Bilag 8 Side 1 af 6 E-handelssystemet (MK) 1. INDLEDNING For at sikre Kunden en attraktiv bestillingsprocedure, stilles der i nærværende Rammeaftale krav til Leverandøren i forbindelse med e-handel. E-handel defineres i denne sammenhæng som handel via elektroniske systemer, infrastruktur og dokumenter, der er tilpasset til at understøtte e-handel. Eksempelvis skal bestilling via e-mail i denne sammenhæng ikke betragtes som e-handel, men som en alternativ bestillingsprocedure, jf. punkt 5. Dette bilag indeholder de overordnede krav til Leverandøren i forbindelse med e-handel. Vejledninger, beskrivelser af processer og lignende kan indenfor rammerne af de udbudsretlige regler løbende blive udviklet og opdateret, hvorfor der henvises til Statens Indkøbs hjemmeside: www.statensindkob.dk/statens-indkobs-aftaler/ehandel. Det skal være muligt for Kunden selv at vælge blandt forskellige platforme for e-handel, således at Kundens forskellige arbejdsgange understøttes. Det skal både være muligt at anvende: 1. IndFak via et elektronisk varekatalog samt yderligere e-handelsdokumenter. 2. Andre e-handelssystemer med elektronisk varekatalog. 3. Leverandørens eget e-handelssystem. De nærmere krav til de forskellige platforme for e-handel fremgår af punkt 2, 3 og 4 nedenfor. Hvor der i Rammeaftalen og bilag i øvrigt er henvist til E-handelssystemet henvises der til ovenstående under ét, jf. Rammeaftalens punkt 1.
Side 2 af 6 Der skal desuden være mulighed for at foretage bestilling via telefon eller e-mail, såfremt det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt for Kunden at bestille via e-handel, jf. punkt 5. 2. UNDERSTØTTELSE AF E-HANDEL VIA INDFAK (MK) Det skal være muligt at handle hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment via det fællesstatslige indkøbs- og fakturahåndteringssystem, IndFak. Leverandøren skal understøtte dette med e- handelsdokumenter, herunder et elektronisk varekatalog. Såfremt Leverandøren ikke i forvejen er i stand til at modtage og afsende de krævede e- handelsdokumenter, må Leverandøren påregne at måtte afholde de nødvendige udgifter der skal til for, at Leverandøren bliver i stand til at understøtte IndFak. Disse udgifter afholdes af Leverandøren uden særskilt betaling. For Leverandører, der ikke er i stand til på egen hånd at modtage, behandle og levere e- handelsdokumenter i OIOUBL-format, har Leverandøren som alternativ mulighed for at anvende IndFak s leverandør modul. De tekniske krav i forhold til IndFak er således rettet mod de leverandører, som på egen hånd eller via tredjepart, er i stand til at modtage, behandle og levere e-handelsdokumenter i OIOUBLformat. 2.1 Generelle mindstekrav til understøttelse af e-handel via IndFak (MK) 1. Leverandøren skal understøtte e-handel via IndFak fra og med den 1. januar 2017 og i hele Rammeaftalens løbetid, medmindre Moderniseringsstyrelsen meddeler Leverandøren en senere idriftsættelsesdag eller dispensation. Understøtter Leverandøren ikke e-handel som angivet, ifalder Leverandøren bod, jf. Rammeaftalens punkt 8.3.3. 2. Leverandøren skal understøtte IndFak ved at gøre sig i stand til at modtage, behandle og levere alle krævede e-handelsdokumenter i den til enhver tid gældende OIO-standard gennem
Side 3 af 6 NemHandels-netværket 1 eller tilsvarende, jf. nedenstående krav. Processen kan således ikke understøttes udelukkende ved brug af e-mail. 3. De e-handelsdokumenter, der kræves for at understøtte e-handel via IndFak, skal overholde den til enhver tid gældende OIO-standard og de til enhver tid gældende retningslinjer vedrørende e-handel som anvist af Digitaliseringsstyrelsen, jf. www.digitaliser.dk. Moderniseringsstyrelsen forbeholder sig ret til at kræve, at Leverandøren overholder standarder fra www.digitaliser.dk, der uden for Rammeaftalen betragtes som valgfrie (eksempelvis fastlæggelse af, hvilken varekode-version der skal anvendes, samt reference på header- eller varelinjeniveau til Rammeaftalens kontraktnummer), jf. Bilag 12. 