Boligselskabet BSB Svendborg

Boligselskabet BSB Svendborg af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 16. marts 2016 kl. 16.30 i Domea.dk, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Velkomst... 2 2 Tids- genhusningsplan v/hans Sørensen... 2 3 Genhusningsvejledning v/hans Sørensen... 2 4 Genhusningskoordinator v/hans Sørensen... 3 5 Orientering fra formanden... 3 6 Fremlæggelse af revisionsprotokol... 4 7 Udlejningssituationen... 5 8 Feriefremleje/Feriebytte... 5 9 Nyt fra Domea.dk... 6 10 Evaluering af Bolig Mad Design messen... 6 11 Evaluering af bestyrelsesarbejdet... 6 12 Kursus for bestyrelser... 6 13 LAR Lokal afledning af regnvand... 7 14 Beboersammensætning i afd. 7514 Magnavej... 7 15 Ansøgning til dispositionsfonden.... 7 15.1 Ansøgning fra afd. 7514 Magnavej... 7 15.2 Ansøgning fra afd. 7517 Grønnedal... 8 16 Trivselsmåling 2015... 8 17 Byggesagshonorar... 8 18 Udflugt 2016... 8 19 Lukket punkt... 9 20 Driftsfællesskab Hjerteparken afd. 7508... 9 21 Ny vejføring ved demensby på Bryghuset... 9 22 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Karsten Berg, næstformand Morten Byder Bodil Pers Flemming Pedersen Kirsten Schang Frank Poulsen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Ruth Jørgensen 1. Suppleant - Afbud Jørgen Naundrup Petersen 2. suppleant Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef Martin Skytte, Kundechef Hans C. Sørensen, Domea.dk Byg Pernille Poulsen, Servicekoordinator Erik Lønne Gottfredsen, Regionsdirektør - Afbud Domea.dk Servicecenter Svendborg, den 6. april 2016 Side 1 af 10

1 Velkomst : Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet, og gav med det samme ordet til Hans Sørensen. 2 Tids- genhusningsplan v/hans Sørensen Tidsplan for gennemførelsen af renoveringsarbejderne og den tilhørende plan for genhusning i afd. 7502 og 7504 fremlægges til drøftelse på mødet. De planer der bliver fremlagt medfører udførelsesperiode fra september 2017 til januar 2020. Der startes med at bygge fælleshus og renovere Toftemarken nr. 39 til 25, derefter gøres afd. 7502 færdig, med undtagelse af Toftemarken nr. 9 til 23, før der startes op i afd. 7504 i oktober 2018. Ved udførelse af afd. 7502 skal der genhuses op til 75 lejemål ad gangen. Ved udførelse af afd. 7504 skal der genhuses op til 80 lejemål ad gangen. Denne plan medfører, at de boliger der udføres sidst er Jægermarken nr. 8 til 14, der er boliger på ca. 90 og 40 kvm., og hvor der udføres de mindste renoveringsarbejder, disse boliger er derfor også dem, der får den mindste huslejestigning. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. godkender tids- og genhusningsplanen. : Hans Sørensen omdelte genhusningstidsplanen dateret 6. marts 2016, og opfordrede bestyrelsen til ikke at fortælle/snakke om planen nogen steder, inden alle beboerne er blevet informeret. Hans Sørensen orienterede om, tidspunkt for opstart af udførelsesperiode kan blive ændret/rykket, da den afsatte tid til godkendelse af skema B ved LBF og Kommunen, kan ændre sig, hvis der opstår problemer efter prisindhentning ved entreprenører. Hans Sørensen viste på projektoren oversigtskort over plan for byggeopstart og videre rækkefølge. Der var spørgsmål til, hvornår der skal stoppes for udlejning på traditionelle lejekontraker. Der er ønske fra Hans Sørensen om, at han og Martin Skytte undersøger, hvornår det bedste tidspunkt er, og giver bestyrelsen mulighed for til mødet i juni, at tage endelig beslutning om tidspunktet. Der var skepsis for, om tidsplanen og dermed også genhusningstidsplanen kan overholdes, men der var enighed om at stole på rådgiverne. Genhusningstidsplanen blev herefter godkendt. 3 Genhusningsvejledning v/hans Sørensen Genhusningsvejledning dateret marts 2016 er vedhæftet som bilag. Vejledningen er udarbejdet ud fra regelsæt, der har været gældende for andre renoveringer, der er gennemført de senere år. Vejledningen skal betragtes som et oplæg. Det skal ved gennemgang af vejledningen på mødet drøftes, hvad der skal gælde for renoveringen i afd. 7502 og 7504. Vejledningen vil blive udleveret til mødedeltagerne på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. godkender genhusningsvejledningen. : Hans Sørensen orienterede om, at de rettelser der måtte komme på mødet vil blive tilføjet/rettet (med rød skrift), og en ny genhusningsvejledning vedlægges referatet. Hans Sørensen forklarede forskellen på permanent genhusning og midlertidig genhusning, og at der findes 2 former for midlertidig genhusning. Dem der Side 2 af 10

