REFERAT af bestyrelsesmøde tirsdag den 12. august 2008 kl. 19.00 22.00 på skolen I mødet deltog følgende: Dynes Skovkjær Sand (skoleleder), Helle Schütt Rasmussen (souschef), Marianne Pedersen (formand), Peter Rasmussen (næstformand valgt til ordstyrer). Brian Sørensen (kasserer), Finn Knudsen, Frank Jensen, Lene Præstgård Smed, Maria Lynggaard Thomsen (suppleant) og Marianne Wolf (suppleant og sekretær/referent). Der var afbud fra: Lise-Lotte Strand. 1. Eventuel opfølgning på referat fra mødet den 10. juni 2008 og godkendelse af referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde 1. juli 2008 Referatet fra mødet den 10. juni 2008 blev udsendt 23. juni 2008, og referatet fra mødet den 1. juli 2008 blev udsendt den 2. juli 2008. Referatet fra 1. juli 2008 blev godkendt. Vedrørende opfølgning på referatet fra mødet den 10. juni 2008: spørgsmålet om renovering af hegnet ud mod vejen drøftes under punkt 3 nedenfor. 2. Evt. opfølgning på pædagogisk sammenrend den 7. august 2008 Dynes orienterede om planerne for det videre forløb. Drøftelserne på pædagogisk sammenrend bruges som afsæt for den evaluering af undervisningen, som skolen skal i gang med (nyt lovkrav). På mødet blev foreslået, at artiklerne en anden gang udleveres før arrangementet, så man kunne læse dem inden. Omvendt gav udleveringen under arrangementet en god spontan debat med et personligt afsæt. Spørgsmålet om der skal være forberedelse til et sådant arrangement hænger sammen med, hvad der er formålet med at holde det. 3. Orientering om status for renovering m.v. af skolen Frank orienterede om status. Tegningerne for om- og tilbygningen er ved at blive færdiggjort, og der vil blive lavet energiberegninger. Han forventer, at der kan indsendes ansøgning om byggetilladelse i uge 34. Der var besøg af en vurderingsmand fra kreditforeningen i slutningen af juli, og han melder tilbage en af dagene. Der planlægges et styregruppemøde i uge 34, Frank indkalder til det. På baggrund af styregruppemødet udarbejder Frank en tidsplan for renoveringen.
Peter orienterede om status vedrørende udeområderne. Godkendelsen af legepladsen er ved at være på plads. Peter har sendt 3 ansøgninger til forskellige fonde (frist 15. august 2008) om tilskud til legepladsen og kommende projekter (shelters m.v.). Peter sender lige kopi af ansøgningerne til Dynes, så kan har dem når der kommer svar. Renoveringen af hegnet ud mod Mammen Byvej blev drøftet. Der var opbakning til at indtægter fra vin og fællesspisning anvendes til at renovere hegnet. Der var enighed om, at det er vigtigt, at pengene herfra investeres i noget der er synligt og er til glæde for hele byen. Planerne vedrørende hegnet mellem Malerklatten og parkeringspladsen blev drøftet. Miljø- og Trivselsudvalget arbejder videre med renoveringen af hegnet ud mod vejen og parkeringspladsen ved Malerklatten, og orienterer om status for arbejdet på et kommende bestyrelsesmøde. Miljø- og Trivselsudvalget undersøger mulighederne for at lægge nyt asfalt eller anden belægning på i skolegården (kontakter evt. Eva Nyrup Franks). Miljø- og Trivselsudvalgets frihedsgrader med hensyn til økonomiske dispositioner drøftes og aftales i forbindelse med budgetlægningen for 2009. Samtidig gøres samlet status for udgifterne på dette udvalgs område. 4. Nyt fra Dynes Dynes orienterede om følgende: at han havde deltaget ved indvielsen af hhv. Nørreåskolen (Skjern) og Bjerregrav Friskole; Mette og Anna Marie havde deltaget ved indvielsen af Langsø Friskole (Vammen). indkøringen af de nye medarbejdere i Mammutten; overvejelser om at lade de store elever være i Mammutten når der er personalemøde, så en af medarbejderne fra Mammutten kan deltage i personalemødet; at Lise-Lotte deltager i det kommende møde i pædagogisk råd for at fortæller om redskaber i forhold til mobning m.v.; at skolen har fået et tilbud fra Willis vedrørende en miljøforsikring. Peter ser på det, men det vurderes ikke umiddelbart at være relevant for skolen; at der i dag i Bjerringbro Avis er en artikel om planerne om nedlæggelse af bl.a. busruten gennem Mammen. Det kan overvejes at udarbejde et høringssvar. Dynes vil udarbejde en oversigt over, hvad skolen i dag bruger bussen til. at alarmlisten bør revideres, så tidligere bestyrelsesmedlemmer ikke står på den. Peter ser på det. Brian erstatter Lene Daasbjerg. at der skal udleveres sponsor skole t-shirts til de nye elever i børnehaveklassen m.v. at der er kommet et forslag fra en forælder om, at skolen starter efter sommerferien om søndagen i stedet for som nu om mandagen. På mødet var der mest stemning for at bevare den nuværende ordning, da det ellers vil blive en lang første uge i skoleåret. Desuden vil det falde sammen med sportsfesten. I stedet satses på at fastholde skolelørdagen i september.
