Analyse af Randers Kommunes grønne profil for indkøbsaftalerne

Analyse af Randers Kommunes grønne profil for indkøbsaftalerne

Indhold 1. Indledning...3 2. Analyse af Randers Kommunes grønne profil...4 2. 1 Analyse af indkøbspolitikken...4 2. 2 Analyse af indkøbsaftalerne - Grønne krav i de enkelte udbud...6 2. 3 Analyse af de decentrale indkøb...8 3. Grøn profil samt forslag til at skærpe profilen yderligere...12 3.1 Forslag til at skærpe den grønne profil yderligere...13 4. Konklusion; Grøn profil i Randers Kommune...16 Bilag 1 Kommissorium for arbejdsgruppen: Grøn profil - indkøbsaftaler...17 Bilag 2 Indkøbspolitikkens krav til grønne indkøb...19 Bilag 3 Beskrivelse af Partnerskabet for offentligt grønne indkøb...20 Bilag 4: Sammenligning af mål for Partnerskabet for offentligt grønne indkøb, og de krav Randers Kommune stiller i dag...23 2

1. Indledning De nuværende krav til indkøbsaftalernes grønne profil, der står beskrevet i indkøbs og udbudspolitikken, indeholder kan og bør formuleringer og kan derfor tolkes bredt i det konkrete udbud. Derfor besluttede økonomiudvalget med indkøbsstrategien d. 15. juni, 2009 (sag nr. 09/215) at igangsætte en analyse af, om de grønne krav i forbindelse med indkøbsaftalerne skal øges - herunder, hvilke krav der konkret kan/ skal sættes, og hvad er konsekvenserne. Til at forestå arbejdet er der nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Miljø og Teknik, Indkøb, Økonomi samt 2 decentrale repræsentanter. Analysen er gennemført i foråret 2010 via analyser af diverse hoveddokumenter herunder indkøbspolitikker, indkøbsaftaler mv., og der er gennemført 5 interviews med decentrale indkøbere og ledere. Nærværende analyse forelægges direktionen d. 26. august og sendes herefter til politisk behandling i økonomiudvalget d. 27. september. Indhold og afgrænsning Kravet til analysens indhold er en vurdering af, hvorvidt de grønne krav i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftalerne skal øges eller ej, og eventuelt hvordan. For at kunne vurdere dette er der behov for at vide, hvor grøn kommunens nuværende indkøbsprofil er i forhold til indkøbspolitikken, indkøbsaftalerne samt de decentrale indkøb, samt om den grønne profil er klar og anvendelig. Derudover skal det undersøges, hvilke tiltag, der kan iværksættes, hvis den grønne profil eventuelt skal øges. Med grøn profil menes mere specifikt, om og i hvilken udstrækning kommunen inddrager miljøforhold ved indkøb af varer på lige fod med andre forhold såsom kvalitet og pris 1. Det vil eksempelvis sige; stilles der krav til miljømærkning af produktet eksempelvis svanemærket eller A-mærke, når der udarbejdes udbud for rengøringsartikler, beskæftigelsesmaterialer til børn eller biler?. Eller indgår der overvejelser omkring økologi, livscyklus, indholdet af phthalater, affaldsmængder og CO2 udslip, når der købes ind? Denne analyse afgrænses til varekøb. Dette skyldes, at alene indkøb af varer, er et meget komplekst område, med mange forskellige varegrupper lige fra kopipapir til biler. Det medfører, at en grøn profil bliver vanskelig at definere, da det afhænger af typen af varen. Derudover er der tale om forskellige former for indkøbsaftaler, og hvor selve organiseringen af området er komplekst. Fokus i analysen er altså på varekøb såsom rengøringsmidler, kopipapir, legeredskaber, bleer mv. Dermed holdes blandt andet bygge og anlægsområdet ude. Der gøres opmærksom på, at der er igangsat en tilsvarende analyse indenfor bygge- og anlægsområdet. Læsevejledning Analysen består af 4 kapitler: Kapitel 1 Indledning Kapitel 2 Indeholder en analyse af, hvor grøn er kommunens indkøbsprofil i forhold til indkøbspolitikken, indkøbsaftalerne samt de indkøb, der foretages decentralt. Kapitel 3 Belyser om de grønne krav skal øges eller ej herunder mulige forslag til at styrke den grønne profil yderligere. Kapitel 4 Konklusion; Grøn profil i Randers Kommune 1 Definitionen på grøn profil er hentet fra Cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb af 7. februar 1995. Kan hentes på www.gronindkobsportal.dk. 3

2. Analyse af Randers Kommunes grønne profil Formålet med analysen er som før omtalt at give en vurdering af, om kravene til kommunens indkøbsaftaler skal øges eller ej. Derfor indeholder dette afsnit en undersøgelse af, hvilke miljøkrav/ hensyn, som kommunen inddrager, når der købes ind. Igen skal der gøres opmærksom på, at analysen afgrænses til varekøb. Overordnet bliver der stillet grønne krav til leverandører og produkter via 3 kanaler: indkøbspolitikken, krav i de enkelte udbud samt via de indkøb, der foretages decentralt. Der foretages en relativ stor del decentrale indkøb. Ca. 54% af indkøbene er ikke dækket af en aftale, hvorfor det er interessant ikke blot at afdække den grønne profil for indkøbspolitikken og aftalerne, men også de decentrale indkøb. Andelen af varekøb, der sker på baggrund af en indkøbsaftale er ca. 46 %. Der er 122 aftaler heraf 33 frivillige og 89 obligatoriske aftaler Derfor er der udarbejdet en analyse af den grønne profil på overordnet 3 niveauer, som afsnittet er inddelt efter: Analyse af indkøbspolitikkens grønne profil Analyse af den grønne profil for Indkøbsaftalerne Analyse af de decentrale indkøb 2. 1 Analyse af indkøbspolitikken Indkøbs- og udbudspolitikken omfatter alle indkøb, dvs. alt hvad der udløser en faktura. Politikkens afsnit 4 beskriver de miljøkrav, der skal stilles til leverandører og produkter, når et indkøb foretages. Af bilag 2 fremgår afsnit 4. Indledningsvist i afsnit 4 står: Når der købes ind i Randers Kommune, skal der udover pris, sortiment, kvalitet, service, leveringssikkerhed samt købs- og betalingsbetingelser - tages højde for: Miljø, Arbejdsmiljø og socialt ansvar, E-handel.. Og videre i afsnit 4.1 står: Ved ethvert indkøb stilles miljøkrav i nødvendigt og relevant omfang. For leverandører er der tale om, at der kan indgå oplysninger om: Virksomheden er miljøcertificeret. Virksomhedens miljøpolitik, grønt regnskab og/eller overholdelse af lovkrav Ved vurdering af produkter bør der tages hensyn til: De produkter, der er mindst miljøbelastende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Er produktet mærket med et miljømærke Indholdet af miljømæssige uønskede stoffer i produktet Produktets levetid Ved indkøb af el-forbrugende produkter tages hensyn til energiforbruget eks. ved at følge relevante energimærkninger som Elsparefondens A-klub I politikken er der indskrevet krav om, at: ved udskiftning af kommunens vognpark og maskinpark indkøbes eller leases A-mærkede køretøjer/ maskiner. senest i 2010 indgår Randers Kommune aftale om køb af el, der udelukkende er produceret af vindkraft. 4

