REFERAT Dagsorden til bestyrelsesmødet den 13. december 2016 kl. 1000 på kontoret, Mosevænget 16, Brande. Udsendt til: Kamma Ebsen, Frank Overgaard, Annet Mesnickow, Birgit Kristensen og Emma Schnedler. Udsendt den: 22. december 2016. Indhold cases/mdr71/mdr-2016-01842 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde.... 1 2 Revisionsprotokol... 1 3 Meddelelser fra formanden... 2 4 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark... 5 5 Afdelingerne... 5 6 Eventuelt... 7 7 Næste møde... 7 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde. Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Bilag: Referatet er tidligere udsendt. Referat blev gennemgået og underskrevet. 2 Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Der er ikke tilføjet mere materiale siden sidste møde. side 1/7
3 Meddelelser fra formanden Kamma Ebsen orienterede om følgende: Afdeling 3: Annet & Sanne er tilmeldt BL kursus, Grundkursus for afdelingsbestyrelser. Formålet med kurset er at give deltagerne et overblik over beboerdemokratiets muligheder for at påvirke udviklingen i afdelingen og inspiration til arbejdet i afdelingsbestyrelsen. Kurset er en introduktion til arbejdet i afdelingsbestyrelsen med fokus på afdelingsbestyrelsens rolle, kompetence og opgaver. Kurset indeholder desuden drøftelser om, hvordan afdelingsbestyrelsen kan inddrage beboerne og styrke fællesskabet i afdelingen. Undervisningen veksler imellem oplæg og gruppearbejde med cases, der tager udgangspunkt i konkrete problemstillinger fra afdelingsbestyrelsernes hverdag. Beboerdemokratiets opbygning Hvem bestemmer hvad? Afdelingsbestyrelsens rolle i afdelingen Indflydelse på driften Kursusafgiften finansieres via afdeling 3 kursusbudget. Beslutning Real Dania, valg til repræsentantskabet. Den 17. november 2016 deltog formand Kamma Ebsen og Frank Overgaard i et valgmøde i den geografiske valggruppe for Område 7 i Realdania. Mødet fandt sted i Musikteatret Holstebro i Holstebro. Dagsordenen var følgende: 1. Redegørelse for Realdanias aktuelle situation 2. Valg til Realdanias repræsentantskab 3. Eventuelt Ad pkt. 1 Bestyrelsesformand Michael Brockenhuus-Schack og administrerende direktør Jesper Nygård redegjorde for Realdanias aktuelle situation. Efterfølgende var der en debat, hvor spørgsmål blev besvaret af ledelsen. Ad pkt. 2 Følgende kandidater var opstillet til valg til repræsentantskabet og blev valgt for en 4-årig periode uden valghandling, jf. 16 i regulativ for afholdelse af valgmøder: Bente Tang, landmand, Skjern Birthe Jacobsen, finansiel rådgiver, Herning Carsten With Thygesen, adm. direktør, Viborg Erik Lund, gårdejer, Herning Kurt Degnbol, direktør, Holstebro Pernille Rüsz Bloch, advokat, Holstebro Ad pkt. 3 Der var intet at behandle under eventuel Beslutning Lokalråd Ribe Fremstilling Mandag, den 21. november 2016 kl. 17.00, blev der afholdt lokalrådsmøde på Gram Slotskro, Gram. Fra organisationsbestyrelsen deltog formand Kamma Ebsen, Frank Overgaard og Annet Mesnickow. side 2/7
