FOTdanmark Weidekampsgade 10 2300 København S tlf: 33 70 33 70 www.fot.dk FOTdanmarks budget 2011-2014 Version 2 Årets budget består af to dele. Direkte: <direkte nummer> e-mail: <mailadresse> ref: twm 4. april 2011 Del 1. Viser budgettet for driften af sekretariatet, de igangværende og kommende udviklingsaktiviteter. Del 2 I henhold til vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer af 21. januar 2008. Del 2 af budgettet viser en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008, 2009, 2010 og FOTdanmarks forpligtigelser til KMS i årene 2011, 2012 og 2013.
Budget del 1 Budget 2011-2014 Version 5 - af 4. april 2011 Konto Tekst Regnskab 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 pl. reguleringen fra www.kl.dk pr. 1/2-2011 0,8 2 Indtægter Medlemsbidrag fra KMS 1.829.819 1.844.457 1.881.346 1.881.346 1.881.346 Medlemsbidrag fra kommunerne 1.636.995 1.844.457 1.881.346 1.881.346 1.881.346 Momsfondet 192.824 Renteindtægter 4.946 D001 Indtægter i alt 3.664.584 3.688.915 3.762.693 3.762.693 3.762.693
Udgifter - Løn Løn og pension - 3 faste medarbejdere og en student (pl. 0,34%) 1.956.733 2.184.128 1.991.053 1.991.053 1.991.053 D020 I alt løn 1.956.733 2.184.128 1.991.053 1.991.053 1.991.053 Sekretariatsdrift D100 Husleje - IT/citrix, telefon, kopi, inventar, porto mv. 134.340 135.415 138.123 138.123 138.123 D110 Bogholderi og revision 84.926 60.850 62.067 62.067 62.067 D120 Anskaffelse og vedligeholdelse 16.884 35.000 35.000 35.000 35.000 D130 Kontorhold og sekretariatsdrift 105.318 100.000 100.000 100.000 100.000 D140 Aftale med KMS om specifikationssekretariat 647.284 489.347 665.512 665.512 665.512 Løbende drift - målrettet medlemmerne D150 Møder og konferencer 262.627 265.000 265.000 265.000 265.000 D200 Samlede driftsomkostninger i alt 1.251.379 1.085.611 1.265.701 1.265.701 1.265.701 Igangværende udviklingsaktiviteter 3012 Etablering af værktøjer til ajourføring (internt og eksternt)(beslutning 18/3+23/4-09)708.750 kr. 154.820 553.930 3050 Hovedoprydningen/Intressentanalysen (beslutning 25/6-09) 130.000 kr. Afsluttet 83.689 3060 Kommunikationsstrategi (beslutning den 6/11-09) 120.000 kr. 77.400 42.600 3070 Fremtidig IT- arkitektur (beslutning den 7/4-10) 500.000 462.825 37.175 Nye udviklingsprojekter i regi af arbejdsprogrammet 2011-2012 3080 Trykprøvning af FOT2007 170.000 3090 Etablering af GML upload 230.000 Udvikling i alt 778.734 1.033.705 - - Udgifter i alt 3.986.846 4.303.444 3.256.754 3.256.754 3.256.754 Årets resultat -322.262-614.530 505.939 505.939 505.939 Egenkapital 1.165.798 551.268 1.057.207 1.563.146 2.069.085 3
Kommentarer til budgettet 2011 del 1 FOTdanmark er pr. 1. januar 2010 blevet momsregistreret. Pl. reguleringen sker pr. 1. februar 2011 for budgettet 2011 og for 2012. De efterfølgende tal er i faste tal. Der anvendes KLs pris- og løn skøn. Pl. tallet er løbende tilgængeligt via www.kl.dk. I 2011 er pl. reguleringen således 0,8 % for 2011 og 2,0 % for 2012 - reguleringen for 2012 vil næste år blive justeret med den aktuelle reguleringsprocent pr. 1. februar 2012 og forelagt til beslutning for repræsentantskabet i 2012. Ved en gennemgang af de enkelte poster i budgettet for 2011 skal følgende fremhæves: D001 Indtægter i alt: 3.688.915 Udgangspunktet for driften af sekretariatet på de 3.688.915 kr. er aftalt i forbindelse med etableringen af FOTdanmark og fremgår af bilag 3 af 19. september 2007 Budgetterede årlige udgifter i FOTdanmark godkendt på det første bestyrelsesmøde