Bortset fra de sidste 2 punkter i politikkens afsnit 4.1 er der tale om kan og bør sætninger. Det er altså ikke ultimative krav, men hensyn, der kan eller bør indgå, når leverandører eller produkter vurderes. En indkøbspolitik skal dække alle indkøb. Derfor er der begrænsninger ift., hvor specifikt man kan formulere kravene Dette skyldes blandt andet, at det ikke altid giver mening at vurdere et produkt ud fra, om virksomheden er miljøcertificeret, da det ikke nødvendigvis har en afsmittende effekt på produktet. I andre tilfælde er det ikke fordelagtigt at stille ultimative krav, da det kan give uhensigtsmæssigheder eksempelvis i udarbejdelsen af udbuddet og ved vurderingen af produktet. De 2 sidste krav i politikken er netop specifikke, og her har erfaringerne vist, at det har givet udfordringer for begge krav. Ved udskiftningen af kommunens vognpark er det oprindelige udbud blevet annulleret i foråret 2010, og man har udarbejdet et nyt, og netop nu behandles en indstilling om, at kravet om grøn strøm bortfalder. Hensigtsmæssigheden af at have meget konkrete krav stående i en indkøbspolitik kan derfor diskuteres. Formuleringen af en indkøbspolitik handler dog også om, hvilken miljøprofil kommunen ønsker at have. Selvom der ikke stilles ultimative krav til miljøhensyn, så skal politikken påpege, at det skal indgå i overvejelserne for at kunne defineres som værende grøn. Ved grønne indkøb forstås indkøb, hvor miljø- og energihensyn er inddraget på lige fod med andre hensyn, f.eks. pris, kvalitet, leveringsbetingelser m.m. (Cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb af 7. februar 1995). I politikken står: Når der købes ind i Randers Kommune, skal der udover pris, sortiment, kvalitet, service, leveringssikkerhed samt købs- og betalingsbetingelser tages højde for miljø, arbejdsmiljø, socialt ansvar samt E-handel. Og senere at ved ethvert indkøb stilles miljøkrav i nødvendig og relevant omfang. Med disse formuleringer er der således lidt uklarhed omkring, om det er et hensyn, der skal eller bør inddrages, eller om det skal tolkes som, at miljøhensyn skal inddrages, når det giver mening. Derudover er det også lidt uklart, hvad den mere præcise vægtning af miljøhensynet er. Vægter alle hensyn lige højt eller vægter nogle mere end andre?. Indkøbspolitikken indeholder kun meget lidt om klima, hvilket hensigtsmæssigheden af kunne overvejes. Med klimaplanen er det dog vedtaget, at der skal udarbejdes et tillæg til indkøbspolitikken. Indkøbspolitikken gennem årene og sammenlignet med andre kommuner En gennemgang af kommunens indkøbspolitikker gennem årene viser, at politikken er blevet mere grøn. Den nuværende politik indeholder således et helt afsnit om, hvilke miljøhensyn, der kan indgå, når der købes ind. Derimod indeholder de forrige politikker en enkelt passus om, at Randers Kommune skal til stadighed arbejde på at nedsætte miljøbelastningen, samt på at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og ydelser. Derudover indeholder den nuværende politik mere specificerede krav end de forrige eksempelvis til kommunens vognpark. En gennemgang af udvalgte kommuners indkøbspolitikker viser, at Randers Kommunes indkøbspolitik kan defineres som grøn, da den indeholder miljøhensyn, der skal indgå, når indkøb af varer foretages. Derudover indeholder politikken konkrete krav på udvalgte områder. Dette tilsvarer de fleste andre grønne kommuner, hvor det dog varierer hvilke hensyn, der tages, og hvor specifikke man er i politikken. Ser man på de politikker, som bliver brugt som eksempler på grønne indkøbspolitikker (jf. den grønne indkøbsportal) som eksempelvis Gladsaxe, så ligner den på mange punkter Randers Kommunes. Dog er Gladsaxes mere specifikt på, at miljøhensyn skal indgå i varekøb, og at det skal vægtes på lige fod med andre faktorer. Andre kommuner derimod har kun indarbejdet en kort passus om, at miljøhensyn skal indgå i valget af leverandør uden nærmere 5

beskrivelse. Man kan dog ikke på dette grundlag afgøre, hvor grøn Randers Kommunes indkøbspolitik er. Kendskab til indkøbspolitikken I forbindelse med udarbejdelsen af analysen er der blevet foretaget 5 interviews på en skole, et ældrecenter, et misbrugscenter, et bosted samt en integreret institution på dagtilbudsområdet. Interviewene er ikke repræsentative for kommunen samlet set, men de giver en indikation af, hvorledes indkøbene foretages, hvad der lægges vægt på, og hvor stort kendskabet er til politikken. Generelt vidste indkøberne, at der fandtes en indkøbspolitik, men havde dog meget lidt kendskab til politikkens miljømæssige indhold, og de heraf afledte konsekvenser. Dette uddybes yderligere i afsnit 2.3. Opsummering: Hvor grøn er indkøbspolitikken? Vejledningen fra den grønne indkøbsportal definerer en indkøbspolitik som værende grøn, hvis den indeholder 3 parametre (se tekstboks). Vurderet ud fra disse 3 parametre, kan kommunens indkøbspolitik siges at være grøn, men ikke i hvor høj grad. For det første indeholder politikken som nævnt i boksen en generel målsætning om, at miljøhensyn inddrages. Det er dog uklart, om En grøn indkøbspolitik bør indeholde: En målsætning om, at kommunen vil prioritere miljøhensyn ved indkøb af varer Retningslinjer for, hvordan miljøhensyn inddrages En handlingsplan (Vejledning om offentlig grønne indkøb, indkøbsportalen) miljøhensyn skal inddrages, når det er relevant, eller om det blot bør inddrages. Derudover er vægtningen uklar. For det andet indeholder politikken også retningslinjer for, at varer, der er miljømærket skal prioriteres, og at der eksempelvis skal købes A-mærkede køretøjer. Sammenligningen med andre kommuner understøtter også denne vurdering. Man kan diskutere, hvor specifikke kravene skal være i en politik, da Randers Kommunes politik jo generelt indeholder mange kan og bør sætninger. Arbejdsgruppen vurderer dog, at da, der er tale om en politik, så skal den også indeholde generelle målsætninger og gælde for alle kommunens indkøb dvs. alt, hvad der udløser en faktura. Derfor må kravene ikke være for specifikke, da politikken netop skal være kort, præcis og overordnet og gælde for en årrække. Arbejdsgruppen ønsker at påpege, at det vil være en fordel, hvis der stilles et mere håndfast krav om, at miljøhensyn skal indgå i overvejelserne, hvor det er relevant, før der foretages indkøb. Derudover ønskes en specificering af, at miljøhensyn skal indgå i overvejelserne på lige fod med øvrige parametre som pris, kvalitet, leveringssikkerhed mv., før der købes ind eller udarbejdes udbud. Dette vil øge politikkens klarhed. Endeligt har Randers Kommune udarbejdet en indkøbsstrategi for kommunen, hvori der opstilles forskellige tiltag herunder nærværende analyse. Om dette er en egentlig handleplan for, hvorledes grønne indkøb kan prioriteres, kan diskuteres. Men i afsnit 3 i nærværende analyse behandles forskellige tiltag til at øge klarheden og anvendeligheden af indkøbspolitikken. 2. 2 Analyse af indkøbsaftalerne - Grønne krav i de enkelte udbud Der stilles også miljømæssige krav i udbudsmaterialet for de enkelte varegrupper. De miljømæssige krav varierer fra udbud til udbud, da der er tale om vidt forskellige varegrupper såsom rengøringsartikler, kontormøbler og fødevarer mv.. 6

