MERE VIDEN ER MERE MOD PÅ LIVET 10 råd til virksomheder om planlægning af uddannelse V E STSJ Æ LLA ND
MERE VIDEN ER MERE MOD PÅ LIVET 10 råd til virksomheder om planlægning af uddannelse 1. Uddannelse skal være hele virksomhedens valg 2. Uddannelse skal have et klart mål 3. Nedsæt en tovholdergruppe 4. Afklar retningslinjer og vilkår for deltagelse i uddannelse 5. Lav klare retningslinjer og informer alle 6. Al uddannelse skal evalueres og følges op 7. Få overblik over økonomien udgifter og tilskudsmuligheder 8. Lad uddannelsen tage afsæt i medarbejderens / gruppens forkundskaber 9. Brug af vikarer kræver tid til udvælgelse og oplæring 10. Planlægning tager tid men godt begyndt er mere end halvt fuldendt 1. Uddannelse skal være hele virksomhedens valg Betingelsen for at en uddannelsesindsats kan lykkes er, at der fra starten er interesse for og vilje til uddannelse hos både medarbejdere og ledelse. Både for virksomheden og for medarbejderne vil der være forhold, som taler henholdsvis for og imod uddannelse. Disse forhold skal drøftes, afklares og gensidigt accepteres, inden den egentlige planlægning af en uddannelsesaktivitet påbegyndes. Uddannelse er et fælles anliggende mellem ledelse og medarbejdere Samarbejde om uddannelse er ikke en forhandlingssituation, men i stedet et spørgsmål om gensidig tillid og dialog. Så ingen føler sig forbigået eller løbet over ende. Jo mere planlægningen sker i et samarbejde og ud fra fælles hensigter, desto større bliver chancen for succes. Forhold som taler for uddannelse i virksomheden en generel opkvalificering af medarbejderne er en forbedring af konkurrenceevnen dyrt og svært at tiltrække nye medarbejdere med de ønskede kvalifikationer tilbud om personlig og faglig udvikling kan fastholde egne medarbejdere fastholde medarbejdere i nedgangstider i stedet for fordeling eller afskedigelser få vikarer ind og på den måde sikre et fremtidigt rekrutteringsgrundlag bedre uddannede medarbejdere kan påtage sig nye og flere opgaver følge med den teknologiske udvikling og den stigende internationalisering mere fleksibilitet og mindre modstand mod forandring bedre samarbejde mellem kolleger og afdelinger tør at tage ansvar og finde løsninger fremmer loyalitet og ansvarsfølelse overfor virksomheden og dens produkter mere tilfredse medarbejdere, som føler en højere grad af tilknytning til virksomheden. Forhold som taler imod uddannelse i virksomheden kan ikke undvære medarbejderne kan ikke skaffe kvalificerede afløsere/vikarer der er alt for meget papirarbejde og besvær ved at sende medarbejdere på uddannelse vanskeligt at planlægge uddannelse, når der er store svingninger i ordretilgangen det er dyrt at sende medarbejderne på kursus medarbejderne videreuddanner sig og forlader måske virksomheden nemmere at ansætte folk med uddannelse end selv at uddanne. Forhold der taler for uddannelse hos medarbejderne mulighed for personlig og faglig udvikling bedre til arbejdet mere interesseret i og tilfreds med arbejdet større loyalitet og ansvarsfølelse for virksomheden bedre til at samarbejde bedre til at lære nyt og sætte sig ind i nye opgaver bedre til at forstå skriftlige informationer og vejledninger mere selvtillid og styrkelse i troen på egne evner bedre til at sige sin mening og turde tage ansvar mere glad og tilfreds bedre til lektiehjælp for børnene. 2
Forhold som taler imod uddannelse hos medarbejderne svært at komme på skolebænken igen (tør ikke, bange for at være for dum ) har ikke lyst til at gå på kursus og ikke brug for flere kurser kollegaerne synes, det er noget pjat svært at passe ind i dagligdagen i forhold til familien, børnepasning m.v. vil ikke gå ned i løn under uddannelse kan ikke undværes, jobbet passes ikke godt nok under kurset er bange for at miste jobbet transportmulighederne til skolen er for dårlige. 