5. Status vedrørende økonomien På mødet blev uddelt materiale med en oversigt over status pr. 31. juli 2008. Dynes gennemgik materialet på mødet. Registreringen af indtægter fra statstilskud tilpasses til næste økonomiopfølgning, så budget og regnskab passer sammen. Dynes undersøger udgifterne til møder og arrangementer. Status pr. 31. august 2008 drøftes på næste møde. 6. Revidering af folder vedr. trivselsplan og folder vedr. kontaktforældreordningen Jf. punkt 6 i referatet fra mødet den 10. juni 2008. Lise-Lotte havde den 9. august 2008 sendt en mail til bestyrelsesmedlemmerne med input til dette punkt. Bestyrelsen drøftede, hvordan revideringen af de to foldere skulle gribes an, herunder koordineringen af arbejdet. Det blev aftalt, at Lise-Lotte anmodes om at se på indholdet i trivselsplanen og folderen herom. Det er oplagt, at det arbejde koordineres med hendes deltagelse i mødet i pædagogisk råd i november (jf. punkt 4 ovenfor), hvor hun skal fortælle om værktøjer i forhold til mobning. På baggrund af mødet i pædagogisk råd drøftes det videre arbejde med trivselsplanen på det først kommende bestyrelsesmøde, herunder inddragelsen af kontaktforældrene i arbejdet. Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Lise-Lotte, Maria og Elsa eller anden medarbejder, som udarbejder et oplæg til bestyrelsens møde med kontaktforældrene den 7. oktober 2008. På dette møde udpeges 1-2 af de nyligt valgte kontaktforældre til at deltage i arbejdsgruppen. Efter mødet den 7. oktober 2008 arbejder denne arbejdsgruppe videre med at færdiggøre et forslag til en revideret folder om kontaktforældreordningen og senere om trivselsplanen (efter mødet i pædagogisk råd i november se ovenfor). Forslaget drøftes på et bestyrelsesmøde. Mødet med kontaktforældrene den 7. oktober 2008 drøftes på det næste bestyrelsesmøde i september. 7. Revidering af folder over udvalg og udarbejdelsen af en velkomstfolder til forældre Bestyrelsen drøftede, hvordan revideringen skulle gribes an, herunder en beskrivelse af udvalgene, udvalgenes opgaver og forventninger til forældrene. På mødet blev uddelt et udkast til en velkomstfolder, som Dynes havde udarbejdet (jf. punkt 9 i referatet fra mødet den 10. juni 2008). Dynes gennemgik folderen, og der blev givet forskellige kommentarer. Bestyrelsen havde en indledende drøftelse af, hvilke bestyrelsesmedlemmer der skal være kontaktperson for hvilke udvalg, herunder hvem der skal være kontaktperson i Mammutudvalget.
