Dato & tid 9. juni 2010, kl. 16.00-20.00 Referent spni Afbud Irene Nørlund, Rene Van Laer Deltagere Bjarne Bruun Jensen, Charlotte Kristensen, Charlotte Rønhof, Hanne Berg, Henning Bach Christensen, Henrik Busch, Ida Sofie Jensen, Marie Kæmpe, Niels Arendt Nielsen (til og med pkt. 5), Pernille Henriques, Peter Kay Mortensen, Peter Torstensen (til og med pkt. 5), Vibeke Schaltz Fra Metropol: Stefan Hermann, Nicolai Kragh Petersen, Lars Bo Neregaard Pedersen og Søren Poul Nielsen Bestyrelsesmøde 9. juni 2011 1.0 Præsentation af nyt medlem af bestyrelsen Bestyrelsen bød Niels Arendt Nielsen velkommen som nyt medlem udpeget af KL og Finansministeriet. Niels er kontorchef i KL's kontor for Arbejdsmarked og Uddannelse. 2.0 Opfølgning siden sidste bestyrelsesmøde og underskrift på protokol 23. marts 2011 Næstformanden fulgte op på diverse forhold og spørgsmål siden sidste møde, herunder forhold under tidligere lukkede punkter, hvorfor opsamling herpå ikke refereres. Næstformanden samlede op på de spørgsmål, der kom fra bestyrelsen til Metropols genopretningsplan og bad rektor og ressourcedirektør besvare fem spørgsmål, som blev rejst i forbindelse med bestyrelsens godkendelse heraf: 1. Betyder redegørelsen for OH, at der følger ekstra 25 % med i OH, som der ikke er budgetteret med (i så fald er det ikke en omkostningsreduktion), eller trækker vi centralt et OH på 25 % på de midler, der videreføres til de decentrale enheder (effektiviseringskrav)? SVAR: Metropol har valgt at "indføre" overhead på 20 % på aktiviteter, der er finansieret af globaliseringsmidler. Overheadet sikrer, at Metropol får dækket de reelle udgifter til administration og understøttelse af projekterne (fx bistand fra F&U, bygningsdrift, it og økonomi). Det vil sige, at det "indirekte" er en omkostningsreduktion. Overheaden vil blive indhentet på den måde, at de budgetterede tilskud beskæres med 20 %. 2. Ledelsesmæssige og administrative rationaliseringer - hvilke opgaver vil blive påvirket heraf og hvordan? SVAR: Bestyrelsen bliver præsenteret for de videre konsekvenser af ledelsesmæssige og administrative rationaliseringer under dagsorde- 1
nens lukkede punkt om organisationstilpasning i dag. Årsagen til, at der i processen for godkendelse af 'genopretningsplanen' ikke blev svaret på dette spørgsmål er, at planen og bestyrelsens beslutning om ledelsesmæssige og administrative rationaliseringer satte en overordnet retning for Metropols opgave, mens de ledelsesmæssige og administrative rationaliseringer først efterfølgende kunne analyseres og klarlægges i Metropols eksekvering af bestyrelsens beslutning. 3. Hvor stor en besparelse giver den omtalte og annullerede pulje for lønforhandlingerne for chefer på budget 2011? SVAR: Som svar til spørgsmål 4. 4. Hvad er der i budget 2011 afsat til resultatløn, og kan man forestille sig en besparelse her? SVAR: Der er ikke som sådan indregnet en pulje til lønforhandlinger til chefer. Chefer på Metropol har i 2010 og 2011 ikke fået forhandlet løn. Hvis der skulle udmøntes en pulje til lønforhandlinger med chefer ud fra de samme kriterier og principper som lønpuljen til medarbejdere (0,6 % af lønbudgettet for 2011), er det Metropols vurdering, at beløbet ville være ca.0,3-0,5 mio.kr. Resultatløn til ledere er en del af ansættelseskontrakten, og Metropol er derfor forpligtet til at indgå en resultatlønskontrakt med den enkelte leder. Dette beløb er en vurdering af, hvilken målopfyldelse resultatlønskontrakterne opnår. I 2011 er der i budgettet hensat samme procentdel som i budget 2010 nemlig en målopnåelse på 80 %. Der er således hensat 3 mio.kr. til resultatløn i budget 2011. 