bliver genhuset og kommer tilbage til sin oprindelig lejlighed, og dem der bliver genhuset, og får en anden lejlighed, der passer størrelsesmæssigt og eller økonomisk. Hans Sørensen gennemgik genhusningsvejledningen punkt for punkt. Svend Erik Johansen og Karsten Berg ønskede at få referatført, at de ikke var enige med resten af bestyrelsen om, at det er den enkelte beboer, der selv skal pakke sin lejlighed ned, da de mener, at der tidligere er blevet sagt, at det er noget et flyttefirma er behjælpelig med. Bestyrelsen godkendte genhusningsvejledningen med de rettelser der blev aftalt på mødet, og en revideret udgave vil blive sendt ud sammen med referatet. 4 Genhusningskoordinator v/hans Sørensen Som det fremgår af punkt 2, skal der ske en omfattende genhusning af beboerne i afd. 7502 og 7504. Det er væsentligt for beboerne at der er én person, man kan kontakte i forbindelse med genhusning. Da genhusningen sker over en lang periode, med løbende ud og indflytninger ca. hver 14 dag, er det godt, hvis der er mere end én person der kan varetage funktioner i forbindelse med genhusning. Det skal foreslås at sammensætte følgende hold til at stå for genhusningen. Ansvarlig genhusningskoordinator og den der styrer genhusningsforløbet: ejendomsmester Brian W. Andersen. Genhusningsassistenter: mesterassistent Ejvind Dahl Nørregaard mesterassistent Claus B. Magnussen (arbejdet vil blive udført indenfor de nuværende ansættelseskontrakter). Genhusningskoordinator Katinka Ruud Rydén fra Domea.dk, vil blive tilknyttet ovennævnte genhusningshold som konsulent. Der vil i forbindelse med denne løsning blive tilført midler fra renoveringsprojektet til ejendomsmesterfunktionen, for at sikre at alle arbejdsopgaver i forbindelse med ejendomsdriften bliver udført, uden ekstraudgifter for afdelingens drift. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. godkender genhusningsholdet. : Hans Sørensen orienterede kort om ideen med genhusningsteamet, og de fordele der er, bl.a. ved at beboerne i begge afdelinger i forvejen kender Brian, Ejvind og Claus. Teamet er heller ikke så sårbar ved sygdom og ferier. Der tilføres driften nogle midler fra byggeregnskabet, der kan bruges til ekstern hjælp fx i spidsperioder, i forlængelse af dette blev der en kort snak om evt. ekstrahonorering, som genoptages til næste møde. Svend Erik Johansen spurgte, om det er på plads med ESL (fagforeningen), da de er meget opmærksomme på, om ejendomspersonalet laver det de må. Hans Sørensen og Brian Andersen sikrer at ESL ikke har bemærkninger til de opgaver ejendomspersonalet skal udføre i forbindelse med genhusningen. Klavs Hedelund mindede om, at den boligsociale helhedsplan også kan være behjælpelig med forskellige opgaver. Bestyrelsen godkendte genhusningsholdet. 5 Orientering fra formanden Orienteringen gives på mødet. Side 3 af 10

