 2017. PEOPLE I Roskilde Festivals database PEOPLE skal stadehaver skal registreret sine medarbejdere og selv printe check-in kort ud til den enkelte medarbejder. I PEOPLE vil kontrakt, information, deadlines, kontaktperson og gode tips vedr. nonfoodboden også kunne hentes. Placering af boder Såfremt du tilbydes en stadeplads på Roskilde Festival 2017, vil du samtidig modtage oplysning om, i hvilket handelsområde din bod placeres. Den helt præcise placering af boden indenfor det pågældende handelsområde oplyses først ved ankomst til Roskilde Festival. Vær opmærksom på, at vi ikke kan garantere, at din bod placeres i det område, som du har ønsket som første prioritet i ansøgningen, men vi tilstræber naturligvis at imødekomme flest mulige ønsker under hensyn til pladsen i områderne og vores vurdering af bodernes mulighed for salg. Flytning af bod til andet område Roskilde Festival er både under planlægning og afvikling en foranderlig størrelse. Ikke alle mål og geografiske forhold er kendt eller kan være kendte, før alt løber af stablen. Derfor forbeholder festivalen sig ret til indtil 30 dage før festivalens start at flytte boders placering til et andet område i forhold til den i kontrakten beskrevne placering. En sådan flytning foretages kun indenfor det overordnede tildelte område dvs. at sådanne flytninger kun foretages fra Camping (Ydre Plads) til Camping (Ydre Plads) eller fra Indre Plads til Indre Plads. Enhver flytning vil skriftligt meddeles stadehaver hurtigst muligt. Nødvendige flytninger af boder til andet overordnet område (fra Ydre til indre Plads eller omvendt), giver stadehaver ret til 20% rabat på den alternative stadeplads pris. Fra Roskilde Festivals side ønsker vi at give vores handlende så god og præcis information som muligt og har et højt ønske om, at sådanne flytninger ikke bliver aktuelle. Erfaringen siger dog, at ingen festival uden uforudsete hændelser. Med overstående ønsker vi derfor at tilkendegive en fast politik fra festivalens side.
Etablering af bod Alle udgifter til etablering af boden påhviler stadehaver. Roskilde Festival stiller ikke materiel, telt eller andet til rådighed. Bodens skiltning og facade For at fremme festivalens generelle udtryk indskærpes, at der for alle nonfoodboder gælder, at boden skal være udstyret med en facadeskiltning, som på rimelig afstand kan identificere boden ud fra dennes navn. Det er på bodens facade i udgangspunktet kun tilladt at skilte med ansøgers eget brand/navn, som evt. kan være det samme brand som varesortimentet i boden. Hvis der ønskes at skilte med øvrige brands på bodens facade som forhandles i boden, men som ikke er ansøgers eget brand skal forudbetales et særligt branding-gebyr på 25% oveni bodens pris. Det skal fremgå af ansøgningsskemaet, hvorvidt boden ønskes at skilte med øvrige brands end sit eget. Hvis boden skilter med øvrige brands end sit eget på bodens facade, og der ikke på forhånd er ønsket tilladelse hertil (angivet i ansøgningen), vil boden blive opkrævet det særlige branding-gebyr på 25% på selve festivalen til betaling kontant samt en ekstra afgift på DKK 5.000.
Plantegning, sampling og sociale medier Som noget nyt vil vi gerne have at I sender en plantegning over boden med mål på bod og skilt, gerne også med billeder. I bedes også oplyse om I bruger sampling og de sociale medier, dette vil fremgå af ansøgningsmaterialet. Byggetilladelser Alle telte og mobile konstruktioner over 50m2 skal have en byggetilladelse, mere information vil fremgå af ansøgningsskema.
Generelt for boderne Stadepladsbetalingen forfalder til betaling således: 50 % af bodens pris og oprydningsdepositum på DKK 2.500 skal betales senest den 1. april 2017, og de resterende 50 %, strøm og evt. internetadgang skal betales senest den 1. maj 2017. Roskilde Festival opstiller miljøtoiletter, de blå toiletter som ikke er toiletvogne, på bagområderne tilknyttet handelsboderne. Der må ikke placeres campingvogne eller biler bag boden, ligesom disse heller ikke kan bygges ind i boden. Der tildeles én parkeringstilladelse pr. bod det tilstræbes, at p-området ligger indenfor rimelig afstand i forhold til boden. Boden dybde skal være 6 meter. Herudover har boden 1,5 meter bag boden inkluderet i prisen. Foran boden har man lov til, så vidt området foran boden tillader dette, at benytte 1,5 meter til promovering af et mindre udvalg af bodens varer (dog kun indenfor bodens bredde). Af hensyn til tyverisikring skal boden alle dage være bemandet med max 2 nattevagter fra lukketidspunkt til åbningstidspunkt alle nætter. Boden skal ligeledes være bemandet med max. 2 nattevagter fra lukketid lørdag den 1. juli kl. 22.00 til søndag den 2. juli kl. 09.00 (Indre Plads) / kl. 12.00 (Camping / Ydre Plads). Bemærk, at vi har brug for beskrivelse af hele varesortimentet og gør opmærksom på, at kun varer, der indgår i kontraktens sortimentsbeskrivelse, kan sælges på festivalen. Ansøgninger modtaget efter den 15. februar 2017 vil blive behandlet, men med væsentligt ringere muligheder for at få tilbudt en stadeplads. Med venlig hilsen Nonfood teamet Roskilde Festival