På lokalrådsmødet orienterede Boligkontoret Danmarks formand Lisbet Riis om de to formandsmøder øst og vest der blev afholdt i slutningen af november 2016. Til møderne blev der informeret om den aftale, der er indgået mellem Kommunernes Landsforening, BL Danmarks Almene Boliger og regeringen om en driftsmæssig besparelse ude i boligafdelingerne på samlet 1,5 milliarder kr. frem mod 2020 og Boligkontorets initiativer på området. Herudover informerede Lisbet om organisationsbestyrelsens konstituering samt ny lovgivning om beboerdemokrati på nettet og nye regler om grundskyld, der kan komme til at ramme den almene boligsektor også. Boligkontoret Danmarks adm. direktør Michael Demsitz orienterede om evalueringen af Boligkontorets funktion Råd til husleje, der blev etableret som aftager for projektet Stop udsættelser efter beslutning af Repræsentantskabet i juni 2015. I forlængelse heraf informerede Michael om det nye kontanthjælpsloft og de følger, vi forventer det vil få for vores beboere. Derudover fortalte Michael om Boligkontorets seneste store projekt Kunderejsen. Med kunderejsen tager vi kundebrillerne på og følger rejsen gennem de mange stadier, som udgør Boligkontorets samlede service fra man første gang søger efter en bolig på Boligkontorets hjemmeside, skriver sig op, får tilbud om bolig, flytter ind, går til beboermøde, bruger råderetten, går ind i bestyrelsesarbejdet, deltager i repræsentantskab osv. til man en dag flytter ud igen. Vi har kortlagt denne rejse gennem en lang række kontaktpunkter, dvs. dér hvor de boligsøgende, beboerne og beboerdemokraterne møder Boligkontoret, og hvor mødet har stor indflydelse på deres opfattelse og reaktion. Endelig fortalte Michael om et forsøg med længere telefon-åbningstider, som vi i Boligkontoret kører i november 2016. Boligkontoret Danmarks IT-udviklingschef Louise Pryn, orienterede om et nyt loginområde for bestyrelser på bdk.dk, der er blevet lanceret i november 2016. I loginområdet vil bestyrelsesmedlemmerne i fremtiden kunne finde: Økonomi for deres boligorganisation/boligafdeling med bilag Kontaktoplysninger på relevante medarbejdere i Boligkontoret Danmark. Diverse dokumenter, f.eks. referater, dagsorden, husorden, budgetter, regnskaber osv. Afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan selv uploade dokumenter til et bibliotek og dele til deres hjemmeside fx referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Forum hvor bestyrelsesmedlemmerne har mulighed for at diskutere forskellige emner Kalender for boligorganisation og boligafdeling med mulighed for at få vist deres oprettede begivenheder til den tilhørende hjemmeside. Det gamle EG Bolig Web for bestyrelser vil i slutningen af november måned blive lukket, efter der har været udsendt en mail med brugernavn og kodeord. Katja Lindblad fra Boligkontoret Danmark orienterede om arbejdet med digitalt beboerdemokrati og præsenterede vedlagte dias Beslutning Boligkontoret Danmarks medlemsmøde om billigere husleje Mandag den 28. november 2016 deltog formand Kamma Ebsen og Annet Mesnickow i Boligkontoret Danmarks medlemsmøde på Hotel Comwell Middelfart, Karensmindevej 3, 5500 Middelfart vedrørende Bedre og billigere drift hvor der er indgået en aftale mellem Kommunernes Landsforening, BL Danmarks Almene Boliger og regeringen om en driftsmæssig besparelse ude i boligafdelingerne på samlet 1,5 milliarder kr. frem mod 2020. Besparelsen svarer til ca. 2.500 kr. pr. bolig årligt. Formand Kamma Ebsen konkluderede at mødet gav stof til eftertanke, hvordan den fremtidige drift af Andelsboligforeningen Brande skal tilrettelægges. Det anbefales at hele organisationsbestyrelsen deltager i BL s kredsmøde i kreds 6, hvor debatemnet er Effektivisering af den almene boligsektor. BL Kredsmøde 6 kreds BL Danmarks Almene Boliger har fremsendt en invitation til kredsmøde for organisationsbestyrelser og ledende medarbejdere fra boligorganisationerne i BL s 6. kreds. Kredsmødets debatemne er Effektivisering Mødet afholdes torsdag den 12. januar 2017 i Herning Kongrescenter, Østergade 37, 7400 Herning. Mødet starter kl. 18.30 og vi slutter ca. kl. 21.00 Som sædvanlig er der mulighed for at deltage i fælles middag inden mødet kl. 17.00 deltagelse i middagen koster 350,- kr. side 3/7