den 7. november 2007. Indtægterne til sekretariatsdrift finansieres af medlemmerne med halvdelen fra hhv. staten (KMS) og fra kommunerne. Indtægterne er forhøjet med pl. reguleringen her 0,8 %. En oversigt over den interne fordeling af kontingent og bidrag til FOT2007 mellem kommunerne er tilgængelig på FOTdanmarks hjemmeside. D020 Lønomkostninger og pension: 2.148.148 I denne post indgår ud over løn og pension også rekruttering, vederlag mv. til to konsulenter, en sekretariatsleder og en student. I forhold til sidste år er beløbet hævet som følge af at sekretariatet varetager en sekretariatsbetjeningen af specifikationsforum i 3 måneder af 2011 pga. af barsel i KMS. Tilsvarende er konto D140 nedskrevet med samme beløb. Derudover er der iht. regnskabslovens bestemmelser reserveret yderligere 69.000 kr. til feriepenge. Løn udgifterne øges fra 2010 til 2011 med KLs lønreguleringstakst på aktuelt 0,34 % pr. 1/2-11 og samme takst fra 2011-2012. D100 Husleje: 135.415 kr. Huslejen fremgår af Aftale om husleje mellem FOTdanmark og KL fra 26. september 2007. Huslejen er 135.415 kr.
D110 Bogføring og revision: 60.850 Sidste år 2010 var udgifterne til bogføring og revision 84.926 kr. excl. moms Beløbet i regnskabet er noget højere end budgetteret som følge af en revisorudtalelse fra februar 2010 omkring foreningens momsregistrering. D120 Anskaffelse og vedligeholdelse: 35.000 Driften og justeringen af hjemmesiden, indkøb af bærbar PC er i FOTdanmark - sidste år var udgiften 16.884 kr. Det er forventningen, at udgiften vil blive som budgetteret i lighed med tidligere år. D130 Kontorhold og sekretariatsdrift: 100.000 Beløbet dækker over udgifter til hjemmearbejdspladser, mobiltelefoner, ekstra fotokopiering, forsikringspræmier, håndbøger- og abonnementsomkostninger, kontorartikler og gaver til oplægsholdere mv. Derudover er der en post på 70.000 kr. til kurser og efteruddannelse af medarbejderne. D140 Aftale med KMS om drift af FOT-specifikationssekretariatet 489.347 kr. Beløbet er aftalt mellem FOTdanmarks bestyrelse og KMS til dækning af udgifter til et årsværk. Beløbet er i 2011 lavere pga. at sekretariatet varetager sekretariatsbetjening af specifikationsforum i tre måneder af 2011 som følge af barsel i KMS. Tilsvarende er løn og pensionskontoen opskrevet med samme beløb. D150 Møder og konferencer i alt 265.000. Beløbet indeholder al mødeaktivitet, befordring, konferencedeltagelse og ikke mindst afholdelse af repræsentantskabsmødet. Sidste år var udgifterne 262.627 kr. Beløbet er de sidste år vokset i takt med at aktiviteten i foreningen er øget. Beløbet er i regnskabet højere end budgettet, hvilket skyldes at momsfradraget ikke var så stort som forventet på mødeafholdelse i KL huset. D200 Samlede driftsomkostninger i alt: 1.085.611 kr. Således fremgår det at de samlede budgetterede driftsomkostninger for foreningen beløber sig til 1.085.611 kr. Igangværende udviklingsaktiviteter 3012 Etablering af rutiner til ajourføring 708.750 kr. Bestyrelsen afsatte den 18. marts 2009 et rammebeløb på 708.750 kr. til etablering af rutiner til ajourføring af FOT data. Heraf afsatte bestyrelsen den 23. april 2009 et rammebeløb på 300.000 kr. til ekstern etablering af rutiner til ajourføring af FOT data. Der er i det netop gennemførte regnskabsår afholdt 154.820 kr. til eksterne konsulenter. Der er et uforbrugt beløb på 553.930 kr. i projektet der dog forventes at blive realiseret i 2011. 5