Variationen af kravene fra udbud til udbud skyldes, at det er komplekst at stille krav, der omfatter alle varer i et udbud. Dog er kontrakterne standardiserede med en pasus vedr. miljø. Her er der især lagt vægt på: Kontrakthaver garanterer, at alt, hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt, opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver, standarder m.m. På udbyders forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for udbyder, fremskaffe den dokumentation, udbyder måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. Herudover kan der indgå mere specifikke krav til den enkelte varegruppe eksempelvis til indholdet af phthalater. Miljøkrav i egne indkøbsaftaler og via indkøbssamarbejder Randers Kommune har primært indkøbssamarbejde med SKI og via12bysamarbejdet. Derudover står kommunen selv for en række aftaler. Randers Kommune selv sætter som standard de miljømæssige krav, der stilles fra lovgivningens side jf. den generelle pasus, som indgår i alle udbud. Størrelsen på kravene varierer dog med, om det er en obligatorisk aftale eller en frivillig. De frivillige aftaler har generelt færre krav. Eksempelvis aftalerne for legepladsudstyr, der er frivillige, indeholder ingen miljøkrav. Randers kommune har indkøbssamarbejde med: 12bysamarbejdet Staten og kommunernes indkøbsservice (SKI) Finansministeriet Ca. 30% af kommunens udbud for varekøb foregår via diverse indkøbssamarbejder. Mange af de varer, hvor der kan være tale om miljøhensyn eksempelvis beskæftigelsesmaterialer til børn, rengøringsmidler, kopi og aftørringspapir, bleer og fødevarer mv. kører via indkøbssamarbejde. Generelt for indkøbssamarbejdet via 12byerne er der tale om skærpede miljøkrav. Dette skyldes blandt andet, at flere af byerne er med i Partnerskabet for offentligt grønne indkøb, men også, at de historisk set har haft højere miljøkrav til produkterne. Partnerskabet er et grønt samarbejdsfora under Miljøstyrelsen, hvor bl.a. København, Århus og Odense også indgår - se mere i bilag 3. Rengøringsmidler kan bruges som eksempel, og er et udbud, der kører i 12by regi. Her er der krav til leverandøren om, at produkterne skal være enten svanemærket eller mærket med tilsvarende mærkning, være parfumefri, og at varen på kommunens anmodning kan sendes til test. Det samme gør sig gældende for eksempelvis aftørringspapir og papir til print, hvor der er en lang række miljøkrav, der skal overholdes. Generelt stiger miljøkravene altså, når udbuddene fortages i de samarbejdsforaer, som kommunen deltager i. Det hænger naturligvis også sammen med, at det er varer, hvor der er mulighed for at prioritere miljøhensyn. Indkøbssamarbejdet medvirker således både til, at miljøhensyn prioriteres, men også til, at der for udvalgte varegrupper opnås bedre priser. En sammenligning med andre kommuner er svær at gennemføre for de enkelte varer, men netop fordi Randers Kommune kører en stor del af udbuddene i eksempelvis 12byerne, så bliver kommunens profil også mere grøn. Hvis man eksempelvis sammenligner de krav, der bliver stillet til medlemmerne i Partnerskabet for grønne indkøb, så opfylder Randers Kommune allerede mange af miljøkravene - se bilag 4. Eksempelvis kravene til, at bleer til børn og rengøringsmidler skal være parfumefri og være mærket med et miljømærke. 7

Central koordinering vs. decentral valgfrihed og inddragelse En central problemstilling vedrørende indkøbsaftalerne og en klar grøn profil er at finde balancen mellem central koordinering og standardisering på den ene side og decentral valgfrihed og inddragelse på den anden. Indkøb er i dag meget decentraliseret, hvor indkøbskontoret primært står for varekøb og for indkøbsaftalerne. Der er dog stadig mange varekøb, der foregår udenfor en aftale. Derudover inddrages brugerne via brugergrupper i forbindelse med EU udbud. I praksis har brugergrupperne stor indflydelse på kravene i udbuddene, og om kommunen selv skal stå for udbuddet eller indgå i eksempelvis 12bygruppen. Ved at stille flere centrale krav og lave flere centrale aftaler er det nemmere at tydeliggøre og højne den grønne profil samt opnå bedre koordinering og mere fordelagtige tilbud jf. indkøbsstrategien. På den anden side bevirker dette, at indkøberne decentralt ikke har så stor valgfrihed af varer og på visse områder vil opleve at blive begrænset af centrale krav. Brugergrupperne har en selvstændig værdi, da de giver viden om, hvilke behov for varer, der er decentralt. Omvendt betyder inddragelsen dog også, at det er sværere at udmønte en klar grøn profil. Ofte bevirker brugerinddragelsen, at serviceniveauet stiger, da brugerne ofte har mange krav, der skal tilgodeses. Disse krav tilgodeser ikke altid miljøet, og ofte vægter økonomi højere end miljø. Dette medfører, at der ikke altid prioriteres miljøhensyn. Opsummering: Hvor grønne er indkøbsaftalerne Overordnet set må Randers Kommune altså siges at have en overordnet grøn profil for mange af indkøbsaftalerne. Det er igen svært at sige hvor grøn. Det vil kræve, en gennemgang af alle indkøbsaftalerne og alle varergrupper, og sammenholde det med de eksakte krav fra lovgivningens side i forhold til eksempelvis indholdet af tensider, phthalater mv. Generelt kan dog siges, at miljøkravene stiger og dermed den grønne profil, når udbuddene foretages i de samarbejdsforaer, som kommunen deltager i. Derudover indeholder de obligatoriske aftaler flere miljøkrav og hensyn end de frivillige. Dette medfører således også, at hvis man ønsker at styrke den grønne profil, så er deltagelse i samarbejdsfora såsom Partnerskabet for offentlig grønne indkøb et godt sted at starte. Indgåelsen af flere obligatoriske aftaler vil også kunne styrke den grønne profil, hvilket også hænger godt i tråd med indkøbsstrategiens anbefalinger. En anden problemstilling i relation til indkøbsaftalerne er, om der så købes ind via aftalerne, og om den andel af indkøbene, der foretages decentralt uden aftale, som er ca. 50 %, er grønne. Dette behandles i næste afsnit. 2. 3 Analyse af de decentrale indkøb For at danne et indtryk af, hvorvidt der tænkes grønt og miljøbevidst, når der foretages indkøb decentralt, er der blevet foretaget 5 interviews af decentrale ledere og medarbejdere, der står for indkøb. Der blev udvalgt 5 aftaleenheder (en skole, et ældrecenter, et misbrugscenter, et bosted samt en integreret institution på dagtilbudsområdet). Interviewene er ikke et repræsentativt udsnit af alle indkøbene i kommunen, men blot en temperaturmåling på, hvorledes indkøbene foregår. Formålet med interviewene er som før nævnt at få en indikation af: om der tænkes miljøbevidst, når der købes ind decentralt, og eventuelt hvorfor der ikke gør. om der er kendskab til indkøbspolitikkens indhold om miljø hvilke ønsker de decentrale medarbejdere har til en klar og anvendelig grøn profil. 8

Grøn bevidsthed, når der købes ind? Hvis der ses på om og eventuelt hvilken grøn profil, de interviewede har på deres institutioner, er der et meget stort spænd. Nogle institutioner har en meget grøn bevidsthed, mens andre slet ikke har dette med i deres overvejelser. Derudover er der også forskellighed i, hvordan den grønne bevidsthed kommer til udtryk. Nogle steder prioriteres grønne rengøringsmidler og nedsættelse af elforbruget, hvorimod andre steder handler det mere om begrænsningen af print. Dette hænger blandt andet sammen med, hvad behovet er på den enkelte institution. Nedenfor gives 2 forskellige beretninger, hvor den ene giver et billede af, de institutioner, der har en grøn profil, hvorimod den anden viser de overvejelser, som de interviewede har om, hvorfor de ikke tænker grønt, når der handles ind. Bevidst kultur omkring grønne indkøb, ildsjæle og gode ideer Det kendetegnende ved de interviewpersoner fra en institution med grøn bevidsthed er, at der på disse steder er en eller flere ildsjæle, der har en særlig interesse i grønne indkøb, og som holder den grønne tanke i live på institutionen. Det handler altså især om enkeltpersoner, der driver den grønne udvikling, frem for mere overordnede miljøplaner for institutionen. Som en interviewperson siger: det at tænke miljøbevidst, det skal hele tiden holdes ved lige. Disse ildsjæle er også opdateret på ny viden og inspirerer kollegaer med nye ideer og tiltag. Et eksempel er et tiltag omkring at anvende en funktion på printerne, hvor man skal bruge en kode for at få printet ud. Formålet er at spare på papiret og strømmen og ikke printe papir, der aldrig bliver hentet. Et andet eksempel er anskaffelsen af én fælles printer frem for at have mange små. På de institutioner, hvor der er en udbredt grøn profil, er der generelt en stolthed over at kunne fremføre og forklare, hvilke tiltag, der er sket, og hvad det har betydet for stedet. Det blev eksempelvis sagt: Der er en bevidst kultur på stedet vi er meget grønt tænkende. Denne institution går meget op i, at det er et spørgsmål om hvordan skal andre kende os. På denne institution udarbejdes årlige miljøredegørelser, hvor eksempelvis udviklingen i forbruget af el gennemgås, mængden af affald, og i redegørelsen beskriver også, hvilke indsatsområder institutionen vil arbejde med fremadrettet. På institutionen oplæres nye medarbejdere til at tænke miljøbevidst, når der handles ind. Der er som før nævnt forskelle i, hvordan den grønne profil kommer til udtryk. Flere institutioner udarbejder regnskaber over elforbruget, og generelt prioriteres køb af rengøringsprodukter, der er miljøvenlige. For eksempel fortalte en interviewperson: der købes gerne svanemærket, men der er ikke en decideret vægtning af de enkelte produkter. Et andet eksempel er en institution, der har valgt at lease en bil for at kunne skifte deres gamle ud, der ikke var særlig benzinøkonomisk, og som kostede en del på reparationer. Derved kunne de både spare penge til benzin og reparationer og samtidig skåne miljøet. På nogle af institutionerne arbejder man også med indkøb af økologiske madvarer. Men for de fleste institutioner har de økonomiske rammer, udvalget og kvantummet af varer, som kan købes via aftalerne, sat begrænsninger. Derfor har flere institutioner udvalgt et område som eksempelvis mælkeprodukter, hvor der kun købes økologisk. På de institutioner, der er præget af en grøn bevidsthed, er der altså forskelle i prioriteringen og vægtningen af miljøvenlige varer, og i hvor meget de grønne indkøb skyldes en ildsjæl eller en mere generel plan for institutionen. Ønsket om en grøn profil er stor, men da det økonomiske råderum til at tænke miljøbevidst er lille, har det betydning for prioriteringen. Eksempelvis fortalte en interviewperson, at institutionen snart skal skifte vaskemaskinen ud. Der er stort ønske om en A- mærket maskine, som også er billigere set over tid, men på kort sigt, er der på institutionen ikke penge til det. 9

Grønne indkøb hvad er det? På flere institutioner indgår grønne indkøb slet ikke i overvejelserne, når der skal købes ind. Manglende tid, væsentligere opgaver og økonomi ligger til grunde for, at der ikke er en grøn prioritering af varer. For eksempel fortalte en interviewperson: jeg vil gerne pointere, at indkøb ikke har første prioritet, men nok nærmere sidste og Det får ingen opmærksomhed, der er mange andre ting der er ingen grøn tanke her hos os. En anden interviewperson fortalte, at når der bliver købt ind via indkøbsaftalerne, så måtte det grønne være indtænkt i disse, så derfor gjorde vedkommende ikke noget af sig selv. Der var her, ikke et ønske om at gå ind og træffe en selvstændig grøn selektion af varer, selvom der også via indkøbsaftalerne er mulighed for at vælge mellem mere eller mindre grønne produkter. Hvis der skal ske et grønt tilvalg, så skal det ske centralt fra, hvor det er inkorporeret i indkøbsaftalerne, så decentrale indkøbere ikke skal bruge tid på det. Interessen og viden om, hvordan man køber grønt ind, er altså ikke prioriteret på disse institutioner, hvilket illustrerer spændvidden på de 5 institutioner, som er blevet tilfældigt udvalgt. Overvejelser omkring anvendelsen af indkøbssystemet Opus E-indkøb og indkøbsaftalerne Anvendelsen af kommunens obligatoriske indkøbsaftaler har betydning for kommunens grønne profil, da analysen jo tidligere har vist, at de obligatoriske aftaler er de mest grønne. Anvendelsen af disse sikrer altså et vist grønt niveau, selvom der også inden for aftalerne, er mulighed for at vælge mellem mere eller mindre grønne varer. På flere institutioner anvender man ikke indkøbsaftalerne. Det er der flere grunde til, men især udfordringer med at anvende indkøbssystemet (Opus E-indkøb) nævnes ofte. Der er problemer med autorisationer og anvendelsen af systemet generelt, hvilket til tider resulterer i, at der bliver indkøbt på andre måder. En interviewperson fortæller, at der ikke er den fornødne tid til at sætte sig ind i, hvordan systemet skal benyttes, og at indkøbsfunktionen er delt ud på flere, hvorfor det fornødne kendskab til systemet og til at købe grønne produkter ikke opnås. Derfor bliver der stadig ringet og bestilt varer eller foretaget indkøb hos den lokale købmand frem for at anvende systemet. Der blev også nævnt, at det kan være svært at finde rundt i aftalerne. En anden problemstilling er, at mængden af varer, der kan købes, er for stor til, at de decentrale indkøbere vil benytte disse indkøb (kolli køb) det gælder eksempelvis for de økologiske madvarer. Der herskede endvidere en skepsis overfor, om aftalerne reelt er billigere, end de selv kunne finde dem lokalt uden for aftalerne. Dette er ikke saglige grunde til ikke at anvende de obligatoriske aftaler og indkøbssystemet. Men man kan dog overveje at imødekomme de decentrale indkøberes problemer ved eksempelvis bedre undervisning i systemet og gennem bedre kendskab til aftalerne. Dette indgår også allerede som mål i indkøbsstrategien. Kendskab til indkøbspolitikken Som før omtalt, er der er et generelt kendskab til principperne bag indkøbspolitikken, men der er ikke mange, der kender det specifikke indhold. Der er usikkerhed omkring hvilke miljøkrav, der bliver stillet, og hvilke miljøhensyn, der skal indgå i overvejelserne, før der købes ind. Den centralt formulerede indkøbspolitik med miljøafsnittet, kommer med andre ord, ikke helt ud til aftaleenhederne. En interviewperson fortalte: Jeg kender politikken, men kender ikke det grønne element. 10

De decentrales forslag til at blive mere grønne Generelt hersker der stor vilje decentralt til at købe grønne produkter, men som en siger: Vi vil gerne være grønne, men vil gerne tages lidt i hånden. At være miljøbevidst kræver kendskab til området, og kræver, at man kender de krav og hensyn, som kommunen i forvejen stiller. Flere pegede derfor også på mere information om området i forhold til de allerede eksisterende krav, men også i forhold til gode ideer til at blive mere grønne og hvorfor. Synliggørelse og tilstedeværelse er vigtige ord i denne sammenhæng og flere nævner også, at man gerne må blive mere klar omkring kravene og dermed også fastholde institutionerne på kravene. En interviewperson siger: Kontrol for at give det, vi har aftalt, gyldighed. Flere nævner besøg af en miljøkonsulent samt at få tilsendt materiale ala en pjece, der på en let og overskuelig måde giver viden. En anden ide er at uddanne et korps af grønne ildsjæle samt at oprette en pulje, der har til formål at gennemføre grønne investeringer, hvor institutionerne så kan søge penge. Mange af de interviewede nævner også flere centrale aftaler med et mindre og et mere grønt udvalg, så man herigennem sikrer en grøn profil uden, at de decentrale indkøbere skal investere tid i det. Dette medfører dog også, at man indskrænker handlemulighederne decentralt, da der bliver færre valgmuligheder. Der er altså mange muligheder for at skærpe den grønne profil decentralt, hvilket vil blive undersøgt nærmere i afsnit 3.1. Opsamling hvor grønne er de decentrale indkøb På baggrund af ovenstående kan det konstateres, at de 5 interviews giver en fornemmelse af, at den grønne profil varierer meget fra institution til institution, og at kendskabet til indkøbspolitikkens grønne afsnit ikke er stor. Dette kunne tyde på, at der generelt ikke mangler flere miljøkrav, men mere viden og information om de grønne krav og hensyn, som politikken og indkøbsaftalerne allerede indeholder. 11

3. Grøn profil samt forslag til at skærpe profilen yderligere På baggrund af ovenstående afsnit vurderer arbejdsgruppen, at kommunen overordnet set har en grøn profil. Kommunens indkøbspolitik kan defineres som grøn, da den indeholder en målsætning om, at der skal indgå grønne overvejelser i varekøbene. Derudover anviser den også, hvilke overvejelser, der kan/bør indgå. Politikken indeholder derudover også mere håndfaste krav. Generelt er politikken præget af kan og bør sætninger. Arbejdsgruppen vurderer dog, at da, der er tale om en politik, og da sætningerne mere skal forstås som retningslinjer til at opfylde den generelle målsætning om, at miljøhensyn skal indgå, når der købes ind, så anskues det ikke som et problem. Dette udelukker dog ikke, at man med fordel kan præcisere, at miljøhensyn skal indgå, hvis det er relevant, og at miljøhensyn skal indgå i overvejelserne på lige fod med andre hensyn som kvalitet, pris mv. Dette vil skærpe kommunens profil, og gøre den mere klar og anvendelig. Arbejdsgruppen sætter spørgsmålstegn ved anvendeligheden af de mere håndfaste krav i politikken. Fordelen er, at der stilles specifikke krav, og at de bliver synliggjort, men omvendt er faren, at overskueligheden går tabt, og at politikken hurtigt bliver forældet. Derudover er det vigtigt at huske, at politikken skal dække alle indkøb, der udløser en faktura, og dermed ikke kun gælder for varekøb. Indkøbsaftalerne vurderes også generelt at have en grøn profil, hvor især aftalerne, der er indgået i 12bysamarbejdet er præget af dette. De obligatoriske aftaler er mere grønne end de frivillige. Man kan derfor overveje at gøre flere aftaler obligatoriske og arbejde for at indgå i samarbejdsforaer, hvor det findes relevant. Dette er også en målsætning for indkøbskontoret jf. indkøbsstrategien. Det vil medvirke til større viden på området, og til at man gradvis gør profilen grønnere ved at arbejde med et eller flere produktgrupper ad gangen, frem for at gøre alt på en gang. Det vil dog givetvis medføre en indskrænkning i de decentrale indkøberes handlemuligheder og på udvalget. På den anden side friholdes de decentrale indkøbere fra at skulle forholde sig til, om et produkt nu er grønt nok, og til, om de generelle miljøkrav nu er overholdt. Dette er delvist sikret gennem en central indgåelse af aftalerne. De decentrale indkøb varierer meget i forhold til, hvor grønne de er. Nogle institutioner udarbejder overordnede planer og stiller faste krav til indkøb af miljørigtige varer, mens andre institutioner slet ikke inddrager miljøhensyn. Generelt er kendskabet til indkøbspolitikkens grønne element meget lille. Hvis man ønsker at styrke den grønne profil decentralt, skal der mere viden og kendskab til politikken og emnet generelt. Den overordnede vurdering er, at Randers Kommune har en grøn profil, og at de krav, der stilles til indkøbsaftalerne generelt set ikke nødvendigvis skal øges. Dette betyder dog ikke, at det grønne element i aftalerne ikke kan blive mere grønt, da analysen også har vist, at det netop er gennem de obligatoriske aftaler, at miljøhensynene prioriteres. Hvis Randers Kommune ønsker en mere klar og anvendelig grøn profil, så er arbejdsgruppens vurdering, at der generelt skal arbejdes med kommunikation og information omkring indkøbspolitikkens indhold, og hvordan der foretages grønne indkøb. På baggrund af ovenstående har arbejdsgruppen i afsnit 3.1 opstillet mulige forslag til, hvordan den grønne profil kan skærpes yderligere. 12