: Svend Erik Johansen oplyste, at der til dagens møde var afbud fra Ruth Jørgensen og Erik Lønne Gottfredsen. Svend Erik Johansen tilføjede yderligere punkter til dagsordenen. En ansøgning til dispositionsfonden under punkt 15, punkt 20 driftsfællesskab Hjerteparken og punkt 21 ny vejføring ved demensby på Bryghuset således at eventuelt blev punkt 22. Svend Erik Johansen takkede for de stillere, der havde stemt på ham til Domea.dks bestyrelse. Grunden ved Bryghuset er købt, og Svend Erik Johansen og Karsten Berg har underskrevet papirerne på det. Svend Erik Johansen orienterede om, at der nu har været afholdt afdelingsmøder, hvor han har været dirigent. Det har været nogle gode afdelingsmøder. På afdelingsmødet i Fruerlunden/Fruerparken blev driftsfællesskab med Magnavej, Wandallshaven og Grønnedal nedstemt. Svend Erik Johansen bød velkommen til bestyrelsens 2. suppleant Jørgen Naundrup Petersen, og orienterede om, at Jørgen hverken har tale- eller stemmeret. Svend Erik Johansen orienterer om mail fra Bent Fjord, der orienterer om et negativt renteafkast. Svend Erik Johansen spurgte til, hvorfor BSB Svenborgs logo ikke bliver brugt på breve m.m. Pernille Poulsen kigger tilbage i et referat, hvor dette tidligere er blevet drøftet. I referatet fra den 23. februar 2015 orienterede Thomas Holluf om, at der er nedsat en skiltegruppe, der arbejdede på, hvordan man teknisk kan få selskabernes logo med i mails og på brevpapir. Servicecenter Svendborg vil fremover anvende BSB Svendborgs logo på indkaldelser/dagsordener samt referater både til organisationsmøder og afdelingsmøder. Svend Erik Johansen spurgte til, hvornår der skal genansøges om midler til at få den Boligsociale Helhedsplan forlænget. Klavs Hedelund orienterede om, at der kan orienteres noget mere om det på organisationsbestyrelsesmødet i juni. Svend Erik Johansen mindede bestyrelsen om Landskonferencen den 20. 21. maj. Martin Skytte spurgte til, hvorvidt han og Lars Ole Møller skal deltage. Svend Erik Johansen bekræftede, at både Martin Skytte og Lars Ole Møller skal deltage, og at lønne fordeles mellem afdelingerne/selskaberne. Svend Erik Johansen orienterede om, at der kommer flere skimmelsvampe sager. De fleste tilfælde er beboeradfærd, fordi folk ikke lufter ud, og lukker ned for varmen i nogle rum. 6 Fremlæggelse af revisionsprotokol Revisionsprotokol fremvises til orientering. Revisionsprotokollen blev fremvist, uden yderligere bemærkninger. Side 4 af 10

7 Udlejningssituationen Tomgangsstatus / orientering gives på mødet. Udlejning til Jobcenter Svendborg (midlertidige flygtninge boliger) er pr. d. 23. feb. 2016 opgjort til følgende: Afd. 7502 = 6 boliger Afd. 7504 = 8 boliger Jobcenter Svendborg har i alt fået tilbudt 75 boliger. Martin Skytte orienterede om, at der pt. er 1 lejlighed i tomgang på Femte Maj Plads, 4 lejligheder i tomgang i Jægermarken og 1 lejlighed i tomgang på Magnavej. Svend Erik Johansen gav udtryk for tilfredshed med de få antal boliger der pt. er i tomgang. Orienteringen blev taget til efterretning. 8 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Ferie fremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Side 5 af 10