4. Leverandøren skal understøtte IndFak ved at registrere sig i Nemhandelsregisteret 2, anskaffe de relevante certifikater vedrørende sikkerhed og ved at modtage, behandle og levere de krævede e-handelsdokumenter med korrekt indhold som angivet af Moderniseringsstyrelsen. 5. Moderniseringsstyrelsen forbeholder sig ret til i Rammeaftalens løbetid i rimeligt omfang at angive bindende standarder og krav til indhold og proces med henblik på ensretning og effektivisering af Kundens e-handel. 6. Uanset angivelser og vejledningen på http://www.statensindkob.dk/statens-indkobsaftaler/ehandel er Leverandøren pligtig til at angive oplysninger om miljø- og energiforhold, herunder miljømærker. 7. Leverandøren skal følge god leverandørskik, herunder ved fremsendelse af ordrebekræftelse samt ved hurtigt at reagere på fx bestillinger, der ikke kan ekspederes mv. 8. Såfremt Moderniseringsstyrelsen konstaterer behov for at ensrette bestillingsprocedurerne med henblik på at effektivisere Kundernes indkøb, skal Leverandøren bidrage til dette, herunder ved at begrænse salg i øvrige salgskanaler, herunder Leverandørens eget e- handelssystem samt ved alternativ bestillingsprocedure. Dette vil være begrænset til salg, som kan omlægges til salg via IndFak, og Moderniseringsstyrelsen vil give Leverandøren specifikke instrukser om dette. 1 NemHandel er den samlede betegnelse for Digitaliseringsstyrelsens standarder til udveksling af e- handelsdokumenter. NemHandel stilles frit til rådighed for Leverandøren, ligesom der ikke opkræves vederlag for Leverandørens opkobling og kommunikation med IndFak som angivet i dette Bilag. 2 NemHandelsregisteret anvendes til at specificere API er til publicering af og søgning efter forretningsservices og servicebeskrivelser. NemHandelsregisteret er i denne sammenhæng populært sagt endpointregistret i NemHandel.
Side 4 af 6 2.2 Generelle mindstekrav til det elektroniske varekatalog (MK) 1. Fra og med den 1. januar 2017 er Leverandøren ansvarlig for, at hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment i det elektroniske varekatalog altid er korrekt og opdateret i hele Rammeaftalens løbetid, hvad angår Produkter, tilknyttede serviceydelser, beskrivelser, priser mv., medmindre Moderniseringsstyrelsen meddeler Leverandøren en senere idriftsættelsesdag eller dispensation. 2. Det elektroniske varekatalog skal overholde den til enhver tid gældende OIO-standard 3 og de til enhver tid gældende retningslinjer vedrørende e-handel som anvist af Digitaliseringsstyrelsen, jf. www.digitaliser.dk. 3. Leverandøren er ansvarlig for, at det elektroniske varekatalog fuldt ud understøtter, at der kan søges, sammenlignes og disponeres på baggrund af det uden yderligere kataloger eller hjælpemidler. Det indebærer også en beskrivelse, der understøtter fritekstsøgning samt angivelse af UNSPSC-varekode. Leverandøren skal herunder angive vellignende fotos af Produkter, medmindre det i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen vurderes, at fotos ikke er nødvendigt for at understøtte en effektiv og smidig bestillingsproces. Eventuelle henvisninger til eksternt placeret elektronisk produktdatablad er dog som udgangspunkt undtaget, under forudsætning af Moderniseringsstyrelsens forudgående godkendelse af det øvrige katalogs indhold og funktionalitet. 3. UNDERSTØTTELSE AF E-HANDEL VIA ANDRE E- HANDELSSYSTEMER For at understøtte e-handel er Leverandøren forpligtet til at levere et elektronisk varekatalog, der indeholder hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment. Det elektroniske varekatalog er en forudsætning for bestilling via elektroniske indkøbssystemer udover IndFak, fx Tricommerce. Kunden er berettiget til at videresende det elektroniske varekatalog fra IndFak eller www.ski.dk til øvrige relevante elektroniske indkøbssystemer. 3 Nuværende standard er OIOUBL. OIOUBL er en dansk tilpasning af den internationale standard Universal Business Language, UBL. OIOUBL indeholder standarder for alle væsentlige forretningsdokumenter til understøttelse af e-handelsprocessen. OIOUBL er en del af fundamentet for NemHandel.
Side 5 af 6 Såfremt en konkret Kunde specifikt ønsker at anvende andre e-handelssystemer end IndFak, og det kræver, at Leverandøren registrerer sig i disse e-handelssystemer, skal Leverandøren på Kundens opfordring gøre dette, medmindre Moderniseringsstyrelsen giver dispensation herfra. Leverandøren er derudover forpligtet til at understøtte handel i disse systemer, herunder ved at behandle indkommende bestillinger, samt ved hurtigt at reagere på fx bestillinger, der ikke kan ekspederes. Udgifter i ovennævnte forbindelse afholdes af Leverandøren uden særskilt betaling. 4. E-HANDEL VIA LEVERANDØRENS EGET E-HANDELSSYSTEM (MK) Såfremt en konkret Kunde ikke har adgang til IndFak eller andre e-handelsplatforme, og Kunden specifikt ønsker at anvende e-handel, skal Leverandøren etablere et e-handelssystem efter nedenstående angivelser, der frit kan tilgås af Kunden. Leverandørens eget e-handelssystem skal være tilgængeligt senest en måned efter, Leverandøren er meddelt, at en Kunde ønsker at anvende dette, og herefter være tilgængeligt i resten af Rammeaftalens løbetid, medmindre Moderniseringsstyrelsen meddeler Leverandøren en senere idriftsættelsesdag eller dispensation. Hvis Leverandørens eget e-handelssystem er krævet, men ikke tilgængeligt som angivet ifalder Leverandøren bod, jf. Rammeaftalens punkt 8.3.3. 4.1 Generelle mindstekrav til understøttelse af e-handel via leverandørens eget e-handelssystem (MK) 1. Leverandøren kan vælge at placere Leverandørens eget e-handelssystem på egen hjemmeside eller en anden hjemmeside (fx en forhandler), der frit kan tilgås af Kunden. Adgangen til Leverandørens eget e-handelssystem skal begrænses med et login-system for kunderne under Rammeaftalen. Ved login fra en bruger, der er tilknyttet Rammeaftalen må der udelukkende præsenteres hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment. Der skal således være tydeligt afgrænset fra Leverandørens eller forhandlerens øvrige sortiment. Det skal til et hvert tidspunkt være tydeligt for Kunden (fx markeret grafisk eller ved katalogmæssig afgrænsning), hvilke Produkter og tilknyttede serviceydelser der er omfattet af Rammeaftalen.
Side 6 af 6 2. Leverandøren skal udlevere login med tilhørende password til de af Kunden udpegede indkøbsansvarlige, således at Kunden får adgang til at bestille hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment. 3. Leverandøren er ansvarlig for, at hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment i Leverandørens eget e-handelssystem altid er korrekt og opdateret fra oprettelsestidspunktet og i hele Rammeaftalens løbetid, hvad angår Produkter, tilknyttede serviceydelser, beskrivelser, priser mv. 4. Leverandøren er ansvarlig for, at Leverandørens eget e-handelssystem fuldt ud understøtter, at der kan søges, sammenlignes og disponeres uden yderligere kataloger eller hjælpemidler. Leverandøren skal herunder angive vellignende fotos af Produkter, medmindre det i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen vurderes, at fotos ikke er nødvendige for at understøtte en effektiv og smidig bestillingsproces. Link til eksternt placeret elektronisk produktdatablad er dog som udgangspunkt undtaget efter Moderniseringsstyrelsens godkendelse heraf. 5. Leverandøren er pligtig til at angive oplysninger om miljø- og energiforhold, herunder miljømærker. 6. Leverandørens eget e-handelssystem skal understøtte, at e-handel er let tilgængeligt og foregår brugervenligt, smidigt og effektivt. 5. ALTERNATIV BESTILLINGSPROCEDURE Såfremt det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt for Kunden at anvende E-handelssystemet, er Leverandøren forpligtet til at modtage løbende bestillinger pr. telefon og pr. e-mail. Bestilling skal kunne foretages ved brug af Rammeaftalens produktkatalog, jf. Bilag 5. Leverandøren skal ved modtagelse af bestillinger pr. telefon og pr. e-mail følge god leverandørskik, herunder ved fremsendelse af ordrebekræftelse samt ved hurtigt at reagere på fx bestillinger, der ikke kan ekspederes mv. Fakturering i forbindelse med bestillinger efter alternativ bestillingsprocedure skal overholde kravene i Bilag 12.