3.1 Forslag til at skærpe den grønne profil yderligere Arbejdsgruppen har på baggrund af den gennemførte analyse stillet 5 forslag til at skærpe den grønne profil yderligere. Der gøres opmærksom på, at beslutningskompetencen, der vedrører, hvilke grønne krav, der skal indgå i det enkelte udbud, fortsat ligger hos indkøb eller brugergrupper og at fagchefer inddrages efter behov. Forslag 1: Skærpelse af formuleringer i indkøbspolitikken Arbejdsgruppen stiller forslag om, at formuleringerne i indkøbspolitikkens afsnit 4.1 vedrørende miljø skærpes i forhold til: At miljøhensyn skal indgå i overvejelserne, hvor det er relevant, før der foretages indkøb, Specificering af, at miljøhensyn skal indgå i overvejelserne på lige fod med øvrige parametre som pris, kvalitet, leveringssikkerhed mv. Forslaget vil øge politikkens klarhed og sikre, at miljøhensyn inddrages i overvejelserne inden der foretages indkøb eller udarbejdes udbud. Der forventes ingen udgifter forbundet med forslaget, da der primært vil være tale om, at politikkens gøres mere klar og forståelig. Skærpelsen vil betyde en revidering af indkøbspolitikken. Økonomi er ansvarlig for gennemførelsen. Forslag 2: Udbredelse af kendskab til grønne indkøb og indkøbsvejledningen fra Center for Energibesparelser via miljøkurser og udarbejdelse af folder Analysen har vist, at der er behov for større kendskab til grønne indkøb samt de krav, der allerede stilles i dag. Med klimaplanens vedtagelse er det besluttet, at kommunen skal følge indkøbsvejledningen for Center for energibesparelser. Denne dækker bl.a. indkøb af: IT og kontorudstyr Professionelle hvidevarer Belysning Tv og underholdning Varme og ventilation I klimaplanen er der allerede forslag om, at der etableres kurser i indkøbsvejledningen samt i energirigtige indkøb. Derfor foreslås, at disse kurser også kommer til at indeholde et modul om miljørigtige indkøb. Modulet skal indeholde undervisning i anvendelsen af indkøbsvejledningen fra Center for energibesparelser samt information om; hvilke krav, der stilles til miljørigtige indkøb i dag, hvordan indkøbssystemet kan understøtte de miljørigtige indkøb samt gode råd til, hvordan man køber miljørigtigt ind. Det vil være en fordel, hvis indkøbsvejledningen udleveres til alle med indkøbsansvar i kommunen - lige fra børnehavelederen, som køber et køleskab, til den person, der tænker energiforbrug ind i hele rådhuset. Decentralt kan vejledningen bruges til at gøre det lettere at finde de grønne produkter. Dette kan følges op af en generel folder, der på en enkelt måde, opstiller krav og gode råd til grønne indkøb. 13

Forslaget er koordineret med tiltagene i klimaplanen, hvor der er afsat midler til kurser med mere 2. Miljø og Teknik er ansvarlig for forslagets gennemførelse. Gennemførelsen af forslagets enkelte elementer sker naturligvis i tæt samarbejde med indkøbskontoret. Forslag 3: Udbredelse af kendskab til grønne indkøb: Decentral miljøkonsulent Dette forslag omhandler en intern grøn konsulent, der kan tage ud og rådgive, samt vejlede aftaleenhederne i at nå en grønnere indkøbsprofil samt vejlede om, hvilke grønne krav og tiltag kommunen har. Der er i klimaplanen allerede indarbejdet ideer og økonomi til en konsulent 3. Denne konsulent kan få udvidet opgaveporteføljen, så aftaleenhedernes indkøb af grønne produkter også omfattes. Økonomien afhænger naturligvis af den decentrale efterspørgsel efter en konsulent, men hvis det koordineres med tiltaget i klimaplanen forventes ikke en yderligere udgift. Dog skal der gøres opmærksom på, at klimaplanen ikke er fuldt finansieret. I aftalen med Center for Energibesparelser indgår også en mulighed for at få konsulenthjælp. Dette gælder dog kun i begrænset omfang. Det er Miljø og Teknik, der er ansvarlig for forslagets gennemførelse, dog i tæt samarbejde med indkøbskontoret. Forslag 4: Indgåelse i Partnerskabet for offentligt grønne indkøb For at skærpe den grønne profil yderligere, ved at sikre minimums miljøkrav på udvalgte områder samt opnå generel viden om grønne indkøb, forslår arbejdsgruppen, at Randers Kommune indgår i Partnerskabet for offentligt grønne indkøb. Der er foretaget en foreløbig konsekvensberegning - se bilag 4, men denne skal naturligvis underbygges, hvis man ønsker at gå videre med forslaget. Partnerskabet for offentligt grønne indkøb blev stiftet af Miljøministeriet og København, Århus, og Odense Kommuner. I dag er Sønderborg, Herning og Egedal Kommuner også medlemmer samt Vandcenter Syd. Formålet med Partnerskabet er at fremme det konkrete arbejde med offentlige grønne indkøb. Medlemmerne forpligter sig til: at følge de fælles konkrete indkøbsmål, som partnerskabet har sat op indenfor bygge og anlæg, børneartikler, IT, papir og tryksager, rengøringsartikler, aftørringspapir og transport. at have en indkøbspolitik, hvoraf det fremgår, at miljøhensyn er en væsentlig parameter i forbindelse med indkøb, at offentliggøre indkøbspolitikken på medlemmernes respektive hjemmesider, Derudover medvirker partnerskabet til at skabe en positiv debat om offentlige grønne indkøb, og dermed også til at brande kommunerne som grønne kommuner, der prioritere grønne hensyn. Miljøministeriet stiller råd og vejledning om miljøkrav, dokumentation mv. til rådighed. Dermed giver partnerskabet også en indgang til viden på området. Partnerskabet er organiseret i 3 niveauer, hvor 1. niveau består af ambassadørerne, som er borgmestre og ministre. 2. niveau er styregruppen, der primært består af indkøbscheferne fra kommunerne samt 3. niveau, der er de arbejdsgrupper, der arbejder med partnerskabets mål. Se bilag 3 for en nærmere beskrivelse. 2 I Klimaplanen er tiltaget finansieret gennem det eksisterende budget. Derudover forventes indgåelsen af Kurveknækkeraftalen, hvilket også omfatter indkøbsvejledningen, at være udgiftsneutral. 3 I Klimaplanen er der foreslået tiltag for 500.000 kr. i 2011, heraf 200.000 kr. til denne konsulent. Der er alene afsat 200.000 kr. i budget 2011 til klimaplanen. Derfor forudsættes, at netop denne del prioriteres. 14