Det blev besluttet, at feriefremleje og feriebytte er tilladt i familieboligerne, dog ikke afdeling 7502 og 7504 pga. den forstående renovering. Servicecenter Svendborg udarbejder et brev der fremsenes til afdelingsbestyrelser til orientering. Efter mødet har Svend Erik Johansen og Martin Skytte aftalt, at der udsendes et brev til alle familieboligerne i BSB Svendborg, dog ikke 7502 & 7504. 9 Nyt fra Domea.dk Orientering gives på mødet. Svend Hviid Mogensen orienterede om, at man lige nu er i gang med en proces om valg af ny næstformand og ny bestyrelse til Domea.dk. Præsentation af kredsens kandidater kommer til indstillingsmødet den 6. april i Kolding. BSB Svendborg betaler befordringsudgiften ved deltagelse. 10 Evaluering af Bolig Mad Design messen Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer Bolig Mad Design messen for d. 20. & 21. februar 2016. Der var et flertal fra bestyrelsen og administrationen, der synes at det havde været en god og positivt messe, med mange besøgende. Svend Erik Johansen spurgte til, hvorfor konkurrencen var udeladt i år, og der var enighed om, at det faktisk kun havde givet flere seriøse henvendeler uden konkurrencen. Der var enighed om, at deltage i messen i 2017, Svend Erik Johansen bestiller en stand. 11 Evaluering af bestyrelsesarbejdet På organisationsbestyrelsesmødet d. 23. nov. 2015, på hotel Svendborg, blev det under gennemgang af styringsrapporten for 7500 på side 6 besluttet, at man på et senere tidspunkt skulle genoptage det spørgsmål som i styringsrapporten lyder som følgende: Har bestyrelsen gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år Det indstilles, at bestyrelsen drøfter dette punkt. Svend Erik Johansen spurgte til behovet for evaluering af bestyrelsesarbejdet? Bestyrelsen drøftede behovet nu og her og blev enige om, ikke at foretage sig yderligere denne gang, men at punktet tages op efter behov. 12 Kursus for bestyrelser Der er ønske fra Kirsten Schang om, at få præciseret hvordan økonomien placeres ved deltagelse i kurser. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om, hvordan økonomien placeres ved deltagelse i kurser. Side 6 af 10

Som udgangspunkt betales kurser for afdelingsbestyrelsen af afdelingen, og kurser for organisationsbestyrelser betales af organisationsbestyrelsen. Hvis et medlem sidder både i organisationsbestyrelsen og i en afdelingsbestyrelse og kurset er nyttigt for arbejdet i både afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen, betales kurset af organisationsbestyrelsen og befordringen betales af afdelingen. Hvis en afdelings økonomi ikke tillader kurser eller ved nyvalgte bestyrelser uden budgetmæssig afsatte midler, kan der søges om tilskud ved organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen blev enig om, at man til mødet i juni kan komme med ønsker om kurser, og evt. få CPH til at lave et kursus evt. fælles med BSB Gudme og BSB Egebjerg. 13 LAR Lokal afledning af regnvand Orientering gives på mødet. Kirsten Schang havde deltaget i et møde på Vand og Affald ved Kommunen, og orienterede om mulighederne for LAR. Afdelinger kan evt. gå sammen om professionel rådgivning. Mulighederne er undersøgt i afdeling 7502 og 7504 pga. renoveringen, men her kan det ikke lade sig gøre, fordi grundvandet står for højt. 50% af regnvandet skal holdes på egen grund, for at det kan svare sig økonomisk at etablere LAR. Vandafledningsafgiften kan ikke finansiere det alene, og det skal også vedligeholdes. Der kan søges ved selskabets dispositionsfond, hvis en afdeling ønsker LAR, også til den eksterne rådgiver. Martin Skytte undersøger mulighederne ved Vand og Affald, og fremlægge det på mødet i juni. 14 Beboersammensætning i afd. 7514 Magnavej Orientering gives på mødet. Der er i alt 50 lejemål på Magnavej, i 13 af lejemålene bor der udsatte personer, ud af de sidste 35 lejemål, er der 10 af lejemålene, der er på arbejdsmarkedet. Det er en bekymrende udvikling for en afdeling. Klavs Hedelund forklarede, at det er svært for Domea.dk at gøre noget ved, da vi ikke må sortere eller afvige fra ventelisten. Der er muligvis 2 muligheder, den ene er at tage en dialog med Svendborg Kommune, eller overveje fleksibel udlejning, men det kræver, at der står en del på ventelisten til afdelingen, for at opnå den rette effekt. Bestyrelsen blev enig om, at Martin Skytte og Svend Erik Johansen tager det med til styringsdialogmødet med Svendborg Kommune. 15 Ansøgning til dispositionsfonden. 15.1 Ansøgning fra afd. 7514 Magnavej Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer og evt. godkender ansøgning fra Magnavej. Side 7 af 10