Det blev aftalt, at der til næste bestyrelsesmøde udarbejdes en beskrivelse af udvalgenes opgaver m.v. Marianne P. sender et samlet forslag, som hvert af bestyrelsesmedlemmerne ser på og kommenterer. Forslaget til beskrivelse drøftes og godkendes på næste bestyrelsesmøde. Når den ajourførte beskrivelse af udvalgenes opgaver er godkendt sendes de ud med et torsdagsbrev sammen med en generel udmelding til alle forældre om, at de skal vælge sig ind i et udvalg (hvis de ikke er blevet valgt til kontaktforældre). På næste bestyrelsesmøde aftales, hvilke bestyrelsesmedlemmer, der er kontaktpersoner i hvilke udvalg. Peter undersøger forskellige mulige kandidater til Legatudvalget, og sørger for at der er en repræsentant fra Miljø- og Trivselsudvalget repræsenteret i Legatudvalget. Legatudvalget/skolen kan evt. anskaffe en legathåndbog. Fremover vil bestyrelsen mindst én gang årligt evaluere udvalgene. Kommentarerne til udkastet til velkomstfolder indarbejdes, og udkastet til folderen drøftes med medarbejderne i Mammutten. På næste bestyrelsesmøde drøftes et revideret udkast. 8. Evaluering af aksesamarbejdet Der holdes møde i Friskoleforum den 5. september 2008, hvor bl.a. aksesamarbejdet forventes drøftet. Skolelederne drøfter dagsorden til dette møde i den kommende uge. På mødet blev foreslået, at aksefesterne fremover fast holdes i Mammen, da der indtil nu har været størst opbakning til festerne herfra. Som kommentar hertil blev nævnt, at vi i stedet skal satse på at aksefesterne bliver bedre prioriteret af de andre skoler fremover, bl.a. ved at de indarbejdes i skolernes årsplaner. Der var overvejende stemning for, at lade tingene modnes, og drøfte evt. problemer mellem de enkelte bestyrelser. Det blev foreslået, at Mammen Friskole på mødet den 5. september 2008 foreslår, at der udnævnes en kontaktperson vedr. aksesamarbejdet blandt forældrene på hver skole. Bestyrelsen følger op på sagen på næste møde. 9. Bestyrelsens mødeform m.v., herunder aftale om temamøde herom Punktet blev udsat til næste møde på grund af Lise-Lottes fravær. Af tilføjelser til, hvad punktet handler om, blev bl.a. nævnt spørgsmålet om, hvor meget bestyrelsens skal gå i detaljer på møderne, og at formålet med punkterne på dagsordenen skal være mere tydeligt, og punkterne skal forberedes bedre. Desuden skal udvalgenes kompetencer fastlægges.
10. Forslag til mødeplan for bestyrelsen for det kommende skoleår 2008/2009 Til mødet var fremsendt et forslag til mødeplan. Som aftalt på mødet den 10. juni 2008 var der i forslaget taget udgangspunkt i, at møderne fortsat holdes hver 2. tirsdag i måneden, bortset fra juli måned. Konklusion Der blev aftalt følgende mødedatoer: Tirsdag den 9. september 2008. Tirsdag den 7. oktober 2008 (efterårsferie i uge 42). Tirsdag den 11. november 2008. Tirsdag den 9. december 2008. Tirsdag den 13. januar 2009. Tirsdag den 17. februar 2009 (vinterferie i uge 7). Tirsdag den 10. marts 2009. Tirsdag den 14. april 2009. Tirsdag den 12. maj 2009. Tirsdag den 9. juni 2009. Mødetidspunkt er som udgangspunkt fortsat fra 19.00 22.00, men det kan - jf. punkt 9 ovenfor - overvejes om møderne skal være kortere. 11. Eventuelt. Datoen for bestyrelsens julefrokost blev fastsat til fredag den 5. december 2008. Fremover vil det være tradition, at holde julefrokosten den 1. fredag i december. Tidligere bestyrelsesmedlemmer inviteres også med. Planlægningen af julefrokosten aftales senest på mødet i november 2008. Peter orienterede om status vedrørende arbejdslørdagen den 4. oktober 2008. Det bliver i stedet et lastbil-arrangement, som efter henvendelse fra Anders Olesen er aftalt til lørdag formiddag for skolens elever, som på skift får en lektion. Arbejdslørdagen lægges senere på året. Frihedsgraderne i forhold til at indrette klasselokalerne blev drøftet. Der var enighed om, at det er lærernes ansvar, når blot ikke lokaler m.v. ændres vedvarende. 12. Andre punkter til kommende møder Budget 2009. Mandat til forhandling af lokalløn, herunder drøftelse af kriterier for lokalløn.