Arbejdsgruppen har udarbejdet en foreløbig konsekvensberegning (se bilag 4), der viser, at Randers kommune opfylder de fleste af Partnerskabets nuværende mål. Dertil kommer naturligvis udgifter ved en eventuel deltagelse i partnerskabets møder mv. Erfaringer fra andre kommuner viser, at tidsforbruget er ca. 1. uges arbejdstid pr. år. Dertil kommer, at det vil være en udvidelse af aktiviteterne for indkøbskontoret. Partnerskabet er et dynamisk forum, der konstant arbejder med nye aktiviteter og krav til bæredygtige indkøb. Derfor kan det ikke afvises, at indgåelse i Partnerskabet medfører udgifter på længere sigt. Herning Kommune har pt. sat deres medlemskab på stand by, da der er uklarhed omkring de økonomiske konsekvenser for kommunen af eventuelle nye mål. Økonomi er ansvarlig for gennemførelsen af forslaget. Forslag 5: Fra frivillige til obligatoriske aftaler Der skal indgås flere obligatoriske aftaler, da disse i højere grad sikre visse miljøstandarder frem for de frivillige. Dette mål indgår også i indkøbskontorets indkøbsstrategi, hvor der indgår et mål om, at nye aftaler som udgangspunkt bliver obligatoriske. Økonomi er ansvarlig for gennemførelsen af forslaget, der sker i forbindelse med udmøntningen af indkøbsstrategien. 15

4. Konklusion; Grøn profil i Randers Kommune Målet med analysen er en vurdering af, hvorvidt de grønne krav i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftalerne skal øges eller ej, og eventuelt hvordan. Gennem en analyse af indkøbspolitikken, indkøbsaftalerne samt de decentrale indkøb, så vurderer arbejdsgruppen, at kommunen overordnet set har en grøn profil, og at de krav, der stilles til indkøbsaftalerne generelt set ikke nødvendigvis skal øges. Dette kan begrundes ud fra følgende forhold. For det første indeholder indkøbspolitikken en målsætning om, at miljøhensyn skal indgå i udvælgelsen af leverandører og produkter, og den anviser, hvilke overvejelser, der kan eller bør indgå. For det andet må Randers Kommune siges at have en overordnet grøn profil for mange af indkøbsaftalerne, idet der indgår grønne krav til produkter og leverandører i de enkelte indkøbsaftaler. Generelt kan dog siges, at miljøkravene stiger, når udbuddene foretages i de samarbejdsforaer, som kommunen deltager i. Derudover indeholder de obligatoriske aftaler flere miljøkrav og hensyn end de frivillige. De decentrale indkøb varierer meget i forhold til, hvor grønne de er. Nogle institutioner udarbejder overordnede planer og stiller faste krav til indkøb af miljørigtige varer, mens andre institutioner slet ikke inddrager miljøhensyn. Generelt er kendskabet til indkøbspolitikkens grønne element meget lille. Den gennemførte analyse viser altså, at kommunen allerede har en grøn profil, men ikke, hvor grøn profilen er. Resultaterne betyder således ikke, at det grønne element i aftalerne, politikken og i de decentrale indkøb ikke kan blive mere grønne. Hvis Randers Kommune ønsker en mere klar og anvendelig grøn profil, så er arbejdsgruppens vurdering, at indkøbspolitikken med fordel kan præciseres i forhold til, at miljøhensyn skal indgå, hvor det er relevant, og at miljøhensyn skal indgå på lige fod med andre hensyn som kvalitet, pris, leveringssikkerhed mv.. Arbejdsgruppen sætter spørgsmålstegn ved anvendeligheden af de mere håndfaste krav i politikken, da der er fare for, at politikken hurtigt bliver forældet. Derudover er det vigtigt at huske, at politikken skal dække alle indkøb, der udløser en faktura, og dermed ikke kun gælde for krav i forhold til varekøb, men også for tjenesteydelser og bygge- og anlægsområdet. Derudover kan kommunens grønne profil øges, hvis der sættes fokus på ekstern indkøbssamarbejder herunder indgåelse i Partnerskabet for offentligt grønne indkøb, og at der indgås flere obligatoriske indkøbsaftaler. Dette hænger også i god tråd med indkøbsstrategiens anbefalinger. Det vil medvirke til større viden på området, og til at man gradvis gør profilen grønnere ved at arbejde med et eller flere produktgrupper ad gangen. Hvis man ønsker at styrke den grønne profil decentralt, skal der mere viden og kendskab til politikken og emnet generelt. Der skal således arbejdes med information omkring indkøbspolitikkens indhold, og hvordan der foretages grønne indkøb. 16

Bilag 1 Kommissorium for arbejdsgruppen: Grøn profil - indkøbsaftaler Formål De nuværende krav til indkøbsaftalernes grønne profil, der står beskrevet i indkøbs- og udbudspolitikken, er ret bløde (se bilag 1 sidst i dokumentet). Formuleringerne af kravene indeholder kan og bør og kan derfor tolkes bredt i det konkrete udbud. Derfor besluttede økonomiudvalget med indkøbsstrategien d. 15. juni, 2009 (sag nr. 09/215) at igangsætte en analyse af, om de grønne krav i forbindelse med indkøbsaftalerne skal øges. Krav til analysens indhold Analysen skal overordnet indeholde en indstilling om, hvorvidt de grønne krav i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftalerne skal øges. En sådan undersøgelse kan indeholde følgende elementer: Hvilke krav skal/kan der konkret stilles til grøn profil i et udbud(certificering, økomærkning og/eller klimarigtigt mv.) hvad skal fokus være? Eksisterer der et reelt udbud af disse varer, der modsvarer kommunens behov og øvrige krav i indkøbs- og udbudspolitikken? Skal kravene være generelle, eller skal det være for udvalgte varegrupper? Skal det være tvunget for indkøberne at købe varer med grøn profil, eller skal indkøberne selv vælge? Hvordan skal ekspertisen på området oparbejdes/ prioriteres? Hvad er konsekvenserne af en beslutning om at øge den grønne profil ved at præcisere kravene til indkøb? o Økonomi hvad koster det, og hvordan skal udgifterne fordeles? o Serviceniveau? o Styringsmæssige konsekvenser? En eventuel ændring til en mere grøn profil vil betyde en revidering af den nuværende indkøbs- og udbudspolitik for Randers Kommune samt ændringer i dokumentet retningslinjer for udbud. Organisering Der nedsættes en arbejdsgruppe med følgende repræsentanter: Lars Bo Jensen, Miljø og Teknik. Gitte Filtenborg, Miljø og Teknik Gert Funck Kristensen, Miljø og Teknik Michael Anders Skipper, Bocenter Harridslev Søren Bach Jensen, Perron 4 Peter Neumann, Indkøb Anne Line Möller Bjerregaard, Økonomi Arbejdsgruppen sammensættes således af nøgleaktører på området. Det er vigtigt, at repræsentanter fra de decentrale aftaleenheder inddrages i analysearbejdet, da det primært er denne gruppe, der vil blive berørt af eventuelle ændringer i indkøbs- og udbudspolitikken. Samtidig er det en prioritet, at arbejdsgruppen er forholdsvis lille, således at arbejdet kan udføres effektivt og hurtigt. Endelig fastlæggelse af deltagerkreds sker på gruppens første møde. Koordinering, udarbejdelse af diverse oplæg, overbliksværktøjer og løsningsforslag sker blandt arbejdsgruppens medlemmer. Det er økonomi, der leder og fordeler arbejdet. 17