2. Uddannelse skal have et klart mål Der kan være mange grunde til at ville uddanne. Det kan være et ønske om at opnå en større fleksibilitet, løfte det generelle uddannelsesniveau, udvikle medarbejderne personligt, udnytte stille perioder i produktionen, give plads til oplæring af vikarer og meget andet. Start med at fastlægge hvilke opgaver og kompetencer gruppen skal have i forhold til den øvrige ledelse, arbejdsledere, tillidsfolk og et eventuelt uddannelsesudvalg. Medtænk, at der undervejs i planlægningen og gennemførelsen af en uddannelsesaktivitet kan opstå uventede problemer, som kræver en hurtig løsning og en klar ansvarsfordeling. Tovholdergruppens opgaver og kompetencer kan f.eks. være: At afdække medarbejdernes og virksomhedens uddannelsesbehov og -ønsker At fastlægge uddannelsens mål og indhold At lave en opgørelse over udgifter og indtægter At fastlægge vilkår for deltagelse At forestå informationsarbejdet At motivere medarbejderne til deltagelse i uddannelsen At få godkendelse til at iværksætte uddannelsen At introducere eventuelle vikarer At træffe aftaler med uddannelsesinstitutioner At styre aftaler og løse problemer, som opstår undervejs i planlægningen og gennemførelsen At evaluere og følge op på uddannelsen. Uddannelsens mål skal fra starten være klart, synligt og accepteret af både ledelse og medarbejdere. Målet skal have perspektiv og give mening for både virksomheden og den enkelte medarbejder. Et klart defineret mål skal sikre, at uddannelsen får det rette indhold for de rette medarbejdere, så det ønskede resultat kan opnås. Et klart mål er en betingelse for, at uddannelsesinstitutionerne kan levere en vare, som indfrier virksomhedens og medarbejderens forventninger. Et klart mål er også en betingelse for, at uddannelsens effekt efterfølgende kan vurderes. 3. Nedsæt en tovholdergruppe Der er brug for en tovholdergruppe, som påtager sig det praktiske arbejde med at planlægge og styre en uddannelsesaktivitet. Gruppen kan sammensættes af medarbejdere og ledere, som har interesse i at arbejde med uddannelse. Den kan efter behov udvides med eksterne samarbejdspartnere og rådgivere f.eks. repræsentanter fra uddannelsesinstitutioner, Jobcentre, fagforbund, Akasser, kommuner og regioner. 3
MERE VIDEN ER MERE MOD PÅ LIVET 10 råd til virksomheder om planlægning af uddannelse 4. Afklar retningslinjer og vilkår for deltagelse i uddannelse Klare retningslinjer og vilkår for deltagelse i uddannelse kan forhindre konflikter og usikkerhed i at opstå. For at afklare retningslinjerne kan der tages udgangspunkt i nogle typiske spørgsmål: Hvad er uddannelsens mål og indhold Er uddannelsen obligatorisk, frivillig eller forbeholdt visse medarbejdergrupper Hvilken løn eller økonomisk støtte får medarbejderne under uddannelsen Hvem skal betale deltagergebyrer, materialer og kørselsudgifter Får man eller kan man købe forplejning på uddannelsesstedet, f.eks. kaffe og frokost Kræver uddannelsen særlige forkundskaber Skal der påregnes hjemmearbejde/ lektier Er eventuelle prøver/eksaminer frivillige eller obligatoriske Hvad sker der, hvis man dumper eller afbryder i utide Hvad skal man gøre i tilfælde af sygdom eller fravær Kommer man tilbage til sit gamle arbejde Har uddannelsen efterfølgende betydning for arbejdstilrettelæggelsen Hvilke ansættelsesvilkår skal gælde for eventuelle vikarer Er der mulighed for fortsat uddannelse. 5. Lav klare retningslinjer og informer alle Skriftlighed i uddannelsesplanlægningen sikrer alle et overblik og forhindrer, at der opstår tvivl om de indgåede aftaler. Lav skriftlige aftaler om tovholdergruppens opgaver og kompetencer Lav skriftlige aftaler om retningslinjer og vilkår for deltagelse. Lav korte referater fra tovholdergruppens møder om hvilke aftaler, der er indgået, hvor langt uddannelsesarbejdet er nået, og hvilke opgaver, der skal løses af hvem inden næste møde. Lav skriftlige aftaler med uddannelsesinstitutionerne om uddannelsens indhold, tidspunkt, undervisningsformen, de fysiske rammer, forplejning, kontaktpersoner, procedurer ved sygdom eller forsømmelse, ret til justeringer eller ændringer undervejs m.v. Sørg for løbende at orientere den øvrige ledelse, arbejdsledere, tillidsfolk og medarbejdere om uddannelsesarbejdet. Alle i virksomheden skal kende til uddannelsesarbejdet. Også dem, som deltager. Giv kort og målrettet information. Et godt informationsarbejde, både mundtligt og skriftligt, forebygger mange af de uklarheder og tvivlsspørgsmål, som kan opstå undervejs. 