5. Endelig var der et par direkte spørgsmål til afskedigelser, herunder fremfører de studerende, at 'der ikke skal gives mandat til afskedigelser'. SVAR: Bestyrelsen har i sin hidtidige praksis ikke beskæftiget sig i ansættelsesforhold for andre end rektor og direktører, som bestyrelsen henholdsvis ansætter og skal godkende ansættelse af. Metropols vedtægt slår fast, at det er rektor, der ansætter og afskediger 'øvrigt personale', og Metropols ledelse er ifølge bestyrelsens forretningsorden ikke forpligtet til at have eller indhente mandat til at ansætte eller afskedige medarbejdere fra bestyrelsen. Bestyrelsen underskrev desuden protokol af bestyrelsesmøde 23. marts 2011. Beslutning Endelig besluttede bestyrelsen at flytte sit seminar, der var planlagt 5. september 2011, frem. Der sendes en anmodning rundt til bestyrelsen med henblik på at finde en alternativ dato i uge 41, og hvis der ikke kan 2
findes en dato, som tillader alle medlemmer af bestyrelsen at deltage, holdes seminaret fredag 14. oktober 2011 kl. 9.00-16-00 på Tagensvej 86. Den endelige dato udmeldes hurtigst muligt. 3.0 Arbejdstidsforhandlinger Rektor orienterede på næstformandens foranledning bestyrelsen om status på forhandlinger med medarbejderne om at indgå en ny arbejdstidsaftale. Forhandlingerne er igangværende, og der er forhandlingsvilje på begge sider af bordet. Rektor forklarede, at han af hensyn til de igangværende forhandlinger ikke ønskede at udlægge B-sidens ønsker med fare for at overfortolke disse. Rektor fremførte i stedet det forhandlingsgrundlag, som A- og B-siden opnåede enighed om på deres forhandlingsmøde 8. juni 2011. Bestyrelsen bad rektor redegøre for de formelle rammer for undervisernes arbejdstid. Rektor forklarede, at arbejdet i et evt. fravær af en arbejdstidsaftale skal tilrettelægges på baggrund af gældende overenskomster, og at der vil skulle udarbejdes et administrationsgrundlag, der sætter rammen for undervisernes arbejdstid. Rektor understregede, at det er hans ambition at opnå enighed med underviserne om en aftale. Rektor forklarede endvidere, at der vil blive udarbejdet et administrationsgrundlag, der baserer sig på A-sidens udspil, men som også indarbejder elementer af B-sidens ditto i forhandlingerne, hvis der ikke kan nås enighed om en aftale. Flertallet af bestyrelsens medlemmer gav udtryk for, at forudsætningen for at realisere Metropols strategi er, at der på den ene eller anden måde etableres en ny måde at rammesætte og tilrettelægge undervisernes arbejde på. Det samme flertal i bestyrelsen fremførte, at det ikke er tilfredsstillende, at forhandlingerne tager så lang tid. Bestyrelsen påpegede, at der på baggrund af så lange forhandlinger burde være mere fremdrift, og bestyrelsen udtrykte utilfredshed med, at parterne ikke er nået nærmere en aftale, end hvad tilfældet synes at være. Bestyrelsen udbad sig svar på, hvad der konkret gøres for at realisere en mere ressourceeffektiv udnyttelse af arbejdstiden, under henvisning til beslutning om drift i balance. 3
Bestyrelsen pålagde på den baggrund rektor en skæringsdato for forhandlingerne og udtrykte en forventning om, at der senest 1. september 2011 er indgået en aftale. Studenterrepræsentanterne gav udtryk for forbehold over for bestyrelsens udmelding af en skarp tidsfrist og desuden udtryk for bekymring over de 10 % administration, der af deres bagland ikke opleves som en realistisk målsætning. Rektor svarede hertil, at det dels er afgørende at afklare, hvad der indgår i de 10 %, dels at både undervisere og administrativt personale med en 10 % -målsætning vil skulle arbejde ambitiøst for at nå den. Opsummerende En enig bestyrelse gentog sit ønske om, at der indgås én central aftale for undervisernes arbejdstid på Metropol inden for rammerne af nedenstående, hvilket ligger i forlængelse af bestyrelsens tidligere beslutninger. 