En projektleders oplevelse af IPMA Certificeringen

En projektleders oplevelse af IPMA Certificeringen Margit Kusk, projektleder i KMD, IPMA Certificeret projektleder. At gå igennem en certificering i projektledelse er ikke en uddannelse eller et kursus. Det er en bekræftelse, anerkendelse og videreudvikling af projektlederkompetencer ved hjælp af refleksion og sparring! Det var i korthed min erfaring, da jeg i efteråret 2002 gennemførte IPMA Niveau C certificeringen som projektleder. I det følgende fortæller jeg nærmere om, hvordan jeg oplevede processen. Måske kan mine erfaringer være en hjælp, hvis du overvejer at gå i gang med en certificering. Eller hvis du er i gang med processen og ønsker nogle praktiske vink. Men først kort om den internationalt anerkendte IPMA certificeringsordning, som her i landet forvaltes af Foreningen for Dansk Projektledelse. Mest af hensyn til læsere, som ikke har hørt om ordningen eller har brug for en genopfriskning. IPMA 4 Niveau Certificering Certificeringsordningen omfatter fire niveauer, som er designet så de støtter op om et karriereforløb som projektleder: IPMA Niveau A: Certificeret Projektchef IPMA Niveau B: Certificeret Seniorprojektleder IPMA Niveau C: Certificeret Projektleder IPMA Niveau D: Eksamineret i projektledelse Trinnene i hvert af certificeringsforløbene er nærmere beskrevet i tekstboksen IPMA 4 Niveau Certificeringen kort fortalt. For at kunne påbegynde certificeringsforløbet, skal man afhængig af niveau - opfylde adgangskrav til projektledelseserfaring. Men under certificeringen lægges der lige stor vægt på metodekompetencer adfærdskompetencer projektledererfaring samt evnen til at kombinere og udnytte disse bedst muligt. (Niveau D fokuserer dog fortrinsvis på metodekompetencer). Det er altså af lige stor vigtighed f.eks. 3.4-13 En projektleders oplevelse af IPMA Certificering 1

at være menneskekender, som det er at kunne udfærdige en tidsplan eller evner at uddrage og udnytte erfaringer fra gennemførte projekter. Kompetent projektledelse består i at kombinere de tre kompetencer og opnå en forstærkende virkning mellem de tre kompetenceområder. IPMA 4 Niveau Certificeringen - kort fortalt Certificeringen gennemføres i henhold til procedurer og indhold, som er udviklet og valideret af IPMA, International Project Management Association. Princippet er, at kandidaterne bedømmes af kompetente assessorer på grundlag af vurderingsmetoder, der hører til hvert niveau. Man kan vælge at blive certificeret på 4 forskellige niveauer, afhængigt at bredde og omfang af ens projekterfaringer: IPMA niveau A: Certificeret projektchef (Introduceres i foråret 2004 i Danmark) Forberedelse efter behov Skriftlig eksamen Udarbejde selvvurdering Udarbejde rapport Interviewsession IPMA niveau B: Certificeret Seniorprojektleder (Frem til udgangen af 2003 ca. 135 i Danmark) Forberedelse efter behov Skriftlig eksamen Udarbejde selvvurdering Udarbejde projektrapport Evalueringssession IPMA niveau C: Certificeret Projektleder (Frem til udgangen af 2003 180 i Danmark) Forberedelse efter behov Skriftlig eksamen Udarbejde selvvurdering Planlægningssession Interviewmøde IPMA niveau D: Eksamineret i Projektledelse (Frem til udgangen af 2003 ca. 145 i Danmark) Forberedelse efter behov Skriftlig eksamen Instruktion i selvvurdering Til certificeringen på Niveau C, B og A hører en selvvurdering, som foregår ved brug af Projektforeningens bog Kompetencer i projektledelse. Værktøjet er en konkretisering af International Competence Baseline, som er udviklet af IPMA International Project Management Association. Værktøjet lægger op til, at man vurderer sine kompetencer inden for tre områder: Projekterfaringer, metodekompetence og adfærdskompetence. 3.4-13 En projektleders oplevelse af IPMA Certificering 2