6. Al uddannelse skal evalueres og følges op Uddannelse er et forbrug af menneskelige og økonomiske ressourcer, som er investeret med et bestemt mål for øje. Når uddannelsen er afsluttet, skal udbyttet vurderes i forhold til mål og forventninger om det videre afkast. En evaluering har således to formål: Formål 1 At vurdere kvaliteten af den gennemførte uddannelse: Hvad har medarbejderne lært? Lever resultatet op til det forventede? Var indholdet rigtigt valgt? Var deltagerne de rigtige? Leverede uddannelsesinstitutionen den forventede vare? Formål 2 At give viden til det videre uddannelsesarbejde i virksomheden. Uddannelse alene skaber ingen udvikling. En opfølgning på uddannelsesarbejdet skal sikre, at medarbejderne får mulighed for at bruge det tillærte i det daglige arbejde på virksomheden. Der kan for eksempel være behov for en supplerende intern oplæring eller en ændret arbejdsorganisation. Man behøver ikke som medarbejder at få tilført nye arbejdsopgaver for at føle et udbytte af uddannelsesindsatsen. Udbyttet kan lige så vel være en øget arbejdstilfredsstillelse via en personlig udvikling, og en større forståelse for det man gør i forvejen, f.eks. i form af et bedre samspil med kollegaer og andre faggrupper. Virksomhedsledelsen må være forberedt på, at kursisterne kan komme hjem med en masse nye ideer, spørgsmål og forventninger. En vigtig del af opfølgningsarbejdet er derfor, at anerkende og høste deltagernes erfaringer, og bruge disse konstruktivt i en fortsat dialog om virksomhedens udvikling. 4
7. Få overblik over økonomien udgifter og tilskudsmuligheder Virksomhedens udgifter til afholdelse af uddannelsesaktiviteter kan inddeles i 2 kategorier: Medarbejderudgifter og kursusudgifter Medarbejderudgifterne afhænger af de aftalte retningslinier og vilkår for deltagelse i uddannelse, f.eks. løn under uddannelse, tilskud til kørsel og undervisningsmaterialer, ansættelse af vikarer m.v. Kursusudgifterne afhænger af, om det efterspurgte er offentlig udbudt uddannelse, som helt eller delvist betales af staten, eller om uddannelse specialdesignes til virksomheden mod fuld egenbetaling. En række nationale og regionale tilskudsordninger kan være med til at nedbringe virksomhedens udgifter til uddannelse væsentligt. Det kan derfor være en god idé også at undersøge hvilke kriterier, som er gældende i den eller de kompetencefonde virksomhedens medarbejdere er tilknyttet via gældende overenskomst. Forberedende Voksenundervisning (FVU) Ordblindeundervisning (OBU) for voksne Almen voksenuddannelse (AVU) Gymnasial uddannelse Specialundervisning for voksne Herudover gives SVU også til uddannelser på videregående niveau: Videregående voksenuddannelse (VVU) Diplomuddannelse Masteruddannelse Anden videregående uddannelse for voksne SVU-satsen udgør op til 80 % af dagpengesatsen. Læs mere om betingelser og muligheder med SVU på: svu.dk eller kontakt det pågældende uddannelsessted (VUC eller den videregående uddannelsesinstitution) for nærmere oplysninger. VIL DU VIDE MERE? For at styre økonomien i uddannelsesarbejdet er det vigtigt at få et samlet overblik over medarbejderudgifter, kursusudgifter, og tilskudsmuligheder, herunder ansøgningsfrister og behandlingstid. Det kan betale sig at få gratis råd og vejledning fra VEU centrets konsulenter. De vigtigste tilskudsordninger er: VEU-godtgørelse: En løntabsgodtgørelse til beskæftigede i AMU målgruppen som kan ydes mod de der har et løntab, mens de deltager på kurser udbudt under Lov om arbejdsmarkedsuddannelser (AMU-Kurser). AMU kurser udbydes af erhvervsskoler, fx handelsskoler, tekniske skoler, social- og sundhedsskoler. Satsen svarer til 80 % af dagpengesatsen og skal søges senest fire uger efter uddannelsesafslutning. Så ring allerede i dag! Dit VEU-center hjælper med valg af kurser og uddannelse til dig og dine medarbejdere uanset branche. Læs mere om VEU-godtgørelse og befordringstilskud på: veug.dk eller kontakt erhvervsskolerne for nærmere oplysninger. SVU, Statens voksenudddannelsesstøtte: SVU gives til uddannelser på folkeskole- og gymnasialt niveau: Tlf. 7010 1075 5