Tilmeldingsfristen er torsdag den 22. december 2016 Det indstilles at organisationsbestyrelsens medlemmer deltager i kredsmødet Bilag: BL invitation og dagsorden. Organisationsbestyrelsen besluttede, at alle bestyrelsesmedlemmer deltager i BL s kredsmøde i Herning den 12. januar 2017. Organisationsbestyrelsen tilkendegav endvidere, at man ønsker at Asger Helles fra Boligkontoret Danmark skal deltage i kredsmødet. Organisationsbestyrelsens julearrangement. Den 21. december 2016 kl. 0900 afholdes organisationsbestyrelsens årlige julearrangement for personalet og organisationsbestyrelsen, hvor man får mulighed for at ønske hinanden en god jul og godt nytår. Ved arrangementet serveres der kaffe og brød. Julearrangementer for beboerdemokroater. Arrangørerne af julearrangementet for beboerdemokroaterne i Andelsboligforeningen Brande har meddelt at arrangementet er aflyst, på grund af manglende tilmeldinger. Evaluering af afdelingernes ordinære afdelingsmøder. Afdeling 1: Afdelingsmødet blev afholdt den 22. november 2016 i Gildesalen på Mosevænget 16 i Brande. Der deltog 8 husstande fra afdelingen. 2 beboere havde fremsendt forslag til behandling på afdelingsmødet og disse forslag resulterede i en god og konstruktiv debat. Afdelingsbestyrelsens medlemmer der var på valg blev genvalgt og der blev endvidere valgt 2 nye suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Afdeling 3: Afdelingsmødet blev afholdt den 23. november 2016 i Gildesalen på Mosevænget 16 i Brande. Der deltog 8 husstande fra afdelingen. Afdelingsbestyrelsens formand var på valg og blev genvalgt. Afdelingsbestyrelsesmedlem Britta Diederichsen var også på valg og ønskede at stoppe sit virke med bestyrelsesarbejdet på grund af tidsmangel. Afdelingsmødets deltagere tilkendegav, at de gerne vil fastholde Britta Diederichsen i beboerdemokratiet, med henvisning til hendes mange år i bestyrelsesarbejdet. Afdelingsmødet besluttede, at suppleant Birgit Kristensen og afdelingsbestyrelsesmedlem Britta Diederichsen bytter roller, således Britta Diederichsen bliver 1. suppleant i stedet. Marianne Christiansen blev valgt som 2. suppleant. Afdeling 7: Afdelingsmødet blev afholdt den 24. november 2016 i Gildesalen på Mosevænget 16 i Brande. Der deltog 31 husstande fra afdelingen, som var ny rekord. Afdelingsbestyrelsens formand var på valg og blev genvalgt. 2 nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer blev valgt, Britt Pedersen og Jørn Birchow Heide. 2 nye suppleanter blev valgt, Lone Kielsholm Jeppesen og Martin Larsen. Afdelingsbestyrelsen og 1 beboer havde indsendt forslag til behandling på afdelingsmødet. Forslagene blev debatteret på mødet og efterfølgende godkendt af de fremmødte på afdelingsmødet. Et område, hvor der bør gøres en ekstra indsats, er at højne kvaliteten på dirigentposten, således at møderne afvikles i god ro og orden. Med henvisning til flere fremmødte til møderne, er det meget vigtigt, at dirigentposten klares af en myndig person, som kan afvikle de kommende års møder i Andelsboligforeningen Brande, på en tilfredsstillende måde for alle parter. Lukket punkt til evalueringen af afdelingsmøderne: side 4/7