3060 Kommunikationsstrategi 120.000 kr. Bestyrelsen afsatte den 6. november 2009 et rammebeløb på 120.000 kr. til udarbejdelse af kommunikationsstrategi for FOTdanmark. Der resterer stadig 42.600 kr. til udmøntning af kommunikationsstrategien der forventes realiseret i 2011. 3070 Fremtidig IT arkitektur 500.000 kr. Bestyrelsen har den 7. april 2010 besluttet at opgaven skal løses ved hjælp af ekstern bistand derfor er der afsat et rammebeløb på 500.000 kr. til eksterne konsulenter. Devoteam har i 2010 og begyndelsen af 2011 gennemført analysen. Projektet er afsluttet i 2011. Alle igangværende udviklingsaktiviteter videreføres i det nye budget for 2011. Nye udviklingsprojekter i regi af arbejdsprogrammet 2011-2012 3080 Trykprøvning af FOT2007 170.000 kr. Bestyrelsen besluttede den 17. marts 2011 at afsætte et beløb på 170.000 kr. til at trykprøve FOT2007 ifht. anbefalingerne fra Devoteam. 3090 Etablering af GML upload til FOT2007 Bestyrelsen besluttede den 17. marts 2011 at afsætte et beløb på 230.000 kr. til et udviklingsprojekt der har til formål at få de kommunale GIS systemer til at kunne uploade de kommunale data til FOT2007. Udvikling i alt Således forventes en samlet udgift til udvikling på 1.033.705 kr. Således er der budgetteret med et negativt resultat for året 2011 på -614.530 kr. Der bevirker at egenkapitalen nedskrives til 551.268 kr. Foreningen skal i henhold til vedtægterne ikke oppebære nogen formue, derfor er det fortsat bestyrelsens holdning at egenkapitalen primært bruges projektudvikling. 6
Budget - del 2 Finansieringen af Det Fælles Databasesystem FOT2007 I henhold vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer fra 21. januar 2008. Finansieringen af Det Fælles Databasesystem skal indgår i årsregnskabet som en eventualforpligtigelse. Sekretariatet har i samarbejde med KMS udarbejdet en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008, 2009 og 2010 og FOTdanmarks forventede forpligtigelser til KMS i årene 2011, 2012 og 2013. FOT2007 har været i drift siden 1. september 2008 og de tilhørende browserapplikationer siden sommeren 2009. Etableringsudgifterne udgør i alt 7,8 mio. kr. og driftsbidragene er fastsat i henhold til principperne i bilag 1. KMS afholder 25 % og kommunerne 75 % af de samlede udgifter til såvel etablering som drift. FOTdanmark opkræver kommunernes bidrag efter en fordelingsnøgle fastsat af KL og i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Kommunernes bidrag reguleres hvert år med den af KL fastsatte reguleringsprocent. FOTdanmark betaler KMS i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Den forventede tilslutning fremgår ligeledes af bilag 1. I bilag 2 er vist en opgørelse af tilbagebetalingstakten i årene 2011, 2012 og 2013. Der forventes et skyldigt beløb på ca. 1,6 mio. kr. ultimo 2012, hvis FOT-
danmark er landsdækkende i 2012. Hvis de 5 kommuner, der pt. ikke er medlem af FOTdanmark, ikke er tilsluttet FOT2007 med udgangen af 2012 vil det skyldige beløb være ca. 0,5 mio. kr. højere. Driftsbidragene reguleres med KL s reguleringsprocent, der også ligger til grund for reguleringen af de kommunale bidrag. KMS tilgodehavende forrentes med 4 % p.a. I FOTdanmarks arbejdsprogram for 2010/2011 var der forudsat, at der skulle igangsættes aktiviteter med henblik på at forbedre mulighederne i FOT2007 på kort sigt (Indsatsområde 4). Det blev vurderet, at udgifterne forbundet med disse aktiviteter vil være i størrelsesordenen 0,5 mio. kr., som var indarbejdet i budgettet for FOT2007 i 2010 midlerne er ikke afholdt i 2010 hvorfor de overføres til 2011. Der har været en mindre indbetaling fra kommunernes side i 2010 end oprindelig forventet, hvilket hænger sammen med at kommunerne først skal betale, når data er i FOT2007. For budgetårene 2011 og 2012 er de kommunale indbetalinger beregnet udfra vurderinger af hvornår vi forventer data i FOT-databasen. For 2013 er det de 98 kommuners årlige løbende betaling uden "startbetaling". Bilag 1. Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT2007 2. Udgifter og indtægter forbundet med FOT2007 8
Bilag 1 Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT2007 2008-priser Drift af servere etc Systemvedligehold Datahåndtering og support Tilslutning i fuldt årsabo. Sum årlig Kommune KMS 2008 66.667 166.667 54.075 2,3 287.408 215.556 71.852 2009 200.000 580.000 300.893 14,4 1.080.893 810.669 270.223 2010 200.000 580.000 1.042.065 53,9 1.822.065 1.366.549 455.516 2011 200.000 580.000 1.042.598 78,5 1.822.598 1.366.948 455.649 2012 200.000 580.000 1.140.750 98,0 1.920.750 1.440.563 480.188 SUM 866.667 2.486.667 3.580.380 6.933.713 5.200.285 1.733.428 KMS betaler 25 % og kommunerne 75 % af de årlige udgifter. Driftsbidraget omfatter udgifter til drift, systemvedligehold, datahåndtering og support. Udgifter til drift fastsættes som en procentdel af udgiften til anskaffelse af servere, databaser og anvendelse af IT-infrastrukturen. Disse anskaffelsesudgifter er opgjort til 2 mio. kr. Driftsbidraget for denne type ydelser ligger normalt i branchen på 10 20 %. Driftsbidraget for FOT2007-bidraget fastsættes til 10 %, svarende til 200.000 kr./år. Udgifterne omfatter service-/supportudgifter til hardware, operativsystem, databaseprogrammel, etc. samt KMS løbende driftsarbejde til system- og databaseadministration. Eventuel udvidelse af driftskapacitet såfremt dette måtte komme på tale er ikke indeholdt. Udgifter til systemvedligehold af FOT2007 omfatter applikationsvedligehold, databasevedligehold og administration samt vedligehold af datadistribution mv. Bidraget til systemvedligehold ligger normalt i branchen på 10 20 % af udviklingsomkostningerne. Bidraget er fastsat til 10 % af udviklingsomkostningerne. Udviklingsomkostningerne udgør 5,8 mio. kr., svarende til et bidrag til systemvedligehold på 580.000 kr./år. Udgifter forbundet med datahåndtering og support varierer med antal tilsluttede kommuner. Udgifterne fastsættes med udgangspunkt i en gennemsnitsvurdering af den medgåede tid til disse aktiviteter. Tilslutning fra kommunerne til FOT2007 forventes at ske i den ovenstående angivne takt
Bilag 2 Regnskab2008 Regnskab 2009 Regnskabt2010 Budget2011 Budget2012 Budget2013 KL's reguleringspct. 4,4 3,1 0,8 2 PL12 Etablerings-/udviklingsudgifter Etableringsudgift FOT2007, incl. Browser 7.800.000 GML-upload/download og FOT-browseren 500.000 Driftsudgifter Drift af FOT2007, incl. browser 66.667 208.800 215.273 216.995 221.335 221.335 Systemvedligehold 166.667 605.520 624.291 629.285 641.871 641.871 Datahåndtering og support 54.075 314.132 1.121.641 1.130.614 1.153.227 1.153.227 I alt 8.087.409 1.128.452 1.961.205 1.976.895 2.016.433 2.016.433 Kommunal andel (75%) 6.065.557 846.339 1.470.904 1.482.671 1.512.325 1.512.325 Tilgodehavende hos FOTdanmark 6.065.557 6.954.597 7.745.431 7.256.596 5.731.184 3.208.756 Indbetalt fra FOTdanmark 192.232 921.397 2.193.581 3.200.000 4.100.000 3.634.411 Rest tilgodehavende (incl. Forrentning på 4% pa) 5.873.325 6.033.200 5.551.850 4.056.596 1.631.184-425.655