MERE VIDEN ER MERE MOD PÅ LIVET 10 råd til virksomheder om planlægning af uddannelse AUB, arbejdsgivernes uddannelsesbidrag: Et tilskud til arbejdsgivere til dækning af lønudgifter til en elev i de uddannelsesperioder, hvor eleven er på skole. Der gives et forhøjet tilskud til voksenlærlinge. Få flere oplysninger hos Jobcenter eller på en erhvervsskole. 8. Lad uddannelsen tage afsæt i medarbejderens / gruppens forkundskaber Uddannelse kan planlægges for den enkelte medarbejder, eller for en gruppe af medarbejdere, f.eks. et helt undervisningshold. Individuel eller kollektiv planlægning afhænger f.eks. af uddannelsens mål og virksomhedens størrelse. En betingelse for at en uddannelsesindsats lykkes er, at uddannelsens niveau og indhold svarer til de forkundskaber, medarbejderen er i besiddelse af. En medarbejder, som har problemer med at læse og skrive, kan ikke få det fornødne og forventede udbytte af et fagligt kursus, som er baseret på skriftlig indlæring. Grundlæggende almen uddannelse er ofte en betingelse for, at kortuddannede medarbejdere senere kan erhverve sig nødvendige faglige kvalifikationer. Det er en god hjælp at kortlægge medarbejdernes uddannelsesbaggrund, i form af en spørgeskemaundersøgelse eller en personlig snak. Medarbejdere med samme arbejdsfunktion kan ofte have vidt forskellige skolekundskaber. Disse forskelle, som ikke fremtræder i det daglige arbejde, vil kunne have stor betydning i forbindelse med uddannelse. Grundlæggende almen uddannelse for kortuddannede medarbejdere planlægges med fordel som et kollektivt uddannelsesforløb for en gruppe af medarbejdere. Kortuddannede er ofte utrygge og uvante med at skulle deltage i uddannelse. Sammenholdet og fællesskabet ved at følges med kollegaer, som er i samme situation, giver tryghed og motivation. Uddannelse, som har til mål at træne og fremme samarbejde, teamwork, selvfungerende grupper eller fælles konfliktløsning i virksomheden, kan være andre eksempler på kollektiv planlagt uddannelse. Virksomheden kan få gratis hjælp og vejledning om individuel og kollektiv planlægning af uddannelse, ved at kontakte VEUcentrets konsulenter. 6
9. Brug af vikarer kræver tid til udvælgelse og oplæring Skal uddannelse kombineres med ansættelse af vikarer, er successen afhængig af, at der afsættes rigelig tid til rekruttering og en eventuel oplæring af vikarerne. En grundig oplæring og klare aftaler kan forebygge problemer og forhindre konflikter ved ansættelse af vikarer. Jobrotation Når virksomheden ansætter ledige som vikarer gennem jobrotationsordningen, kan der indhentes økonomisk støtte. Der er flere muligheder: Det kan være en-til-en jobrotation En vikar til flere medarbejdere Flere vikarer til flere medarbejdere En vikar til et andet job. VEU-centret og jobcentret samarbejder om at efteruddanne medarbejdere via jobrotationsordningen. VEU-centret hjælper med afdækning af behov for efteruddannelse herunder finde og sammensætte relevante uddannelsesforløb. Jobcentret hjælper med at finde egnede vikarer samt håndtering af papirarbejdet og det administrative i ordningen. Kontakt VEU-centret eller det lokale jobcenter for yderligere information om jobrotation, og få en målrettet snak om virksomhedens tanker og muligheder. 10. Planlægning tager tid men godt begyndt er mere end halvt fuldendt Et grundigt forarbejde er nøglen til succes i et uddannelsesarbejde. En god planlægning sikrer, at de rette medarbejdere får den rette uddannelse, så indsatsen får perspektiv og giver udbytte, til både virksomhed og medarbejder. Uddannelse, som iværksættes i et samarbejde, ud fra gensidigt accepterede mål og klare retningslinier, vil have gode chancer for 7 at blive en succes.
Kontakt Disse 10 råd er en hjælp til at undgå mange fejl og fælder i uddannelsesarbejdet. Husk at der også er gode råd og hjælp at hente ved at kontakte VEU-centrets konsulenter. God fornøjelse i det videre uddannelsesarbejde! EUC Nordvestsjælland Absalonsvej 20 4300 Holbæk www.eucnvs.dk Nordvestsjællands HF-VUC Slotshaven 5 4300 Holbæk www.nordvestvuc.dk SOSU Sjælland Selandia Park 4100 Ringsted www.sosusj.dk VUC Vestsjælland Syd Herrestræde 11 4200 Slagelse www.vuc4you.dk Selandia CEU Bredahlsgade 1B 4200 Slagelse www.sceu.dk VESTSJÆLLAND