Organisationsbestyrelsen tog punktet til efterretning og vedrørende dirigentposten, vil man finde en person fra Andelsboligforeningen Brande eller en ekstern person som kan der kan varetage dirigentopgaven, eventuelt med tilbud om kursus til at varetage dirigentrollen. 4 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark Regler angående habilitet for bestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen besluttede på sidste bestyrelsesmøde at skema vedr. habilitetsregler udsættes til næste møde, da enkelte bestyrelsesmedlemmer ikke havde medbragt deres udfyldte habilitetsskema. Det indstilles at organisationsbestyrelsen gennemgår habilitetsskemaet under bestyrelsesmødet, således at tvivlsspørgsmål bliver løst via gennemgang af skemaet. Organisationsbestyrelsen godkendte habilitetsreglerne. 5 Afdelingerne Renovering - afdeling 7 På det sidste byggeudvalgsmøde, blev den overordnede tilstandsrapport gennemgået og her konstaterede byggeudvalget, at der var behov for nærmere undersøgelser af bygningsmassen. Byggeudvalget forsøgte at udarbejde en plan for hvert byggeafsnits videre forløb, med ønske om at få lavet tv inspektioner af kloak og dræn, da der i et afsnit er store problemer med opstigende fugt, samtidig med at der mangler kapilarbrydende lag i terrændækket. Rådgivende ingeniør Ole Diget Jensen fra Johansson & Kalstrup P/S der varetager udarbejdelsen af tilstandsrapporten, har udarbejdet nedestående overslagspriser på yderligere bygningsundersøgelser: Overslagspriser på yderligere bygningsundersøgelser efter samtale med Sune Skovgaard Nielsen, LBF: Afs. 1 - Mosevænget 19-38: Undersøgelse for skimmel, besigtigelse på stedet og tilføjelse til tilstandsrapport - honoraroverslag J&K 8.300 Afs. 2 - Nørremarken 27-47: Undersøgelse for skimmel, besigtigelse på stedet og tilføjelse til tilstandsrapport - honoraroverslag J&K 8.300 Undersøgelse for opstigende grundfugt: Besigtigelse på stedet og tilføjelse til tilstandsrapport - honoraroverslag J&K 6.000 Håndværkerudgift på åbning i terrændæk og reetablering 2 steder - overslag 7.500 Håndværkerudgift på inspektion af drænledninger - overslag 25.000 38.500 Afs. 3 - Nørremarken 1-24 Undersøgelse for skimmel, besigtigelse på stedet og tilføjelse til tilstandsrapport - honoraroverslag J&K 8.300 Undersøgelse for opstigende grundfugt: Besigtigelse på stedet og tilføjelse til tilstandsrapport - honoraroverslag J&K 6.000 Håndværkerudgift på åbning i terrændæk og reetablering 2 steder - overslag 7.500 Håndværkerudgift på inspektion af drænledninger - overslag 25.000 38.500 Afs. 4 - Kløvermarken 1-24: Undersøgelse af forvitrede tagsten besigtigelse og tilføjelse til tilstandsrapport - honoraroverslag J&K 8.300 Undersøgelse af råd i vinduer og yderdøre besigtigelse og tilføjelse til tilstandsrapport - honoraroverslag J&K 8.300 I alt 118.500 side 5/7
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager udgiften til undersøgelserne til efterretning, da undersøgelserne er en nødvendighed vedrørende renoveringens projektbeskrivelse over for Landsbyggefonden. Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende udgiften til undersøgelserne, da det er en nødvendighed, i forbindelse med udarbejdelsen af projektbeskrivelsen over for Landsbyggefonden. Omdeling af materialer til beboerne Bestyrelsesmedlem Emma Schnedler har ønsket at organisationsbestyrelsen behandler følgende punkt: Omdeling af materialer fra boligforeningen til alle lejere i afdeling 1, 3 og 7. Organisationsbestyrelsen besluttede, at det er afdelingsbestyrelserne, der i fremtiden skal varetage opgaven med at omdele materiale til beboerne. Hvis ikke afdelingsbestyrelsen kan finde en person til at varetage opgaven, er det afdelingsbestyrelsen selv der skal omdele materialerne. Trappevask m.v. For at få beboerne til at deltage mere aktivt i Andelsboligforeningen Brandes sociale aktiviteter, kunne man iværksætte arbejdsopgaver i boligforeningens regi, som vil skabe mere ejerskab mellem beboere og Andelsboligforeningen Brande. F.eks. trappevask i boligblokkene er et eksempel på en arbejdsopgave som honoreres via lønudbetaling til den eller de beboere der ønsker at udføre et sådant arbejde. Organisationsbestyrelsen besluttede, at de vil få afdelingsbestyrelserne til at arbejde aktivt med sociale arrangementer og eventuelt få etableret arbejdsopgaver som beboerne kan varetage, ved at ansætte dem. Molokker. Afdeling 7 bestyrelse har gennem længere tid arbejdet med Molokker til deres afdeling. Molokker er den fremtidige måde at opbevare husholdningsaffald m.v., som Ikast-Brande kommune har tilkendegivet at de senest i år 2022 vil komme med et påbud til at boligforeningerne skal benytte til affaldssortering i deres afdelinger. Torsdag den 9. februar 2017 afholdes et møde som organisationsbestyrelsesmedlem Emma Schnedler har arrangeret vedrørende Molokker. Alle beboerdemokrater i Andelsboligforeningen Brande er velkomme til at deltage, da Molokker kommer til at berøre alle afdelingerne. Organisationsbestyrelsesmedlem Birgit Kristensen tilkendegav at arrangementet med Molokkerne var et godt initiativ fra afdeling 7 og det støttede fællesskabet for alle afdelingerne i Andelsboligforeningen Brande og ikke kun en enkelt afdeling. Organisationsbestyrelsen tog indbydelsen til efterretning og man vil forsøge at få så mange beboerdemokrater med som muligt. Problemer med gulvene i afdeling 7. Driftschef Jan Erik Vadstrup Larsen orienterede om problemer med opstigende fugt under gulvene i lejemålet Nørremarken 27. Ifølge driftschef Jan Erik Vadstrup Larsen er det ikke et enkeltstående problem. Organisationsbestyrelsen besluttede at driftschef Jan Erik Vadstrup Larsen tager kontakt til rådgivende ingeniør Ole Diget Jensen, der p.t. arbejder med renoveringsprojektet i afdeling 7. Datalogger. En datalogger indsamler temperatur- fugt- eller trykværdier over en periode i en bolig. Overvågning af temperatur og fugt er vigtig på steder, hvor ukorrekte klimatiske forhold kan have alvorlige konsekvenser f.eks. skimmelsvamp m.v. En datalogger indsamler data, der kan hjælpe beboerne, der har dårligt indeklima, med at få dem til at øge intervallet af udluftninger i deres boliger. Prisen for en datalogger ligger i størrelsesordene kr. 3.500,- pr. enhed. side 6/7
Organisationsbestyrelsen besluttede at driftschef Jan Erik Vadstrup Larsen indkøber en datalogger til brug i boligselskabet lejemål, med dårligt indeklima. 6 Eventuelt Radon En beboer i afdeling 7 har omtalt at årsagen til mange af pågældendes sygdomstilfælde, kan være Radon i undergrunden. På baggrunde af denne omtale har en anden beboer opsat målerudstyr, der efter 3 måneder kan konstatere om der er Radon i boligen. Organisationsbestyrelsen besluttede at man vil afvente resultaterne fra målerudstyret før man vil gennemføre tiltag. Iflg. geodætisk institut er der ikke Radon i undergrunde i Brande og omegn. 7 Næste møde Næste møde finder sted: Tirsdag den 21. februar 2017 kl. 1000. side 7/7