70 % undervisning, eksamen og forberedelse (heraf mindst 30 % undervisning), 20 % F&U, uddannelsesudvikling og kompetenceudvikling 10 % administration. Dette skal ses som udtryk for en bevægelse væk fra normer og akkorder hen imod tilrettelæggelse af arbejdstiden på baggrund af dialog mellem medarbejder og leder og som udtryk for et ønske om at styrke kvaliteten af undervisningen og at øge produktiviteten. Bestyrelsen fremførte, at hvis der ikke er indgået en aftale senest 1. september 2011, skal et administrationsgrundlag herefter være gældende for tilrettelæggelse af arbejdstiden på Metropol. Bestyrelsen fandt det helt uacceptabelt, at der lækkes oplysninger til pressen fra de igangværende forhandlinger om en ny arbejdstidsaftale, hvilket det har kunnet konstateres i artikler i dagbladet Information, har været tilfældet. 4.0 Trimesteropfølgning Næstformanden redegjorde for indstillingens baggrund og bad rektor og ressourcedirektøren uddybe indstilling og materiale. Bestyrelsen havde enkelte kommentarer og spørgsmål, som blev adresseret af rektor og ressourcedirektøren. Medarbejderrepræsentanterne spurgte kritisk til reduktionen af lønforhandlingspuljen og opfordrede til, at dette genovervejes. Rektor svarede hertil, at man fra ledelsens side også gerne så en stor lønforhandlingspul- 4
je på Metropol. Reduktionen, som er indeholdt i det reviderede budget 2011, har været drøftet med HSU med henblik på at få deres opbakning hertil, hvilket ikke lykkedes. Rektor forklarede, at han som følge af bestyrelsens beslutninger om drift i balance er nødt til at hente pengene et sted fra, og at dette er baggrunden for reduktionen af lønforhandlingspuljen. Studenterrepræsentanterne spurgte til budgetteringen til ombygning af Tagensvej 18, herunder om der er et besparelsespotentiale i en evt. revurdering af dette. Ressourcedirektøren forklarede baggrunden for budgetteringen for ombygning af Tagensvej 18. Endelig udbad bestyrelsen sig på næstkommende møde en oversigt over de ph.d.-forløb, som Metropol finansierer og som fremgår af strategiopfølgningsdokumentet (bilag 4c), herunder korte beskrivelser af de enkelte forløbs genstandsfelter, målsætninger mv. Beslutning Bestyrelsen godkendte det revurderede budget for Metropol for 2011 for Metropol, idet: Det revurderede budget for 2011 er budgetteret i balance og er udtryk for at Metropol er på rette vej. Den ønskede forretningsmæssige balance, som udtrykt gennem kravene til lønsomhed, er en langsigtet proces, der for alvor skal løses strategisk gennem organisatorisk forenkling og ledelsesmæssig prioritering, som kan påbegyndes med oplægget til justering af Metropols organisation. Problematikken vedrørende uensartethed i allokeringen af lønomkostninger (konteringspraksis) vil blive løst i løbet af 2011 gennem udarbejdelse af fælles, bindende retningslinjer og vejledninger. 5.0 Organisationstilpasninger Punktet har op til bestyrelsesmødets afholdelse været lukket, og der har ikke været fremsendt materiale forud for mødets afholdelse, hvorimod materiale blev uddelt på mødet. Næstformanden gjorde rede for formandskabets beslutning om ikke om at udsende materiale forlods, der har været genstand for nogen mediebevågenhed, og forklarede baggrunden herfor. Rektor præsenterede herefter forslaget til organisationstilpasning og forklarede, at der lægges op til, at bestyrelsen træffer beslutning om: Konkrete organisationstilpasninger Mål for reduktion af ledelse og administration Tidsplan og implementeringsproces. 5
Rektor gennemgik herefter forslagets enkeltdele og detaljer, jf. det omdelte materiale. Bestyrelsen kvitterede for det udarbejdede forslag til en ny organisering på Metropol. Bestyrelsen fandt, at rektors forslag til ny organisering var gennemtænkt og at organiseringen fremstår enkel og kommunikerbar både internt og eksternt. Bestyrelsen fandt desuden, at den foreslåede tilpasning ikke skal opfattes alene som en besparelsesøvelse, men også som fuldbyrdelsen af fusionen og som udtryk for, hvad bestyrelsen ønsker for Metropol. Bestyrelsen drøftede herefter organiseringen og bad rektor uddybe forskellige forhold: Bestyrelsen drøftede organiseringen af forsknings- og udviklingsaktiviteterne. Overordnet tilsluttede bestyrelsen sig tegningen af en revideret struktur på området. Der blev udtrykt behov