Tidsplan Analysen fremlægges direktionen ultimo august 2010. I processen er indarbejdet en høringsfase af analysens resultater i september herunder høring hos de decentrale aftaleenheder. Høringsfasens indhold og forløb fastlægges mere præcist, når analysens indhold er nærmere defineret af arbejdsgruppen. Analysen kan anvendes til en diskussion af emnet i byrådet i oktober 2010. Der arbejdes ud fra følgende tidsplan: Marts 2010: Godkendelse af kommissorium i sekretariatschefgruppen samt direktionen Marts August 2010: Arbejdsgruppen gennemfører analysen August 2010: Analysen fremlægges direktionen September 2010: Analysens resultater sendes i høring (hvis skønnes relevant) Oktober 2010: Politisk behandling 18

Bilag 2 Indkøbspolitikkens krav til grønne indkøb Indkøbs- og udbudspolitikkens afsnit 4 indeholder i dag følgende grønne krav. Krav til indkøb Når der købes ind i Randers Kommune, skal der udover pris, sortiment, kvalitet, service, leveringssikkerhed samt købs- og betalingsbetingelser - tages højde for: Miljø Arbejdsmiljø og socialt ansvar. E-handel. Randers Kommune prioriterer samhandel med leverandører, der kan indgå i E-handel. Anvendelse af Randers Kommunes E-handelsløsning (KMD) skal benyttes ved bestilling af katalogvarer for de institutioner mv., der har adgang til systemet. Miljøvurdering af leverandører og produkter Randers Kommune arbejder til stadighed for at nedsætte miljøbelastningen samt på at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og ydelser. Ved ethvert indkøb stilles miljøspørgsmål i nødvendigt og relevant omfang. De indkomne oplysninger indgår i en helhedsvurdering i af de indkomne tilbud i det omfang, det ikke strider mod gældende ret, herunder EU-udbudsdirektiverne. Ved vurdering af leverandører kan der indgå oplysninger om, hvorvidt virksomheden er miljøcertificeret (EMAS, ISO 14001). Hvis virksomheden ikke er miljøcertificeret kan der indhentes oplysninger om, den har en miljøpolitik, har aflagt grønt regnskab og/ eller overholder miljømyndighedernes lovkrav i henhold til miljøbeskyttelsesloven (f. eks. miljøgodkendelser, påbud mv.). Ved vurdering af produkter bør der tages hensyn til de produkter, der er mindst miljøbelastende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Ved vurdering af produkter kan der f.eks. indgå oplysninger om, hvorvidt produktet er mærket med et anerkendt miljømærke, produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer og/ eller produktets levetid. Ved indkøb af el-forbrugende produkter tages der hensyn til energiforbruget. Dette kan ske ved at følge relevante energimærkninger, f.eks. Elsparefondens A-klub. Ved udskiftning af kommunens vognpark og maskinpark indkøbes eller leases A-mærkede køretøjer/ maskiner. Senest i 2010 indgår Randers Kommune aftale om køb af el, der udelukkende er produceret af vindkraft. 19

Bilag 3 Beskrivelse af Partnerskabet for offentligt grønne indkøb Organisering: Partnerskabet for offentlige grønne indkøb er opdelt i tre niveauer: AMBASSADØRER Repræsenteret ved øverste politiske ledelse: borgmestre og ministre Mødeaktivitet: 1 x årligt Ansvarlig for lancering af indkøbsmål Ansvarlige for at udstikke retningslinjer og visioner for partnerskabet STYREGRUPPE Repræsenteret ved: indkøbs- og miljøchefer fra partnerskabet Mødeaktivitet: 2 x årligt og løbende mail kommunikation Ansvarlig for koordinering mellem arbejdsgrupperne og endelig indstilling til det politiske niveau Understøttes af sekretariat og Miljøstyrelsen ARBEJDSGRUPPE Repræsenteret ved: min. tre repræsentanter fra partnerskabet i hver arbejdsgruppe samt Miljøstyrelsen Mødeaktivitet: 2-4 x årligt og løbende mail kommunikation Ansvarlig for at udarbejde produktspecifikke beslutningsgrundlag og indstillinger om indkøbsmål til styregruppen Forum for erfaringsudveksling og faglig udvikling ambassadører Ambassadørerne Ambassadørerne består af partnerskabskommunernes borgmestre og andre deltageres højeste politiske ledelse, herunder miljøministeren. Ambassadørernes opgave er at sikre partnerskabets politiske ophæng og offentlige opmærksomhed. Ambassadørerne mødes hvert år i foråret når der er besluttet nye mål for partnerskabet. Miljøministeren inviterer de pågældende borgmestre og politikere til et pressemøde, hvor de nye indkøbsmål lanceres. Samtidig er det ambassadørernes opgave at udstikke sigtelinjer og visioner for de kommende målområder i partnerskabet samt deltage aktivt i at sprede Partnerskabet til relevante kommuner. Den praktiske del af ambassadørmødet arrangeres af sekretariatet, herunder mødeindkaldelse, invitation til pressen, referater m.m. Styregruppen Styregruppen består af chefindkøbere og miljøchefer fra partnerskabet. Styregruppen har et formandskab, der varetages skiftevis af deltagerne i partnerskabet. Styregruppens opgave er at sikre koordinering mellem de forskellige arbejdsgrupper, udnævne relevante personer til arbejdsgrupperne. Gruppen mødes som minimum 2 gange årligt. Til forårsmødet, lige efter ambassadørmødet, er formålet at foretage nødvendige justeringer i forhold til arbejdsgrupperne og lægge en arbejdsplan for året. Til mødet sidst på året er formålet at finde enighed om den endelige målindstilling til byrådet/beslutningstagerne. Styregruppen understøttes af partnerskabets sekretariat, som har ansvar for mødeindkaldelse, dagsordener og referater o. lign. Arbejdsgrupperne Arbejdsgrupperne består af relevante indkøbere og miljøfagligt personale fra partnerskabet. 20