Udbyttet af certificeringsprocessen I KMD A/S løses opgaverne typisk ved brug af projektformen. Det er derfor naturligt, at virksomheden har fokus på udvikling af projektlederrollen og har da også gennem mange år haft en decideret projektlederuddannelse. Denne uddannelse er altid blevet afsluttet med en obligatorisk skriftlig eksamen og en valgfri mundtlig eksamen. Da denne uddannelse bringer en projektleder på et niveau, der svarer til Niveau D efter IPMA standarden, har det været naturligt at tilbyde en IPMA Certificering på D-niveau som afslutning på uddannelsesforløbet. De projektledere, der har den nødvendige erfaring, kan gennemføre på niveau C eller B. Dette blev indført for ca. et år siden. I september 2003 har vi ca. 40 Niveau D-certificerede, 15 Niveau C-certificerede og 2 Niveau B-certificerede projektledere. Vores erfaring er, at certificeringsprocessen er en rigtig god anledning til at få genopfrisket og udbygget ens teoretiske viden. Derudover er det meget givtigt at reflektere over gennemførte projekter og den læring, der har været i dem. Refleksionen over egne metode- og adfærdskompetencer er endnu et positivt element i processen. Det er rart at få ord på de metoder, man bruger, og den adfærd man udøver. Min erfaring med certificering på Niveau C er, at det stiller store krav til refleksion, sætter fokus på evner til at skabe fremdrift i en gruppe og til at stå i spidsen for et projekt. Samtidig har certificeringen styrket mit netværk til andre projektledere, fremmet brugen af metoder og værktøjer og ikke mindst er den med til at bringe min adfærd i fokus. Evnen til at udvise hensigtsmæssig adfærd er eller bliver fremover den allervigtigste kompetence hos en projektleder, mener jeg. Til certificeringsprocessen hører også, at hver enkelt projektleder får en personlig vurdering af udviklingsområder, og sammenholdt med resultatet fra selvevalueringen fik jeg et virkelig godt grundlag for at planlægge min personlige kompetenceudvikling. Et spark bagi, om man vil. For KMD betyder det, efterhånden som flere og flere gennemfører projektlederuddannelse og certificering, at vi får en fælles referenceramme, som fremmer den faglige dialog blandt projektledere. Man kan bruge opbygningen af bogen Kompetencer i Projektledelse som inspiration til virksomhedens kompetencemodel og uddannelse for projektledere. Vore kunders efterspørgsel efter kvalificerede og erfarne projektledere er støt stigende, og det er vigtigt at kunne dokumentere, at virksomheden har professionelle projektledere. IPMA-certificeringen er en god dokumentation for dette, og bringer KMD på forkant med udviklingen til gavn for virksomheden og vore kunder. 3.4-13 En projektleders oplevelse af IPMA Certificering 3

Erfaringer fra de enkelte trin i certificering Så meget om udbyttet af certificeringen som helhed i det følgende formidles mine erfaringer fra certificeringen på Niveau C: Forberedelse Inden man melder sig til certificeringen, skal man have gjort op med sig selv, om det er det rigtige tidspunkt. Processen tager en del tid og kræfter. Derfor skal der være plads i kalenderen, der skal være både fysisk og psykisk overskud. Man kan eventuelt aftale med sin chef, at der er lidt færre opgaver i denne periode, at det er ok at holde lidt læsefri osv. Sørg endvidere også for at fortælle dine projektdeltagere om, hvad der venter dig og hvad de kan vente af dig. Inden den skriftlige eksamen er det en god ide at have læst og forstået bogen Kompetencer i Projektledelse. Hvis ikke alle begreber er kendte, så find ud af, hvad de dækker over. De samme begreber kan meget vel blive anvendt i eksamensopgaverne og det er sk ærgerligt at misse et spørgsmål, fordi begrebsapparatet ikke er på plads. Litteraturlisten, som tilsendes, er et super værktøj. Vælg 2-3 bøger ud og brug dem som opslagsværk, hvor du føler din viden er lidt tynd. Læsning af Kompetencer i Projektledelse vil afsløre for dig, hvor du bør sætte ind med lidt teoretisk læsning. Skriftlig eksamen Her genopleves ungdommens skriftlige eksaminer med hvad det indebærer af plusser og minusser. Derfor gælder nogle helt banale eksamensråd også i denne situation. Læs opgaven igennem og disponer tiden jeg var nemlig ikke den eneste, der var i tidnød. Svar på det, du kan og kom videre og vær samtidig opmærksom på, hvor der er point at hente. Hvis alt andet svigter, så brug din sunde fornuft. Relater spørgsmålet/opgaven til din hverdag og formuler svaret ud fra det. CV, projekterfaring og selvevaluering CV et skal være kort og præcist og kun omhandle de elementer, som er relevante for projektledelse. At beskrive projekterfaringer er også en pæn stor opgave. Har man i forvejen været flittig med sin projektledelseslog, ja så er arbejdet godt begyndt. Det er vigtigt at fokusere på projektledelse og fremhæve den læring, man har draget i projektet godt som skidt. Vigtigst er det, at man kan dokumentere, at man har formået at anvende læringen i de næste projekter. Undgået de mindre gode erfaringer og gentaget de gode. Vær opmærksom på, at selvvurderingen er en stor opgave, som tager flere dage ja, måske op til en uge, afhængigt af hvor præsent stoffet er. Selvevalueringen er delt i et afsnit med metodekompetencer og et afsnit med adfærdskompetencer. Der er 31 metodekompetencer og 10 adfærdskompetencer med gennemsnitlig 5 underpunkter. På hver af disse kompetencer vurderer man på en skala fra 1-10, hvad ens viden er og hvor meget erfaring man har på området. 3.4-13 En projektleders oplevelse af IPMA Certificering 4