for en uddybende beskrivelse af hvordan arbejdet organiseres mellem stabsfunktionen til rektor og fakulteterne, særligt med fokus på de opgaver som stabsfunktionen skal løse, herunder hvilke opgaver prorektor som chef for staben skal have ansvar for. Som det fremgår nedenfor udarbejdes der klare ansvarsbeskrivelser, som forelægges for bestyrelsen. Herudover spurgte bestyrelsen til økonomien i det foreslåede. Ressourcedirektøren forklarede, at det er Metropols vurdering, at organisationstilpasningen vil realisere 10-15 mio. kr. ved fuldt gennemslag; når den er implementeret. Derudover vil organiseringen forventeligt have økonomisk effekt på sigt i form af mere effektiv og bæredygtig drift mv. Bestyrelsen anerkendte dette, men besluttede, at rektor skal fremsende en nærmere redegørelse for tilpasningernes økonomiske konsekvenser. Denne redegørelse skal dels indeholde beskrivelser af best og worst case overslag over omkostninger i 2011 ved at implementere tilpasningerne, dels skal den indeholde en fremskrivning af hvor store rationaliseringsgevinster den vil realisere i hhv. 2012, 2013 og 2014. Bestyrelsen spurgte til navngivningen af den foreslåede organisation, og rektor forklarede, at navngivningen er udtryk for et ønske om at skabe en nomenklatur, der er mere sammenhængende og konsistent end i dag. Det er søgt opnået med fakultet- og institutbetegnelser, der vil blive fulgt op af en forenkling af stillingsbetegnelser på Metropol. Der anvendes en lignende nomenklatur på professionshøjskoler i udlandet og desuden på universiteter og flere af de danske professionshøjskoler. Bestyrelsen tilsluttede sig dette og opfordrede samtidig til, at implementeringsprocessen giver rum for justeringer af de eksakte navne, dog således at fakultet og institut betegnelserne indgår i navnene. 6
. Beslutning Bestyrelsen godkendte den foreslåede organisationstilpasning, herunder målene for reduktion af ledelse og administration samt tidsplan og implementeringsproces, da organiseringen understøtter Metropols strategi og afspejler den retning, bestyrelsen har sat for Metropol. Bestyrelsen besluttede, at organisationstilpasningerne skal implementeres inden for det revurderede budget for 2011. Hvis dette overskrides, skal disse udgifter hentes i 2012. Endelig udbad bestyrelsen sig yderligere information om en række forhold, jf. nedenfor. Bestyrelsen vil på baggrund heraf på et ekstraordinært bestyrelsesmøde (alternativt i en skriftlig høringsproces), på baggrund af rektors fremlæggelse drøfte behovet for eventuelle justeringer af de indstillede organisationstilpasninger, men bestyrelsen understregede, at den grundlæggende organisation ligger fast. Rektor skal snarest muligt fremsende en redegørelse for: Organisationstilpasningernes konsekvenser for økonomien i 2011 Størrelsen af de økonomiske besparelser og rationaliseringer i 2012, 2013 og 2014 Prorektors rolle og funktionsbeskrivelse Opgaver og ansvar uddybes i forhold til organiseringen af Forskning og Udvikling Input fra navnlig HSU og fra Metropols studerende. Endelig besluttede bestyrelsen, at punktet ikke skal være lukket, at referatet af behandlingen skal være åben samt at det udleverede materiale skal gøres tilgængeligt for organisationen. 6.0 Vedtægtsændring Næstformanden og rektor redegjorde for baggrunden for punktet. Beslutning Bestyrelsen godkendte den reviderede vedtægt for Metropol, som herefter fremsendes til Undervisningsministeriet med henblik på endelig godkendelse, hvorefter ændringerne kan implementeres. 7.0 Orientering Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretningen. 8.0 Evaluering af bestyrelsesarbejdet Bestyrelsen besluttede at udskyde punktet til næstkommende møde. 7
9.0 Evt. Rektor orienterede om, at studierektor på Jordemoderuddannelsen og Sygeplejerskeuddannelsen Ulrich Thostrup er fratrådt sin stilling efter gensidig aftale, og at vicestudierektor Anne Bondesen er konstitueret som studierektor. 8