I anledningen af Magnavejs 25 års jubilæum søger afdelingen selskabets dispositionsfond om et tilskud på kr. 25.000 til udsmykning. Magnavej har også fået et tilskud fra Domea.dks kunstfond. Bestyrelsen blev enig om, at bevilge et tilskud til Magnavej på kr. 25.000 fra selskabets dispositionsfond. 15.2 Ansøgning fra afd. 7517 Grønnedal Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer og evt. godkender ansøgning fra Grønnedal. I anledningen af Grønnedals 25 års jubilæum søger afdelingen selskabets dispositionsfond om kr. 25.000 til et maleri og en stentøjsfigur. Bestyrelsen blev enig om, at bevilge et tilskud til Grønnedal på kr. 25.000 fra selskabets dispositionsfond. 16 Trivselsmåling 2015 Martin Skytte orienterer og fremviser slides på mødet. Martin Skytte viste til orientering slides om trivselsmålingen for servicecenteret for 2015. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17 Byggesagshonorar Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om byggesagshonorar. Svend Erik Johansen orienterede bestyrelsen om, at renoveringen i afdeling 7502 og 7504 udløser et honorar til bestyrelsen. 40% ved skema A, 30% ved skema B og 30% ved skema C. Kirsten Schang takkede nej til honoraret. Svend Erik Johansen undersøger hvor meget puljerne er, og giver Karsten Pedersen besked om, at udbetale honoraret. 18 Udflugt 2016 Formanden ønsker, at bestyrelsen drøfter evt. afdelings- og organisationsbestyrelses udflugt i 2016. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter en evt. udflugt i 2016. Der var enighed i bestyrelsen om, at der også skal være en udflugt i 2016. Svend Erik Johansen planlægger sammen med Servicecenteret. Side 8 af 10

19 Lukket punkt 20 Driftsfællesskab Hjerteparken afd. 7508 Martin Skytte orienterede om, at et lignende driftsfælleskab har været til afstemning på afdelingsmødet i afdeling 7511 Fruerlunden/Fruerparken, som talstærkt blev nedstemt. I Hjerteparken holdt afdelingsbestyrelsen møde for at drøfte et evt. driftsfællesskab med afdeling 7502 og 7504. Et flertal i bestyrelsen var imod etablering af driftsfællesskab. Martin Skytte og formand Morgen Byder ønsker at stoppe sagen her, og dermed ikke bringe det op på et afdelingsmøde. Da ejendomspersonalet i Hjerteparken har tid i overskud pga. bemandingen, og det i dag er driftsleder Lars Ole Møller der syner lejligheder m.m. i Svendborg Boligselskab af 16. januar 1945 (selskab 13500) ønsker Martin Skytte, at lade Jens Svensson overtage syn, beboerhenvendelser m.m. i selskab 13500. Bestyrelsen blev enig om, at man jf. tidligere beslutning i repræsentantskabet d. 27. nov. 2014 (omdelt på mødet) ikke er forpligtet til, at bringe driftsfællesskab til afstemning i afdeling 7508. Bestyrelsen godkendte ligeledes, at Martin Skytte arbejder videre med, at Jens Svensson forsøges splitansat mellem BSB Svendborg og selskab 13500, med ca. 75/25 fordeling. (mangler afklaring med selskab 13500). 21 Ny vejføring ved demensby på Bryghuset Martin Skytte har modtaget mail om et høringsforslag vedr. ny vejføring. Martin Skytte viste oversigtskort over Bryghuset, med skitsering af den nye vejføring. De berørte matrikler skal alle have vejret til den samlede nye vejføring og alle have udkørselsret til Skovvej. Der var et spørgsmål til, hvem der har vedligeholdelsen på vejen, og Martin Skytte forklarede, at der er brug for en grundejerforening. Henning Larsen har tidligere, via hjælp fra landinspektør og advokat, forsøgt at starte på dette. Martin Skytte stoppede dette arbejde midlertidigt, grundet etableringen af demensbyen. Bestyrelsen blev enig om, at give mandat til at Svend Erik Johansen og Karsten Berg og Martin Skytte arbejder videre med opgaven og at der ikke umiddelbart er grund til, at komme med indsigelse mod selve høringen. Høringsbrevet er forinden nærværende møde, sendt til orientering til Svend Erik Johansen. 22 Eventuelt Næste møde er den 16. juni kl. 16.30. Svend Erik Johansen fortalte, at der på afdelingsmøderne har været givet udtryk for stor tilfredshed med Martin Skytte, og at han fremlægger regnskaber/budgetter på en god og forstående måde. Mødet slut kl. 21.07 Side 9 af 10

et godkendt: Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 6. april 2016 MSK/pp Side 10 af 10