Det er en rigtig god ide at skrive sine overvejelser og begrundelser ned, idet man kan få brug for dem ved interviewmødet, hvor assessorerne kan ønske at diskutere nogle af kompetencerne. Brug en sparringspartner, som kender dig godt både personligt og fagligt. Har vedkommende ydermere selv været igennem certificeringen, er det perfekt. Det letter et ellers sejt forløb at have en god kollega at sparre med. Vær ærlig i din evaluering. For det første så gennemskuer assessorerne dig alligevel, men hvad der er meget mere væsentlig, ja så skal selvevalueringen jo være med til at udpege dine udviklingsområder. Så snyd ikke dig selv. Planlægningssessionen Man arbejder her i grupper, som Projektforeningen på forhånd har sammensat på en sådan måde, at der er spredning på så mange parametre som muligt. Gruppernes sammensætning offentliggøres først umiddelbart inden sessionen går i gang. Hver gruppe bliver præsenteret for sin case og arbejdets organisering er op til deltagerne. Der sidder 1-2 assessorer og overværer arbejdet dagen igennem. Det skal man forsøge at ignorere og så ellers leve sig ind i rollen som projektleder. Vær procesorienteret ikke så meget resultatorienteret. Det betyder ikke så meget, om der bliver lavet en fyldestgørende opgaveløsning, det er vigtigere at give et billede af, hvordan man vil gribe opgaven an og hvordan man leder processen. Assessorerne kigger meget på din adfærd, så husk at være projektleder: Vær aktiv, men giv rum til andre samarbejd, men skær igennem stil spørgsmål, men styr processen osv. Mellemresultater fremlægges i plenum, hvor der stilles gode uddybende og kritiske spørgsmål fra assessorerne. Det er alle tiders chance for at lære. Vær forberedt på, at det er en lang, koncentreret og anstrengende dag. Interviewmøde Før interviewmødet bør du overveje din hidtidige præstation og forbered dig i forhold til det. Assessorerne har spottet, hvor du er lidt tynd. Afhængig af assessor og tidligere præstation vil der på mødet blive lagt vægt på forskellige ting metoder, planlægningssessionen, den skriftlige eksamen, adfærd eller andet. Prøver kræfter med assessorrollen At gennemføre certificeringen har for mig også medført en faglig anerkendelse og respekt og højner selvfølelsen. Det var dejligt, da det væltede ind med lykønskningsmails i samme øjeblik, certificeringen blev offentliggjort på KMD s interne hjemmeside. Et ekstra krydderi til mit eget udbytte af certificeringen er, at jeg siden af Projektforeningen er blevet opfordret til selv at prøve kræfter med assessor-gerningen. Jeg ser frem til i den rolle som en sideeffekt, at få lejlighed til at høre om andres erfaringer med ledelse af projekter. Artikel til Projekttidsskriftet, november 2003: 3.4-13 En projektleders oplevelse af IPMA Certificering 5