Samarbejde, konsortier og netværk Workshop om juridiske og økonomiske udfordringer v/ Betina Nørgaard, Manager Deloitte Consulting Holmegaard, 15. marts 2012
Agenda Opstart af samarbejdet Afgivelse af tilbud Det løbende samarbejde - 2 -
1. Opstart af samarbejdet For en selvstændig erhvervsdrivende kan det være svært at give slip på netop selvstændigheden. Men når man indgår i et samarbejde med andre, må man indstille sig på at træffe beslutninger i fællesskab og opgive noget af selvstændigheden. Man skal tro på, at man får mere ud af at samarbejde og blotte sig lidt end ved ikke at gøre det. Torben Busk, formand, Dansk Erhvervsfremme Indstillingen til samarbejdet er vigtigt. Et samarbejde bør dog ikke baseres på blind tillid. - 3 -
1. Opstart af samarbejdet - Forventningsafstemning og formalisering af samarbejdet Der bør afholdes et opstartsmøde, hvor forventningerne til samarbejdet drøftes. Der bør vælges en koordinator for samarbejdet, der er ansvarlig for indkaldelse til møder og for udarbejdelse af referater og skriftlig gengivelse af aftaler. Et samarbejde kræver ikke nødvendigvis et stort juridisk set-up. Men det er vigtigt, at alle aftaler kan dokumenteres. Aftalerne bør som minimum omhandle: Hvad samarbejdes der om? Hvad er målsætningen med samarbejdet? Hvem betaler for hvad? Hvilke oplysninger skal virksomhederne holde fortrolige? Hvordan håndteres ændringer i samarbejdet? Hvordan må deltagerne samarbejde med andre virksomheder? - 4 -
1. Opstart af samarbejdet - Aftaleformen afhænger af samarbejdskonstruktionen Uanset hvilken type samarbejde, der er tale om, er det vigtigt at have styr på aftalerne. Hoved-/underleverandør Konsortium Selskab Kunde Kunde Kunde Leverandør Leverandør Hovedleverandør Leve- Nyt selskab Leverandør Underleverandør Underleverandør Underleverandør Leverandør randør Firma A Firma B - 5 -
1. Opstart af samarbejdet - Indholdet af samarbejdet Formålet med samarbejdet bør beskrives. Det kan eksempelvis være: Fokus på en bestemt opgave. Så mange og så store opgaver som muligt. Så stor en indtjening som muligt. Udvikling af nye produkter og/eller arbejdsmetoder. Opgavefordelingen mellem deltagerne i forbindelse med: Opstart af samarbejdet Afgivelse af tilbud. Levering i kontraktperioden. Den løbende opfølgning og drift af samarbejdet. Betaling i forbindelse med samarbejdet særligt relevant for konsortier og selskabsdannelse Fordeling af omkostningerne. Hvor meget skal den enkelte deltager bidrage med? Håndtering af forretningshemmeligheder og samarbejde med andre virksomheder Det er ikke sikkert, at alle har den samme opfattelse af, hvad der er fortrolige oplysninger. - 6 -
1. Opstart af samarbejdet - Ændringer i samarbejdet Der bør også træffes aftaler om de vanskelige situationer, som man ikke håber opstår. Udskiftninger i deltagerkredsen Kan de andre deltagere fx tvinge en deltager ud? Skal der gives et varsel før eksklusion? Ændringer af samarbejdet kan besluttes på mange forskellige måder: Er der én deltager, der skal have større indflydelse end andre? Træffes beslutninger ved simpelt flertal? Træffes beslutningerne ved kvalificeret flertal? Håndtering af uenigheder Det er vigtigt, at der aftales en model som muliggør samarbejdet også efter en konflikt er afklaret. En fast model for håndtering af uenigheder giver mulighed for at arbejde sig ud af en konflikt. - 7 -
2. Afgivelse af tilbud på en offentlig kontrakt - Indholdet af konkurrencen Offentlige myndigheder er underlagt et formaliseret regelsæt, når de skal indgå kontrakter. Det er derfor meget vigtigt, at man sætter sig ind i vilkårene for afgivelse af tilbud og følger dem. Konkurrencen foregår på to plan: 1. Det skal dokumenteres, at samarbejdet er i stand til at løse den udbudte opgave på tilfredsstillende vis. 2. Den samlede opgaveløsning skal være konkurrencedygtig. Tilfredsstillende opgaveløsning Der konkurreres typisk mod større virksomheder, der i mange tilfælde kan løse opgaven alene. Det er derfor vigtigt, at virksomhederne i samarbejdet fremstår som en samlet enhed. Dette starter med det afleverede tilbud. Konkurrencedygtig opgaveløsning Det kræver optimering af de samlede løsninger at afgive en skarp pris Det skal signaleres at kunden ikke får ekstra bøvl ved at vælge et samarbejde mellem flere mindre virksomheder frem for én stor samlet virksomhed. - 8 -
2. Afgivelse af tilbud på en offentlig kontrakt - Overholdelse af formelle krav Tro og love erklæringer Ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Virksomhedens personlige og økonomiske forhold. Særlige krav til sikkerhedsstillelse, garantier og forsikringsforhold. Oplysninger om virksomhedens økonomi. Oplysninger om virksomhedens tekniske og faglige formåen Tidligere løste opgaver. Antal medarbejdere. Når et konsortium afgiver tilbud, stilles der ofte krav om, at samtlige deltagere afleverer alle oplysninger. De personer, der læser tilbuddene kender ikke nødvendigvis til de enkelte virksomheder. - Og hvis de gør, må de ikke lægge vægt på det ved evalueringen af tilbuddene!! - 9 -
2. Afgivelse af tilbud på en offentlig kontrakt - Udarbejdelse af selve tilbuddet Opgave- og ansvarsfordelingen er vigtig Der bør aftales en fast struktur for inputs til tilbuddet. Der bør udpeges en ansvarlig for opfølgning på arbejdet og samling af tilbuddet. Den ansvarlige bør desuden være den eneste der har kontakten til kunden i tilbudsfasen. Under tilbudsperioden kan der blive udsendt rettelser til udbudsmaterialet og besvarelse af spørgsmål fra andre tilbudsgivere. Det er vigtigt at disse sendes til alle Der skal desuden tages højde for svar og rettelser ved udarbejdelse af tilbuddet. Prisfastsættelse Betalingen til de enkelte deltagere Betalingen til projektlederen Hvordan håndteres risikoen for budgetoverskridelser? Hvis den enkelte deltager i samarbejdet prissætter samtlige risici er der stor sandsynlighed for at prisen bliver for høj. Der kan med fordel etableres en fælles risikopulje for hele projektet. - 10 -
3. Det løbende samarbejde Der er behov for løbende status opfølgning på leverancen og samarbejdet. Særligt for konsortier er det også vigtigt at følge op på deltagernes økonomiske situation. Der kan med fordel aftales en fast møderække, så det sikres at der bliver fulgt op løbende. Opfølgningsmøder kan fx omfatte: Opfølgningspunkter 1 Status på den enkelte virksomheds leverancer i forhold til det aftalte. 2 Er der sammenhæng mellem den enkelte virksomheds indsats og honorar? 3 Fungerer samarbejdet med kunden tilfredsstillende? 4 Den enkelte konsortiedeltagers økonomiske situation (kun konsortier) 5 Eventuelt fx behov for justering af samarbejdet - 11 -
Om Deloitte Consulting Fra idé til virkelighed Deloitte Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige og private sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i komplekse miljøer. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 182.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2012 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited